Memo Reunión

To: Todo el personal involucrado

From: José Maldonado C.
Date: 13/03/2013
Re: Reunión inicial – Levantamiento de Información

Datos Generales.-
Fecha de Resumen: 13.03.13
Empresa: A&P Internacional S.A.C.
Personal Asistente: María Isabel Acevedo – Gerente TI (GT)
Nelly Miranda – Gerente de Administración

GERENTE DE ADMINISTRACION

TEMAS GENERALES
 Personal a cargo:
o Contabilidad
 01 Encargado – Freddy Díaz (Técnico contable)
 01 Asistente – María Lizárraga (Técnico contable)
 02 Auxiliares – Julissa / Vanessa (Técnico / Estudiante Técnico)
 01 Practicante – recién ingresó a la empresa.
 01 Personal externo temporal – Contador Público – firma los EE.FF.
o Importaciones
 01 Asistente – Mayra Huapaya
o Créditos y Cobranzas
 01 Jefe
 01 Asistente
 01 Motorizado
 01 Facturación
o Almacén
 01 Jefe
 01 Asistente
o Mantenimiento
 01 Supervisor Técnico
 01 Técnico (Free Lance)
 En 2012 se inició la reingeniería de Créditos y Cobranzas (Enero-Agosto)
 En 2013 se inició la reingeniería de Almacén, aun en curso
 Implementación Global de políticas de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO) – En curso.
 Reevaluación de procesos 2013, retomando políticas de ISO 9001 (ya no cuentan con
certificación)
 Actualmente los procesos se manejan según políticas ISO 9001.
 El Mantenimiento de equipos lo realiza DELNOREP, según programación.
 Administración realiza Pre-Costeo de las mercaderías de importación.
 Compras Locales no es manejada como Área.
 Administración realiza la negociación de tarifas con Agentes de Aduana, Carga, etc.
 Todo cambio en operatividad integral, primero se coordina con Contabilidad.
 Anulación de documentación, necesita aprobación de la Gerencia Administrativa, luego se
informa a Contabilidad.
 Devolución de mercadería, necesita aprobación de Gerencia Administrativa, así como Informe
Técnico correspondiente.
 Control de N/C, se evalúa el pago inmediato o descuento en próxima cobranza.
 En el Balance General se depuran las N/C, de modo que se muestren saldos netos de C x C.
 Al cierre de mes, la operatividad x picos de emisión de F/. crece, pero es manejable.

TEMAS ESPECIFICOS
 SIGO (ERP)
o La información del sistema sirvió de apoyo a Créditos y Cobranzas
o Implementación de parámetros de aprobación de pedidos aún pendiente.
o Transportista no se muestra en los pedidos, evaluando implementación en sistema.
o Letras por Cobrar, no se cuenta con correlativo por Punto de Venta en sistema.
o Canje de Letras en sistema, no muestra información detallada, ver implementación.
 CREDITOS Y COBRANZAS
o Reingeniería de Créditos y Cobranzas (Enero-Agosto 2012)
o Setiembre-Octubre se comenzaron a realizar cobranzas efectivas.
o Cuentas por Cobrar validadas
o Reevaluación de cartera de clientes
o Se está capacitando al nuevo Jefe de Créditos y Cobranzas (Desde Enero a la fecha)
o Estableciendo políticas de Créditos y Cobranzas en coordinación con Comercial
o Bloqueo de Ventas/Pedidos se aplica desde Enero.
o Se establecieron 03 niveles de bloqueos (Créditos/Administración/Gerencia General)
o Actualmente se tienen 250 files de clientes actualizados.
o Facturación emite G/R + F/. + L/.
o Línea de Créditos de Clientes de Arequipa se aprueban en Lima.
o Cancelación de letras de sede Arequipa se realizan en Lima.
o Arequipa solo cancela Ventas Al Contado.
 ALMACEN
o Reingeniería en curso (2013)
o Evaluación de procesos
o Almacén trabaja con Ordenes de Pedido, no con Guías de Remisión
o Se revisa codificación y se separa la mercadería
o Las aprobaciones se brindan en documentación física.
 RESERVA DE MERCADERIAS
o O/C cliente + Vº Bº Gerente de Ventas o Contrato.
o Se envía a almacén las separaciones.
 o Almacén procede a separar la mercadería.
o Vendedores pueden separar por 05 días como máximo.
o Plazo puede ampliarse 02 días más con el Vº Bº del Gerente de Ventas.
o Almacén realiza operación en SIGO para la reserva de mercadería (Almacén de
Separación/Licitación)
o Toda reserva tiene # pedido y cliente.
o Para la emisión de la G/R + F/. por reserva, primero debe retornar la mercadería al
Almacén Principal (Central).
o Al cierre de mes no puede quedar G/R pendiente de F/.

RECOMENDACIONES
 GENERALES
1) Compras Locales (Organigrama).- Consideramos que por un tema funcional-operativo debería
estar bajo la supervisión de la Gerencia de Administración, actualmente se encuentra bajo la
Gerencia de Ventas (compra de mercadería local).
2) Agente de Aduanas.- Se recomienda trabajar mínimo con 02 Agentes de Aduana, a modo de
reforzar la transparencia y evitar caer en un monopolio comercial. Asimismo con la finalidad de
contar siempre con un back up operativo-logístico a modo de previsión y sana competencia de
mercado.
3) Agentes de Cargas.- Se recomienda negociar tarifas por lo menos una vez al mes con mínimo 3
Agentes, ya que el flete marítimo internacional es muy variable y solo considerar a uno, los
puede estar privando de obtener mejores precios, aminorar costos de importación y por ende
obtener una mayor rentabilidad.
 EN SISTEMA - SIIGO
4) Transportista.- Gerencia solicita la creación de un campo dentro del Pedido.
5) Letras por Cobrar (Correlativo).- Gerencia solicita que se pueda manejar por cada Punto de
Venta, de modo que pueda llevarse un mejor control y/o seguimiento al momento de emisión
y análisis de reportes.
6) Canje de Letras.- Gerencia solicita que se muestre información detallada al momento de la
emisión, a efecto de un mejor control y seguimiento.
7) Documentación.- Consideramos que para la anulación, emisión de N/C y/o devolución de
mercadería, debería contarse con aprobaciones en el sistema, de modo que se optimicen
tiempos operativos y de gestión por estos temas.