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Sistema Integral Docente de la UEMSTIS

Plan de investigación

Introducción

En el año 2017 la Dirección del Centro de Bachillerato Tecnológico Industrial y de

Servicios (Cbtis) 212 bajo la necesidad de mejorar la calidad educativa toma la decisión

de ingresar al Padrón de Calidad del Sistema Nacional de Educación Media Superior

(PC-SINEMS) lo cual desencadena una restructuración de procesos a nivel

administrativo. De las 5 áreas administrativas el departamento de Servicios Docentes

tiene un 60% de participación ya que aquí se concentra y gestiona la documentación

de: docentes, programas educativos, estrategias didácticas, entre otras. Los

lineamientos normativos obligan a esta área a digitalizar al 100% toda la información

existente y vigente lo cual evidencia la ineficiencia de los procesos actuales a través de:

retrasos, cuellos de botella, existencia de actividades manuales, control fallido de

documentación, presentándose un problema de capacidad operativa de procesos

insuficiente. El presente proyecto busca combatir esta problemática que no solo afecta

a los procesos sino que también pone en riesgo la permanencia en el PC-SINEMS, la

estrategia a utilizar se sustenta en una sistematización de actividades mediante la

implementación de un software llamado SIDU “Sistema Integral Docente de la

UEMSTIS”. El alcance de este proyecto está comprendido desde la recepción y

manipulación de la documentación hasta llenado correcto de campos en las plataformas

del sistema SIDU. Este proyecto busca desarrollar un enfoque de investigación mixto, la

calidad no es una opción es una obligación de la institución y un derecho de los

colaboradores, alumnos y padres de familia.

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Planteamiento del problema

La necesidad de cumplir los lineamientos normativos en el PC-SINEMS así como

cumplir y superar los resultados actuales desmantela la capacidad operativa en

procesos insuficiente en el departamento de Servicios Docentes. ¿Cuáles son los

antecedentes preocupantes que dan fondo y forma el presente problema? Los

antecedentes detectados son: inexistencia de antecedes históricos que muestren

indicadores y tendencias así como de registros de auditorías e inspecciones internas,

los plazos de actividades son ampliamente holgados, no hay documentación que

demuestre un nivel de desempeño optimo en el conocimiento de los procesos, no hay

capacitaciones que den apertura a un mejor rendimiento técnico y operativo, desarrollo

de actividades manuales y repetitivas que debiesen realizarse a través de las

Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC). Esta combinación de factores

hacen que el departamento de Servicios Docentes sea funcional pero no el ideal. La

ausencia de técnicas de control, estandarización y sistematización aumentan la

posibilidad de errores más impactantes y complicados de solucionar. Las condiciones

para combatir los errores detectados deben ser controlables, entendibles, medibles y

mejorables bajo una línea de sistematización. Se propone una forma de trabajo que

ayude a tener procesos esbeltos, confiables y con garantía de repetitividad. Hacer una

migración de lo actual a lo deseado implica desarrollar intención y conocimiento en el

personal involucrado y a pesar que el departamento tiene peso administrativo en la

institución se percibe una escaza aplicación de estrategias innovadoras producto de

una forma equivocada de gestión de la información. De esta forma, se pretende integrar

y concordar nuevos enfoques, tendencias y objetivos en el área, la cual tiene el reto de

mejorar la calidad de los resultados de sus procesos.

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Justificación

La implementación del programa SIDU (Sistema Integral Docente de la UEMSTIS) tiene

un propósito definido en 3 pilares: operativo, normativo, utilidad metodológica.

Operativo: Este proyecto contribuirá a definir, contener, estabilizar y reducir los errores

que han desencadenado la ineficiencia del área y sus procesos asociados a tiempos

muertos y de espera, sobrecargas de tareas, poco entendimiento en el desarrollo de

procedimientos, actividades manuales no necesarias, conflictos entre el personal por

atención y servicio limitado, la implementación del SIDU (Sistema Integral Docente de la

UEMSTIS) servirá como base para la estandarización y agilización de procesos en el

departamento de Servicios Docentes así como en la generación de información

consistente y persistente.

