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Especialización en Gerencia de Procesos Logísticos en Redes de Valor

TICs y gestión de procesos logísticos en redes de valor


228003_1

Post tarea–Aplicación de conceptos de Gestión de Sistemas de Información Logístico y de


Redes de Valor en un entorno especifico

JULIO CESAR GONZALEZ


Director de Curso

Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería


Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD
2019
Introducción

La forma en la que funcionan actualmente las empresas u organizaciones se ha ido


transformando gracias a los sistemas de información y las tecnologías de la información.
Debido a que gran parte de ellas se ha concientizado de su importancia para convertirse en
una empresa que no solo puede automatizar sus procesos operativos, sino que también cuenta
con información necesaria para la toma de decisiones, además de lograr ventajas competitivas
y estratégicas.
En el presente trabajo se presenta la importancia de los sistemas de información logístico y
las tecnologías de la información a través del reconocimiento de los diversos usos que se le
podrían dar al procedimiento realizado en el entorno práctico, para posteriormente realizar
un análisis de la situación actual con base al Método PETI, situándose en una microempresa
(tostadora café).
Objetivos

Objetivo general
Aplicar los conceptos de Gestión de Sistemas de Información Logístico y de Redes de
Valor en un entorno específico.

Objetivo especifico
 Desarrollar el ejercicio que aparece en la Guía para el uso de recursos educativos -
Excel como herramienta ofimática para SIL
 Analizar con el método PETI los aspectos necesarios para la implementación de un
procedimiento dentro de los SIL.
 Indicar que costos y beneficios económicos se generan en el proyecto desarrollado
Actividades a desarrollar

Paso 1.
En el anexo 1 se encuentra el desarrollo del ejercicio.

Paso 2.
Los otros usos que podría darle a este procedimiento dentro de los SIL, son los siguientes:
1. Al procedimiento de ingreso de información se le puede dar el siguiente uso:
Dentro del Modelo CRM – Marketing
Alimentación de información en ventas a domicilio, es decir, que es posible utilizarlo para
llevar el registro de ventas a domicilio por ejemplo de un restaurante, de manera práctica los
campos a utilizar serian datos del cliente tales como: Nombre, Dirección, teléfono y pedido.
2. Al procedimiento de ingreso de información se le puede dar el siguiente uso:
Dentro del Modelo de sistema de información de producción – en un sistema ERP
Ingreso de la información en el entorno operacional – en registro y control de la producción,
ejemplo, en una panadería se registra la información por producción, es decir, tipo de pan
producido (referencia y nombre), cantidad producida (cantidad del producto terminado) y el
registro de la materia prima utilizada para dicha producción, las cuales serian una serie de
campos creados con los datos de la materia prima que maneja la empresa, para que el
operador (alimentador de la información) ingrese la información de las cantidades utilizadas
(suministros) y finalizara con el clic en el botón registro y automáticamente se almacenara
de la información de forma ordenada y organizada.
3. Al procedimiento de ingreso de información se le puede dar el siguiente uso:
Dentro del entorno de sistema de información de mantenimiento
Uno de los usos es dentro del entorno de sistema de información de mantenimiento, ya que
en muchas empresas privadas y públicas, llevan registro u hoja de vida física de los equipos
y maquinaria, un uso que podíamos dar a este procedimiento es el registro digital (hoja de
vida abreviada) de los mantenimientos realizados y el almacenamiento de dicha información.
Los campos que se pueden utilizar serian, la identificación del equipo o maquinaria (tipo,
nombre, modelo, serial, etc.), las fechas de los mantenimientos realizados, tipo de
mantenimiento (correctivo o preventivo), soporte de calidad (certificación, garantía, etc. de
quien realiza el mantenimiento) y observaciones. Aparte de ser un proceso que mantiene
información u hoja de vida abreviada de la maquinaria y equipos, puede ser utilizado para la
toma de decisiones con respecto a posibles reemplazos, compras o próximos mantenimientos.
4. Al procedimiento de ingreso de información se le puede dar el siguiente uso:
Dentro del entorno de sistema de gestión de calidad
El procedimiento se utilizaría para registrar la información con respecto a pérdida, desecho
o bajas de productos, en cualquiera de los puntos en la cadena de suministro, la cual tendría
como mínimo la siguiente información, identificación del producto, nombre del producto,
cantidad, un campo destinado para especificar el tipo de baja o desecho del producto.
Ejemplo, en una fábrica de café, se utilizaría este procedimiento para registrar las bajas de
materia prima o producto terminado en la entrada, en la transformación, en la salida o por
devolución. Siendo esto información para el control de inventarios y para plantear mejoras
en calidad, cuando esto se vuelva repetitivo, pero ya esto en análisis de la información.
El siguiente cuadro se realizara con base al cuarto uso descrito anteriormente y su
aplicación se realizara en una microempresa tostadora de café, donde trabajan 6 operarios;
una recepcionista (encargada de recibir la materia prima, las ordenes de pedidos y
devoluciones de productos) tres operarios (encargados de realizar el proceso de
almacenamiento de materia prima, de la producción: pesado, trillado, tostado, molido,
empacado y almacenado como producto terminado), un supervisor (encargado de
verificación de los procesos, cumplimiento de las tareas, marketing y contabilidad básica,
manejo de inventarios, presentación de resultados) y el dueño de la microempresa quien a
su vez es el gerente y supervisor general, quien toma las decisiones de fondo, según la
información recibida del supervisor.
Cuadro 1. Análisis de la situación actual para una microempresa “tostadora de café”
Pasos Método PETI Comentarios para el desarrollo
Estrategia de TI A través de una visita de campo se verificara la documentación
de la empresa organizacionalmente y principalmente en el
proceder frente a la información de pérdidas o bajas de materia
prima o productos terminados, si existe o no registros, como lo
hacen y si conocen las ventajas de registrar este tipo de
información.

