1.- ¿CONQUE NOMBRE SE DESIGNA EL TRABAJO DE OFICINA, EN LAS INSTITUCIONES MODERNAS?

R= Sistema nervioso de la empresa

2.- ¿QUE OBJETO TIENE EL TRABAJO DE LA OFICINA?

R= Facilitar el trabajo de una empresa, este servicio es esencialmente de INFORMACIÓN

por lo tanto se considera que esta actividad debe considerarse como “registro de la información”

3.- ?DE QUE NATURALEZA SON LAS LABORES DE LA OFICINA ¿

R=Actividades primordiales fundamentales o primarias en la propia institución, las otras

actividades están representadas por la administración localizada en una oficina, de mayor o menor
amplitud y con trabajos de muy diversa índole

4.- ¿QUE CLASE DE MEDIDAS PUEDE TOMAR LA DIRECCIÓN, CUANDO CUENTA CON LA
INFORMACIÓN NECESARIA?

R= Dictar las medidas para incrementar la producción , reducir costos, estimular al

personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, conservar en alto nivel las
relaciones con terceras personas o entidades, conceder los créditos, mejorar los servicios

5.- ¿EN DONDE SERÁN MANEJADOS ORDENADAMENTE LOS MÚLTIPLES DOCUMENTOS QUE SE
ELABORAN EN UNA OFICINA?

R= Serán manejados ordenadamente, en los archivos con la finalidad de proporcionar la

información

6.- ¿QUE FUNCIÓN TIENE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ARCHIVOS?

R= Histórica, analítica, previsora y supervisora

7.- ¿QUE SIMILITUD EXISTE ENTRE UN ARCHIVO Y LA MEMORIA?

R= La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para
nosotros es la memoria, esta contiene información de toda nuestra vida, igual que qué el archivo
la vida de la Institución.

8.- ¿QUE ELEMENTOS REQUIEREN EL ORDENADO MANEJO DE LOS DOCUMENTOS?

R= Presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados, para resolver

acertadamente los complicados e ignorados problemas

9.- ¿QUE FINALIDAD PERSIGUE LA ENSEÑANZA DE ARCHIVONOMIA?

R= Adquisición de los conocimientos sobre ella misma y la uniformización de los sistemas y

métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.
10.- ¿DE QUE SE OCUPA LA ARCHIVONOMIA?

R= Se ocupa o refiere a la administración de los archivos que comprende la Planeación, la

Organización, la Integración, La Ejecución y el Control de los mismos.

11.- ¿QUE SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS? a) PLANEACIÓN b) ORGANIZACIÓN e) INTEGRACIÓN d) CONTROL

R= Planeación: Metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales

Organización: Representada por los programas de trabajo y los procedimientos de

ejecución para la conexión y coordinación sistemática y metódica de los elementos que
constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.

Integración: con apoyo en lo anterior pone en armónica cooperación a aquellos elementos

representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento

Ejecución: Aplicación de los sistemas y de los métodos de archivos guiados por una serie
de normas generales o particulares que hacen del archivo un todo orgánico con amplia capacidad
para clasificar, catalogar, ordenar, conservar y manejar los documentos

Control: Como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de

lo dirigido y de las tareas y su ejecución.

12.- ¿CÓMO SE HA FORMADO ÉL TERMINO ARCHIVONOMIA?

R= Neologismo formado con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nome que
significa regla

13.- ¿QUE SIGNIFICADO TIENEN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS? a). ARCHIVAR b) ARCHIVISTA e)
ARCHIVERO

R= Archivar: La acción de guardar ordenadamente los documentos , de acuerdo con los

procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

Archivista: El que tiene a su cargo un archivo o que como técnico en la materia,

intervienen o trabaja en los archivos

Archivero: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando

su manejo y conservación

14.- ¿QUE ES UN ARCHIVO CENTRAL?

R= Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución,

atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias
15.- ¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO LOCAL?

R= El servicio se localiza en cada dependencia de la institución y por consecuencia se

forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o
negocio .

16.- ¿CUÁL ES EL ARCHIVO QUE CONTIENE TODA CLASE DE DOCUMENTOS?

R= Los archivos generales

17. - ¿CUÁL ES EL QUE CONTIENE DOCUMENTOS DE UNA MISMA ESPECIE O SIMILARES?

R= Archivos parciales

18. - ¿CUALES SON LAS DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS POR SU DESTINO?