Normativo: El PC-SINEMS obliga a que la institución adopte los principios y los

preceptos consignados tanto en la Reforma Integral de la Educación Media Superior

(RIEMS), como en el Modelo Educativo para la Educación Obligatoria (MEPEO). Este

proyecto busca sistematizar procesos en el departamento de Servicios Docentes, lo

cual facilite el logro de los compromisos propuestos por la RIEMS y el MEPEO.

Utilidad metodológica: Este proyecto ayuda a crear un nuevo instrumento de recolecta y

procesamiento de datos, su trascendencia contribuye a la parte técnica de los procesos

y al mismo tiempo involucra la participación del colaborador, este proyecto es un puente

metódico que ayuda a que la información se vuelva acción utilizando como vehículo la

información y capacitación en un contexto de concientización organizacional.

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Hipótesis:

La implementación del “Sistema Integral Docente de la UEMSTIS” (SIDU) resolverá los

problemas asociados a tiempos muertos y de espera, sobrecargas de tareas, poco

entendimiento en el desarrollo de procedimientos, conflictos entre el personal por

atención y servicio limitado.

Ahorro de tiempo en los procesos del departamento de Servicios Docentes, al realizar

la migración de las actividades realizadas de manera manual a una ejecución

automatizada a través del SIDU.

Desde la gestión administrativa el programa SIDU permitirá: clasificar, simplificar,

estandarizar y sostener las prácticas establecidas en el área y con apego total a los

lineamientos internos y los propuestos por el PC-SINEMS.

Objetivos

Objetivo General: Desarrollar, implementar y ejecutar el programa SIDU en el

departamento de Servicios Docentes con la finalidad de incrementar el rendimiento y

productividad a nivel procesos, desencadenando así el cumplimiento a nivel normativo,

operativo bajo un margen de competitividad, calidad y mejora continua, favoreciendo al

ingreso o permanencia en el PC-SINEMS.

Objetivos específicos: Automatizar procesos en el departamento de Servicios Docentes

generando información persistente.

Reducir tiempo en el desarrollo de procesos del departamento y proporcionar

comodidad y confiabilidad en los usuarios del sistema SIDU.

Consolidar información pertinente al departamento para agilizar los procesos de

auditoria propuestos por el PC-SINEMS, así como para auditorías internas.

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Marco teórico

El desarrollo y ejecución del Sistema Integral Docente de la UEMSTIS (SIDU) propone

la sistematización de procesos del departamento de Servicios Docentes él cual dentro

de la estructura organizacional de la institución pertenece a la Subdirección Académica;

que según el Manual de Organización de la Dirección General de Educación

Tecnológica Industrial (2013) tiene como objetivo coordinar el proceso para el desarrollo

de normas pedagógicas, contenidos, planes y programas de estudio, métodos,

materiales didácticos e instrumentos para la evaluación del aprendizaje; así como,

supervisar los programas de actualización para los Docentes que imparten la Educación

Media Superior Tecnológica Industrial y de Servicios.

Actualmente en los centros educativos se construyen conocimientos pertinentes y

significativos por parte de los estudiantes, mediante la eficacia y la eficiencia de los

procesos en los que intervienen los distintos actores implicados en la educación. El

manual para evaluar planteles que solicitan ingresar o permanecer en el padrón de

calidad del sistema nacional de educación media superior propuesto por la COPEEMS

(2018) nos dice que el ingreso a éste programa tiene el fin de alcanzar en el amplio y

transformado marco de la RIEMS-MEPEO, mejores niveles de calidad en los programas

de bachillerato tecnológico, lo cual marcará crecientemente una distinción de prestigio

para los miembros del PC-SINEMS.

El SIDU al automatizar procesos y consolidar información en el Departamento de

Servicios Docentes, favorece considerablemente el ingreso o permanencia de la

institución en el PC-SINEMS y la agilización de algunas otras tareas dentro del

departamento.
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El desarrollo del sistema se realizó mediante la metodología Scrum la cual según

Laínez Fuentes (2015) “Es un proceso para desarrollar software incrementalmente en

entornos complejos donde los requisitos no están claros o cambian con mucha

frecuencia”.

