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La definición legal de los elementos o variables que hacen parte de la ecuación contable
está en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, tal como se muestra a continuación:
Patrimonio: El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después
de deducir todos sus pasivos. (Artículo 37)
En adición puede mencionarse que los elementos de Ecuación Patrimonial son además:
Activo: Los bienes y derechos de propiedad de la empresa con los cuales se espera
generar beneficios futuros.
Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que el ente económico asuma con
terceros.
Bajo las dinámicas del mercado, para una empresa no es rentable realizar todas su compras
de contado, puesto que éste tipo de práctica no sólo afecta su liquidez, sino que le resta
posibilidades de inversión, de explotación del valor del dinero en el tiempo, y de
aprovechamiento de costos de oportunidad; es por estos motivos que empresarialmente se
hace uso de la figura de compras a crédito, o adquisición de deudas que es lo que
contablemente se denominan pasivos. Los pasivos también representan bienes por entregar
o servicios por prestar
Patrimonio: representa las obligaciones del ente económico con los socios y/o
accionistas.
En virtud de lo anterior, la ecuación
contable genérica es:
Esta ecuación se formula bajo la premisa de que el total de los activos de un ente
económico está financiado, bien será por capital de terceros (deudas o pasivos) o por
capital propio (pasivos).
Dado que la ecuación también responde al principio de partida doble, se puede hacer uso de
las posibilidades matemáticas para reordenar los términos de las siguientes dos formas:
Es importante tener en cuenta demás, que si bien cada uno de los elementos que conforman
la Ecuación son actualizados permanente de acuerdo a las transacciones que realice el ente
económico, dicha igualdad también varía permanente.
Ejemplo:
Con el ánimo de constituir una empresa, tres socios se unen y realizan aportes según lo
indicado en el siguiente cuadro:
Además, cada uno de los bienes aportados serán registrados en sus correspondientes
cuentas del Activo: 1105 Caja, 1540 flota y equipo de transporte y 1524 Equipo de oficina.
$14.000.000 = $0 + $ 14.000.000
Posteriormente, la empresa compra maquinarias por valor total de 10.000.0000 del cual el
70% fue adquirido a crédito.
En esta transacción, se genera entonces un egreso de caja (1105) por 3.000.000 que
corresponde al 30% que es pagado de contado y un aumento en maquinaria y equipo (1520)
por el valor total de la maquinaria, 10.000.000; ambos movimientos se realizaron en el
activo.
21.000.000 + 21.000.000
Activo
Como activo se denomina el conjunto de todos los bienes y derechos
que son propiedad de una empresa, institución o individuo, que pueden
ser convertidos en un momento dado en dinero. Ejemplos de
activos serían el mobiliario, las acciones, los productos que la empresa
vende o cualquier otro tipo de bienes de que la empresa sea propietaria.
Tipos de activos
Activo no corriente o fijo: es aquel constituido por bienes y derechos
que no están a la venta, sino que se han adquirido para el uso de la
empresa, como, por ejemplo, maquinarias, computadoras, bienes
inmuebles. Como tal, se deprecian con el tiempo.
Activo corriente o circulante: es aquel que comprende aquellos bienes y
derechos que una empresa tiene y que pueden ser convertidos en dinero
rápidamente, como, por ejemplo, los productos para la venta.
Pasivo
Como pasivo se denomina el valor monetario que, en total, suman las
deudas y compromisos que una empresa, institución o individuo ha
asumido con terceros, como bancos, entidades cretidicias, proveedores,
empleados, etc.
Tipos de pasivos
Pasivo no exigible: es aquel constituido por los fondos propios de la
empresa, como su capital social y las reservas.
Pasivo exigible: es aquel que comprende la totalidad de las deudas de la
empresa ante terceros. Se subdividen, además, en pasivos exigibles a
largo plazo, cuando su vencimiento está a más de un año de la fecha del
balance, y pasivos exigibles a corto plazo, que son aquellos que deben
ser saldados antes de un año a partir del balance general.
Activo: son medios, recursos que posee una empresa o negocio o que adquiere una empresa.
Ejemplo: efectivo, mobiliarios, vehículos, cuentas por cobrar, terrenos, efectos o documentos po
anticipos dados a los proveedores, suministro de oficina.
