Unit 6.

 References and Citations: Main referencing systems
1. Content
1.1. Writing references. Why referencing? (I)
Writing references. Why referencing? (II)
1.2. Main referencing systems or styles (I)
Main referencing systems or styles (II)
Main referencing systems or styles (III)
1.3. The APA6 referencing system
1.4. Reference management tools
2. Summary
3. Concept map
4. References

1
 Unit 6. References and Citations: Main referencing systems

   In  higher  education  when  you  include  a  fact  or  piece  of  information  in  an  assignment  or  essay
you  must  also  include  where  and  how  you  found  them.  This  is  because  you  are  not  just  being  tested
on what you know, but rather what you are able to find out on your own and what you think it means.
The same happens when writing for academic research.

Details  about  where  you  found  the  information  to  write  your  assignment  or  research  article  are  found
at the end of your work, in the reference list and/or bibliography.

To  make  the  reference  list  and  bibliography  consistent  and  easy  to  read  there  are  predefined  styles
stating how to organise and present your references in a research work. These are called referencing
or citation systems. Referencing systems differ across disciplines or fields of study (i.e. psychology,
history, medicine, etc.). 

In this unit you will learn:

✔ The concepts of reference and citation, and their
purpose in academic writing.
✔ The referencing systems used by different
academic disciplines.
✔ To use the APA 6 referencing style developed by the
American Psychological Association and also used in
Psychology.
✔ The main reference management tools available
to help you organise your bibliographic resources.

  typewriting, start.

2
1. Content

3
 1.1. Writing references. Why referencing? (I)

Referencing is a very important part of academic work. When you write a scientific article, a report, or
a class assignment you must clearly state the difference between your own ideas and what you have
taken  from  other  sources.  If  you  do  not  cite  or  reference  someone  else’s  work  you  might  be  accused
of  plagiarism.  Correct  references  help  you  to  avoid  plagiarism  and  to  make  it  clear  which  ideas  are
your own and which are someone else's. This is key good practice in academic writing.

Referencing external sources will make your research sounder and 
more rigorous, and your arguments will have more credibility. It is
a  way  to  show  your  understanding  of  the  topic  by  incorporating
other people’s arguments to your own analysis.

If  your  references  are  well  structured  and  displayed,  your  readers The  books,  articles,  websites,
will have easy access to your sources and therefore, their interest videos,  and  other  materials  you
in your subject topic will increase.  consult  are  called  sources  of
information.  You  need  to  know  how
to cite and reference all your sources
correctly.

  Writing.

4
 Writing references. Why referencing? (II)
Citations and references
  Citations are direct  (quoting)  or  indirect  (paraphrasing)  references  you  make  to  other  people’s
research  within  the  body  of  your  work.  The  format  of  these  citations  may  vary  depending  on  the
referencing system you are using.
The  examples  below  are  direct  and  indirect  citations  according  to  the  APA system,  the  style  mostly
used for referencing in Social Sciences.
Direct citations: 
1. According  to  Palladino  and  Wade  (2010),  “a  flexible
mind is a healthy mind” (p. 147).
2. In  2010,  Palladino  and  Wade  noted  that  “a  flexible
mind is a healthy mind” (p. 147).
3. In fact, “a flexible mind is a healthy mind” (Palladino &
Wade, 2010, p. 147).
4. “A  flexible  mind  is  a  healthy  mind,”  according  to
Palladino and Wade’s (2010, p. 147) longitudinal study.
5. Palladino  and  Wade’s  (2010)  results  indicate  that  “a
flexible mind is a healthy mind” (p. 147).
Indirect citations: 
1. Just  as  Sherlock  Holmes  investigates  a  case,
psychologists  must  evaluate  all  the  available  data  before
making  a  deduction,  lest  they  jump  to  an  erroneous
conclusion  on  the  basis  of  insufficient  evidence  (Bram  &
Peebles, 2014, pp. 32–33).
2. Bram  and  Peebles  (2014)  advocated  for  psychologists
to  evaluate  all  the  available  data  before  making  a
deduction,  just  as  Sherlock  Holmes  investigates  a  case,
lest  they  jump  to  an  erroneous  conclusion  on  the  basis  of
insufficient evidence (pp. 32–33).
A  direct  quotation  reproduces  the
words  of  another  writer  and  is
displayed  in  quotation  marks  (if  the
quotation  is  fewer  than  40  words)  or
as a block quotation (if the quotation
is  40  words  or  more).  When  you
include a direct quotation in a paper,
include  the  author,  date,  and  page
number  on  which  the  quotation  can
be  found  (or  other  location
information) in the citation. To know
more  about  citing  in  the  APA  style
go to APA Style. 
A  paraphrase  renders  someone
else’s  words  in  a  new  way.  For
example,  you  might  rephrase  a
sentence  in  your  own  words,  or  you
might  summarise  what  another
author  found  out.  When  you  include
a  paraphrase  in  a  paper,  you  are
required  to  include  only  the  author
and  date  in  the  citation.  You  are
encouraged  (but  not  required)  to
also  provide  the  page  number  for  a
paraphrased  citation  when  it  would
help  the  reader  locate  the  relevant
passage  in  a  long  or  complex  text
(such  as  when  you  use  only  a  short
part of a book).
5
   References  appear  as  a  list  of  the  sources  you  have  cited  at  the  end  of  your  work.  Here  full
details of the sources are provided. In APA style, this is not a list of “works consulted”. Every source
that  is  listed  in  your  references  also  needs  to  be  cited  in  the  body  of  your  paper.  At  this  point,  a
distinction  should  be  made  between  references  and  bibliography  (although  many  times  people  use
these terms interchangeably).