Las principales características de Scrum se pueden dividir en dos. El desarrollo de

software se realiza mediante iteraciones, denominadas sprints, el resultado de cada

sprint es un incremento ejecutable. La segunda si las reuniones a lo largo del proyecto,

para coordinación e integración (Canós, Letelier y Penadés, 2012).

Planeación y desarrollo

Se ha optado por utilizar una metodología híbrida adaptativa compuesta de una

metodología ágil (Scrum), con un enfoque de desarrollo de software (prototipado)

descrito en el diagrama de metodología (Anexo A). Dicha metodología permite ir

adaptando (tiempos, recursos humanos, materiales, entre otros) a las necesidades que

vayan surgiendo durante el desarrollo del proyecto y permitiendo a la vez ir entregando

avances funcionales de este.

Para llevar a cabo el levantamiento y análisis de sistema, se trabajó en conjunto con los

implicados en el proceso para poder comprender lo que se deseaba generar, posterior

a éstas actividades se realizó la estimación y planeación de tiempos requeridos para

llevar a cabo el desarrollo propuesto tal como se desglosa a continuación:

Tiempo: De la totalidad del proyecto se estima un límite de 6 meses y un año,

segmentando el proyecto y las entregas en fases según los módulos a generar.

Recursos Económicos: Hasta el momento no se ha recibido ninguno. Recursos

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materiales: Instalaciones: Edificios del plantel CBTis 212; Equipo: Dos computadoras

personales (propiedad de desarrollador de software e Ingeniero de Software); Insumos:

Se utilizaron hojas de papel reciclado para los bosquejos realizados a mano (Anexo B).

Materias Primas: Ya que el proyecto es una aplicación web desarrollada en asp.net, se

requirieron las siguientes herramientas: IDE Visual Studio Community, versión 2017;

SQL Server versión 2014, Bizagi Modeler, ArgoUML, GanttProject versión 2.8, Se

solicitó el préstamo de una cuenta de hosting a una empresa externa para el

alojamiento del proyecto propuesto. Recursos Humanos: Para el desarrollo de este

proyecto se contemplaron 4 figuras importantes:

Sistema Integral Docente de la UEMSTIS - SIDU

Asesor Técnico Asesor Metodológico

Desarrollador .NET Ingeniero de Software

Proceso o actividades clave

Los puntos clave del proceso que son determinantes el planteamiento del proyecto, son

los siguientes: Levantamiento de Requerimientos, Análisis de Requerimientos,

Definición del alcance del proyecto, Diseño de la arquitectura del proyecto (Anexo C).

Coordinación y Supervisión

Para realizar la coordinación y supervisión de actividades se propuso implementar un

cronograma y/o bitácora de actividades que englobara el desarrollo del proyecto y los

involucrados, mediante la cual se genera la supervisión y retroalimentación por parte de

los asesores.

Ruta metodológica de acopio y análisis de la información obtenida

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Se realizó un acercamiento con el Departamento de Servicios Docentes el cual nos

mostró y nos dio a conocer los pasos e información requeridos durante una auditoria

llevada a cabo por el Consejo para la Evaluación de la Educación del tipo Medio

Superior (COPEEMS). A partir de la información recabada fue como se definió cuantos,

y cuales módulos conformarían el sistema propuesto (Anexo D), los usuarios principales

del sistema (Administrador y Docente), ¿Qué se busca? Una interacción entre el

usuario y sistema a manera de optimizar y facilitar la obtención de información ya sea

que se requiera para realizar algún proceso como es el de la auditoría de acreditación

mencionada o simplemente la fácil localización de información (consulta y /o

actualización).

Descripción del grado de innovación

El Sistema Integral Docente de la UEMSTIS (SIDU) propone una innovación en el

desarrollo de procesos del Departamento de Servicios Docentes del CBTis 212, ya que

todos los procesos realizados por ésta oficina desde los inicios de la institución hasta la

actualidad son realizados de manera manual con documentación física.