R= Archivos públicos, privados y secretos

19. - ¿QUE ES UN ARCHIVO DIRECTO Y QUE ES UN ARCHIVO INDIRECTO?

R= Archivo directo: Son los que no requieren catálogos en la localización y consulta de

expedientes

Archivos indirectos: Contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y precisión de los
catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

20. - ¿CUAL ES LA DIVISIÓN DE LOS ARCHIVOS POR EL MÉTODO EMPLEADO POR SU MANEJO?

R=Archivos directos y archivos indirectos

21.- ¿COMO SE DENOMINA A UN ARCHIVO CUALITATIVO Y CUANDO CUANTITATIVO?

R= Archivos cuantitativos: Son de gran volumen en su documentación

Archivos cualitativos: Son de gran calidad es su documentación y por consecuencia

requieren de la aplicación máxima de las técnicas de archivo

22.- ¿COMO SE DIVIDE EL ARCHIVO, ATENDIENDO A LOS SIGNOS EMPLEADOS?

R= Archivos numéricos y alfabéticos

23.- ¿CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?

R= Local, mobiliario y equipo, documentación y personal.

24.- ¿CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE?

R= La documentación
25.- ¿CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIÓN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO?

R= El local debe adaptarse a las necesidades de la oficina, y no la oficina a las necesidades

del local

26.- ¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS
ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS:

R= AREA: Debe tener un área ideal de forma rectangular y desechar la de escasa anchura y
mucha longitud o una serie de pequeñas superficies de forma irregular

PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS: Incendio, humedad y polvo

ORIENTACIÓN: Hacia el sur, después al oriente o al poniente y la mas inconveniente es al

norte

ILUMINACIÓN: La natural es la mejor y en el caso de emplear la artificial esta debe ser en

cantidad suficiente

TEMPERATURA Y VENTILACIÓN: Intima relación con el rendimiento y eficiencia de los

empleados; además influyen grandemente en la conservación de los documentos

DECORACIÓN: Evitar todo aquello que favorezca la acumulación de polvo

INSTALACIONES ACCESORIAS: Formados por un taller de encuadernación y uno de

fotografía, además, con las de vestuario, tocador y sanitarios indispensable

MOBILIARIO Y EQUIPOS:

ARCHIVERO: Mueble seccional metálico de 1,2,3,4,5,6,gavetas o cajones

GAVETA: tiene en sus paredes laterales exteriores, la parte del mecanismo de

suspensión y deslizamiento correspondiente a la otra parte del propio mecanism

ESTANTE: Mueble de estructura metálica compuesto de una serie de pies-

derechos y entrepaños destinados a la colocación de cajas archivadoras

TARJETERO: Para tarjetas de los catálogos es semejante a la gaveta de los

archiveros

OTROS MUEBLES: Secciones de tranferencia, tajeteros horizontales, cajas fuertes,

vitrinas, escaleras, mesas, escritorios, máquinas de escribir, aparatos para costura de
expedientes, relojes marcadores

27.- ¿CUAL ES EL OBJETO PRIMORDIAL DE LOS ARCHIVOS?

R= Conservar en perfecto orden los documentos o historia de la Institución

28.- ¿CUALES SON LAS GRANDES RAMAS EN QUE SE DIVIDE LA DOCUMENTACIÓN?

R= Bibliografía, biblioteconomía, enciclopedia, archivística y museografía

29.- ¿COMO SE GENERAN U ORIGINAN LOS DOCUMENTOS?

R= Por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de
documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas.

30.- ¿CUALES SON LOS REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN ARCHIVISTA?

R= Dominio completo de lo referente a la clasificación, catalogación, formación de

expedientes, manejo, conservación y control de los documentos.

31.- ¿CUALES DEBEN SER LAS PRINCIPALES CUALIDADES DE UN ARCHIVISTA?

R= Cultura general y, específicamente en la aritmética, la geografía, la historia, su porpio

idioma y una lengua extranjera. Además de las cualidades de integridad y solvencia moral
reconocida honradez y discreción absoluta.

32.- ¿CUALES SON LAS REGLAS DE HIGIENE QUE DEBEN OBSERVARSE EN LOS ARCHIVOS?

R= Evitar el polvo, abolir estrictamente la practica de humedecer con saliva o esponja los
documentos

33.- ¿QUE ELEMENTOS SE UTILIZAN COMO AYUDA PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTARIA?

R= Carpetas, guías principales y auxiliares o subguías los marbetes y los jinetes

34.- ¿QUE ENTIENDE USTED POR UNA CARPETA?

