Guia de Estudio 3 PDF

UNIDAD FORMATIVA 3
AUTOMATIZACIÓN, PRESENTACIÓN
Y PROTECCIÓN DE DATOS
EXCEL AVANZADO – MODALIDAD VIRTUAL

Ministerio del Trabajo
ELABORADO POR:
Ing. Paúl Marcelo Salazar Cueva Mgs.
Primera edición.
Julio 2019
Quito – Ecuador.
Reservados todos los derechos – Paúl Salazar Cueva – 2019
Contenido
3. AUTOMATIZACIÓN, PRESENTACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS .................................. 4
3.1. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS .................................................................. 4
3.1.1. INSTALACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE DATOS ............................... 4
3.1.2. SOLVER .......................................................................................................................... 6
3.2. GRÁFICAS AVANZADAS .............................................................................................. 13
3.2.1. MINIGRÁFICOS ............................................................................................................ 13
3.2.2. GRÁFICO COMBINADO ............................................................................................... 15
3.2.3. CREACIÓN DE VELOCÍMETRO ................................................................................... 20
3.2.4. CREACIÓN DE TERMÓMETRO ................................................................................... 35
3.3. SEGURIDAD DE DATOS .............................................................................................. 41
3.3.1. PROTEGER UN LIBRO DE EXCEL .............................................................................. 41
3.3.2. CIFRAR CON CONTRASEÑA ....................................................................................... 42
3.3.3. PROTEGER UNA HOJA DE UN LIBRO EXCEL ........................................................... 44
3.3.4. PROTEGER INFORMACIÓN DE CELDAS ................................................................... 45
3.3.5. OCULTAR CONTENIDO DE CELDAS .......................................................................... 48
3.4. INTRODUCCIÓN A LAS MACROS ............................................................................... 52
3.4.1. MOSTRAR LA PESTAÑA PROGRAMADOR EN EXCEL .............................................. 52
3.4.2. GRABAR UNA MACRO ................................................................................................. 55
3.4.3. INSERTAR BOTÓN DE MACRO EN UNA HOJA .......................................................... 61
3.4.4. GUARDAR UNA MACRO .............................................................................................. 63
3.4.5. MACROS EN VISUAL BASIC PARA APLICACIONES (VBA)........................................ 72
3.4.6. CREAR UN FORMULARIO ........................................................................................... 74
3.4.7. CREAR UN BOTON DE COMANDO (CONTROL ACTIVEX) ........................................ 77
3.4.8. CREACIÓN DE MENSAJES AL ABRIR Y CERRAR EL EXCEL ................................... 81
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Elaboración: Paúl Macelo Salazar Cueva
3.4.9. PROGRAMACIÓN VBA................................................................................................. 87
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 104
GLOSARIO............................................................................................................................... 105
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UNIDAD FORMATIVA 3
3. AUTOMATIZACIÓN, PRESENTACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS
3.1. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS

3.1.1. INSTALACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE DATOS
En esta guía aprenderemos las funcionalidades de las herramientas complementarias del Excel: “Herramientas para análisis”; y,
“Solver”, para instalarlo debemos proceder de la siguiente forma:
 En “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido”; se selecciona el botón desplegable y “Más comandos…”.
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 Seleccionamos “Complementos”, en “Administrar”, se escoge “Complementos de Excel”; y se presiona el botón “Ir”.
 Aparecerá la ventana de Complementos en la cual se seleccionará: “Herramientas para análisis”, “Herramientas para
análisis – VBA”, “Solver”, y a continuación se presiona el botón “Aceptar”.
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 Los complementos se instalarán en el menú de “Datos”, dentro del submenú “Análisis
3.1.2. SOLVER
Solver es una poderosa herramienta que facilita resolver problemas de optimización; permite buscar el valor óptimo para una
celda denominada “objetivo”, tomando en cuenta un conjunto de posibles restricciones. La mejor forma de entender la
funcionalidad y potencialidad de Solver, es mediante un ejemplo, el cual se describe a continuación:
Supongamos que tenemos un establecimiento de pizzas que ofrece 2 tipos de pizzas: Pepperoni ($30), y Vegetariana ($35) además
de la pizza especial Suprema ($45). Se desea saber cuál el potencial de ingresos del establecimiento y el énfasis que se debería de
dar a cada tipo de pizza para maximizar las ventas.
Además como parte del ejercicio, debemos considerar las siguientes condiciones.
- Dada nuestra capacidad de producción solamente podemos elaborar 150 pizzas al día.
- No podemos exceder de 90 pizzas tradicionales (Pepperoni y Vegetariana)
- Además, al no haber muchos vegetarianos en el área, estimamos vender un máximo de 25 pizzas vegetarianas al día.
- Solamente podemos comprar los ingredientes necesarios para producir 60 pizzas Suprema por día.
Para adquirir este aprendizaje, por favor utilice el archivo Excel: Práctica 7 – Herramientas de análisis de datos, y ejecute paso a
paso lo mencionado en el archivo Excel y en esta Guía.
Práctica 7
Unidad Formativa Tres/Actividades/Práctica 7
Solver y análisis de datos
Archivo Excel: Práctica 7 – Solver y análisis de datos
Por favor abra el archivo; y siga paso a paso lo mencionado en este Manual. Una vez terminado subir el archivo a la
plataforma virtual para revisión y calificación del tutor.
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Con la información mencionada en el ejercicio, usted podrá visualizar que se ha elaborado la siguiente hoja de Excel:
Nótese que por el momento no se dispone de la información de pizzas a vender; sin embargo ya podemos configurar las fórmulas
que permitirían obtener las ventas totales, además disponemos de todos las demás restricciones que condicionan el negocio.
Algo muy importante es establecer las equivalencias para las restricciones, por ejemplo una restricción es que el total de pizzas
no pueden exceder de 150 pero Excel no necesariamente sabe lo que significa “Total de pizzas”, así que se destina una celda (E15)
para especificar que el total de pizzas es la suma de las celdas F3+F4+F5. Lo mismo sucede para explicar lo que significa Pizzas
Tradicionales, en la celda E16, se suma las celdas F3+F4.
Ingresada esta información, los datos se encontrarían listos para utilizar Solver, así que se procede a ejecutar los siguientes pasos:
 Escoger la ficha “Datos”;
 Hacer clic en el comando “Solver”:
 Inmediatamente se desplegará el cuadro de diálogo “Parámetros de Solver”, en donde se ingresará la siguiente

información:
- En “Establecer objetivo” se ingresa la celda E15, la cual es equivalente al “Total de pizzas” que se pretende vender; y
en “Para”; se escoge “Máx” (en este caso porque lo que deseamos es maximizar las ventas; por el contrario, si lo
deseáramos hacer, es minimizar por ejemplo costos, tendríamos que escoger Min).
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- En “Cambiando las celdas de variables” se ingresa los rangos de las celdas F3, F4 y F5, los mismos que corresponden
a la cantidad de “Pizzas a Vender” por cada tipo de pizza (cantidades que Solver calculará hasta obtener el número
óptimo para maximizar las ventas).
- En “Sujeto a restricciones” se agregará las restricciones que tenemos, para efecto seleccionamos el botón “Agregar”:
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- En el cuadro de diálogo que se despliegue se ingresará las restricciones; en el caso del ejemplo las restricciones a
ingresar son las siguientes:
RESTRICCIÓNES EXPLICACIÓN CELDAS EN EXCEL

Dada nuestra capacidad de producción solamente Total de Pizzas <= Máximo total de Pizza E15<=E9
podemos elaborar 150 pizzas al día.
No podemos exceder de 90 pizzas tradicionales Pizzas tradicionales <= Máximo tradicionales E16<=E10
(Pepperoni y Vegetariana)
Además, al no haber muchos vegetarianos en el VEGETARIANA<=Máximo Vegetariana F4<=E11

área, estimamos vender un máximo de 25 pizzas
vegetarianas al día.
Solamente podemos comprar los ingredientes SUPREMA<=Máximo Suprema F5<=E12