La implementación del SIDU tiene un impacto directo en sus usuarios (responsables del

departamento de Servicios Docentes y Docentes de la institución), ya que a los

docentes les da la posibilidad de administrar la documentación requerida por el

departamento en cualquier momento y lugar con el simple hecho de tener acceso a

internet y para los responsables del departamento de Servicios docentes el SIDU les da

la posibilidad de contar con datos consistentes y perdurables en el tiempo para agilizar

procesos de auditorías internas y externas, así como procesos administrativos propios

del departamento.
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La reducción de tiempo en el desarrollo de procesos del departamento de Servicios

Docentes, consistencia y persistencia en la información, así como la disponibilidad y

fácil manejo de la misma; son los principales beneficios que ofrece la implementación

del sistema SIDU en la institución, en comparación de la operación actual de éstos

procesos.

Aunado a todo lo anterior podemos destacar que la implementación del sistema es

considerada como una práctica de desarrollo sostenible al cubrir las necesidades de los

procesos del departamento, reduciendo considerablemente el uso de papel al migrar la

documentación física a digital.

Descripción del grado de factibilidad

Factibilidad Operativa

La implementación del sistema SIDU propone la reducción del tiempo de desarrollo de

procesos del departamento de Servicios Docentes hasta en un 50% al digitalizar y

automatizar el tratamiento de la información del departamento antes mencionado,

además de reducir los recursos utilizados por los usuarios al migrar la información física

a digital.

El ejecutarse el SIDU se genera información consistente y persistente para el

departamento de Servicios Docentes y para los Docentes de la institución, lo cual

desencadena un mejor desempeño en los procesos de auditorías internas y

COPEEMS, para el ingreso o permanencia en el PC-SINEMS.

Factibilidad Técnica
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Para el desarrollo del sistema SIDU los requerimientos tecnológicos se resumen a dos

ordenadores y software de acceso gratuito, para su ejecución los usuarios finales sólo

necesitan acceso a internet mediante un ordenador, ya que es un sistema que se

encuentra en línea.

Factibilidad Económica

Para el desarrollo, implementación y ejecución del SIDU no aplica el estudio de

factibilidad económica ya que, la generación y ejecución del sistema no involucra

ningún tipo de gasto financiero ni para los desarrolladores, ni para los usuarios finales.

Descripción del impacto social o tecnológico y/o desarrollo sustentable

El contexto específico en donde el SIDU impacta de manera directa son los docentes

del CBTis 212 y los responsables del departamento de Servicios Docentes, al ser un

sistema que automatiza procesos de ésta área. Aunado a esto, la implementación del

SIDU es considerada como una buena práctica para el desarrollo sustentable, ya que al

migrar toda la documentación en papel de los procesos a información digital en la nube,

se anula el uso de papel para el desarrollo de los mismos.

Los docentes se ven beneficiados de manera directa en la flexibilidad para la entrega

de información requerida por el departamento, ya que lo pueden realizar en cualquier

momento y lugar con la única condición de tener acceso a internet. Los responsables

del departamento de Servicios Docentes cuentan con una base de datos sólida y

perdurable para el desarrollo en condiciones óptimas de sus procesos los cuales

incluyen auditorías internas, externas, entre otros.

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Análisis de resultados

La implementación del Sistema Integral Docente de la UEMSTIS, proporciona una

reducción de tiempo y flexibilidad en el acceso a la información para el desarrollo de

procesos del departamento de Servicios Docentes del CBTis 212.

La siguiente tabla comparativa muestra los procesos del departamento de Servicios

Docentes que se realizaban de manera tradicional y que con la implementación del

SIDU ahora son digitalizados.

