Unidad 2 - Gestión de las Organizaciones Públicas

María del Pilar Montenegro Código: 1060879119

Diego Bladimir Rodríguez Código: 1087415475

Yully Esperanza Meneses Código: 1088971068

David Alexander Patiño Código:

Oscar Fernando Yaluzan Código: 12745618

Silvio Augusto Delgado

Tutor

Código de Grupo 102033_40

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios – ECACEN

Administración Pública

2019
 CONTENIDO

Introducción .................................................................................................................................... 3

Objetivos ......................................................................................................................................... 4

Objetivo general .......................................................................................................................... 4

Objetivos específicos................................................................................................................... 4

Desarrollo actividad Colaborativa .................................................................................................. 5

Ciclo administrativo ........................................................................................................................ 6

Universalidad .............................................................................................................................. 6

Fase Mecánica Planeación. ............................................................................................................. 7

Especificidad de Funciones: ........................................................................................................ 7

Fase Mecánica Organización .......................................................................................................... 9

Especificidad de Funciones: ........................................................................................................ 9

Fase dinámica Dirección. .............................................................................................................. 11

Especificidad de Funciones: ...................................................................................................... 11

Fase dinámica Control. ................................................................................................................. 14

Especificidad de Funciones: ...................................................................................................... 14

Conclusiones ................................................................................................................................. 19
 Introducción

Sabemos que un proceso son pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr
un objetivo. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las
cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una
actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único.
Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización,
dirigir y controlar. Constituyen el proceso de la administración.

Siendo esto de vital importancia para cualquier entidad, mucho más para la organización que dirige
un Municipio, como lo estamos desarrollando en la presente actividad aplicando en un contexto
organizacional las funciones administrativas para la Alcaldía de Popayán, teniendo como base los
elementos y las funciones de la cultura en las organizaciones.
 Objetivos

Objetivo general

Describir qué actividades importantes se realizan en cada una de las funciones del Ciclo
administrativo y como se interrelacionan en la práctica cada una de estas funciones

Objetivos específicos

 Explicar cómo es la Cultura Organizacional de la alcaldía de cada municipio seleccionado.

 Analizar cómo se interrelacionan en la práctica cada una de las funciones organizacionales.
 aplicar en un contexto organizacional las funciones gerenciales tomando las alcaldías como
foco de investigación
 Desarrollo actividad Colaborativa

Describa qué actividades importantes se realizan en cada una de las funciones del Ciclo
administrativo (planeación, organización, dirección y control), en la alcaldía escogida, y como se
interrelacionan en la práctica cada una de estas funciones, tiene la opción de tomar como modelo
una sola dependencia para la realización de esta tarea.
Ilustración 1_tomado de: http://www.popayan.gov.co/ciudadanos/la-alcaldia/organigram

Ciclo administrativo

Universalidad

Siendo un ente administrativo y gubernamental tiene como Dirección principal al Alcalde: Juan
Carlos López.
 Fase Mecánica Planeación.

Denominación del empleo: Jefe de Oficina Planeación

Especificidad de Funciones:

1.- Asesorar a los funcionarios del nivel directivo en la formulación, la coordinación y la ejecución
de las políticas y los planes generales del Municipio.

2.- Absolver consultas, prestar asistencia técnica, emitir conceptos y aportar elementos de juicio
para la toma de decisiones relacionadas con la adopción, la ejecución y el control de los programas
propios del municipio.

3.- Dirigir, coordinar y participar en las investigaciones y en los estudios confiados por la
administración.

4.- Planear, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las funciones asignadas a la Oficina
y al personal a su cargo y garantizar la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos
vigentes

5.- Coordinar la recolección, procesamiento, actualización y divulgación de la información

estadística, numérica y cartográfica de los sectores sociales, económicos y culturales del municipio
con el fin de conformar el sistema de información municipal.

6.- Dirigir la realización de estudios de factibilidad y evaluación de proyectos de carácter social,

económico y territorial del municipio.