✔ A  reference  list  is  a  list  of  the  citations  that  have  

appeared in the body of your work. How it is arranged will
depend on the referencing style you are using.
✔ A  bibliography  lists  all  the  sources  that  you  have
consulted in your research and it includes sources that are
not  necessarily  cited  in  the  body  of  your  work.  The
bibliography  is  usually  arranged  alphabetically  by
surname.
Take  a  look  at  this  tutorial  for
additional  information  on  the
referencing  process.  Don’t  forget  to
check  your  learning  on  the  matter
with  the  activity  provided  in  the
section  When  should  you  reference?
and with the final  Quiz at the end of
the presentation.

  Tags.

6
 1.2. Main referencing systems or styles (I)

Referencing  systems  vary  across  disciplines,  universities,  and

publishing  houses.  There  are  many  different  referencing  styles  from
which  to  choose  when  you  are  citing  the  sources  of  your  research
material.  Academic  disciplines  have  different  priorities  of  what  is
important  to  the  reader  of  an  academic  paper,  and  university
departments  and  publishing  houses  have  their  own  rules  about  the
citation  of  sources.  Therefore,  when  writing  a  piece  of  research  make
sure you are using the appropriate referencing style by keeping in mind
to  whom  you  are  going  to  address  your  work.  It  may  happen  that  you
have  to  adapt  your  references  to  several  styles  if  you  need  to  submit
your research to different institutions.

You  are  going  to  study  the  main  referencing  systems  according  to
different  academic  disciplines  (Science,  Humanities,  and  Social
Sciences).  In  the  next  section  (2.3.)  we  will  focus  on  APA  style,  the
referencing system used in Psychology.

Science:

VANCOUVER 

The  Vancouver  system  is  a  numeric  referencing  style  mainly  used  in  medical  and  scientific
research. The in­text references consist of numbers in chronological order. If the same source
is  mentioned  several  times  in  the  text,  the  same  number  is  used.  Information  about  the
references  is  then  provided  in  the  reference  list  according  to  the  chronological  order  they
appear  in  the  text.  It  may  also  include  a  separate  bibliography,  alphabetically  ordered  by
author,  which  lists  works  that  have  not  been  cited  in  the  text  but  have  been  used  as  part  of
the research.

Example for journal article:

­ In­text: (5)

­ In bibliography:

5. Chhibber  PK,  Majumdar  SK.  Foreign  ownership  and You  can  find  the  complete
profitability: Property rights, control, and the performance information  about  how  to  reference
in  Vancouver  style  in  the  following
of  firms  in  Indian  industry.  Journal  of  Law  &  Economics online manuals.
1999; 42(1): 209­238.

