Servicio nacional de aprendizaje

Programa

Tecnólogo en análisis y desarrollo de sistemas de información

Fase 1: identificación

Centro de informática y producción industrial

Regional cauca

2019
 Servicio nacional de aprendizaje

Actividad de aprendizaje 1:

Ap01-aa1-ev01. Identificación de la necesidad de sistemas de información.

Instructores

Ing. Diego Ramos Valencia

ing. Instructor técnico julio Cesar Prado Ramírez

Diego Fernando Prado Osorio

Liliana Solarte Navarro

María cristina Mera Gómez

Alejandro Sánchez Campo

Aprendiz

Aquilino calderón Pérez

Centro de informática y producción industrial

Regional cauca

2019
 Contenido
1. Caracterización de la empresa ........................................................................................ 4
2. Reseña ................................................................................................................................ 4
2.1. Misión. ............................................................................................................................ 5
2.2. Visión.. ............................................................................................................................ 5
2.3. Valores corporativos. .................................................................................................... 5
3. Diagnóstico preliminar ..................................................................................................... 6
4. Planteamiento del problema ......................................................................................... 8
5. Formulación del problema............................................................................................ 8
6. Objetivos......................................................................................................................... 8
6.1. Objetivo general............................................................................................................. 8
6.2. Objetivo específico ......................................................................................................... 9
7. Justificación ................................................................................................................... 9
8. Planteamiento solución ............................................................................................... 10
8.1. Artículos relevantes ..................................................................................................... 10
8.2. Anverso documento datos generales .......................................................................... 10
8.3. Reverso documento ..................................................................................................... 11
9. Instrumento de recolección de información .............................................................. 11
1. Caracterización de la empresa

RAZÓN SOCIAL AQUÍ TAXI S.A.S.

FECHA DE CONSTITUCIÓN
DE LA EMPRESA 26 de Julio de 2018
PAÍS Colombia
MUNICIPIO Bogotá – Cundinamarca
DIRECCIÓN Calle 1 b # 28 - 04
TELÉFONO 3223136048 Correo contacto@aquitaxi.com
Electrónico
PERSONA NATURAL No Persona Sociedad Por Acciones
jurídica Simplificadas (S.A.S.)
NÚMERO DE SOCIOS 2
NIT. 901199905-3
SECTOR DE CLASE MUNDIAL Sector de servicios
NÚMERO DE EMPLEADOS 2 Número de empleados indirectos
DIRECTOS No aplica
TAMAÑO DE LA EMPRESA Pequeña empresa
REPRESENTANTE LEGAL Aquilino Calderon Pérez

NIVEL DE EDUCACIÓN Bachiller Académico

Fuente propia.

2. Reseña

Encontramos los inicios de la empresa AQUÍ TAXI S.A.S en el año 2011, constituida

formalmente en el año 2018. Nace de la idea y la firme creencia de mejorar y dar herramientas

tecnológicas tanto a usuarios y conductores del servicio de transporte individual tipo taxi para

la solicitud y recepción de pedido de servicios a nivel nacional.

Un año después de su inicio, la empresa presta sus servicios de transporte en las ciudades de

Bogotá y Bucaramanga. Cuenta con más de 3.500 conductores afiliados, y más de 1.800

pasajeros inscritos que solicitan sus servicios por medio de su plataforma tecnológica.
2.1. Misión. Garantizar el servicio óptimo de transporte público individual de pasajeros

mediante soluciones tecnológicas con responsabilidad social, soportados por un equipo

humano competente y comprometido con la excelencia y la calidad en la prestación del

servicio, con el objetivo de generar beneficios a nuestros usuarios, colaboradores y asociados.

2.2. Visión. Ser para el año 2020 una empresa que satisfaga las necesidades de nuestros

clientes y usuarios ofreciendo productos y servicios en el gremio del transporte público de

calidad. Brindar a nuestros usuarios la mejor opción en el servicio de transporte público

individual de pasajeros a nivel nacional. Lo anterior como resultado de la implementación de

las nuevas tecnologías teniendo en cuenta los más altos estándares de calidad en la prestación

del servicio.

2.3. Valores corporativos.

 Calidad
 Compromiso
 Ética
 Eficiencia
 Puntualidad
 Responsabilidad social
 Seguridad
 Solidaridad
3. Diagnóstico preliminar

Se ha seleccionado la empresa AQUÍ TAXI S.A.S. para el desarrollo del proyecto formativo

y esta se caracterizó como una pequeña empresa de acuerdo con lo estipulado en la ley 590

de 2000, por la cual se dictan las disposiciones para promover el desarrollo de las micro,

pequeñas y medianas empresas, y a la ley 905 de 2004, por medio de la cual se modifica la

ley antes mencionada.

La empresa en cuestión fue sugerida como objeto de estudio por el aprendiz debido a su

cercana relación con la gerente y algunos miembros del personal de producción. Siendo así,

se facilita la recolección de datos de todo tipo tanto como la aplicación de diversos

instrumentos que brinden al proyecto la información necesaria para la ejecución del mismo.

