ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Es el conjunto de actividades que realiza la institución que permite adquirir los

medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de
compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las
necesidades la Institución.

La función de compras cubre la responsabilidad de la adquisición adecuada de

medicamentos, dispositivos médicos, para que la Institución desarrolle su objeto
social satisfactoriamente.

El objetivo de este proceso es gestionar la adquisición de los medicamentos,

dispositivos médicos y materiales requeridos para la prestación y desarrollo de los
servicios de salud de la institución, con eficiencia, calidad y oportunidad.

Como elementos de entrada al proceso de adquisición en una Institución prestadora

de Servicios de Salud está el listado básico y el plan de compras.
La adquisición podemos dividirla en tres momentos:

 El primero es la planeación, cuyo papel fundamental y determinante en toda

la adquisición comprende la formulación de políticas, objetivos y funciones,
así como la definición de las cantidades de compras y la modalidad por
utilizar.
 El segundo paso es la ejecución, mediante la cual se lleva a cabo la
adjudicación de medicamentos y dispositivos médicos.
 Por último, está la evaluación tanto del proceso y del cumplimiento de éste
frente a lo programado.

COMITÉ DE COMPRAS DE LA INSTITUCIÓN PRESTADORA DE SERVICIOS DE

SALUD.
El comité de compras de la institución es el encargado de aplicar la política de
compra de la institución.
Política de compras:
La política de compra deben tener en cuenta los siguientes criterios:

 Costo (cotizaciones).
 Relación a largo plazo con los proveedores.
 Responsabilidades durante el proceso.
 Niveles de inventario.
 Tiempo para el cual se efectúa la compra.
 Modalidad de la compra (licitación, compra directa, subastas, etc.).
 Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben corresponder al
listado básico de la institución.
 Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico (urgencia evidente).
 Manejo de donaciones.
 Seguridad (Alertas y boletines de INVIMA , Actas de visita Secretaria
Seccional de Salud , Fondo Nacional de Estupefacientes , concepto higiénico
sanitario)
 Calidad Técnica (Concepto del Director Técnicodel Servicio
farmacéutico).
 Servicio Post venta (Asistencia y soporte).
  Capacidad Instalada ( Verificación de Instalaciones )
Funciones del comité:

 Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar

las ofertas con los criterios definidos para recomendar la adjudicación del
contrato o la contratación directa.
 Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto técnico para
la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos.}
 Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación
 Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la
normatividad vigente para la contratación privada o comercial según el caso.
 Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos, la cual se
resume en la Circular número 04 de 2006 de la Comisión Nacional de Precios
de Medicamentos.
Modalidades de compra
La modalidad de compra está dada como una política interna de la institución. La
compra puede hacerse mediante diferentes modalidades, entre las que se
encuentran: los concursos de proveedores, las compras directas y las entregas
contratadas.

La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores de diferente orden:

legislación vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del
proceso.
Es importante resaltar que la institución realiza su proceso de compra de acuerdo a
lo establecido en el manual de contratación que esta adopte.

Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en cuenta los cuatro
principios básicos, ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la Salud
- OMS (1996)

 Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la reciben.

 Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicación entre el donante
y el beneficiario.

Aunque hay diferentes escenarios para las donaciones de medicamentos y

dispositivos médicos como situaciones de emergencia o ayudas gubernamentales,
las directrices de la OMS se pueden aplicar a todos los casos.
GESTIÓN DE PROVEEDORES

Recordemos, un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con algo a

otra empresa con el fin de ofrecer un servicio.

Existen tres tipos de proveedores para las empresas: proveedores de bienes, de

servicios y de recursos. Para el caso que nos ocupa el proveedor de medicamentos
y dispositivos médicos es un proveedor de bienes.

La gestión de proveedores se basa en la relación del proveedor con la institución.

El objetivo fundamental de esta relación con el proveedor es mejorar el
aseguramiento de la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes
entre el proveedor y el comprador. Es importante aclarar que este proceso es
liderado por el jefe de compras de la institución o quien haga sus veces y según
lineamientos establecidos por el comité de compras.
Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores.