R= Esta hecha en cartoncillo o cartulina en tamaño oficio o de carta, lleva en su hoja

posterior una pestaña en donde se indica de que trata su contenido

35.- ¿QUE SON LAS GUÍAS?

R= De material muy resistente cartón en tamaños carta u oficio existen de unod dos tres o
más cortes y estas pestañas están destinadas a contener la inscripción ya alfabética o numérica o
combinadas que van a servir como guía en la distribución, colocación y localización de los
expedientes o de las cédulas de los catálogos

36.- ¿CUALES SON LAS GUÍAS MAS GENERALMENTE USADAS?

R= principales y auxiliares

37.- ¿QUE CARACTERÍSTICAS TIENE LAS GUÍAS?

R= son de cartón y son de tamaño oficio o carta, tienen un borde superior

38.- ¿QUE TIPO DE ARCHIVO DEBE ADOPTARSE EN LA ORGANIZACIÓN CENTRALIZADA?

R= Archivo especial

39.- ¿CUÁL ES LA ORGANIZACIÓN IDEAL DEL ARCHIVO?

R= Unidad centralizada de servicio

40.- ¿QUE OCURRE EN LA PRACTICA EN CUANTO A LOS TIPOS DE ORGANIZACIÓN?

R= Suelen combinarse buscando siempre el mejor funcionamiento

41.- ¿CÓMO SE FORMA CON LOS ELEMENTOS DESCRITOS EL ARCHIVO Y QUE PROCEDIMIENTOS
SE SIGUEN?

R=Procediendo de las partes al todo, de un documento a su conjunto, los expedientes; de

estos a la gaveta; de la gaveta a los archiveros y de los archiveros al archivo

42.- ¿QUE FINALIDAD TIENE LA OFICINA LLAMADA INFORMÁTICA?

R= En ella se agrupan las informaciones del archivo, computadoras y microfilm

43.- ¿QUE OBJETO TIENE PONER LOS DOCUMENTOS EN CONDICIÓN DINÁMICA?

R= Que el archivo preste el servicio de información que tiene asignado dentro de las
oficinas

44.- ¿QUE INFORMACIÓN REVELA EL ANÁLISIS DE UN DOCUMENTO?

R= La existencia de una serie de datos como una numeración, un lugar, una fecha, día mes
y año, un nombre o nombres de personas físicas o morales y sobre todo, un asunto como parte
esencial o dato principalísimo

45.- ¿QUE ES LO QUE DETERMINA EL SISTEMA DE ARCHIVO ADECUADO?

R=De ser adaptable a la documentación y responder a las tareas de la institución

46.- ¿CÓMO SE DIVIDEN LOS SISTEMAS DE ARCHIVO ATENDIENDO A LA NECESIDAD O NO

NECESIDAD DE REGISTROS PARA LA LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS?

R= Archivos directos e indirectos

47.- ¿CUALES SON LOS SISTEMAS QUE CORRESPONDEN A UNO OTRO GRUPO?

R= Archivos directos: Alfabético, geográfico y por asuntos

Archivos indirectos: Los numéricos

48.- ¿CUÁL ES EXPRESADA EN SU MAYOR SIMPLEZA, LA REGLA GENERAL DE ALFABETIZACIÓN?

 R= Estricto orden alfabético de acuerdo al nombre de las personas que es el elemento
preponderante

49.- ¿CÓMO SE LLAMA LA PRIMERA GUÍA Y COMO LAS SUBSECUENTES, CUANDO SE EMPLEAN
CON ANOTACIONES DE “A “AR” “AZ”?

R= Guía principal y guías auxiliares

51.- ¿QUE SE ENTIENDE PARA NUESTRAS FINALIDADES DE ARCHIVO COMO SISTEMA Y QUE COMO
MÉTODO?

R=Los archivos requieren del empleo o aplicación de sistemas y de métodos, clasificar es

formación en agrupamiento de semejantes, teniendo en cuenta las relaciones de diferencia y de
semejanza en la formación de los grupos o clases y subdivisiones.

52.- ¿QUIÉN IDEO EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL?

R= Melvin Dewey Bibliotecario norteaméricano

53.- ¿CUÁL ES LA TEORÍA DE LA CLASIFICACIÓN DECIMAL?

R= El inmenso caudal de conocimientos humanos se consideró como la UNIDAD, y como

tal, tratada decimalmente es susceptible de dividirse y subdividirse de diez en diez, tantas veces
como lo requieran las necesidades de la tabla de Clasificación

54.- ¿QUE ES LA CLASE, LA DIVISIÓN Y SUBDIVISIÓN?