necesarios para producir 60 pizzas Suprema por día.
Para el caso de F15<=E9, al seleccionar el botón de rango de datos, se ingresan las restricciones de la siguiente
forma:
Para el caso de E16<=E10, al seleccionar el botón de rango de datos, se ingresan las restricciones de la siguiente
forma:
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forma:
10
forma:
- Luego de agregar cada una de las restricciones el Excel automáticamente pondrá fijos los rangos de las celdas
mediante el símbolo $ ; representando a las mismas de la siguiente forma. Una vez revisados nuestros datos,
procedemos a presionar el botón “Resolver”:
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- Finalmente aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de “Resultados de Solver”, en el cual se nos informará que la
herramienta encontró una solución que cumple con todas las restricciones, por defecto estará seleccionada la opción
“Conservar solución de Solver”, si presionamos “Aceptar”, el Excel reemplazará los valores de resultados de nuestra
hoja de cálculo por la solución al problema; por otro lado si seleccionamos “Restaurar valores originales” y
presionamos “Aceptar”, se dejarán los datos tal como los dejamos en un principio; para nuestro ejemplo vamos a
conservar la solución de Solver:
- Al aceptar los datos; la solución quedaría de la siguiente manera:
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3.2. GRÁFICAS AVANZADAS
El Excel nos permite elaborar y personalizar algunas gráficas que pueden ser muy útiles a la hora de presentar nuestros datos de
manera impactante.
Para poder aprender la realización de estos tipos de gráficas, debemos seguir paso a paso lo mencionado en esta guía y en el
archivo Excel: “Práctica 8 – Gráficos y Seguridad de Datos”:
Práctica 8
Gráficos y Seguridad de Datos
Archivo Excel: Práctica 8 – Gráficos y Seguridad de Datos
3.2.1. MINIGRÁFICOS
Los minigráficos aunque es una opción sencilla y de simple uso, es la primera alternativa que se expone, sobre todo porque es de
escaso conocimiento; pero de funcionalidad interesante.
Los minigráficos son gráficos muy pequeños que caben dentro de una celda y nos permiten mostrar el comportamiento de los
datos a través del tiempo. Para crear un minigráfico, procedemos de la siguiente forma:
 Primero se selecciona los datos que se desea graficar, sin títulos de columnas, ni etiquetas.
 Seleccionamos la ficha insertar y dentro del grupo Minigráficos se pulsa el botón correspondiente al tipo de minigráfico
que deseamos crear (hay 3 opciones: Línea, Columna, +/-).
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 Aparecerá el cuadro de diálogo “Crear grupo de Minigráfico”, en el cual debemos seleccionar el rango de celdas donde
serán colocados los minigráficos y a continuación pulsamos el botón Aceptar. Cada minigráfico quedará vinculado a los
datos y si existe alguna modificación, el minigráfico será actualizado automáticamente.
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 Si al momento de crear los minigráficos ha seleccionado varias filas (o columnas) de datos, Excel creará un grupo de
minigráficos.
 Si los que se quiere es desagrupar los minigráficos para tratarlos de manera individual, puede hacerlo con el comando:
Herramientas para minigráfico > Diseño > Agrupar > Desagrupar.
3.2.2. GRÁFICO COMBINADO

Pueden existir ocasiones en las que necesitemos combinar dos tipos de gráficos en uno solo para enfatizar las similitudes o
diferencias entre las series de datos mostradas. Los gráficos combinados en Excel nos permitirán conseguir ese efecto visual que
nos facilitará la comprensión de ciertos datos. En la siguiente imagen se puede observar un ejemplo de gráfico combinado
(exceltotal.com, 2019).
Fuente: exceltotal.com
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En la gráfica anterior se pueden observar dos tipos de gráficos uno de columnas y otro de líneas en Excel; los pasos para su
elaboración son los siguientes:
CREAR GRÁFICOS COMBINADOS EN EXCEL
Las nuevas versiones del Excel generadas desde el 2013 hasta la fecha tienen ya integrado el botón de “Insertar gráfico
combinado”; por lo que solo hace falta seguir el siguiente procedimiento básico:
 Supongamos que la siguiente tabla es la información de Ventas vs. Ganancias de una empresa durante todo un año y
queremos crear un gráfico combinado que nos permita visualizar el comportamiento de las ganancias respecto a las
ventas.
Fuente: Elaboración propia
 Para iniciar, seleccione alguna celda del rango de datos y de inmediato diríjase a la ficha Insertar, y dentro de Gráficos
seleccione la opción Insertar gráfico combinado.
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 Se insertará un gráfico que mostrará las columnas para cada una de las series de datos, la cual podrá identificarlas
fácilmente por su color y la leyenda desplegada al lado derecho del gráfico.
 Notemos que el Excel pondrá a los datos de los meses como números; ahora supongamos que deseamos modificar
estos números a meses, para efecto procedemos de la siguiente forma: primero seleccionamos con el mouse cualquier
parte del gráfico; al hacerlo se activará el menú “Diseño”, lo seleccionamos y escoger la opción de “Seleccionar Datos”:
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Se abrirá un cuadro de diálogo, donde seleccionaremos el botón “Editar”, y a continuación presionamos el botón
“Aceptar”:
Se abrirá un cuadro de diálogo, en el cual ingresaremos el rango de datos donde están ubicados los meses, y
presionamos “Aceptar”
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Como resultado obtendremos el gráfico requerido, de la siguiente manera:
 Por defecto el Excel pondrá la primera columna de datos como barras y la segunda columna como líneas, sin embargo
puede cambiar de barras a línea o viceversa; para efecto realice clic derecho sobre cualquiera de las dos gráficas (la de
líneas o la de barras) y seleccione “Cambiar tipo de gráfico de series”:
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De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico y en la sección “Elija el tipo de gráfico y el eje
para la serie de datos”, podrá elegir el tipo de gráfico para representar la serie de datos según el gusto.
3.2.3. CREACIÓN DE VELOCÍMETRO

El objetivo será ensamblar una gráfica parecida a la siguiente imagen, donde en función de unos parámetros la aguja señalará un
determinado valor:
Pues bien, una vez que nos ubiquemos en el archivo Excel: Práctica 8 – Gráficas y Seguridad de Datos; procedemos a leer la Guía
y a desarrollar la práctica planteada. En el ejercicio se plantea graficar el porcentaje 78% en el modelo de un velocímetro; para
lograrlo procedemos a ejecutar los siguientes pasos:
GRÁFICA DE ANILLOS
Lo primero que haremos será crear una gráfica de anillos; para esto se requiere establecer algunos
parámetros, que marcarán las segmentaciones y el radio de acción. La gráfica de anillos tiene una
circunferencia de 360 grados; en nuestro caso por tratarse de un velocímetro, solo requerimos de medio 360
arco de circunferencia; es decir 180 grados; por lo cual dividiremos nuestra información en este rango °
de circunferencia.
Por otra parte, nuestro velocímetro tiene como dato inicial 0% y dato final 100%, porcentajes que los dividiremos en 4 secciones
("Título") que marcarán 0%, 25%, 50%, 75% y 100% dentro de nuestro arco de circunferencia de 180 grados (si bien es cierto
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podríamos utilizar tantos segmentos como queramos de una circunferencia, en este caso usaremos 4). Para efecto realizaremos
dos cuadros:
1) De las divisiones de los segmentos:
Segmento
45° Segmento 1
45° Segmento 2
45° Segmento 3
45° Segmento 4 360°
180° Segmento no usado
360° Total Grados Anillo
2) De los porcentajes que serán asignados a cada segmento:
Título
0%
25%
50%
75%
100%
 Para construir la gráfica de anillos, seleccionamos los datos de los segmentos (Rango E27:E31), nos dirigimos al menú
"Insertar", y en la sección de gráficos escogemos "Insertar gráfico circular o de anillos", y a continuación "Anillo".
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 Seleccionamos el anillo, y al hacer clic derecho con el mouse, seleccionamos “Dar formato a la serie de datos”, para
cambiar el “Angulo del primer sector” a 270 grados. De esta forma el gráfico rotará de la siguiente manera:
 Seleccionamos el área más grande del anillo (el que ocupara la mitad del círculo), hacemos clic derecho con el mouse y
escogemos “formato de punto de datos” para hacer que no se visualice, seleccionando en “Relleno” como “Sin relleno”,
y si hubiera algún borde, en “Color del borde” marcar “Sin línea”, si existiera leyendas se elimina las leyendas.
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De esta manera obtendremos un gráfico como el siguiente:
 Para añadir los porcentajes, seleccionamos el anillo y en el menú "Diseño" presionamos "Seleccionar Datos":
 En etiquetas del eje horizontal marcamos el botón "Editar.
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 Y procedemos a seleccionar los datos de los porcentajes (E35;E39) de la tabla en Excel: "Parámetros Velocímetro”, sin
incluir el título de la columna, y presionando "Aceptar".
 De esta manera podremos observar los datos en el gráfico.
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 Posteriormente, seleccionamos nuevamente el anillo y en el menú "Diseño", seleccionamos "Diseño Rápido", y
escogemos "Diseño 5", para que se visualice el siguiente formato porcentajes:
 Con el mouse arrastramos los porcentajes fuera del gráfico y eliminamos las líneas que pueden vincularlo al mismo. Cómo
no son los datos lo que queremos sino los títulos, seleccionaremos los datos y con botón derecho iremos a “Formato de
Etiqueta datos”, ahí marcaremos el “Nombre de la categoría” y desmarcaremos el check de “Valor”. De esta forma el
gráfico quedará de la siguiente forma:
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AGUJA DEL INDICADOR
Realizado el anillo, ahora procedemos a añadir la aguja del indicador al gráfico, la aguja indicará la graduación del velocímetro,
para construirlo utilizaremos un gráfico de dispersión, pero previamente debemos calcular cuántos grados mide cada punto
porcentual, que será una división entre el valor que tenemos (debe estar en tanto por ciento) y los parámetros del velocímetro.
Para entenderlo de forma más clara, según nuestro ejemplo, realizaremos una gráfica del "Desempleo en un 78%. En nuestra
gráfica el valor máximo será 100%, que se representa como 1, de tal manera que 0,78/1 nos da 0,78. Para trasladarlo a una
representación circular debemos convertirlo en radianes (por eso multiplicamos por π). Para poder ubicar esos radianes nos
basamos en trigonometría y básicamente mediante el coseno y el seno podemos obtener la posición del punto (X, Y) que indicarán
esos radianes. Es decir en nuestro caso para obtener el valor de X, sacamos el -Coseno de 0,78/1 multiplicado por π; mientras que
para encontrar el valor de Y, obtenemos el Seno de 0,78/1 multiplicado por π.
Los datos se registran y calculan en un cuadro de Excel con el fin de poderlos graficar, tal como lo podemos observar en el "CUADRO
A". En los datos además se incluye un punto (0,0) el cual nos servirá para poder unir este dato con el valor de los grados, y así
obtener una recta o radio que será nuestra aguja.
Como se mencionó utilizaremos un gráfico de dispersión, el cual se deberá unir con nuestro gráfico de anillos; los dos tipos de
gráficos utilizan orígenes de datos de diferente tipo, ya que los anillos únicamente necesitan un valor por coordenada, en cambio
los gráficos de dispersión necesitan dos (X, Y). Para solucionar este inconveniente ejecutemos los siguientes pasos:
Seleccione el gráfico existente y generado hasta el momento, escoja el menú "Diseño", escoja “Seleccionar Datos”, hacer clic en
el botón "Agregar" y agregar una nueva serie de datos.; en nombre de la serie seleccionaremos la celda H34 (Puntos) y en Valores
de la serie, borraremos el contenido y marcaremos las celdas I36 y J36.
(Explicación; lo que queremos hacer es añadir una nueva serie de datos, que nos creará un gráfico de arco nuevo; posteriormente
cambiaremos este gráfico a “Gráfico de dispersión”, para seleccionar los datos correctos, ya que necesitamos dos coordenadas, el
punto (0,0) y el punto que indicará el valor de la aguja). Una vez hemos añadido la nueva serie de datos quedará esta imagen:
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 Se procede a seleccionar sólo el anillo exterior, y en el menú "Insertar" seleccionamos en la sección de gráficos "Insertar
gráfico de dispersión (X, Y) o de burbujas)".
 Seleccionamos el gráfico y en el menú "Diseño", escogemos "Seleccionar Datos", “Seleccionar origen de datos”.
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 En entrada de leyenda de Series, escogemos "PUNTOS" y presionamos el botón "Modificar"; se abrirá un cuadro de
diálogo donde podremos modificar los datos de la serie; en nombre de la serie seleccionar la celda H34 (Puntos), y en
"Valores X de la serie" marcaremos el rango de la columna X (sin títulos) de nuestro cuadro de "parámetros velocímetro"
(rango I35:I36) y en Valores Y de la serie" marcaremos el rango de la columna Y (sin títulos) de nuestro mismo cuadro de
parámetros velocímetro" (rango J35:J36).
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Nos quedará un gráfico como el siguiente:
 Bien ahora debemos notar que tenemos dos gráficos, pero necesitamos hacer coincidir los dos gráficos, de forma que los
dos partan del punto (0, 0), para esto procedemos de la siguiente manera:
- Seleccionamos el Eje Vertical (Y), y damos clic derecho con el mouse para entrar a “Dar formato a Eje”.
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o En opciones del Eje, escogemos Límites "Mínimo" e ingresamos -1, y en Límites "Máximo" ingresamos 1.
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o En “El eje horizontal cruza” seleccionamos “Valor del Eje” cruza en 0,0.
o En Etiquetas, "Posición de Etiquetas" seleccionamos “Ninguno”.
- Ahora seleccionamos el Eje Horizontal (X), y Hacemos exactamente lo mismo que ejecutamos con el Eje Vertical (Y).
- Marcamos las líneas de división Horizontales y Verticales, y en formato de líneas escogemos "Sin líneas".
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- Finalmente debemos dar formato a la aguja de nuestro indicador, que será el vector que nos unirá los puntos
amarillos; para efecto procedemos de la siguiente forma:
o Seleccionamos uno de los puntos amarillos del gráfico, realizamos clic derecho en el mouse y seleccionamos “Dar
formato a serie de datos”.
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o En Línea, marcamos “línea sólida” y le cambiamos el color y el ancho de acuerdo a nuestro gusto, para nuestro
caso escogeremos color negro, ancho 4 ptos, y tipo final de flecha ->
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o Ahora podemos eliminar los marcadores (cuadrados amarillos), para lo cual en “opciones de marcador”
seleccionamos ninguno.
 El resultado final debe ser como la siguiente gráfica:
Se adjunta algunos gráficos definitivos, para que se pueda observar las artes finales y diferentes opciones de acabados.
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Fuente: lluisvera.com, 2019
Fuente: lluisvera.com, 2019
3.2.4. CREACIÓN DE TERMÓMETRO

