SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIO

El control de inventarios se refiere a la parte operacional de los inventarios, es decir,

todas aquellas prácticas que se tienen en cuenta a la hora de almacenar el producto.
Entre otras se encuentran: cómo se debe realizar el conteo de inventario, cada cuánto
se debe realizar, cómo deben ser los registros en el manejo de inventarios (entradas,
salidas, fechas, lotes), cómo se deben poner las órdenes de pedido, cómo se deben
recibir las órdenes de despacho, cómo realizar la inspección de órdenes de recibo,
cómo asegurar el almacenamiento (bodega, estantería, luz, ventilación).

Se Debe aplicar:

• Reducir al mínimo la posibilidad de los retrasos por la producción.

• Eliminar la duplicación de pedidos y favorece la mejor utilización de los materiales

mediante transferencias entre departamentos y/o compañías.

• Gestionar las compras, pueden lograrse descuentos y disminuir en los costos y/o
gastos de envío; es esencial para la contabilidad sobre todo la contabilidad de costos.

• Disuadir a las personas poco honradas, que tuvieran intención de robar. Reduce al
mínimo las pérdidas por malos tratos o descuidos. Por lo anterior, es necesario basarse en los
siguientes principios en el control de inventarios.

• Equilibrar el grado de control a las personas involucradas en el proceso.

• Establecer Objetivos. Se deben diseñar los objetivos y estándares definidos que sirvan como
indicadores de evaluación.

Caracteristicas

• Oportunidad. El control de inventarios debe ser oportuno, para prevenir errores y

poder tomar acciones correctivas con anticipación.

• Desviación. Se deben considerar las variaciones que se presenten con los planes
establecidos, así se pueden tomar decisiones anticipadas para evitarlas.

• Excepción. El control se debe aplicar a las actividades más representativas con el fin de
reducir costos y tiempos.

• Función controlada. Hace referencia a que la persona o área que es la responsable de la

inspección no debe estar involucrada con la actividad a revisar.

Una adecuada política de inventarios será determinar cuál es

ese punto de equilibrio y tomar la decisión correcta
determinado el tamaño del lote y la frecuencia con la cual debe
realizarse una orden de pedido
Modelos de Control
Análisis ABC Como este análisis hace la clasificación del inventario de acuerdo a su
importancia en la organización determinada por el costo que representa, y por ello
también es necesario crear políticas de acuerdo a la importancia de los grupos de
inventarios que arroje esta clasificación.

- Recursos dedicados a las compras de los artículos A son mayores que para los artículos C

- El control físico realizado a los a los artículos A debe ser más estricto y tenerlos en áreas más
segura.

- El pronóstico de los artículos A se debe realizar con más cuidado- Para los inventarios de
clase A, se tendrá que mantener una rotación más alta y aplicar mayores métodos de
control que para los de clase C.

Lote óptimo La pregunta fundamental que realiza una compañía es: ¿Cuánto inventario
tener?Para su respuesta se debe realizar un análisis entre las ventajas y desventajas, y las
implicaciones de inventarios grandes o pequeños (vistos en el módulo 1). De esta manera se
encuentra un punto de equilibrio adecuado que cree beneficios en cuanto a costos para la
empresa y garantice la satisfacción del cliente o proceso. Recordando que un tipo de
inventario es el Inventario de Ciclo, el cual varía de acuerdo al tamaño del lote y es
determinado por la frecuencia y la cantidad de material ordenado, a continuación, veremos
cómo determinar el tamaño del Inventario de Ciclo que una organización debe tener:

o El tamaño del lote varía directamente con el tiempo que transcurre entre órdenes, es
decir que, si se ordena un lote cada mes, el tamaño del lote debe cubrir la demanda de
ese mes.
o Cuanto más tiempo transcurra entre órdenes, mayor deberá ser el inventario de ciclo.

Inventario de ciclo promedio = (Q+ 0)/2 = Q/2 Este método solo será exacto cuando la
demanda es constante y uniforme, sin embargo cuando no se tiene un conocimiento exacto de
la demanda o se cuentan con un alto nivel de desperdicios o mermas, puede ocasionar errores
en la estimación. Como parte de los niveles de inventario que debe administrar una compañía,
están los Inventarios de seguridad, que es un registro excedente que protege contra las
incertidumbres de la demanda, demoras en tiempos de entrega o cambios en los
suministros; de esta manera, se asegura que no existan interrupciones de las operaciones
y el Inventario de tránsito, que hace referencia al inventario que se encuentra emitido, pero
aún no se ha recibido en la organización.

Cantidad Económica de Pedido (EOQ) Las organizaciones se enfrentan a la decisión de qué

cantidad de inventario ordenar evitando mayores costos en la preparación y mantenimiento
de éste, este método se aplica al Inventario de ciclo, el cuál varía directamente con el tamaño
del lote.
Sistema de Revisión continua En un sistema de revisión continua, llamado también Sistema de
Punto de Reorden (ROP) o Sistema de Cantidad fija, se verifica el inventario cada vez que se
utiliza para determinar si es necesario reordenar.Los sistemas de tecnologías como Códigos de
Barras o sistemas RFID con un sistema de información eficiente ayudan a simplificar este
procedimiento.

Sistema de Revisión Periódica También llamado Sistema de Reorden de Intervalo Fijo o

Sistema de Reorden Periódico, en el cual el inventario se revisa en forma periódica. Este
sistema hace más fácil la programación porque establece una rutina.

-Tiempo entre revisiones. Este puede ser calculado de acuerdo al costo equilibrio de la
cantidad óptima de pedido.

- Nivel óptimo del inventario. Teniendo en cuenta que la demanda es variable. El nivel óptimo
de inventario deberá considerar que la cantidad de artículos deben ser suficientes hasta para
atender la demanda hasta la siguiente revisión, manteniendo un inventario de prevención, que
puede ser mayor al del sistema continuo. El nivel del inventario deberá ser igual a la demanda
esperada más el inventario de seguridad que se mantenga como prevención a la
incertidumbre.

Ventajas de los diferentes Sistemas Periódico y Continuo Dependiendo de la organización y

las políticas de ésta, se pueden utilizar cualquiera de los dos sistemas. A continuación,
veremos las ventajas de cada uno.

Ventaja de Sistemas Periódicos.

a. Este sistema es conveniente porque las órdenes de pedido ocurren en intervalos de tiempo
fijos, de esta manera los tiempos de recepción y entrega pueden ser estandarizados.

b. Órdenes de diferentes artículos a un mismo proveedor se pueden combinar reduciendo

costos de orden y de transporte, obteniendo descuentos por parte de éste.

c. La posición del inventario sólo se considera al hacer la revisión.

Ventajas de los Sistemas de Revisión Continua

a. La frecuencia de los niveles de inventario pueden individualizarse, reduciendo el costo de

ordenar y mantener.

b.Al realizar órdenes de pedido fijos, si las cantidades son grandes, se puede acceder a un
descuento por parte del proveedor.

c.Es necesario un menor nivel de inventario de seguridad que significa menores costos.

Independiente del sistema de inventario que se escoja, se requiere que los registros y la
información sean adecuados manteniendo la exactitud en la información.