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CONTENIDO

Tabla de contenido
I. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS ................................................................................................... 3
1.1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4
1.2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ................................................................................................. 9
1.3. LA EMPRESA ......................................................................................................................... 12
1.4. CATEGORÍAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN .................................................................... 14
1.5. ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS ............................................................. 19
1.6. HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS ......................................................... 23
1.7. PARTICIPANTES EN EL DESARROLLO DE SISTEMAS .............................................................. 24
II. INICIO DE UN PROYECTO .............................................................................................................. 31
2.1. OBJETIVOS DE UN PROYECTO............................................................................................... 32
2.2. RAZONES PARA EMPRENDER UN PROYECTO ....................................................................... 32
2.3. FUENTES DE SOLICITUDES DE PROYECTOS........................................................................... 34
2.4. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ................................................................................................... 35
2.5. PLANEACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES ......................................................................... 37

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I. ANÁLISIS Y DISEÑO
DE SISTEMAS
OBJETIVOS
Al finalizar la unidad, el participante será capaz de:
 Definir los procesos básicos de los sistemas de información.
 Conocer los elementos de un sistema de información.
 Conocer las características de los sistemas de información.
 Describir la importancia de la información.
 Conocer los conceptos básicos de análisis y diseño de sistemas.
 Conocer los roles del analista y los usuarios.
 Conocer las estrategias y herramientas para el desarrollo de sistemas.

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1.1. INTRODUCCIÓN

1.1.1. La tecnología de información y su historia

A lo largo de la historia el hombre ha necesitado manejar y transmitir información, para

ello ha estado creando máquinas y métodos. La informática surge como la ciencia
encargada del estudio y desarrollo de estas máquinas y métodos que constituyen a la
tecnología de información. La tecnología de información abarca desde artefactos como
papel, plumas, libros, cámaras, videograbadoras, computadoras, etcétera, hasta
herramientas simbólicas como el lenguaje escrito, símbolos matemáticos, modelos
químicos, etcétera. Sin estas máquinas y métodos no seríamos capaces de visualizar
nuestro ambiente, entenderlo ni controlarlo creativamente.

Las palabras “tecnología” e “información” nos remite a modernidad y actualidad, lo cual

nunca nos haría pensar que la TI comenzó en épocas de antaño, tiempos catalogados
como antes de Cristo. Contrario a lo que cualquiera esperaría, la TI comenzó 3000 a.C. con
el primer alfabeto, justo cuando se inventó la escritura.

La historia de la tecnología de información se ha seccionado en diferentes eras:

La era pre- 5000 a.C – 1450 d.C. (el nacimiento de la información):
mecánica:
5000 a. C  Invención de la escritura (Sumeria)
 El hombre puede registrar los hechos de su historia para la
posteridad.
 Se inventa la escritura cuneiforme, la cual consistía en cortes bajo
relieve sobre paletas de barro.
 Aparecen las bibliotecas.

3000 a. C  Primer sistema de escritura y alfabeto.

 Herramientas: papel y plumas.
 Libros y bibliotecas (almacenamiento permanente).
 Primer sistema de numeración y ábaco
 Jeroglíficos egipcios
 Se inicia un registro histórico del imperio egipcio.
 Combina la representación gráfica (dibujos) con la representación
lingüística (ideogramas).
 Se usa un soporte más liviano: el papiro (fibra vegetal marcada con
tintes)

2100 a. C  Invención del papel

 Los chinos comienzan a procesar fibras vegetales para producir
papel.
 Además, inventan procesos de impresión como la xilografía y el
grabado.

750 a. C  Pergaminos y la biblioteca de Alejandría

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  Los griegos inventan los pergaminos, lo que permite ahorrar
espacio de almacenamiento de la información.
 Se crea la Biblioteca de Alejandría (200 A.de C.)

496 – 1492  (Edad Media: caída del Imperio romano de Occidente -

descubrimiento de América)
 Los más ilustrados de esta época son los clérigos, que copian libros
completos a mano.
 Las principales escuelas y universidades nacen bajo el alero de
reyes y la Iglesia.

La era mecánica: 1450 – 1830 (La explosión de la información)

1450  Imprenta
 Periódicos y revistas
 Reglas de cálculo y máquinas analíticas.
 Johannes Gutemberg, sacristán holandés de Harlem. Hay
controversia sobre si sus libros están realizados con xilografía
o con tipo móvil, aunque recientemente se cree más posible la
primera hipótesis. Edita la primera biblia en imprenta.

1600  Aparición de los primeros periódicos (aparecen en Francia y

Alemania y tienen un tiraje semanal).
 Los primeros diarios aparecen en Inglaterra a comienzos de la
década de 1700.

Era electromecánica 1830 – 1940 (telecomunicaciones)

1830 – 1880  Surgen los medios de comunicación a distancia.
 1832: Samuel Morse inventa el código Morse y el telégrafo.
 1876: Alexander Graham Bell (considerado durante mucho
tiempo el inventor el teléfono). El inventor del teléfono
había sido Antonio Meucci en 1857.

1880 – 1900  Surgen los medios inalámbricos

 1880: Rudolph Hertz descubre las ondas electromagnéticas.
 1893: Nicola Tesla: primera transmisión radial.
 1895: Alexei Popov inventa un receptor de ondas hertzianas.
 1896: Guillermo Marconi inventa el telégrafo inalámbrico.
 1897: Marconi realiza la primera transmisión de radio.

1900 – 1940  La televisión

 1926: John Baird realiza la primera transmisión televisiva en
Inglaterra, usando un cable telefónico.
 1931: Vladimir Zworkyn: desarrolla el iconoscopio, que
permite la captura de imágenes en dispositivos electrónicos.
 1935: Philo Farnsworth desarrolla el televisor electrónico.

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La era electrónica: 1940 – 1990
1940 – 1960  Primeras computadoras electrónicas digitales (ENIAC/
EDVAC/ EDSAC/ UNIVAC)
 1943: Proyecto Colossus. Desarrollo de un computador
electrónico.
 1946: ENIAC. Primer computador digital y electrónico de la
historia.
 1950: Era del transistor. Reducción de tamaño.
 1960: Era del Circuito integrado. Miniaturización.

1960 – 1980  Las primeras redes

 1962: invención del módem.
 1965: primeras pruebas de interconexión entre
computadores.
 1968: ARPAnet (Militar).
 1975: NSFnet (Científica).
1980 – 1990  El surgimiento y masificación de internet
 1980: inicio de conexiones internacionales.
 1980: primeros proveedores comerciales: Prodigy y
Compuserv.
 1989: caída de la cortina de hierro.
 Interconexión de redes con países del bloque oriental.

Era de la 1990 – presente

información
1990 – la fecha  1990: Aparición de la WWW.
 1993: Inicio de la masificación de medios de comunicación en
Internet.
 1998: La guerra de los browsers.
 Internet II y la Web 2.0
 2001: se inicia la actualización de IPv4 a Ipv6, debido al
agotamiento de las direcciones de internet disponibles.
 2004: O'Reilly acuña el término Web 2.0, para describir los
nuevos servicios tecnológicos de internet.
 2005: masificación de los servicios de blogging, fotologs y
webcasting.

Era de la información: Es el nombre que se le ha dado al período que, aproximadamente,

sucede a la era espacial y antecede a la economía del conocimiento y va ligada a las
tecnologías de la información y la comunicación. La era de la información es un término
aplicado al período en el cual el movimiento de información se volvió más rápido que el
movimiento físico, y se empezó a utilizar a partir de 1990.

La Economía del conocimiento o Economía Basada en Conocimiento (EBC) se caracteriza

por utilizar el conocimiento como elemento fundamental para generar valor y riqueza por
medio de su transformación a información. En las últimas décadas, la inversión en capital

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intangible ha crecido considerablemente incluso en mayor medida que el capital tangible
(maquinaria, materias primas, etc.).

EVOLUCIÓN DE LA COMPUTACIÓN (DIGITAL)

1ra Generación 1951- 2da Generación 1959- 3ra Generación 1964- 4ta Generación 1980-
1958 1963 1979 presente
Equipo Bulbos, tarjetas Transistores, cintas y Circuitos integrados Microprocesadores, PC
(hardware) perforadas discos magnéticos y discos ópticos

Programas Lenguaje de máquina y Lenguaje de Sistemas operativos Lenguajes de 4ta

(software) lenguaje ensamblado programación de alto generación (dBase,
nivel (Cobol) Lotus 1-2-3,
Wordperfect, etc.).
Personas Expertos en Programadores y Programadores y Fáciles de usar
programación operadores usuarios

Quinta generación: Ambicioso proyecto lanzado por Japón a finales de la década de 1970,
cuya duración fue de 11 años, pero no obtuvo los resultados esperados.

Los continuos avances en tecnología de información tienen un fuerte impacto sobre la

forma en que las personas trabajan, pues facilita el trabajo en equipo y la comunicación a
distancia. Con frecuencia la información generada por un medio computarizado se trata
con menos escepticismo que la obtenida por otros medios.

La tecnología de información ha hecho que las personas trabajen más eficientemente.

Facilita el trabajo en equipo y la comunicación a distancia.

1.1.2. Los recursos en una organización:

Los recursos básicos en toda organización son:

 El capital (dinero)
 El personal o recurso humano.
 La maquinaria o equipo
 La información.

