3.3.3.1 ACTIVIDAD.

MEMORANDO Y CIRCULAR – INFORME (GTC – 185)

TECNICO EN RECURSOS HUMANOS

APRENDICES:
BRIAN BAEZ NOREÑA
NATALIA CASTAÑEDA CASTRO
YESSICA GONZALEZ MONSALVE
JESSICA MOLINA OSORIO
MARYURI PEREZ SOTO

INSTRUCTORA:
DORYS ADIELA GALLO GALLEGO

SENA
CENTRO DE TECNOLOGIAS AGROINDUSTRIALES
29 NOVIEMBRE DE 2019
CARTAGO (VALLE)
 PELUQUERIA EDDY DIAZ

MEMORANDO

DC -6 – 0156

Cartago valle, 26 de noviembre de 2019

PARA: Alejandra Carmona Suarez, manicurista

DE: Edilberto Díaz, gerente general

ASUNTO: FELICITACIONES AL TRABAJADOR DEL MES

Cordial saludo, deseo comunicarlo con mucho agrado que Ud. fue la empleada del
mes, finalizo a tiempo su trabajo con un excelente desempeño cumplimiento del
% de ventas que se le había establecido.
Quiero desearle desde ahora muchos éxitos en las ventas de los próximos meses
y espero poder seguir felicitándola por su buena labor en la empresa como lo ha
sido durante los últimos meses.

Atentamente,

EDILBERTO DIAZ

Calle 12 carrera 8 Cartago valle, peluqueddy@gmail.com

Teléfono: 3116262630
 PELUQUERIA EDDY DIAZ

MEMORANDO

GT – 001
Cartago, valle del cauca; 24 de noviembre del 2019

PARA: Juan Carlos muñoz

DE: Edilberto Díaz, gerente general

ASUNTO: llamado de atención

Cordial saludo, hago un llamado de atención por su reiterada falta de puntualidad a

la hora de entrada y salida de su horario laboral, he podido notar que durante este
mes, seis veces ha llegado entre 15 y 20 minutos tarde a su horario establecido,
espero que procure cumplir con su jornada laboral completa y no se vuelva a
presentar este inconveniente.

Atentamente,

EDDILBERTO DIAZ

Calle 12 carrera 8 Cartago valle, peluqueddy@gmail.com

Teléfono: 3116262630
 PELUQUERIA EDDY DIAZ

MEMORANDO

GT – 001
Cartago, valle del cauca; 17 de noviembre del 2019

PARA: Juan Carlos muñoz

DE: Edilberto Díaz, gerente general

ASUNTO: Participación de reunión

Cordial saludo, lo estamos invitando a que participe de una reunión de carácter

urgente. Esta reunión es con el fin de tratar asuntos relacionados con la nuevas
técnicas de colorimetría que serán implementadas en nuestro catálogo de servicios;
la reunión se llevara a cabo el día miércoles 4 de diciembre del presente año, a las
8:00 horas. Esperamos con ansias su llegada oportuna a dicha actividad.

Atentamente
EDILBERTO DIAZ

Calle 12 carrera 8 Cartago valle, peluqueddy@gmail.com

Teléfono: 3116262630
 PELUQUERIA EDI DIAZ

CIRCULAR INTERNA

DC -7-1023

Cartago Valle, 01 de diciembre de 2019

PARA TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Cambio de horario

Cordial saludo, dado que ha habido modificaciones en todo el local se informa que
a partir del día 02 de diciembre de 2019 se cambiaran los horarios de los turnos; el
turno de la mañana pasará de ser 9:00 am, a 7:00 am hasta las 12:00 am, el turno
de la tarde pasará de ser de 12:00 pm, a 11:45 hasta las 5:45 pm, de igual forma
es de destacar que las horas extras serán reconocidas según lo establecido por la
ley. Esto con el fin de seguir prestando un buen servicio a nuestros clientes y seguir
mejorando en la calidad de nuestro trabajo.

Muchas por su atención

Atentamente
Edilberto Díaz Narváez

Calle 12 carrera 8 Cartago valle, peluqueddy@gmail.com

Teléfono: 3116262630
 PELUQUERIA EDI DIAZ

Circular Interna No.001

400-02,01

Cartago valle, 29 de noviembre de 2019

PARA: Empleados

ASUNTO: Porte de Carnet.

Se le recuerda a todo el personal que es obligatorio portar el carnet mientras

permanezca en las instalaciones y toda vez que este portando el uniforme.

La no observación de esta obligación es causal de mala conducta y llevara, un

reporte negativo a la hoja de vida.