Example for book:

­ In­text: (6)

­  In  bibliography:  (2)  Watkins  PJ.  ABC  of  Diabetes.  5th

ed. London: Blackwell Publishing; 2003.

7
 Main referencing systems or styles (II)

Humanities:

CHICAGO 

The Chicago Manual of Style (CMS or CMOS) is widely used in History and Arts. There are two
different  ways  of  citing  and  referencing  within  this  system:  (1)  footnotes  (in­text)  and
bibliography, and (2) author­date.

­  (1)  The  footnotes  and  bibliography  style  presents  bibliographic  information  in  notes  and,
often, a bibliography.

­ (2) In the author­date system, sources are briefly cited in the text, usually in parentheses,
by  author’s  last  name  and  date  of  publication.  The  short  citations  are  amplified  in  a  list  of
references, where full bibliographic information is provided.

Example for footnotes and bibliography: 

­  Journal  article:  In  a  footnote,  list  the  specific  page

numbers  consulted,  if  any.  In  the  bibliography,  list  the
page range for the whole article.
Footnote:1.  Joshua  I.  Weinstein,  “The  Market  in  Plato’s
Republic,” Classical Philology 104 (2009): 440.
You  can  find  more  information  about
how  referencing  in  Chicago  style  in
the following websites:

Footnote shorter version: 2. Weinstein, “Plato’s Republic,” Chicago manual of style.
452–53.
Citing­referencing Chicago.
Bibliography:  Weinstein,  Joshua  I.  “The  Market  in  Plato’s
Republic.” Classical Philology 104 (2009): 439–58.

­ Book: 

Footnote:  1.  Michael  Pollan,  The  Omnivore’s  Dilemma:  A  Natural  History  of  Four  Meals  (New
York: Penguin, 2006), 99–100.

Footnote shorter version: 2. Pollan, Omnivore’s Dilemma, 3.

Bibliography: Pollan, Michael. The Omnivore’s Dilemma: A Natural History of Four Meals. New
York: Penguin, 2006.

8
Example  of  author­date:  Each  example  of  a  reference  list  entry  is  accompanied  by  an
example of a corresponding parenthetical citation in the text.

­ Journal article: 

Bibliography  or  reference  list:  Weinstein,  Joshua  I.  2009.  “The  Market  in  Plato’s  Republic.”
Classical Philology 104:439–58.

In­text citation: (Weinstein 2009, 440)

­ Book:

Bibliography  or  reference  list:  Pollan,  Michael.  2006.  The  Omnivore’s  Dilemma:  A  Natural
History of Four Meals. New York: Penguin.

In­text citation: (Pollan 2006, 99–100)

HARVARD

Harvard  is  very  similar  to  APA.  APA  is  mainly  used  in  the
USA,  and  Harvard  is  widely  used  in  the  UK  and  Australia.
The  Harvard  style  is  also  known  as  author­date  system
and  is  a  kind  of  parenthetical  referencing  because  the  in­
text  citation  can  be  in  brackets  in  the  body  of  the  text  or If  you  want  to  learn  more  about  the
in  footnotes,  and  uses  the  author's  surname  and  the  date Harvard referencing style go to
of publication, with the page number if it is a reference to
Havard references guide.
a  particular  page.  Full  details  are  only  listed  in  the
bibliography or reference list. Referencing Harvard_2015.

Example for journal article:

­ In­text: Cox (2002, pp.650­651) states that “…”

­ In bibliography:

Cox,  C.,  2002.  What  health  care  assistants  know  about  clean  hands.  Nursing  today,  Spring
Issue, pp.647­85.

Example for book:

­ In­text: (Shriver and Atkins, 1999)

­ In bibliography: Shriver, D.F. and Atkins, P.W. (1999). Inorganic chemistry. 3rd ed. Oxford:
Oxford University Press.

9
MLA

MLA  style  was  developed  by  the  Modern  Language

Association  and  is  most  often  used  in  Literature  studies.
The  MLA  Handbook  for  Writers  of  Research  Papers  (8th
ed.)  and  the  MLA  Style  Manual  and  Guide  to  Scholarly
Publishing (3rd ed.) offer examples for the general format You  can  find  more  information  about
the MLA referencing style in:
of  MLA  research  papers,  in­text  citations,
endnotes/footnotes, and the References page. Purdue OWL.

