TC1 GCP 29

Planificar la gestión de los costos en el proyecto
Presentado por:
Dirigido a:
Julian Andres Duenas
Octubre de 2019
Universidad Nacional, Abierta y a Distancia

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios (ECACEN)
Gestión de los costos del proyecto
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4
JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................................. 5
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 7
1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO..................................................................... 8
2. Plan para la dirección del proyecto .......................................................................................... 13
2.1 Línea base del alcance ......................................................................................................... 14
2.2 EDT ..................................................................................................................................... 14
2.3 Plan de gestión del cronograma ........................................................................................... 15
2.4 Plan de gestión de los riesgos .............................................................................................. 17
3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA ............................................................... 20
3.1 Estructura organizacional .................................................................................................... 20
3.2 Análisis de Cargos. .............................................................................................................. 21
3.3 Misión .................................................................................................................................. 34
3.4 Visión................................................................................................................................... 34
3.5 Canales de comunicación .................................................................................................... 34
3.6 Marco Normativo ................................................................................................................ 36
3.7 Marketing............................................................................................................................. 38
4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN ............................................... 39
4.1 Políticas ............................................................................................................................... 39
4.2 Procedimientos .................................................................................................................... 39
4.3 Información Histórica .......................................................................................................... 40
4.4 Lecciones aprendidas ........................................................................................................... 42
5. Herramientas y técnicas ........................................................................................................... 43
5.1 Juicio de expertos ................................................................................................................ 43
5.2 Análisis de datos .................................................................................................................. 46
6. Plan de gestión de costos ......................................................................................................... 48
Conclusiones .................................................................................................................................... 53
Lista de referencias .......................................................................................................................... 54
Lista de Tablas
Tabla 1. Acta de constitución del proyecto ....................................................................................... 8
Tabla 2. Plan para la dirección del proyecto ................................................................................... 13
Tabla 3. Actividades – Estructura de desglose del trabajo .............................................................. 14
Tabla 4 Gestión de riesgos del proyecto .......................................................................................... 18
Tabla 5. Perfiles de cargos. .............................................................................................................. 21
Tabla 6. Canales de comunicación .................................................................................................. 35
Tabla 7 Juicio de expertos ............................................................................................................... 43
Tabla 8 Fuentes de financiación proyecto ....................................................................................... 47
Tabla 9 Plan de gestión de costos .................................................................................................... 48
INTRODUCCIÓN
Con el fin de comprender aspectos relacionados con la planificación, la gestión y los costos
de un proyecto, se plantea una iniciativa productiva a partir de la cual se elige una actividad
económica en el sector secundario donde se transforma la materia prima de las actividades agrícolas,
contribuyendo a disminuir los efectos negativos de la contaminación ambiental, que dejan estas
explotaciones. A través de este ejercicio se busca la apropiación de conocimientos teóricos y
prácticos con los cuales sea posible contribuir desde el quehacer profesional a la adecuada gestión
de los costos de un proyecto, obteniendo como finalidad satisfacer las expectativas de los diferentes
grupos de interés vinculados directa o indirectamente con este.
Este trabajo colaborativo plantea la solución al problema que se presenta en nuestro país
debido a que uno de los productos estrellas de exportación (café), genera grandes volúmenes de
materia orgánica, la cual le dan un inadecuado manejo, generando contaminación en el ambiente,
aquí nos referiremos a la comunidad cafetera de Santa Rita, corregimiento del municipio de Andes
Antioquia y se propone como alternativa de solución un proyecto que permita reducir la cantidad
de residuos aprovechables que se van a las fuentes hídricas. Para la definición de este proyecto y los
aspectos de la gestión de los costos en cada fase se utilizaron las herramientas del PMBOK, los
planes de gestión de costos, actas de constitución, herramientas y técnicas relacionadas.

JUSTIFICACIÓN
La gestión de costos es de gran importancia en los proyectos debido a que permite a la
organización o administrador del proyecto asegurar que las labores, tereas y ejecuciones se
cumplan de acuerdo a los presupuestos asignados. De esto se entiende que el objetivo principal de
la gestión de costos es asegurar los recursos para la correcta ejecución del proyecto.
Una buena gestión de costos de los proyectos permite hacer un uso óptimo de sus recursos
(tiempo, personal, equipo y materiales, etc.), tomar decisiones basadas en datos sobre el proyecto
y sus riesgos, medir el desempeño financiero y proporcionar métricas claves.
En tal contexto se busca realizar la gestión de costos del proyecto estrategias sostenibles
para el uso alternativo de los residuos de café en la producción de biogás en el corregimiento
Santa Rita municipio de los Andes Antioquia.
Este proyecto se justifica debido a que según la Federación Colombiana de Cafeteros en el
año 2018 Colombia produjo poco más de 13,5 millones sacos de café de 60 kilos en 2018, si la
pulpa de café que se genera durante el procesamiento del café constituye cerca del 40 % del peso
fresco de la cereza de café, quiere decir que en el 2018 Colombia genero cerca de 324 millones de
kilos de pulpa de café. Con este proyecto se busca que los caficultores hagan un uso adecuado de
la pulpa de café, en beneficio de su propia economía, de su salud y la de sus comunidades.
La producción de biogás empleando pulpa de café, es un proceso altamente eficiente con
alto potencial energético, el cual puede ser otra fuente de ingreso o un ahorro para el caficultor que
se beneficie de este producto. El medio ambiente será impactado positivamente, pues las fuentes
de agua recibirán menos descargas que las actuales a causa del proceso del beneficio del café;
igual sucederá con el aire ya que disminuirán las emisiones de gases generados por la
fermentación de la pulpa en descomposición y mermarán los malos olores. Los suelos serán
mejorados por el uso de lodo estabilizado, el cual será obtenido como subproducto de la
producción del gas.

OBJETIVOS
Objetivo General
Aplicar los conceptos asociados a la gestión de los costos en los proyectos, especialmente
en la fase de la planificación, a partir de la lectura de la bibliografía propuesta y del desarrollo del
ejercicio práctico, para que como futuros especialistas en gestión de proyectos tengamos las
competencias que permitan la integración gestión en todas las fases de estos.
Objetivos Específicos
 Reconocer la importancia de la gestión de los costos en el marco de la gestión de
proyectos, especialmente en la fase de planificación, a través de la aplicación de las
herramientas, conceptos y orientaciones planteadas en el PMBOK, para mejorar la
dirección de los proyectos.
 Comprender que los aspectos de la gestión de los costos de la organización que lidera y/o
patrocina el proyecto pueden generar impacto en el resultado de lo planeado, por esto es
fundamental la identificación de los criterios para determinar el precio de un producto o
servicio y el control y evaluación en cada fase.
 Desarrollar las competencias de trabajo en equipo a partir de la construcción colaborativa
del proyecto a presentar, teniendo en cuenta que este surge de una de las problemáticas que
más aquejan a nuestra sociedad actual y que sirve como solución a la misma.
1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Tabla 1. Acta de constitución del proyecto
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Implementación de estrategias sostenibles, uso alternativo de los residuos de café para la

PROYECTO
generación de biogás en el corregimiento Santa Rita municipio de los Andes Antioquia
PATROCINADOR Secretaría de desarrollo económico sostenible alcaldía municipio Andes Antioquia
Equipo: DIA MES AÑO
Gestión de los costos grupo 29 21 09 2019

PREPARADO POR:
DIA MES AÑO
03 10 2019

REVISADO POR:
DIA MES AÑO
03 10 2019

APROBADO POR:
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
El proyecto Uso alternativo de los residuos de café para la producción de biogás en el corregimiento de Santa Rita, busca adelantar
procesos de diagnóstico y análisis de información disponible frente a los procesos de aprovechamiento que se dan en la comunidad,
determinar el número de empresas cafeteras y organizaciones dedicadas al aprovechamiento para generar nuevos proyectos
productivos, así como ejecutar procesos educativos ambientales orientados a generar buenas prácticas y cambios en la cultura
ambiental en diferentes comunidades del corregimiento.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA
PROPÓSITO DEL PROYECTO
ORGANIZACIÓN
Adelantar procesos de diagnóstico y análisis de información

disponible frente a los procesos de aprovechamiento que se dan
Aumentar el porcentaje de aprovechamiento y manejo de
en el corregimiento, determinar el número de empresas cafeteras
los residuos de café en el corregimiento de Santa Rita, a
y organizaciones dedicadas al aprovechamiento de residuos para
través del diseño e implementación de estrategias que
la creación de nuevos proyectos productivos, así como ejecutar
permitan mejorar las condiciones ambientales, sociales,
procesos educativos ambientales orientados a generar buenas
económicas, de salud y calidad de vida para todos los
prácticas y cambios en la cultura ambiental en diferentes
habitantes.
comunidades del corregimiento.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
 Implementar las estrategias, a través del desarrollo de actividades de socialización, capacitación y sensibilización que
permitan la generación de valor agregado a la transformación de los residuos de café.
 Identificar las posibilidades de generación de empleo y crecimiento económico para los interesados en este proyecto a
partir de la creación de nuevos productos o servicios, por medio de la utilización y transformación de residuos solidos
 Aumentar los niveles actuales de aprovechamiento de residuo de café para la generación de biogás.
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO
En el proyecto “El éxito es medido según la calidad del producto y del proyecto, la puntualidad, el cumplimiento del presupuesto
y el grado de satisfacción del cliente”, (PMBOK, 2017, p. 13).
Por lo anterior se identifican como factores críticos para este proyecto los siguientes:
 Separación inadecuada de los residuos orgánicos, debido a que la comunidad no está dispuestos a hacer parte de este
proyecto o no les interesa.
 Incumplimiento en los tiempos de desarrollo de las diferentes actividades por la falta de compromiso de parte de los
actores involucrados.
 Mayores costos de los previstos en la planeación por situaciones imprevistas como un incremento en los residuos de
café, generados en el área a intervenir.
 Dificultades en la comunicación con las partes interesadas en todas las fases del proyecto.
 Diseño de las socializaciones, capacitaciones y sensibilizaciones que no cumplen con las expectativas de las partes
interesadas.
 Posicionamiento del aprovechamiento como oportunidad de crecimiento económico, ambiental y social para el
beneficio de todos y no de unos pocos.
REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
 Cumplimiento de las políticas para las contrataciones requeridas para el logro del propósito del proyecto.
 Participación efectiva de todos los actores involucrados en todas las fases del proyecto.
 Entrega de los productos con la calidad establecida en el proyecto.
 Reducción de los efectos contaminantes por el inadecuado manejo de los residuos orgánicos específicamente los
generados en el procesamiento del café.
 Aportar al crecimiento económico pequeñas empresas cafeteras, nuevas o existentes que se dediquen al
aprovechamiento de los residuos sólidos.
EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO
FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES

Fase I Inicio, en esta fase se define el alcance del  Identificar las zonas y fincas a intervenir, en las cuales se
proyecto y se selecciona el equipo. implementarán las acciones necesarias para el
aprovechamiento y manejo de los residuos de café.
 Seleccionar el equipo que liderara y coordinara todo el
desarrollo del proyecto en sus diferentes fases.
 Diseñar las estrategias requeridas para cumplir con el
propósito del proyecto, teniendo en cuenta factores
sociales, ambientales, económicos y culturales.
 Realizar un diagnóstico de los residuos orgánicos que se
producen en los diferentes sectores del corregimiento
 Analizar la información relacionada con la generación de
residuos café en el corregimiento.
 Estudios de prefactibilidad aprovechamiento residuos de
café.
 Estudios e ingeniería básica aprovechamiento residuos de
café.
 Realizar reuniones con las partes interesadas para obtener

información que permita diseñar los planes requeridos y en
general todos los aspectos del proyecto.
 Identificar las necesidades de bienes y servicios que se
requiere contratar para ejecutar las actividades del
proyecto.
Fase II – Planificación, en esta fase se identifican los
 Elaborar el plan de presupuesto del proyecto.
recursos, equipos y necesidades de personal, se
 Elaborar el plan de comunicación del proyecto.
estructura los planes de comunicación, contratos y
 Establecer el cronograma de actividades para las diferentes
demás actividades necesarias para el logro del propósito
fases del proyecto.
del proyecto.
 Presentar el proyecto para la aprobación de los
patrocinadores.
 Estudios de ingeniería de detalle.
 Gestión de adquisiciones del proyecto.
 Inspección de calidad del contrato, adquisiciones y
contratistas.
 Ejecutar todas las acciones establecidas en el cronograma

definido en la planificación del proyecto.
 Presentación del proyecto a los actores involucrados y
quienes habían participado en la etapa de planificación.
 Realizar las capacitaciones, socializaciones y
Fase III Ejecución, en esta fase se realizan todas las sensibilizaciones sobre el aprovechamiento y manejo de los
actividades planificadas y si es el caso se realizan residuos café en la comunidad de Santa Rita.
cambios o ajustes y se gestionan los riesgos que puedan  Realizar cambios o ajustes en lo planificado, de acuerdo
materializarse. con las situaciones imprevistas o nuevas necesidades que se

identifiquen.
 Ejecución de adquisiciones del proyecto.
 Gestión de contratistas para montaje del proyecto.
 Inicio de labores fabricación tanques biodigestores.
 Inicio labores fabricación edificio de recuperación de pulpa
de café.
 Inicio de labores edificio de almacenamiento y
compresores de gas.
 Inicio de labores montaje de generadores eléctricos.
Fase IV – Seguimiento y control, en esta fase se realiza  Revisión permanente de los resultados obtenidos vs.
el seguimiento, monitoreo y control al desarrollo de lo esperados de la ejecución de cada una de las actividades
planificado, teniendo en cuenta que esta no es ajena a la establecidas en la planificación.
fase de ejecución y planificación, ya que éxito del  Implementación de medidas correctivas si es el caso, al
proyecto solo será posible si antes, durante y después se igual que oportunidades de mejora.
realiza un adecuado seguimiento y control.  Elaborar informes y realizar reuniones para presentar
avances de seguimiento del proyecto a los actores
involucrados.
 Inicio de labores inspección de calidad del proyecto.
Fase V – Cierre, en esta fase se concluye finalmente el  Liquidar los contratos de los bienes y servicios adquiridos
proyecto con la liquidación de los contratos, el informe para la ejecución de las actividades del proyecto.
final de cierre y las actividades de socialización de este  Elaborar y socializar el informe de cierre del proyecto con
a los actores involucrados. todos los actores involucrados.
INTERESADOS CLAVES
INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS
1. Municipio de andes 1. Área del corregimiento de Santa Rita
2. Secretaría de Gestión y Control Territorial 2. Corantioquia
3. Secretaría de Medio Ambiente 3. Empresas del sector privado
4. Equipo Líder de Proyecto 4. Otras entidades públicas
5. Universidades
6. Organizaciones sociales
7. Población de todas las zonas y barrios
8. Unidades productivas de reciclaje y asociaciones de recuperadores
9. Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios
10. Proveedores de bienes y servicios requeridos para el proyecto
RIESGOS
1. Bajo interés de algunos de los actores involucrados
2. Poca participación en el desarrollo de las actividades de capacitación, socialización y sensibilización
3. Bajo cumplimiento de las metas de aprovechamiento de los residuos de café
4. Bajo cumplimiento de las metas asociadas al crecimiento económico y disminución de la contaminación ambiental.
5. Falta de recursos para la continuidad de actividades de sensibilización y socialización del manejo de los residuos sólidos
a nuevas organizaciones sociales y empresas
6. Cambio de administración municipal con la posibilidad de no continuidad del proyecto
7. Incumplimiento por parte de los contratistas en la entrega de bienes y servicios requeridos para la ejecución de las
actividades del proyecto
8. Falta de voluntad política de las instituciones involucradas para darle continuidad al proyecto y garantizar la
financiación de este
9. Poca efectividad de las medidas, acciones y estrategias implementadas en el marco del proyecto con relación a las
metas propuestas
10. Riesgos asociados a las dificultades para articular a los diferentes actores involucrados y con injerencia en el tema
ambiental
HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO
 Lograr la participación del 80% de los grupos de interés externos identificados en la etapa de formulación
 Aumentar el porcentaje de aprovechamiento de material reciclaje en las comunidades intervenidas
 Involucrar a las organizaciones sociales y comunitarias de las zonas intervenidas durante el desarrollo del proyecto
 Aumentar el flujo de caja y en la utilidad neta de las unidades productivas de reciclaje y recicladores
 Reducir los factores contaminantes por el adecuado aprovechamiento y manejo de los residuos sólidos
PRESUPUESTO DEL PROYECTO
El presupuesto del proyecto es aproximadamente de $700.000.000 aproximadamente destinados a la consolidación de la cultura
ambiental mediante procesos educativos ambientales, buenas prácticas ambientales y otras iniciativas, así como para el análisis de
información de los procesos de aprovechamiento que permita desarrollar la viabilidad técnica, económica, operativa y social de los
esquemas de aprovechamiento de residuos café para la generación de biogás.
GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO
EQUIPO DE TRABAJO: Gestión de los costos grupo 29
AUTORIZACIÓN ACTA
PATROCINADOR: Secretaría de desarrollo económico sostenible alcaldía municipio Andes Antioquia
AUTORIDAD ASIGNADA: Secretaría de Gestión y Control Territorial

2. PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
Tabla 2. Plan para la dirección del proyecto
1. ALCANCE DEL PROYECTO
Especificaciones/ Características Criterios de Aceptación Medio de Verificación
La cantidad de material orgánico es

Crear acuerdos para incentivar Funcionarios de la Secretaría de medio
abundante del cual se puede aprovechar
desarrollo e innovación de los ambiente y servicios públicos estarán
para generar nuevas alternativas de
residuos café. vigilando el cumplimiento de los acuerdos
productos
El corregimiento de Santa Rita presenta

Mejoramiento de los puntos más puntos vulnerables, donde la Empresas encargadas de la recolección y
vulnerables para la recolección disposición final de los residuos es transporte de los residuos
incontrolada
Se evidencia grandes cantidades de Personal adscrito a la empresa de aseo

Limpieza de las áreas cercanas a los
residuos de café en tiempo de cosecha observara estos afluentes en medio de los
afluentes hídricos que pasan por la
en las quebradas y ríos de la zona recorridos que hacen para la recolección de
comunidad
urbana basuras
Administradores de fincas cafeteras

Aprovechamiento y transformación Almacenamiento de grandes cantidades
empresa de aseo serán los encargados de la
de los residuos sólidos de pulpa de café sin ser procesado
verificación
No hay estandarización para la

Mejoramiento de la recolección de
recolección de residuos orgánicos, Funcionarios adscritos a la empresa de aseo
residuos en zona rural
inservibles y reciclados
Se reduce la presencia de pulpa de café

Disminución del impacto negativo
en quebradas, ríos, y áreas cercanas a la Trabajadores de empresa de aseo
generado por las pulpas de café
comunidad
Utilización de material orgánico para

Generación de productos nuevos a
crear productos nuevos generando Administradores de empresas cafeteras
partir de material reciclado
ingresos adicionales
Unificación de criterios para la Aprovechamiento de los materiales

recolección de los residuos orgánicos, reciclado y disminución de material Trabajadores de empresa de aseo
inservibles y reciclaje en zona rural inservible en los rellenos sanitarios
2. EXCLUSIONES
Campañas para la reutilización de los desechos de café
Campañas para la adecuada separación de las basuras generadas en los hogares y fincas cafeteras
3. RESTRICCIONES
Restricción presupuestaria no se cuenta con el suficiente rubro para la realización de proyectos
Falta de personal para el monitoreo, control, mantenimiento de los puntos de recolección en las fincas
Falta de apoyo del gobierno nacional para la creación de normas que regulen, controlen y castiguen a las empresas cafeteras que no le dan un
adecuado manejo al material orgánico del procesamiento del café

2.1 Línea base del alcance
La línea de base del alcance se encuentra en el anexo 1.
2.2 EDT
Tabla 3. Actividades – Estructura de desglose del trabajo

