Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto

Comunicação Interna

Portfólio Final
Ana Oliveira
Andreia Barbosa
Bárbara Domingues
Diana Reis
Mercedes Giranzo
Susana Pinto
Tatiana Pereira
 INDICE

1. Contextualização da Comunicação Interna na estrutura

organizacional……………………………………………………………………………………………3
1.1 Manual de Acolhimento……………………………………………………………3

2. Perfil comunicativo interno…………………………………………………………………..15

2.1. Questionário…………………………………………………………………………….15

3. Mapa de Públicos………………………………………………………………………………...20

4. Comunicação e relacionamento internos……………………………………………21

4.1. Balanço de atividade do ano 2018…………………………………………21
4.2. Projeto de Responsabilidade Social……………………………………….23

5. Plano de Comunicação………………………………………………………………………..24

6. Situação de mudança…………………………………………………………………………..33
 Questionário
Perfil: Voz

A Equality possui um perfil comunicativo de Voz na medida em que

valoriza a troca de informação entre todos os níveis hierárquicos da
organização através de reuniões mensais e meetings informais que dão
a oportunidade aos membros do nível tático e operacional de exporem
as suas opiniões com o objetivo de melhorar a Equality no geral. O nível
estratégico tem a plena noção de que todos os colaboradores possuem
uma voz, daí a dar esta oportunidade de integração de todos os níveis.

1. Que função exerces na Equality?

• Dirigente
• Colaborador
• Estagiário

2. Consideras que a tua opinião é relevante nas tomadas de decisão

da Equality?

• Sim
• Não
• Não sei/Não respondo

i.Caso a tua resposta seja Não, qual consideras o motivo?

a) A organização não está aberta a críticas construtivas

b) Falta de diálogo entre responsáveis organizacionais e restantes
colaboradores
c) Ocupo um cargo com menos notoriedade, e por esse motivo, não
consideram a minha opinião relevante
d) Baixa instrução académica
e) Falta de experiência
3. Identificas-te com a nova política de comunicação mensal da
Equality? (Todos os meses os colaboradores são convidados a deixar
uma opinião/critica numa caixa de sugestões, de forma anónima ou
não)

• Sim
• Não
• Não sei/Não respondo

i. Caso a tua resposta seja Sim, eras capaz de não o fazer em

anonimato?

• Sim
• Não
• Não sei/Não respondo

ii. Caso a tua resposta seja Não, porquê?

• Não me sinto à vontade

• Tenho de medo de consequências futuras
• Sinto que a minha opinião terá menos peso, e por isso, não
será relevante

4. Identificas-te com os atributos que são comunicados pelos

Dirigentes?

• Sim
• Não
• Não sei/Não respondo

i. Caso a tua resposta seja Não, porquê?

a) Não me relaciono
b) O que comunicado não é aplicado na prática
 c) Sinto que está desatualizado
d) Não sei o que é comunicado

5. Numa escala de 1 a 5 (Em que 1 é o mínimo e 5 o máximo)

escolhe consoante a pergunta o número que melhor define a tua
opinião como colaborador da Equality.

Sinto-me confiante em partilhar as minhas opiniões com os meus

colegas e superiores

1 2 3 4 5

As opiniões uma vez partilhadas são tidas em consideração

1 2 3 4 5

Considero a Equality uma empresa inovadora

1 2 3 4 5

Sinto que trabalho numa empresa com comportamentos éticos e

socialmente responsáveis

1 2 3 4 5

Trabalho num ambiente saudável onde me sinto totalmente integrado

1 2 3 4 5

Considera que a Equality contribui para a defesa da igualdade de

géneros

1 2 3 4 5

6. Sentes que conheces o local onde trabalhas, a sua visão e

objetivos?

• Sim
• Não
• Não sei/Não respondo
i.Se respondeste Sim, com que periocidade é que esse tipo de
informações são transmitidas?