El gráfico tipo termómetro es muy útil a la hora de mostrar los valores de indicadores. En este caso vamos a observar un valor en
formato de porcentaje, el cual se representará en un gráfico termómetro, de la siguiente forma:
Fuente: (expertoexcel.wordpress.com, 2019)
 Para el aprendizaje de esta práctica, es necesario ejecutar el ejercicio Excel: “Práctica 8 – Gráficas y Seguridad de Datos”,
para crear el gráfico de columna, sólo necesitamos el valor en porcentaje obtenido para el indicador, este valor debe
estar ubicada en una celda; damos clic en Insertar, y en gráficos seleccionamos "Insertar gráfico de columnas", y se
escoge: "Columna Agrupada", obteniendo un gráfico como el siguiente:
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 Al termómetro le damos un formato, en este caso le asignamos un color rojo y le modificamos el ancho de la gráfica;
además como el termómetro tiene una escala del 0 al 100 %, y el Excel por defecto nos genera un gráfico con un límite
de 50%, procedemos a modificarlo, ubicándonos con el mouse dentro del gráfico y seleccionando el "Eje Vertical (Valor)"
(que es el eje donde se encuentran los porcentajes), sobre este realizamos clic derecho con el mouse, para que nos
aparezca el cuadro de "Dar formato al eje"; y en "opciones de eje"; "Límite Máximo" cambiamos el valor de 0,5; por el
valor de 1. Tal como podemos observar a continuación:
 Inmediatamente notaremos que el gráfico queda con la siguiente escala:
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 Bien ahora vamos a realizar los demás componentes del termómetro, para esto utilizamos la herramienta de formas, la
cual se encuentra en el menú: Insertar, y en la sección de Ilustraciones, escogeremos el botón de formas. Se usará 4
formas; dos círculos y dos rectángulos con bordes redondeados.
 Las figuras deben ser graficadas en los colores, tamaños y formas similares a las siguientes (A), de forma que al
sobreponerlos uno sobre otros (B), me permitan dar la forma de un termómetro:
A B
1 2 3 4
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 Para sobreponer los gráficos en el orden correcto (B), de manera que me permitan obtener la forma de un termómetro,
procedemos a seleccionar cada uno; hacemos clic derecho sobre los mismos y seleccionamos la opción de “Traer al
frente”, hasta que la gráfica pueda ser visualizada de la forma de un termómetro (B):
 Por último, procederemos a unificar las formas con la gráfica de barras; para esto primero necesitamos que el gráfico de
barras tenga el formato apropiado, esto es quitarle el relleno del gráfico dejándolo sin relleno (Menú: “Formato”, “Relleno
de Forma”, y “Sin relleno”).
 Con el formato del gráfico realizado, se procede a sobreponer la gráfica sobre las formas, para esto es posible que se
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requiera ajustar el tamaño y ordenar la imagen “Al frente”, con el fin de obtener el siguiente gráfico:
 Por último se debe eliminar las líneas que demarcan los porcentajes, para esto seleccionamos con el mouse las líneas y
en formato de líneas le dejamos “Sin línea”, de igual forma dejamos sin bordes a todos los componentes del gráfico:
 Finalmente obtendremos como resultado el termómetro, como el siguiente:
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Para el aprendizaje de esta práctica, es necesario ejecutar el ejercicio Excel: “Práctica 8 – Gráficas y Seguridad de Datos”. En la
figura siguiente podemos observar claramente que en definitiva el termómetro no es más que la combinación de un gráfico de
columnas y de un dibujo que consta de
 Finalmente, y solo como complemento podemos adjuntar a nuestra presentación una flecha la cual es un indicador de si
hay crecimiento o decrecimiento, esto se calcula en base a un porcentaje mínimo permitido, por lo que procedemos a
ingresar en una celda el valor de 50%, en este caso en la celda E4, de esta forma tendremos dos valores el que acabamos
de mencionar y a nuestro indicador (el que mide el termómetro) se encuentra en la celda E2. Con estos datos en una
tercera celda ingresamos la siguiente fórmula:
= SI(E2>=E4;CARACTER(241);CARACTER(242))
 En la celda donde se ingresó la fórmula le asignamos como Fuente el formato de texto Wingdings, de esta manera
obtendremos una flecha, cuyo movimiento responderá a los cambios de datos del porcentaje, si es mayor que 50% la
flecha estará para arriba; caso contrario se reflejará para abajo.
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3.3. SEGURIDAD DE DATOS
La información que guardamos en nuestros archivos es de mucha importancia y Excel nos permite proteger un libro de varias
maneras de modo que solo aquellas personas autorizadas puedan tener acceso a los datos. Existen diferentes tipos de seguridad
que podemos aplicar a nuestros libros de Excel. El primero que podemos mencionar es la protección de un libro.
3.3.1. PROTEGER UN LIBRO DE EXCEL