El diagnóstico preliminar de la unidad productiva se realizó primeramente con la aplicación

de una técnica de recolección de información (entrevista), realizada a la gerente el día 15 de

junio de 2018, con el objetivo de obtener información de primera mano a modo de una

valoración general que direccionara la investigación.

De igual manera, cabe mencionar que la metodología empleada en la investigación es

descriptiva de modo que, como afirma Salkind (1998) “se reseñan las características o rasgos

de la situación o fenómeno objeto de estudio”.

Al ser una empresa que se dedica al transporte de pasajeros por medio de una plataforma

tecnológica, se identificó un ambiente de trabajo en equipo y compromiso con las diferentes

actividades que se desarrollan en la empresa. También cabe resaltar que a pesar de las

diferentes dificultades comunes que surgen con el origen de una empresa, han sido capaces

de superarlas con responsabilidad y compromiso.

A partir de la técnica aplicada y a pesar del crecimiento de la empresa y su buen desarrollo, se

encontraron algunos vacíos internos en cuanto a la proyección de la empresa, y la falta de la

automatización de un sistema de información, ya que este podría afectar el buen

funcionamiento de la misma a medida que crece.

Adicional a eso, se analizaron algunos de los procesos de estrategia, mercadeo y

comercialización de la plataforma tecnológica, se pudo detectar una carencia en la

comunicación al cliente y promoción del producto en los mercados seleccionados.

En cuanto a las áreas funcionales de la unidad productiva, es indispensable realizar un

reconocimiento al área de desarrollo de la plataforma, puesto que esta es la que tiene procesos

mejor estructurados. Dicha área tiene como cabeza a la gerente, quien a su vez tiene a su

disposición al ingeniero desarrollador de la plataforma y una auxiliar administrativa y todos

en conjunto están al tanto de cada una de las actividades que involucra los procesos de

desarrollo.
 4. Planteamiento del problema

Finalmente se ha logrado detectar el principal problema que ha estado afectando el

rendimiento del área administrativa que tiene a su cargo la operación de diferentes áreas

como lo son: servicio al cliente, operación de la plataforma tecnológica, recursos humanos y

la fuente del problema que ha sido la generación manual en Excel de unos certificados

llamados FUEC (formato único de extracto de contrato) el cual es un documento que es

exigido a algunos vehículos prestadores del servicio de transporte especial a nivel nacional y

es requerido por las autoridades de transporte para su respectiva verificación. El problema

radica en que al tener que hacer manual este certificado el proceso es muy demorado ya que

por conductor se generan alrededor de 50 a 80 de estos documentos.

5. Formulación del problema

¿Cómo contribuir a que al desarrollo de una plataforma que sistematice este proceso de la

empresa AQUÍ TAXI S.A.S. mejore su desempeño de manera eficaz y satisfactoriamente en

este proceso que retrasa la operación de la empresa de forma significativa?

6. Objetivos

6.1. Objetivo general

Diseñar instrumentos a partir de la aplicación de recolección de información que contribuyan

a llevar al desarrollo de un sistema de información para que la empresa AQUÍ TAXI S.A.S.

mejore su desempeño.
 6.2. Objetivo específico

Elaborar una propuesta viable para el desarrollo de un sistema de información que contribuya

a mejorar y agilizar el proceso de generar los formatos FUEC y así poder prestar un mejor

servicio a sus afiliados.

7. Justificación

Se debe reconocer como importante apoyar a las pequeñas empresas de servicios como AQUÍ

TAXI S.A.S. en su crecimiento en la medida que se pueda hacer un aporte significativo que

mejore sus procedimientos y protocolos.

El proyecto tiene como fin ser una guía de apoyo para la empresa de modo que mediante su

realización, sea posible la corrección o mejora de procesos que puedan afectar el desarrollo

de su operación y limitar su potencial.

Se proveerá a la empresa AQUÍ TAXI S.A.S. estrategias que permitan aumentar su eficiencia

en procesos tecnológicos optando siempre por transformarse en una empresa más atractiva y

de mayor alcance en el mercado.

De igual modo, es importante enfatizar en el alcance de este proyecto a nivel académico de

modo que su ejecución permitirá a los investigadores aplicar los conocimientos adquiridos

en formación acerca del análisis y desarrollo de sistemas de información, además de

permitir el desarrollo de competencias laborales que a su vez contribuirán a la construcción

de mejores perfiles profesionales.

 8. Planteamiento solución

Se sugiere el desarrollo de un sistema que automatice la generación de los FUEC (formato

único de extracto de contrato) cuyas funcionalidades reducirán en un 80% el tiempo de

entrega de dichos formatos, reduciendo así los tiempos de atención de cada uno de los

conductores que los requieran.