La información se cuenta ahora como uno de los recursos básicos de toda organización. La
información debe administrarse correctamente para lograr su máxima utilidad. La
producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de la información
implican un costo para toda la organización. Esos costos se refieren al equipo que se
adquiere, la gente que se contrata, los programas que se compran, etcétera.

Los costos para crear y mantener la información computarizada, son aparentemente

mayores; sin embargo, reditúan una utilidad mayor para la organización. Actualmente, la
economía de muchas empresas y países está basada en la información, más que en las
máquinas y productos no relacionados con ella. Por lo tanto, el desarrollo de los sistemas
de información juega actualmente un papel muy valioso dentro de las organizaciones. El
empleo estratégico de la información continuará creando en todas las empresas y
organizaciones nuevas oportunidades.

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La información es un recurso que las empresas deben administrar, no es gratis pues su
producción, distribución y almacenamiento generan un costo para la empresa que
redituará en mayores utilidades.

1.1.3. Teoría general de sistemas

Un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí para lograr un fin. La

finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Para alcanzar sus objetivos, los
sistemas interactúan con su ambiente. El ambiente de un sistema está formado por todos
los objetos que se encuentran fuera de las fronteras del sistema.

Los sistemas que interactúan con su ambiente se denominan sistemas abiertos. Todos los
sistemas actuales son abiertos. Los sistemas que no interactúan con su ambiente se
denominan sistemas cerrados, pero éstos sólo existen en teoría.

Existen sistemas naturales:

 Sistema solar.
 Sistema digestivo.
 Sistema ecológico.

Existen sistemas creados por el hombre:

 Sistema social.
 Sistema económico.
 Sistema político.
 Sistemas de información.

La teoría general de sistemas demuestra que tanto los sistemas naturales como los
creados por el hombre se comportan de la misma manera y cumplen con los mismos
principios, de lo contrario, no serían sistemas.

1.1.4. Principios de la teoría general de sistemas

 Todos los sistemas crecen.

 Cuanto más especializado sea un sistema, menor será su capacidad de adaptarse a los
cambios en su ambiente.
 Entre más grande sea un sistema, mayor cantidad de recursos consumirá.
 Todos los sistemas forman parte de sistemas mayores y, a su vez, son formados por
sistemas menores o subsistemas.

Con tu profesor y compañeros de clase comenta ejemplos de sistemas naturales y creados

por el hombre, y comprueben el cumplimiento de los principios de la teoría general de
sistemas.

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1.2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1.2.1. Conceptos básicos

Un dato es la unidad mínima de información que por sí solo no tiene significado.

La información es un conjunto de datos que al relacionarse adquieren significado.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el

objetivo de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Sistemas de información

Empresa
Ambiente

Figura 1.2.1. Sistemas de información y su entorno

En el caso de las organizaciones los sistemas de información han logrado importantes

mejoras:
 Automatizar los procesos operativos.
 Proporcionar información de apoyo al proceso de toma de decisiones.
 Facilitar el logro de ventajas competitivas.

Ejemplos de automatización de procesos operativos:

 Uso del código de barras en los productos para llevar el control de inventarios y de las
ventas en un supermercado.
 Generación automática de facturas en un videoclub.
 Cálculo de la nómina e impresión automática de recibos de pago a empleados.

Los sistemas de información proporcionan servicio a todos los elementos de una

organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con
eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

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 Clientes

Sistemas de
Almacén Proveedores
información

Empleados
Figura 1.2. Sistemas de ventas

Con base en lo anterior, se deduce que dentro de una organización no existe un único
sistema de información. De acuerdo con los principios de la teoría general de sistemas, un
sistema de información se encuentra dividido en varios subsistemas que tienen sus
propios elementos y se encuentran relacionados mutuamente. Cada subsistema es
considerado un sistema de información.

Dado que cada sistema de información da soporte a otros sistemas de la organización, los
analistas tienen primero que estudiar y entender el sistema organizacional como un todo.

Al terminar de estudiar el sistema organizacional se podrá definir cada uno de los sistemas
de información necesarios y la forma como deben interrelacionarse.

Se debe conocer primero el sistema organizacional para poder identificar cada uno de los
subsistemas que lo forman y su interrelación.

Figura 1.3. Sistemas de información organizacional.

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1.2.2. Elementos de un sistema de información

Los elementos que componen un sistema de información son de naturaleza diversa y

normalmente incluyen:
 Equipo computacional: Es todo el hardware necesario para que el sistema de
información pueda operar.
 Recurso humano: Son todas aquellas personas que utilizan el sistema.
 Datos o información: Son todas las entradas que necesita el sistema para generar la
información que se desea.
 Programas: Es todo el software que hará que los datos de entrada sean procesados y
generen los resultados esperados.

Figura 1.4. Elementos de un sistema de información

1.2.3. Actividades de un sistema de información

Un sistema de información realiza cuatro operaciones básicas:

 Entrada de información: Es el proceso mediante el cual se alimenta de los datos
necesarios al sistema de información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Una entrada manual es aquella que proporciona directamente el usuario
por medio del teclado o cualquier otro dispositivo de entrada. Una entrada
automática es proporcionada por otro sistema o módulo.
 Procesamiento de información: Es la capacidad del sistema para efectuar los cálculos
necesarios con los datos de entrada. Los cálculos son efectuados con base en una
secuencia de operaciones preestablecidas (programas). El procesamiento puede
llevarse a cabo con datos introducidos recientemente en el sistema o con datos que ya
se encontraban almacenados en archivos. El procesamiento de los datos permite
producir información para lograr el objetivo del sistema.

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  Almacenamiento de información: Mediante esta información el sistema guarda la
información generada. La información se guarda y clasifica en archivos. Estos archivos
son almacenados en algún dispositivo de almacenamiento, por ejemplo los discos
magnéticos, unidades de cinta o discos compactos.
 Salida de información: Consiste en el envío de información al exterior del sistema.
Esta información es el resultado del procesamiento o transformación de los datos. La
salida de información se realiza mediante un dispositivo de salida. La salida de
información de un sistema puede ser la entrada de información a otro sistema.

Entrada Proceso Salida

Almacenamiento
Figura 1.5. Diseño conceptual de un sistema de información.

1.3. LA EMPRESA ii Parcial

Una empresa es un organismo creado para producir bienes y/o servicios, algunas tienen
como finalidad producir utilidades y dividendos para los accionistas o propietarios de la
misma, otras no tienen fines lucrativos.

1.3.1. Niveles organizacionales

La mayoría de las empresas se representan con tres niveles:

 Operativo: Está compuesto por las personas que realizan las tareas propias de la
actividad de la empresa. Por ejemplo: en un Banco, el nivel operativo se compone por
los cajeros, en una escuela por los maestros, y en una fábrica por obreros. A los jefes
del nivel operativo se les llama supervisores o coordinadores.
 Medio: Es el enlace entre la operación y la alta gerencia. Los jefes son los gerentes.
 Estratégico o de alta gerencia: Controla el rumbo de la organización, es por eso que
con frecuencia se le llama nivel estratégico. En este nivel los jefes son los directores.

12
 Alto

Medio

Operativo

Figura 1.6. Niveles de una empresa.

1.3.2. Tipos de decisiones

En las organizaciones es necesario tomar decisiones sobre varios asuntos y para esto se
requiere información.

Por ejemplo, se toman decisiones en cuanto a lo siguiente:

 A que proveedor comprar la materia prima.
 Qué cantidad de crédito se le otorgará a un cliente.
 Qué tipo de productos venderá la compañía.

Pero estas decisiones no son iguales, unas son más frecuentes, de menor impacto para la
organización y tienen procedimientos bien establecidos. Por eso se clasifican de la forma
siguiente:

IMPACTO
TIPO DE DECISIÓN FRECUENCIA PROCEDIMIENTO
ORGANIZACIONAL
Estructurada Bajo Muy frecuentes Se sigue el
procedimiento
preestablecido.
Semi-estructurada Medio Ocasionalmente Se sigue un proceso
pero también se usa
la experiencia y la
intuición.
No estructurada Alto Poco frecuente Se basa en la
intuición y la
experiencia.

1.3.3. Proceso para la toma de decisiones

Un administrador debe seguir un procedimiento para tomar decisiones de cualquier tipo.

El procedimiento consiste básicamente en los siguientes pasos:

13
 Figura 1.7. Proceso para la toma de decisiones.

Hay sistemas de información que apoyan este proceso en sus diferentes etapas, pues no
es posible tomar decisiones sin tener suficiente información.

1.4. CATEGORÍAS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El analista desarrolla diferentes tipos o categorías de sistemas información para satisfacer

las necesidades de cada nivel de una empresa.

Las categorías más utilizadas son:

 Sistema transaccional.
 Sistema de información gerencial.
 Sistema de soporte a la toma de decisiones.
 Sistemas estratégicos.
 Sistemas expertos.

También existen otras clasificaciones más recientes donde destacan:

 Sistemas de automatización de oficina.
 Sistemas de información para ejecutivos.
 Sistemas de planeación de recursos empresariales (ERPs).

Los diferentes tipos de sistemas de información se ubican, de acuerdo con sus

características, en los diferentes niveles organizacionales de la empresa.

