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ORGANIZACIÓN Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

MARIA DEL CARMEN SANABRIA BORDA

FUNDACION EDUCATIVA Y TECNICA HACIA EL PROGRESO INDUSTRIAL


TUNJA
2019
TABLA DE CONTENIDO

Introducción………………………………………………………………………………..1
Organización documental………………………………………………………………...2
Principio de procedencia………………………………………………………………2.1
Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión……………………..2.2
Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de
unidades administrativos……………………………………………………………..2.3
Criterios para la organización de archivos de gestión……………………………..2.4
Préstamo de documentos para tramites internos………………………………….2.5
inventario documental…………………………………………………………………2.6
Conclusión……………………………………………………………………………….3
Bibliografía……………………………………………………………………………….4
2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Esta consiste en el proceso técnico y físico de cualquier material sin importar en el
soporte en el que se encuentre con base en normas y estándares bibliotecarios
utilizados internacional que permiten dar un lugar físico y temático a cada materia
dentro de su unidad de información
2.1 Principio de procedencia
Se trata de un principio de la teoría archivística por el cual se establece que los
documentos producidos en una entidad nos de deben mezclar con los de otros.
Tener en cuenta:
 Identificar en nombre de la entidad
 Tener clara la organización jerárquica de la entidad
 Precisar funciones a cada dependencia o área

2.2 Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión


A las entidades que se les aplica este acuerdo deberán organizar sus archivos de
conformidad con sus tablas de retención documental y en conformidad con los
manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.

2.3 Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes


de unidades administrativos
Estas deben velar por la conformación y control de los archivos de gestión
teniendo en cuenta los principios procedencia
2.4 Criterios para la organización de archivos de gestión
En el archivo de gestión se conservarán los documento generados o recibidos por
la unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones mientras dure la
tramitación de los asuntos
2.5 Préstamo de documentos para tramites internos
Entrega provisional de un documento por parte del archivo central con findes de
búsqueda de antecedentes e información administrativa

2.6 inventario documental


Esta herramienta archivística describe la relación sistemática y detallada de las
unidades documentales existentes en los archivos siguiendo la organización de las
series documentales y que el Art 26 de la ley 594 de 2000, obliga a las entidades
de la administración pública.
3. CONCLUSIONES
Según lo dicho por bueno (1997) un buen diseño organizacional va a permitir que
una empresa sea efectiva, eficiente y eficaz, diferenciando estos tres términos
como hacer las mejores cosas y cumplir con los objetivos previstos, lograr una
organización que pueda volverse cada día mucho más competitiva.
4. BIBLIOGRAFIA

https://glosarios.servidor-alicante.com/archivistica/principio-de-procedencia

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf

http://servicio.us.es/archivous/Doc/Normas_basicas_de_organizacion_de_archivos_de_oficina.pd
f

http://www.shd.gov.co/shd/inventario-documental-sdh

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