• Sempre
• Às vezes
• Raramente
• Nunca

7. Consideras que os dirigente/colegas prestam-te auxílio durante as

tarefas laborais

• Sim
• Não
• Não sei/Não respondo

8. As informações que te chegam sobre a empresa são verídicas e

transmitidas de forma cuidada?

• Sim
• Não
• Não sei/Não respondo

9. Recomendavas a Equality a outras pessoas para trabalhar?

• Sim
• Não
• Não sei
10. Consideras que podes acrescentar algo a Equality?

• Sim
• Não
• Não sei/Não respondo

Se Não, porquê? Dá uma breve explicação, para te compreendermos.

 Mapa de Públicos
Em anexo.
 Balanço da atividade ano 2018

É com muito orgulho e trabalho de toda a equipa da Equality que

terminamos o ano de 2018 cheio de desafios e conquistas. Apenas
conseguimos atingir esta meta pois contamos com o trabalho dos que
sonham os nossos sonhos e nos ajudam a realizá-los. Obrigada por toda
a paciência, dedicação, esforço pois sem isso é impossível que os
NOSSOS objetivos sejam alcançados.
2018 foi desafiante. Em fevereiro
foram inauguradas 2 novas lojas
na zona do Grande Porto que,
consequentemente, deram
origem a mais de 50 postos de
trabalho. Ao longo de todo o
verão tivemos a oportunidade de
receber formação dos mais avançados programas de design com o
objetivo de enriquecer os conhecimentos, tanto dos nossos
colaboradores como dos nossos estagiários. Em novembro atingimos um
dos nossos maiores objetivos: um desfile na cidade da moda: Paris. A
Equality participou na Paris Fashion Week o que trouxe muito prestígio à
marca e uma das consequências foi o aumento, no conjunto do ano, de
25% do volume de vendas. Ao longo do ano foram lançadas 2 novas
coleções que tentaram ir ao encontro do que o nosso público-alvo
pretende sendo que tiveram todas uma grande aderência. 100% da
energia que consumimos na Equality provêm de fontes renováveis.

Para além disso, uma das grandes

vitórias deste ano foi a celebração de
uma parceria com a fundação “Brigada
do Mar” para recolher lixo do mar e
assim transformá-los em peças de
vestuário. Atingimos também em 2018 a
possibilidade de produzir roupa com certificado 100% nacional. Tudo isto
graças a valores que juntos defendemos, opções que juntos tomamos e
ao trabalho árduo de todos.
A todos vocês, um grande OBRIGADO por fazerem da Equality, uma
marca sem qualquer preconceito.
 Projeto de Responsabilidade Social Corporativa

Dada a importância e a urgência da atuação em prol da proteção do

ambiente e dos ecossistemas o projeto Equality – Save the sea irá ser
iniciado em maio de 19 e tem como objetivo a recolha de plástico nas
praias de Vila Nova de Gaia para posteriormente este serem reciclados
e/ou convertido sem peças de vestuário infantil para serem doados em
instituições infantis do Porto.
O objetivo é realizar esta atividade anualmente durante toda a época
balnear, para assim conseguirmos ajudar cada vez mais instituições.
Sabemos as sabemos que as nossas pessoas são sensíveis a um tema que
nos diz tanto…. A sustentabilidade e as Gerações Futuras, pelo que temos
a certeza de que contamos com a adesão de todos.
Para além do gosto pela irreverencia, moda e qualidade que nos une, é
também para Nós, enquanto equipa um orgulho e objetivo poder ajudar
não só o ambiente como também crianças com necessidades e carências.
A limpeza das praias representa a diminuição de doenças como febre
tifoide, cólera, hepatites, disenteria e pólio que surgem a partir de micro-
organismos que podem se desenvolver com mais facilidade na água,
estas doenças representam cerca de 40% da mortalidade infantil de todo
o Mundo. Vamos ser diferentes?
Contamos contigo!
 Para a limpeza das praias,
 Para a inovação na
transformação de
materiais,
 Para a criatividade nas
peças desenhadas e
criadas,
 Para a garantia da
qualidade e ousadia que distinguem a Equality e sobretudo para a
entrega e empenho que um projeto como este irá necessitar
 Plano de Comunicação

