MANUAL DE COMPETENCIAS Y DE FUNCIONES DE LA EMPRESA

EXPRESURATUR SAS

CARGO: Gerente

JEFE INMEDIATO: Junta Directiva

ÁREA: Administrativa

OBJETIVO DEL CARGO: Dirigir y controlar a EXPRESURATUR S.A.S. buscando

su correcta operación y proyección de futuro, representar la empresa ante las
entidades públicas y privadas, administrativas, judiciales y de cualquier índole; y
planificar los objetivos generales de la mismas.

COMPETENCIAS
Educación Formación
Profesional en administración,
Normatividad en tránsito y transporte.
contaduría, economía o afines.
Habilidades Experiencia
 Coordinación
 Dirección
 Control
 Planeación Experiencia en cargos gerenciales o
 Objetividad administrativos de por los menos 2
 Liderazgo años preferiblemente en empresas de
 Iniciativa transporte especial.
 Toma de decisiones
 Autoridad
 Manejo de conflictos

FUNCIONES

 Representar a la sociedad ante los accionistas, terceros y ante toda clase de

autoridades de orden administrativo y jurisdiccional.
 Informar a la junta de accionistas respecto a la marcha administrativa de la
empresa, balance general, estado de resultados y su gestión.
 Planear, organizar, dirigir y controlar todas las actividades tendientes a mejorar
la calidad de los servicios establecidos dentro del objeto social de la empresa y
conforme a los reglamentos expedidos por la junta de accionistas.
 Celebrar contratos de transporte con empresas, asociaciones etc.
 Aprobar presupuestos e inversiones.
 Autorizar convenios a nombre de la empresa.
 Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban
otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la sociedad.
 Elaborar en asocio con la junta de accionistas, el proyecto del presupuesto de
ingresos y gastos para cada año.
 Nombrar, sancionar y remover a los empleados de la empresa bajo la
normatividad de los reglamentos internos.
 Convocar la asamblea de accionistas a reuniones extraordinarias cuando lo
considere necesario.
 Elaborar en coordinación con los responsables de cada proceso los
mecanismos de selección, contratación, seguimiento y evaluación de la gestión
de los contratistas y de los empleados.
 Velar por una buena atención en relaciones públicas a los clientes.
 Renovar contratos empresariales y organizar documentación para incrementar
y renovar la capacidad transportadora en ministerio de transporte
 Gestionar toda vinculación, desvinculación de vehículos ante el ministerio de
transporte.
 Aprobar el pago de proveedores de la empresa.
 Gestionar el desarrollo de reuniones, capacitaciones informativas y de otra
índole en las cuales se requiera la participación de los afiliados y empleados.
 Elaborar informes de accidentes a la aseguradora.
 Gestionar la elaboración y presentación de informes que requieran las
autoridades y entes de control.
 Asistir a capacitaciones y reuniones de tránsito y transporte de ministerio de
transporte, cámara de comercio, entre otros.
 Velar por el cumplimiento de los procedimientos del sistema integrado de
gestión.
 Las demás funciones relacionadas con su cargo que le asigne la junta de
accionistas.
CARGO: Secretaria

JEFE INMEDIATO: Gerente

ÁREA: Administrativa

OBJETIVO DEL CARGO: Apoyar las actividades que demande el funcionamiento

de las diferentes áreas de EXPRESURATUR S.A.S., atender el movimiento de caja,
percibiendo ingresos y pagos autorizados por los directivos y recaudar la cartera de
la empresa.

COMPETENCIAS
Educación
Técnico en administración,
contabilidad o afines.
Habilidades
 Diligencia profesional
 Buenas relaciones interpersonales
 Comunicación
 Trabajo en equipo
 Análisis de problemas
 Atención al cliente
Formación
 Manejo de herramientas ofimáticas
 Atención al cliente
 Actualización archivística.
 Manejo SIIGO
Experiencia
Experiencia en cargos relacionados
por lo menos de 1 año.