Pasivo: Deudas u obligaciones que contrae la empresa. Ejemplo: cuentas por pagar, efectos p
pagar, anticipos dados a los clientes, prestaciones sociales por pagar, salario (nómina por pagar ).
Capital: es lo líquido que le queda a una empresa después de deducir sus obligaciones, es la parte
después de deducir los pasivos. Ejemplo: si al comparar los ingresos con los egresos (gastos) da
aumentar, de lo contrario si la empresa arroja pérdidas va a disminuir. O sea al capital contable per
Titular
Corresponde al nombre de la cuenta, o sea es el nombre de la cuenta con la cual
se está registrado.
Débito
También se le conoce como debe, esta parte llega a representar todo aquello que
entra al negocio, o simplemente indica la razón del por qué algo salió. Suele
ubicarse en el área izquierda de la cuenta.
Saldo
Se trata de la diferencia que existe entre el haber y el debe. Cuando la suma de
los débitos de la cuenta llegan a ser superiores que la suma de los créditos, la
cuenta tendrá un saldo deudor; ahora bien, si el total de los créditos llega a
superar el total de los débitos entonces el saldo será acreedor.
Crédito
Usualmente se le nombra haber. Se sitúa en el área derecha de la cuenta y llega a
mostrar todos aquello que sale de una empresa, o simplemente representa el
motivo del por qué algo entró.
Cuentas de la contabilidad
Activos
Estos llegan a representar los derechos y bienes que tiene una empresa. Estos
bienes y derechos pueden ser tangibles o físicos, como es el caso de un terreno,
del dinero o de un edificio, y pueden ser intangibles como es una marca o la
propiedad intelectual.
Gastos
Se conoce como gasto a la salida o egreso de dinero que se utiliza en la
distribución de un bien o producto.
Capital
Se trata de las aportaciones que realizan los propios dueños del negocio.
Ingresos
Se trata del dinero que una empresa tiene a causa de las actividades económicas
que ocurren en esta.
Pasivos
Se refiere a las obligaciones que un negocio tiene con una entidad. Cuando una
empresa solicita un préstamo para seguir realizando sus actividades
comprometiéndose así hacer frente ante su deuda pagando por esta
mensualmente.
Las cuentas de capital que más se utilizan son: las cuentas de dividendos, que
corresponde al dinero que es pagado a los accionistas; el capital contribuido, que
corresponde a la cantidad de dinero que brindan los dueños de negocios; y las
ganancias retenidas, que llega a ser las ganancias que tiene la empresa desde
que es creada.
Costos
Se trata de un desembolso monetario que se realiza para adquirir un activo que
posteriormente tendrá beneficios económicos a la empresa.
Cuentas nominales
En estas cuentas se suele incluir los costos, los ingresos y los gastos. Los gastos
son los usados en el Estado de Resultados, lo cual también se le suele llamar
como pérdidas o Estado de ganancia.
Cuentas reales
Aquí se suele incluir el capital, ls pasivos y los activos. Estas se suelen usar en el
estado de situación financiera, ya que permanecen abiertas superando el período
contable manteniendo así sus balances.
ECUACIÓN CONTABLE
INTRODUCCIÓN
DEFINICIÓN
La suma del valor de las cuentas del activo deberá ser igual a la suma de valor de
las cuentas del pasivo más la suma de valor de las cuentas del patrimonio o
capital (fondos propios).
Síntesis:
En Contabilidad sólo tienes que aprenderte “de memoria” las
reglas de la partida doble, todo lo demás debe ser razonado.
Conocemos por activo: al conjunto de bienes, derechos y/o valores que posee una
entidad, dichos bienes tienen un valor económico expresado en términos
monetarios, y se clasifica en:
Activo Circulante:
Caja o efectivo.
Bancos
Inventarios o Mercancías
Activo No Circulante:
También tenemos los bienes inmateriales o intangibles, son aquellos que como
patentes, inventos, etc. Que coadyuvan el desarrollo de actividades de la
empresa.
