Comunicación Efectiva

en la Dirección de Proyectos
David Hinojosa
20 de octubre de 2014

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 Agenda

• Comunicación efectiva y dirección de proyectos

• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento

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• Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento

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 A qué nos referimos por comunicación “efectiva”

• Al dirigir proyectos, la efectividad se asocia con “lograr que las cosas

correctas se hagan".
• Ser efectivo es producir como resultado observable que beneficia y
satisface las necesidades de todas las partes interesadas.
A
C Resultado
C
I
Proveedor Entradas O
Salidas Cliente (Beneficio)
N
E
S

Ejemplo: Reprender al hermano menor para

que deje de molestar a su hermana mayor
durante un viaje funciona, pero ponerles una
película en el DVD portátil es efectivo.

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 La Guía del PMBOK y la norma ISO 21500

• Estándar reconocido a nivel global que

proporciona pautas y define conceptos
relacionados con la dirección de proyectos.
• Define 47 procesos en 5 grupos de procesos
y 10 áreas de conocimiento.
• Incluye las herramientas y técnicas, y las
habilidades interpersonales y de gestión que
un director de proyectos debe aplicar.

• La norma ISO 21500 sobre dirección de

proyectos está totalmente alineada con
la Guía del PMBOK.

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 Comunicación y efectividad en la Guía del PMBOK

• Dirigir un proyecto incluye establecer, mantener y realizar comunicaciones activas,

efectivas (effective), y de naturaleza colaborativa entre los interesados. (§1.3)
• Los directores de proyecto efectivos necesitan tener un equilibrio entre sus
habilidades éticas, interpersonales y conceptuales, que los ayude a analizar
situaciones y a interactuar de manera apropiada. Las habilidades interpersonales se
describen en el Anexo X3 e incluyen, entre otras, la comunicación. (§1.7.2)
• La comunicación ha sido identificada como una de las mayores y únicas razones del
éxito o fracaso de un proyecto. Es esencial que exista una comunicación efectiva
dentro del equipo del proyecto y entre el director del proyecto, los miembros del
equipo y todos los interesados externos. (§X3.4)
• Para comunicarse de manera efectiva, el director del proyecto debe tener presentes
los diferentes estilos de comunicación de las demás partes, los matices y normas
culturales, las relaciones, las personalidades, y el contexto global de la situación. Estar
atento a estos factores conduce a un entendimiento mutuo, y en consecuencia a una
comunicación efectiva. (§X3.4)

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 Procesos de Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto

Tabla 3-1 (pág 61): Correspondencia entre

Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento
de la Dirección de Proyectos.

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• Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento

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 ¡Sorpresa! No todo el mundo es igual a nosotros…

• Desde jóvenes empezamos a conocer diferentes personas, y nos identificamos más

con unas que con otras.
• Elegimos compañeros de estudio, amigos e incluso pareja por su comportamiento, y
por lo fácil que es comunicamos con ellos.
• No siempre buscamos a quien se comporta igual a nosotros… A veces los polos
opuestos se atraen o se complementan.
• Con algunas personas sentimos que es fácil comunicarnos, y con otras que es difícil
incluso llegar a entendernos.

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 Nuestro comportamiento nos define como individuos

… y nuestra comunicación es parte de nuestro comportamiento

 Lo que hacemos (nuestras acciones)

 Lo que decimos (comunicación verbal) Esto define cómo
 Cómo lo decimos (comunicación no verbal) nos comunicamos

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 Entonces crecemos, y nos vamos a trabajar…

• … y ¡oh sorpresa!… en la oficina

ocurre lo mismo:
Con algunas personas nos
entendemos muy rápidamente;
con otras, como que tenemos
que hacer un esfuerzo extra.
• Debe ser cuestión de cada
quien, pensamos…
• Pero lo cierto es que el resultado
de nuestra comunicación influye “A cada uno de ustedes se le ha dado una
en nuestra efectividad. simple pero poderosa herramienta…”

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 La oficina resulta no ser tan diferente al patio del recreo

• A veces, cuando interactuamos con alguien con quien no es tan fácil

comunicarnos, ocurre algo casi sin darnos cuenta:
– Entra en juego la influencia asociada al rol o la autoridad.
– De manera consciente o inconsciente, la persona de mayor poder o
influencia, la usa para imponer su punto de vista.
Ojo: No necesariamente implica agresividad, puede ser de la manera más cortés.
• Esta imposición puede funcionar en ese
momento, pero en realidad no es efectiva.
• Incluso puede ser frustrante para la otra
persona, y llegar a lastimarla o desmotivarla.