Example for journal article: MLA citation style.

­ In­text: Kincaid stated that “…” (622)

­ In bibliography: Kincaid, Jamaica. “In History.” Callaloo,
vol. 24, no. 2, Spring 2001, pp. 620­26.

Example for book:

­ In text: The age of distraction is described as “…” (Jacobs 45)

­ In bibliography: Jacobs, Alan. The Pleasures of Reading in an Age of Distraction. Oxford UP,
2011.

10
 Main referencing systems or styles (III)

Social Sciences:

APA

We will study this referencing system in the next section.

  Puzzle.

11
 1.3. The APA6 referencing system

The  APA  referencing  system  was  developed  by  The  American

Psychological  Association.  The  last  version  is  the  6th  edition,
being  released  in  July,  2009.  That  is  why  we  will  be  referring  to
this style as APA 6.
Let’s  learn  how  to  format  any
Although  we  are  mainly  focusing  on  the  APA6  for  referencing  and research  text  in  APA6  style.  In  the
citing,  this  system  was  developed  to  standardise  all  scientific following free APA style tutorials you
have  exhaustive  and  detailed
writing.  Therefore,  if  you  have  to  write  a  journal  article,  review,
information  to  adapt  your  work  to
report,  or  case  study  in  APA  style,  not  only  references  will  be APA6:
affected; you will have to adapt the whole text format to the APA
guidelines. Basics of APA style tutorial

APA  referencing  is  very  similar  to  Harvard  style.  Most  of  the What’s new in the 6th edition
conventions  are  the  same,  with  brief  author­date  citations  in
brackets in the body of the text and full citations in the reference
list. It is common to include a reference list only, rather than a bibliography in APA style. Citations for
websites are also slightly different, with no need to include a date accessed.

  You will learn how to reference and cite in APA style through the following examples:

12
Book:
Reference list:

Smith,  J.  D.  (2009).  Research  ethics  in  New  Zealand:  A  student  guide.  Wellington,  New
Zealand: Rata Press.

In­text citation:

✔ PARAPRASE:  When  paraphrasing,  you  put  the  source  information  into  your  own
words  and  phrases.  The  author's  name  can  appear  outside  the  brackets,
incorporated into the sentence or inside the brackets:

According to Smith (2009) the best source of …

… was the case (Smith, 2009).

It  is  not  compulsory  to  include  page  numbers  when  paraphrasing,  but  they  can  be
included if you want to refer to a specific part of the source:

According to Smith (2009, p. 22), …

✔ QUOTATION: A quotation is an exact copy of the wording used in an outside source.
The  author's  name  can  appear  outside  the  brackets,  incorporated  into  the  sentence
or inside the brackets:

According to Smith (2009) “the best source of …” (p. 22).

… was the case” (Smith, 2009, p. 22).

✔ SOURCE WITHIN A SOURCE: Many academic books and journal articles quote earlier
books  or  articles  on  the  same  topic.  If  you  cannot  access  the  original  source  (it  is
out  of  print,  or  unavailable  through  the  library),  you  can  cite  the  secondary  source
instead.  Note  that  only  the  source  you  have  viewed  directly  (the  quoting  source)
should  appear  in  the  reference  list.  In  the  in­text  citation  both  sources  are
mentioned, with the original source before the quoting source:

Arnold's study of childhood obesity (as cited in Smith, 2009) is a landmark in …

Journal article:
Reference list:

Smith,  J.  D.  (2009).  Māori  voices:  Approaches  to  bilingual  research.  Journal  of  Academic
Methodologies, 38(3), 17–28.

In­text citation:

Paraphrases,  quotations,  and  sources  within  sources  in  journal  articles  are  cited  within  the
text in the same way of books.

13
Edited book chapter:
Reference list:

Smith,  J.  D.  (2009).  Trends  in  discourse  analysis.  In  G.  Schwartz  &  U.  N.  Owen  (Eds.),
Readings in qualitative research design (pp. 15–59). Wellington, New Zealand: Rata Press. 