1.4.1. Sistemas transaccionales

También se les conoce como sistemas de procesamiento de transacciones. Una

transacción es el registro de un evento que afecta a la empresa. Por ejemplo, el pedido de
un cliente es una transacción que a su vez desencadena una serie de eventos que
terminan con la entrega de un producto al cliente.

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Las transacciones más comunes incluyen:
 Facturación.
 Compra de mercadería.
 Pago a empleados.
 Depósito de cheques.

Los tipos de transacciones varían de acuerdo con el giro de la organización. Por ejemplo:
Pago de cheques y recepción de depósitos son las transacciones en un Banco, las
inscripciones son las transacciones en una escuela, etc.

El procesamiento de transacciones es un conjunto de procedimientos que incluye las

actividades de:
 Cálculo.
 Clasificación.
 Ordenamiento.
 Almacenamiento y
 Recuperación de información.

Los procedimientos describen qué buscar en cada transacción, los pasos a seguir y lo que
debe hacerse en caso de que se presente una excepción. Como estos procedimientos
forman parte de la operación de cualquier empresa, los sistemas transaccionales son
desarrollados para el nivel operativo de la organización. La finalidad de este tipo de
sistemas es mejorar las actividades rutinarias de las que depende la organización. Las
empresas con mayor éxito llevan a cabo este trabajo en una forma ordenada y eficiente.

Las características de los sistemas para el procesamiento de transacciones son las

siguientes:
 Manipulan gran cantidad de datos de entrada (transacciones) salida de información.
 Son recolectores de información ya que a través de ellos se alimentan las bases de
datos de la empresa.
 Las transacciones son similares.
 Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien comprendidos
y se pueden describir con detalle.
 Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales.
 Permiten ahorros significativos de mano de obra, debido a que se automatizan los
procesos operativos de la organización.
 La justificación de estos sistemas se puede realizar enfrentando ingresos y costos.

Muchos sistemas transaccionales se pueden encontrar como paquetes de software en el

mercado. Algunos ejemplos de sistemas transaccionales son:
 Sistemas de nóminas.
 Sistemas de facturación y ventas.
 Cajeros automáticos.

Los sistemas transaccionales recolectan la información que se almacena en la

base de datos de la empresa.

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1.4.2. Sistemas de información administrativa

También se les llama sistemas gerenciales o sistemas de información gerencial. Este tipo
de sistemas ayuda a los administradores a tomar decisiones estructuradas y resolver
problemas del nivel medio de la empresa. Los sistemas gerenciales recurren a los datos
almacenados por los sistemas transaccionales como consecuencia de las transacciones
cotidianas de la empresa para presentar información a los administradores. Estos sistemas
organizan, filtran y totalizan los datos para entregar información en forma periódica,
generalmente en un reporte cuyo formato se encuentra ya definido para apoyar las
decisiones estructuradas.

Ejemplo: El gerente de ventas recibe periódicamente los siguientes reportes.

 Reporte de ventas por sucursal.
 Reporte de ventas por producto.
 Reporte de ventas por vendedor.

Con estos reportes el gerente podrá vigilar el nivel de ventas bajo diferentes parámetros:
 Sucursal.
 Producto.
 Vendedor.

Con la información obtenida podrá calcular sus ciclos de venta, la productividad de sus
vendedores y la efectividad de sus productos para decidir cuánto ofertar un producto o
motivar a sus vendedores con incentivos económicos.

Las características principales de los sistemas de información gerencial son las siguientes:
 Suelen introducirse después de la implantación de los sistemas transaccionales.
 Filtran, organizan y totalizan los datos almacenados por los sistemas transaccionales.
 La información que generan sirve de apoyo a la toma de decisiones estructuradas de
los niveles intermedios de la organización.
 Ofrecen una gran variedad de reportes.
 Difícilmente se encuentran separados de los sistemas transaccionales.
 Se requiere un sistema gerencial específico en cada área de la organización (Ventas,
Finanzas, Recursos Humanos, Producción, etc.) para cubrir las necesidades específicas
de información.

1.4.3. Sistemas para el soporte de decisiones

También llamados sistemas de apoyo a las decisiones. Como los sistemas gerenciales, los
sistemas de soporte de decisiones también recurren a la base de datos de la empresa para
obtener información.

Apoyan a los administradores de nivel medio y estratégico en el proceso de toma de

decisiones semi-estructuradas y no estructuradas en todas sus fases.

Las características principales de este tipo de sistemas son las siguientes:

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 La información que generan sirve de apoyo a la toma de decisiones de los niveles
intermedios y altos de la organización.
 Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información.
 Suelen ser sistemas de información interactivos y amigables, con altos estándares de
diseño y visuales.
 Se encuentran dirigidos al usuario final.
 Pueden ser desarrollados directamente por el usuario.

1.4.4. Sistemas estratégicos

Este tipo de sistemas usan la tecnología de información para dar ventaja competitiva a la
organización donde se aplican.

Las principales características son las siguientes:

 Suelen desarrollarse dentro de la organización.
 Típicamente su forma de desarrollo es basándose en incrementos, se inicia con un
proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones.
 Su función es lograr ventajas que los competidores no posean.
 Pueden apoyar a cualquiera de las siguientes acciones en las empresas, que dan
ventaja competitiva para crear barreras de entrada a nuevos competidores.
- La innovación de productos y procesos.
- La diferenciación de los productos o servicios.
- La reducción de costos.

1.4.5. Sistemas expertos

A los sistemas expertos también se les llama sistemas basados en el conocimiento. La

inteligencia artificial es el campo principal de los sistemas expertos.

Inteligencia artificial: se puede definir como la ciencia que estudia de manera sistemática
el comportamiento inteligente, con el fin de imitar o simular las habilidades humanas
mediante la creación y utilización de máquinas y computadoras.

Estas habilidades humanas incluyen:

 Razonamiento.
 Aprendizaje
 Capacidades mecánicas.
 Capacidades sensoriales.

En términos generarles se considera que la inteligencia artificial cubre las siguientes áreas:
 Simulación sensorial.
 Robótica.
 Lenguajes naturales.
 Sistemas expertos.

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Los sistemas expertos permiten cargar bases de conocimiento integradas por una serie de
reglas de sentido común. El conocimiento se basa u obtiene a través de la experiencia de
un especialista o experto.

Los elementos básicos de un sistema experto son:

 Una base de conocimiento.
 Una máquina de inferencia.
 Un lenguaje para inteligencia artificial.
 Una interfaz de usuario.

Con base en lo anterior se puede definir a un sistema experto como un sistema

computacional interactivo que permite la creación de bases de conocimiento, las cuales
una vez cargadas responden a preguntas, despejan dudas y toman cursos de acción
emulando /simulando el proceso de razonamiento de un experto para resolver problemas
de un área específica del conocimiento humano.

De esta definición se desprenden las dos habilidades fundamentales que poseen los
sistemas expertos:
 Habilidad para el aprendizaje: requiere de interacción de un experto en alguna rama
específica del saber y un ingeniero de conocimiento, que se encarga de traducir el
conocimiento del experto en reglas heurísticas para formar la base del conocimiento.
 Habilidad para simular el proceso de razonamiento humano: esta habilidad se
desprende de utilizar las reglas heurísticas introducidas o creadas por el sistema
experto, a través del proceso de aprendizaje durante la carga o generación de las
bases del conocimiento.

A diferencia de los sistemas de apoyo para la toma decisiones, que dejan al usuario la
responsabilidad de tomar la decisión final, los sistemas expertos seleccionan la mejor
solución al problema o al tipo específico de problemas planteados.

Algunos beneficios obtenidos con el uso de los sistemas expertos son los siguientes:
 Reducción en la dependencia de las personas que toman las decisiones.
 Facilita el entrenamiento de personal.
 Mejora en la calidad y eficiencia en el proceso de la toma de decisiones.
 Transferencia de la capacidad de decisiones.

1.4.6. Otros tipos de sistemas

Además de las categorías listadas anteriormente, existen otras más recientes:

Los sistemas de automatización de oficinas, son todos los paquetes que ofrecen agilizar el
trabajo típico de oficina, por ejemplo: procesadores de palabras, hojas electrónicas de
cálculo, correo electrónico, etcétera.

Los sistemas de trabajo del conocimiento, son sistemas elaborados por los usuarios
donde emplean conocimientos especializados de su área para agilizar algún proceso típico
de la organización. Por ejemplo, un especialista en impuestos puede desarrollar en una

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 hoja electrónica de cálculo un sistema basado en macros para hacer el análisis de los
impuestos de la empresa.

Los sistemas de información para ejecutivos, son muy similares a los sistemas gerenciales,
la diferencia está en el diseño gráfico e interactivo y la incorporación externa a la
compañía en los sistemas ejecutivos.

Actualmente pocos son los sistemas que respetan las características de una clasificación;
es decir, se han hecho sistemas combinando las características de dos o más categorías.
La máxima representación de sistemas integrados son los sistemas de planeación de
recursos empresariales (ERPs) son sistemas que integran las capacidades y atributos de
sistemas transaccionales, gerenciales y ejecutivos en un solo paquete de software.

1.5. ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

El desarrollo de sistemas es una tarea que se puede manejar como proyecto; es decir,
debe tener un inicio y un fin, una secuencia de pasos o etapas y debe ajustarse a un
presupuesto. Cada proyecto de desarrollo de sistemas es particular, pues nunca se
presentarán las mismas situaciones en dos proyectos, aunque éstos sean similares. Para el
desarrollador de proyectos de sistemas es de vital importancia conocer las diversas
metodologías que lo apoyarán a cumplir con las especificaciones del proyecto.