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13
14
 La pregunta del millón es:

¿Podemos hacer algo para que

nuestra comunicación con los
demás sea siempre efectiva?
(Incluso en situaciones en las que entra en juego la
influencia de nuestro interlocutor y la nuestra)

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16
 De la situación al comportamiento

Situación 
? Comportamiento
Comparémoslo con otro proceso…

Estímulo
 Reflejo

Entonces,
no es tan
simple…
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 De la situación al comportamiento, toma 2

Faltan dos cosas muy importantes en este proceso

– Primero lo primero, o sea el final…
– Y luego lo que pasa en el medio y que no vemos…

Comporta-
Situación Significado Emociones Resultados
miento

Este es el proceso
que necesitamos
conocer y liderar.

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 Influir de forma efectiva en el comportamiento

• Lo que separa nuestros pensamientos de nuestra conducta son

nuestros sentimientos (emociones)
• Nuestros sentimientos provienen de:
– Nuestro marco de referencia
– Nuestros rasgos de personalidad
– Nuestra percepción
• Preguntas que debemos hacernos antes de comunicarnos:
– ¿Qué deseo que esta persona haga?
– ¿Cómo debe sentirse al hacer lo que deseo que haga?
– ¿Qué debe saber o conocer para sentirse y comportarse así?

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• Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento

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 Los estilos de comportamiento y las capacidades

• Cuando decimos “estilos de comportamiento”, no estamos hablando de

las capacidades de una persona.
• Los estilos de comportamiento simplemente describen
cómo las diferentes personas prefieren interactuar con otros.

Ej: En 1905 Albert Einstein, solo y desde su casa, realizó la mayor proeza
intelectual de la historia. Tenía 26 años.
• ¿A quién le importa su estilo de comportamiento?
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 Pero cuando somos parte de un equipo…

Nuestro estilo de comportamiento, y el de los demás,

juegan un papel importante en cómo nos relacionamos, y
los resultados que logramos obtener juntos como equipo.

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 Entonces, ¿Qué es el estilo de comportamiento?

• El estilo de comportamiento es la manera en que cada persona prefiere

comportarse cuando no está pensando en cómo debe comportarse.
• El estilo de comportamiento no es forzoso o inevitable. Siempre
podemos decidir cómo queremos comportarnos.

Ejemplo…

• Nuestro estilo de comportamiento define cómo

usualmente preferimos comportarnos, pero siempre
podemos comportarnos de otra manera si lo deseamos.
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 La diferencia entre poder y querer…

No solo quiero que

laves los platos…
Quiero que quieras
lavar los platos!

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 Podemos tener varios estilos de comportamiento

• A veces una misma persona puede tener varios estilos de

comportamiento en diferentes entornos o situaciones. Ej:
– Un estilo en su trabajo
– Otro estilo en su casa
– Otro estilo en su iglesia

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 Nuestra conducta depende de otros factores

• Como vimos anteriormente, nuestra conducta depende de varios

factores, y el estilo de comportamiento es sólo uno de ellos.
• En particular son los valores de cada persona los que definen en
gran parte la conducta y las acciones que toma.
• Los estilos de comportamiento sólo se refieren a la manera en que
esa conducta se manifiesta y los demás la observan.

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• Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento

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Controlar… Todos queremos hacerlo

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 La necesidad innata de controlar

• Se puede tener mucha o poca necesidad innata de controlar

– Algunas personas tienen una alta necesidad innata de controlar
– Otras personas tienen una baja necesidad innata de controlar
• La necesidad de controlar puede ser a otros, o a sí mismo
– Algunas personas tienen la necesidad innata de controlar a otros
– Otras personas la necesidad innata de controlarse a sí mismos
– Otras las dos… otras ninguna de las dos…

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 La necesidad innata de controlar a otros

Escucha Controla
- Controlar
+
Pregunta a otros
Dice
Pide Exige

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La necesidad innata de controlarse a sí mismo

Controlado
Introvertido

+
Controlarse
a sí mismo

Emotivo
Expresivo

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 Los estilos son la combinación de estas dos necesidades…

+
a sí
mismo
Estilo Analítico Estilo Emprendedor
Trabaja con reglas y procedimientos Logra el éxito tomando acciones
para asegurar el éxito decisivas hacia sus metas
- a otros +

Estilo Afable Estilo Expresivo

Trabaja con otros como parte de un Logra el éxito persuadiendo a otros a
equipo para alcanzar el éxito trabajar con él hacia la meta

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 Características del estilo Emprendedor

• Orientado a resultados • Seguro de sí mismo

• Cómodo en un rol de liderazgo • Le irrita la pérdida de tiempo
• Solucionador de problemas • Desea información resumida
• Capaz de tomar decisiones duras • En ocasiones otros estilos podrían
• No teme confrontar problemas percibirlo como :
• Ve el cambio como un reto – Intimidante
• Siempre enfocado en la misión – Insensible
• Exigente – Brusco
• Decidido – Impaciente
• Resuelto, auto motivado – Intolerante
• Independiente – Inaccesible
• Práctico – Temperamental

