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CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA

Faculdade de Tecnologia de Santana de Parnaíba
Curso Superior de Tecnologia em gestão comercial

Vinicius Correa de Souza

USO DE ERP PARA JUSTIFICATIVA DE AUSÊNCIA NA

PREFEITURA DE SANTANA DE PARNAÍBA.

Santana de Parnaíba
2019
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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................... 5

2. REFERENCIAL TEÓRICO ............................................................................................. 6

3. DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO PROBLEMA ................................................................ 8

2.1 Processo justificativa de ausência ............................................................................. 9

4. SOLUÇÃO PROPOSTA ............................................................................................... 11

5. CONSIDERAÇÃO FINAL ............................................................................................. 13

REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 14
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1. INTRODUÇÃO

O avanço tecnológico nessa década, vem gerado um mercado mais

competitivo e pessoas com maior familiaridade ao uso de tecnologia para a resolução
dos seus problemas diários.

O uso de novas tecnologias sempre foi uma busca de empresas para deixar os
seus processos mais eficazes com a familiaridade da população ao uso de tecnologias
torna o ambiente propício a implantação de ERP dentro das empresas, seja pela
implantação de novos processos, seja pela implantação de modelo que exija um certo
nível de amadurecimento organizacional.

O sistema ERP - Entreprise Resource Planning, faz essa ligação conjunta entre
funções e transação de vários processos de setores distintos da organização,
presente entre funções e entidades operacionais da organização (SANTOS, 2013). A
partir disso, a integração dos processos na organização, especialmente em uma
prefeitura que tem funcionários de vários cargos em alocados em locais diferentes.

A implantação de um sistema ERP não é uma tarefa simples, requer

análise cuidadosa dos processos envolvidos para que o sistema gere os benefícios
esperados, tais como, diminuir custos, acelerar o processo organizacional, integração,
padronização, entre outros.

Assim, este trabalho tem como objetivo avaliar como a prefeitura de Santana
de Parnaíba está utilizando o seus ERPs no processo de justificativa de ausência a
partir de um estudo de caso analisando a execução do processo e sugerindo
melhorias para torná-lo mais eficiente.

Descrita a introdução, o artigo está estruturado da seguinte forma: (ii) mostra o

conteúdo do referencial: burocracia e ERP (iii) diagnóstico da situação problema; (iv)
solução proposta; (v) considerações finais e sugestão de melhorias; e a última parte,
as referências.
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2. REFERENCIAL TEÓRICO

O sistema público em nosso país é comumente conhecido pelo seu excesso de

burocracia, no senso geralmente ela é vista de uma forma pejorativa, que a sua única
função é dificultar as coisas, um método utilizado pelas prefeituras e demais serviços
públicos para demorar em realizar uma tarefa que poderia ser executada de forma
mais rápida e eficiente, porém a Burocracia na verdade é uma escola administrativa
criada por Max Weber que tem o intuito de organizar processos com uma hierarquia
clara, e rígida divisão de trabalhos, regras e procedimentos inflexíveis o que torna uma
organização Burocrática eficiente por natureza, a preocupação de Weber está na
racionalidade, entendida como a adequação dos meios aos fins. E uma organização
é racional quando é eficiente (WIKIPÉDIA, 2019, APUD, MOTTA,1975, p. 46).

Porém está entre a maiores críticas a escola burocrática, o que o senso comum
aborda de forma pejorativa, ela gera excessos de formalismo, documentação e
papelada tornando muitas vezes o sistema ineficaz.

A burocracia é supostamente ineficaz para o mundo atual, que preza pela

velocidade e facilidades trazidas pelos avanços tecnológicos, e à administração
burocrática representa dezenas de efeitos negativos, como rigidez, alienação e baixo
comprometimento.

Porém a administração burocracia cabe em muitas organizações

caracterizadas por tarefas rotineiras; surge com requisitos excepcionais de algumas
organizações específicas; é muito adequada para aliviar a tensão do conflito de
interesses entre os membros da organização.