Logo empresas de aseo ciudad de Medellín
Nombre del proyecto: Aprovechamiento y manejo de los residuos sólidos para disminuir la contaminación ambiental en la ciudad de
Medellín
Fase I: definir el alcance del proyecto y se selecciona el equipo.
 Identificar las zonas y fincas a intervenir, en las cuales se implementarán las acciones necesarias para el aprovechamiento
y manejo de los residuos de café.
 Seleccionar el equipo que liderara y coordinara todo el desarrollo del proyecto en sus diferentes fases.
 Diseñar las estrategias requeridas para cumplir con el propósito del proyecto, teniendo en cuenta factores sociales,
ambientales, económicos y culturales.
 Realizar un diagnóstico de los residuos orgánicos que se producen en los diferentes sectores del corregimiento.
 Analizar la información relacionada con la generación de residuos café en el corregimiento.
 Estudios de prefactibilidad aprovechamiento residuos de café.
 Estudios e ingeniería básica aprovechamiento residuos de café.
Fase II: identificar los recursos, equipos y necesidades de personal, se estructura los planes de comunicación, contratos y demás
actividades necesarias para el logro del propósito del proyecto
 Realizar reuniones con las partes interesadas para obtener información que permita diseñar los planes requeridos y en
general todos los aspectos del proyecto.
 Identificar las necesidades de bienes y servicios que se requiere contratar para ejecutar las actividades del proyecto.
 Elaborar el plan de presupuesto del proyecto.
 Elaborar el plan de comunicación del proyecto.
 Presentar el proyecto para la aprobación de los patrocinadores.
 Estudios de ingeniería de detalle.
 Gestión de adquisiciones del proyecto.
 Inspección de calidad del contrato, adquisiciones y contratistas.
Fase III: realizar todas las actividades planificadas y si es del caso se realizan cambios o ajustes y se gestionan los riesgos que puedan
materializarse.
 Ejecutar todas las acciones establecidas en el cronograma definido en la planificación del proyecto.
 Presentación del proyecto a los actores involucrados y quienes habían participado en la etapa de planificación.
 Realizar las capacitaciones, socializaciones y sensibilizaciones sobre el aprovechamiento y manejo de los residuos café
en la comunidad de Santa Rita.
 Realizar cambios o ajustes en lo planificado, de acuerdo con las situaciones imprevistas o nuevas necesidades que se
identifiquen.
 Ejecución de adquisiciones del proyecto.
 Gestión de contratistas para montaje del proyecto.
 Inicio de labores fabricación tanques biodigestores.
 Inicio labores fabricación edificio de recuperación de pulpa de café.
 Inicio de labores edificio de almacenamiento y compresores de gas.
 Inicio de labores montaje de generadores eléctricos.
Fase IV: realizar el seguimiento, monitoreo y control al desarrollo de lo planificado, teniendo en cuenta que esta no es ajena a la fase
de ejecución y planificación, ya que éxito del proyecto solo será posible si antes, durante y después se realiza un adecuado
seguimiento y control.
 Revisión permanente de los resultados obtenidos vs. esperados de la ejecución de cada una de las actividades establecidas
en la planificación.
 Implementación de medidas correctivas si es el caso, al igual que oportunidades de mejora.
 Elaborar informes y realizar reuniones para presentar avances de seguimiento del proyecto a los actores involucrados.
 Inicio de labores inspección de calidad del proyecto.
Fase V: concluir finalmente el proyecto con la liquidación de los contratos, el informe final de cierre y las actividades de
socialización de este a los actores involucrados.
 Liquidar los contratos de los bienes y servicios adquiridos para la ejecución de las actividades del proyecto.
 Elaborar y socializar el informe de cierre del proyecto con todos los actores involucrados.
2.3 Plan de gestión del cronograma
¿Qué herramientas se utilizarán para realizar el cronograma?
Para la realización del cronograma se empleará la herramienta Project Libre en la cual se
presentará la línea base de tiempo basada en el diagrama de GANT, se expondrá el cronograma y
se harán reuniones a final de cada semana con las cuales se alimentará el porcentaje de avance del
proyecto estrategias sostenibles para el uso alternativo de los residuos de café en la producción de
biogás en el corregimiento Santa Rita municipio de los Andes Antioquia.
Las reuniones se harán principalmente entre el contratista, el administrador del proyecto,
patrocinadores e interesados.
¿Cuál será el nivel de precisión en las estimaciones de tiempo?
El nivel de precisión en las estimaciones de tiempo está ajustado al cronograma y se espera
que las actividades sean ejecutadas en el tiempo previsto, cualquier actividad por encima del 30%
del tiempo se considera desproporcionada y debe ser evaluada ya que el cronograma tiene tiempos
muy bien establecidos. Si la actividad requiere más tiempo de lo acordado se empleará una nueva
EDT con la ayuda del director del proyecto, con el fin de darle un buen manejo y gestión de tiempo
al desarrollo del mismo.
¿Cómo se estimará la reserva para contingencias?
El nivel de precisión en las estimaciones de tiempo está ajustado al cronograma y se espera
que las actividades sean ejecutadas en el tiempo previsto, cualquier actividad por encima del 30%
del tiempo deberá ser notificada al director del proyecto, se deberá asignar una nueva EDT la cual
está incluida en la fase final y tiene imprevistos y contingencias en tiempos.
¿Cómo y cuándo se actualizará la línea base de tiempo?
La línea de base de tiempo será actualizada cada semana, las reuniones se harán
principalmente entre el contratista, el administrador del proyecto, patrocinadores e interesados. Se
alimentará el porcentaje de avance del proyecto y se le hará el adecuado seguimiento a las
actividades planeadas.
¿Cuánto será el nivel de tolerancia de los desvíos del cronograma en relación a la línea base?
El nivel de tolerancia en las estimaciones de tiempo está ajustado al cronograma y se espera
que las actividades sean ejecutadas en el tiempo previsto, cualquier actividad por debajo del 30% es
considerada muy eficiente y beneficia el desarrollo del proyecto, actividades de más del 30% por
encima se consideran desproporcionadas, deben ser evaluadas por el director del proyecto y
notificadas, en cualquier caso.
¿Qué reglas se utilizarán para definir el porcentaje de avance de una actividad?
Los porcentajes de avance de cada una de las EDT serán discutidos cada semana por medio
de una reunión de mínimo 2 horas, se reunirán cada uno de los miembros implicados en el proyecto,
contratista, secretaría de desarrollo económico sostenible alcaldía municipio Andes Antioquia,
director del proyecto, representantes de familias caficultoras, comité de calidad del proyecto. El
contratista encargado dará su avance y será siempre confirmado según liberaciones del
departamento de calidad, los cuales confirmarán el avance final de las EDT’s del proyecto.
Los porcentajes de avance siempre serán concertados y confirmados por el departamento de
calidad, este departamento es el que tendrá la última palabra y confirmará si los avances alcancen
el porcentaje esperado o está desfasado.
¿Qué metodología se utilizará para reportar los avances?
Los avances se reportarán por porcentaje de 0 a 100%, las liberaciones de cada uno de los
avances los hará calidad, esta área deberá tener un método de cálculo de avance según los
entregables de la EDT la cual será verificada por el director del proyecto.
¿Cómo y cuándo se presentarán los informes de avance?
Se expondrá el cronograma y se harán reuniones a final de cada semana los días viernes a
las 3 pm. Se alimentará el porcentaje de avance del proyecto estrategias sostenibles para el uso
alternativo de los residuos de café en la producción de biogás en el corregimiento Santa Rita
municipio de los Andes Antioquia.
Las reuniones se harán principalmente entre el contratista, el administrador del proyecto,
patrocinadores, director e interesados.
2.4 Plan de gestión de los riesgos
Durante la ejecución del proyecto se pueden generar una serie de riesgos que pueden afectar el
correcto desarrollo de este y hacer que el proyecto sea exitoso o fracase. Un adecuado plan para
gestión de riesgos puede anteceder estos problemas y tener a la mano posibles soluciones que logren
mitigar efectos adversos y consecuencias indeseadas que hagan que el proyecto no sea ejecutado
adecuadamente, tenga sobre costos o fracase. En el proyecto estrategias sostenibles para el uso
alternativo de los residuos de café en la producción de biogás en el corregimiento Santa Rita

municipio de los Andes Antioquia tenemos una serie de riesgos los cuales deben ser gestionados y
analizados presentados en la tabla 3.
Tabla 4 Gestión de riesgos del proyecto
RIESGOS PROYECTO
No Riesgo Categoría Causa principal Descripción Principales Método de Probabilidad
afectados del mitigación de
riesgo ocurrencia
1 Suspensión del Interno. Falta de liquidez La suspensión del -Empresas -Contar con las Media
proyecto por parte para el proyecto. proyecto por parte contratista del pólizas de
de la Secretaría de del patrocinador proyecto. seguridad
desarrollo puede ser por falta necesarias tanto por
económico de liquidez o el contratista como
sostenible alcaldía revisión de por el contratante
municipio Andes ingeniería básica en ante eventuales
Antioquia la que no vea le iliquideces del
proyecto viable proyecto.
desde el punto de
vista costo inversión
y beneficio.
-Familias -Planificar costos

caficultoras por parte del
beneficiarias patrocinador del
del proyecto. proyecto.
-Proveedores
del proyecto.
2 Suspensión de Externo. Falta de liquidez Se pueden presentar -Empresas -Contar con las Media
actividades por parte del suspensión de contratista del pólizas de
contratista del contratista para la labores en la proyecto. seguridad
proyecto. ejecución del implementación del necesarias tanto por
proyecto. proyecto por falta el contratista como
de liquidez de la por el contratante
empresa contratista. ante eventuales
iliquideces del
proyecto.

beneficiarias contratista del
-Proveedores -Seleccionar
del proyecto. adecuadamente el
contratista del
proyecto que cuente
con la liquidez
suficiente para
ejecutar las labores.
-Patrocinadores
del proyecto.
3 Suspensión de Interno. Falta de liquidez Se pueden presentar -Empresas -Contar con las Bajo
pagos por parte del por parte del suspensión de pagos contratista del pólizas de
patrocinador del patrocinador del por parte de proyecto. seguridad
proyecto. proyecto. patrocinador del necesarias tanto por
proyecto ante el contratista como
eventuales por el contratante
inconformidades en ante eventuales
avances o iliquideces del
estándares de proyecto.
calidad del
proyecto.