7.- Coordinar el análisis y emisión de conceptos técnicos sobre aspectos económicos, sociales y
territoriales del municipio requeridos para la ejecución de las inversiones públicas.
8.- Coordinar los procesos de estratificación socioeconómica y sistemas de selección de
beneficiarios.

9.- Coordinar el proceso de formulación, ejecución y evaluación del Plan de Ordenamiento

Territorial, Plan Municipal de Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversión y Plan Anual de Caja
hacer el seguimiento periódico a los mismos como instrumentos básicos de planeación.

10.- Coordinar la elaboración del Presupuesto de Gastos de Inversión del Presupuesto General del
Municipio.

11.- Coordinar la formulación, ejecución y evaluación de los Planes de Acción y la presentación

de Informes de Gestión por Unidades Administrativas.

12.- Asesorar a la administración municipal en la formulación, ejecución y evaluación de planes,

programas y proyectos de desarrollo municipal.

13.- Dirigir el Banco de Proyectos de Inversión Municipal y coordinar los procedimientos

administrativos necesarios para la inscripción de los mismos ante las respectivas instancias
departamentales, nacionales e internacionales.

14.- Dirigir la planeación del desarrollo urbanístico de acuerdo a las normas y reglamentos sobre
la materia y coordinar el estudio, trámite y expedición de las licencias de urbanismo y
construcción.

15.- Asistir y participar, en representación del organismo, en reuniones, consejos, juntas o comités
de carácter oficial, cuando sea convocado o delegado.

16.- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y
periodicidad requeridas.
 17.- Elaborar y presentar ante la instancia respectiva las solicitudes de requerimientos de recursos
físicos, materiales, financieros y de factor humano necesarios para la ejecución de los planes,
programas y proyectos que desarrolle la Oficina y administrar correctamente los que le sean
asignados para el cumplimiento de sus funciones.

18.- Desempeñar las demás funciones que en el marco de la naturaleza del cargo se deriven de los
planes, programas o proyectos de la dependencia y que le sean asignadas por autoridad competente.

19.- Responder por los bienes asignados en el A22 y en caso de retiro hacer la correspondiente
entrega en la oficina de Recursos Físicos para su descargue en el A23

20.- Responder por la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y
archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

21.- En caso de ser trasladado o desvinculado de la Administración Municipal según sea el caso
recibir o entregar los documentos y archivos debidamente inventariados de acuerdo con las Tablas
de Retención documental que apliquen para la Secretaria u oficina con el objeto de garantizar la
continuidad de la Gestión Pública.

Evalúe cómo se relaciona las funciones administrativas (planeación, organización, dirección y

control) con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, teniendo en cuenta sus 7
dimensiones (decreto 1499 del 2017). Apoyado en la información contenida en el entorno de
conocimiento.

Fase Mecánica Organización

Especificidad de Funciones:

 Actuar en representación del Concejo en los actos y actividades que le correspondan

 Convocar, presidir y dirigir las sesiones plenarias.

 Fomentar las buenas relaciones de la Corporación con el gobierno y con los demás Concejos del
país.

 Someter a discusión y firmar las actas de la Corporación.

 Disponer los gastos de la Corporación con sujeción a las apropiaciones presupuéstales respectivas,
excepto aquellos que sean de competencia de la mesa directiva.

 Dar posesión a los Concejales, Presidente, Vicepresidentes y al Secretario, previo el lleno de los
requisitos legales.

 Tramitar ante la Plenaria del Concejo las renuncias presentadas por los Concejales.

 Disponer las medidas necesarias para hacer efectiva la declaratoria de nulidad de la elección de un
Concejal.

 Hacer efectivo el cese de funciones de un Concejal por la declaración de interdicción judicial.

 Declarar las vacancias absolutas de los Concejales y disponer lo pertinente para su ocupación.

 Hacer efectivas las sanciones de destitución y suspensión de Concejales.

 Designar ponente a los proyectos de acuerdo.