 Se busca conocer de forma clara y documentada la


situación actual de la empresa, tanto su Misión, Visión,
políticas de calidad, programas de mejoramiento continuo,
si existen registros de daños, perdidas, malos manejos,
devoluciones de materia prima o productos terminados,
decisiones o soluciones presentadas frente a estos
fenómenos, tipo de archivos, software utilizados,
responsables de la información y todos los ítems relevantes
que nos permitan conocer el estado actual de la empresa
frente a este tipo de información y si disponen de
información adecuada para la toma de decisiones en este
tema.
Uso y apropiación de la En la visita de campo se realizaran entrevistas personalizadas,
tecnología teniendo en cuenta que solo son 5 empleados, identificando
los equipos y software con los que cuentan y conocimientos
en tecnología y manejos.

Con el fin de saber con qué equipos, tecnología y capital


humano se cuenta y su nivel de conocimiento para la
implementación de la nueva herramienta.

A nivel directivo (Gerente y supervisor) se entrevistaran de


forma personal, explicando en que consiste el procedimiento y
para que puede servir en la empresa.

Con el fin de identificar que conocen ellos de la TI, importancia


y uso; si existen proyecciones de inversión y si existen algunos
registros de información semejantes, que ayude a facilitar el
entendimiento y aplicación de esta herramienta.
Sistemas de Con la visita de campo realizada anteriormente, se determina
información este paso, donde se detecta si la microempresa cuenta o no un
sistema de información de este tipo. En caso positivo se
verificara si se utiliza adecuadamente y se desistirá de la
implementación, para evitar la duplicidad de información.

En este paso se investiga con respecto a los sistemas de


información con los que cuenta la empresa, para verificar si
existen dentro de ellos un sistema de información de este tipo y
está siendo subutilizado o si se puede aprovechar alguno de
ellos para comenzar hacer el registro de esta nueva
información. Esto en búsqueda de minimizar el gasto en la
implementación tanto en capital como en herramientas
ofimáticas, tratando de hacer simple y practico todos los
procesos de información con los que cuenta empresa.
Servicios Tecnológicos Se realizara una lista de chequeo por parte del consultor
mediante la observación y las entrevistas en la visita de campo
identificando,

 Equipo de cómputo y cantidad


 Acceso a internet y/o conectividades
 Si cuentan con Excel
 Puntos de red
 Manejo de Drive

Esto con el fin de saber la necesidad o componentes con los que


cuenta y realizar las recomendaciones necesarias para la
implementación.
Para la implementación del uso de este nuevo procedimiento es
necesario trabajar en red, permitiendo el almacenamiento en la
nube como archivo de seguridad y de igual forma que esta
información sea de acceso al o los encargado en toma de
decisiones. Por lo tanto es importante conocer la situación
actual de los servicios tecnológicos con los que cuenta la
empresa, porque se sabe con qué se cuenta y que necesidades
de inversión se debe generar.