Proteger un libro cual significa proteger su estructura, es decir al proteger un libro nadie podrá insertar nuevas hoja o modificar
las hojas ya existentes. Es importante notar que proteger un libro no impide modificar las celdas de una hoja. Para proteger las
celdas tendríamos que aplicar adicionalmente el método de protección de hojas (que observaremos más adelante). Para proteger
un libro debemos seleccionar el comando Proteger libro ubicado en la ficha “Revisar”.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas.
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Fuente: exceltotal.com, 2019.
Si marcamos la caja de selección Ventanas, entonces las ventanas de las hojas quedarán también fijas y no se podrán maximizar
para ocupar toda el área de la ventana de Excel. Generalmente con dejar seleccionada la opción Estructura será suficiente para
proteger el libro. Recuerda que al proteger la estructura de un libro impedimos eliminar o insertar nuevas hojas.
Una vez establecida la contraseña y pulsar el botón “Aceptar” se solicitará confirmar la contraseña y entonces la protección del
libro quedará establecida. Para remover la protección debemos ir de nuevo a la ficha “Revisar” y pulsar el botón Proteger libro y
proporcionar la contraseña.
3.3.2. CIFRAR CON CONTRASEÑA

Otro método es cifrar un libro con contraseña; este método solicitará una contraseña al momento de intentar abrir el archivo. Para
utilizar esta protección en nuestro libro debemos ir a la ficha “Archivo” y seleccionar la opción Información donde observaremos
un botón Proteger libro y al pulsarlo encontraremos la opción Cifrar con contraseña.
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Excel solicitará la contraseña dos veces antes de realizar la protección del archivo. Una vez protegido, la próxima vez que se intente
abrir el libro de Excel se solicitará la contraseña:
Si no se especifica la contraseña adecuada no se podrá abrir el libro y por lo tanto no se podrá ver el contenido del mismo. Para
remover este tipo de protección debemos ir de nuevo a la ficha Archivo en la sección “Información” y pulsar el botón Proteger
libro para seleccionar la opción Cifrar con contraseña y en esta ocasión será suficiente con remover la contraseña para quitar la
protección del libro.
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3.3.3. PROTEGER UNA HOJA DE UN LIBRO EXCEL
Para poder aprender esta sección debemos seguir paso a paso, lo mencionado en esta guía y aplicarlo en la hoja “Seguridad H”
del archivo Excel: “Práctica 8 – Gráficos y Seguridad de datos”.
Práctica 8
Gráficos y Seguridad de datos
Archivo Excel: Práctica 8 – Gráficos y Seguridad de datos
Para impedir que se hagan cambios en los datos de una hoja podemos protegerla con contraseña. Para este aprendizaje utilicemos
el archivo Excel: “Práctica 8 – Gráficos y Seguridad de datos” y ubiquémonos en la hoja: “Seguridad H”; ahora supongamos que
esta es la hoja que deseamos proteger (hoja Seguridad H), por lo tanto ejecutemos lo siguiente:
 Ir a la ficha “Revisar” y en el grupo Cambios pulsar el botón “Proteger hoja”.
 Se mostrará el cuadro de diálogo Proteger hoja donde debemos especificar una contraseña (la que ustedes deseen y se
la puedan recordar), pero para este caso ingresemos la clave 123.
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 Las opciones que aparecen seleccionadas de manera predeterminada son Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar
celdas desbloqueadas. Lo que ambas opciones indican es que les estaremos dando permiso a los usuarios de seleccionar
y copiar las celdas de la hoja. Si quitamos la marca de estas cajas de selección entonces nadie podrá seleccionar las celdas
sino solamente ver la información en pantalla (exceltotal.com, 2019).
 Al pulsar el botón “Aceptar” se solicitará confirmar la contraseña previamente especificada y entonces la hoja quedará
protegida. Para confirmar la protección robemos tratando de modificar algo.
 Para poder modificar la hoja se deberá pulsar el botón Desproteger hoja en la ficha Revisar, Excel solicitará la contraseña
y una vez ingresada (en nuestro ejemplo ingresemos 123) se desprotegerá.
3.3.4. PROTEGER INFORMACIÓN DE CELDAS

Cuando ha trabajado arduamente en la creación de algún tipo de reporte en Excel, lo último que desea es que otras personas
modifiquen las fórmulas, los títulos o el formato de las celdas, así que es importante saber cómo proteger celdas en Excel para
evitar cualquier accidente.
LA PROPIEDAD BLOQUEADA DE UNA CELDA
Primero es necesario conocer que todas las celdas tienen una propiedad conocida como Bloqueada. Para acceder a esta propiedad
es necesario seleccionar las celdas, dar clic derecho con el mouse y seleccionar la opción “Formato de celdas”; se abrirá un cuadro
de diálogo (el cual también se puede abrir con el atajo de teclado Ctrl+1), y se seleccionará la pestaña “Proteger”.
45
De manera estándar todas las celdas del Excel se encuentran con el check seleccionado como “Bloqueada”; propiedad que es un
tanto confusa, porque pareciera que nos está indicando que la celda está bloqueada, aun cuando estemos hablando de un libro
completamente nuevo. Lo que esta propiedad quiere decir en realidad, es que la celda es “candidata” a ser bloqueada por el
comando “Proteger”. Si alguna celda no tiene marcada la propiedad Bloqueada, entonces no podremos proteger su contenido.
PROTEGER UN RANGO DE CELDAS
El comando que nos ayudará a proteger celdas en Excel será el comando Proteger hoja que se encuentra dentro de la ficha Revisar.
Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá establecer una contraseña para proteger el contenido
de la hoja:
Es necesario que ponga especial atención a la leyenda de la primera caja de selección que dice: “Proteger hoja y contenido de
celdas bloqueadas”. Cuando Excel se refiere a celdas bloqueadas se está refiriendo a todas aquellas celdas que tienen habilitada
la propiedad Bloqueada de la cual hablamos en la sección anterior. Como se ha dicho antes, de manera predeterminada todas las
celdas de una hoja tienen habilitada esta propiedad, así que al utilizar el comando “Proteger hoja” estaremos bloqueando todas
las celdas de la hoja.
Al hacer clic en el botón Aceptar se nos pedirá confirmar la contraseña y se mostrará un mensaje de advertencia para recordarnos
que en caso de olvidar la contraseña no habrá manera de desproteger la hoja. Una vez realizada la protección, cualquier intento
que hagamos por modificar una celda de la hoja resultará en un mensaje de advertencia como el siguiente:
46
Si ha seguido los pasos anteriores se dará cuenta que la protección se aplica a todas las celdas de una hoja. Eso sucede porque de
manera predeterminada todas las celdas tienen habilitada la propiedad Bloqueada, pero si queremos proteger solamente un rango
de celdas debemos realizar algunas configuraciones adicionales, las cuales son:
 En primer lugar debemos deshabilitar la propiedad Bloqueada para todas las celdas de la hoja. La manera más rápida de
hacerlo es haciendo clic en el botón de selección de celdas que se encuentra a la izquierda de la columna A:
 Se seleccionarán todas las celdas de la hoja y entonces podemos dar clic derecho con el mouse y seleccionar la opción
de Formato de celdas, en donde se procederá a desmarcar la caja de selección Bloqueada.
 Una vez hecho esto debemos seleccionar solamente el rango que deseamos proteger (en nuestro ejercicio solo las celdas
de color rojo) y volver a dar clic derecho con el mouse para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con el fin de
activar la propiedad Bloqueada para estos rangos.
De esta manera, al pulsar el botón Proteger hoja, se protegerá solamente el rango de celdas previamente seleccionado (celdas
de color rojo) mientras que el resto de celdas de la hoja permanecerá editable. Al tratar de modificar estas celdas, aparecerá un
mensaje como el siguiente (nótese que se puede visualizar el contenido de las celdas, pero no se puede modificar):
47
Observe que en este caso puede
visualizar el contenido de la celda
pero no puede modificarlo
3.3.5. OCULTAR CONTENIDO DE CELDAS

Ahora bien, supongamos que adicionalmente a la protección de celdas, deseamos ocultar el contenido de las mismas (importante
sobre todo en el caso de las fórmulas); para efecto lo que debemos hacer aparte de marcar la caja de “Bloqueada” del cuadro de
diálogo Formato de celdas, es marcar la caja de “Oculta”.
48
El casillero “Oculta”, se utiliza
cuando deseamos ocultar el
contenido de una celda
Solamente resta ejecutar el comando Bloquear hoja de manera que se haga efectivo el bloqueo de las celdas. Al abrirse el cuadro
de diálogo Proteger hoja debe dejar seleccionadas las opciones predeterminadas, ingresar una contraseña (que podamos recordar
en este ejercicio por ejemplo ingresemos 123) y acepte los cambios.
49
Después de ejecutar el comando puede hacer una prueba e intentar modificar alguna celda que contenga por ejemplo una fórmula
y podrá observar que se despliega el siguiente mensaje:
Observe que no se puede

visualizar el contenido de la celda
ni tampoco modificarlo
Excel no permitirá modificar las celdas; y adicionalmente no permitirá observar su contenido.
CÓMO DESPROTEGER CELDAS EN EXCEL
Para hacerlo deberá ir de nuevo al menú “Revisar” y pulsar el botón “Desproteger hoja” que mostrará un cuadro de diálogo
solicitando la contraseña.
IDENTIFICAR CELDAS QUE TIENEN FORMULAS
Si deseamos ocultar fórmulas y no sabemos cuáles son las celdas que contienen las mismas, un truco muy interesante es el
siguiente:
- Puede abrir el cuadro de diálogo Ir a Especial desde el comando que se encuentra en el menú Inicio, en la opción
Buscar y seleccionar.
50
- Dentro del cuadro de diálogo Ir a Especial asegúrese de seleccionar la opción Celdas con fórmulas y acepte los
cambios.
- Esto hará que solamente se seleccione automáticamente las celdas que contienen una fórmula, de la siguiente
forma:
Comprendido el contenido de protección de celdas, podemos proceder a practicar el ejercicio propuesto en el archivo Excel:
“Práctica 8 – Gráficos y Seguridad de datos”; para efecto por favor ubiquémonos en la hoja: “Seguridad C”; y ejecutemos la práctica
solicitada.
51
3.4. INTRODUCCIÓN A LAS MACROS
¿QUÉ ES UNA MACRO DE EXCEL?
Si utiliza Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión haya ejecutado una misma serie de acciones una y otra vez. Esas
acciones que hace repetidas veces se podrían automatizar con una macro, de esta forma las macros Excel son el arma secreta
preferida de los usuarios avanzados.
Las macros Excel es un conjunto de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos
ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.
Las macros permiten realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error.
Por ejemplo, si todas las mañanas crea un reporte de ventas y en ese reporte siempre da el mismo formato a los textos, se podría
crear una macro para que lo haga automáticamente.
LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN
Visual Basic for Applications (VBA), es el lenguaje de programación que se utiliza para la creación de las macros Excel; este lenguaje
permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del mismo.
Para que el Excel realice trabajos automáticos, es necesario que usted le diga cómo ejecutarlos, es en este momento cuando
interviene VBA, podemos decir que VBA es el interlocutor por el cual nos comunicamos con Excel, VBA es el lenguaje de
programación de Macros Excel.
Existen 2 formas de realizar Macros en Excel
- Con el uso de la grabadora de Macros.

