Unidad No.

2
Cuentas por Pagar y
Cuentas por Cobrar

Santo Domingo
2013
Manejador de Libros Contables

UNIDAD II

Cuentas Por Pagar Y Cuentas Por Cobrar

 Procedimientos Para Manejo De Libros De Cuentas Por Cobrar

Contenidos
UNIDAD II ............................................................................................................2
1. Introducción .......................................................................................................4
2. El Departamento de Crédito.................................................................................4
3. Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar: .....................................................5
a. Cuentas por Cobrar ..........................................................................................5
b. Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios. ...................5
c. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a créditos. ..................................6
d. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo. .......6
4. Documentos por cobrar .......................................................................................7
Descuentos en cuentas por cobrar: .........................................................................9
5. Manejo de las Cuentas por Cobrar: .................................................................... 10
a. Contabilizar las ventas con tarjeta de crédito ......................................................... 11
6. PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE LIBROS CUENTAS POR PAGAR .................. 11
a. Cuentas por pagar ......................................................................................... 11
b. Control de las Cuentas por Pagar ................................................................. 11
c. Documentos por pagar ................................................................................... 11
d. Descuentos en Cuentas por pagar................................................................ 13
e. Notas débito y notas crédito ........................................................................... 14
f. Datos Obligatorios de la Notas Débito ............................................................. 16
 1. Introducción
Cuando un negocio vende a crédito mercancías o servicios, lo hace creyendo que el cliente
pagará de acuerdo con los términos de la venta. Esta confianza en el cobro de las cuentas es la
base para mostrar cuentas y documentos por cobrar como activos en el balance general y para
incluir ventas a crédito como ingresos en el estado de resultados. No obstante, junto con nuestra
confianza general en las cuentas por cobrar está el reconocimiento de que unos pocos clientes no
pagaran según lo acordado. Cuando se efectúan ventas a crédito inevitablemente se producen
algunas pérdidas de estos créditos.

2. El Departamento de Crédito

Ninguna entidad comercial desea vender a crédito a un cliente que demuestre que es incapaz de
pagar su cuenta o no quiera hacerlo. En consecuencia, la mayoría de las organizaciones
comerciales tiene un departamento de crédito que investiga el valor crediticio de cada cliente
potencial. Si el cliente en perspectiva es una empresa comercial, se obtendrán y analizaran sus
estados financieros para determinar su capacidad financiera y la tendencia de los resultados de su
operación. El departamento de crédito naturalmente prefiere basarse en los estados financieros
que hayan sido auditados por contadores públicos.

Ya sea que el cliente en perspectiva sea una entidad o un individuo, la investigación realizada
por el departamento de crédito probablemente incluirá la obtención de un informe de crédito de
una agencia local de créditos o de una institución de evaluación de créditos a nivel nacional.
Una agencia de crédito recopila la información crediticia de individuos y entidades comerciales y
la distribuye a sus clientes.
 3. Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar:

a. Cuentas por Cobrar

Suarez y Mujica (2006) en su libro Fundamentos de la Contabilidad I dice: las cuentas por
cobrar se originan cuando se realiza una venta a crédito y representan el monto total que adeudan
los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; están representadas
por facturas. Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su saldo es deudor.

Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por cobrar Son derechos legítimamente adquiridos por
la empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo
o cualquier otra clase de bienes o servicios. (pág. 333).
Clasificación de las cuentas por cobrar.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

1. Provenientes de ventas de bienes o servicios.

2. No provenientes de venta de bienes o servicios.

b. Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios.

Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de
bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de una "factura" por
parte del cliente.

Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como
"cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el
balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento
sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos,
es de doce meses.
 c. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a créditos.

Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por
transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.

Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el Balance General en el grupo
de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del ciclo normal de
operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.
De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no
provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos:

1) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo.

2) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.

d. Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo.

Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo. El origen de estas
cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las siguientes:

1) Cuentas por cobrar a trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el
de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su
propio consumo.
2) Intereses por cobrar: Se refiere a derechos por cobrar surgidos como consecuencia de
haber prestado dinero a terceros.
3) Reclamaciones por cobrar a compañías de seguro: Será registrados en esta cuenta
aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan a
las compañías de seguros.
4) Reclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el caso en
que la empresa compra una mercancía de contado y, posteriormente, tal mercancía es
devuelta al proveedor por cualquier razón. SI se ha convenido en que el proveedor
 devolverá el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancías en
forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta "reclamaciones por
cobrar a proveedores".
5) Cuentas por cobrar a los accionistas: Se registra en esta cuenta cualquier deuda que
los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía
deban del capital que suscribieron.

4. Documentos por cobrar

Un documento por cobrar es una promesa incondicional hecha por escrito de pagar en una fecha
futura una suma de dinero definida.

Una persona que firma un documento y por tanto se promete pagar se denomina aceptante o
girado. La persona a quien se le va a hacer el pago se denomina beneficiario.

Contabilización de las Cuentas por cobrar y Manejo de Libros de Control de

Cuentas

Todas las cuentas por cobrar generalmente se trasladan a una sola cuenta en el mayor general.
Los asientos en la cuenta Cuentas por Cobrar pueden identificarse convenientemente escribiendo
el nombre del aceptante de la cuenta en la columna Detalle sobre cada línea usada para registrar
el recibo o cobro de una cuenta por cobrar.

Una vez otorgado un crédito al cliente, se procederá a realizar la anotación en el libro control de
cuentas por cobrar.
Suponga que la Empresa GP el día 1ero de abril realizó las siguientes transacciones comerciales:

1) vendió a crédito $1, 500,000 a distribuidora JK en juegos de Sala Milenia.

2) Venta a plaza lama en juegos de sala norma y comedores Madeline por valor de
$800,000.00 con un 30% al momento de la compra y el resto para saldar en 45 días.
El asiento para registrar la adquisición de la cuenta por cobrar es el siguiente:

Empresa GP
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Abril/ 2012 1 Cuentas por Cobrar 12 $ 1,500,000.00

Ventas 61 $ 1,500,000.00
Regitro de venta a crédito a Distribuidora
JK fcatura #5698
Efectivo 11 $ 240,000.00
Cuentas por Cobrar 12 $ 560,000.00
Ventas 61 $ 800,000.00

Registro de venta a Plaza Lama con un

30% de inicial y una deuda para saldar en
45 días. Fact. #5699

Pasando el registro al libro Control de Cuentas por Cobrar:

Registro de Clientes deudores (Clientes que compraron a crédito/Ventas a crédito)
Cuentas por Cobrar
Fecha Cliente Transacción Factura Deuda Pagado Fecha de Saldo
No. $ $ pago $
Abril, 1 Distribuidora Venta de Juego de 55698 1,500,000 - - 1,500,000
JK Sala Milenia
Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 Juegos de 55699 540,000 - - 560,000
Sala Norma y 3
Comedores Madeline.

Día 6 de abril, la tienda distribuidora JK realizó un abono de $300,000 a la compra realizada el

día 1ero, asiento contable sería así:
 Empresa GP
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Abril/ 2012 6 Efectivo 11 $ 300,000.00

Cuentas por Cobrar 12 $ 300,000.00
Registro del abono a la factura #
5698 de Distribuido JK
Pasando el asiento al libro Control de Cuentas por Cobrar:
Registro de Clientes deudores (Clientes que compraron a crédito/Ventas a crédito)
Cuentas por Cobrar
Fecha Cliente Transacción Fact. Deuda Pagado Fecha de Saldo
No. $ $ pago $

Abril, 1 Distribuidora JK Venta de Juego de Sala 55698 1,500,000 - - 1,500,000

Milenia
Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 Juegos de 55699 540,000 - - 560,000
Sala Norma y 3
Comedores Madeline.
Abril, 6 Distribuidora JK Abono a cuenta 55698 1,500,000 300,000 Abril, 6 1,200,000

Descuentos en cuentas por cobrar:

Suponga usted el cliente Distribuidora JK realiza el pago total antes de los 90 días y la empresa
decide realizar un descuento de $6,000.00 al monto de su deuda, el asiento contable sería así:
Empresa GP
DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Marzo/ 2012 31 Efectivo 11 $ 1,194,000.00

Descuentos y Devoluciones en Ventas 66 $ 6,000.00
Cuentas por Cobrar 12 $ 1,200,000.00
Registro de saldo total a la factura #
5698 de Distribuido JK mas un
descuento por pronto pago.
Pasando el registro al Libro Control de Cuentas por Cobrar:

Registro de Clientes deudores (Clientes que compraron a crédito/Ventas a crédito)

Cuentas por Cobrar
Fecha Cliente Transacción Fact. No. Deuda Pagado Fecha de Saldo
$ $ pago $
Abril, 1 Distribuidora Venta de Juego 55698 1,500,000 - - 1,500,000
JK de Sala Milenia
Abril, 1 Plaza Lama Venta de 4 55699 540,000 - - 560,000
Juegos de Sala
Norma y 3
Comedores
Madeline.
Abril, 6 Distribuidora Abono a cuenta 55698 1,500,000 300,000 Abril, 6 1,200,000
JK
Marzo, 31 Distribuidora Saldo a cuenta 55698 1,200,000 1,200,000 Marzo, 31 -
JK

5. Manejo de las Cuentas por Cobrar:

1. Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar
con el mayor general.
2. Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.
3. Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja, deben:
a. Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación y
enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias
encontradas.
b. Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en
el mayor.
4. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados
con frecuencia.
 5. Los despachos de mercancías en consignación deben ser manejados separadamente de las
ventas y las cuentas por cobrar.

a. Contabilizar las ventas con tarjeta de crédito

Muchas empresas minoristas evitan el riesgo de las cuentas incobrables haciendo ventas a crédito
a los clientes que presenten tarjetas de crédito conocidas como Visa y Master Card. Por pagares
de venta con tarjetas de crédito recibidos por el comerciante se depositan en el banco por el
crédito inmediato, siendo por tanto equivalentes a una venta de contado. Las ventas a clientes
que utilicen tarjetas de crédito bancarias se registran como ventas en efectivo.

6. PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE LIBROS CUENTAS POR PAGAR

a. Cuentas por pagar

Una cuenta por pagar es cualquier importe adeudado como resultado de una compra de bienes o
servicios en términos de crédito. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce meses se registran
como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un tiempo superior a doce meses,
en Cuentas por Pagar a Largo Plazo.

b. Control de las Cuentas por Pagar

El objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los pagos de la empresa
para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar intereses por no realizar los
pagos en tiempo y forma, así como tener la mercancía cuando lo requiera la empresa sin
contratiempos para que pueda seguir sus operaciones.

c. Documentos por pagar

Los documentos por pagar son emitidos cuando se obtiene un préstamo bancario. Otras
transacciones de las cuales pueden surgir documentos por pagar incluyen la compra de bienes
raíces, o equipo costoso, la compra de mercancía, y la sustitución de un documento por una
cuenta por pagar vencida.

Ejercicios de ejemplo:
La empresa Suministros para Oficinas realiza las siguientes transacciones en julio 6:

- compró mercancías a crédito a Papelcol por $14,800 términos, 2/10, n/30 (2% de
descuento si paga antes de los 10 días, ningún descuento pasada la fecha). Factura #2025

- Compró sillas y mesas de oficinas a crédito a la empresa Madera del Este por un monto
de $45,000.00, para saldar en 30 días. Factura #4567.