Las metodologías para el desarrollo de sistemas son:

 Método del desarrollo del análisis estructurado.
 Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas.
 Método del prototipo de sistemas.

La estrategia de desarrollo consistirá en seleccionar el método adecuado a la situación

específica de cada proyecto para cumplir el objetivo efectiva y eficientemente. Seleccionar
una metodología errónea para un proyecto podría ocasionar pérdida de tiempo y dinero
durante el desarrollo. De ahí la importancia de definir una buena estrategia. Cada una de
las metodologías o métodos presentan ventajas y desventajas ante cada proyecto. Una
estrategia podría ser la combinación de métodos ya que estos no son excluyentes.

1.5.1. Método de desarrollo por análisis estructurado

El análisis consiste en investigar la funcionalidad de un sistema. Durante este proceso se

deben responder las siguientes preguntas:
 ¿Qué hace el sistema?
 ¿Quiénes realizan las actividades?
 ¿Con qué departamentos o sistemas está relacionado?
 ¿Quién provee los datos o información fuente?
 ¿Quién utiliza la información resultante?
 ¿Para qué se utiliza la información resultante?

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Realizar esta investigación intuitivamente podría resultar en inconveniencias,
redundancias y contradicciones que entorpezcan el proceso de desarrollo. El método de
desarrollo de análisis estructurado establece un orden para evitar tales inconvenientes, de
este modo se podrá presentar el estudio del sistema con todos sus detalles funcionales. El
método de desarrollo del análisis estructurado es especialmente útil para facilitar la
comprensión de sistemas grandes y complejos.

Para lograrlo:
 Se divide al sistema en componentes.
 Se construye un modelo del sistema.
Este método permite que los usuarios observen los elementos lógicos separados de los
elementos físicos. Los elementos lógicos se refieren a las funciones del sistema. Los
elementos físicos son las computadoras, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.
Como este método solo enfatiza la funcionalidad del sistema, se recomienda usarse en
combinación con otras metodologías.

El análisis estructurado es útil para comprender sistemas grandes y complejos,

pero debe combinarse con otra herramienta para completar el proceso de
desarrollo de sistemas.

1.5.2. Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas

El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que
realizan los analistas, diseñadores y usuarios para desarrollar e implantar sistemas de
información. Este método concibe el desarrollo de sistemas como un ciclo específico de
actividades. Los analistas no están de acuerdo respecto al número exacto de etapas que
conforman este método; sin embargo, reconocen la importancia de su enfoque
sistemático. Aunque cada etapa se encuentra definida, nunca se lleva a cabo como un
elemento independiente. Es recomendable el ciclo de vida para proyectos de gran escala
cuando involucra a varios departamentos, cuando se tienen los procedimientos bien
establecidos o cuando se tiene que trabajar con un equipo de personas.

De manera general, se puede decir que este método cuenta con las siguientes etapas:

20
Investigación preliminar. En esta etapa el analista se involucra en la identificación de los
problemas, de las oportunidades y de los objetivos. Esta etapa requiere que el analista
observe detenidamente lo que ocurre en la empresa para detectar los posibles problemas
u oportunidades. En muchas ocasiones la empresa ya tiene detectadas sus áreas débiles y
se llama al analista ya con ciertos objetivos previstos. Esta etapa es crítica, ya que nadie
desea perder el tiempo resolviendo el problema equivocado.

Determinación de requerimientos. Después de realizar la investigación inicial, el analista

tiene que plantear los requerimientos del usuario para el nuevo sistema; es decir, las
necesidades y características que deberá cubrir el nuevo sistema. Para identificar los
requerimientos de información se utilizan varias técnicas o herramientas como son los
documentos, las entrevistas, los cuestionarios, etcétera.

Diseño del sistema. El diseño de un sistema de información produce los detalles que
establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos de información.

Desarrollo de software. Consiste en escribir los programas necesarios para el sistema. Los
programadores con responsables de la documentación de los programas, que también se
realiza durante esta etapa, así como de explicar el funcionamiento de los mismos y por
qué ciertos procedimientos se codifican de determinada forma. La documentación es
importante ya que por medio de ella será posible modificar o llevar a cabo el
mantenimiento del programa.

Pruebas del sistema. Cada uno de los programas desarrollados es probado de tal manera
que funcione correctamente. Durante esta fase el sistema es empleado en forma
experimental para asegurarse que el software no tiene fallas, se alimentan al sistema
datos de entrada para su procesamiento y se examinan los resultados obtenidos. Es
recomendable que las pruebas sean conducidas por personas ajenas a las que
desarrollaron el software, con esto se busca que las pruebas sean completas e imparciales
y que el software sea confiable.

Implantación y evaluación. La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo

equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de
datos necesarios. Dependiendo del tamaño de la organización y del riesgo asociado al uso
del nuevo sistema se puede comenzar la operación del sistema sólo en un área de la
empresa. Es recomendable que trabajen paralelamente el anterior sistema y el nuevo para
comprobar los resultados obtenidos. La evaluación del sistema se lleva a cabo para
identificar sus puntos débiles y fuertes. Aunque en algunas ocasiones este proceso de
evaluación no recibe la importancia que merece, si se realiza de forma adecuada
proporciona mucha información que puede ayudar a mejorar la efectividad de los
esfuerzos de desarrollo de aplicaciones subsecuentes.

21
1.5.3. Método del prototipo de sistemas

Un prototipo es un modelo, una representación a escala de cualquier cosa. El desarrollo

por prototipo es un proceso que facilita al programador la creación de un modelo de
software a construir.

Formas del prototipo:

 Modelo basado en computadora que describa la interacción hombre-máquina.
 Prototipo que implemente algunos módulos o secciones del sistema deseado.

El prototipo sirve como un mecanismo para identificar los requisitos del software cuando
no existe otra forma posible. Para su construcción pueden utilizarse fragmentos de
programas existentes o herramientas que faciliten la rápida generación de programas.
Requiere la participación del usuario durante su construcción, pues es él quien define las
características esperadas en el sistema.

Los pasos a seguir para el desarrollo de prototipos se podrían definir de la siguiente

manera:

El prototipo final no es un sistema de información completo, es tan solo su primera

versión. Como lo afirmó F. Brooks: “La primera versión del sistema puede ser apenas
utilizable, puede ser demasiado lento, demasiado grande, difícil de usar o las tres cosas.
Por lo tanto, el prototipo deberá desecharse.”

Desarrollar sistemas utilizando la metodología de prototipos puede ocasionar ciertos

problemas:
 El cliente ve funcionando lo que parece ser una primera versión del software y
deseará su implantación de inmediato.
 El que desarrolla puede utilizar técnicas inapropiadas con el fin de terminar el
prototipo y estas eventualmente pueden quedar como parte del sistema de
información.

Es necesario definir las reglas del juego, el cliente y el técnico deben estar de acuerdo en
el propósito y el alcance del prototipo.
El desarrollo por prototipos se aplica generalmente para sistemas de información ubicados
en los niveles medio y ato de la organización.

22
1.6. HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

Una herramienta es cualquier dispositivo que permite mejorar el desempeño de alguna

tarea. Existen herramientas diseñadas especialmente para el desarrollo de sistemas, este
tipo de herramientas se dividen en tres categorías:
 Herramientas para el análisis.
 Herramientas para el diseño.
 Herramientas para el desarrollo.

1.6.1. Herramientas para el análisis

Estas herramientas ayudan a documentar un sistema existente y a determinar los

requerimientos de la nueva aplicación.

Estas herramientas incluyen:

 Herramientas para la recolección de datos: capturan detalles que describen sistemas
y procedimientos en uso, documentan procesos y actividades de decisión.
 Herramientas para diagramación: crean representaciones gráficas o modelos de
sistemas, apoyan el dibujo y revisión de diagramas e iconos.
 Herramientas para el diccionario: registran y mantienen descripciones de los
elementos del sistema tales como grupos de datos, procesos y almacenamiento de
datos. Con frecuencia proporcionan la capacidad de examinar las descripciones del
sistema para deducir si son incompletas o inconsistentes, muchas incluyen la facilidad
de reportar dónde se utilizan los elementos del sistema.

1.6.2. Herramientas para el diseño

Estas herramientas apoyan el proceso de formular las características que el sistema debe
tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades de análisis.

Las herramientas disponibles son:

 Herramientas de especificación: éstas apoyan el proceso de formular características
que debe tener una aplicación, tales como entradas, salidas, procesamiento y
especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para crear especificaciones
de datos.
 Herramientas para presentación: se utilizan para describir la posición de datos,
mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales, reportes y otros medios
de entrada y salida.

23
 1.6.3. Herramientas para el desarrollo

Estas herramientas ayudan a trasladar los diseños en aplicaciones funcionales. Las

herramientas disponibles son:
 Herramientas para ingeniería de software: apoyan el proceso de formular diseños de
software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación
correspondiente.
 Generadores de código: producen el código fuente y las aplicaciones a partir de
especificaciones funcionales bien articuladas.
 Herramientas para pruebas: apoyan la fase de evaluación de un sistema o sus partes
contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación
del sistema así como el grado de perfección alcanzado en comparación con las
expectativas.