 Firmar los proyectos de Acuerdo aprobados por el Concejo.

 Sancionar y publicar los proyectos de Acuerdo cuando la plenaria hubiere rechazado las objeciones
por inconveniencia formuladas por el Alcalde y éste no lo sancione.

 Designar el coordinador y los integrantes de las comisiones accidentales.

 Dirigir los debates, mantener el orden, cumplir y hacer cumplir el reglamento y decidir las dudas
de interpretación que acerca de éste se susciten.
 Velar por el buen funcionamiento de la secretaría del Concejo.

 Fijar las políticas para la correcta ejecución del presupuesto de la Corporación, en su calidad de
ordenador del gasto.

 Requerir a las comisiones para que presenten sus informes dentro del término que se les haya
fijado.

 Solicitar a los representantes de las entidades públicas o privadas los documentos o informes
relacionados directamente con asuntos de interés público investigados por la Corporación.
 Presentar informes de labores al término de su gestión.
 Cumplir y hacer cumplir las normas sobre carrera administrativa en su condición de nominador.

 Fijar, redefinir, reasignar y suprimir por medio de resolución las funciones que deben desempeñar
los diferentes cargos del Concejo, de acuerdo a la naturaleza de los mismos.

 Las demás contempladas en la Constitución, la ley y este reglamento.

Fase dinámica Dirección.

Denominación del empleo: Alcalde

Especificidad de Funciones:

1.- Cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, los decretos del Gobierno, las ordenanzas, y
los acuerdos del Concejo.
2.- Conservar el orden público en el municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones y
órdenes que reciba del Presidente de la República y del respectivo Gobernador. El Alcalde es la
primera autoridad de policía del municipio.

3.- Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la
prestación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente; y nombrar y
remover los funcionarios bajo su dependencia y a los Gerentes y Directores de los establecimientos
públicos y las empresas industriales y comerciales de carácter local, de acuerdo con las
disposiciones pertinentes.

4.- Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos
respectivos.

5.- Presentar oportunamente al Concejo los proyectos de acuerdo sobre planes y programas de
desarrollo económico y social, obras públicas, presupuesto anual de rentas y gastos y los demás
que estime convenientes para la buena marcha del municipio.

6.- Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que
considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento jurídico.

7.- Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y
fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes

8.- Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de sus funciones, presentarle informes
generales sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinarias, en las que solo se
ocupará de los temas y materias para los cuales fue citado.

9.- Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y el presupuesto.

10.- Las demás que la Constitución y la ley le señalen.

11.- El Alcalde ejercerá las funciones que les asigna la Constitución, la ley, las ordenanzas, los
acuerdos y las que le fueren delegadas por el Presidente de la República o el Gobernador
respectivo.

12.- Además de las funciones anteriores, El Alcalde tendrá las siguientes funciones: (Art. 91 - Ley
136 de 1994)

De igual manera desempeña importantes y diferentes funciones en:

 Relación Con El Concejo

 Relación Con El Orden Público
 Relación Con La Nación, El Departamento Y Las Autoridades Jurisdiccionales
 Relación Con La Administración Municipal
 Relación A La Ciudadanía

Dentro de la dependencia de Dirección encontramos los siguientes cargos cada uno con sus
funciones específicas:

Secretario de Despacho: Secretaría General

Secretario de Despacho: Secretaría de Hacienda
Secretario de Despacho: Secretaría de Gobierno
Secretario de Despacho: Secretaría de Tránsito
Secretario de Despacho: Secretaría de Infraestructura
Secretario de Despacho: Secretaría de Educación y Cultura
Secretario de Despacho: Secretaría de Salud
 Fase dinámica Control.

Denominación del empleo: Jefe de Oficina Control Interno

Especificidad de Funciones:

1.- Atender público en general en forma oportuna suministrando la información necesaria de

acuerdo a la solicitud.

2.- Asistir y asesorar a los funcionarios del nivel directivo en la toma de decisiones relacionadas
con el Sistema de Control Interno.