beneficiarias contratista del
-Proveedores -El contratista

del proyecto. deberá proveer una
eventual suspensión
de labores y contar
con la liquidez
suficiente para
pagar las
obligaciones a los
trabajadores ante
una suspensión del
contrato o pagos.
4 Disfuncionalidad Externo. Falta de Se pueden presentar -Familias -Contar con planes Bajo
del proyecto una capacitación a las disfuncionalidad del caficultoras de capacitación
vez ejecutado. familias proyecto una vez beneficiarias para la
caficultoras para ejecutado por falta del proyecto. implementación del
el de capacitación a proyecto.
aprovechamiento familias caficultoras
del proyecto o por falta de
vigilancia en la
implementación
- Secretaría de -Contar con
desarrollo vigilancia
económico permanente en el
sostenible proyecto para
alcaldía verificar su correcta
municipio implementación y
Andes funcionamiento
Antioquia
5 Cambio de Interno. Cambio de Se pueden presentar -Familias -Presentar el Bajo

administración administración del falta de inyección caficultoras proyecto a la nueva
municipal con proyecto. de recursos al beneficiarias administración con
posibilidad de no proyecto, lo que del proyecto. el fin de evitar el
continuación del puede causar abandono y
proyecto. abandono o disfuncionalidad
disfuncionalidad del del mismo.
mismo.
-Secretaría de -Contar con
desarrollo vigilancia
económico permanente en el
sostenible proyecto para
alcaldía verificar su correcta
municipio implementación y
Andes funcionamiento.
Antioquia.
6 Mala logística para Externo. Falta de buena Se podría presentar -Familias -Contar con Bajo
la disposición de logística y control una mala logística caficultoras vigilancia
los residuos de para la disposición beneficiarias permanente en el
café en el proyecto de residuos de café del proyecto. proyecto para
de en el proyecto, lo verificar su correcta
aprovechamiento que conllevaría a implementación y
una inadecuada funcionamiento.
funcionalidad.
-Secretaría de -Realizar campañas

desarrollo de sensibilización a
económico toda la comunidad
sostenible y familias
alcaldía caficultoras.
municipio
Andes
Antioquia
3. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA
3.1 Estructura organizacional

3.2 Análisis de Cargos.
Ya definida la estructura organizacional ajustada a las necesidades del negocio, se analiza los
perfiles de los cargos necesarios para el desarrollo y cumplimiento de las múltiples actividades, y
con ellos se permita obtener los resultados económicos y financieros que se esperan.
La gestión estratégica del talento humano por competencias, se establecen los aspectos y
partes de cada uno de los perfiles de cargo: Identificación del cargo, Objeto general del
cargo, requisitos mínimos, descripción de las funciones, competencias y responsabilidades:
Tabla 5. Perfiles de cargos.
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Gerente
JUSTIFICACIÓN DEL Se requiere un líder encargado de planear, controlar y dirigir las actividades relacionadas
PROYECTO con el desarrollo de la actividad económica.
ASIGNACIÓN SALARIAL $3.000.000 MENSUALES
TIPO DE CONTRATACIÓN Laboral a término indefinido.
REPORTA A: Junta Directiva
SUPERVISA A: Jefe de Producción, Asistente Administrativa y Financiera, Auxiliar comercial y de
ventas.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO Indicadores mensuales de gestión
CAPACITACIÓN REQUERIDA Planeación Estratégica. Gerencia. Emprendimiento. Innovación.
2. OBJETO GENERAL DEL CARGO
Planear, organizar, dirigir y controlar las operaciones de empresas de explotación cafetera. Formular políticas que establecen
la dirección a tomar por la empresa.
3. REQUISITOS MÍNIMOS
3.1 FORMACIÓN Profesional titulado en ingeniera industrial, Administración de Empresas.
ACADÉMICA
3.2. EDUCACIÓN NO Manejo de herramientas Office nivel Avanzado. Matemáticas. Producción y
FORMAL procesamiento de alimentos.
3.3. EXPERIENCIA LABORAL Mínimo 4 años de experiencia profesional, 2 años de experiencia como gerente o director
de empresas agrícolas o
agroindustriales.
4. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Planear, administrar, gestionar, controlar y tomar decisiones para la adecuada utilización de los recursos económicos
y financieros, humanos, de producción, ambientales y tecnológicas.
Dirigir y controlar operaciones de producción agrícola.
Recomendar cambios operacionales para asegurar el cumplimiento de procedimientos que permitan aumentar los niveles
de producción.
Preparar informes administrativos, financieros, técnicos y de proceso productivo.
Planificar, dirigir, controlar y desarrollar procesos de comercialización y fidelización con clientes, abastecedores y
otras organizaciones.
6. Supervisar y controlar la calidad del proceso de empaque y sellado del producto.
Evaluar la eficiencia de la producción para determinar el uso adecuado de recursos humanos, físicos y tecnológicos.
Contratar personal y velar por su entrenamiento.
Elaborar y actualizar estudio de mercado, implementar correctivos de promoción, publicidad de producto y comunicación
5. COMPETENCIAS NIVEL
5.1 GENERALES ALTO MEDIO BAJO
Adaptación X
Ambición profesional X
Análisis X
Aprendizaje X
Asertividad X
Autocontrol X
Autonomía X
Creatividad X
Delegación X
Dinamismo X
Flexibilidad X
Independencia X
Iniciativa X
Integridad X
Juicio X
Liderazgo X
Negociación y conciliación X
Orientación al servicio X
Persuasión X
Planificación y Organización X
Resolución de problemas X
Sensibilidad interpersonal X
Sociabilidad X
Toma de decisiones X
Trabajo bajo presión X
Trabajo en equipo X
5.2 TÉCNICAS ALTO MEDIO BAJO
Sistema de producción X
Identificación de oportunidades de Negocio. x
Capacidad para asumir riesgo X
Mercadeo y Ventas. x
Consecución de recursos. X
Elaboración y ejecución de planes estratégicos. X

6. RESPONSABILIDADES NIVEL
ALTO MEDIO BAJO
a. Bienes y valores X
b. Información X
c. Relaciones interpersonales X
d. Dirección y coordinación X
NOMBRE DEL CARGO Jefe de Producción.
JUSTIFICACIÓN DEL La empresa es de producción, por lo cual es indispensable que exista un líder que coordine todos
PROYECTO los aspectos relacionados con el proceso de cosecha, recolección, beneficio y secado del producto.
ASIGNACIÓN SALARIAL $2.300.000 MENSUALES
REPORTA A: Gerente
SUPERVISA A: Operarios, Recolectores, Trabajadores de mantenimiento.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO Indicadores trimestrales de gestión
Mejores prácticas de cultivo y cosecha de café. Tecnología mejoramiento genético. Sistemas de

CAPACITACIÓN REQUERIDA
producción.
Planificar, diseñar, ejecutar y controlar el presupuesto de producción, de acuerdo a las directrices gerenciales, supervisando el
área correspondiente y sus subordinados, además del correcto funcionamiento de la maquinaria para el cumplimiento de la
producción prevista cumplimento con el tiempo y calidad previstos.
3.1 FORMACIÓN
Profesional titulado ingeniería agrónoma.
ACADÉMICA
3.2. EDUCACIÓN NO
Manejo de herramientas Office nivel intermedio.
FORMAL
3.3. EXPERIENCIA LABORAL Mínimo 4 años de experiencia profesional, 2 años de experiencia en funciones relacionadas
1. Planear, dirigir y controlar el plan de producción anual de acuerdo al plan estratégico de la empresa.
2. Coordinar y supervisar el desempeño en las labores realizadas por los operarios de producción.
3. Efectuar y verificar el cumplimiento de los procesos normativos de los procesos de producción.
4. Garantizar el mantenimiento y correcto funcionamiento de la maquinaria y recursos tecnológicos,
5. Mantener un adecuado manejo de inventario de producto en proceso y terminado.
6. Supervisar y controlar la calidad del proceso de empaque y sellado del producto.
7. Optimizar los recursos financieros asignados al área.
8. Aplicar de forma periódica evaluaciones de desempeño e indicadores de gestión.
9. Garantizar orden y limpieza del área de producción.
10. Garantizar por el buen clima organizacional del área de producción.
11. Mantener al día la documentación y requisitos de acuerdo a la normatividad.
12. Presentar a la gerencia informes periódicos de los resultados del área.
13. Demás funciones asignadas por la gerencia.
Adaptación X
Análisis X
Aprendizaje X
Asertividad X
Autocontrol X
Autonomía X
Creatividad X
Delegación X
Dinamismo X
Flexibilidad X
Independencia X
Iniciativa X
Integridad X
Juicio X
Liderazgo X
Persuasión X
Sociabilidad X
Trabajo en equipo X
Atención al detalle X
Atención al público X
Auto organización X
Comunicación no verbal X
Comunicación oral y escrita X
Disciplina X
Razonamiento numérico X
Sentido de Urgencia X
NIVEL
6. RESPONSABILIDADES
ALTO MEDIO BAJO
b. Información X
c. Relaciones
X
interpersonales
NOMBRE DEL CARGO Asistente Administrativa y Financiera.
Se requiere una persona encargada de realizar labores administrativas y de

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
control.
ASIGNACIÓN SALARIAL $1.300.000 mensuales
REPORTA A: Gerente
SUPERVISA A: Auxiliar de Servicios Generales.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO Indicadores Trimestrales de Gestión.

CAPACITACIÓN REQUERIDA Normas Contables. Gestión Administrativa. Normatividad laboral.
Recopilar, verificar, registrar y tramitar documentos y formularios como: solicitudes, licencias, permisos, contratos e
inscripciones, de acuerdo con procedimientos establecidos, pautas y programación. Realizar la medición y reconocimiento de las
transacciones contables y financieras.
3.1 FORMACIÓN ACADÉMICA Técnico, tecnólogo o estudiante de carreras administrativas.
Manejo de herramientas Office nivel Avanzado. Finanzas. Contabilidad.