Gestión de Información Se creara un formato único como registro de información de las


novedades presentadas en la perdida de materia prima y/o
productos terminados, que se llenara de forma física, con pocos
y datos simples, pero con la información necesaria, ejemplo,
código, nombre y tipo de producto dañado, fecha y hora,
cantidad, causal de desecho, nombre de quien reporta, entre
otros. Formato entregado al supervisor encargado de digitalizar
la información y archivar dicho formato como registro de
calidad.
Esto con el fin que el proceso de recolección de información
frente a las pérdidas de materia prima y productos sea útil para
la empresa, asegurando que la información recolectada sea real,
concreta, puntual, clara y entendible.

En este punto se debe verificar todo lo relacionado con la


gestión de la empresa frente a otros procesos de sistemas de
información, para conocer si existe seguridad en los datos,
seguimiento en los flujos de información, calidad de la
información, los problemas que se han presentado con otros
procedimientos de información, todo ello para realizar un
análisis de los problemas de información que se hallan
presentado en procesos anteriores, si existieran o que se puedan
presentar y como darle solución a los mismos.
Gobierno de TI Se debe diseñar la estructura identificando los puntos o las áreas
donde se debe recolectar la información cuando se presenta y
realizar un análisis del capital humano con el que se cuenta,
para capacitar al personal con la responsabilidad del ingreso de
información
Análisis financiero Se requiere de un computador con Excel, impresora, recargas
de tinta anual, servicio de internet, papelería (una resma de
papel anual), para la implementación de los formatos físicos y
el ingreso al sistema de información.

Se debe hacer un análisis de todos los recursos necesarios para


la implementación de este procedimiento, es decir, cuantos
computadores se necesitan, puntos de red, internet, gastos de
licencia y horas de capacitaciones al personal que permita
realizar una inversión racional y sostenible.

Paso 3.
Cuadro 2. Costos y beneficios

Costos y Beneficios Razones de justificación


Costos de oficina: Los costos para la microempresa son
Los costos relacionados con la oficina mínimos, porque ya cuentan con al menos un
para la implementación del proyecto computador y no se requiere de uno nuevo, el
(computador con Excel, impresora, office es una herramienta común, es decir,
recargas de tinta anual, servicio de que no se requiere de inversión en licencia,
internet, papelería), no requieren de de lo que si se requiere es de una impresora,
gran inversión ya que son herramientas resma de papel y recargas de tinta, porque el
básicas para múltiples funciones dentro registro seria de la siguiente forma, solo el
de la microempresa, es decir, no va hacer supervisor alimentara la información
exclusivo para la implementación del digitalmente (por eso un solo PC), a los
procedimiento y si cuentan con ellos no se demás empleados (recepcionista y operarios)
requiere de nueva inversión, en cambio se se les entregara un formato impreso donde
lograra un sistema de información registraran todos los datos requeridos en el
organizada y ordenada para la toma de sistema de información cuando se presente
decisiones frente a la gestión de calidad y las pérdidas de materia prima o de productos
costos de producción, es decir, una base según sea el caso y lo harán llegar al
de datos para la toma de decisiones supervisor como reporte de la novedad para
que este la registre. El servicio de Internet se
requiere para el almacenamiento de
seguridad en la nube y también se utilizaría
para que el gerente tenga acceso de la
información en línea, obteniendo como
beneficio la identificación de fallas, las
frecuencias en la perdida de materia prima o
producto terminado, se puede tomar
decisiones acertadas para eliminar las causas
y no atacar las consecuencias.
Recursos de implementación: Se requiere capacitar al personal de la
Los recursos de la implementación están empresa en el nuevo procedimiento y como
cubiertos dentro del salario base de los se debe llenar el formato físico de registro de
empleados operarios, se causara una perdidas (materia prima o productos
interrupción mínima en su jornada terminados), el cual se realizaría un día en
laboral, la cual no representa una caída que se terminen las labores 15 minutos antes
en la productividad, en cuanto a los del horario de salida, tiempo suficiente para
costos causados para la capacitación del realizar la capacitación, utilizando 8
supervisor y el gerente es de media impresiones de formatos para hacer la
jornada dividida durante una semana capacitación con ejemplos y dejar uno como
laboral, igual los mismos están cubiertos instructivo o consulta. Al gerente y al
dentro de su salario base, es decir, no se supervisor se les realizara una capacitación
generaría costos adicionales para la personalizada de la menos media jornada
microempresa, a cambio estarían distribuida durante una semana laboral, en la
adquiriendo nuevos conocimientos en cual se capacitaran sobre cómo funciona el
formación en TI que pueden ser sistema de información a implementarse, sus
aprovechados en cualquier otra área, usos y como se hace el registro de la
además se generara curiosidad para información con los formatos reportados por
desarrollar nuevas ideas entre los los empleados.
capacitados que puedan beneficiar a la
microempresa
Costo operativo: los costos que se Contratación de consultor externo para la
generan con la contratación de un implementación del procedimiento, esto para
consultor, profesional en el área y con evitar la llamada ceguera de taller por
experiencia serian de $250.000 para 8 costumbrismos, generando beneficios a la
horas de trabajo distribuidas en una empresa en cuanto a la implementación del
semana, a cambio se obtendrá un sistema procedimiento con el que se identificará las
de información confiable, dándole la causas de pérdidas, permitiendo minimizar
importancia de las pérdidas que se las mismas se reducirá el costo de
generan continuamente y directamente producción, permitiendo obtener mayores
proporcional a la reducción de quejas de ganancias para la empresa y/u ofrecer
los clientes por devolución de productos. precios más bajos del mismo producto, en
cuanto a las causas por devoluciones más
comunes, es posible tomar decisiones y
acciones frente a estas para evitarlas
nuevamente.