3.- Atender de manera personal y con absoluta responsabilidad y confianza las labores de auditoría
interna y evaluar y emitir conceptos de acuerdo a las normas vigentes relacionadas con sistema de
control interno operantes en la Alcaldía que demanden las entidades de control y las reguladoras.

4.- Elaborar y evaluar estudios técnicos, planes, programas, proyectos y actos administrativos
relacionados con el área de su formación.

5.- Realizar seguimiento y evaluación a las actividades inherentes al proceso precontractual en los
concursos públicos como a la contratación municipal y elaborar informes respectivos como
elemento fundamental del pacto de transparencia.

6.- Realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y
autoevaluación.

7.- Hacer el seguimiento y evaluación del sistema de control interno, contable que incluye la
elaboración y presentación de informes sobre saneamiento contable.
8.- Realizar seguimiento, evaluación e informar sobre los avances del plan de mejoramiento
institucional de acuerdo a lo suscrito con los órganos de control.

9.- Evaluar independiente y objetivamente el desarrollo, implementación, mantenimiento y

mejoramiento continuo del modelo estándar de control interno, (MECI 1000.2005) y del sistema
de gestión de calidad (Norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP: 1000.2004.)

10.- Realizar seguimiento y evaluación a las labores de revisión análisis y ajustes al manual de
procesos y a la elaboración de los mapas de riesgos.

11.- Responder por la confiabilidad, oportunidad y calidad de los trabajos asignados, preparar y
presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad
requeridas.

12.- Cumplir con los objetivos y metas concertadas para la evaluación del desempeño.

13.- Asistir y participar, en representación del Municipio o de la Dependencia, según sea el caso,
en reuniones o comités de carácter oficial, cuando sea convocado o delegado por el jefe inmediato.

14.- Apoyar los procesos de capacitación y contribuir con la redacción de contenidos y diseño de
los documentos tendientes a brindar información sobre los procesos del área de trabajo donde se
encuentran vinculados.

15.- Absolver consultas de los servidores municipales respecto a temas propios de la entidad.

16.- Remitir información y oficios de respuesta que sobre sistema del control interno en general y
de acuerdo a las directrices de su jefe inmediato.

17.- Responder por los bienes asignados en el A22 y en caso de retiro hacer la correspondiente
entrega en la oficina de recursos físicos para su descargue en el A23.
18.- Responder por la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y
archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

19.- Recibir o entregar los documentos y archivos debidamente inventariados de acuerdo con las
Tablas de Retención documental que apliquen para la Secretaria u oficina con el objeto de
garantizar la continuidad de la Gestión Pública; en caso de ser trasladado o desvinculado de la
Administración Municipal según sea el caso.

Dentro de la dependencia de control encontramos los siguientes cargos cada uno con sus funciones
específicas:
Jefe Oficina: Umata
Jefe Oficina: Jurídica

Evalúe cómo se relaciona las funciones administrativas (planeación, organización, dirección

y control) con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, teniendo en cuenta sus 7
dimensiones (decreto 1499 del 2017). Apoyado en la información contenida en el entorno de
conocimiento.

La operacionalidad del modelo – MIPG, se centra en las entidades públicas que buscan la

transformación de entradas en salidas, enfocadas en resultados óptimos que logren un impacto en

la ciudadanía, generando el bienestar de los mismos “esto es una gestión y un desempeño

institucional que generan valor público” (Departamento Administrativo de la Función Pública,

2017, p. 11).

Para ello el MIPG opera por medio de siete (7) dimensiones, las cuales se encuentran
distribuidas de la siguiente manera: Talento Humano, como la número 1) y el corazón del
modelo;

incorpora el ciclo PHVA, discriminada, así: planear: 2) dimensión con el Direccionamiento

Estratégico y Planeación; el hacer: 3) dimensión con la Gestión con valores para resultados; el

verificar: 4) dimensión con la Evaluación para el resultado; el actuar: 5) dimensión con el

Control Interno; 6) dimensión: Información y Comunicación; 7) dimensión con la Gestión del

Conocimiento e Innovación. Sin dejar de lado que los motores del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión, se enfocan en los principios de integridad y legalidad.