FUNCIONES

 Despachar oportunamente la correspondencia de la empresa a las entidades

que lo soliciten.
 Atender a todo tipo de clientes y proveedores que ingresen en la oficina.
 Controlar las llamadas y tomar nota de los mensajes para la gerencia, así como
la actualización permanente de la agenda.
 Revisión diaria de correo electrónico de la empresa y re direccionamiento al
personal correspondiente.
 Organizar el archivo de la empresa en orden cronológico y de acuerdo a los
sistemas y prácticas vigentes.
 Colaborar con la gerencia en la elaboración y oportuno envío de informes,
oficios, cotizaciones, constancias, certificados y demás documentos que le sean
solicitados a la empresa.
 Elaborar el requerimiento de elementos de aseo y oficina, al igual que la
papelería necesaria para cada área de trabajo.
 Entrega de viáticos a conductores de la empresa con su respetivo soporte y
anticipo a producido de vehículos afiliados.
 Consignar oportunamente los fondos recaudados en caja por la empresa.
 Facilitar a la gerencia, contabilidad y demás personas o entidades autorizadas
para ello, los arqueos de caja cuando así lo estimen conveniente.
 Elaborar los comprobantes de ingreso y egreso para todo concepto.
 Elaborar factura correspondiente por los servicios prestados a entidades o
personas naturales.
 Elaborar el recibo de pago correspondiente al abono o pago total de las facturas.
 Autorizar y controlar pagos de facturas de venta por parte de los clientes.
 Entregar los informes requeridos por contabilidad o gerencia respecto al
desempeño de sus funciones.
 Ingresar en SIIGO recibos de caja, comprobantes de egresos, facturación, y
todo lo referente al día a día del manejo contable.
 Actualizar la información financiera en el sistema VIGIA de la
SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTES.
 Velar por el cumplimiento de los procedimientos del sistema integrado de
gestión.
Las demás funciones relacionadas con su cargo que le asigne el gerente.
CARGO: Jefe Operativo
JEFE INMEDIATO: Gerente
ÁREA: Operativa
OBJETIVO DEL CARGO: Desarrollar la programación de enrutamiento de los
vehículos afiliados a EXPRESURATUR SAS. para cumplir con las necesidades del
servicio que la empresa ofrece, elaborar cotizaciones, contratos de transporte.

COMPETENCIAS
Educación Formación
 Normatividad en tránsito y
Técnico en carreras administrativas o
transporte.
afines.
 Manejo herramientas ofimáticas.
Habilidades Experiencia
 Trabajo en equipo
 Liderazgo
Experiencia en cargos administrativos
 Análisis de problemas
de manejo de personal, operaciones y/o
 Relaciones públicas logística de por los menos de 1 año.
 Atención al cliente
 Comunicación

FUNCIONES

 Verificar disponibilidad de vehículos para un viaje.

 Programar vehículos e informar a los conductores o propietarios
oportunamente.
 Actualizar las agendas y control de viajes por fecha, contrato, vehículo y
conductor asignado.
 Verificar que la documentación de los vehículos, propietarios y conductores se
encuentren vigentes.
 Atender de manera personalizada a todo tipo de clientes, personas naturales y
clientes empresariales.
 Elaborar contratos de transporte especial y/o turístico.
 Brindar información oportuna a clientes sobre las tarifas de viajes, capacidad de
los vehículos, tiempo de recorridos al destino etc.
 Elaborar y enviar cotizaciones por escrito.
 Establecer modelos de evaluación de satisfacción de clientes.
 Elaborar base de datos de clientes, con correos electrónicos, dirección de
domicilio, etc.
 Analizar precios de mercado.
 Aplicar planes de descuentos y promociones personalizadas.
 Ser vocero, representar a la empresa frente a los diferentes entes reguladores y
demás organizaciones.