Las herramientas con mayor utilidad ya están siendo automatizadas tanto para mejorar la
eficiencia del analista como para permitir obtener resultados más completos y exactos. La
reciente aparición de herramientas computarizadas está dando un nuevo significado al
diseño y desarrollo de sistemas. Todas estas herramientas están cambiando de forma
dramática la manera en que se obtiene un sistema de información funcional aún así el
capo del análisis de sistemas tiene mucho camino por recorrer a través del tiempo.

1.7. PARTICIPANTES EN EL DESARROLLO DE SISTEMAS

1.7.1. Analista de sistemas

Su denominación varía de acuerdo con:

 La función dentro del proceso de desarrollo de sistemas.
 El papel que desempeñe dentro de la organización.

 De acuerdo con su función en el proceso de desarrollo de sistemas, al analista se le

puede denominar de la siguiente manera:
 Analista de sistemas: en este caso la única responsabilidad del analista es
conducir estudios de sistemas para detectar hechos relevantes relacionados con la
actividad de la empresa.
 Diseñador de sistemas: es cuando el analista también tiene la responsabilidad de
diseñar el nuevo sistema.
 Programador de sistemas: se le conoce así cuando el analista mismo desarrolla el
software necesario para implementar el nuevo diseño.

La función del analista dentro del proceso de desarrollo de sistemas dependerá,

generalmente, del tamaño de la organización para la cual trabaje. Si el analista trabaja
en una empresa pequeña casi siempre desarrollará las tres actividades; es decir, será
analista, diseñador y programador del sistema.

24
 Los analistas de sistemas que saben programar son más útiles en las organizaciones ya
que sus conocimientos de programación le permiten formular especificaciones
mejores y más completas para las nuevas aplicaciones.

Muchos analistas comienzan como programadores y cuando han adquirido suficiente

experiencia se convierten en analistas de sistemas.

Analista de acuerdo a la función en el proceso de desarrollo de sistemas

 De acuerdo con el papel que desempeña en la organización, dentro de la

organización el analista se le puede considerar como:
 Consultor: El consultor es externo a la empresa y sólo participa en proyectos
específicos dentro de ella. Como consultor, el analista es contratado para guiar a
la empresa sobre ciertos tópicos de informática. Una ventaja es que siendo
consultor generalmente trae consigo ideas frescas que no poseen los miembros de
la organización. Una desventaja del consultor es que apenas tiene acceso a la
cultura organizacional.

 Especialista de apoyo: Como especialista de apoyo el analista se encuentra, en la

mayoría de los casos, en línea de soporte. En este caso el analista trabaja
regularmente en el departamento de sistemas de la empresa. Siendo especialista
de apoyo el analista debe tener amplia experiencia y conocimiento con respecto al
hardware y software. El especialista de apoyo no dirige un proyecto ya que sólo es
un recurso humano para las personas que si se encargan de dirigir.

 Agente de cambio: Este rol confiere al analista una gran responsabilidad. Un

agente de cambio es aquella persona que sirve como catalizador para el cambio,
que desarrolla un plan para lograr el cambio y colabora para agilizarlo. Como
agente de cambio facilita la transición al nuevo sistema utilizando su experiencia
en el trato humano y en la computación. Se encarga de transmitir a los usuarios el

25
 proceso de cambio, ya que está mejor convencido de que tales cambios no
ocurren de manera independiente sino mejor dicho éstos ocasionan cambios a lo
largo de las organizaciones.

Falta: Elaborar gráfico de relación del analista con relación a la empresa.

 Cualidades del analista:

Independientemente del papel que tenga el analista de sistemas y de la actividad que
realice dentro del análisis debe contar con las siguientes cualidades:
 Buen interlocutor
 Administrador
 Auto motivado
 Hábil
 Solucionador de problemas
 Disfruta encontrando soluciones
 Ve el análisis como un reto.
 Sistemático
 Cordial
 Sabe transmitir ideas
 Auto disciplinado

Elaborar gráfico de cualidades

1.7.2. Usuarios

En cada uno de los procesos mencionados anteriormente participan personas. Los

gerentes y empleados tienen buenas ideas con respecto a qué es lo que si funciona y qué
es lo que no, qué causa problemas y qué no, donde son necesarios los cambios y donde
no, y especialmente en que partes será aceptado el cambio y en cuales partes no.

Aun con toda la tecnología, las personas son las piezas más importantes para que una
organización trabaje. Comunicarse y tratar con las personas es uno de los aspectos más
importantes del trabajo del analista de sistemas.

Actualmente los usuarios participan más en el desarrollo de sistemas por varias razones:
 Los usuarios han acumulado experiencia al trabajar con aplicaciones que fueron
desarrolladas para ellos anteriormente.
 Tienen una mejor idea de lo que significa la ayuda que pueden brindarles los sistemas
de información y la forma de cómo obtenerla.
 Saben cuáles son las fallas de los sistemas actuales y cómo evitarlas.
 Muchos de los usuarios ya han recibido capacitación en el uso de las computadoras y
algún tipo de software.
 Cuando el analista desarrolla aplicaciones, necesita la participación continua de los
usuarios para comprender las funciones de la empresa que se encuentra bajo su
estudio.

26
 En algunos casos los usuarios desarrollan sus propias aplicaciones sin la necesidad de
contar con un analista de sistemas.

Los analistas emplean el término usuario final para referirse a las personas que no son
especialistas en sistemas de información pero que utilizan las computadoras para realizar
su trabajo. Los usuarios finales pueden agruparse en cuatro categorías:
 Usuarios primarios o directos: son los que
interactúan con el sistema, alimentan al
sistema y reciben las salidas de información.
Ejemplo: cajeros en un Banco.
 Usuarios secundarios o indirectos: Son
aquellos que se benefician de los resultados o
reportes generados por los sistemas pero no
interactúan de manera directa con el hardware
o software. Ejemplo: Gerentes de
departamento.
 Usuarios administradores: Tienen la
responsabilidad administrativa en los sistemas
de información. Supervisan la inversión en el
desarrollo y uso del sistema. Tienen la
responsabilidad ante la organización de
controlar las actividades del sistema.

 Usuarios directivos: Incorporan los usos

estratégicos y competitivos de los sistemas de
información en los planes y estrategias de la
organización. Evalúan los riesgos a los que se
expone la organización por fallas originadas en
los sistemas de información.

Los cuatro tipos de usuarios son importantes. Cada uno de ellos posee información
esencial sobre las funciones de la organización y hacia dónde se dirige esta.

27
PREGUNTAS DE AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Es el proceso mediante el cual se alimenta de datos al sistema?
Entrada de información

2. Actividades que implican un costo asociado a la administración de la

información:
La producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de la
información implican un costo para toda la organización.

3. Es el tipo de sistema que solo existe en teoría.

Los sistemas que no interactúan con su ambiente se denominan sistemas
cerrados, pero éstos sólo existen en teoría.

4. La finalidad de este tipo de sistema es mejorar las actividades rutinarias de la

organización:
Los sistemas transaccionales son desarrollados para el nivel operativo de la
organización. La finalidad de este tipo de sistemas es mejorar las actividades
rutinarias de las que depende la organización

5. Es el tipo de sistema que permite tomar decisiones.

Sistemas de información administrativa, también se les llama sistemas
gerenciales o sistemas de información gerencial. Este tipo de sistemas ayuda
a los administradores a tomar decisiones estructuradas y resolver problemas
del nivel medio de la empresa

6. Sistema que apoya la toma de decisiones no estructuradas.

Sistemas para el soporte de decisiones, también llamados sistemas de apoyo
a las decisiones. Como los sistemas gerenciales, los sistemas de soporte de
decisiones también recurren a la base de datos de la empresa para obtener
información. Apoyan a los administradores de nivel medio y estratégico en el
proceso de toma de decisiones semi-estructuradas y no estructuradas en
todas sus fases

7. Es el tipo de sistemas que permiten una ventaja competitiva.

Sistemas estratégicos, este tipo de sistemas usan la tecnología de
información para dar ventaja competitiva a la organización donde se aplican.

8. Son los sistemas que se basan en el conocimiento.

Sistemas expertos, a los sistemas expertos también se les llama sistemas
basados en el conocimiento. La inteligencia artificial es el campo principal de
los sistemas expertos

9. Es el proceso de clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas y

emplear la información para recomendar mejoras al sistema:
Análisis de sistemas. Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos,
diagnostico de problemas y empleo de la información para recomendar
mejoras al sistema

28
 10. Es el método para desarrollar sistemas que se divide en un determinado
número de actividades.
El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de
actividades que realizan los analistas, diseñadores y usuarios para desarrollar
e implantar sistemas de información. Este método concibe el desarrollo de
sistemas como un ciclo específico de actividades.

PRÁCTICA
 Formen equipos de trabajo de dos o tres personas, y conteste las siguientes
preguntas:
 ¿Cómo se aplican los principios de la teoría general de sistemas en un sistema
de información?
La teoría general de sistemas demuestra que tanto los sistemas naturales como
los creados por el hombre se comportan de la misma manera y cumplen con
los mismos principios, de lo contrario, no serían sistemas.

 ¿Qué impacto tienen los sistemas de información sobre las actividades

cotidianas de los empleados en una empresa?
Los sistemas de información proporcionan servicio a todos los elementos de
una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos
trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

 ¿A que se llama trabajo inteligente?