 El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta

independencia.
 El comprador debe dar información clara sobre lo que desea.
 El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad.
 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio,
tiempo, condiciones de entrega y forma de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada
por protocolos.
 Las partes deben acordar los medios de evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un
mejor control de calidad.
 Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales.
 Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los
intereses del consumidor.

Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es necesario contar con un

listado de proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de
proveedores, esta inscripción se hace ante la jefatura de compras de la institución
o quien haga sus veces. Para lo cual se diligencia un formato que debe contener la
siguiente información:

Identificación del proveedor, productos, condiciones de distribución. Como anexos

al registro deben aparecer documentos exigidos de acuerdo con las condiciones
administrativas, financieras y técnicas. A estas condiciones y de acuerdo a lo
establecido en la política de compras de la institución se les podrá asignar un
puntaje total sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo administrativo, a lo
financiero y a lo técnico.

La condición técnica es competencia del director del servicio farmacéutico y

comprende todos los requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.

 Especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos.

 Protocolos de calidad para lotes.
 Formas de entrega.
 Recepción técnica y documentos para pedido y entrega.
 Garantías de calidad.
 Políticas de devoluciones.
 Fichas técnicas.
Valoración de proveedores

Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a sus proveedores en cuanto

a la calidad, tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo
determinado, caracterizadas por el respeto, la confianza y el compromiso de ambas
partes de trabajar en equipo.
En este proceso se evalúan los factores críticos para tener en cuenta en la
prestación del servicio, llevando un registro de las no conformidades, las cuales se
comparan con la tabla de puntajes, y se le asigna un puntaje de acuerdo al
cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalúan.

Ej: Cumplimiento en la entrega, atención oportuna, calidad de los productos,

descuentos por negociación, etc.
En la valoración para la calidad del servicio se deben tener en cuenta:

 Oportunidad en la entrega.
 Pedido completo.
 Informe oportuno de la situación del pedido.
 Atención al servicio.
 Sostenimiento de las ofertas.
 Política en el manejo de devoluciones.
 Cumplimiento de las especificaciones administrativas.
Para la valoración de la calidad del producto se debe tener en cuenta como objetivo
fundamental evaluar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los
productos recibidos en cuanto a sus características organolépticas, que son
aquellas que se pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura).
Fisicoquímicas, microbiológicas y material de acondicionamiento, concepto que
debe ser emitido por el director del servicio farmacéutico. Para complementar el
tema asista puntual a la tele clase, no olvide realizar sus preguntas al docente sobre
las dudas que tenga sobre el tema.
Indicadores de Gestión de Compras y Manejo Técnico de Inventarios:

Los cuales se han diseñado con el propósito de contar con herramientas que
garanticen la oportunidad en la entrega de los medicamentos, dispositivos médicos,
evitando rupturas en la cadena de abastecimiento, y se mencionan a continuación:

Consumo promedio (CPM) = Se define como la cantidad del medicamento o

dispositivo médico que se consume en un periodo de un mes. Se toma la
información de los consumos obtenidos en la estimación de las necesidades, ya sea
por consumo histórico o perfil epidemiológico.

Tiempo de Reposición (TR) = Es el lapso de tiempo en meses que transcurre

desde que el almacenista (servicio farmacéutico) solicita el pedido del producto
hasta su ingreso a almacén.
Debe establecerse en fracción de tiempo, expresado en meses. Ejemplo:
TR: 25 días. Fracción de tiempo = 25 días/30 días = 0.83 meses
En algunos sistemas de salud este periodo se duplica por los trámites
administrativos.

Nivel mínimo de Existencias (NmE) =Representa la cantidad de reserva o

seguridad para evitar ruptura o agotamientos en el inventario que pueden generar
demanda insatisfecha

NmE = Consumo Promedio Mensual (CPM) X Tiempo de reposición ( TR ).

Punto de reposición
Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de compra. Es la
relación entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o consumo promedio
mes (CPM) de un periodo en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar
nuevamente un nivel de normalidad.

Punto de Reposición o Reorden (PR) = 2 X ( CPM X TR ) = 2 X NmE

Periodos de compra ( P ) = se expresa en meses de 1 a 6 según clasificación ABC

Nivel máximo de existencia (NME ) = Representa la cantidad tope que no debe

sobrepasarse porque compromete los recursos de la institución. Para calcularlo se
cuenta con el nivel mínimo de existencia (NmE), el consumo promedio (CPM) y el
número de meses estimado para la compra.