Com o objetivo de aproximar os nossos colaboradores às raízes da

Equality, de 3 em 3 meses teremos um dia apenas dedicado a formações,
workshops, palestras e convívio entre todos os membros da organização.
Estes dias têm focos específicos que passam por fazer os colaboradores
saírem da sua zona de conforto, realizarem reflexões importantes tanto
na vida pessoal como na vida laboral, despertar talentos, estimular o
espírito de equipa e criatividade e focar a equipa nas prioridades
principais da organização.
Destas atividades destacamos workshops de liderança direcionados para
os líderes dos departamentos, palestras sobre estratégias de vendas
dadas a operadores de lojas e formações de inteligência emocional. Para
além destas, destacamos as seguintes:
• Formação de higiene, saúde e segurança para costureiras)
• Formação em distribuição e comercialização de produtos
(operadores de loja)
• Palestra de gestão de qualidade
• Obtenção de conhecimentos tendo em vista o desenvolvimento
de procedimentos necessários ao cumprimento das normas e
sistemas de gestão da qualidade.
• Formação sobre Comunicar com eficácia

1. OBJETIVOS

• Com a implementação de um dia diferente na Equality –

pretende-se que os colaboradores:
• Saiam da sua zona de conforto;
• Integrem-se melhor como equipa;
• Aumentem os seus níveis de autoconfiança
• Desenvolvam um melhor trabalho na organização.
 • Estimulem o espírito coletivo, de planeamento e de criatividade
• Desenvolvam as suas habilidades – desde a liderança, à
criatividade e inovação
• Desenvolvam os seus objetivos individuais e que estes se
possam aliar aos objetivos da organização

2. PUBLICO-ALVO

O público-alvo destes dias de formação, workshops e palestras são todos

os colaboradores da Equality, desde o nível operacional até ao nível
estratégico. (230 colaboradores)

Direcionamos esta alteração para todos os colaboradores da Equality

com o objetivo de fazer crescer o sentimento de pertença dentro da
organização e sincronizar os objetivos pessoais de cada um com os
objetivos da Equality.

O evento será realizado as 19h (1h depois dos serviços da Equality

encerrarem) e os colaboradores serão divididos por palestras especificas
dirigidas especialmente para o seu ramo de atividade. (35 colaboradores
por workshop/palestra/formação)

Características Sociodemográficas dos colaboradores da Equality:

Os colaboradores da Equality encontram-se na faixa etária entre os 18 e

os 35 anos, e residem na área do grande Porto onde se localiza a loja.
Como requisitos para ingressão na empresa, a Equality estipula formação
académica obrigatória para o nível tático e estratégico.

Características Psicográficas dos colaboradores da Equality:

Os colaboradores da Equality são pessoas open-minded, abertas a novos

desafios, com objetivo de ascensão na carreira e, principalmente, que
acreditam na mudança de paradigmas.
 3. ANÁLISE DO SETOR E DA CONCORRÊNCIA