3.2. EDUCACIÓN NO FORMAL
Software contable.
3.3. EXPERIENCIA LABORAL Mínimo 2 años de experiencia relacionada con el cargo.
Recopilar, verificar, registrar y tramitar documentos y formularios, como solicitudes, licencias, permisos, contratos, inscripciones
y requisiciones, de acuerdo con procedimientos establecidos, pautas y programación, utilizando sistema manual o computarizado
Tramitar y expedir licencias, permisos, inscripciones, matrículas, reembolsos u otros documentos previos el lleno de requisitos.
Mantener el inventario de suministros de oficina.
Preparar informes administrativos, financieros, técnicos y de proceso productivo.
Preparar reportes de rutina e informar al personal y público en general sobre reglas, regulaciones y procedimientos de la
empresa.
Ayudar en la coordinación de procesos administrativos, como presentación de presupuestos, administración de contratos y

preparar programaciones de trabajo.
Medición y reconocimiento de recursos financieros de acuerdo a la normatividad vigente.
Elaboran y seleccionan información de los procesos de liquidación tributaría según procedimientos y normativa fiscal vigente.
Identifican los costos de operaciones de acuerdo con métodos vigentes de la entidad u organización.
Elaboran informes y reportes del área de acuerdo con procedimientos y políticas organizacionales u institucionales vigentes.
Organizan y archivan documentos del área de contabilidad y finanzas de acuerdo con normativa vigente.
Atienden clientes del área de acuerdo con normas técnicas y políticas institucionales vigentes.
Adaptación X
Análisis X
Aprendizaje X
Asertividad X
Autocontrol X
Autonomía X
Creatividad X
Delegación X
Dinamismo X
Flexibilidad X
Independencia X
Iniciativa X
Integridad X
Juicio X
Liderazgo X
Persuasión X
Sociabilidad X
Toma de decisiones
Trabajo bajo presión X X
Trabajo en equipo X
Identificación de oportunidades de Negocio. X
Mercadeo y Ventas. X
Gestión de la información. X
NIVEL
ALTO MEDIO BAJO
b. Información X
NOMBRE DEL CARGO Operario
Se requieren labores de operación de maquinarias para cultivo y cosecha de

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
café.
ASIGNACIÓN SALARIAL $800.000 mensuales
REPORTA A: Jefe de Producción.
SUPERVISA A: Ninguno
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO Indicadores Trimestrales de Gestión.
CAPACITACIÓN REQUERIDA Cultivo y cosecha de productos agrícolas.
Operar maquinaria de control de proceso multifuncional o máquinas de función simple para elaborar y empacar alimentos.
3.1 FORMACIÓN ACADÉMICA Técnico agropecuario.
3.2. EDUCACIÓN NO FORMAL Matemáticas. Herramientas Office.
3.3. EXPERIENCIA LABORAL Mínimo 2 años de experiencia relacionada con el cargo.
Operar maquinaria de control de proceso multifuncional a través de tableros de control, terminales de computador y otros
sistemas de control para moler, extraer, mezclar, combinar, cocer y otras formas de procesar productos alimenticios y para
envasar.
Operar maquinaria de control de proceso multifuncional para moler, extraer, deshidratar, liofilizar, mezclar, revolver, destilar,
fermentar y otras formas de procesar bebidas alcohólicas y no alcohólicas y para embotellar, enlatar y otras formas de envasar.
Llevar registro de producción y otra información.
Preparar y regular máquinas de procesamiento y empaque, previo a la operación.
Inspeccionar los productos elaborados para detectar irregularidades a fin de garantizar su calidad y ajustar la máquina si fuese
necesario.
Registrar la información de producción como cantidad, peso, tamaño, fecha y tipo de productos empacados.
Almacenar los productos y proceder a cierto grado de elaboración primaria.
Mantener equipos y herramientas agrícolas e instalaciones como establos y pequeñas bodegas de almacenamiento.

Adaptación X
Análisis X
Aprendizaje X
Asertividad X
Autocontrol X
Autonomía X
Creatividad X
Delegación X
Dinamismo X
Flexibilidad X
Independencia X
Iniciativa X
Integridad X
Juicio X
Liderazgo X
Persuasión X
Sociabilidad X
Toma de decisiones
Trabajo en equipo X
NIVEL
ALTO MEDIO BAJO
b. Información X
NOMBRE DEL CARGO Auxiliar de servicios generales.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Se requieren labores de limpieza, aseo y cafetería.
ASIGNACIÓN SALARIAL $737.717 mensuales
REPORTA A: Auxiliar administrativa y financiera.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO Evaluación del desempeño anual.
CAPACITACIÓN REQUERIDA Normatividad y legalidad buenas prácticas de manejo de alimentos y aseo.
Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería, para brindar comodidad a los funcionarios en los sitios de trabajo del área a la
cual está prestando los servicios, conforme a las normas y procedimientos vigentes.
3.1 FORMACIÓN ACADÉMICA Bachiller Académico.
3.2. EDUCACIÓN NO FORMAL Manipulación de alimentos. Atención al cliente.
3.3. EXPERIENCIA LABORAL Mínimo 1 año de experiencia relacionada con el cargo.
Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y velar que se mantengan aseadas.
Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con la dotación necesaria.
Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos en bolsas separadas.
Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas, vidrios, cortinas, paredes y todo elemento accesorio de las áreas de las oficinas.
Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las reuniones que se lleven a cabo en las oficinas de su
área de trabajo.
Velar por la buena presentación y orden de las oficinas y zonas comunes de la dependencia asignada.
Orientar a los usuarios y suministrar la información que le sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
Realizar labores propias de los servicios generales que demande la Entidad.
Adaptación X
Análisis X
Aprendizaje X
Asertividad X
Autocontrol X
Autonomía X
Creatividad X
Delegación X
Dinamismo X
Flexibilidad X
Independencia X
Iniciativa X
Integridad X
Juicio X
Liderazgo X
Persuasión X
Sociabilidad X
Trabajo en equipo X

NIVEL
ALTO MEDIO BAJO
b. Información X
NOMBRE DEL CARGO Recolector y Trabajador de Mantenimiento.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Se requiere personal para recolección de café en los tiempos de cosecha.
ASIGNACIÓN SALARIAL Por jornal. De acuerdo al tiempo de cosecha.
TIPO DE CONTRATACIÓN Jornal.
REPORTA A: Jefe de producción.
MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO Cantidad de kilos de café verde recolectado. Tareas terminadas.
CAPACITACIÓN REQUERIDA Sistemas de siembra, recolección y cosecha.
Ayudar en faenas agrícolas y pecuarias como siembra, limpieza, preparación de terrenos, fumigación, recolección y cuidado de
cultivos y en el mantenimiento de infraestructura agrícola.
3.1 FORMACIÓN ACADÉMICA Educación Primaria. Bachiller Académico.
3.2. EDUCACIÓN NO FORMAL Producción y siembra de café.
3.3. EXPERIENCIA LABORAL Mínimo 1 año de experiencia relacionada con el cargo.
Ayudar en la recolección de cosechas.
Cargar, descargar y transportar productos agrícolas, ganado y aves desde y hasta la finca o granja.
Mantener en buenas condiciones de estado y limpieza graneros, canales, cercados, broches.
Almacenar cosechas, semillas, guardar equipos y herramientas.
Regar huertas o jardines.
Adaptación X
Análisis X
Aprendizaje X
Asertividad X
Autocontrol X
Autonomía X
Creatividad X
Delegación X
Dinamismo X
Flexibilidad X
Independencia X
Iniciativa X
Integridad X
Juicio X
Liderazgo X
Persuasión X
Sociabilidad X
Trabajo en equipo X

NIVEL
ALTO MEDIO BAJO
b. Información X
3.3 Misión
Concientizar y educar a toda la población sobre la importancia de la preservación del medio
ambiente, bajo su participación activa en la realización y ejecución de proyectos que surjan desde
un pensamiento ecológico y sustentable, sugiriendo respuestas inmediatas a situaciones que
afecten el medio ambiente.
3.4 Visión
Ser la primera organización que establece una arraigada cultura ecológica emergida desde la
base de la sociedad. Construyendo en ella una conciencia ambientalista que reconozca la
trascendental acción del ser humano en el cuidado del planeta.
3.5 Canales de comunicación
El manejo de la información en los proyectos es clave. En la medida que aumenta el número
de personas involucradas, la complejidad de las comunicaciones va a ser superior.
Para el proyecto “uso alternativo de los residuos de café” es de suma importante que todos
sus interesados estén informados del desarrollo del proyecto de manejar ágil oportuno y de una
fuente confiable, por esto ha establecido los mejores canales de comunicación que son descritos en
la tabla:
Tabla 6. Canales de comunicación
La base para el uso de las tecnologías de comunicaciones radica en la importancia de crecer el
conocimiento en la información. La carencia de información entre los interesados en el proyecto
puede llevar a su fracaso.
Se puede diferenciar el uso de tecnologías de comunicación entre básicas y especializadas a
medida que el proyecto las use. Tecnologías básicas como telefonía fija, móvil o VOIP son de uso
común y de fácil acceso, pero el e-mail, SMS, chat, videoconferencias, web, bases de datos,
informes como tecnologías especializadas han tenido un crecimiento exponencial la última
década.
3.6 Marco Normativo
Se toma en cuenta la siguiente normatividad vigente la cual está asociada y relacionada con la
sinergia gubernamental, laboral, empresarial y el manejo de información de las personas
naturales y jurídicas:
 Constitución Política de Colombia – Derechos Fundamentales.
 Código Sustantivo del Trabajo.
 Ley 1581 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos.
 ley 1266 de 2008. Ley de Habeas Data.
Normatividad para las Energías Renovables en Colombia
Inicialmente la Ley de Servicios Públicos (Ley 142) y la Ley Eléctrica (Ley 143 de 1994),
definieron los lineamientos generales para la prestación del servicio público domiciliario de
energía eléctrica y el marco legal para el desarrollo de la regulación sectorial por parte de la
Comisión de Regulación de Energía y Gas (CREG).
Posteriormente, el País se adhirió al Protocolo de Kyoto de la Convención Marco de las Naciones
Unidas sobre el Cambio Climático (Ley 629 de 2000). El objetivo de este Protocolo era reducir
las emisiones de Gases Efecto Invernadero (GEI), por lo cual las energías renovables se
convirtieron en una opción estratégica para Colombia.
Así mismo, la Ley 697 de 2001 declaró el Uso Racional y Eficiente de la Energía (URE)
como un asunto de conveniencia nacional. Adicionalmente, creó el Programa Nacional de Uso
Racional de la Energía (PROURE), en el que se promueven la eficiencia energética y otras
formas de energías no convencionales.

