PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO

E CRONOGRAMA (EXEMPLO)

Plano de Gerenciamento do Tempo

(Elaborado por Rafael Castanhagi: Revista Mundo PM Ed 17/10/2014)

1.Objetivo
O Plano de Gerenciamento do Tempo tem por objetivo estabelecer
as políticas, os procedimentos e a documentação para o
planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e
controle do cronograma do projeto.

2.Processos de Gerenciamento do Tempo

Inclui os processos necessários para concluir o projeto no prazo
estabelecido.
Coordenados pelo Gerente de Projeto, participaram das definições
apenas os gestores das equipes dos hemonúcleos de São José
dos Campos e Taubaté.

2.1.Definição das atividades

A análise para identificação das atividades foi baseada
inicialmente no documento de Declaração do Escopo, que
especifica as entregas do projeto.
Em complemento e para uma maior assertividade, foi solicitada à
equipe operacional, que é especialista no processo de retirada de
sangue, uma apresentação detalhada acerca do trabalho. Então, a
partir dos dados coletados e considerando o Dicionário da EAP, foi
utilizada a técnica de decomposição dos pacotes de trabalho da
EAP para a definição das atividades.

2.2.Sequenciamento das atividades

A lista de atividades definidas no processo anterior foi utilizada
como entrada para essa análise.
Os especialistas novamente foram envolvidos, principalmente
para apoiar na identificação das dependências obrigatórias da
fase de ‘Coleta’ do projeto. Na identificação de eventuais
dependências externas, para opinar sobre as atividades de
‘Publicidade’, foram consultados os stakeholders ligados a essa
fase. O Gerente de Projeto, Patrocinador e alta administração,
definiram a dependência das atividades de planejamento em
geral.
As atividades foram sequenciadas logicamente e de acordo com o
tipo de precedência entre elas.

2.3.Estimativa de recursos da atividade

Os recursos das atividades estratégicas que envolvem o
planejamento e controle foram definidos pelo Gerente de Projeto,
conforme experiência adquirida em projetos anteriores.
As atividades ligadas as fases operacionais de ‘Preparação
Postos Coleta’ e ‘Coleta’, foram definidas pelos especialistas
baseado na experiência e histórico de atividades comuns
realizadas – considerando os dias de maior movimento no posto
de coleta.
Uma fase crítica do projeto que é a de ‘Material Publicitário, terá
atividades do pacote de trabalho de ‘Desenvolvimento’ realizadas
por recursos terceiros ao projeto. Para as demais atividades dessa
fase, os recursos foram estimados de acordo com o conhecimento
da equipe de Marketing.

2.4.Estimativa de duração da atividade

Para determinar a duração de cada atividade foram utilizadas
técnicas de estimativas:
• Análoga (atividades similares de projetos anteriores):
Atividades das fases de ‘Gerenciamento Projeto’ e
‘Encerramento’ e atividades de planejamento e controle das
demais fases.
• Decisão em grupo: Atividades ligadas as fases de ‘Material
Publicitário’ e ‘Publicidade’,
• Paramétrica (relações estatísticas): Estimar as atividades
da fase de ‘Coleta’, mapeando quantos pacientes cada
pessoa (área assistencial e administrativa) atende com
segurança dentro de determinado período em dias com
grande movimento.
• Três pontos (cenários): Considerando a quantidade de
pessoas que irão aderir à campanha dentro de um cenário
mais provável, otimista e pessimista.
Também foi considerada a disponibilidade dos recursos, as folgas
entre atividades e as reservas para minimizar o impacto de
eventuais riscos.

2.5.Desenvolvimento do cronograma
O cronograma do projeto foi desenvolvido a partir da análise das
saídas de cada um dos processos supracitados.
O MS Project 2013 foi utilizado como ferramenta de apoio no
processo de desenvolvimento do cronograma.

2.5.1.Principais Marcos
Principais Marcos
Item Data Responsável
fim
Plano de 03/10/2 Gerente de Projeto
Gerenciamento do 014
Projeto
Sistema Web 31/10/2 Empresa Terceirizada
014
Material divulgação 31/10/2 Empresa Terceirizada
014
Adequação postos de 28/11/20 Equipes dos postos de coleta
coleta 14
Material coletado 05/12/2 Equipes dos postos de coleta
014
Documento final 06/12/2 Gerente de Projeto
014

2.5.2.Linha de Base
Concluída a elaboração e aprovação do cronograma, foi
estabelecida e salva a linha de base do cronograma do projeto.

2.6.Controle do Cronograma
O controle do cronograma fica sob responsabilidade do Gerente
de Projetos, devendo este monitorar e atualizar o status das
atividades conforme o avanço.
Para que sejam feitas as devidas tratativas, o Gerente de Projeto
deve informar os principais stakeholders caso identifique atraso
em qualquer atividade do projeto.

2.6.1.Avanço Físico
Para padronização do controle de avanço físico das atividades do
projeto, fica estabelecido o seguinte critério:
Avanço Físico
Status Atividade
0% Não iniciada
20% Iniciada
40% Com razoável evolução após o início
60% Ligeiramente acima da metade do trabalho
80% Faltando pequenos ajustes para a conclusão
100% Concluída

2.6.2.Formatação de cores das atividades

dos cronogramas
Para o controle visual do status das atividades do projeto, fica
estabelecido o seguinte critério:
Formatação de cores
Status Cor Atividade
Sem cor Não iniciada
Azul Iniciada no prazo
Amarelo Iniciada e fora do prazo
Vermelho Atrasada
Verde Concluída

2.6.3.Tarefas Atrasadas
Em caso de eventual atraso em alguma atividade, o Gerente de
Projeto deve organizar reuniões periódicas ou emergenciais
conforme Plano de Gerenciamento de Comunicação. Nesses
casos, deverá ser definido um plano de ação de acordo com a
situação da atividade.
No caso de atividades ligadas ao caminho crítico do projeto,
deverá ser feita uma reunião extraordinária para direcionar as
ações de contorno a fim de evitar ou minimizar os impactos
negativos.
3.Matriz de Responsabilidades
Matriz de Responsabilidade
Atividades Gere Patrocin Equi
nte ador pe
Proj Projeto Proj
eto eto
Atualização do Plano R A I
de Gerenciamento de
Cronograma
Atualização do R I P Responsável
andamento das
atividades
Identificação de I I R Aprova
eventuais atrasos
Identificação de R I I Informado
impacto no caminho
crítico
Alteração das datas A I R Participa
planejadas
Análise de variação R I I