Conciliación Bancaria

Es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de su
cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma
cuenta

Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una
cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco le suministra por medio del
extracto bancario, que suele recibirse cada mes.

Fuente: https://debitoor.es/glosario/definicion-de-conciliacion-bancaria

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS EN LA CONCILIACION BANCARIA

En una conciliación bancaria se debe tener a la mano los siguientes documentos:

 — Movimiento Contable de la Cuenta de Bancos del Mes a Conciliar,

 — Estado de Cuenta Emitido por la Entidad Bancaria del mes a Conciliar, y

 — Reportes de Conciliación del Mes anterior.

Importancia del control del efectivo

La importancia de controlar el efectivo, radica en implantar un adecuado sistema de control

interno orientado a proteger estos activos, proporcionar una registración fiable, buscar y
estimular la eficiencia operacional.

Sin embargo, con la práctica, el movimiento de la cuenta Caja quedó minimizado, por obtener
mejor control a través de utilizar cuentas bancarias. Es decir, dicha cuenta normalmente debe
utilizarse como receptora (cargos) de fondos y abonar por la cuantía de depósitos en cuenta
corriente, razón por la cual, cumpliendo un adecuado sistema de control interno, los pagos
deben efectuarse mediante el giro de cheques.

Fuente: https://www.solocontabilidad.com/tema/caja

Procedimiento para realizar la conciliación bancaria.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro es iniciar tomando como base o punto de
partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco,
el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables
que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario: XXX

(-) Cheques pendientes de cobro: XXX

(-) Notas crédito no registradas XXX

(+) Consignaciones pendientes XXX

(+) Notas debito no registradas XXX

(±) Errores en el auxiliar XXX

= Saldo en libros. XXX

Recordemos que en este caso las notas débito significan una erogación para la empresa,
puesto que una nota débito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el
banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la
chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa
un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses,
por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos
que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo
que figura en el auxiliar.

Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los
respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la
respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a
contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe
contabilizar.

Definición de Caja:

Se entiende por caja el registro de la entrada y salida de dinero en efectivo.

Llevar la contabilidad de un negocio, ya sea el de un autónomo o empresa, exige registrar y

controlar la entrada y salida de dinero en efectivo.

Naturaleza de la cuenta

La naturaleza de la cuenta Caja incluye:

 Título

 Concepto

 Movimiento de las cuentas

 Saldo que deben presentar

 Exposición en estados financieros

Titulo

Caja, Caja mayor o Caja general.

Concepto

Esta cuenta contabiliza en términos de unidades monetarias el movimiento de dinero en

efectivo de una empresa destinado a su utilización en operaciones propias de ésta.

Movimiento de la cuenta

Esta cuenta se carga por el monto del efectivo recibido (incluyendo cheques) y reexpresión de
valores y se abona por el monto de pagos realizados, depósitos en cuenta corriente y/o a fin
del ejercicio para fines de cierre de registros.

Saldo que debe presentar

Esta cuenta desde el punto de vista técnico debe presentar saldo deudor (Debe).

Exposición en estados financieros

Esta cuenta debe exponerse en balance general, grupo denominado activo, sub-grupo
disponibilidades.

Fuente: https://www.solocontabilidad.com/tema/caja

Definición de Caja Chica:

Se denomina Caja chica o caja menor porque existe movimiento de dinero, pero en poca
escala, y Fondo fijo por que se asigna una determinada cantidad de dinero, que en lo posible
no aumentará ni disminuirá, salvo disposiciones administrativas y/o anomalías en el manejo de
fondos.

Fuente: https://www.solocontabilidad.com/tema/caja-chica

Es un fondo fijo de dinero para atender gastos menores de la empresa. (LIBRO)

http://contabilidadbasicajonathanfigueroa.blogspot.com/2014/10/efectivo-caja-caja-chica-
bancos.html

http://www.educaconta.com/2010/12/fondo-de-caja-chica.html

Pasos para determinar el fondo fijo de una caja chica.

Causas que originan las diferencias bancarias

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el
extracto bancario no coincidan, tenemos:

1. Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del
cheque.

2. Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha
abonado a la cuenta de la empresa.
 3. Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha
registrado en su auxiliar.

4. Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las
ha registrado en sus auxiliares.

5. Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro

auxiliar.

6. Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

https://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html

CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA.

El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y
magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada
departamento donde sea creado.
En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $ 500.00 y en caso de
ser un fondo de cuenta corriente el monto podría ser entre $ 5000.00 a $ 9,000.00 dolares.

El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando
en cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que
deducirlos en el tiempo que la ley regula (mes en que es emitido mas 60 días adicionales). La
empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor podría ser uno por cada
departamento, si es que realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos
que el responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del
fondo, con lo cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.
Contablemente quedaría de la siguiente manera:

CÓDIGO PARTIDA No. DEBE HABER

1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00

1101.01.01 Caja Chica

1101 Efectivo y Equivalente $ 500.00

1101.02.01.01 Citibank- cuenta corriente

TOTALES $ 500.00 $ 500.00

Hay que tener muy en cuenta que la cuenta de caja chica, efectivo y equivalente, no tiene que
cargarse ni abonarse otra vez, sino hasta que se modifica el importe del fondo.
REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

La reposición consiste en listar todos aquellos documentos que fueron cancelados con dinero
del fondo fijo con el objetivo de la emisión y cambio de un efecto por nuevo efectivo que
reponga el gastado y así volver a contar con el fondo fijo completo en efectivo. Esta relación de
reposición debe ser revisada por el Coordinador del área donde se encuentra la caja chica así
como el coordinador de Tesorería, quienes darán el visto bueno para la emisión del cheque.

Existen varias maneras para reponer el fondo. Una es realizando cheque a nombre del
custodio o del mensajero de la empresa y uno de ellos lo cambien en efectivo para insertarlo
en la caja. Otra manera es realizando transferencia a una entidad bancaria para que, previo
convenio también con una empresa de valores, esta última lleve el efectivo directamente al
custodio del fondo en la empresa. Este método es mucho más seguro ya que estas personas
tienen mucha experiencia en este proceso y están mejor preparadas.

PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

2.3 Reposición del fondo de caja chica

Custodio Del Fondo

1. Una vez agotado el sesenta por ciento del Fondo de Caja Chica (60%) ordena cada uno de
los recibos de caja chica con sus facturas originales y recibos.

2. Llena el formato reposición de caja chica y totaliza los montos.

3. Anexa recibos de caja chica, facturas originales y recibos avances de efectivo en los casos
que se requiera.

4. Realiza solicitud de pago, anexa soportes mencionados en el punto anterior y los entrega al
responsable del Fondo.

Responsable Del Fondo

1. Revisa solicitud de pago y todos los soportes mencionados en el punto Nº 3, de estar

de acuerdo firma y sella y se da inicio al procedimiento solicitud de pago y emisión de
la transferencia bancaria y/o cheque En caso contrario devuelve al custodio del Fondo
para que realice las correcciones pertinentes.

Se recomienda realizar seguimiento a los procedimientos realizados por la Fundación a fin

de realizar los respectivos cambios de este manual cuando las necesidades o actividades
de la misma así lo requieran, quedando a juicio de la junta directiva de la Fundación la
aprobación respectiva.

http://www.cida.gob.ve/webcida/images/imgCida/administracion/manuales_cargo/manual_n
ormas_procedimientos_caja_chica_cida.pdf

https://rosaliaruiz.files.wordpress.com/2013/01/unidad-i-de-contabilidad-2-enviar.pdf
https://prezi.com/wqop2dxexky3/tema-12-procedimiento-para-aumento-y-disminucion-del-
fondo/

Normativa de control interno de caja chica.

El monto máximo de cada factura a cancelar con cargo al Fondo de Caja Chica no podrá ser
superior a VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS (20 U.T).

1.2. Los Fondos de Caja Chica no podrán ser utilizados para:

 • Abrir algún tipo de cuenta bancaria a nombre personal.

 • Efectuar compras fraccionadas.

 • Cambiar cheques.

 Otorgar préstamos.

 Comprar regalos y obsequios.

 Cancelar compromisos contraídos en ejercicios anteriores al cual corresponde el Fondo

asignado.