Muchas grandes empresas tienen expertos en rendimiento o en gestión del
tiempo. Son personas que observan de cerca a los empleados y analizan su
trabajo para determinar de qué manera lo podrían realizar con menos esfuerzo
y mayor ahorro de tiempo y dinero. Uno puede hacer un análisis similar de su
propio trabajo. Planificando, llevando gráficas y evaluando los resultados se
puede aumentar claramente la productividad y mejorar de modo apreciable los
hábitos de trabajo. Es lo que yo llamo trabajo inteligente
 ¿Cuál es el objetivo de realizar un estudio de sistemas y quien debe participan
en él?
Cuando el analista desarrolla aplicaciones, necesita la participación continua de
los usuarios para comprender las funciones de la empresa que se encuentra
bajo su estudio.
 ¿Qué estrategia de desarrollo de sistemas es la más adecuada para cada
categoría de sistemas?
La estrategia de desarrollo consistirá en seleccionar el método adecuado a la
situación específica de cada proyecto para cumplir el objetivo efectiva y
eficientemente. Seleccionar una metodología errónea para un proyecto podría
ocasionar pérdida de tiempo y dinero durante el desarrollo. De ahí la
importancia de definir una buena estrategia. Cada una de las metodologías o
métodos presentan ventajas y desventajas ante cada proyecto. Una estrategia
podría ser la combinación de métodos ya que estos no son excluyentes.

 ¿Es necesario que un analista de sistemas aprenda a programar?

Los analistas de sistemas que saben programar son más útiles en las
organizaciones ya que sus conocimientos de programación le permiten

29
 formular especificaciones mejores y más completas para las nuevas
aplicaciones.
 Presentar las conclusiones a las que llegaron.

 Elaboren el diseño conceptual de un sistema de inventarios indicando

detalladamente las entradas, almacenamiento, procesamiento y salida.
 Investiguen en una empresa a la que tenga acceso, los tipos de sistemas de
información que utilizan.
 Investiguen los siguientes conceptos:
 Computadora: tamaño y usos.
 Hardware: microprocesador, memorias, dispositivos periféricos.
 Software: sistemas operativos, software de aplicación, lenguajes de
programación.

30
II. INICIO DE UN
PROYECTO
OBJETIVOS
Al finalizar la unidad, el participante será capaz de:
 Definir el concepto de proyecto.
 Elaborar estudios de factibilidad.
 Conocer las bases para la administración de un proyecto.
 Aplicar las etapas para la planeación de proyectos.
 Utilizar las herramientas para la planeación de proyectos.

31
2.1. OBJETIVOS DE UN PROYECTO

Un proyecto de desarrollo de sistemas es una serie de actividades con un inicio y un fin

determinados para obtener una aplicación de sistemas de información. Las aplicaciones de
los sistemas de información tienen su origen en todas las áreas de la empresa (Recursos
Humanos, Contabilidad y Finanzas, Ventas, Producción, etc.) y están relacionadas con
todos los problemas de la organización.

Las solicitudes de sistemas de información están motivadas por uno de los siguientes
objetivos generales:

 Resolver un problema.
 Aprovechar una oportunidad.
 Dar respuesta a directivos para cumplir un objetivo.

Insertar imagen sobre las áreas de la empresa donde tienen origen los sistemas.

2.1.1. Resolver un problema

Los problemas que enfrentan las empresas que se relacionan básicamente con su
operación son los que los sistemas de información pueden solucionar. Algunos ejemplos
de problemas que enfrentan las empresas pueden ser errores que cometen al elaborar
facturas de venta o los recibos de nómina.

2.1.2. Aprovechar una oportunidad

Las oportunidades son los eventos que pueden mejorar la situación de la empresa
considerablemente. Los sistemas de información pueden apoyar, por ejemplo,
para registrar y conocer los gustos y preferencias de los clientes y así, la empresa
podrá ofrecerles los productos que desean al precio justo.

Características de las oportunidades

2.1.3. Dar respuesta a directivos

Los sistemas de información pueden apoyar el cumplimiento de algún objetivo de la
empresa, por ejemplo: la productividad.

2.2. RAZONES PARA EMPRENDER UN PROYECTO

Para alcanzar estos objetivos, las empresas emprenden proyectos por una o más
razones de las siguientes:
 Capacidad
 Control
 Comunicación
 Costo
 Competitividad

32
2.2.1. Capacidad
Las actividades de la organización están influenciadas por la capacidad de ésta de
procesar transacciones con rapidez y eficiencia.

Los sistemas de información mejoran esta capacidad en tres formas:

 Aumentan la velocidad de procesamiento.
 Permiten el manejo de un volumen de transacciones cada vez mayor.
 Recuperan con rapidez la información.

2.2.2. Control
La administración de una empresa requiere controlar las operaciones para
aumentar la efectividad. Cuando un proyecto de desarrollo de sistemas se
relaciona con el control es para:
 Mejorar la exactitud y la consistencia de la información.
 Aumentar la seguridad de los datos más importantes.

2.2.3. Comunicación
La falta de comunicación es una fuente común de dificultades que afectan tato a
clientes como a empleados. Un sistema de información bien desarrollado:
 Amplia la comunicación.
 Facilita la integración de funciones individuales.

2.2.4. Costo
Muchas organizaciones han quedado fuera de la actividad comercial y otras tantas
imposibilitadas para alcanzar el éxito por el poco control sobre los costos o por el
total desconocimiento de éstos.

Los sistemas de información juegan un papel importante en:

 La vigilancia de los costos.
 La reducción de costos de operación.

2.2.5. Competitividad
Los sistemas de información computacionales son un arma estratégica que puede
cambiar la forma en que la compañía compite en el mercado. Una organización
puede ganar ventaja competitiva a través de sus sistemas de información en cuatro
formas diferentes, donde cada una considera las distintas entidades con las que
trata la compañía como parte de sus actividades comerciales.
 Asegurar clientes.
 Formar bases para nuevos productos.
 Dejar fuera a los competidores.
 Mejorar acuerdos con proveedores.

33
2.3. FUENTES DE SOLICITUDES DE PROYECTOS
Existen cuatro fuentes de solicitudes de proyectos:
 Gerentes de departamento.
 Altos ejecutivos.
 Analistas de sistemas.
 Grupos externos.

2.3.1. Gerentes de departamento

Es frecuente que las personas relacionadas con las actividades cotidianas de la
empresa busquen ayuda para el desarrollo de un sistema de información específico
para su área.

2.3.2. Altos ejecutivos

Los altos ejecutivos tales como presidentes, directores de consejos y
vicepresidentes, deben tener información sobre toda la organización que no está a
disponibilidad de los gerentes. Esta información, aunada a las grandes
responsabilidades que estos ejecutivos tienen, influye sobre las solicitudes de
proyectos que se formulan.

2.3.3. Analistas de sistemas

En ocasiones, los analistas de sistemas encuentran áreas donde deben
desarrollarse proyectos y presentan una solicitud.

2.3.4. Grupos externos

Los acontecimientos externos a la organización también conducen a solicitudes de
proyectos. Por ejemplo, cualquier cambio en las leyes fiscales afecta las
operaciones de la empresa, ésta debe desarrollar sistemas de información para
soportar dichos requerimientos.

La propuesta de un proyecto puede ser presentada por cualquiera de las personas

antes mencionadas.

La información que debe contener una solicitud de proyecto es:

 Descripción general del problema
 Objetivo general
 Descripción general de la oportunidad
 Descripción detallada del problema
 Objetivos específicos
 Descripción detallada de la oportunidad
 Relevancia del proyecto solicitado para la empresa
 Alternativas de solución propuestas por los usuarios.
 Razones para emprender el proyecto.
 Personas involucradas.

34
2.4. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
El estudio de factibilidad de un proyecto consiste en averiguar si es posible que el
sistema de información sea desarrollado e implantado exitosamente en la
empresa. La evaluación de la factibilidad de un proyecto es la información que
requieren los altos ejecutivos para decidir realizar el proyecto, posponerlo o
cancelarlo.

La factibilidad debe ser revisada desde tres perspectivas:

 Factibilidad operativa
 Factibilidad técnica
 Factibilidad económica o financiera.

2.4.1. Factibilidad operativa

Se refiere la posibilidad de éxito que tendría el sistema al momento de ser
implementado y operado por el personal de la empresa. Para estudiar la
factibilidad operativa de un proyecto, el analista debe investigar lo siguiente:
 ¿Los usuarios están de acuerdo con el nuevo sistema?
 ¿Trabajarán con el nuevo sistema cuando se haya terminado e instalado?
 ¿Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del proyecto?
 ¿El sistema incrementará la productividad de los empleados?
 ¿Mejorará la integración con otras áreas?

La gente se resiste a los cambios en su forma de trabajo cuando ésta no presenta

inconvenientes y se siente cómoda.
Pero si no es así, entonces los usuarios aceptarán con gusto cualquier cambio que
permita tener un sistema más útil y fácil de usar.
Por otro lado, si los usuarios se involucran con el proyecto desde el principio serán
parte del cambio y las posibilidades de éxito, desde la perspectiva operativa,
aumentan.
Además, el proyecto debe aumentar la productividad de los empleados para que
sea atractivo para la empresa.
Nunca un proyecto de sistema debe obstruir o disminuir la integración de
funciones de una empresa ni en el corto ni en el largo plazo.

