PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN VERSION 3

VIGENCIA:
RH-PR-002 03-Ene-18

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para proporcionar la inducción, capacitación (formación) y

entrenamiento con el fin de desarrollar la competencia y toma de conciencia del
personal que realiza trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del servicio.

2. ALCANCE

Aplica para las actividades de inducción, Re-inducción, capacitación y entrenamiento

del personal de Guiarte Publicidad SAS.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma ISO 9001:2015

BASC Versión 4, 2012

4. DEFINICIONES

CAPACITACIÓN: Proceso didáctico que consiste en proporcionar las herramientas

teóricas y prácticas para adquirir y actualizar conocimientos, destrezas y aptitudes
necesarias para un buen desempeño.

COMPETENCIAS: Conjuntos de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas

que posee una persona, que le permiten la realización exitosa de una actividad.

ENTRENAMIENTO: se refiere a la adquisición de conocimiento, habilidades y

capacidades como resultado de la enseñanza vocacional o práctica.

PERFIL: Conjunto de características personales y profesionales que debe cumplir un

individuo para ocupar un cargo.

INDUCCIÓN: Proceso mediante el cual el trabajador al momento de iniciar la labor por

primera vez recibe una capacitación acerca de las generalidades de la empresa y el
sistema de gestión integral; esto se hace con el fin de acelerar la integración del
individuo en el menor tiempo posible al puesto de trabajo, al jefe y a la organización.

RE- INDUCCIÓN: Proceso mediante el cual el trabajador recibe una actualización o

reforzamiento de la inducción a la empresa, esto se hace con el fin de mantenerlo
actualizado y reforzarle aquellos aspectos que son indispensables para el buen
funcionamiento de la empresa.

TOMA DE CONCIENCIA: Proceso de sensibilización que consiste en hacer que

alguien sea consciente de algo, que lo conozca y sepa de su alcance.
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EVALUACIÓN: Proceso dinámico, continuo y sistemático enfocado hacia los cambios

de la conductas y rendimientos, mediante el cual verificamos lo logros adquiridos en
función de los objetivos propuestos.

5. RESPONSABILIDADES

ASISTENTE ADMINISTRATIVO:

 Responsables de elaborar los programas anuales de Inducción /Re inducción –

Capacitación y entrenamiento.
 Realizar seguimiento a la ejecución de los programas de Inducción /Re inducción –
Capacitación y entrenamiento.
 Realizar la calificación de las evaluaciones, inducción y re inducción.

COORDINADOR DEL SIG:

 Realizar y/o coordinar las capacitaciones correspondientes a los Sistemas

Integrados de Gestión.
 Responsable de realizar inducción y reinducción especifica en temas que
corresponden al Sistema Integrado de Gestión.
 Realizar la calificación de las evaluaciones, inducción y re inducción.

DUEÑOS DE PROCESO:

 Responsables de realizar la inducción especifica del cargo al personal nuevo.

LÍDERES DE PROCESO:

 Son los responsables de Identificar las necesidades de Inducción / Re-inducción,

Capacitación y entrenamiento del personal a su cargo.

TODO EL PERSONAL:

 Asistir y participar activamente de las capacitaciones y planes de formación que

tenga la empresa.

6. DESCRIPCIÓN:

Los programas de inducción, re inducción y capacitación abarcan temas de Seguridad y

Salud en el Trabajo, Calidad y BASC Seguridad en la Cadena de Suministro y temas que
son necesarios para la mejora continua de la Empresa.
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6.1 . INDUCCIÓN:

Toda persona que ingrese a trabajar a la empresa debe pasar por el proceso de inducción,
esta actividad consiste en hacer un recuento formal y personalizado acerca de la empresa
y las generalidades del Sistema Integrado de Gestión.

6.1. TEMAS GENERALES DE LA INDUCCIÓN

- Políticas del Sistema Integrado de Gestión.

- Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST
- Reporte de accidentes de trabajo.
- Contrato de trabajo
- Reglamento de seguridad y salud en el trabajo
- Reglamento interno de trabajo
- Perfil de cargo
- Temas de seguridad física en las instalaciones, personas y operación de la
Organización
- Temas de calidad y servicio al Cliente

6.2. RE-INDUCCIÓN

La re-inducción del personal se debe hacer al 100% de los trabajadores de manera anual,
esta tiene como objetivo reforzar los conocimientos acerca de la empresa, el Sistema
Integrado de Gestión y la actualización de las nuevas exigencias que sea necesario que los
trabajadores conozcan.

6.3. EVALUACIÓN DE LA INDUCCIÓN O REINDUCCIÓN

La evaluación de la Inducción o re inducción se podrá realizar en el formato Evaluación de

Inducción / Re-inducción.