 Pago de Servicios básicos

1.3 En el caso que la atención de un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica requiera de
adelanto de fondos a funcionarios (as), deberá utilizarse el Formulario “ Efectivo en tránsito”,
el cual no podrá ser usado para efectuar la reposición del Fondo de Caja Chica; a tal efecto, el
gasto deberá justificarse con las facturas y comprobantes respectivos, dentro de los tres (3)
días siguientes a la fecha de la entrega del dinero en efectivo, por parte del Funcionario (a) a
quien se le hizo el efectivo en tránsito, ante el Funcionario (a) responsable del manejo del
Fondo de Caja Chica. Se exceptúa los casos en los que las compras deban realizarse fuera de la
localidad de la sede de la respectiva Unidad, por ejemplo las compras relacionadas con la
realización de encuestas, en cuyo caso el lapso se establece en un máximo de seis (6) días
hábiles.

1.4. La rendición de cuenta del efectivo en tránsito consistirá en la entrega de la o las facturas
correspondientes a la compra efectuada, y el reintegro del remanente del efectivo, si se diese
el caso, lo cual se hará constar llenando el segundo cuerpo del formulario “Efectivo en
Tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo. Si se diese el caso de reintegro
del efectivo recibido, por no haberse efectuado la compra, se debe dejar constancia de los
motivos por las cuales no se efectuó la compra, mediante explicación en el segundo cuerpo del
Formulario “Efectivo en tránsito” emitido en la oportunidad de la entrega del efectivo.

1.5. Los pagos realizados contra el Fondo de Caja Chica deberán estar amparados por los
documentos originales que soportan los correspondientes gastos

1.6. Los recibos, facturas y/o comprobantes originales que soportan la movilización del Fondo
de Caja Chica deben estar escritos a máquina o con bolígrafo, en letra legible y en tinta de un
solo color, sin tachaduras o enmiendas que puedan poner en duda su contenido o legitimidad;
emitidos a nombre del INE y su respectivo Rif, debiendo tener especificado en forma clara el
concepto que lo origina, la cantidad y precio total. Los recibos, facturas y/o comprobantes
originales que soporten un gasto con cargo al Fondo de Caja Chica, deben cumplir con las
disposiciones establecidas en la Providencia Administrativa Nº 0071, emanada del Servicio
Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, (SENIAT), mediante la cual se
establecen las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.795 del 09-08-13

Fuente:
http://www.ine.gob.ve/documentos/personal/ManualesAdministrativos/CajaChica/manuales/
pdf/GFCM001_Proce.pdf

Otra información:
http://www.regioncajamarca.gob.pe/sites/default/files/documentos/documentos/DIRECTIVA-
001-2016-GR.CAJ_.DRA-
DT%20NORMAS%20PARA%20EL%20MANEJO%20Y%20OTORGAMIENTO%20DEL%20FONDO%2
0PARA%20CAJA%20CHICA.PDF

Aumento del Fondo Fijo

El registro contable para el aumento de un fondo fijo es igual al de su constitución, con la

variante de que el monto de su contabilización es por la diferencia entre el monto del nuevo
fondo y el actual.

Caso del aumento del fondo fijo de caja chica por Bs. 10,oo según cheque

Ejemplo del Libro Diario con el registro del aumento del fondo

Disminución del Fondo Fijo

El registro contable para la disminución de un fondo fijo, se realiza en forma inversa al de su

constitución o aumento por lo cual se debitará la cuenta Banco y acreditará la cuenta fondo
fijo. El soporte que respalda el registro contable anterior, deberá ser eldepósito bancario en
una de las cuentas correspondientes de la empresa o en su defecto la entrega del monto que
se vaya a rebajar del fondo fijo y que se efectúen la caja principal de la compañía. Cuando esto
último sea el caso, el registro contable seria debitar la cuenta Caja y acreditar la cuenta fondo
fijo.

Caso con la DISMINUCIÓN del fondo de caja chica por Bs. 20,00, según depósito bancario

Ejemplo del Libro Diario con el registro de la disminución del fondo

Para disminuir la cuenta de caja chica, se debita la cuenta bancos y se acredita la caja chica:

Arqueo de Caja Chica

Se define al Arqueo de Caja como la operación de recuento y la verificación del dinero y

valores que se encuentran en ella, para comprobar si el saldo que arroja los libros están de
acuerdo con dicho conteo. El valor que arroja el arqueo se debe comparar con el libro mayor
de caja.