In­text citation:

Paraphrases,  quotations,  and  sources  within  sources  in  book  chapters  are  cited  within  the
text in the same way of books.

Web page:
Reference list:

Smith, J. D. (2009). Kindergartens and childcare centres
in  New  Zealand.  Retrieved  from
http://www.example.com/thepage.htm
In­text citation:
Paraphrases,  quotations,  and  sources  within  sources  in
web  pages  or  other  online  source  are  cited  within  the
text in the same way of books.
Many  different  types  of  sources  can
be  found  online.  ‘Web  page’  is  only
used  as  a  last  resort,  if  no  other
type  is  appropriate.  If  your  source  is
also a journal article, report, or other
source  type,  choose  that  type
instead.  Specify  that  it  was  found
online. 

Newspaper article:
Reference list:

Smith, J. D. (2009, January 12). Research awards draw industry attention. Albany Times,  p.
22.

In­text citation:

Paraphrases,  quotations,  and  sources  within  sources  in  newspaper  articles  are  cited  within
the text in the same way of books.

14
Magazine article: 
Reference list

Smith,  J.  D.  (2009,  January  12).  Tertiary  funding  models  in  New  Zealand.  Tertiary
Education Magazine, 21(1), 21–24.

In­text citation

Paraphrases,  quotations,  and  sources  within  sources  in  magazine  articles  are  cited  within
the text in the same way of books.

Report:
Reference list

Smith,  J.  D.  (2009).  National  employment  predictions

and  recommendations  (Report  No.  122).  Wellington,
New Zealand: Rata Press.
In­text citation
Paraphrases,  quotations,  and  sources  within  sources  in
reports  are  cited  within  the  text  in  the  same  way  of
books.
If  you  want  to  learn  how  to
reference  any  other  material  in
APA6  such  as  an  image,  a  video,  a
thesis  or  dissertation,  a  conference
paper,  a  TV  broadcast,  etc.,  go  to
Referencing other materials in APA. 

15
 1.4. Reference management tools

If  you  are  interested  in  using  this

kind  of  software  to  manage  your
research material, this comparison of
reference  management  software
might be useful. 

A  reference  management  programme  can  be  used  to  manage  sources

and references while writing an academic text. It will help you to:

✔ Gather references from various databases in just one place.
✔ Track your references.
✔ Create a reference list in Word.
✔ Draft references according to the relevant citing system.
✔ Create publication lists.
The most popular reference management software programmes are:

✔ Cite this for me (free online)
✔ End note
✔ Mendeley (free online)
✔ Zotero (free online)
✔ Refworks
There  are  many  programmes  like  those  above  to  arrange  your  research
sources.  Some  of  them  are  available  online  for  free  and  with  easy
tutorials available.

   Tools.

16
 2. Summary

In  this  unit  you  have  learnt  about  the  great  importance  of
writing  and  structuring  the  references  in  your  research  work.
You  already  know  the  difference  between  citations  (direct
and  indirect)  and  references,  and  between  a  reference  list
and a bibliography.

At  this  point  you  are  able  to  make  in­text  references  and
reference  lists  using  the  main  systems  or  styles  in  any  field
of research (Vancouver, Chicago, Harvard, MLA, and APA6).

In  relation  to  your  study  area,  not  only  have  you  learnt  to
reference  in  APA6,  the  most  used  style  in  psychology,  but
also  to  adapt  a  full  piece  of  research  to  this  system,
developed by the American Psychological Association.

Finally,  you  have  learnt  about  the  utility  of  the  reference
management  programmes  and  the  main  software
programmes available (by purchase or free online).

  Engine.