Cuadro 3.

Periféricos de entrada Razones de justificación


Computadora La información generada se registrara de dos
formas, la primera físicamente por medio del
formato de novedades perdida de materia
prima y o producto terminado el cual se
entregara como reporte al supervisor quien
procederá a alimentar la información a través
del computador por tal motivo esta es una
herramienta necesaria para la alimentación
de la información, esto a través de la
digitalización de la información por medio
del teclado y la función registro por medio
del mouse.
Periféricos de salida Razones de justificación
Impresora y monitor Son los elementos necesarios para que la
información se pueda percibir por el usuario,
en este caso la impresión de los formatos y la
visualización de la información en el PC
cuando se requiera
La impresora es necesaria para generar el
formato, que es la herramienta para hacer el
registro inicial de la información, como
soporte para la alimentación de la base de
datos.
El monitor necesario para poder visualizar la
información digitada y registrada,
herramienta fundamental para garantizar la
calidad de la información y poder hacer el
análisis del mismo.

Periféricos de comunicación Razones de justificación


Tarjeta red y Switch Son los elementos necesarios para la
comunicación de las dos computadoras.
Hardware necesario para la interacción en
línea sin ello no sería posible trabajar en
red. (Supervisor – gerente)
Conclusiones

Se aplicaron los conceptos aprendidos en una microempresa real, identificando el valor de


las herramientas logísticas para la misma, en el desarrollo del entorno practico, que permitió
identificar herramientas y software de trabajo en los sistemas de información logísticos y el
uso y aplicación de algunos de ellos.
Se desarrolló el método PETI en ejemplo práctico, en el cual se aprendió la implementación
adecuada y los aspectos necesarios y relevantes para cualquier procedimiento dentro de los
sistemas de información logística.
En el desarrollo del trabajo, se realizó un ejercicio práctico, identificando los costos y
beneficios económicos que pueden generarse en la implementación de procedimientos en
sistemas de información, para tomar decisiones frente a los mismos antes de su
implementación.
Referencias Bibliográficas

González, J. (2018). Modelos de Sistemas de Información Logísticos (SIL) y de redes de


valor. [Vídeo]. Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22574
Vergara, S. J. C., & Quesada, I. V. M. (2011). Desarrollo de aplicaciones en Microsoft Excel:
12 casos prácticos resueltos paso a paso. ProQuest Ebook Central. Obtenido de
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/detail.action?docID=3201214
MINTIC, G.ES.06 Guía Cómo Estructurar el Plan Estratégico de Tecnologías de la
Información - PETI Guía técnica Versión 1.0 (2016) (PP. 23-34)
https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-15031_recurso_pdf.pdf

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