Investigando más a fondo se ha logrado conocer las normas requeridas para la regulación de

este tipo de documentos que son públicos y están regidos por los siguientes lineamientos de

formato que se deben cumplir así:

8.1. Artículos relevantes

“Artículo 2.2.1.6.3.3. Extracto del contrato. Durante toda la prestación del servicio, el
conductor del vehículo deberá portar el extracto del contrato, el cual deberá expedirse
conforme la regulación que expida el Ministerio de Transporte. Parágrafo 1. El Ministerio de
transporte reglamentará la expedición del extracto del contrato, de manera que este pueda ser
consultado y verificado a través de un sistema información que permita y garantice el control
en línea y en tiempo real. Parágrafo 2. La inexistencia o alteración del extracto del contrato,
advertida por la autoridad de control de tránsito en vía, dará lugar a la inmovilización del
vehículo, de conformidad con lo dispuesto en el literal C del artículo 49 de la Ley 336 de
1996. Los errores mecanográficos que no presenten enmendaduras ni tachones, no
constituyen inexistencia o alteración del documento.

Artículo 2.2.1.7.5.3. Manifiesto electrónico de carga. La empresa de transporte deberá expedir y

remitir al Ministerio de Transporte, en los términos y condiciones que establezca este, el manifiesto
electrónico de carga, elaborado de manera completa y fidedigna. El Ministerio de Transporte es la
autoridad competente para diseñar el formato único de manifiesto electrónico de carga, la ficha
técnica para su elaboración y los mecanismos de control correspondientes, de manera que se garantice
el manejo integral de la información en él contenida. Fuente Ministerio de transporte

8.2. Anverso documento datos generales

1. Documento en formato PDF diligenciado en su totalidad por ambas caras.

 2. Logo símbolos del ministerio de transporte y de la empresa prestadora del servicio.
3. Datos de la empresa o persona contratante del servicio.
4. Objeto del contrato.
5. Vigencia del contrato.
6. Características del vehículo.
7. Datos de los conductores.
8. Datos de la empresa prestadora del servicio.
9. Firma del gerente y sello de la empresa.
10. Código QR para su verificación por parte de las autoridades de transito

8.3. Reverso documento

1. Contrato de servicio público de transporte terrestre automotor.

2. Firmas contratista y contratante.

 La plataforma debe generar y guardar reportes para su posterior auditoria ante las
autoridades competentes.
 El personal administrativo de AQUÍ TAXI SAS será el encargado de operar la
plataforma y generar los extractos por medio de una página web que deberá estar
alojada en un servidor virtual o físico.
 La entrega de los formatos a los clientes se hará únicamente en las instalaciones de la
empresa a los afiliados que tengan al día sus documentos, los del vehículo y estén al
día con el rodamiento cobrado por la empresa.

9. Instrumento de recolección de información

Por medio de la siguiente encuesta de preguntas cerradas, se hace la recolección de datos de

la empresa. Las preguntas van dirigidas a la persona que actualmente se encuentra encargada

del área administrativa, y que parcialmente maneja el área de recursos humanos y genera los

extractos de contrato.
 Cuestionario
¿La empresa cuenta actualmente con
algún sistema de información que
automatice este tipo de procesos?
¿Cree usted que desarrollando un
sistema que permita automatizar este
proceso se solucione de manera eficaz
la problemática?
¿Qué áreas están involucradas en el
proceso?
¿Cuál es su opinión respecto a la forma
- -
de creación de estos archivos?
¿Han buscado alguna solución a esta
problemática?
¿Cómo cree usted que se pueden
reducir los tiempos de desarrollo de -
este proceso?
¿Cuál es el editor de texto o programa
que se utiliza actualmente para el
- -
desarrollo de este proceso?
¿Cree usted que la interfaz del
documento final que se muestra al
cliente es la apropiada?
¿Guardan copias de estos archivos para
su posterior uso?
Si No Respuestas
La empresa es consciente de la
necesidad en algunas áreas que se
x necesita automatizar los procesos para
así dar un mayor rendimiento.
Sí, creo que los sistemas son
fundamentales en el correcto
x
desarrollo de actividades en una
organización.
Gerencia, contabilidad, administrativa
operacional y comercial.
En este momento el proceso se hace de
manera manual, y por lo tanto
repercute en el tiempo de espera de
nuestros afiliados.
Sí, pero ninguna con la intención de
automatizar dicho proceso, y no se ha
x
logrado reducir los tiempos en que se
generan los extractos.
En primer lugar creo que la inserción
de una base de datos de nuestros
clientes para que sean utilizados
-
posteriormente por un programa o
aplicación que permita que se generen
automáticamente.
Se está utilizando una plantilla en Excel
que requiere que se implanten todos los
datos manualmente.
No, en la mayoría de las veces que se
x generan los extractos aparecen errores
como salida del texto de las márgenes o
casillas y letras o palabras incompletas.
Si, guardamos copias ya que en caso de
x cualquier requerimiento de las
autoridades las tenemos disponibles.