La Ley 788 de 2002 estableció una exención al impuesto de renta sobre los ingresos
derivados de la venta de energía eléctrica generada a partir de residuos agrícolas, fuentes eólicas
y biomasa. Esta Ley, como lo afirma Cendales (2011) “exige el cumplimiento de 2 requisitos:
tramitar certificados de emisión de C02 y, que al menos 50,0% de los recursos obtenidos por la
venta de dichos certificados se inviertan en obras de beneficio social en la región donde opera el
generador” (pág. 53).
El Ministerio de Minas y Energía, por medio de la Resolución MME 18 – 0919 de 2010
definió el Plan de Acción 2010 – 2015, y extendió la vigencia de este Plan hasta junio de 2016,
fecha en la que se adoptaría el Plan 2016 - 2020.
El Decreto 2981 de 2013, en su artículo 82 - Propósitos del aprovechamiento, del
Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio (2013) propone “Racionalizar el uso y consumo de
las materias primas provenientes de los recursos naturales. Recuperar valores económicos y
energéticos que hayan sido utilizados en los diferentes procesos productivos”, y continua
“aumentar la vida útil de los rellenos sanitarios al reducir la cantidad de residuos a disponer
finalmente en forma adecuada. Reducir el caudal y la carga contaminante de lixiviados en el
relleno sanitario, especialmente cuando se aprovechan residuos orgánicos”. De este modo, se
fomenta el uso energético de los residuos de alto contenido orgánico, y la reducción de la
cantidad que se dispone en rellenos sanitarios.
Actualmente el país se encuentra enmarcado dentro de la Ley 1715 de 2014, por medio de
la cual se regula la integración de las energías renovables no convencionales al Sistema
Energético Nacional, de esta forma se busca promover y estimular en Colombia, según el
Ministerio de Minas y Energía (2010) “las fuentes de energía no convencionales, tales como las
procedentes de la biomasa, en particular el biogás. Además, la nueva ley contribuirá a las

soluciones energéticas para las zonas rurales y otras zonas actualmente aisladas del sistema
interconectado nacional” (pág. 21).
3.7 Marketing
Marketing Social
Se manifiesta como la acción social a nivel empresarial dentro del sector privado o público,
este tipo de mercadotecnia trabaja sobre las ideas sociales de la comunidad, planeando,
desarrollando y materializando las actividades, cambios y proyecciones positivas a nivel social a
largo plazo.
Beneficia a las comunidades a través de enfatizar buenos valores, desarrollar programas
educativos, campañas de higiene, nutrición, concientización de problemas con el medio
ambiente, generación de empleo, actividades de arte y cultura, entre otros, es un nuevo esquema
de marketing que se ajusta a la globalización, a la competencia y las presiones de los
consumidores por el deber que tienen las empresas o las organizaciones de contribuir con las
comunidades y sus entornos.
Marketing Corporativo
Se define como actividades entre empresas que buscan un beneficio mutuo relacionándose
con otras compañías sin ánimo de lucro dando el aval financiero que cualifique un valor final
tanto al producto o servicio. Estas compañías buscan que el bien y el servicio sea socialmente
responsable, a través de estos donativos el mayor beneficiado es el consumidor final y la
empresa, ya que este cliente se identifica como un integrante activo de la empresa y contribuye
con su causa.
4. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN
Los activos de los procesos de la organización incluyen los planes, los procesos, las políticas,
los procedimientos y las bases de conocimiento de una organización en específica. Estos activos
influyen en la dirección del proyecto.
4.1 Políticas
Se implementan políticas y planes participativos a nivel local y regional para la
promoción del residuo del café y la producción de otros derivados. Las acciones del proyecto
también se orientaron a movilizar a la población local, en su mayoría campesinos, para incluir
en las agendas locales temas orientados a la promoción de la agricultura ecológica, proyectos
de producción orgánica y la promoción de ferias regionales.
Esta se realizará a través de los diferentes flujogramas de procedimientos en apoyo a
los procesos de prestación de servicios en cada uno de sus puntos cafeteros para la distribución
del Biogas.
4.2 Procedimientos
Los residuos de café se pueden utilizar directamente como combustible o transformarse en
biogás, mediante procesos de fermentación o en biodiesel y son considerados energías
renovables, dado que no se agotarán mientras puedan cultivarse los vegetales que los producen.
Se hace necesario implementar energías alternativas que generen iguales o mejores
beneficios a menor costo y de forma amigable con el planeta, por ejemplo, el biogás, el cual se
produce cuando la materia orgánica se descompone sin contacto con el oxígeno. El Biogás es
una mezcla gaseosa constituida por metano, en una proporción que oscila entre el 50% y 80%,
y gas carbónico, con pequeñas trazas de vapor de agua, hidrogeno, sulfuro de hidrogeno,
amoniaco, monóxido de carbono, nitrógeno, oxígeno y trazas de compuestos orgánicos; y se
origina por la degradación de la materia orgánica en condiciones anaeróbicas.
Se puede utilizar como combustible directo en sistemas de combustión a gas o para
producción de energía, mediante turbinas o plantas generadoras de gas.
Tabla 7 Composición del biogás
4.3 Información Histórica
Colombia es uno de los principales productores de café en el mundo y es el primero en
calidad, según divulgación de la Federación Nacional de Cafeteros, entidad encargada de velar
por los intereses de los campesinos que viven de este cultivo y en general de todos los que
trabajan en el ramo.
Hablar del municipio de los Andes en Antioquia es sinónimo de café, debido a que la
calidad de sus suelos y la dedicación de sus gentes llevaron a un crecimiento significativo en la
producción del grano en cantidad y calidad.
La necesidad de los países de aumentar su matriz energética ha impulsado la investigación
y producción de los biocombustibles.

La producción y el empleo del biogás como fuente renovable no ha tenido un gran
desarrollo en Colombia. Dentro de los casos prácticos desarrollados se destaca la basura como
principal fuente de producción de biometano, pero también se cuenta con algunos proyectos en
el tratamiento de aguas residuales y desechos animales en el sector agropecuario. El principal
uso del biogás es la transformación en electricidad para el autoconsumo.
Desde que el gobierno colombiano empezó a favorecer fiscalmente la generación de energías
renovables mediante la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME), la industria agraria
del país ha sufrido un estímulo positivo en el uso de las energías renovables, incluyendo entre
ellas la producción de biogás a partir de biomasa de diferentes orígenes.
Utilizar los desechos del café para generar energía, ha sido implementado en un conjunto de
fincas cafetaleras de diferentes tamaños a lo largo de Colombia. Los resultados que se han tenido
varían desde prevenir la deforestación local de árboles nativos hasta mejores ambientes
domésticos para las familias que reemplazaron la leña por estufas a gas en las fincas campesinas.
Otros resultados son:
– Tratamiento de una mayor cantidad de agua utilizada que se contaminó durante el
procesamiento del café.
– Generación de una cantidad considerable de biogás, que se usa actualmente en los hogares y
en las moliendas de café.
– Prevención de emisiones de gases de efecto invernadero.
Este gas se puede utilizar para producir energía eléctrica mediante turbinas o plantas generadoras
a gas, en hornos, estufas, secadores, calderas u otros sistemas de combustión a gas.

4.4 Lecciones aprendidas
El proyecto nos ha permitido enriquecer los conocimientos mediante el proceso de
aprendizaje de la experiencia en los temas incluidos, que permitirán desarrollar futuras
intervenciones, con mayores posibilidades de tener éxito:
• La sensibilización de la población, en su mayoría campesinos, ha sido fundamental para el logro
de las metas y objetivos del proyecto.
• Es de gran utilidad tomar en cuenta la opinión de los beneficiarios para una toma de decisiones
participativa y con características de pertinencia.
• El cultivo de café es un sistema agroforestal, que provee a las familias de ingresos económicos,
esta actividad es fundamental para la recuperación y preservación de las cuencas, además de ser
un tema que encaja con los patrones culturales de las familias que serían beneficiadas por el
proyecto.
• Es necesario tener opiniones de expertos en el cultivo del café, principalmente en caso de que se
producen problemas de enfermedades como la roya y que podría afectar la producción del Biogas.
5. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
5.1 Juicio de expertos
En la tabla 7 se puede observar los resultados obtenidos del juicio de expertos para el proyecto.
Tabla 8 Juicio de expertos
Tratar temas con expertos de los interesados del proyecto, para obtener con mayor precisión el listado
completo de los interesados.
Título del Proyecto: Uso alternativo de los residuos de café para la producción de biogás en el
corregimiento Santa Rita – Andes.
Autores: Juan Carlos Ángel, Carlos Mario Castrillón, Yeison Cuadros, Didier Loaiza, Liliana
solarte.
Listado expertos.
Apellidos y
Nº Especialidad Cargo Entidad
Nombres
Adolfo León
1 Ingeniero Agrónomo Gerente Forestal +
Taborda
Director Inversiones
2 Gabriel Trujillo Economista
financiero Begamar LTDA
Director Agro minera La
3 Julián Medina Ingeniero ambiental
ambiental pirámide
Carlos Gabriel Master en Agro minera la
4 Gerente
Arango Administración pirámide
Negocios
Fernando
5 Economista agrícola Gerente Forestales y
Meneses
ambientales
Carlos Ignacio Ingeniero Director Espacio
6
Gutiérrez agropecuario técnico Agropecuario
Director Espacio
7 Santiago Amaya Ingeniero biológico
ambiental agropecuario
Metodología empleada: Cuestionarios al juicio de los expertos para determinar su apreciación sobre
los procesos de manejo ambiental de los residuos producto del beneficio del café, y su uso alternativo
para mitigar el impacto ambiental y además la percepción de los expertos en la participación de los
involucrados en el desarrollo de estas alternativas.
Personal de la empresa y sus diferentes roles:

Yeison Cuadros Líder de proyecto.
Didier Giovanny Loaiza Analista de Información
Liliana Cristina Solarte Líder de gestión de estándares
Carlos Mario Castrillón Financiero
Juan Carlos Ángel Escobar jefe funcional de soporte
Resultados:
RESULTADOS ENCUESTA DEL JUCIO DE EXPERTOS
Respuestas Coeficiente de
Numero Pregunta Opciones Encuestados % expansión
MUY BUENO 0 0 0
BUENO 0 0 0
Como considera que es el impacto ambiental por causa
1
de la disposición de residuos post cosecha de café.
REGULAR 0 0 0
MALO 7 100 9,9
EXCELENTE 0 0 0
Como considera el nivel de las leyes por parte de los entes BUENO 0 0 0
2 de control para la regulación ambiental en la producción
agropecuaria. REGULAR 2 28,57 34,5
DEFICIENTE 5 71,43 13,8
EXCELENTE 0 0 0
Como considera el papel de los organismos ambientales BUENO 1 14,29 69,0

3 del estado y los gremios agropecuarios frente a La
excelencia medioambiental. REGULAR 2 28,57 34,5
EXCELENTE 0 0 0
Como considera la actuación del estado frente a la BUENO 2 28,57 34,5

