Auditoría interna

se ha documentado e implementado el procedimiento de auditorias internas, el cual tiene como

objetivo establecer las pautas necesarias para programar, plantear y ejecutar y evaluar las auditorias
internas del sistema de gestión integral, la selección y evaluación de los auditores internos, la
determinación de alcance y los criterios de las auditorias.

Revisión por la dirección

Para garantizar un adecuada planificación y revisión del sistema de gestión integral se ha

documentado e implementado el procedimientos de revisión por la dirección, ECOLUZ asume la frecuencia
de realizar la revisión de manera de asegurar la mejora continua y la eficacia del sistema de gestión integral,
también se incluye la revisión de la política y los objetivos integrales del sistema

Mejora

La medición del desempeño de los procesos, se realiza mediante el control de indicadores de gestión
establecidos en cada proceso y para ello se ha desarrollado una matriz en la que se interrelacionan, las
directrices de la política integral, los objetivos, los procesos del sistema de gestión que están relacionados
con los objetivos y los indicadores de los procesos que miden el logro de los objetivos

Para cada indicador se define la frecuencia de medición y las metas en un período determinado, de
acuerdo con lo documentado. Periódicamente y de acuerdo con las frecuencias de mediciones, esta matriz
se mantiene actualizada desde cada uno de los procesos y en general desde el Proceso de Gestión Integral.

No conformidades y acciones correctivas

Para el cumplimiento de este requisito se ha definido un procedimiento que tiene por objetivo
identificar e implementar las no conformidades y acciones correctivas con el fin de eliminar los riesgos o
eliminar los problemas que afectan la calidad de servicios, la gestión ambiental y salud y seguridad en el
trabajo .Se aplicara un análisis y se determinara las acciones de mejora o correctivas de la organización

Mejora continua
 La mejora continua se evidencia con las acciones de mejora efectivamente aplicables en la
organización y el control de los objetivos integrales, los resultados de las auditorias internas, seguimiento al
desempeño de los procesos, acciones correctivas y de mejora y los resultados de la revisión por la
dirección.

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 Procedimiento para
realizar auditorias
internas

Índice
Objetivos ................................................................................................................................................... 4
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Referencia ................................................................................................................................................. 4
Definiciones............................................................................................................................................... 4
Responsables ............................................................................................................................................ 6
Gerente general .................................................................................................................................... 6
Representante de la dirección .............................................................................................................. 6
Auditor interno ..................................................................................................................................... 6
Gerencia, jefatura o encargado de áreas .............................................................................................. 6
Procedimiento........................................................................................................................................... 6
Programa de auditoria .......................................................................................................................... 6
Selección del equipo auditor ................................................................................................................ 7
Planificación de las auditorias............................................................................................................... 8
Revisión de documento ........................................................................................................................ 8
Elaboración de la lista de verificación ................................................................................................... 8
Reunión de apertura ............................................................................................................................. 9
Recolección de información .................................................................................................................. 9
Entrevista .............................................................................................................................................. 9
Visitas .................................................................................................................................................... 9
Hallazgos de auditorias internas ........................................................................................................... 9
Reunión de cierre ................................................................................................................................10
Seguimientos.......................................................................................................................................10
Descripción de las actividades ................................................................................................................11
Registros..................................................................................................................................................12
Control de cambios .................................................................................................................................12
FLUJO GRAMA .........................................................................................................................................13

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 Objetivos

Establecer las actividades a seguir para la realización de las auditorias internas del sistema de gestión
integrado en la empresa ECOLUZ

Las auditorias internas se realizaran para alcanzar los siguientes objetivos

 Verificar que la documentación de sistema de gestión integrado sean:

A) Implementados y mejorados de forma adecuada
B) Entendidos por el personal que los aplica
C) Usados como medios de control de la actividades
 Examinar y evaluar que las actividades estén en conformidad con los procedimientos
aplicables del sistema de gestión integrado fundamentados en las normas ISO 9001,14001 y
45001.
 Revisar la efectividad del sistema de gestión integral para verificar y fortalecer la política
integrada y los objetivos de esta.
 Identificar en las áreas auditadas, las necesidades de mejora de los procesos y fortalecer la
cultura de mejora continua.
 Plantear oportunidades de mejora, una vez que el sistema de gestión integral ha sido
establecido.