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 Características del estilo Expresivo

• Siempre disponible • En ocasiones otros estilos podrían

• Inspirador y motivador percibirlo como :
• Contagia actitud positiva – Inconstante
• Halaga a los demás – Desorganizado
• Amistoso y compasivo – Egocéntrico
• Activo y entusiasta – Exagerado
• Dramático y extrovertido – Improductivo
• Comunicativo – Desconcentrado
• Cálido, muestra interés – Impulsivo e indisciplinado
• Agradable – Poco práctico
• Optimista – Impaciente
• Buen sentido del humor – Que habla demasiado

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 Características del estilo Afable

• Buen jugador de equipo • En ocasiones otros estilos podrían

• Empático con las necesidades de los percibirlo como :
demás. Buen escucha. – Resistente al cambio
• Metódico y ordenado – Indeciso
• Fácil de llevarse bien – Indirecto
• Aprecia y elogia a los demás – Pesimista
• Cumplidor y responsable – Inseguro
• Complaciente y cooperador – Conformista
• Respetuoso, diplomático – Complicado
• Calmado, apacible, tranquilo – Desmotivado
• Precavido – Preocupado, temeroso
• Callado, introvertido – A la defensiva
• Ordenado – Dilatador

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 Características del estilo Analítico

• Cuidadoso • En ocasiones otros estilos podrían

• Sigue estándares con precisión percibirlo como :
• Consciente – Demasiado perfeccionista
• Diplomático – Apartado, distante
• Preciso, exacto – Demora en tomar decisiones
• Justo (porque sigue las reglas) – Necesita más datos
• Persistente – Exigente con asuntos menores
• Serio, formal, leal – Crítico (insatisfecho)
• Ordenado – Muy sensible, resentido
• Trabajador, auto disciplinado – Temperamental
• Auto sacrificado – Asocial
• Talentoso – Negativo
• Convencido – Pesimista

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• Comunicación efectiva y dirección de proyectos
• La comunicación y el comportamiento
• Los estilos de comportamiento
• Cómo describir los estilos de comportamiento
• Estrategias de comunicación efectiva
basada en estilos de comportamiento

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 Cómo modificar ligeramente mi estilo
para comunicarme de manera efectiva
+
Analítico Controlarse
a sí mismo Emprendedor
Patrocinador

- Controlar
a otros +

Afable Director
de Proyecto
Expresivo
-

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 Cómo comunicarse mejor con
alguien de estilo Emprendedor

• Ritmo rápido. No tema interrumpirlo de vez en cuando.

• Mantenga exposiciones cortas y dinámicas.
• Transmita los datos/hechos sin entrar en detalles.
• Indique los resultados de lo que está comunicando.
• En lugar de hacerle una demostración, invítelo a que lo pruebe, que
encuentre la manera o tome la decisión sólo.
• En general tratará de controlar la conversación. No trate de imponerse,
sino de lograr cierto balance.

39
 Cómo comunicarse mejor con
alguien de estilo Expresivo

• Ritmo rápido, espontáneo.

• Mantenga su interés con exposiciones o presentaciones dinámicas.
• Hable sobre sentimientos y dele reconocimiento.
• Dese tiempo para “romper el hielo”.
• No de mucho detalle.
• Provea referencias o testimonios de terceros.
• Obtenga un compromiso rápidamente.

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 Cómo comunicarse mejor con
alguien de estilo Afable

• Ritmo lento, pausado.

• Prevea una exposición o presentación larga y amistosa.
• Reserve tiempo para preguntas.
• Brinde seguridad constante y provea garantías.
• Provea detalles y reportes completos para su archivo.
• Provea referencias o testimonios de terceros.
• En lo posible, documente.
• No presione mucho por una decisión, tenga paciencia.

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 Cómo comunicarse mejor con
alguien de estilo Analítico

• Ritmo lento, estable, detalloso.

• Prevea una larga exposición o presentación, que cubra todos los
detalles.
• Concéntrese en los hechos, las cifras y la documentación.
• Mantenga una presentación no llamativa.
• Prepárese para ser interrogado.
• Trate de obtener un compromiso rápidamente, luego de responder
todas las preguntas.

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 Conclusiones

• La comunicación es fundamental en la dirección de proyectos.

• Para que la comunicación sea efectiva, es necesario considerar las
preferencias y estilos de comportamiento de las partes interesadas.
• Una herramienta que facilita adquirir esta habilidad son los estilos
de comportamiento basados en la necesidad de control sobre uno
mismo y sobre los demás.
• Utilizando esta herramienta se puede mejorar la comunicación
mediante estrategias sencillas y generalizadas.

43
Muchas gracias

David Hinojosa
david@hinojosa.cc

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