4 problemática ambiental producto de la producción de
café. REGULAR 2 28,57 34,5
EXCELENTE 1 14,29 69,0
BUENO 1 14,29 69,0

como considera el compromiso por parte del gobierno
5
sobre la realidad del campo colombiano
REGULAR 2 28,57 34,5
SIEMPRE 4 57,14 17,3

Como considera la frecuencia de la acción del estado
CASI SIEMPRE 1 14,29 69,0
colombiano, del ministerio del medio ambiente y
6
desarrollo sostenible, de las corporaciones autónomas
ALGUNAS VECES 2 28,57 34,5
regionales, frente a la producción de café.
NUNCA 0 0 0
MUY BUENO 1 14,29 69,0
BUENO 2 28,57 34,5

Como considera el manejo a la disposición de residuos
7
post cosecha de café en Colombia.
REGULAR 2 28,57 34,5
MALO 2 28,57 34,5
SIEMPRE 7 100 9,9
Considera que una causa de la problemática ambiental 0

por la explotación agrícola, sería el no exigir una
8 CASI SIEMPRE 0 0 !
capacitación adecuada a las personas que laboran en este
sector. ALGUNAS VECES 0 0 0
NUNCA 0 0 0
SIEMPRE 3 42,86 23,0
El problema de la contaminación ambiental a causa de la
mala disposición de los residuos post cosecha del café, se CASI SIEMPRE 2 28,57 34,5
9 puede evitar con las regalías que la producción debe
generar para la protección ambiental y cobertura en salud ALGUNAS VECES 2 28,57 34,5
y educación.
NUNCA 0 0 0
MUY BUENO 0 0 0
Como considera la protección y manejo integral del
BUENO 2 28,57 34,5
beneficio del café teniendo en cuenta el suministro de
10
agua potable y la contaminación que se genera con la
REGULAR 2 28,57 34,5
disposición a las fuentes hidrográficas.
MALO 3 42,86 23,0
Considera que una causa de la problemática ambiental

por la explotación agrícola, sería el no exigir una SI 7 100 9,9
11
capacitación adecuada a las personas que laboran en este
sector. NO 0 0 0
Por el desconocimiento del gobierno de Colombia de las SI 7 100 9,9

12 condiciones sociales del ejercicio de la minería en el
municipio de Nechi. NO 0 0 0!
Considera que la actividad agrícola de producción SI 5 71,43 13,8

13
cafetera modifica o altera el ambiente.
NO 2 28,57 34,5
Considera que adoptar tecnologías apropiadas para el SI 4 57,14 17,3

14 manejo de los residuos del beneficio del café mitiga los
impactos ambientales negativos.
NO 3 42,86 23,0
Considera que es importante institucionalizar como una

SI 7 100 9,9
buena práctica agronómica la reutilización de los residuos
15
del beneficio del café para la conservación del medio
ambiente y la disminución de los costos de producción. NO 0 0 0
Fuente: Elaboración autores
RESULTADOS GENERALES JUCIO EXPERTOS POR ASPECTOS
RELEVANCIA COHERENCIA CLARIDAD PERTINENCIA TOTAL
ITEM PUNTOS 20 20 20 20 80
PUNTAJE 20 20 17 15 72
1
% 100% 100% 85% 75% 90%
PUNTAJE 20 18 18 14 70
2
% 100% 90% 90% 70% 88%
PUNTAJE 20 19 18 20 77
3
% 100% 95% 90% 100% 96%
PUNTAJE 20 18 18 20 76
4
% 100% 90% 90% 100% 95%
PUNTAJE 20 20 19 20 79
5
% 100% 100% 95% 100% 99%
6 PUNTAJE 20 20 18 20 78
% 100% 100% 90% 100% 98%
7 PUNTAJE 20 20 18 15 73
% 100% 100% 90% 75% 91%
Fuente: Elaboración autores.
Si el porcentaje para cada uno de los expertos en cada aspecto es inferior al 25% debe ser excluido del
juicio por no cumplir con los aspectos estructurales para el tema de investigación. Si esta entre el 26%
y 50% se deben modificar criterios estructurales del juicio de los expertos. Si están entre el 51 al 75%
se deben estructurar los conceptos del juicio de los expertos con referencia al tema de investigación, si
están entre el 75% y el 100% se deben incluir todos los conceptos emitidos en el juicio por parte de los
expertos como lo sugieren los resultados obtenidos en la valoración de los criterios emitidos en el juicio
de los expertos en el proyecto Uso alternativo de los residuos de café para la producción de biogás en
el corregimiento Santa Rita – Andes.
5.2 Análisis de datos
Para la Gestión de los Costos del Proyecto y dependiendo de las necesidades de cada etapa, se
deben realizar estimaciones preliminares, referentes al presupuesto y control de los costos para la
instalación y funcionamiento de este, analizando las diferentes opciones de financiación disponibles,
para cubrir las exigencias de capital en cada fase.
La estrategia de financiación para conseguir los recursos económicos o fondos que posibiliten el
desarrollo del proyecto se fundamenta principalmente en el conocimiento de los costos de las
actividades y sus necesidades, además de las fuentes disponibles de financiación con las limitaciones
o restricciones.
La fuentes de financiación o entidades que financiaran el proyecto, en la etapa de pre inversión,
inversión y operación, para el proyecto que será financiado por el SGR se seleccionara la entidad
territorial que aportara el recurso (departamento, municipio o corporación autónoma regional), con
financiación a mediano y largo plazo, con el tipo de recurso para los proyectos del SGR de
asignación directa, fondo específico, en el año que se prevé el ingreso del recurso de financiación,
con el monto de la financiación para cada entidad que aportará al proyecto.
Tabla 9 Fuentes de financiación proyecto
Entidad Etapa Tipo de Entidad Tipo de Recurso Año
Gobernación de Antioquia Inversión Departamental Asignación directa 2
Municipio de Andes Inversión Departamental Asignación directa 2
Secretaria de gestión y control territorial Inversión Municipio Asignación directa 2
Secretaria de medio Ambiente Inversión Municipio Asignación directa 2
Ingresos directos de la acción Operación Municipio 1

2
6. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS
En la tabla 6 se presenta el plan de gestión de costos para el proyecto.
Tabla 10 Plan de gestión de costos
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
Equipo gestión de
1.0 los costos, grupo Julián Andrés Dueñas Julián Andrés Dueñas 03-10-2019 Versión inicial
29
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Uso alternativo de los residuos de café para la
producción de biogás en el corregimiento Santa Rita – UA-RCPB
Andes.
TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO: TIPOS DE ESTIMACIÓN A UTILIZAR EN EL PROYECTO CON INDICACIÓN
DEL MODO DE FORMULACIÓN Y LOS NIVELES DE PRECISIÓN DE CADA TIPO.
TIPO DE ESTIMACIÓN
(ESPECIFICAR LOS TIPOS DE MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN
ESTIMACIÓN A USAR EN EL (ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE (ESPECIFICAR EL NIVEL DE
PROYECTO, EJM. ORDEN DE FORMULACIÓN DEL ESTIMADO INDICANDO EL PRECISIÓN DEL ESTIMADO,
MAGNITUD, PRESUPUESTO, PORQUÉ, QUIÉN, CÓMO, Y CUÁNDO) EJM. -15% +25%)
DEFINITIVA)
Formulación por analogía. Pre establecimiento del
proyecto, antes del inicio del ciclo de vida del
proyecto, 3 años antes de la terminación del
ORDEN DE MAGNITUD -50% a +75%
proyecto.
Para realizar estimación de costos y tomar las
mejores decisiones.
De abajo Hacia arriba. Realizar de manera
anticipada, 1 a 2 años antes de finalizar el
PRESUPUESTO proyecto, Asignando valores en las fases del -10% a +25%
presupuesto para su ejecución.
De abajo Hacia arriba. Realizarla en la ejecución

del proyecto, a menos de 1 año de finalizar el
DEFINITIVA -5% a +10%
proyecto, para determinar los detalles para las
compras y estimar los costos actuales.
UNIDADES DE MEDIDA: UNIDADES DE MEDIDA A UTILIZAR, PARA ESTIMAR Y TRABAJAR CADA TIPO DE RECURSO.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA
Recurso personal Costo/hora
Recurso material o consumible Unidad
Recurso maquina o no consumible Unidad
UMBRALES DE CONTROL
ALCANCE:
VARIACIÓN PERMITIDA ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓN
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE
(VARIACIÓN PERMITIDA PARA EL EXCEDE LO PERMITIDO
(ESPECIFICAR SI EL UMBRAL DE
ALCANCE ESPECIFICADO, (ACCIÓN A TOMAR EJM. MONITOREAR
CONTROL APLICA A TODO EL
EXPRESADA EN VALORES RESULTADOS, ANALIZAR
PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE
ABSOLUTOS, EJM $, O VALORES VARIACIONES, O AUDITORIA
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE
RELATIVOS EJM % ) PROFUNDA DE LA VARIACIÓN)
ESPECÍFICO)
Analizar variación y tomar acción
Todo el proyecto +ó – 5% del costo planificado
correctiva
MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO
ALCANCE: MÉTODO DE MEDICIÓN
PROYECTO/FASE/ENTREGABLE (ESPECIFICAR EL MÉTODO DE
MODO DE MEDICIÓN
(ESPECIFICAR SI EL MÉTODO DE MEDICIÓN QUE SE USARÁ
(ESPECIFICAR EN DETALLE EL MODO DE
MEDICIÓN APLICA A TODO EL PARA CALCULAR EL VALOR
MEDICIÓN, INDICANDO EL QUIÉN, CÓMO,
PROYECTO, UNA FASE, UN GRUPO DE GANADO DE LOS
CUÁNDO, DONDE)
ENTREGABLES O UN ENTREGABLE ENTREGABLES
ESPECÍFICO) ESPECIFICADOS)
Reporte semanal del comportamiento del
Todo el proyecto Valor acumulado curva S
proyecto
Fórmulas de Pronóstico del Valor Ganado: Especificación de fórmulas de pronóstico que se utilizarán para el
proyecto.
TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE
EAC estimación de Reporte semanal del comportamiento del
AC+[(BAC-EV)/CPI]
variaciones proyecto
NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL: ESPECIFICACIÓN DE LOS NIVELES DE DETALLE EN QUE SE EFECTUARÁN LAS ESTIMACIONES Y EL
CONTROL DE LOS COSTOS.
TIPO DE ESTIMACIÓN
NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS
DE COSTOS
Orden de magnitud Por fase No aplica
Presupuesto Por Actividad Por Actividad
Definitiva Por actividad Por Actividad
PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE SE REALIZARÁN DURANTE
LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
PROCESO DE
GESTIÓN DE DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
COSTOS
Se presupuestarán y definirán los costos del proyecto, con la planificación bajo la responsabilidad del
Estimación de costos
equipo del proyecto para la aprobación por parte del tutor.
Elaboración de Se elabora el presupuesto con las provisiones, por parte del equipo del proyecto para la aprobación
presupuesto del tutor.
Se evaluará el impacto de los posibles cambios en los costos del proyecto y sus consecuencias, para
lograr los objetivos del proyecto, informando al tutor de estos cambios por parte del equipo. Se
Control de los costos analizarán los escenarios de las alternativas de cambio, considerando una variación normal la que este
en +/- 5% de lo presupuestado, cuando es superior al 5% se deberá auditar y generar un informe de
auditoría, para luego generar una lección aprendida.
FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁN DURANTE
LA GESTIÓN DE PROYECTOS.
PREPARACION
DEL
DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ
PRESUPUESTO
DE COSTOS
En este informe se detallan los costos a nivel de las actividades de cada entregable, según el tipo de
ESTIMACION DE
COSTOS recurso que participe.
PLAN DE GESTION DE En este documento se informa la planificación para la gestión de los costos del proyecto.
COSTOS DEL PLAN
En este informe se detallan los factores Ambientales o situaciones del ambiente organizacional que
ENTERPRISE
FACTORES pueden afectar el desarrollo del proyecto, y que afectan las relaciones con otras áreas, deberán ser
AMBIENTALES analizadas por el líder del proyecto.
En el documento Presupuesto por Semana informa los costos del proyecto por semana y los costos
PRESUPUESTO POR
SEMANA acumulados por semana.
PRESUPUESTO El formato Presupuesto tomando (Curva S) muestra la gráfica del valor ganado del proyecto durante
TOMANDO LA
un periodo de tiempo.
CURVA S
LINEA BASE DE Este documento incluye la Línea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de contingencia.
COSTOS
En este documento se evaluará el impacto de los posibles cambios en los costos del proyecto y sus
CONTROLDE COSTOS
consecuencias.
PRESUPUESTO TOMANDO LA CURVA S