R= Clases: Los diez grandes grupos resultantes de la primera división de la Unidad que
corresponden a los décimos

División: Subdivisión en otras diez que corresponden a los centésimos, entre los que se
han repartido las ciencias o materias que componen cada una de las clases

Subdivisiones: Otras diez partes de las divisiones que corresponden a los milésimos

55.- ¿CÓMO SE REPRESENTAN LOS ASUNTOS EN LA CLASIFICACIÓN DECIMAL, Y QUE SON ESTOS

CLASIFICADORES?

R= Por la unidad de lo general a lo particular, del todo a las partes

Los clasificadores que siempre son decimales son los números con los que se representa
cada parte de nuestro archivo

Incluir preguntas de la página 71

56.- ¿CÓMO SE LLAMA A LA DESCRIPCIÓN Y ESTUDIO DE LOS CATÁLOGOS?

 R= Catalografía

57.- ¿CÓMO SE DENOMINA AL REGISTRO O LISTA ORDENADA CONFORME A UN SISTEMA, Y QUE

CONTIENE LOS PRINCIPALES DATOS DOCUMENTARIOS QUE SIRVEN PARA RÁPIDA CONSULTA Y

LOCALIZACIÓN DE LOS ASUNTOS DE UN ARCHIVO?

R= Catálogo

58.- ¿QUE SIGNIFICA LA PALABRA CATALOGACIÓN?

R= Es enumerar y describir sistemática y metódicamente los documentos que forman los

archivos

59.- ¿QUÉ OBJETO E IMPORTACIÓN TIENE LOS CATÁLOGOS?

R= Es el de proporcionar los medios para hacer las investigaciones en los archivos.

60.- ¿QUE ASIENTOS DEBEN HACERSE EN LOS CATÁLOGOS?

R=Cédulas de catalogación , representan los asuntos en sí, se redactan en tarjetas de

cartulina de forma rectangular blancas o de colores.

61.- ¿CUALES SON LOS DOS GRANDES GRUPOS EN QUE SE DIVIDEN LOS CATÁLOGOS?

R= Catálogos generales y especiales

62.- ¿A QUE GRUPO PERTENECE ÉL CATALOGO SISTEMÁTICO O METÓDICO Y ÉL CATALOGO

DICCIONARIO?

R= A los catálogos generales

63.- ¿COMO SE LLAMA EL REGISTRO POR EL CUAL SE DESCRIBEUN ASUNTO, DOCUMENTO,

EXPEDIENTE, ETC. EN UN CATÁLOGO ANOTANDO SUS PRINCIPALES DATOS?

R= Asiento o noticia

64.- ¿DE QUE SE HACE USO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LAS CEDULAS?

R= Series de guías de 127 x 76 mm a cinco cortes

65.- ¿EL ORDENAMIENTO DE LAS CÉDULAS DE CATALOGACIÓN SE BASA EN LAS LETRAS O EN LAS

PALABRAS?

R=Palabras
66.- ¿MEDIANTE QUE ELEMENTO SE HACE LA INVESTIGACIÓN SISTEMÁTICA EN UNA CÉDULA
PRINCIPAL?

R= Mediante el sistema adoptado

67.- ¿A QUE INVESTIGACIÓN NOS LLEVA LA CÉDULA PRINCIPAL ALFABÉTICA?

R= Investigación por el nombre

68.- ¿CÓMO SE FORMA UN EXPEDIENTE?

R= Con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio,

constituyendo su historia completa

69.- ¿CUALES SON LAS FORMAS DE ORDENAR LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LOS EXPEDIENTES?

R= Por orden cronológico o por orden lógico de desarrollo

70.- ¿CÓMO SE DIVIDEN LOS EXPEDIENTES CUANDO SON VOLUMINOSOS?

R= En legajos que son partes de un expediente, como lo son los tomos a la obra

71.- ¿CÓMO SE ORDENAN LOS EXPEDIENTES DENTRO DE LAS GAVETAS?

R= Siguiendo el orden numérico o alfabético según el sistema

72.- ¿CUALES SON LOS REQUISITOS PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE?

