UNIVERSIDAD NACIONAL DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA
CONTABILIDAD COMPUTARIZADA I

NOMBRE:
KAREN CABRERA

TEMA:
AUTOMATIZACIÓN PAPELES DE TRABAJO Y FORMAS DE DEPURAR LA
INFORMACIÓN

DOCENTE
MSC. VICTOR VÁSCONEZ

FECHA:
17/04/2017
INTRODUCCIÓN

Los Papeles de trabajo son utilizados por los auditores como una ayuda para realizar

los procedimientos financieros de una empresa.

Continuación daré a conocer información más relevante sobre:

- Automatización papeles de trabajo y formas de depurar la información

- Fórmulas en Excel

- Aplicación de filtros

- Aplicación de tablas dinámicas

- Aplicación de macros

DESARROLLO

Automatización

A través de la automatización de los papeles de trabajo los auditores pueden

incrementar la eficiencia y productividad, mejorar la calidad del producto del trabajo y

agregar valor a la organización, debido a que logran:

1. Reducir el tiempo invertido en las auditorías. Al automatizar las tareas rutinarias, los

auditores internos pueden invertir su tiempo en actividades con valor agregado.

2. Adaptar el enfoque de trabajo a cualquier estructura, modelo o formato de trabajo

(COSO, CoCo, CSA, etc.)

3. Focalizar adecuadamente el tiempo invertido por los auditores en análisis,

interpretación y preparación de recomendaciones.

4. Estandarizar el proceso de auditoría, debido al uso de formatos, presentaciones y

explicaciones de marca comunes.

5. Flexibiliza el trabajo, debido a que con una misma herramienta se pueden realizar

diversos tipos de revisiones, tales como auditorías operativas, de cumplimiento y de

sistema de información.

6. Provee acceso a literatura técnica actualizada.

7. Incrementa el seguimiento del trabajo realizado por el equipo, debido a que

podemos supervisar en línea y en tiempo real el:

 Estatus de cada proyecto

 Comparar el tiempo actual con el presupuestado

 Determinar el tiempo invertido por auditor y por actividad

Formas de depurar la información

Palabras mal escritas, espacios finales complicados, prefijos no deseados,

mayúsculas y minúsculas incorrectas y caracteres no imprimibles causan una mala

primera impresión. Y esta ni siquiera es una lista completa de las formas en que se

pueden deslucir los datos. Las formas para depurar la información son las siguientes:

 Revisión ortográfica

 Quitar filas duplicadas

 Buscar y reemplazar texto

 Cambiar el uso de mayúsculas y minúsculas de un texto

 Quitar espacios y caracteres no imprimibles del texto

 Corregir números y signos de número

 Corrige los valores de fecha y hora

 Combinar y dividir columnas

 Transformar y reorganizar columnas y filas

 Conciliar datos de tabla mediante unión o coincidencia

 Proveedores de terceros

Fórmulas en Excel

Suma

La fórmula suma en Excel es de las más sencillas que puede haber. Sirve para sumar

números de todo tipo, ya sean enteros o decimales. Para utilizar esta fórmula

necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo, podemos sumar dos números como en la

siguiente imagen.

Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en

diferentes colores para que así sea mucho más intuitivo y puedas evitar errores de

manera visual consiguiendo marcar muy bien las celdas utilizadas en nuestras fórmulas

Excel.

Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir varias

veces el símbolo + en las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de más

sumandos (valga la redundancia) como puedes ver en la siguiente imagen.

Resta

Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no

necesariamente tienen que ser solo de dos números, sino que también pueden ser de

tantos como quieras como en el siguiente ejemplo que te muestro de fórmulas de Excel.

Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e, incluso,

utilizar los paréntesis para poder crear nuestras fórmulas en Excel mucho más

complejas.

Multiplicación y división

Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas

fórmulas de Excel.

Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo es el

asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).

En la siguiente imagen podemos ver la fórmula Excel de multiplicación y la fórmula

Excel de división.
Un ejemplo práctico: Fórmula en Excel para calcular el IVA

Por ejemplo, la fórmula en Excel para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo

que uno piensa y puede hacerse con las fórmulas de Excel que hemos explicado más

arriba.

Básicamente, para calcular el IVA con Excel lo que necesitamos saber es el % de IVA

que se aplica para el producto o servicio (en España es común usar el 21% para la

mayoría de los productos) y el precio del producto al que queremos añadir el IVA.

Es decir, la fórmula sería:

Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)

Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de 50€ y que el IVA es del 21%.

Esta fórmula en Excel sería:

Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje

tendríamos la siguiente fórmula de Excel.

Software libre

Excel se utiliza principalmente en cualquier actividad relacionada con finanzas,

aunque no se limita solamente a esto ya que literalmente puede tener usos ilimitados.

La capacidad para crear hojas de cálculo nuevas donde los usuarios pueden definir

fórmulas personalizadas para calcular cualquier cosa, desde una simple previsión

trimestral a un informe anual completo de la empresa, hace que el programa Excel sea

bastante atractivo.

Excel también se usa ampliamente para la organización y seguimiento de información

común como una lista de ventas, informes de estado de un proyecto, listas de contacto,

actividades de facturación, creación de Macros Excel, entre otros.