Representa en el proyecto, el avance real respecto al planificado en un periodo acumulado hasta la fecha. Este documento
será generado por el equipo del proyecto para el análisis del líder del proyecto y el tutor, cada semana, generando
documentos de lecciones aprendidas.
SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS QUE SE UTILIZARÁ PARA SUMINISTRAR
DATOS AL SISTEMA DE CONTROL DE VALOR GANADO.

El equipo de proyecto genera un informe semanal informando los entregables realizados y el porcentaje de avance.
El líder del proyecto se encarga de agrupar la información del equipo de proyecto, actualizando según los reportes del equipo,
y procede a re plantear algunos escenarios, para actualizar el estado del proyecto, y se emite el Informe Semanal. El proyecto
podrá tener una variación de +/-5 % del total planeado, si es mayor se necesitará emitir una solicitud de cambio, la cual
deberá ser revisada y aprobada por el líder del proyecto y el tutor.
SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS QUE SE
UTILIZARÁ PARA MANTENER LA INTEGRIDAD DE LA LÍNEA BASE, FORMALIZAR, EVALUAR, Y APROBAR CAMBIOS.
Los responsables de la evaluación y la aprobación podrán rechazar las propuestas de cambios. Los cambios de emergencia
se aprobarán automáticamente que impidan el normal funcionamiento del proyecto. Los cambios serán expuestos en la
reunión del equipo del proyecto, para evaluarlos de manera integral. Los documentos utilizados en el Control de Cambios
de Costos son: -Solicitud de Cambios. -Acta de reunión. -Plan del Proyecto, para ser resueltos por el equipo del proyecto.
CONCLUSIONES
EL PMBOK como guía para la dirección de proyectos ofrece información, herramientas y
orientaciones fundamentales relacionadas con la gestión de la calidad que al ser puestos en práctica
pueden representar una ventaja competitiva para las organizaciones o proyectos que hagan un
correcto uso de la mencionada guía.
No existe ninguna organización empresarial seria que no oriente sus capacidades hacia la
gestión de los costos del proyecto y la mejora, no hacerlo puede representar la diferencia entre la
permanencia en el mercado y la rentabilidad o el fracaso.
La búsqueda de la gestión de los costos en los proyectos y organizaciones es un proceso
dinámico, constante y sin final, tal situación exige administradores de proyecto con la capacidad, el
conocimiento y la experiencia para liderar el cumplimiento de objetivos orientados hacia la
satisfacción de los grupos de interés en función de la calidad de los entregables o de los bienes y
servicios proporcionados, descuidar la búsqueda de la calidad puede significar la pérdida de
competitividad, la quiebra y fracaso de los negocios y proyectos.
Durante la fase inicial del proyecto se busca consolidar cada una de las actividades de manera
estratégica, organizada y sistemática con el fin de lograr que el proyecto durante la fase de ejecución
sea implementado de la mejor manera. Esta fase es fundamenta debido a que se definen una serie
de consideraciones que permiten administrar el proyecto y fijar las reglas del juego. Llevar un
seguimiento y control basado en las premisas de la fase inicial permite en parte que el proyecto sea
bien concebido y evita gran cantidad de riesgos durante su implementación.

LISTA DE REFERENCIAS
Project Management Institute. (2019). ¿Qué es la dirección de proyectos? Recuperado de:

https://americalatina.pmi.org/latam/AboutUS/QueEsLaDireccionDeProyectos.aspx
OBS (2019). Cuáles son las etapas de un proyecto. Recuperado de: https://www.obs-
edu.com/int/noticias/innovacion/cuales-son-las-etapas-de-un-proyecto-te-lo-contamos-en-
esta-infografia
Rivero, Z. J. P. (2015). Costos y presupuestos: reto de todos los días. Lima, PERÚ: Universidad
Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC). Páginas 15 – 36. Recuperado de
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/reader.action?ppg=15&docID=41848
70&tm=1545161944589
Ariza, F. (2016) Plan de gestión de los costos del proyecto (OVI) Recuperado de
http://hdl.handle.net/10596/9287
Toro, L. F. J. (2016). Costos ABC y presupuestos: herramientas para la productividad (2a. ed.).
Bogotá, CO: Ecoe Ediciones. Páginas 1 – 13. Recuperado de
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/reader.action?ppg=27&docID=45083
45&tm=1545162062885
Ministerio de Medio Ambiente (2011). Informe del Estado del Medio Ambiente y de los Recursos
Naturales Renovables 2010. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia. ISBN: 978- 958-
8067-35-3.

TC1 GCP 29

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Planificar la gestión de los costos en el proyecto

Universidad Nacional, Abierta y a Distancia

explotaciones. A través de este ejercicio se busca la apropiación de conocimientos teóricos y

grupos de interés vinculados directa o indirectamente con este.

materia orgánica, la cual le dan un inadecuado manejo, generando contaminación en el ambiente,

planes de gestión de costos, actas de constitución, herramientas y técnicas relacionadas.

La gestión de costos es de gran importancia en los proyectos debido a que permite a la

y sus riesgos, medir el desempeño financiero y proporcionar métricas claves.

para el uso alternativo de los residuos de café en la producción de biogás en el corregimiento

Santa Rita municipio de los Andes Antioquia.

Este proyecto se justifica debido a que según la Federación Colombiana de Cafeteros en el

la pulpa de café, en beneficio de su propia economía, de su salud y la de sus comunidades.

La producción de biogás empleando pulpa de café, es un proceso altamente eficiente con

producción del gas.

en la fase de la planificación, a partir de la lectura de la bibliografía propuesta y del desarrollo del

competencias que permitan la integración gestión en todas las fases de estos.

 Reconocer la importancia de la gestión de los costos en el marco de la gestión de

proyectos, especialmente en la fase de planificación, a través de la aplicación de las

herramientas, conceptos y orientaciones planteadas en el PMBOK, para mejorar la

dirección de los proyectos.

patrocina el proyecto pueden generar impacto en el resultado de lo planeado, por esto es

fundamental la identificación de los criterios para determinar el precio de un producto o

servicio y el control y evaluación en cada fase.

 Desarrollar las competencias de trabajo en equipo a partir de la construcción colaborativa

Tabla 1. Acta de constitución del proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Implementación de estrategias sostenibles, uso alternativo de los residuos de café para la

PATROCINADOR Secretaría de desarrollo económico sostenible alcaldía municipio Andes Antioquia

Equipo: DIA MES AÑO

Gestión de los costos grupo 29 21 09 2019

DIA MES AÑO

Julian Andres Duenas

DIA MES AÑO

Julian Andres Duenas

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

Adelantar procesos de diagnóstico y análisis de información

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROYECTO

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

FASES DEL PROYECTO PRINCIPALES ENTREGABLES

 Realizar reuniones con las partes interesadas para obtener

 Ejecutar todas las acciones establecidas en el cronograma

actividades planificadas y si es el caso se realizan residuos café en la comunidad de Santa Rita.

materializarse. con las situaciones imprevistas o nuevas necesidades que se

INTERESADOS INTERNOS INTERESADOS EXTERNOS

1. Municipio de andes 1. Área del corregimiento de Santa Rita

2. Secretaría de Gestión y Control Territorial 2. Corantioquia

3. Secretaría de Medio Ambiente 3. Empresas del sector privado

4. Equipo Líder de Proyecto 4. Otras entidades públicas

7. Población de todas las zonas y barrios

8. Unidades productivas de reciclaje y asociaciones de recuperadores

9. Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

10. Proveedores de bienes y servicios requeridos para el proyecto

1. Bajo interés de algunos de los actores involucrados

2. Poca participación en el desarrollo de las actividades de capacitación, socialización y sensibilización

3. Bajo cumplimiento de las metas de aprovechamiento de los residuos de café

HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El presupuesto del proyecto es aproximadamente de $700.000.000 aproximadamente destinados a la consolidación de la cultura

esquemas de aprovechamiento de residuos café para la generación de biogás.

GERENTE ASIGNADO AL PROYECTO

EQUIPO DE TRABAJO: Gestión de los costos grupo 29

PATROCINADOR: Secretaría de desarrollo económico sostenible alcaldía municipio Andes Antioquia