El asiento contable sería:

Suministros para Oficinas

DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Julio/2012 6 Compras 14 $ 14,800.00

Cuentas por Pagar 41 $ 14,800.00
Regitro de la Compra a crédtio a la
empresa Papelcol Factura #2025
Compras 14 $ 45,000.00
Cuentas por Pagar 41 $ 45,000.00

Registro de la compra a Madera del Este

para saldar en 30 días. Factura #4567
El pase al Libro Control de Cuentas por Pagar sería:
Registro de Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar
Fecha Proveedor Transacción Fact. No. Deuda Pagado Fecha Saldo
$ $ de pago $
Julio, 6 Papelcol Compra de 2025 14,800 - - 14,800
suministros
Julio, 6 Madera del Compra de sillas y 4567 45,000 - - 45,000
Este mesas de oficina

d. Descuentos en Cuentas por pagar

En Julio 12 La empresa realiza el pago a la factura #2025 de la empresa Papelcol dentro del
periodo de descuento.

El asiento contable sería:

Suministros para Oficinas

DIARIO GENERAL
FECHA CUENTAS Y DETALLE REF DEBITO CREDITO

Julio/2012 12 Cuentas por pagar 41 $ 14,800.00

Efectivo 11 $ 14,504.00
Descuentos y devoluciones en compras 15 $ 296.00

Regitro del pago total a la Factura #2025

de Papelcol mas el 2% de descuento aplicable.
El pase al Libro Control de Cuentas por Pagar sería:
Registro de Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar
Fecha Proveedor Transacción Fact. No. Deuda Pagado Fecha Saldo
$ $ de pago $
Julio, 6 Papelcol Compra de 2025 14,800 - - 14,800
suministros
Julio, 6 Madera del Compra de sillas 4567 45,000 - - 45,000
Este y mesas de
oficina
Julio, 12 Papelcol Compra de 2025 14,800 14,800 – 2%= Julio, 12 -
suministros 14,504.

e. Notas débito y notas crédito

Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para
realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que
generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

Si la mercancía comprada a crédito no es satisfactoria y se debe devolver al proveedor (o si se

acuerda una reducción en el precio), se puede preparar una nota débito por parte de la empresa
compradora y enviarla al proveedor. La nota débito informa al proveedor que su cuenta está
siendo debitada (reducida) por el comprador y le explica los motivos.
Asiento Contable Nota débito:

Cuentas por pagar xxxx

Descuentos y devoluciones en compras xxxx

Para registrar la nota de debito otorgada

a Prices, SRL

Por ejemplo, si el Almacén El Golfista recibe una factura de compra por $10,000 de
Implementos Deportivos para pagar en 30 días, el asiento sería:

Noviembre 3 Compras $ 10,000.00

Cuentas por pagar $ 10,000.00

Para registrar la factura de compra de

Implementos Deportivos.

Suponiendo que de la mercancía comprada se encuentran piezas con defecto y se acuerda una
reducción en factura de un 2% por acuerdo entre las empresas, el asiento para registrar el pago de
la factura sería:

Noviembre 8 Cuentas por pagar $ 10,000.00

Efectivo $ 9,800.00
Descuentos y devoluciones en compra $ 200.00

Para registrar el pago de la factura con

el 2% de descuento otorgado.
 f. Datos Obligatorios de la Notas Débito

Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe,
cantidad que devuelves, importe total.

Notas crédito
El vendedor, una vez informado de la devolución de la mercancía dañada (o después de acordar
una reducción en el precio) enviara al comprador una nota crédito indicándole que la cuenta por
cobrar del cobrador ha sido acreditada (reducida).

Observe que la expedición de una nota crédito tiene el mismo efecto sobre la cuenta del cliente
que el recibo del pago del cliente, es decir, la cuenta por cobrar se acredita (se reduce). Por
tanto, es importante que un empleado con autorización para preparar notas crédito no se le
permita manejar recibos de efectivo de clientes. Si estas dos funciones se le asignan al mismo
empleado, la persona podría tomar parte del efectivo recibido de los clientes y encubrir este robo
expidiendo una nota crédito.

Asiento Contable Nota crédito:

Descuentos y devoluciones en ventas xxxx

Cuentas por cobrar xxxx

Para registrar la nota credito otorgada a

Prices, SRL

Para entender mejor este concepto les invito a ver este video en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=rv8H2Mt1S3M