Referencia

Este procedimiento se ampara en las siguientes referencias:

 Norma ISO 9001 Referencia a calidad.

 Norma ISO 14001 Referencia Medio Ambiente.
 Norma ISO 45001 Referencia a Seguridad y Salud en el trabajo.
 Norma ISO 19001 Directrices para Auditorias.

Definiciones

Acción correctiva: Conjunto de acciones tomada para eliminar las acusas de una no confirmanda detectada
u otra situación indeseable.

Acción de mejora: conjunto de actividades que conllevan al cumplimiento de los requisitos.

Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad potencial
u otra situación potencial indeseable.

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Auditor: Persona cualificada para realizar auditorias de sistemas de gestión

Auditoria: Las auditorias es un examen metódico que se realiza para determinar si las actividades y
resultados relativos al sistema de gestión integral satisfacciones las Dispociones previamente establecidos y
que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos

Auditor líder: Auditor que lidera un quipo auditor

Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría
y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Conformidad: cumplimientos de los requisitos de la norma.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito especificados de la norma

Cronograma de auditorias: herramienta utilizada para revisar los tiempos de ejecución de las actividades
que son programadas, si son realizadas acorde al cronograma y si el tiempo es suficiente para llevarlas a
cabo.

Observación: Constatación hecha en el curso de una auditoria de la calidad y verificada por evidencias
objetivas

Informe de auditorias: es un documento para reportar resultados y obtener conclusiones de las auditorias
internas.

Evidencia: Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación,
medición, ensayo u otros medios.

Plan de Auditoria: Describe las técnicas y procedimientos a emplearse durante un examen. Los prepara el
auditor líder.

Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los

criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los
criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.

Resultados de las auditorias: Resultado de las auditorías que proporcionan al equipo auditor tras
considerar los hallazgos de la auditorías

Reunión de auditorias: encuentro entre el auditor y la organización con el propósito de revisar el alcance de
los objetivos de las auditorias, confirmar la disponibilidad de los recursos e instalación necesaria para la
misma y aclarar detalles del plan de auditoría.

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Reunión de cierres: Encuentro entre el auditor y la organización con el propósito de presentar los resultados
de las auditorías y coordinar la elaboración de las solicitudes de acción correctiva o preventiva. Es un
mecanismo usado para documentar una discrepancia o una no conformidad que requiere atención.

Responsables

Gerente general

 Es el encargado de aprobar en programa de auditorias interna

Representante de la dirección

 Proponer al gerente general el programa de auditorias internas.

 Designar auditorias internas para realizar auditorias.
 Comunicar los resultados de las auditorias internas realizadas.
 Evaluar el desempeño de las auditorias

Auditor interno

 Llevar a cabo las auditorias internas planificadas

 Preparar y comunicar el plan de auditoría internas correspondiente
 Verificar la efectividad de las solucione tomadas a las no conformidades encontradas en las
auditorias

Gerencia, jefatura o encargado de áreas

 Gestionar las no conformidades encontradas en las auditorias realizadas a su área de trabajo.

Todo el personal tiene la responsabilidad de cumplir las disposiciones establecidas en el procedimiento.

Procedimiento

Programa de auditoria

La programación de las fases de las auditorias está a cargo del representante de la dirección quien
anualmente elabora el programa de auditorias internas para la empresa ECOLUZ. teniendo en cuenta los
siguientes criterios

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  Cubrimiento de todos los procesos de la organización
 Verificación de los cumplimientos de los requisitos de las normas
 La importancia y el estado de los procesos
 Resultados de las auditorias

Una vez elaborado y aprobado por la gerencia, debe ser comunicado a los encargados de área.

En el programa de auditoría se define el objetivo, el alcance, rango de fechas de realización de las

auditorias y el grupo de auditores encargados de la ejecución. El programa de auditorias puede ser
actualizado de acuerdo a los criterios antes mencionados

Selección del equipo auditor

Este grupo puede estar conformado por personal de la organización, el equipo auditor puede estar
conformado por uno o varios auditores, se deben seleccionar un auditor líder para cada auditoria, con base
en la experiencia como auditor. Los demás miembros participan en calidad de apoyo y realizan las auditorias
de acuerdo a las tareas asignadas por el auditor líder.