- Con el uso del lenguaje VBA para programar en Excel.
Pero no se preocupe si no es un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una
macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación, aunque si se introduce en el mundo de la programación
VBA puede llegar a crear aplicaciones a la medida. Con un poco de práctica y perseverancia en poco tiempo podrá observar que
crear las macros en Excel no es tan complicado.
UTILIDAD DE UNA MACRO
1. Automatización de tareas y procesos que involucran muchos pasos.

2. Creación de nuevas funciones a la medida (aparte de las que ya posee Excel, puede programar funciones que realicen lo
que usted necesite).
3. Creación de nuevos comandos, complementos y menús.
4. Creación de aplicaciones completas a la medida (El límite es su imaginación. Una aplicación Excel consiste en algo más
que una simple plantilla con datos y fórmulas, es un verdadero programa de software).
3.4.1. MOSTRAR LA PESTAÑA PROGRAMADOR EN EXCEL

Para empezar a utilizar las macros, primero debemos asegurarnos tener instaladas las herramientas correspondientes;
básicamente necesitamos tener instalado la pestaña Programador, la misma que no se muestra instalada de manera
predeterminada en la Cinta de opciones de Excel y por lo tanto es importante aprender a activarla.
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Para activar la pestaña Programador, debemos acudir a la configuración de la Cinta de opciones la cual se encuentra en el cuadro
de diálogo Opciones de Excel. A continuación aprenderemos dos métodos para llegar a dichas opciones de configuración.
MÉTODO 1
Ejecute los siguientes pasos para mostrar la pestaña Programador:
1. Haz clic en la pestaña Archivo.
2. Haz clic en la sección Opciones que se encuentra en los comandos del panel izquierdo.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo “Opciones” de Excel y deberá hacer clic en la opción “Personalizar cinta de opciones”.
En la lista desplegable de “Pestañas principales” deberá hacer clic en el cuadro de selección de la pestaña “Programador”
o en otras versiones del Excel toma el nombre de “Desarrollador”, y a continuación presionar el botón “Aceptar”.
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La pestaña Programador tiene los comandos necesarios para crear macros y también para ejecutar macros previamente grabadas,
además desde esta pestaña podremos abrir el Editor de Visual Basic que nos permite escribir código VBA.
Si por alguna razón necesita ocultar la pestaña Programador, entonces deberá seguir los mismos pasos para abrir el cuadro de
diálogo Opciones de Excel y desactivar la casilla de selección de la pestaña.
MÉTODO 2
Es posible acceder al cuadro de diálogo “Opciones” y a las opciones de “Personalizar cinta de opciones” de una manera más rápida
que con los pasos anteriormente descritos. Para efecto ejecute los siguientes pasos:
1. Realice clic derecho en la Cinta de opciones.

A esta barra de menús se le
denomina “Cinta de Opciones”
54
2. Realice clic en el comando Personalizar la Cinta de opciones.
3. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel en donde deberá activar la casilla de la pestaña “Programador” o
“Desarrollador”.
GRUPOS DE COMANDOS DE LA PESTAÑA PROGRAMADOR
Una vez que has activado la pestaña “Programador” o “Desarrollador” (según la versión del Excel que se disponga), podrá observar
que los comandos se encuentran organizados en cuatro grupos.
 Código: Aquí están los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se puede escribir directamente
código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para ejecutarlas o eliminarlas y también encontrará
el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber programación VBA.
 Complementos: nos permite administrar y habilitar todo tipo de complementos como el caso del complemento Solver o
las Herramientas para análisis.
 Controles: Contiene comandos para agregar controles especiales a las hojas de Excel como los controles de formulario
que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para ampliar la
funcionalidad de Excel.
 XML: Con estos comandos podremos importar datos de un archivo XML y encontraremos opciones útiles para codificar
y trabajar con archivos XML.
Aunque los comandos de la ficha Programador pueden parecer un poco intimidantes, les aseguro que con el paso del tiempo y
con la guía adecuada, se irá familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.
3.4.2. GRABAR UNA MACRO

El método más sencillo para realizar una macro es sin lugar a dudas la grabadora de macros, el cual solo requiere de apretar el
botón grabador de macros e inmediatamente ejecutar el conjunto de operaciones exacto que necesite automatizarlas, una vez
finalizado simplemente guarde la macro grabada con el nombre deseado.
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La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a
seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se efectúa la grabación (con el fin de no entorpecer o
confundir a la programación). Para utilizar la grabadora de macros debe ir a la ficha “Programador” o “Desarrollador” (según la
versión del Excel que disponga) y seleccionar el comando “Grabar macro”.
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
En el cuadro de texto Nombre de la macro deberá colocar el nombre que identificará de manera única a la macro que estamos por
crear. De manera opcional puede asignar un Método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación
de teclas las especificadas que usted especifique.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la macro.
 Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

 Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en cualquier libro creado durante la
sesión actual de Excel.
 Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin importar el libro de Excel que
se esté utilizando.
56
También puede colocar una Descripción para la macro que va a crear. Finalmente debe pulsar el botón “Aceptar” para iniciar con
la grabación de la macro. La Grabadora de macros procederá a grabar todas las acciones que realicemos en Excel hasta que cuando
detengamos la grabación. Al terminar de ejecutar las acciones deberá pulsar el botón “Detener grabación” para completar la
macro. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.
EJERCICIO PRÁCTICO 1
La mejor forma de aprender el uso de las macros, es a través de ejercicios prácticos, por lo cual se solicita que por favor abra el
archivo Excel: Práctica 9 – Introducción a las Macros y ubíquese en la hoja electrónica “Grabadora” lea el contenido y ejecute los
ejercicios y prácticas requeridos. Los archivos Excel contienen toda la información práctica para el aprendizaje; mientras que en
esta sección del Manual, se describe paso a paso con prints de pantallas.
Práctica 9
Introducción a las Macros
Archivo Excel: Práctica 9 – Introducción a las Macros
La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de creación de una macro mediante la utilización
de la grabadora de macros. El ejercicio es el siguiente:
Supongamos que todos los días necesita realizar el ingreso de sus nombres para comenzar un proceso de facturación, así
que ha decidido automatizar esta acción. Pues bien realicemos una macro siguiendo los siguientes pasos:
1.- Ubíquese en cualquier celda vacía de la hoja electrónica, por ejemplo para este ejercicio me ubiqué en la celda vacía
J32, recuerde que es importante realizar primero esta acción así que ubique el cursor en esta celda.
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2.- Para iniciar la grabación debe ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha “Programador” o
“Desarrollador”, y en el cuadro de diálogo ingrese la siguiente información:
- Nombre de la macro: IngresaNombre

- Método abreviado: N
- Guardar macro en: Este libro
- Descripción: Insertar el nombre del usuario
3.- Realice clic en el botón “Aceptar”.
4.- Ahora escriba sus nombres completos y pulse la tecla “ENTER” (como inicialmente nos ubicamos en la celda vacía J32,
nuestros datos se escribirán en esa celda, por lo tanto NO seleccionemos nuevamente la celda, porque si lo hacemos
esta acción se grabará, simplemente escribimos los nombres).
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5.- Para finalizar la macro realice clic en el botón “Detener Grabación”, la macro habrá quedado guardada y estará lista
para su utilización.
6.- En este momento ya podemos borrar el nombre escrito en la celda J32, ya que su escritura solo nos sirvió para grabar
la macro; ahora para ejecutar la macro recién guardada seleccione cualquier celda en la cual desee escribir su nombre,
en nuestro ejemplo nos situaremos en la celda D11, suponiendo que es el nombre del vendedor el que deseamos escribir.
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7.- Finalmente para ejecutar la macro, diríjase al menú “Desarrollador” o “Programador” y pulse el botón “Macros”;
observará que se muestra la lista de todas las macros existentes, en las cuales podrá elegir la macro que usted guardó
(en nuestro ejemplo con el nombre de “IngresaNombre”); al hacer clic sobre el botón “Ejecutar”, el Excel procederá a
realizar automáticamente las acciones almacenadas en la macro y obtendrá el resultado esperado; en este caso la macro
escribirá el nombre en la celda seleccionada.
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El ejercicio que acabamos de realizar es solo un pequeño y simple ejemplo educativo de lo que se puede realizar con las macros,
la cantidad de opciones son infinitas y dependen de su imaginación y necesidad.
3.4.3. INSERTAR BOTÓN DE MACRO EN UNA HOJA