Realizando uma análise às lojas concorrentes da Equality, em relação á

organização de dias temáticos podemos afirmar que a grande maioria do
sector esforça-se por organizar dias diferentes para os seus
colaboradores com o intuito de fortalecer laços internos.
Após uma cuidada investigação da concorrência podemos verificar 2
tipos de organização de eventos internos distintos:
• Existem lojas concorrentes que a sua tentativa de fortalecer
dados passa pela organização de jantares temáticos (Natal,
Páscoa) e a oferta de um voucher aos colaboradores no seu
aniversário.
• Existem lojas dinâmicas que procuram inovar e ultrapassar os “
tradicionais” jantares temáticos. Apostando assim em dias
completamente diferentes como um passeio de barco, uma ida
ao spa, uma corrida de kartings, workshops e palestras.
Ao analisarmos a concorrência conseguimos compreender melhor o
mercado, realizar uma melhor segmentação dos clientes e prever o
potencial para o mercado. Porém, é de salientar a igual importância que
tem a nível interno uma aposta num bom ambiente laboral, na motivação
de colaboradores. O fator humano é de extrema importância na
organização, chave principal para o crescimento e desenvolvimento das
empresas, e há que se encontrar métodos para captar e reter talentos
para a organização, ou seja, procurar os colaboradores mais competentes
e qualificados do mercado de trabalho e mantê-los, daí surge a
necessidade de motivação. Ao observar a concorrência e os seus esforços
nas relações laborais rapidamente se conclui que pessoas motivadas
levam a empresa a conseguir obter resultados positivos, a produtividade
a aumentar, e com isso obter um grande sucesso. O bom funcionamento
laboral e a construção de laços entre os colaboradores estimulam a
entreajuda e o espírito de equipa que sem dúvida são palavras-chave
para o sucesso de qualquer empresa. Face a isto, a Equality, de 3 em 3
meses lança este novo evento, com um dia apenas dedicado a formações,
workshops, palestras e convívio entre todos os membros da organização,
de modo a investir no seu maior fator, os colaboradores.

4. ESTRATÉGIA CRIATIVA

 Promessa/Benefício
Consideramos que, estes dias, que irão dar a possibilidade de os
colaboradores se conhecerem melhor, irão ter vários benefícios dos quais,
a autoconfiança e o estimulo pela criatividade laboral. Esperamos que
com este evento os colaboradores da Equality desenvolvam o seu espírito
critico e sejam também mais produtivos, deste modo o evento irá
beneficiar não só colaboradores como a organização.
A presença nestas atividades será também sempre certificada, de modo
a que, mesmo que o funcionário saia da Equality poderá sempre ter no
seu currículo a presença nas mesmas como soft skills.
A promessa é que estes dias sejam de autorreflexão e se tornem dentro
da empresa algo positivo que promove a partilha, integração e
conhecimento da equipa.

 Tom da mensagem
O tom da mensagem será demostrativo e alegre, sendo que o objetivo
deste evento é para além do aumento de conhecimento a existência de
partilha e a quebra de barreiras pessoais.

 Limitações das mensagens

As limitações existentes com este tipo de mensagem/evento é a existência
de barreiras psicológicas que não permitam ao colaborador de usufruir
das atividades.
Outra limitação possível é não existir dedicação suficiente para perceber
e valorizar os workshops/atividades.
  Elementos verbais
Os elementos verbais existentes irão ser textos de suporte as
palestras/wokshops e outros elementos necessários.
De forma a apelar à união e identidade da Equality o slogan deverá estar
sempre presente em todos os placares/apresentações.

 Elementos não verbais

Layout: Decoração da sala de acordo com a atividade a desenvolver;
Apoio necessário as diferentes palestras (Placares A4/A3, Computadores,
elementos demonstrativos)
Material necessário a cada workshop – (Computadores, Tablets, Folhas
A4)
Cores: 3 cores (azul, rosa e roxo), as cores e identidade institucional da
Equality.
 ESTRÁTEGIA DE AÇÕES E MEIOS

As ações estratégicas serão o mais abrangentes possível, para que a

mensagem alcance o maior número de colaboradores interessados. As
estratégias usadas para a implementação deste evento na Equality irá ser:
uma reunião com toda a equipa para explicar o projeto e o intuito do
mesmo, com espaço para colocação de questões/dúvidas e outros canais
de comunicação internos para além da reunião presencial como por
exemplo: intranet e Pagina Web da Equality.

Decidimos também tornar “surpresa” o tema e as atividade escolhidas,

sendo que apenas a data e o material necessário serão divulgados através
de um flyer enviado para todos os funcionários e colocados nos quadros
de aviso da empresa e lojas.