Segundo Chiavenato (2004) uma organização é racional se os meios mais

eficientes são escolhidos para a implementação das metas. Portando se uma empresa
utilizar os meios tecnológicos adequados, ela consegue sobrepujar os seus defeitos e
evidenciar a suas vantagens tornando a empresa não só eficiente como eficaz.

Atualmente, as empresas têm apresentado cada vez mais conectividade seja

de forma externa ou interna. De acordo com Giorgia e Santos (2015) apud Laudon e
Laudon (2010), esse processo está fundamentado na necessidade das empresas em
interagir e compartilhar informações utilizando os sistemas integrados, chamados
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ainda de sistemas de planejamento de recursos empresariais - ERP; este compõe um

dos módulos de software integrado que compartilham um mesmo banco de dados,
onde os dados são coletados a partir de diferentes módulos e dos departamentos da
organização, desde as áreas de manufatura, produção, vendas, marketing,
contabilidade, finanças e recursos humanos, conforme visualizamos na figura abaixo.

Figura 1: O funcionamento dos Sistema Integrados

Fonte: Adaptado de Laudon e Laudon (2010)

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3. DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO PROBLEMA

A empresa escolhida para o estudo é a Prefeitura de Santana de Parnaíba,

com um recorte na secretaria municipal de educação, que conta com 3.662
funcionários, distribuídos em 72 colégios municipais, além do prédio administrativo da
secretaria que conta com 120 funcionários, a educação conta com os seguintes
cargos:

➔ Secretário de educação
➔ supervisor pedagógico
➔ Chefe de departamento
➔ Diretor
➔ Vice-diretor
➔ Coordenadora pedagógica
➔ Oficial administrativo
➔ Agente de organização escolar
➔ Agente de alimentação escolar
➔ Motorista
➔ Agente de desenvolvimento infantil
➔ Professor PEB I 150
➔ Professor PEB II 180
➔ Professor PEB II - Português
➔ Professor PEB II - Matemática
➔ Professor PEB II - Ciências
➔ Professor PEB II - Geografia
➔ Professor PEB II - História
➔ Professor PEB II - Ed. Física
➔ Professor PEB II - Ed. Artística
➔ Professor PEB II - Inglês
➔ Professor PEB II - Física
➔ Professor PEB II - Química
➔ Professor PEB II - Sociologia
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3.1 Cenário da prefeitura

Segue a descrição do processo do processo de justificativa de ausência de 1

funcionário da prefeitura de Santana de Parnaíba por razoes médicas.

➔ Dia 1 – quando o funcionário retornar ao colégio o mesmo tem que apresentar

a declaração médica juntamente com 1 fotocopia da mesma na secretaria do
colégio. O funcionário da secretaria entra no sistema para realizar uma circula
interna. A documentação vai para a SME RH onde é realizado uma pré
conferencia na documentação.
➔ Dia 2 – SME RH faz os tratamentos internos, gera uma Ordem de Serviço e
encaminha até o RH / Geral.
➔ Dia 3 – RH Geral recepciona a documentação que vai para a análise e
tratamentos internos.
➔ Dia 4 – RH Geral devolve a documentação para SME / RH, se a documentação
for aceita pela medicina do trabalho a fotocopia da declaração médica / At. e
devolvida a SME / RH em caso de recusa e devolvida a documentação em
conjunto com o que deve ser arrumado.
➔ Dia 5 – SME / RH recepciona a documentação, faz os tratamentos internos e
encaminha para o colégio.
➔ Dia 6 – O colégio recepciona a documentação. Em caso afirmativo o colégio
lança a declaração médica no sistema digital de folha ponto. Em caso negativo
o funcionário entrega para o funcionário para a devidas correções.

Nos casos negativos as declarações medicas / At. Entra novamente no fluxo

que pode levar mais 5 ou 10 dias para que o processo seja finalizado.