Para la selección de los auditores, se debe tener en cuenta la independencia con el proceso o
actividad que se va auditar y el cumplimiento de los siguientes puntos.

A) Educación: Para los auditores interno se requerirá que estos mínimos seas profesionales
universitarios, en cualquier modalidad educativa o carrera profesional.
B) Formación: Tener el conocimiento, formación y las habilidades necesarias para lograr los
objetivos de auditorias, a través del curso de formación de auditores internos o formación de
auditores en las normas técnicas auditadas, con un organismo reconocido como formadores de
auditores internos y el certificado de aprobación del curso
C) Experiencia: Para los auditores internos se requiere que estos mínimos tengan una experiencia
laboral superior a 6 meses de experiencia
D) Conocimientos y habilidades: Los auditores deben contar con las siguientes habilidades:
 Habilidad para preparación y planificación de las auditorias
 Cumplimiento en los horarios de las auditorias y las reuniones
 Trato respetuoso y cortes
 Orden, coherencia y claridad en las preguntas realizadas
 Capacidad para recopilar evidencia
 Respeto por los cronogramas de planeación
 Claridad de las preguntas de la lista de verificación
 Capacidad de análisis y observación de los procesos auditados
 Habilidades para elaborar los registros de No conformidad de auditorias
 Comunicación eficaz frente al auditor líder
 Responsable con los compromisos asignados
 Normas de auditorias
E) Funciones del auditor líder

El líder tiene las siguientes funciones en el proceso de auditorias internas

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  Planifica las auditorias y hace uso eficaz de los recursos durante las mismas
 Organiza y dirige a los miembros del equipo auditor
 Asigna tareas individuales a los integrantes del equipo
 Representa al equipo auditor en las comunicaciones con la organización
 Prepara los documentos y formatos requeridos para la ejecución de las auditorias
 Consolida y presenta el informa del resultado de las auditorias en forma clara,
concluyente y sin demora
 Adelanta la respectivas evaluación a los auditores

Planificación de las auditorias

Cada equipo auditor es el responsable de elaborar el programa de las auditorias internas, el cual
debe ser enviado al auditor líder y a la organización antes de inicial las auditorias. El auditor líder es el
responsable de entregar copia de los planes de auditorias al representante de la dirección para la
aprobación, envió y posterior archivo del programa.

Una vez la empresa conoce el programa de auditorias, puede justificar cambios y se los debe informar
al auditor líder.

Revisión de documento

Con base en el objetivo de las auditorias, el equipo editor solicita a la empresa los documentos que
son necesarios conocer antes del inicio de la auditoria. Estos documentos deben ser devueltos una vez
finalice las auditorias.

Elaboración de la lista de verificación

Son opcionales y se utiliza como guía al momento de realizar las auditorias, en este enunciado los
ítems a auditar, los cuales se identifican a partir de la revisión de documentos aplicables a las actividades a
auditar (teniendo en cuentan el ciclo de PHVA). En la elaboración de las listas de chequeo el auditor interno
debe considerar entre otros la siguiente documentación:

 Planes y programas
 Herramientas de información
 Herramientas de gestión
 Los requisitos de las normas ISO 14001,ISO 9001 y ISO 45001
 Los resultados de los indicadores
 Resultados de auditorias previas

Cada vez que finaliza una auditoria el auditor debe entregarlas al auditor líder, suministrar junto con el
informe de auditoría un anexo que proporcione información acerca de la conformidad del SGI con los
requisitos de las normas ISO 14001, ISO 9001, ISO 45001.