Desarrollo de procesos tradicional Desarrollo de procesos mediante SIDU

Proceso Descripción Proceso Descripción
Se genera automáticamente el
curriculum de cada docente,
Es un documento obligatorio que con la información obtenida de
Curriculum entregan los docentes al Curriculum un formulario que llenan los
VITAE departamento siguiendo un formato VITAE docentes, además de tener los
en específico. documentos de respaldo los
cuales suben a la aplicación de
manera digital los docentes.
Se genera automáticamente el
portafolio de cada docente, con
Son una serie de documentos que la información obtenida de un
Portafolio entregan los docentes al Portafolio formulario que llenan los
Docente departamento siguiendo un formato Docente docentes, además de tener los
en específico. documentos de respaldo los
cuales suben a la aplicación de
manera digital los docentes.
Se realiza de manera tradicional, al Es un instrumento digital, el
responder instrumentos en papel y cual cada usuario responde en
Evaluación Evaluación
el departamento hace la estadística la aplicación, generando las
Docente Docente
de los resultados de manera estadísticas de los resultados
manual. de manera automática.
Mediante el sistema y a través
Se genera una carpeta en papel de formularios se da
Tutoría Tutoría
del seguimiento de tutorados. seguimiento a los tutorados de
cada docente.
Con la implementación del sistema no sólo se reducen tiempos en los procesos,

también se genera información consistente y perdurable para el área de Servicios

Docentes, lo que desencadena calidad en los resultados del desarrollo de procesos del

departamento.
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Conclusiones

La implementación del Sistema Integral Docente de la UEMSTIS en el CBTis 212 de

acuerdo con el análisis de resultados proporciona reducción de tiempos y flexibilidad en

el desarrollo de procesos del departamento de Servicios Docentes para los

responsables de ésta área, pero también para los docentes que interactúan con la

aplicación la cual les garantiza consistencia y persistencia en su información.

Uno de los principales procesos del departamento es el ingreso y permanencia al PC-

SINEMS el cual es determinado por el COPEEMS, la ejecución del sistema favorece de

manera considerable al alcance de éstos objetivos al clasificar, simplificar, estandarizar

y consolidar la información pertinente a éste departamento.

Actualmente el SIDU cuenta con módulos pertinentes al departamento de Servicios

Docentes, sin embargo se propone como trabajos futuros la extensión del sistema a

todos los departamentos de la institución donde puedan interactuar docentes,

estudiantes y administrativos en el desarrollo de procesos sistematizados de manera

integral, lo cual proporcione el desarrollo de procesos de calidad destacando la

reducción de tiempos y la confiabilidad de los datos.

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Anexos

Anexo A

Diagrama de la Metodología SCRUM

Anexo B

Diagrama de la Metodología SCRUM

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Anexo C

Arquitectura del Proyecto

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Anexo D

Modelo del Sistema Integral Docente de la UEMSTIS (SIDU)

•Én éste módulo se realiza la configuración del perfil con datos

personales de cada docente para su interacción en la aplicación.
Perfil

•En éste módulo el docente tiene la posibilidad mediante un

formulario en el sistema de ingresar los datos pertinentes del
Curriculum VITAE y generarlo de manera automática, además
Curriculum cuenta con la posibilidad de subir la documentación digital de
respaldo.
SIDU VITAE

SISTEMA
•En éste apartado el docnete tiene la posibilidad por medio de
INTEGRAL formularios , ingresar información pertinente a las seciencias
didácticas, avances programáticos y que éstos se generen de
DOCENTE Protafolio manera automática, además de tener la posibilidad de ingresar
las evidencias mediante archivos adjuntos.
Docente
DE LA
UEMSTIS •Para éste modulo el docnete tiene la posibilidad de realizar una
autoevaluación en aspectos puntuales de su desempéño docente,
además de que el sistema tiene la posibilidad de robustecer el
módulo integrando una evaluación entre pares y docente-
Evaluación estudiante.

•Mediante una serie de formularios, el sistema recaba

informacióngeneral de los grupos tutotados de cada docente,
para que en una siguinete etapa se pueda realizar un análisis
cuantitativo y cualitativo de los mismos.
Tutoría
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Bibliografía

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Organización de la Dirección General de Educación Tecnológica Industrial. Secretaria

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