Microsoft Excel, puede asignar una macro a un botón de opción personalizado para que cuando se seleccione el botón de
opción, la macro la ejecute.
- Para asignar una macro a un botón seleccione la ficha “Programador” o “Desarrollador”, realice clic en “Insertar” y
en los “Controles de formulario” seleccione el “Botón”.
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- Al dar clic al "Botón", el cursor se convierte en cruz, en este momento dibujamos con el ratón un rectángulo en la
parte de la hoja electrónica donde deseamos que se encuentre el botón. Al soltar se despliega un cuadro de diálogo
donde nos solicita asignar una macro. En este caso vamos asignar la macro IngresaNombre (que grabamos
anteriormente). Seleccionamos la macro y damos clic en "Aceptar".
- Como aún se encuentra seleccionado el Botón, puede cambiar de una vez el texto del mismo. Solo debe escribir el
texto que quiere mostrar, para este ejemplo sería "Ingrese el nombre".
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Listo, ponga el cursor en la celda escogida y pruebe haciendo clic en el botón nuevo.
3.4.4. GUARDAR UNA MACRO

Cuando se guarda un archivo y quiere que las Macros creadas se almacenen con el resto de las hojas de cálculo debe utilizar un
tipo de archivo diferente, este es: “Libro de Excel habilitado para macros”.
Para guardar la macro diríjase al menú “Archivo”, opción “Guardar Como”, y botón “Equipo”.
En tipo de archivo, escoja: “Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)”, en “Nombre de archivo” asigne un nombre a su
documento y presione el botón “Guardar”.
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Observe que en tipo de archivo existe la orden Libro de Excel habilitado para macros, esta opción le permite
guardar todo tipo de archivos que tenga procesos de macros, es la opción que siempre debe escoger para
guardar sus macros, caso contrario no podrá ejecutarlas.
Cuando abra un archivo que tiene Macros se le mostrará este anuncio bala la banda de opciones.
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código
podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para su equipo.
Si confía en las posibles Macros que contuviese el archivo o usted las ha creado pulse el botón “Habilitar
contenido”.
Si realiza clic en: “Se deshabilitó parte del contenido activo. Haga clic para obtener más detalles”, se abrirá
un cuadro con Advertencia de seguridad.
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Si en el nuevo cuadro de opciones, selecciona “Configuración del Centro de confianza”, se abrirá un cuadro
de diálogo en el cual puede seleccionar las siguientes opciones, luego de presionar “Aceptar”:
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EJERCICIO PRÁCTICO 2
Consideremos la ejecución del siguiente ejercicio:
El ejercicio consiste en ingresar información en el FORMULARIO BODEGA (de la hoja "Grabadora"), la misma que se copiará
o registrará en la hoja "Bodega" donde además se ordenará ascendentemente por el campo Centro y al final que se
guardará la información. Es decir para este ejercicio usaremos 2 hojas electrónicas; la hoja "Grabadora" y la hoja
"Bodega".
Para efecto realicemos el siguiente proceso:
1. Establezca la siguiente fórmula para el campo Total Kilos= Nro. Cajas*Cantidad de Kilos (caja)
2. Grabar la MACRO; para lo cual debe seleccionar el menú Desarrollador o Programador/Grabar macro, y en el
cuadro de diálogo ingresar los siguientes datos:
 Nombre de la macro: Almacenamiento
 Método abreviado: A
 Guardar macro en: Este libro
 Descripción: Almacenamiento de productos y ordenamiento de los mismos
 Clic en botón “Aceptar”.
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3. Copiar los datos del formulario
 Seleccionar las celdas que se pretende llenar en el formulario (rango D95:D105)
 Pulsar Ctrl + C
Ctrl + C
 Abrir la hoja Bodega y ubicarse en la celda A10 (de esta forma esta fila será nuestro límite de los
datos a ingresar).
 Clic derecho y escoger “Pegado especial”
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 En el cuadro de diálogo Pegado especial active la opción “Valores” y “Transponer”
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4. Ordenar los datos
 Seleccionar el bloque A2:K10 de la hoja Bodega
 Menú Inicio/Ordenar y filtrar/Orden personalizado/Ordenar por columna E
 Verificar que el criterio de ordenación sea de A-Z.
 Desmarcar la selección de la hoja “Bodega” y ubicarse en la celda A2
 Desmarcar la selección de “Grabadora” y ubicarse en la celda D95

 Seleccionar todos los datos del formulario excepto el que tiene la fórmula y pulse la tecla Suprimir.
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Eliminar con tecla
“Supr”, excepto celda
D102
 Ubicarse en la celda D95 (dato de Fecha)
5. Grabar la información
 Una vez realizados los procesos de clic en el botón “Guardar”
 Por último “Detenga la grabación” de la macro.
6. Inserte un Botón de Macro y vincule la macro al botón, conforme a las indicaciones ya explicadas
anteriormente, en la sección "INSERTAR BOTÓN DE MACRO".
7. Finalmente pruebe la macro, para efecto, primero diríjase al cuadro “Formulario - Bodega” y llene con datos
hipotéticos los campos solicitados en las celdas de color celeste (rango D95:D105). Al dar clic en el botón que
usted genere, observará que la macro copia los datos del "Formulario Bodega" a la hoja "Bodega"; además
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ordenará los datos de esta hoja y los grabará; por otra parte los datos del "Formulario - Bodega" los eliminará
para que podamos continuar con el ingreso de nuevos datos.
Luego de ingresar los datos,

y dar clic en el botón
“Ingresar Datos”, podrá
observar que los datos se
pasan a la hoja Bodega.
El procedimiento anterior puede ser visualizado en el video adjunto en la plataforma: “Grabadora de Macros.mp4”:
http://elearning.trabajo.gob.ec/mod/assign/view.php?id=1029
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3.4.5. MACROS EN VISUAL BASIC PARA APLICACIONES (VBA)
El editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en inglés, es un programa independiente a Excel pero fuertemente relacionado en el
mismo, ya que es el programa que nos permite escribir código VBA. Conocer una pequeña parte del código de VBA facilita su
trabajo y brinda la posibilidad de ejecutar tareas en Office que antes se creían imposibles de realizar.
Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a través del botón Visual Basic de la ficha
Programador y el segundo método para abrir es pulsando la combinación de las teclas Alt + F11.
El lenguaje VBA es muy fácil de entender y siempre gira entorno a seleccionar los objetos, cambiar sus propiedades y/o ejecutarles
distintos métodos. La única particularidad es que el lenguaje VBA solo está en inglés; sin embargo, y para que no se desaliente, se
conoce de muchísimos programadores de macros que prácticamente no saben inglés.
ELEMENTOS DEL ENTORNO INTEGRADO
Barra de menús
Presenta los comandos que se usan para trabajar con Visual Basic
Barra de herramientas
Proporcionan un rápido acceso a los comandos usados normalmente en el entorno de programación.
Cuadro de herramientas
Proporciona un conjunto de herramientas que puede usar durante el diseño para colocar controles en un formulario.
Explorador de proyectos
El cual muestra el proyecto VBA creado para el libro actual y además muestra las hojas pertenecientes a ese libro de Excel. Si por
alguna razón no puede visualizar este módulo puede habilitarlo en la opción de menú Ver/Explorador de proyectos.
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La Ventana Propiedades
Enumera los valores de las propiedades del control o formulario. Una propiedad es una característica de un objeto, como su
tamaño, título o color.
Diseñador de formularios
Funciona como una ventana en la que se personaliza el diseño de la interfaz de su aplicación. Agregue controles, gráficos e
imágenes a un formulario para crear la apariencia que desee.
El área más grande en blanco es donde escribirá el código VBA. Es en esa ventana donde se escribirá y editará las instrucciones
VBA que dan forma a nuestras macros.
FORMULARIOS Y CONTROLES
El primer paso para crear una aplicación con Visual Basic es crear la interfaz (la parte visual de la aplicación con la que va a
interactuar el usuario). Los formularios y controles son los elementos de desarrollo básicos que se usan para crear la interfaz; son
los objetos con los que se trabaja para desarrollar la aplicación. Los formularios son objetos que exponen las propiedades que
definen su apariencia, los métodos que definen su comportamiento y los eventos que definen la forma en que interactúan con el
usuario. Los controles son objetos que están contenidos en los objetos de formularios. Cada tipo de control tiene su propio
conjunto de propiedades, métodos y eventos, que lo hacen adecuado para una finalidad determinada.
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DESCRIPCIÓN DE PROPIEDADES, MÉTODOS Y EVENTOS
Las propiedades se pueden considerar como atributos de un objeto, los métodos como sus acciones y los eventos como sus
respuestas. Observemos un sencillo ejemplo de algunos OPM (Objetos, Propiedades y Métodos):
Objeto
Algunos ejemplos son: un libro Excel, una hoja, un rango, una celda, un menú, un gráfico, una tabla dinámica, un cuadro de
diálogo, las etiquetas de hojas, las columnas, las filas, etc. En fin, cada parte de Excel es un objeto. Un objeto es algo que puede
ver e identificar con un nombre.
Propiedades
Las propiedades con las características de los objetos, por ejemplo, para el objeto “celda” algunas de sus propiedades serían: alto,
ancho, color, bloqueada o desbloqueada, vacía, con número o con una fórmula, etc. Por ejemplo para el objeto “hoja” algunas de
sus propiedades serían: visible u oculta, con o sin líneas de división, con o sin barras de desplazamiento vertical y horizontal, etc.
Métodos
Un método es una acción que podemos realizar sobre el objeto o una de sus propiedades, por ejemplo sobre el objeto “hoja”
podemos: activar, mover, copiar o borrar.
En definitiva, de eso se trata programar una macro: conocer el nombre del objeto, conocer el nombre de alguna propiedad del
mismo que quiera modificar y también conocer el nombre de algún método que desee aplicarle.
3.4.6. CREAR UN FORMULARIO