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 Reunión de apertura

Esta reunión es liderada por el auditor líder con el fin de:

 Presentar al equipo auditor y conocer a los auditados

 Confirmar el objetivo y alcance de las auditorias
 Explicar y confirmar el programa de auditorias
 Acordar cambios del programa de auditorias
 Explicar la metodología a utilizar para recolectar la información
 Aclarar que las auditorias es un muestreo de la organización

Recolección de información

Esta se puede realizar a través de:

Entrevista

Preferiblemente en los puestos de trabajo de los auditados, para tener mayor disponibilidad de los
documentos y registros. Las preguntas utilizadas durante la entrevista deben ser claras y permitir a su vez
respuestas que conlleven a la información requerida, la entrevista se puede completar con revisión de
documentos con el fin de verificar que la ejecución real se hace de acuerdo con lo definido por la
organización y que existe evidencia del cumplimiento sistemático del procedimiento. Se debe evitar realizar
preguntas capciosas, que sugieran al auditado la respuesta agresiva y las múltiples, ya que pueden
confundir al auditor y hacer olvidar la respuesta.

Visitas

Estas se realizaran durante la ejecución de actividades con el fin de verificar los procedimientos aplicados
para el desarrollo de actividades, condiciones de equipo, herramientas e infraestructura.

Hallazgos de auditorias internas

Con base en el análisis de la información recolectada, el auditor identifica y documenta el o los hallazgos,
haciendo una descripción de la situación encontrada, referenciando el criterio de auditoría que se está
incumpliendo y la evidencia que lo soporta. Esta información debe ser consignada en el Formato
Identificación, administración y seguimiento a las acciones correctivas y/o de mejora.

Una vez documentado el hallazgo el auditado o responsable del proceso auditado revisa y firma el reporte
en señal de aceptación, acta de reunión de cierre.

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El auditado debe analizar las causas de la No Conformidad y plantear el tratamiento inmediato o corrección
y el Plan de Mejoramiento correspondiente, con el fin de eliminar las causas de las No Conformidades
detectadas. Este reporte se debe realizar utilizando el Formato de Identificación, Administración y
Seguimiento a las Acciones Correctivas y de Mejora.

El auditado y el líder del proceso auditado son los responsables de verificar que se tomen las acciones sin
demora injustificada y especificar las fechas de implementación y cumplimiento de cada acción.

Durante la ejecución de la auditoría al SGI, los hallazgos son registrados en el formato de evaluación y se
tienen en cuenta los siguientes aspectos:

 El cumplimientos de la política integral

 El resultado de los indicadores
 La participación de los trabajadores
 El alcance y aplicación del sistema de gestión integral
 El desarrollo del proceso de auditorias
 La evaluación por parte de la alta dirección

Reunión de cierre

El informe de las auditorias internas debe ser elaborado por el equipo auditor, junto con la identificación,
administración y seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y/o mejoras para efectuar la reunión de
cierres de las auditorias internas.

Deben hacer referencia a lo siguiente:

 Cumplimiento de objetivos de las auditorias

 Los criterios de las auditorias
 Aspectos positivos
 Descripción de las no conformidades encontradas
 Análisis estadístico de las no conformidades encontradas dentro de la empresa ECOLUZ

El informe de ser entregado al representante de la dirección, quien debe enviar copia a todos los
supervisores o jefes de área de la organización.

Durante la reunión de cierre debe estar presente la alta dirección, se informara los plazos de los planes de
mejoramiento y se deben definir las fechas para los seguimiento por la partes del representante de la
dirección. Los acuerdos que se definan al respecto se consignaran en un acta de reunión.

Seguimientos

En caso de encontrar no conformidades, la alta dirección programa visitas de seguimiento cuyo alcance sea
verificar la implementación de las acciones planeadas, teniendo en cuenta las no conformidades y acciones
correctivas y de mejora que se plantearon en la reunión de cierre.