17
3. Concept map

18
 4. References

Main references

APA  style.  (2016).  American  Psychological  Association.  Retrieved  from  http://www.apastyl

e.org/?_ga=1.130332559.1832819071.1464857512

Citation guides. Retrieved from http://www.citethisforme.com/guides

Citing and referencing: Chicago. (2016). Monash University.  Retrieved  from  http://guides.li

b.monash.edu/citing­referencing/chicago

Citing  and  Referencing:  Vancouver  style.  (2015).  Imperial  College  London.  [pdf  guide].
Retrieved  from  https://www.imperial.ac.uk/media/imperial­college/administration­and­supp
ort­services/library/public/vancouver.pdf

Common referencing systems. Retrieved from http://www.ub.umu.se/en/write/references/co
mmon­reference­systems

Free APA style tutorials. (2016). American Psychological Association. Retrieved from http://
www.apastyle.org/learn/tutorials/index.aspx

Guide  to  the  Harvard  style  of  referencing  (5th  ed.).  (2015).  Anglia  Ruskin  University.  [pdf
guide]. Retrieved from http://libweb.anglia.ac.uk/referencing/files/Harvard_referencing_201
5.pdf

Harvard  reference  style  guide.  (2009).  Open  Journals  Publishing.  [pdf  guide].  Retrieved
from http://openjournals.net/files/Ref/HARVARD2009%20Reference%20guide.pdf

How  to  cite  direct  quotations.  (2010).  APA  style:  American  Psychological  Association.
[Online blog]. Mcadoo, T. Retrieved from http://blog.apastyle.org/apastyle/2010/03/how­to
­cite­direct­quotations.html

Reference  management  tools.  Retrieved  from  http://www.ub.umu.se/en/write/reference­ma

nagement

Referencing  other  material  in  APA.  Massey  University.  Retrieved  from  http://owll.massey.a
c.nz/referencing/referencing­other­material­in­apa.php

The  Chicago  Manual  of  Style  online  (16th  ed.).  (2010).  University  of  Chicago.  Retrieved
from http://www.chicagomanualofstyle.org/tools_citationguide.html

University of Leeds guidelines on referencing. Retrieved from https://library.leeds.ac.uk/ski
lls­referencing#activate­why_and_when_should_i_reference

University of Leeds referencing tutorial. Retrieved from https://library.leeds.ac.uk/tutorials/
referencing/

University of Reading guidelines on referencing. Retrieved from http://libguides.reading.ac.
uk/referencingstyles

What’s the difference between a citation and a reference? (2013). Literacy, Languages, and
Leadership.  [Online  blog].  Dr.  Eaton,  S.  Retrieved  from  https://drsaraheaton.wordpress.co
m/2013/10/18/whats­the­difference­between­a­citation­and­a­reference/
19
 When  and  How  to  Include  Page  Numbers  in  APA  Style  Citations.  (2015).  APA  style:
American Psychological Association. [Online blog]. Lee, C. Retrieved from http://blog.apast
yle.org/apastyle/paraphrasing/

Additional references

APA  Databases  and  Electronic  Resources.  Retrieved  from  http://www.apa.org/pubs/databas

es/

APA interactive. Massey University. Retrieved from http://owll.massey.ac.nz/referencing/ap
a­interactive.php

APA  style  blog.  American  Psychological  Association.  Retrieved  from  http://blog.apastyle.or

g/

APA  style  frequently­asked  questions.  American  Psychological  Association.  Retrieved  from

http://www.apa.org/gradpsych/features/2008/style0408.aspx

International Journal of Psychological Studies. [Online archive]. Retrieved from http://www.
ccsenet.org/journal/index.php/ijps/issue/archive

Cambridge Advanced Learner’s Dictionary. Retrieved from http://dictionary.cambridge.org/d
ictionary/english/

English­Spanish Dictionary. Retrieved from http://www.wordreference.com/es/

Free Psychology Journals. Retrieved from http://www.all­about­psychology.com/free­psycho
logy­journals.html

Grohol, J.M. Encyclopedia of Psychology. Retrieved from http://psychcentral.com/encyclope
dia/

Merriam­Webster Dictionary. Retrieved from http://www.merriam­webster.com

Scientific Research in Psychology. Retrieved from http://www.apa.org/education/undergrad/
library­research.aspx

Other resources

Open access Thesis and Dissertations on Psychology. Retrieved from https://oatd.org/oatd/
search?q=psychology&form=basic

Psychology conferences. Retrieved from http://www.conference­service.com/conferences/ps
ychology.html

Psychology Today. [Online magazine]. Retrieved from https://www.psychologytoday.com/

20