No final de cada atividade irá sempre ser entregue um certificado de

modo a valorizar a participação nas mesmas. Para ser entregue este
certificado, é necessário ter a certeza que as competências foram
adquiridas e, para isso, ao fim do dia será realizado um jogo interativo
através da app CERTIFICA FÁCIL. Após os colaboradores realizarem este
teste, será então atribuído o certificado de acordo com os seus
conhecimentos nas matérias.
 5. CRONOGRAMA

De forma a esclarecer a nova situação de mudança e como irá ser

realizada, temos os seguintes pontos em consideração:

Briefing: A situação de mudança criada pela Equality, consiste num

conjunto de atividades, realizadas em apenas um dia, de 3 em 3 meses,
dedicado a formações, workshops, palestras e convívio entre todos os
membros da organização. Estes dias têm focos específicos, fazendo com
que colaboradores saiam da sua zona de conforto, evoluam, estimulem
o espírito de equipa e criatividade, alinhem objetivos pessoais com os
objetivos da Equality.

Apresentação de proposta financeira: É necessário contratar pessoas

formadas para realizar esta atividade de 3 em 3 meses. Convidamos
profissionais com experiência, com formação que ensinem e deiam
motivação aos nossos colaboradores.

Aprovação da proposta financeira: Após realizar um contrato com o

conjunto de formadores que irão comparecer para o dia de atividades na
Equality, é também, necessário que a direção esclareça os formadores em
relação aos valores da Equaliy. Explicar a missão, quais os objetivos, de
modo a que estes também o possam passar aos restantes colaboradores.

Estima-se que a realização do contrato demorará entre 2/3 dias.

Definição de prazos e calendarização da receção de conteúdos: Está

programado que esta atividade se inicie já no próximo mês. Com todos
os formadores contratados e já conscientes dos valores da Equality, é
necessário pôr em prática a atividade, motivando os colaboradores ao
mesmo tempo que aprendem e ganham novas competências.
Apresentação das formações: As formações, constituídas por workshops,
palestras, convívios, irão ser realizadas de 3 em 3 meses. Assim, os
colaboradores irão ganhar novos conhecimentos e vão conseguir por os
mesmos em prática. Este dia terá uma componente tão prática como
teórica.

Receção dos suportes de comunicação/ início das ações de comunicação:

Para a realização desta atividade, será a Equality a remunerar os
formadores que de 3 em 3 meses irão comparecer.

6. ORÇAMENTO

Para o dia de palestras/ formações que a Equality pretende realizar é

necessário ter em conta os diversos custos.

Para incitar é necessário um local físico para a realização das mesmas,

pensamos em alugar o Hotel Ibis em Gaia, localizado no distrito do Porto
com um palco para as respetivas formações/ palestras, um restaurante e
um jardim para o convívio, o custo de aluguer deste será de 100€. O
serviço de catering onde inclui almoço ficará por cerca de 100€.

No que toca às formações/ palestras cada convidado recebera cerca de

200€ pela sua disponibilidade.

Ao todo este dia especial criado pela Equality ficará por um máximo de
500€ podendo por vezes e dependendo da atividade ficar por menos
dinheiro.

É necessário estimar também os custos de deslocação assim como

preparação de material para as palestras, que irá rondar os 50€ por
atividade.

No total até ao final do ano 2019 a Equality conta gastar 1200€ com estas
atividades.
Workshop/ Datas Maio 2019 Agosto 2019 Novembro 2019

WORKSHOP
“PARA LÁ DA
LIDERANÇA”
Hotel Ibis Gaia
(Hugo Izidoro –
3solutions)

Palestras sobre
estratégias de Hotel Ibis Gaia
venda

Formação de
Inteligência
Emocional Hotel Ibis Gaia

( Paulo Moreira)
 Situação de Mudança

Introdução
A Equality irá implementar um novo sistema informático que tem como
função auxiliar os operadores de loja através do uso de um ipod. Neste
ipod os colaboradores terão acesso as informações relativas à sua loja
como:
 A quantidade de stock de um determinado produto;
 Os tamanhos disponíveis de um determinado produto;
 E a localização dos produtos no armazém.
Este novo equipamento facilitará não só a rapidez das vendas como
também a organização na loja. Cada colaborador terá acesso ao software
da loja e tem a responsabilidade de o manter atualizado, eliminando
produtos quando estes são vendidos e alterando a localização dos
produtos em armazém quando estes mesmos são alterados na loja física.