Estas dimensiones que funcionarán de manera articulada e intercomunicada, buscarán que

la gestión y el seguimiento de las mismas en las entidades públicas, sea de mayor facilidad ante

un fin común, como es el hecho de transformar insumos en resultados óptimos que satisfagan las

necesidades de los ciudadanos, logrando el bienestar de los mismos y alcanzando un valor

público, ante los bienes y servicios entregados.

Las cuales se relacionan así:

Dimensión No. 1 - Talento Humano se enfoca en valores del servicio público en cada una de
las

actividades que ejecutan al interior de las dependencias, las cuales al ser cumplidas en una forma

correcta, conllevan a garantizar los derechos y satisfaciendo las necesidades de la ciudadanía.

Dimensión No. 2. Direccionamiento Estratégico y Planeación.

priorizan las necesidades del talento humano y los recursos, enfocados en alcanzar los resultados,
objetivos y metas trazados, garantizando con ello los derechos, la satisfacción de la ciudadanía y
la atención oportuna de los problemas de las partes interesadas.
Dimensión No. 3. Gestión con valores para resultados. Aplicable para alcanzar los resultados

deseados enmarcados en la integridad, de allí que las políticas, prácticas e instrumentos

utilizados

para lograr los objetivos y metas deben estar en marco de los valores de servicio público.

teniendo en cuenta el talento humano y las siguientes políticas:

Dimensión No. 4. Evaluación de Resultados. Se la aplica para que las entidades conozcan de
forma permanente el avance en el seguimiento de los resultados, objetivos y metas propuestas,
teniendo en cuenta los tiempos establecidos y la eficiencia en los recursos previstos para este fin,
enfocados en la mejora continua. Así mismo deberá estar alineada con la política de seguimiento
y evaluación del desempeño institucional.

Dimensión No. 5. Información y Comunicación. Esta articula con todas las demás, ya que

permite interrelacionarse con todo el entorno y facilitar la ejecución de las operaciones en el

ciclo

de la gestión de la entidad, para llegar a cumplir este fin debe atender los lineamientos de las

políticas de Gestión Documental y Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra

la corrupción.

Dimensión No. 6. Gestión del Conocimiento e Innovación. Esta se encarga de fortalecer

transversalmente a las demás, ya que el conocimiento que se genera es de suma importancia para

el aprendizaje, el mantenimiento y evolución del mismo. Para ello sus lineamientos se trazan con

respecto a la política de Gestión del Conocimiento e Innovación.

Dimensión No. 7. Control Interno. Establece acciones, métodos, procedimientos y gestión

del riesgo, promoviendo la mejora continua y buscando la prevención y evaluación del mismo.

Conclusiones

Las organizaciones le brinda a sus gerentes la legítima autoridad para liderar, pero esto no
asegura que estos individuos tengan una capacidad de liderazgo efectiva, por lo cual será
necesaria la aplicación de habilidades gerenciales que contrarreste cualquier falencia que se
presente durante el direccionamiento de la organización o de las áreas en las cuales este el
gerente.

Las organizaciones necesitan un liderazgo estable y una gerencia sólida para su óptima
efectividad. En la actualidad la dinámica del lugar de trabajo obliga a la necesidad que existan
líderes con capacidad para afrontar los retos que se presenten y que inspiren y persuadan a los
miembros de la organización para ir en la misma dirección. Así mismo también se necesitan
gerentes que asistan al desarrollo y mantenimiento de un lugar de trabajo que funcione en pro de
los objetivos de la organización es allí donde es de vital importancia desarrollar habilidades y
competencias gerenciales que garanticen el sostenimiento de las organizaciones.
 Bibliografía

http://popayan.gov.co/sites/default/files/files/decreto_583_de_2009_manual_de_funciones_por_
competencias%20(2).pdf