Segundo elemento de la ecuación contable: “PASIVO U OBLIGACIONES
A TERCEROS”
Dicho de otra manera una empresa u organización tiene un pasivo cuando “debe
algo” que puede expresarse en términos monetarios (efectivo o especie) y se
clasifica en:
Tercer elemento de la ecuación contable: “CAPITAL”
Cuentas de activos:
Las cuentas de activos son de naturaleza deudora. Esto quiere decir que
aumentan su saldo cuando se les da un débito y por el contrario se reduce su
saldo al acreditarse. Veamos un ejemplo práctico sobre esto para quede aún más
claro…
Cuentas de pasivos:
Cuenta de ingresos:
Costos y Gastos:
Tanto los costos como los gastos son de naturaleza deudora y por lo tanto
aumentan su saldo cada vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando
se acreditan. No es muy común que las cuentas de gastos se reduzcan, aunque no
pasa lo mismo con la de costos ya que en una empresa comercial puede darse el
caso en el que luego de comprar mercancías, decidimos devolver una parte. En un
caso como este el asiento contable se debe de registrar dándole un débito
a devolución de mercancías y un crédito a compra de mercancías para que así se
reduzca.
Estructura de la cuenta T
1. Cuentas Reales:
Se le denomina así porque siempre están abiertas por más de un período contable conservando
sus balances. Por lo general este tipo de cuentas son utilizadas en el Estado de Situación
Financiera. En estas cuentas contables se encuentran las siguientes subcuentas principales:
Activos: Reflejan todos los bienes y derechos de una empresa, ya sean tangibles o
intangibles.
Pasivos: Reflejan las obligaciones que tiene un negocio en alguna entidad. Ejemplo, la
obligación que tiene una empresa de pagar algún préstamo.
Capital: Reflejan las aportaciones de los dueños de la empresa o las aportaciones que
hacen los inversores externos.
2. Cuentas Nominales:
Se le denominan así porque se cierran cuando se finaliza cada período contable, luego de esto
su balance o registro iniciará de desde cero. Este tipo de cuentas contables se utilizan en el
Estado de Resultado o Estado de Ganancias. En estas cuentas se encuentran las siguientes
subcuentas principales:
Ingresos: Reflejan el dinero que entra a una empresa como resultado de las actividades
económicas de la misma.
Costos: Es el reflejo de todo desembolso de dinero cuyo fin es generar un activo que
sea un beneficio económico a la empresa.
Gastos: Se refleja los egresos o salida de dinero que está destinado a la distribución de
un producto. [Te podría interesar: ¿Qué son los gastos en contabilidad?]
Ejemplo:
Luego de tener claro lo anterior, se define que cuando nos referimos a la naturaleza de las
cuentas hacemos referencia al modelo ya establecido para registrar las operaciones en una
cuenta contable.
Si actualmente no tienes un medio para realizar este registro contable o no cuentas con un
contador que lo resuelva, existen software de contabilidad que facilitarán la gestión contable de
tu negocio. En Siigo, podrás contar con un módulo especialmente a la contabilidad de tu
empresa, en donde habrá funcionalidades que te permita tener el control de esta área de una
forma más eficiente.
CUENTAS AUXILIARES
Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar
el saldo de las cuentas de Mayor o Principales
En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa
tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones
internas.
Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado
Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe
en un momento determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la empresa
cuando pasó por un punto del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta
fotografía muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el
Estado. Es entonces un Estado Financiero estático.
CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son
obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación
para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados
Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los
recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que
las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o
pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de
naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando.
Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General,
sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas iguales, las de
naturaleza débito debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de Pasivo
y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no requieren de la partida doble,
por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la
partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian
porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".
Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus características
particulares que las diferencia unas de otras, estas diferencias radican en la naturaleza de su
saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente:
Son todas las cuentas que representan recursos de propiedad del ente económico y que este
utiliza para desarrollar su objeto social o sea la producción de un bien o un servicio. Los recursos
de propiedad del ente pueden ser materiales o inmateriales. "Un activo es la representación
financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de
cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros. [D2649,1993.
Art 35]
Pueden ser:
Recursos realizables sobre los cuales se espera obtener un beneficio futuro tales como
inventarios de mercancías, cuentas por cobrar, inversiones en títulos,
Recursos productivos utilizados para desarrollar directamente el objeto social tales como
maquinaria, vehículos de reparto, la edificación de la fábrica, los muebles, las marcas, patentes,
minas,
También denominadas Cuentas de Valuación de Activos, representan las cuentas que permiten
llevar a su verdadero valor un activo. Estas cuentas permiten que el recurso refleje su valor de
realización o su realidad económica. Son cuentas complementarias del respectivo activo, son
accesorias del recurso y no pueden existir de manera independiente y sufren la suerte de la
cuenta principal, es decir los hechos que afecten la cuenta principal afectan también la cuenta
complementaria, si la cuenta principal desaparece, la complementaria también, si la principal es
ajustada, la complementaria también debe ser ajustada. Las cuentas de valuación de activos
tienen un saldo de naturaleza contraria al de la cuenta que valúan, es decir son de naturaleza
acreedora. El valor real de la cuenta valuada o valor en libros, es el saldo que tiene menos el
saldo de la cuenta complementaria.