Também pode ocorrer variáveis que podem fazer que esse fluxo demore mais
tempo já que o funcionário tem até 3 dias após a falta para apresentar a declaração
medica / At. e o colégio 5 dias para apresentar a documentação na SME. E no
processo descrito no dia 6 pode ser que não foi feito protocolo no colégio no dia.

Abaixo segue o fluxograma, de como a prefeitura recebe as declarações

médicas / atestados da secretaria de educação, uns dos processos que gera maior
burocracia no processo.
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Figura 2: Processo de entrega de declaração médica / At.

Fonte: Próprio autor

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4. SOLUÇÃO PROPOSTA

Podemos notar no fluxo acima que atualmente os ERPs, não estão sendo
usado de maneira eficaz, já que o processo para a justificação de ausência leva muitos
dias de 6 podendo chegar até 15 dias caso tenha que haver uma correção dos
funcionários na declaração médica / At. Como por exemplo apresentar atestados sem
CIDI ou documentos rasurados.

A prefeitura tem como seu software integrado de gestão empresarial o SIGEM

- Sistema Integrado de Gestão Municipal conforme imagem abaixo.

Figura 3: SIGEM ERP da Prefeitura de Santana de Parnaíba

Fonte:

Onde cada secretaria conta com abas referente ao seu trabalho e abas que são
comuns a mais de uma secretaria como a aba SisCad que conta com os cadastros de
todos os munícipes.

O seguinte trabalho sugere como melhoria, liberar a aba SisMed que no

momento encontra fechado para os funcionários da educação, tendo a possibilidade
de escanear a declaração enviar via sistema sem ter que passar por intermediários e
depender do prazo que o malote vai realizar a entrega.
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Sendo assim segue a descrição da melhoria sugerida:

➔ Dia1 - O funcionário entrega sua declaração médica / At. na secretaria do

colégio, o funcionário a digitaliza, entra no SIGEM na aba SisMed e realiza o
upload da declaração e encaminhando para o setor responsável RH geral.

➔ Dia 2 - O RH geral recebe a documentação faz o tratamento necessário no

setor e devolve ao colégio com a resposta.

Transformando assim o processo que demora 6 dias em 2, a declaração

entregue ao colégio vai no final do mês em conjunto com a folha, que primeiramente
é encaminhada ao SME / RH e posteriormente ao RH GERAL para que possa ser
arquivado no prontuário do funcionário.

Segue o fluxograma com a solução proposta

Figura 4: Sugestão p/ o processo de entrega de declaração médica / at

Fonte: Próprio autor

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5. CONSIDERAÇÃO FINAL

O uso de nova tecnologias em conjunto com processos rígidos e bem definidos

defendido pela administração burocrática, faz com que essa escola tenha os seus
preceitos usados até hoje.

A integração da escola com a tecnologia é realizada pelo sistema ERP

permitem uma maior fluidez das informações auxiliando na velocidade na hora de
tomar uma decisão (ALMEIDA, s.d., APUD TURBAN, et all, 2005).

Sendo assim considero que o processo sugerido irá facilitar o fluxo de

informação e aumentar a velocidade já que no jeito que o processo é realizado
atualmente demora na melhor das hipóteses 5 dias para o colégio ter uma devolutiva.

E no modelo proposto poderá se obter uma resposta em pelo menos 2 dias já

que se elimina o intermediário que o RH/SME e a barreira física.
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REFERÊNCIAS

ALMEIDA, L. Como melhorar a gestão e diminuir os processos manuais de uma

escola de idiomas S.I. S.D.
CHIAVENATTO, I . Introdução à Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro,
Elsevier, 2004.
SANTOS, A. A. ERP e Sistemas de Informações Gerenciais. São Paulo: Editora
Atlas, 2013.
WIKIPÉDIA, Teoria da burocracia na administração. S.I. 2019. Disponível em:
https://pt.wikipedia.org/wiki/Teoria_da_burocracia_na_administração acesso em: 15
out.2019.