Pues bien empecemos a programar, y para iniciar necesitamos conocer los formularios; los objetos de un formulario son los
elementos de desarrollo básicos de una aplicación de Visual Basic, las ventanas reales con las que interactúa el usuario cuando
ejecuta la aplicación. Los formularios tienen sus propios eventos, propiedades y métodos con los que se puede controlar su
apariencia y comportamiento.
Los siguientes pasos nos muestran cómo crear un nuevo formulario, en donde se almacenarán nuestras macros.
 En el menú “Programador” o “Desarrollador”, realice clic en el botón “Visual Basic”.
 Abierto Microsoft Visual Basic, ubiquémonos en menú “Insertar” y realicemos clic en el botón “UserForm”
74
 Inmediatamente, notará que Visual Basic adjunta un formulario que lo denomina “UserForm”.
75
 Además aparecerá un cuadro de herramientas, el cual contiene: etiquetas, casillas, cuadros de lista, botón de comando
entre otros; los cuales podemos escoger según nuestra necesidad para la programación de nuestro formulario, por
ejemplo escojamos el “Botón de comando”, lo seleccionamos con el mouse y lo arrastramos al formulario:
 Sobre este botón que acaban de crear (CommandButton) realicen doble clic con el mouse; e inmediatamente se abrirá
un área en blanco, la misma que se encuentra diseñada para escribir código de programación. Por defecto Visual Basic
nos incluirá dos comandos: el comando Private Sub CommandButton1_Click() y End Sub; no modifiquemos esta
información, dejémosla tal como está.
Private Sub.- se refiere a Subrutina o procedimiento privado que por el momento define la “macro”, el objeto
CommandBotton1.- hace referencia al Botón de comando del grupo de control ActiveX.
Click.- nos indica que este ejecutará siempre que se realice clic en el botón.
End Sub.- cierra la subrutina
 Ahora entre los dos comandos escribamos el siguiente código: MsgBox “Bienvenidos ya se encuentran en un nivel
avanzado de Excel”, de forma que los códigos queden de la siguiente forma:
76
 Finalizada la escritura del código presionemos la tecla de función F5; podremos observar que se ejecuta nuestro
formulario.
 Ahora si realizamos clic en nuestro botón CommandButton1, observaremos que nos genera una nueva ventana con el
mensaje “Bienvenidos ya se encuentran en un nivel avanzado de Excel”.
3.4.7. CREAR UN BOTON DE COMANDO (CONTROL ACTIVEX)
OJO; los 2
botones tienen
usos diferentes
77
Anteriormente aprendimos como realizar un botón que vincula a una macro de la grabadora de macros; para efecto usamos el
botón de “Controles de formulario” del menú “Programador” o “Desarrollador”; y es que en realidad este botón es un objeto al
cual le asignamos un hipervínculo que ejecuta una macro grabada (en vez de este botón incluso podemos poner cualquier figura,
seleccionarlo y sobre el mismo dar clic derecho con el mouse y “Asignar Macro”). Ahora, cuando no se tratan de macros
grabadas si no de macros programadas con código VBA (lo que estamos haciendo en este momento) el único botón que nos
permite acceder a estas programaciones desde el Excel a la plataforma Visual Basic es el botón “Control ActiveX”, por tal razón
es importante diferenciarlo: en resumen cuando se trata de macros grabadas utilizamos el botón de controles de formulario o
cualquier gráfico; mientras que para el uso de macros programadas usamos el botón “Control ActiveX”.
Para el próximo aprendizaje procedemos abrir el archivo Excel: Práctica 9 – Introducción a las Macros y nos ubicamos en la hoja
electrónica “Programación VBA” leemos el contenido y ejecutamos los ejercicios requeridos. El archivo Excel contiene toda la
información práctica para el aprendizaje; mientras que en esta sección del Manual, se describe paso a paso con prints de pantalla
la ejecución de los mismos.
Mencionado lo anterior, procedamos a crear un botón que nos permita el acceso a una ventana con un mensaje, para efecto
ejecutemos los siguientes pasos:
 En el menú “Programador” o “Desarrollador”; realizamos clic en "Insertar", escogemos el "Botón de comando Control
ActiveX" y lo dibujamos en cualquier parte de una hoja Excel.
 Realizamos doble clic en el botón y procedemos a escribir código con el texto requerido.
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Doble clic
 En este caso observaremos que el Excel nos presenta el comando Private Sub CommandButton1_Click() y el comando
End Sub; no modifiquemos esta información, dejémosla tal como está; y entre estos dos comandos escribamos el
comando que necesitamos, en este caso: MsgBox (“Bienvenidos, Botón programado”), de forma que la programación
nos quede de la siguiente forma:
 Finalizado este proceso regrese a la aplicación Excel y deshabilite “Modo diseño” el cual se encuentra en el menú
“Programador” o “Desarrollador” y “Menú Diseño”.
 Ahora si puede probar el botón, el cual al dar clic le generará el siguiente mensaje en una ventana nueva:
CAMBIAR EL NOMBRE A UN BOTÓN DE COMANDO (CONTROL ACTIVEX)
De manera predeterminada el botón se instalará con el nombre de “CommandButtom”; para modificar su nombre
procederemos de la siguiente forma:
 Para modificar su nombre, nos dirigimos al Menú "Desarrollador" o "Programador", y activamos el "Modo Diseño".
79
 Luego seleccionamos el botón "CommandButtom" (que generamos) y realizamos clic derecho con el mouse y escogemos:
"Objeto Botón de comando" y "Modificar"; e inmediatamente podremos cambiar el nombre del botón al nombre que
deseamos.
Otra forma de modificar el nombre es seleccionando el botón "CommandButtom", realizando clic derecho con el
mouse y seleccionando "Propiedades”; inmediatamente aparecerá un cuadro de propiedades, donde en la sección de
“Caption”, podremos cambiar el nombre del botón.
 Finalmente, nuevamente nos dirigimos al Menú "Desarrollador" o "Programador", y DESACTIVAMOS el "Modo Diseño".
80
3.4.8. CREACIÓN DE MENSAJES AL ABRIR Y CERRAR EL EXCEL
AL ABRIR EL EXCEL
Podemos programar un mensaje para que se ejecute al momento de abrir el archivo Excel, para efecto podemos proceder de la
siguiente forma:
 En el menú “Programador” o “Desarrollador”, realice clic en el botón “Visual Basic”.

 Dentro de la ventana Proyecto – VBAProject identificamos el nombre del archivo Excel sobre el cual estamos trabajando,
en este caso Práctica 9 – Introducción a las Macros (esto porque pueden estar abiertos otros archivo Excel que contengan
también macros), y procedemos a realizar doble clic en ThisWorkBook, y podremos observar que se abre el editor de
programación:
Al dar doble clic en
ThisWorkBook se abrirá este
editor de código
 Se abrirá el editor en el cual observaremos que tiene dos listas desplegables en la parte superior; en la primera lista
desplegamos el contenido y seleccionaremos la opción Workbook
 Al cambiar a Workbook, observaremos que la lista desplegable de la derecha se cambia a Open (en caso de no constar
Open, por favor seleccionar esta opción)
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 Entre el código Private Sub Workbook_Open () y End Sub, procedemos a escribir el siguiente código: MsgBox
(“Bienvenidos al mundo de las MACROS”)
 Finalmente probamos nuestra macro, presionando F5 o realizando clic en el botón “Ejecutar Sub/UserForm.
 Observaremos que se despliega el siguiente mensaje, cada vez que abramos el archivo Excel:
 Para culminar realicemos clic en “Guardar Macro”
AL CERRAR LA APLICACIÓN EXCEL