MANTENIMIENTO

 Ejecutar y coordinar los mantenimientos preventivos y correctivos a vehículos de

la empresa junto con los conductores.
 Realizar inspecciones periódicas al estado mecánico de los vehículos y registrar
los hallazgos encontrados.
 Presentar disponibilidad para apoyar en posibles varadas en la prestación de
servicio de transporte.

OPERACION

 Ejecutar y celebrar todo acto comprendido dentro del objeto social de la

empresa.
 Controlar la oportuna realización de las revisiones tecnicomecánicas de los
vehículos.
 Coordinar y autorizar el despacho de vehículos aptos para el servicio.
 Evaluar y reevaluar los proveedores de mantenimiento preventivo y correctivo
de vehículos, refacciones e insumos.
 Control de contratos de transporte, FUEC, viáticos y conductores de cada viaje.
 Elaborar y presentar oportunamente los informes de su gestión que le solicitare
la gerencia.
 Velar por una buena atención en relaciones públicas a los clientes.
 Renovar contratos empresariales y organizar documentación para incrementar
y renovar la capacidad transportadora en ministerio de transporte.
 Gestionar el desarrollo de reuniones de capacitaciones, informativas y de otra
índole en las cuales se requiera la participación de los afiliados y empleados.
 Elaborar informe de comparendos de conductores de nómina al vigía de súper
transporte.
 Las demás funciones relacionadas con su cargo que le asigne el gerente.
CARGO: Contadora
JEFE INMEDIATO: Gerente
ÁREA: Administrativa
OBJETIVO DEL CARGO: Registrar, oorganizar y dirigir la contabilidad de
EXPRESURATUR S.A.S. en forma exacta y oportuna, conforme a la ley y a las
demás normas que lo regulen.

COMPETENCIAS
Educación Formación
 Manejo de herramientas ofimáticas y
programa contable SIIGO.
Contador público con tarjeta profesional
 Actualización tributaria.
vigente
 Normas Internacionales de
Información Financiera.
Habilidades Experiencia
 Trabajo en equipo
 Habilidad numérica y lógica
Experiencia en cargos relacionados de
 Organización
por los menos 2 años
 Comunicación
 Liderazgo

FUNCIONES

 Elaborar en colaboración con la asistente administrativa y gerente, las políticas,

normas y procedimientos requeridos para la administración de los recursos
humanos, financieros, económicos y físicos de la empresa.
 Llevar al día los libros principales y auxiliares de cuentas a fin de reflejar en
forma inmediata la situación económica de la empresa.
 Producir mensualmente el balance comparado con los anexos necesarios para
información del gerente y entidades que lo requieran.
 Facilitar y explicar a los afiliados, órganos de control y vigilancia según la
reglamentación correspondiente, los libros y demás documentos que deban
consultar.
 Velar por el cumplimiento de las normas que regulan el funcionamiento de la
empresa.
 Participar en las juntas o reuniones que cite la junta directiva de la empresa.
 Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos según disposición de
gerencia.
 Proponer y ejecutar las estrategias necesarias para mejorar la gestión
presupuestal y financiera de la empresa.
 Realizar y presentar declaraciones como: retención en la fuente, retención ICA,
retención CREE, declaración RENTA, impuesto a la TASA, y demás
declaraciones e impuestos requeridos.
 Analizar informes y estados financieros para la toma de decisiones.
 Parametrizar y actualizar la contabilidad en programa contable SIIGO.
 Implementar la contabilidad de la empresa bajo los parámetros NIIF (Normas
internacionales financieras).
 Elaborar la nómina empleados con sus respectivas prestaciones sociales y
seguridad social.
 Elaborar estados financieros periódicos mensuales, trimestrales, semestrales y
anuales como: balance general, estado de resultados, flujo de efectivos, estado
de la situación financiera, estado patrimonial y todos los requeridos en su
momento.
 Asesoramiento contable y financiero de lo referente a contrataciones e informes
requeridos de los clientes, terceros y de la empresa.
 Revisar en banca virtual los pagos que hayan efectuado a favor de la empresa.
 Realizar trasferencias a favor de empleados y terceros.
 Control de pagos de cuotas de administración, tarjetas de operación y seguros
RCC-RCE.
 Controlar los gastos e ingresos de dinero por diferentes conceptos garantizando
sus respetivos soportes.
 Las demás funciones relacionadas con su cargo que le asigne la gerencia.
CARGO: Auxiliar Administrativo
JEFE INMEDIATO: Contador
ÁREA: Administrativa
OBJETIVO DEL CARGO: Servir de apoyo en el área administrativa y financiera