2.4.2. Factibilidad técnica

Entre los aspectos técnicos que se deben investigar durante el estudio de
factibilidad, se incluyen los siguientes:
 ¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para cubrir las demandas
del nuevo sistema?
 Si se desarrolla el sistema ¿Puede crecer con facilidad?
 ¿Existen garantías de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad
de los datos?
35
 ¿El proveedor del equipo también dará el soporte técnico y de capacitación
necesario: antes, durante y después del desarrollo del proyecto?
 Cualquier aspecto técnico no considerado puede ocasionar pérdidas
importantes a la empresa.

2.4.3. Factibilidad financiera o económica

Un sistema que puede desarrollarse desde el punto de vista técnico y que además
se utilice, si se llega a instalar, debe ser una buena inversión para la organización.
Los beneficios financieros deben igualar o superar a los costos.

Las cuestiones económicas y financieras formuladas por los analistas durante la

investigación preliminar, tienen el propósito de estimar lo siguiente:
 El costo de llevar a cabo la investigación completa del sistema.
 El costo del hardware y software para la aplicación que se está considerando.
 Beneficios en forma de reducción de costos o de menos errores costosos.
 El costo si nada sucede, es decir, si el proyecto no se lleva a cabo.

2.4.4. Proyectos no factibles

Para ser considerada como factible, la propuesta debe pasar todas las pruebas. La
propuesta que no pasa las pruebas de factibilidad puede desecharse o redefinirse
para presentarse nuevamente en el futuro.

Algunas veces la solución a los problemas de la empresa no es precisamente el

desarrollo de un nuevo sistema de información.

Con tu profesor y compañeros de clase comenta ejemplos de proyectos factibles

desde las tres perspectivas (operativa, técnica y económica) y de proyectos no
factibles.

2.4.5. Selección de un proyecto

No todas las solicitudes de proyecto pueden elegirse para estudiar su factibilidad.
Las solicitudes de proyectos deben examinarse desde una perspectiva de sistemas,
de tal forma que se considere el impacto del proyecto propuesto sobre la
organización.

Existen cinco criterios básicos para seleccionar el proyecto o proyectos a

desarrollar:
 Contar con el respaldo de la directiva: nada puede lograrse sin el respaldo de la
gente que eventualmente recibirá la cuenta.
 Programar el tiempo que se requiere para el proyecto: tanto el de los analistas
como el de los programadores y usuarios que participarán.
 Mejorar el logro de metas de la organización: dentro de los objetivos del
proyecto debe estar completada la organización y no desviarla de sus fines
primarios.
36
  Debe ser viable en función de los recursos y capacidades: tanto del analista
como de la organización, tal vez haya proyectos para los cuales no existan
recursos ni la capacidad para llevarlos a la práctica.
 Debe dar ventajas sobre cualquier otra opción de inversión: cuando un negocio
autoriza un proyecto está comprometiendo los recursos que excluirá de otros
proyectos.

Basándose en estos criterios se puede reducir considerablemente el número de

proyectos a los que se dedicará tiempo.

2.5. PLANEACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES

Un proyecto de sistemas involucra actividades de naturaleza muy diferentes.
Siempre hay un responsable del proyecto que debe administrar todas las
actividades con cuidado si desea que el sistema de desarrolle e implemente
exitosamente.

Al responsable de un proyecto se le llama Administrador de Proyecto y esta

función puede realizarse por un analista de sistemas.

La administración de un proyecto implica llevar a cabo las tareas de planeación y

control:

La planeación incluye:
 La selección de las personas apropiadas para formar el equipo de desarrollo del
proyecto de sistemas.
 La estimación del tiempo y del costo que cada tarea requiere para su ejecución.
 La programación del proyecto para que se concluya oportunamente
ajustándose al presupuesto asignado.

El control incluye:
 La retroalimentación para darse seguimiento al proyecto.
 Comparar el plan del proyecto con lo realizado hasta el momento.
 Tomar las acciones adecuadas para acelerar o reprogramar las actividades.
 Motivar a los miembros del equipo para que se cumplan sus tareas en forma
adecuada.

2.5.1. Planeación de un proyecto

Primer paso:
La primera decisión del administrador del proyecto es determinar el grado de
detalle que usará al definir las actividades de su plan de trabajo. El primer nivel de
detalle se basa en las fases del ciclo de vida de desarrollo de sistemas. Por ejemplo:

37
ETAPA ACTIVIDADES GENERALES
1. Recopilación de datos.

ANÁLISIS
2. Análisis de la información.
3. Elaboración del modelo del sistema.
4. Preparación de la propuesta.

5. Diseño de salida de información

6. Diseño de la entrada de datos
DISEÑO

7. Organización de datos

8. Codificación
9. Pruebas del sistema
DESARROLLO

10. Implantación
IMPLANTACIÓN

11. Evaluación

El siguiente nivel será detallar cada uno de los pasos que se especificaron en el
primer nivel.

ETAPA ACTIVIDADES GENERALES ACTIVIDADES DETALLADAS

1. Recopilación de datos. A. Elaboración de entrevistas
B. Preparación de cuestionarios
C. Aplicación de encuestas
2. Análisis de la información. D. Análisis del flujo de datos
ANÁLISIS

E. Análisis de las decisiones

3. Elaboración del modelo del sistema. F. Elaborar el diagrama de flujo de datos
G. Elaborar el diccionario de datos
H. Elaborar las mini especificaciones
4. Preparación de la propuesta. I. Preparación de la propuesta
J. Presentación de la propuesta
5. Diseño de salida de información K.
6. Diseño de la entrada de datos L.
DISEÑO

7. Organización de datos M.
N.
O.
P.
8. Codificación Q.
DESARROLLO

9. Pruebas del sistema R.

S.
T.
U.
V.
10. Implantación W.
IMPLANTACI

11. Evaluación X.
Y.
ÓN

Z.
AA.
BB.

38
El administrador de proyecto tiene la opción de detallar aun más las actividades. El
grado de detalle dependerá del proyecto, sin embargo, todos los pasos decisivos o
importantes deben aparecer en el plan de trabajo.

Segundo paso:
Cuando se tienen las actividades detalladas y la estimación de los tiempos y costos
se procederá a la programación de las actividades. Con la ayuda de herramientas
especializadas, el administrador del proyecto realizará la programación de las
actividades.

La programación de actividades consiste en listas las actividades, su duración

estimada y la actividad que se debe haber terminado para iniciarla (requisito). Por
ejemplo:

TIEMPO
ETAPA ACTIVIDADES GENERALES ACTIVIDADES DETALLADAS REQUISITO
ESTIMADO
1. Recopilación de datos. A. Elaboración de entrevistas 3 -
B. Preparación de cuestionarios 1 -
C. Aplicación de encuestas 4 B
2. Análisis de la información. D. Análisis del flujo de datos 2 A, C
E. Análisis de las decisiones 2 D
ANÁLISIS

3. Elaboración del modelo del F. Elaborar el diagrama de flujo de 4

sistema. datos
G. Elaborar el diccionario de datos 4
H. Elaborar las mini especificaciones 3
4. Preparación de la I. Preparación de la propuesta 2
propuesta. J. 1
K. Presentación de la propuesta
5. Diseño de salida de L.
información
6. Diseño de la entrada de M.
DISEÑO

datos
7. Organización de datos N.
O.
P.
Q.
8. Codificación R.
DESARROLLO

9. Pruebas del sistema S.

T.
U.
V.
W.
10. Implantación X.
IMPLANTACI

11. Evaluación Y.
Z.
ÓN

AA.
BB.
CC.

Es necesario realizar esta programación que será la base para el control del
proyecto.

2.5.2. Herramientas para la planeación y control.

Diagrama de Gantt

39
La planificación más simple usa diagramas de barras que muestran cada actividad
en un proyecto de sistemas y la cantidad de tiempo que tomará dicha actividad;
Este método fue desarrollado por Henry L. Gantt.

Los diagramas de Gantt también son conocidos como diagramas de barras. Un

diagrama de Gantt contiene barras que representan cada una de las actividades y
cuya longitud representa la duración de la actividad respectiva.

La ventaja principal de los diagramas de Gantt es su sencillez. El analista de

sistemas no solo encontrará fácil esta metodología sino que además contará con
una herramienta de comunicación con los usuarios. Por ejemplo:

Simbología
A
↑ Semana en curso

Tiempo estimado de la actividad

B
Tiempo real de la actividad
C

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Gráficas PERT
PERT son las siglas de Program Evaluation Review Techniques (Técnicas de
Evaluación y Revisión de Programas). Un proyecto se presenta por una red de
nodos y flechas, que luego se evalúa, para determinar cuáles son las actividades
críticas y mejorar su programación si fuera necesario.

PERT es útil cuando pueden desarrollarse varias actividades simultáneamente. Los

analistas de sistemas pueden beneficiarse del uso de este tipo de gráficas, sobre
todo cuando varios miembros de un equipo trabajan simultáneamente en varias
actividades y otras personas de la organización participan en otras áreas.

En el diagrama PERT las actividades se presentan por flechas.

Falta imagen de flecha.

La longitud de la flecha no indica relación con el tiempo que dura cada actividad.
Los nodos circulares en la gráfica PERT representan eventos y pueden contener
números, letras o cualquier simbología.