La cuenta provisión para deudas de difícil cobro llevan a su valor real las cuentas por cobrar
comerciales o deudores clientes, pues su saldo representa el valor estimado de las cuentas
incobrables. De acuerdo a lo dicho el valor en libros de los deudores clientes es la diferencia entre
el saldo de la cuenta principal y el saldo de la cuenta complementaria.
La provisión para inventarios es una cuenta complementaria que representa el valor estimado de
los inventarios deteriorados, vencidos u obsoletos que por este motivo han perdido su potencial
de realización. El valor en libros de los inventarios es la diferencia entre el saldo de inventarios y
la provisión para inventarios.
El agotamiento acumulado es el valor distribuido del costo histórico de una mina o recurso
natural productivo extraíble en la producción. El agotamiento acumulado es la parte extraída de
la mina o recurso natural en el desarrollo del objeto social. El valor en libros del recurso natural
es la diferencia entre el saldo del recurso natural y el saldo del agotamiento acumulado del
recurso natural.
Son todas las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de terceros originadas en el
desarrollo del objeto social. Las obligaciones pueden ser de pagar una suma de dinero, entregar
un bien o prestar un servicio. "Un pasivo es la representación financiera de una obligación
presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que
en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes. "[D2649,1993. Art.
36]
Obligaciones para con las personas naturales o jurídicas que suministran a la empresa
bienes o servicios que constituyen su objeto social
Son todas las obligaciones a cargo del ente económico y a favor de sus dueños, propietarios o
socios exigibles cuando se liquide el mismo. El concepto generalizado es que las cuentas de
patrimonio representan lo que queda después de deducir los pasivos, pero consideramos que este
es un concepto muy corto y que podría tener aplicación para conceptuar el patrimonio de una
persona natural, no el patrimonio de una empresa, pues en realidad la actividad económica o
empresa no posee nada en absoluto, ya que todo lo que tiene lo adeuda a terceros o a sus
dueños. "El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir
todos sus pasivos.” [D2649,1993 Art. 36]
Aporte inicial de recursos para el inicio de la empresa y sus posteriores aumentos o capital
Los mayores valores potenciales de los activos por el desarrollo del objeto social o por un
aumento de valor de los mismos o superávit de capital o superávit por valorizaciones. .
Son todos los aumentos brutos del patrimonio originados directamente en el desarrollo del objeto
social del ente, distintos de los aumentos en los aportes de los propietarios. Un ingreso
operacional tiene relación directa con la producción de un bien o servicio que constituye el objeto
social de la empresa. Todo ingreso operacional representa una fuente bruta interna de recursos y
resulta del giro ordinario del negocio.
La venta de bienes no elaborados en la empresa que constituyen el objeto social del ente,
(empresas de servicio de comercialización)
La venta de un bien elaborado en la empresa que constituye el objeto social del ente,
(empresas productoras)
La venta de un servicio que constituye el objeto social del ente (empresas de servicios)
Son todas las disminuciones brutas del patrimonio originadas en el desarrollo del objeto social
del ente distintas de la distribución de utilidades a los propietarios. Los gastos operacionales
tienen relación directa con el giro ordinario de los negocios.
De igual manera que en los ingresos, todo desembolso de recursos no implica un gasto, pues para
que lo sea se necesita que disminuya en forma bruta el patrimonio.
Erogaciones necesarias para administrar el ente y permitir el desarrollo del objeto social
Erogaciones necesarias para vender el bien o servicio del objeto social del ente.
Son todas las erogaciones o distribuciones del costo de un bien productivo (depreciaciones,
amortizaciones y agotamiento) que se requieren para producir en forma directa los ingresos
operacionales.
El valor de los tres elementos del costo de producción, materia prima, mano de obra y
costos indirectos de producción de los bienes producidos en la empresa y vendidos
durante el período.
El valor mano de obra y costos indirectos de producción de los servicios vendidos durante
el período.