COMPETENCIAS
Educación Formación
 Manejo de herramientas ofimáticas y
Administrador de empresa o áreas programa contable SIIGO.
afines  Actualización en normas laborales
vigentes, SSGT
Habilidades Experiencia
 Trabajo en equipo
 Organización Experiencia en cargos relacionados de
 Comunicación por los menos 2 años

FUNCIONES

 Elaborar con el contador y con el gerente, las políticas, normas y procedimientos

requeridos para la administración de los recursos humanos, financieros,
económicos y físicos de la empresa.
 Actualizar la información de manera diaria de conductores y empleados de la
empresa en cuanto a novedades de nómina y seguridad social.
 Realizar facturación de clientes presentando informe diario de los deudores
 Presentar información sobre proveedores y fechas de pago
 Servir de apoyo al área administrativa en todas sus funciones.
 Las demás funciones relacionadas con su cargo que le asigne la gerencia.
CARGO: Conductor
JEFE INMEDIATO: Jefe Operativo
ÁREA: Operativa
OBJETIVO DEL CARGO: Conducir los vehículos de la empresa, realizando el
mantenimiento y limpieza del vehículo previo y posterior al viaje.

COMPETENCIAS
Educación Formación
 Mecánica básica
Bachillerato
 Manejo defensivo/seguridad vial
Habilidades Experiencia
 Buenas relaciones interpersonales.
 Facilidad de expresión. Experiencia en conducción de
 Servicio al cliente. vehículos de servicio intermunicipal de
 Sentido de pertenencia. buses y busetas de 2 a 5 años
 Comunicación.

FUNCIONES

 Por lo menos 30 minutos antes de iniciar cada viaje participara en el desarrollo

de la Inspección Pre operacional del vehículo que opera.
 Hacer una revisión periódica en los tiempos libres e informar al área de
mantenimiento y reparación las fallas que pueda estar presentando el vehículo
y en lo posible solucionarlas.
 Analizar previamente y ejecutar las rutas por las cuales va a transitar y los
destinos programados.
 En caso de accidente, informar lo sucedido inmediatamente a la empresa y
organismos de tránsito y transporte.
 Solicitar a la empresa propietario del vehículo todos los lubricantes, combustibles
u objetos necesarios para el funcionamiento óptimo del vehículo.
 Revisar que la documentación del vehículo está en orden antes de iniciar
cualquier recorrido.
 Mantener buenas condiciones mecánicas y de aseo el vehículo a su cargo.
 Custodiar el equipaje que los pasajeros entreguen, adoptando mecanismos para
evitar el deterioro, daño o pérdida de los mismos.
 Portar el uniforme de trabajo de manera impecable y durante la prestación del
servicio de transporte.
 Atender eficientemente a los usuarios, prestando una atención cordial y
excelente servicio.
 Presentar el vehículo en el Taller de Mantenimiento que la Empresa le ordene,
en la fecha y hora indicada para la revisión técnica mecánica periódica
programada.
 Cumplir el Plan de Rodamiento, reglamento interno de trabajo, normas de
tránsito y transporte, y demás disposiciones internas.
 Asistir a los cursos, talleres, seminarios, conferencias y, en general, todo tipo de
capacitación dispuestos por la empresa, en pro de mejorar el desempeño y
competencia de su cargo.
 Cumplir con los procedimientos establecidos en el sistema integrado de gestión.
 Estar dispuesto para los requerimientos que se le soliciten.
 Demás disposiciones ordenadas por gerencia.