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 Descripción de las actividades

N° Actividad Responsable
1 Definir lineamientos para la elaboración del programa de auditorias: Representante de la
Teniendo en cuenta las normativas legales vigentes el representante de dirección
la dirección define los lineamientos técnicos para la elaboración del
programa de auditorias
2 Presentar propuesta de los procesos a auditar: Jefes de áreas
El representante de la dirección presenta a los jefes de áreas la
propuesta de actividades que harán parte de programa de auditorias
internas
3 Elaboración del programa de auditorias internas: Representante de la
El representante de la dirección y los jefes de áreas priorizan y concretan dirección y los jefes de
las actividades y elaboran el programa de auditorias internas los áreas
objetivos, el alcance , las fechas , los procesos y procedimientos a auditar
y la asignación de los auditores
4 Presentación del programa de auditorias internas: Representante de la
El representante de la dirección presenta a la gerencia la propuesta del dirección
programa de auditorias para la revisión y aprobación del programa
5 Aprobación del programa de auditoría: Gerente general
El gerente general aprueba el programa de auditoría interna. Una vez
aprobado se debe informar al equipo auditor sobre el programa de
auditoría que se ejecutara
6 Elaboración de la lista de verificación:
Elaboración de la lista de verificación donde el quipo auditor debe revisar
previamente los objetivos y alcances y los criterios de las auditorias
internas, incluyendo las normativas legales vigentes, una vez listo el
listado de verificación se envía al representante de la dirección para su
revisión y aprobación.
7 Comunicación del programa de auditoría interna:
Se les comunicara a todos los jefes de área o supervisores vía correo
electrónico sobre el programa de auditorias , para el conocimientos y
Equipo auditor
observación este comunicado se deberá realizarse por lo menos con 5
días hábiles antes de la ejecución de las auditorias
8 Realización de la reunión de apertura:
Presentarse formalmente a la organización y explicar el objetivo, alcance
y fecha de duración de las auditorias.

9 Ejecución de la auditorias internas:

Se recoge la información de los hallazgos, observaciones y las notas las
cuales se consignan en su conjunto en la lista de verificación. Durante la
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 realización de las auditorias el auditor debe informar a la organización los
hallazgos que durante las auditorias se van presentando, de igual manera
el equipo auditor debe avanzar en la elaboración del informe de
auditorias internas.
10 Realizar reunión de cierre: Equipo auditor y alta
Al terminar las auditorias internas y después de analizar los dirección
antecedentes y datos que respaldan las no conformidades, hallazgos u
observaciones, el quipo auditor debe reunirse con a alta dirección.
Durante esta reunión se presentaran los resultados de las auditorias y se
analizaran cada una de las no conformidades con su evidencia
correspondiente

11 Elaboración del informe de auditorias internas: Equipo auditor

El equipo auditor es responsable de realizar el informe de auditorias
internas, el de analizar los hallazgos encontrados y determinar las
existencia de las no conformidades y las observaciones, así como las
fortalezas y debilidades para el funcionamiento eficaz del SIG y finaliza
con la conclusión de las auditorias internas , una vez estando listo el
informe se envía a la alta dirección para su revisión y aprobación

Registros

 Programa de auditorias internas

 Lista de verificación
 Reunión de apertura y cierre de las auditorias
 Informe de auditorias internas
 Acciones correctivas

Control de cambios

N° de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio

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 Flujo Grama

INFORMAR A LAS
SUPERVISORES O JEFES DE REALIZAR LA REUNION DE REALIZACION DE REQUIERES
INICIO AREAS SOBRE LAS FECHAS APERTURA AUDITORIA INFORMACION
DE LAS AUDITORIAS ADICIONAL

SI
SOLICITAR
ELABORACION DEL PROGRAMA INFORMACION AL
DE AUDITORIAS INTERNAS SUPERVISOR DE LA
AREA AUDITADA
EVALUACION DE
NO
HALLAZGOS
ENVIO DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA INTERNA AL
REPRESENTADA DE LA
DIRECCION
ELABORACION DEL
INFORME DE
AUDITORIA REALIZACION DE REUNION DE
SI CIERRE

PLANIFICACION DE LAS
APROVACION DEL PROGRAMA
ACTIVIDADES DE LAS
DE AUDITORIAS INTERNA
AUDITORIAS
REVISION DEL INFORME DE
AUDITORIA
NO

MODIFICACION DEL LA
PROGRAMA DE ORGANIZACIÓN
AUDITORIA ACEPTA LOS PRESENTA
HALLAZGOS NO
OBJECIONES

SI

REPORTAR LA VALIDA LAS

ACEPTACION DE INCONFORMIDADE
HALLAZGOS S

ELABORAR UN
PLAN DE MEJORA

FIN

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