Ponto 1- Sentido de urgência

A intenção da Equality ao implementar o novo sistema informático nos
iPods visa o melhoramento do atendimento ao cliente mas, de igual
forma, facilitar o trabalho dos operadores de loja, ao lhes fornecer uma
nova ferramenta que opera e controla a contagem de stock das peças
em loja. Surge a urgência de criar esta aplicação para que o sistema
informático não se torne obsoleto e que continue a par da concorrência.
Também se verifica importante o novo sistema informático para diminuir
filas de espera, agilizar o atendimento, e até detetar a falta de peças em
caso de roubo. Caso a mudança não aconteça, especulamos que
reclamações por parte de clientes irão aumentar como também será
notório um maior cansaço dos operadores de loja.
Ponto 2 – Formar uma coligação
Apelar a pessoas com mais capacidade tecnológica que ajudem os
colegas e simplifiquem o processo de mudança, através do
esclarecimento de dúvidas não só decorrentes do quotidiano e sem ser
no atendimento, mas principalmente sempre que estas surjam aquando
o atendimento de um cliente em loja. É fulcral que o gerente de loja
compreenda o novo sistema informático, pois apesar de existir formação
para os restantes colaboradores, será ele o principal responsável por
monitorizar as utilizações do sistema na loja.

Ponto 3- Benefícios da mudança

Com este novo sistema informático, que permite localizar e verificar a
quantidade o stock de cada peça em loja física, a Equality estabelece o
novo compromisso de auxiliar os operadores de loja. Com este novo
aplicativo passa agora a ser mais agilizado o processo de resposta ao
cliente, uma vez que verificar o stock em loja nunca foi tão prático. Para
além disto, o novo sistema informático permite um acesso ágil a todas as
coleções Equality, de modo a que cada operador de loja tenha
conhecimento de todas as peças e consiga, não só realizar um
atendimento de excelência, como também, aumentar as vendas.

Ponto 4 – Comunicar essa visão de forma simples

Para alguns colaboradores pode persistir a dificuldade de mudança, já
que o manuseamento de um novo sistema informático requer formação.
Para isso será realizada uma formação com uma linguagem simples, de
caráter demonstrativo, de forma a que todos tenham facilidade em
compreender.
Com o intuito de auxiliar o processo de aprendizagem dos colaboradores,
irá ser realizado um vídeo onde é explicado todos os procedimentos do
ipod e as vantagens deste.
Ponto 5- Ultrapassar obstáculos
O facto de ser implementado um novo serviço tecnológico é um
obstáculo na medida em que os colaboradores como não estão
familiarizados com a situação podem sentir o medo de ataque. Para
ultrapassar este obstáculo será realizadas formações com os
complementos de vídeos e esclarecimento de dúvidas sempre que
necessário.

Ponto 6- Apresentar as pequenas vitórias

Á medida em que os colaboradores se familiarizam com os aparelhos
eletrónicos, perceberão que será um grande benefício e um grande
aliado no seu trabalho pois perderão muito menos tempo em coisas
básicas como por exemplo na procura do stock.

Ponto 7 – Eliminar a inércia/melhoria contínua

Após a implementação do sistema em loja, monitorizar o processo
através de conversas informais (com o objetivo de recolha de informação
e perceção de dificuldades) e também efetuar um questionário aos
usuários do sistema (lojistas) de maneira a perceber as principais
dificuldades e contornar possíveis problemas decorrentes do uso do ipod
em loja que não tenham sido detetados nos testes iniciais.