Aplicación de filtros

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con

ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con

información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas

condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una

empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso

sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en

Excel.
 Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha

Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los

encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los

filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar >

Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo

cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Aplicación de tablas dinámicas

 Los datos deben organizarse en formato tabular y no tener ninguna fila o columna en

blanco. Lo ideal es que pueda usar una tabla de Excel como la de nuestro ejemplo

anterior.

 Las tablas son un excelente origen de datos de tabla dinámica, porque las filas que se

agregan a una tabla se incluyen automáticamente en la tabla dinámica al actualizar los

datos y las nuevas columnas se incluirán en la lista Campos de tabla dinámica. En caso

contrario, tendrá que actualizar manualmente el rango de origen de datos o usar

una fórmula de rango dinámico con nombre.

 Los tipos de datos de columnas deben ser iguales. Por ejemplo, no debería mezclar las

fechas y texto en la misma columna.

 Las tablas dinámicas trabajan en una instantánea de los datos, denominada caché, por lo

que los datos reales no se modifican de ninguna forma.

 Crear una tabla dinámica

Si no tiene demasiada experiencia con tablas dinámicas o no sabe cómo empezar,

las tablas dinámicas recomendadas son una buena elección. Cuando usa esta

característica, Excel determina un diseño significativo haciendo coincidir los datos con

las áreas más adecuadas de la tabla dinámica. Esto le ofrece un punto de partida para

una experimentación adicional. Una vez creada la tabla dinámica recomendada, podrá

explorar las distintas orientaciones y reorganizar los campos para conseguir resultados

específicos. La característica de tablas dinámicas recomendadas se agregó en Excel

2013, por lo que si tiene una versión anterior, siga en lugar de ello las instrucciones

indicadas a continuación para crear manualmente una tabla dinámica.

Tabla dinámica recomendada Crear manualmente una tabla dinámica

1. Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla

1. Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla de

de origen. origen.

2. Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinámica

2. Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.

recomendada.

Si usa Excel para Mac 2011 y versiones anteriores, el botón

3. Excel analiza los datos y le presenta varias opciones, Tabla dinámica se encuentra en el grupo Análisis de la

como en este ejemplo con los datos de gastos pestaña Datos.

domésticos.
 3. Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla

dinámicacon el nombre de tabla o de rango seleccionado.

En este caso, utilizamos una tabla denominada

"tbl_HouseholdExpenses".

4. Seleccione la tabla dinámica que mejor le parezca y

presione Aceptar. Excel creará una tabla dinámica en

otra hoja y mostrará la lista Campos de tabla dinámica.

4. En la sección Elija dónde desea colocar el informe de

tabla dinámica, seleccione Nueva hoja de cálculo u Hoja

de cálculo existente. En el caso de Nueva hoja de

cálculo, tendrá que seleccionar la hoja de cálculo y la

celda donde quiera colocar la tabla dinámica.

5. Si quiere incluir varios orígenes de datos o de tabla en la

tabla dinámica, active la casilla Agregar estos datos al

Modelo de datos.

6. Haga clic en Aceptar. Excel creará una tabla dinámica en

 blanco y mostrará la lista Campos de tabla dinámica.

Aplicación de macros

Una macro es una acción o serie de acciones que permiten automatizar tareas. Las

macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.

Para ejecutar una macro, se hace clic en el comando Macros de la cinta. En función de

cómo se haya asignado la ejecución de una macro, también se podría ejecutar la macro

presionando una tecla de método abreviado combinada con CTRL, haciendo clic en un

botón de la barra de herramientas de acceso rápido o en un grupo personalizado de la

cinta, o en un área de un objeto, un gráfico o un control. Además, una macro se puede

ejecutar automáticamente al abrirse un libro.

1. Abra el libro que contiene la macro.

2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.

4. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Para detener la macro,

presione ESC.

o Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic para

Aplicaciones (VBA), haga clic en Editar y, en el menú Ejecutar, haga clic

en Ejecutar Sub/UserForm o presione F5.

CONCLUSIÓN

La importancia de la Auditoría como herramienta gerencial para la toma de

decisiones y para poder verificar los puntos débiles de las organizaciones con el fin de

tomar medidas y precauciones a tiempo.

Observamos que el riesgo de los auditores se centra en concluir y opinar que los estados

financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente, cuando en realidad

no lo están, esto sucede si las bases que se toman (Papeles de Trabajo), para poder

fundamentar dichas conclusiones, carecen de técnicas y procedimientos de Auditoria,

los cuales le dan la confiabilidad necesaria.

Un trabajo es reconocido cuando es de calidad, para que la auditoría sea considerada por

el administrador como actividad indispensable es necesario que los informes de los

auditores sean Útiles, relevantes y confiables, lo cual se logra a través de aplicación

adecuada de Técnicas y Procedimientos de Auditoria en la recopilación de información.

BIBLIOGRAFÍA

 QUEVEDO, José “Auditoría de Estados Financieros” (2000), 1ra edición

 Anónimo. (s.f). Las diez formas principales de limpiar los datos. Microsoft.

Recuperado de: https://support.office.com/es-es/article/Las-diez-formas-

principales-de-limpiar-los-datos-2844b620-677c-47a7-ac3e-c2e157d1db19

 Anónimo. (s.f). Automatización del proceso de auditoría. Microsoft. Recuperado

de: http://nahunfrett.blogspot.com/2012/02/automatizacion-proceso-

auditoria.html