Nivel Máximo de Existencias (NME) = CPM X ( TR+P )

Existencia Real (ER) = Inventario Físico ( IF)+ Compras en Tramite ( CT ) +

Entregas Pendientes ( EP ) .
Cantidad a Pedir (CAP) = NmE + NME - ER.
Priorización de la compra
Para los casos en que la institución o establecimiento no dispone del recurso
económico para realizar la totalidad de la compra, es importante considerar una
forma apropiada de priorización
Vitales (V)
Medicamentos absolutamente indispensables, su carencia o existencia parcial
puede ocasionar graves consecuencias para la población atendida. Compromete la
atención adecuada y, por lo tanto, la vida de los pacientes. Ocasionan recaídas,
incapacidad laboral e incapacidad permanente.

Ejemplo: Dipirona sol. inyectable, isosorbide 5 mg tableta sublingual, hidrocortisona

sol. Inyectable.

- Nitroglicerina ampolla, morfina ampolla

Esenciales o menos vitales(E)
La carencia o existencia parcial de estos medicamentos puede llevar a
incapacidades transitorias o limitantes algunas veces. La frecuencia y gravedad de
las enfermedades es menor que la del grupo de los vitales.

Ejemplo: Acetaminofén 500 mg tabletas, ibuprofeno 400 mg tabletas, diclofenaco

75 mg sol. Inyectable.
No esenciales(N)

La carencia o existencia parcial de estos medicamentos no indica agravamiento de

los problemas de salud, de cronicidad, acción incapacitante o limitante. Son
medicamentos menos indispensables, de acuerdo a la baja frecuencia y gravedad
de las enfermedades para las cuales están indicados.

Ejemplo: Albendazol 200 mg tabletas, hidrocortisona 1 % crema, multivitaminas sol.

Oral
Grupo A: Corresponde a los de más alto costo. Un número relativamente reducido
de los medicamentos representa, en términos generales, una proporción
significativa de los costos totales del presupuesto. Entre el 15% y el 25% de los
productos cuestan el 80% del presupuesto.

Grupo B: Corresponde a los de un porcentaje medio. Entre el 25%y el 35% de los

medicamentos cuestan el 15% del presupuesto.

Grupo C: Corresponde a los de más bajo porcentaje. Entre un 50% a 60% de los
medicamentos cuestan el 5% del presupuesto.
Actividad Evaluativa N°2

1. Carlos Rodríguez es dueño de una IPS, contrata a un aprendiz en

servicio farmacéutico para que lidere el proceso de compra de
medicamentos y dispositivos médico. Usted como implementaría el
proceso, teniendo en cuenta estas preguntas. ¿QUE? ¿COMO?
¿QUIÉN? ¿DONDE? ¿PARA QUE Y POR QUE?
2. Cuál es el objetivo principal del proceso de adquisición de
medicamentos y dispositivos médicos.
3. En cuantas etapas dividiría usted este proceso, y explíquela
4. Carlos r odriguez es el director técnico del servicio farmacéutico de la
clínica brisas del mar. Le encomienda a pedro Pérez hacer la cotización
de los siguientes medicamentos.
 aspirina 500 mg tableta
 naproxeno 500 mg tableta
 azitromicina mk 200 mg/ 5 ml polvo para suspension
 metotrexato 2.5 mg tableta
 n-butil bromuro de hioscina 20 mg / ml iny
 strattera 25mg cápsulas
 abacavir 300 mg tableta
 temodal - 140 mg – tableta
 cimzia - 200 mg - 1 ml - 200 mg/ml - solucion / suspension inyectable
 stelara - 45 mg - 0,5 ml - 90 mg/ml - solucion / suspension inyectable x
10 – janssen

nota: para esta cotización debe tener en cuenta solamente el laboratorio y el

precio. Puede consultar en https://www.farmalisto.com.co/ y
https://www.minsalud.gov.co/salud/MT/Paginas/medicamentos-regulacion-
precios.aspx

Debe indicar que medicamentos es POS y cuáles no, y debe consultar si es

regulado o no.