La venta bienes elaborados en la empresa diferentes a los que constituyen el objeto social
del ente y que representan un incremento bruto del patrimonio.
La venta servicios diferentes a los que constituyen el objeto social del ente.
Son todas las disminuciones brutas del patrimonio originadas en actividades diferentes al
desarrollo del objeto social del ente distintas de la distribución de utilidades a los propietarios.
Los gastos no operacionales no tienen relación directa con el giro ordinario de los negocios.
Erogaciones diferentes a las necesarias para administrar el ente y permitir el desarrollo del
objeto social
Erogaciones diferentes a las necesarias para vender el bien o servicio del objeto social del
ente.
ESTADO
CLASE NOMBRE
FINANCIERO CÓDIGO
1 ACTIVO
REALES O
BALANCE 2 PASIVO
GENERAL DE 3 PATRIMONIO
BALANCE
4 INGRESOS
NOMINALES 5 GASTOS
ESTADO DE
O DE 6 COSTOS DE VENTAS
RESULTADOS
RESULTADO 7 COSTO DE PRODUCCIÓN
O DE OPERACIÓN
8
CUENTAS CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
DE ORDEN 9 CUENTAS DE ORDEN
ACREEDORAS
CLASE
GRUPO CÓDIGO NOMBRE
ACTIVO
1 11 DISPONIBLE
2 12 INVERSIONES
3 13 DEUDORES
4 14 INVENTARIOS
1 5 15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPOS
6 16 INTANGIBLES
7 17 DIFERIDOS
8 18 OTROS ACTIVOS
9 19 VALORIZACIONES
CLASE
GRUPO CÓDIGO NOMBRE
PASIVO
1 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS
2 22 PROVEEDORES
3 23 CUENTAS POR PAGAR
4 24 IMPUESTOS GRAVÁMENES y TASAS
2 5 25 OBLIGACIONES LABORALES
6 26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
7 27 DIFERIDOS
8 28 OTROS PASIVOS
9 29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES
CLASE
GRUPO CÓDIGO NOMBRE
PATRIMONIO
1 31 CAPITAL SOCIAL
2 32 SUPERAVIT DE CAPITAL
3 33 RESERVAS
4 34 REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO
3
5 35 DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES EN ACCIONES
6 36 RESULTADOS DEL EJERCICIO
7 37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
8 38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES
CLASE
GRUPO CÓDIGO NOMBRE
INGRESOS
1 41 OPERACIONALES
4 2 42 NO OPERACIONALES
CLASE
GRUPO CÓDIGO NOMBRE
EGRESOS
1 51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN
2 52 OPERACIONALES DE VENTAS
5 3 53 NO OPERACIONALES
4 54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
9 59 GANANCIAS Y PÉRDIDAS
CLASE
COSTOS DE GRUPO CÓDIGO NOMBRE
VENTAS
1 COSTOS DE VENTAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS
6
2 COMPRAS
CLASE
COSTOS DE
GRUPO CÓDIGO NOMBRE
PRODUCCIÓN
O DE
OPERACIÓN
1 71 MATERIA PRIMA
2 72 MANO DE OBRA DIRECTA
7
3 73 COSTOS INDIRECTOS
4 74 CONTRATOS DE SERVICIOS
CLASE
CUENTAS DE
GRUPO CÓDIGO NOMBRE
ORDEN
DEUDORAS
1 81 DERECHOS CONTINGENTES
2 82 DEUDORAS FISCALES
3 83 DEUDORAS DE CONTROL
8
4 84 DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA
5 85 DEUDORAS FISCALES POR CONTRA
6 86 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA
CLASE
CUENTAS DE
GRUPO CÓDIGO NOMBRE
ORDEN
ACREEDORAS
1 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES
2 92 ACREEDORAS FISCALES
9 3 93 ACREEDORAS DE CONTROL
4 94 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA
5 95 ACREEDORAS FISCALES POR CONTRA
6 96 ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA CLASE GRUPO MAYOR DEL
AUXILIAR
Caja General Oficina Principal 1 11 1105 110501-01
Caja General Sucursal Alfa 1 11 1105 110501-01
Caja Menor Oficina Principal 1 11 1105 110510-01
Caja Menor Sucursal Alta 1 11 1105 110510-01
Banco de Los Andes Cta. 9273918 1 11 1110 111005-01