Gracias por la atención prestada

Atentamente,
EDILBERTO DIAZ

Calle 12 carrera 8 Cartago valle, peluqueddy@gmail.com

Teléfono: 3116262630
 CENTRO DE TECNOLOGIAS AGROINDUSTRIALES
CALLE 9 # 12-141 NIT: 8999999034- 1
TELÉFONO: 2119999

INFORME CORTO DEL ARCHIVO CENTRAL DEL CTA

Cartago, 29 de noviembre del 2019

AUTOR: Natalia Castañeda

OBJETIVO:

Conocer y presentar de forma clara y detallada la organización, descripción y

clasificación de los documentos que reposan en el archivo central del CTA (SENA).
Conociendo cada aspecto relacionado en cada uno de estos procedimientos para
afianzar nuestros conocimientos en el área de gestión documental.

CAPITULO:

A través de este informe se mostrara detalladamente el manejo que se le da al

archivo central del CTA, explicando como son ejecutados los procesos relacionados
con la organización, y clasificación de cada uno de los tipos de documentos que son
necesarios en las áreas funciones del centro formación SENA.

El archivo central se encuentra organizado por dependencias, en donde se

almacenan los diferentes archivos a través de la tabla retención documental donde
nos indica que tipo de documento contiene cada dependencia y cada uno se
organiza según su tiempo de vigencia.

Uno de los módulos que se localiza es el área de almacén donde hay archivos desde
1994 hasta el 2017, los documentos del año 2018 no se encuentran porque son
dependencias que según la tabla de retención documental estos archivos deben
durar 2 años en el archivo de gestión dado que allí es donde se produce y almacena
toda la documentación de uso frecuente, actualmente la vigente de estos
documentos es a partir del año 2018 y después de culminada debe conservarse 1
año más en este archivo; al cumplir su periodo de retención en el archivo de gestión
en el año 2020 se transfieren al archivo central.
Otra de las áreas que se encuentra es la de relaciones corporativas que es donde
se almacenan todos los contractos de aprendizaje. Luego pasamos al área de
gestión contractual, la cual está dividida en 4 partes, una es donde se conservan las
facturas de todas las compras de materiales e insumos para el centro y todos los
programas de formación, desde el año 2010 hasta la fecha actual; en la segunda
dependencia están los contratos por prestación de servicios los cuales están
almacenados desde el año 2003 hasta el 2007, los cuales en este tiempo recibían
el nombre de órdenes de trabajo, esto se refiere a un documento escrito que la
empresa entrega y que contenía una estructura de contratación donde se solicitaba
menor documentación y contenía una descripción pormenorizada del trabajo que
debía llevar a cabo; diferente a la que se maneja actualmente donde se exigen más
documentos y una serie de requisitos al momento de legalizar la relación contractual
por medio de la vinculación laboral.
También se encuentra el área de evaluación y certificación de competencias
laborales, la oficina se encuentra en la sede, allí están todos los archivos referentes
a esta dependencia a partir del año 2014 ya que la tabla de retención documental
dice que a partir de la elaboración de estos documentos, su vigencia es de 1 año en
el archivo de gestión, posteriormente es trasladado al archivo central por un periodo
de 5 años y cumplido este tiempo de retención se elimina el documento y debido a
que no genera ningún tipo de valor secundario para el centro de formación.
Por otro lado se encuentran los archivos llamados fondos acumulados que son
documentos que ya hace un tiempo cumplieron con su ciclo según la tabla de
retención documental, por lo cual se ha hecho varias solicitudes al archivo regional
valle para realizar la transferencia documental de estos fondos y que el archivo
central se encargue de su disposición final, ya que el archivo del CTA solo es un
deposito del archivo central de la regional valle.
También se encuentra el área de bienestar de aprendices en donde se almacena
todo lo referente a las actividades, eventos, manualidades, concursos, entre otros;
realizadas por todos los aprendices, también esta lo que tiene que ver con los
ingresos, es decir, la documentación que es requerida al momento de hacer los
procesos de matrícula, la tabla de retención documental de estos archivos se
maneja a partir del año 2013, donde cumplen 1 año de vigencia en el archivo central
y después se pasa a digitalizar esa documentación para ser eliminada, puesto que
no genera valor secundario y toda la información se encuentra registrada en la
plataforma de Sofía plus.

Esta es la manera en que el archivo central del cta. tiene organizada y clasificada
toda la documentación referente al centro de formación en tecnología
agroindustriales en la ciudad de Cartago (valle).
CONCLUSIÓN

Como resultado de la consulta realizada en el archivo central del CTA se puede

concluir que dentro del centro de formación se implementa un sistema de gestión
documental muy bien estructurado, y bajo una correcta organización de acuerdo a
la normatividad vigente en materia de conservación documental.

FIRMA DE AUTORES:
Natalia Castañeda Castro
Yessica González Monsalve
Jessica Molina Osorio
Argenis Maryuri Pérez Soto
Bryan Steven Báez Noroña

Transcriptor: natalia castañeda.