R= Los expedientes se facilitan mediante cedulas de préstamo con la firma del empleado
autorizado

73.- LA FUNCIÓN PRINCIPAL DE UN ARCHIVO ES:

R= Tener la documentación perfectamente clasificada para su consulta en el momento

que sea requerida

74.- POR LA FORMA EN QUE ESTÁN ORGANIZADOS LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN:

R=Centrales y Locales

75.- POR EL MÉTODO QUE SE EMPLEA PARA EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS, ÉSTOS SE DIVIDEN EN:

R= Directos e Indirectos

76.- POR LA DOCUMENTACIÓN QUE CONTIENE LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN:

R= Oficiales, Especiales y Particulares

77.- UN DOCUMENTO ES:

 R= Un escrito para comprobar un hecho

78.- CUANDO SE ARCHIVAN DOCUMENTOS DE ACUERDO AL NOMBRE DE PERSONAS FÍSICAS O

MORALES, SE UTILIZA EL SISTEMA DE ARCHIVO:

R= Alfabético

79.- PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA FECHA DE ORIGEN O TRÁMITE,

EMPLEAMOS EL SISTEMA:

R= Cronológico

80.- CUANDO SE ARCHIVA EN BASE A LA NUMERACIÓN DECIMAL EMPLEAMOS EL SISTEMA:

R= Decimal

81.- DE ACUERDO AL LUGAR DE ORIGEN, SE ARCHIVA UTILIZANDO EL SISTEMA:

R= Geográfico

82.- EN EL SISTEMA CRONOLÓGICO DE ARCHIVO, EL ORDENAMIENTO DE LAS FECHAS ES EL

SIGUIENTE:

R= Año-Mes-Día

83.- UN CATÁLOGO ES:

R= Un registro de todos los expedientes del archivo

84.- LOS CATÁLOGOS SE DIVIDEN EN:

R= Catálogos Generales y Catálogos Especiales

85.- UN ASIENTO CATALOGRÁFICO ES:

R= Conjunto de datos que se asientan en los catálogos

86.- UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE REFIERE EN A UN MISMO ASUNTO Y QUE SE

GUARDAN CRONOLÓGICAMENTE EN UNA CARPETA ES UN:

R= Expediente

87.- CUANDO UN EXPEDIENTE ALCANZA UN GROSOR DE 2.5 CM., SE ACUMULA EN OTRAS

CARPETAS QUE VAN TRAMITANDO EL MISMO ASUNTO. ESTE CONJUNTO DE CARPETAS SE
DENOMINA

R= Legajo
88.- LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN TODA LA INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA EN UN SOLO
DEPARTAMENTO SON:

R=Centrales

89.- LOS ARCHIVOS QUE CONTIENEN DOCUMENTOS QUE HAN CONCLUIDO SU TRAMITACIÓN SON:

R= Generales

90.- LOS ARCHIVOS QUE PUEDEN SER CONSULTADOS ÚNICAMENTE POR FUNCIONARIOS O
EMPLEADOS DE UNA INSTITUCIÓN SON LOS:

R= Privados

91.- LOS ARCHIVOS QUE SOLAMENTE PUEDEN CONSULTAR PERSONAS AUTORIZADAS SE

DENOMINAN:

R= Secretos

92.- MENCIONA EL MOBILIARIO PRINCIPAL QUE SE UTILIZA EN UN ARCHIVO:

R= Archivero, gaveta, tarjetero, estante

93.- ANOTA CUÁLES SON LOS PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS ARCHIVOS:

R= La humedad y el polvo

94.- ¿QUÉ ES LA DOCUMENTACIÓN?

R= la ciencia del procesamiento de la información, que proporciona información sobre algo

con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.

95.- ANOTA LOS SISTEMAS DE ARCHIVO:

R=Archivo alfabético, Archivo Geográfico, Archivo por Asuntos, Archivo numérico

96.- CLASIFICA Y ORDENA ALFABÉTICAMENTE EL SIGUIENTE LISTADO:

Javier del Campo

R. María Cisneros García

Pedro Contreras

Victoria O’connors

Alicia Coronel
Ma. Elena Chávez J.

Juan García

Alicia García Hernández

Dr. José J. Martínez M.

Prof. Ernesto Del Valle Jiménez

97.- UN ASIENTO CATALOGRÁFICO CONTIENE LAS SIGUIENTES PARTES:

R=Clasificación, encabezamiento, Subencabezamiento, fecha y el extracto del asunto

98.- EN EL SISTEMA DECIMAL DE CLASIFICACIÓN DE DEWEY:

Los décimos correspondes a clases

Los centésimos “ a Dividisiones

Los milésimos “ a subdivisiones

Los diezmilésimos “ a secciones