Falta imagen de nodo

40
Los nodos sirven para:
 Reconocer que una actividad se ha concluido.
 Indicar actividades que necesitan concluirse antes de iniciar una nueva; es
decir, indican la precedencia de actividades.

Falta imagen de ejemplo

Ejemplo de un diagrama PERT acerca del desarrollo de un sistema de información.

Como se puede observar en el diagrama, la actividad C no puede iniciar hasta que

no se concluya la actividad A.

La precedencia no es explícita en la gráfica de Gantt, de tal forma que es imposible

saber si la actividad C fue programada por algún motivo para iniciarse en el día 3 o
es continuación de A.

Todo proyecto tiene un principio, una parte intermedia y un final, en este caso el
principio es el evento 1 y el final, el evento 8.

Con el fin de calcular la duración del proyecto deben identificarse y calcular la

duración de cada una de las trayectorias o rutas.

La ruta 1-2-4-5-7-8 tiene una duración de 13 días, mientras que la ruta 1-2-7-8
tiene una duración de 6 días.

El proyecto requiere que ambos grupos de actividades se concluyan; en

consecuencia, el proyecto tendrá una duración de 13 días. A la trayectoria más
larga se le denomina ruta crítica.

La ruta crítica es la trayectoria que termina la duración global de un proyecto y un

atraso en ella motivaría un retraso en todo el proyecto. En el ejemplo, si hay un
retraso de un día en la ruta 1-2-4-5-7-8 el proyecto global tardará más en finalizar,
pero si el retraso de un día ocurre en la ruta 1-2-7-8 (en la actividad 1), el proyecto
como tal no sufrirá retraso alguno.

Al tiempo libre diferencial entre una ruta no crítica y la ruta crítica se le llama
holgura.

Figura diagrama
Tiempos de actividad en una red PERT

2.5.3. Control de actividades

41
Cuando se han programado las actividades usando alguna de las herramientas
antes mencionadas, el administrador del proyecto deberá controlar el proyecto
conforme se realicen las actividades. Si alguna actividad se realiza en menor
tiempo que el estimado, deberá ajustar el resto de las actividades.

Si alguno de las actividades se realiza en mayor tiempo que el estimado, deberá

ajustar el resto de las actividades y ver de qué manera se verá afectada la duración
total del proyecto.

En ocasiones es necesario ajustar los tiempos estimados de acuerdo con el avance

real. Además de los ajustes necesarios en los tiempos y costos del proyecto que se
van presentando durante su desarrollo, el administrador debe motivar a su equipo
de trabajo constantemente para lograr el objetivo: cumplir con los requerimientos
del proyecto en el tiempo y costo estimados.

Resumen
Pág. 63

2.5.4.

42
 ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Características
Dentro de las organizaciones, el análisis se refiere al proceso de examinar la situación de una
empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados.
El análisis es el proceso de clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas y emplear la
información para recomendar mejoras al sistema. El análisis de sistemas de información especifica
qué es lo que el sistema debe hacer.
El análisis de sistemas no es:
 El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes con el propósito de determinar
cuales deben ser automatizados y cuales deben manuales.
 Determinar los cambios que deberían efectuarse.

El analista debe recolectar información para conocer la situación de la empresa, luego deberá
modelar el sistema usando diagramas y otras herramientas.

Técnicas de recolección de datos

Las técnicas de recolección de datos deben ser estudiadas por el analista ya que cada una de éstas
presenta características especiales. Por lo tanto, se debe elegir la técnica más adecuada para cada
situación. Estas técnicas pueden usarse de manera combinada para lograr mejores resultados.
Técnicas:
 Entrevistas
 Cuestionarios
 Observación
 Recolección de documentos

Cuando se está por iniciar la recolección de los datos, el analista debe plantearse las siguientes
preguntas:
 ¿Qué se va a examinar?
 ¿A quienes se examinará?
 ¿Cómo se va a examinar?
 ¿Cuál es la dimensión de la muestra?

Cuando se tiene gran cantidad de elementos a examinar es recomendable seleccionar una

muestra representativa que ofrezca resultados similares a la revisión de todos los elementos.

Muestreo
El muestreo es el proceso mediante el cual se selecciona la manera sistemática los elementos
representativos de una población.
El muestreo se usa para:
 Eliminar los costos de examinar cantidades excesivas de información.
 Reducir el tiempo que se requiere para la recolección de datos.
 Optimizar el proceso de análisis de resultados.

Consideraciones para el diseño del muestreo:

 Precisar los datos a recopilar.
 Delimitar la población.
 Elegir el tipo de muestra.

43
 Definir el tamaño de la muestra.

El muestreo es una técnica estadística que apoya a las técnicas de recolección de datos,
especialmente en la revisión de documentos y en los cuestionarios.

Revisión de documentos
Los documentos son una rica fuente de datos que el analista debe revisar cuidadosamente.
Los tipos de documentos que existen son:
Documentos cuantitativos:
 Informes corporativos
 Informes que soportan la toma de decisiones
 Informes de desempeño
 Registros

Los documentos cualitativos no siguen lineamientos preestablecidos, pero su análisis se vuelve

fundamental para comprender cómo los integrantes de la organización están involucrados en el
proceso organizacional.

Tipos de documentos cualitativos:

 Memoranda
 Avisos de tableros.
 Avisos en áreas de trabajo.
 Manuales de políticas.

Entrevistas
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal a través de preguntas que
propone el analista. La entrevista se debe entender como una forma de conversación, no de
interrogación.
Los tipos de información que se obtienen de una entrevista son:
 Información cuantitativa: es la información que puede ser recabada en forma exacta y precisa.
 Información cualitativa: es la información subjetiva que es percibida del entrevistado, como
son las ideas, los comentarios, las opiniones y descripciones de actividades o problemas.

Todas las entrevistas deben ser preparadas cuidadosamente, estableciendo las preguntas
necesarias para lograr el objetivo de recolección de datos.

Tipos de entrevistas:
 Entrevista estructuras: Consisten en preguntas preestablecidas diseñadas por el analista
donde el entrevistador no puede incluir nuevas preguntas durante el proceso de la entrevista.
 Entrevista no estructuradas: Permiten al entrevistador incluir preguntas no planeadas que le
permitan indagar libremente en el entrevistado aspectos relevantes para la investigación.
Para lograr los mejores resultados de esta técnica de recolección es necesario realizar una
selección de las personas a entrevistar. La entrevista debe aplicarse una vez que no se ha podido
indagar la información de otra forma y el personal entrevistado se limita hacia aquellas personas
que tienen dicha información.

44
Consideraciones para la realización de la entrevista:
 Planear la entrevista.
 Conocer las características del entrevistado.
 Interpretar la información recibida.

La principal ventaja en el uso de las entrevistas es la posibilidad que tiene el entrevistador de

recolectar información mediante la comunicación no verbal (gastos, actitudes, etcétera) expresada
por el entrevistado.

Cuestionario
Un cuestionar está formado por una serie de preguntas planteadas para que sean respondidas por
el conjunto de personas.
Ventajas:
 Se pueden distribuir masivamente entre los diversos departamentos.
 En los cuestionarios anónimos pueden darse respuestas más honestas.
 Las respuestas son menos estereotipadas.

Desventajas:
 No se pueden observar las reacciones de los encuestados.
 Las expresiones de los encuestados no son percibidas.
 Algunas preguntas no son contestadas.

El cuestionario debe probarse con un pequeño grupo de personas para comprobar que cada
pregunta sea clara y no permita ambigüedades en su respeta.

Observación
La técnica de observación proporciona información de primera mano en relación con la forma en
que se llevan a cabo las actividades, únicamente observando detalladamente la forma de procesar
la información y las diversas situaciones que se presentan.

Requisitos del observador:

 Ser muy perceptivo.
 Saber buscar.
 Saber cómo relacionar lo observado con un significado.
 Tener cierto nivel de experiencia.

Preguntas usuales del observador:

 ¿Quién utiliza los documentos?
 ¿El observado tiene dificultades con la información?
 ¿Cuáles son los documentos que no se utilizan?
 ¿Se utiliza la memorización?
 ¿Se sacan copias de la información manejada?
 ¿A dónde se envían las copias?
 ¿Son demasiado complejas las operaciones?
 ¿Existen cuellos de botella en las operaciones?

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Una herramienta útil para el observador es la tabla de referencia, donde:
 Se define lo que debe suceder.
 Se describe lo que sucedió.

Ejemplo de una tabla de referencia:

LO QUE DEBE SUCEDER LO QUE SUCEDIÓ
Elaborar una factura al cliente en un minuto Elaboración de una factura al cliente en 5
minutos.

Problemas potenciales del proceso de observación:

 Los observados cambian la forma de trabajar: En ocasiones los observados, al detectar la
presentan del observador cambian su comportamiento y tratan de simular situaciones no
problemáticas.
 El analista puede tener una perspectiva distorsionada: El analista debe detectar los ajustes
temporales de la conducta de los empleados y percibir cuando está observando situaciones
reales.
 La complejidad del trabajo dificulta la observación del analista: Aquellas funciones que resulta
demasiado complejas o donde interviene la computadora son muy difíciles de percibir por
medio de la observación.

Para evitar dichos problemas, el observador requerirá de la observación participativa que consiste
en involucrarse con el proceso y con el observado para crear confianza, eliminar falsas
percepciones y obtener mejores resultados.

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