6.3 CAPACITACIÓN

Está constituido por las siguientes actividades:

6.3.1. Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

El Asistente Administrativo con apoyo del Coordinador del SIG preparan el “Programa de
Capacitación Anual”, teniendo como fuentes de entradas:

 Perfiles de cargo
 Matrices de peligros y riesgos.
 Aspectos e impactos ambientales
 Lecciones aprendidas (accidentes de trabajo, simulacros, planes de emergencia,
entre otros)
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 Gestión de riesgos en la cadena de suministro (Matriz de riesgos)

 Evaluaciones de desempeño
 Sistema integrado de gestión
 Programas del sistema integrado de gestión
 Resultado batería psicosocial.

6.3.2. Aprobación, contratación y ejecución del Plan de Formación

El Asistente Administrativo investiga y cotiza la formación y/o entrenamiento programado,

dentro o fuera de la empresa. Al tener toda la información necesaria y la aprobación de la
Gerencia General, se contacta y confirma la realización de los eventos, posteriormente se
informa vía e-mail tanto al jefe inmediato como al empleado involucrado; la fecha, el lugar
y el horario de la capacitación.

Se debe archivar en la carpeta del empleado la copia de la constancia recibida por el

participante en cada una de las capacitaciones impartidas.

GUIARTE PUBLICIDAD S.A.S, ha definido la competencia del personal con base en su

educación, formación y experiencia definidos en cada descripción de cargo
correspondiente. De igual forma, establece como cargos críticos para calidad y seguridad,
aquellos adscritos o que pertenecen a los procesos denominados como productivos.

GUIARTE PUBLICIDAD SAS, cuenta con un programa y un cronograma de capacitaciones

y para ello acude a capacitadores tanto a nivel interno (colaboradores con los conocimientos
y experiencias sobre los diferentes temas a capacitar) como externo (entidades reconocidas
y con la experiencia de acuerdo con las diferentes áreas).

6.3.3 EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN: Las evaluaciones de las capacitaciones se

podrán realizar en el formato Evaluación de la formación o en el formato que el
responsable de dictar la charla estime conveniente, se podrán utilizar metodologías
lúdicas como lo son ronda de preguntas, talleres, Sopas de letras, entre otros.

Las evaluaciones podrán ser individuales o en grupo (ronda de preguntas, talleres,

actividades lúdicas).

Los trabajadores o asistentes a la capacitación tendrán la oportunidad de utilizar el formato

Evaluación de Satisfacción Capacitación, con el fin de fomentar la mejora continua de
los criterios descritos a continuación:

 Contenido de la capacitación: temas vistos en la capacitación y su utilidad.

 Evaluación del expositor: dominio del tema, participación del auditorio, manejo
del tiempo.
 Evaluación de la documentación: que sea entendible y estructuradas de acuerdo
al curso.
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 Soporte logístico: instalaciones, las ayudas y materiales utilizados, servicio y

atención.
 Prestación del servicio: se cumplió con el objetivo de la capacitación, la aplicación
de los temas tratados aplicables a la vida laboral y personal.

La periodicidad de las evaluaciones pueden ser una vez termine la capacitación o

trimestralmente y que abarque todos los temas dictados en el periodo.

La eficacia de la capacitación se evidenciará por medio de:

- Los resultados obtenidos en las evaluaciones escritas.
- Los resultados obtenidos en las inspecciones o entrevistas en campo y
administrativas.
- Los resultados obtenidos en indicadores de gestión y PQRS.
- Los resultados de los programas de gestión.
- Comportamientos de los índices de incidentes y accidentes.
- Resultado de las evaluaciones de desempeño.

6.3.4 RETROALIMENTACIÓN

Con el ánimo de asegurar que el programa de capacitaciones tenga alcance a

todo el personal de la Empresa y no solo a quien toma la capacitación, se debe
retroalimentar en reunión los temas importantes tratados en la capacitación
tomada, su alcance y como debería ser aplicada en los procesos de Guiarte
Publicidad.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Procedimiento de Recursos Humanos.

Elaboro Reviso Aprobó

Yuly Marcela Torres Andrés Guio Andrés Guio

Coordinadora SIG Gerente General Gerente General
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CONTROL DE CAMBIOS

HISTORIAS DE CAMBIO PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REV. No FECHA VIGENCIA

Emisión original 00 29-Dic-15

6.3.3 Evaluación de la capacitación 01 01-Oct-16

6.3.4 Retroalimentación 02 11-Dic-17

Transición de la Norma ISO 9001:2015 03 03-Ene-18