En caso de existir diferencias debe registrarse en las cuentas 4295 si hay sobrante en caja, pero
en caso de existir un faltante, se buscará la razón que justifique el faltante, ( un gasto, una
consignación que no se registró) para hacer el ajuste correspondiente, y de no haber una
justificación del faltante este valor generalmente se registra en la cuenta 1330 como una
deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores; ya que el dinero
que entra y sale de la caja es responsabilidad del cajero.

Realizando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de

efectivo en el cual se verifica la administración de todo el dinero que la empresa recibe por sus
ventas y otros ingresos, así como por las salidas de éste con un programa adecuado para
cancelar proveedores de bienes y servicios.

Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de
su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un monto de acuerdo al
movimiento de la empresa, y deberá hacerse un reembolso por períodos breves no mayores
de un mes, utilizando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja
tenga movimiento.
El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando
el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a quien
realiza la documentación

Fuente: http://contabilidadparati.blogspot.com/2011/02/arqueo-de-caja.html

Procedimiento del Arqueo de Caja Chica.

Para realizar un arqueo de Caja chica, una vez practicado el corte de documentación y
recuento del efectivo existente, se debe realizar lo siguiente:

1. Habilitar un papel de trabajo

2. En la parte superior y central registrar el encabezamiento que está integrado por: Razón
social de la empresa, Título del procedimiento contable (Arqueo de Caja chica), fecha y
moneda de cuenta.

3. Debajo del encabezamiento, al lado izquierdo registrar lo siguiente: nombre y cargo del
encargado, monto asignado (numeral y literal), última reposición, hora de inicio, hora de
finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la
persona que presenció el arqueo.

4. Detallar: fecha, emisor del documento, concepto e importe de las facturas, vales y/o
recibos.

5. Efectuar suma total de la documentación.

6. Detallar: billetes y monedas ordenados por corte.

7. Efectuar la suma total de billetes y monedas.

8. Efectuar la suma del total de la documentación con el total del recuento del efectivo, tal
resultado debe ser igual al monto asignado y por su puesto al saldo del mayor de la cuenta
Caja chica.

9. En la parte inferior redactar la declaratoria haciendo énfasis que la documentación y el

efectivo recontado fueron devueltos conforme al encargado.

Fuente: https://www.solocontabilidad.com/caja-chica/metodologia-del-arqueo

Faltantes y sobrantes del arqueo de caja chica

FALTANTE: es cuando el arqueo arroja un saldo de dinero en la caja inferior al que se

encuentra registrado contablemente.

SOBRANTE: Es cuando el arqueo arroja un saldo superior a los registros contables.

Contablemente los faltantes son perdidas o resultados negativos y los sobrantes son
resultados positivos o ganancias.

Fuente: http://lorena-espitia.blogspot.com/p/valores.html

CASO UNO: se apertura fondo fijo de caja chica con $ 1,000, al final del mes se hace un arqueo
de caja chica, que arroja los siguientes resultados:

Comprobante No. 1 – fletes de ventas. $ 130

Comprobante No. 2 – pago del periódico. $ 40

Comprobante No. 3 – compras $ 100

Comprobante No. 4 – retiro del dueño $ 150

Total comprobante. $ 420

(+) Efectivo en caja chica. $ 560

Total $ 980

Como vemos en este ejemplo existe un faltante de $ 20 para tener completo el fondo fijo de
caja chica de $ 1,000; en este caso hay dos alternativas:

1. Podemos decidir cobrarle el faltante al cajero, el cual cargaremos a una cuenta de

activo circulante denominado “cuenta por cobrar empleados” .

2. Considerar los $ 20 como un gasto para la empresa y cargarlos a una cuenta de otros
egresos denominada

3. “Faltante de caja chica”.

En cualquier alternativa que se tome, el cheque de reposición hay que hacerlo por lo que le
falta al efectivo ($ 560) para volver a tener su fondo fijo completo ($1000), es decir el cheque
hay que emitir por $ 440; el asiento será el siguiente:
Fuente: http://blog.excelcontablex.com/faltante-y-sobrante-de-caja-chica-en-la-contabilidad/

PRIMER TEMA SOBRE EL EFECTIVO: http://www.uninotas.net/faltante-y-sobrante-de-caja-

chica/

DIARIO AUXILIAR DE CAJA:

http://www.monografias.com/trabajos32/contabilidad/contabilidad.shtml