Podemos programar un mensaje para que se ejecute al momento de cerrar el archivo Excel, y el procedimiento es el mismo que
seguimos para caso de apertura del archivo, lo único que cambia es que al momento de la programación, en el evento en lugar de
“Open” seleccionaremos “BeforeClose”.
 Al seleccionar Workbook, en la lista desplegable de la derecha seleccionaremos BeforeClose (si anteriormente ya

programamos el comando de “Open”; su código también aparecerá en la ventana de programación dentro del mismo
Workbook, no hay problema podremos tener ambos códigos y el uno se generará a la apertura y el otro al cierre del
archivo).
82
 Entre el código Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) y End Sub, procedemos a escribir el siguiente
código: MsgBox (“Gracias por seguir este curso en el MDT”)
 Para culminar realicemos clic en “Guardar Macro”
 Finalmente, la comprobación de esta macro se podrá realizar cuando cerremos el archivo Excel, el cual mostrará la
siguiente ventana:
ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE UN FORMULARIO
Muchas propiedades de un formulario afectan a su apariencia física, así:
 La propiedad Caption determina el texto que muestra la barra de título del formulario.
 La propiedad Mouselcon establece el icono que aparece cuando se minimiza e formulario.
 La propiedad BackColor establece el color de fondo del formulario.
 La propiedad BorderColor establece el color de borde del formulario.
 La propiedad BorderStyle establece el tipo de estilo de línea del borde.
 Las propiedades Height y Width determinan el tamaño inicial de un formulario.
 Las propiedades Left y Top determinan la ubicación del formulario en relación con la esquina superior izquierda de la
pantalla.
 La propiedad StarUpPosition puede establecer el tipo de posición del formulario.
 La propiedad Name establece el nombre con el que se hará referencia al formulario en el código. De forma
predeterminada, cuando se agrega un formulario por primera vez a un proyecto, su nombre es UserForm1, UserForm2,
etc. Es conveniente asignar a la propiedad Name un valor más significativo, como <<entradaFormulario>> para formulario
de entrada de pedidos.
83
84
BOTONES DE COMANDO
La forma más sencilla de permitir al usuario interactuar con una aplicación es proporcionarle un botón para que haga clic en él.
ETIQUETAS Y CUADROS DE TEXTO
Los controles de etiquetas y cuadros de texto se usan para mostrar e introducir texto. Las etiquetas contienen texto que sólo se
puede leer, mientras que los cuadros de texto contienen texto que se puede modificar. Puede usar etiquetas para identificar
controles que no tienen una propiedad Caption, como los cuadro de texto y las barras de desplazamiento.
CASILLAS DE VERIFICACIÓN
Una casilla de verificación indica si una condición determinada esta activada o desactivada. Se usan casillas de verificación en una
aplicación para ofrecer a los usuarios opciones de tipo verdadero y falso o sí y no. Como las casillas de verificación funcionan
independientemente una de otra, el usuario puede activar cualquier número de casillas de verificación al mismo tiempo.
85
BOTÓN DE OPCIÓN
Los botones de opción presentan al usuario un conjunto de dos o más opciones. Pero, a diferencia de las casillas de verificación,
los botones de opción deben funcionar siempre como parte de un grupo; al activar un botón de opción se desactivan
inmediatamente todos los demás botones del grupo.
86
3.4.9. PROGRAMACIÓN VBA
EJERCICIO 1
Crear un formulario mediante el cual se pueda ingresar información, la misma que se quede almacenada en una hoja de Excel.
Para efecto realicemos los siguientes pasos:
1. Primero realizamos un cuadro de Excel que nos servirá para almacenar los, el cuadro debe tener las columnas
"Nombre", "Dirección" y "Teléfono" (en este caso nos adelantamos realizando el cuadro Excel en la hoja Práctica VBA
del archivo: Práctica 9 – Introducción a las Macros). El cuadro se encuentra en las celdas E22:G40, así que continuemos
con el paso 2)
2. En el menú “Programador” o “Desarrollador”, realice clic en el botón “Visual Basic”.
3. Cuando estemos dentro del programa Visual Basic, seleccionemos “Insertar”, y a continuación “UserForm”
4. En nuestro UserForm (o formulario), y con la ayuda del cuadro de herramientas procedamos a graficar un formulario
similar al siguiente y el cual que contenga los siguientes controles: “Cuadro de Texto”; “Etiqueta”:
87
Para poder hacerlo seleccionamos el control que necesitemos del “Cuadro de herramientas”, y arrastramos con el
mouse al UserForm, hasta la posición que necesitemos. En este primer paso hemos utilizado 3 “Etiquetas” y 3 “Cuadros
de Texto
5. Ahora insertemos en nuestro UserForm (o formulario) “Botón de comando” (arrastrándolo con el mouse desde el
mismos cuadro de herramientas):
6. Bien, realizado nuestro formulario procedamos darle vida a cada uno de los elementos que hemos asignado al formulario;
empezaremos con la configuración del formulario, para lo cual con el mouse realicemos clic en el UserForm (formulario);
inmediatamente notaremos que en el cuadro de “Propiedades” se desplegarán las características de este elemento:
88
Clic con el mouse
en la ventana
En el cuadro de Propiedades procedemos a configurar lo siguiente:

(Name): dejamos tal como está escrito “UserForm1”
Captión: modificamos de lo escrito como UserForm1, escribimos: “Ingreso de datos”.
De esta manera las propiedades del UserForm, quedarán de la siguiente forma:
89
Ahora configuremos las etiquetas, empecemos con “Label1”; para lo cual seleccionamos con el mouse el elemento
del formulario “Label1”, para que se desplieguen sus propiedades:
Clic con el mouse

en la etiqueta
En el cuadro de Propiedades procedemos a configurar lo siguiente:

Caption: modificamos a : “Nombre”.
De esta manera las propiedades del Label1 (Etiqueta1), quedarán de la siguiente forma:
90
Entendida esta dinámica, procedemos a configurar de la misma forma las etiquetas “Label2” y “Label3”, y en sus
propiedades, modificamos (Caption) a lo siguiente:
Control Propiedades
Label2 Caption Dirección
Label3 Caption Teléfono
De esta forma nuestro formulario quedará así:
7. Ahora configuremos los cuadros de texto; para efecto realicemos doble clic con el mouse en el primer cuadro de texto,
con el fin de que se abra el cuadro de programación:
Doble “clic” con el mouse en el

cuadro de texto
Se abrirá el cuadro de programación:
Como lo deseado es que la información que se ingrese en el cuadro de texto “Nombre” se pase a la columna “Nombre”
del cuadro Excel que realizamos inicialmente en el primer paso de este procedimiento (recordemos en cuadro que se
91
encuentra en el rango E22:G40 de la hoja Práctica VBA del archivo Práctica 9 – Introducción a las Macros), y como este
dato se ingresará a partir de la celda E24; en nuestro código de programación se hará constar esta indicación. Frente a lo
cual procedemos a escribir el siguiente código entre el comando Private Sub TextBox1_Change() y el comando End Sub:
Range (“E24”). Select

ActiveCell.FormulaR1C1=TextBox1
De esta forma nuestra programación quedará así:
OJO; nótese que el código que se escriba en estos

3 recuadros debe siempre concordar. Si por ejemplo
en la lista desplegable tenemos TextBox8 el dato
del código que ingresamos debe contener el mismo
componente caso contrario Visual Basic no
entenderá la indicación.
Finalizamos presionando el botón “Guardar”.
8. Realizamos el mismo procedimiento con los otros cuadros de texto; se realiza doble clic y se ingresa la programación
correspondiente:
Para regresar al formulario con el fin de programar los demás elementos del formulario, debemos dar clic en el UserForm
que estamos trabajando, el cual se encuentra dentro de la carpeta "Formularios" de la ventana de "Proyectos".
92
 Para el segundo cuadro de texto, como lo deseado es que la información que se ingrese en el cuadro de texto
“Dirección” se pase a la columna “Dirección” del cuadro Excel que realizamos inicialmente en el primer paso de este
procedimiento (recordemos en cuadro que se encuentra en el rango E22:G40 de la hoja Práctica VBA del archivo
Práctica 9 – Introducción a las Macros), y como este dato se ingresará a partir de la celda F24; en nuestro código de
programación se hará constar esta indicación. Frente a lo cual procedemos a escribir el siguiente código entre el
comando Private Sub TextBox2_Change() y el comando End Sub:
Range (“F24”). Select

 Dejando a nuestra programación así:
 Finalizamos presionando el botón “Guardar”.
Nótese que el código de este segundo cuadro de texto se escribe a continuación del código que ya ingresamos
anteriormente en el caso del primer cuadro de texto.
 Finalmente realizamos doble clic con el mouse en el tercer cuadro de texto, con el fin de que se abra el cuadro de
programación.
 Como lo deseado es que la información que se ingrese en el cuadro de texto “Teléfono” se pase a la columna “Teléfono”
del cuadro Excel que realizamos inicialmente en el primer paso de este procedimiento (recordemos en cuadro que se
encuentra en el rango E22:G40 de la hoja Práctica VBA del archivo Práctica 9 – Introducción a las Macros), y como este
dato se ingresaría a partir de la celda G24; en nuestro código de programación se hará constar esta indicación. Frente
a lo cual procedemos a escribir el siguiente código entre el comando Private Sub TextBox3_Change() y el comando End
Sub:
Range (“G24”). Select

 Dejando a nuestra programación así:
93
 Finalizamos presionando el botón “Guardar”.
Observemos las siguientes gráficas, solo para aclarar el asunto de los rangos ingresados en el código de programación
ingresado anteriormente en los cuadros de texto:
9. Finalmente necesitamos programar el botón (CommandButton1), por lo cual regresamos al formulario con el fin de
programar los demás elementos del mismo, de esta forma damos clic en el UserForm que estamos trabajando, el cual se
encuentra dentro de la carpeta "Formularios" de la ventana de "Proyectos", y una vez visualizado el botón realizamos
doble clic sobre el mismo para que me aparezca la ventana de programación:
94
 Ingresemos el siguiente Código:
SIGNIFICADO DE ESTOS COMANDOS:
Selection.EntireRow.Insert Inserta un reglón
TextBox1 = Empty
TextBox2 = Empty Limpia los textos
TextBox3 = Empty
TextBox1.SetFocus Envía el cursor al TextBox1 para volver a capturar los datos
End Sub
 Dejando a nuestra programación final de la siguiente forma:
 Cambiemos el nombre del botón “CommandButton1” al nombre “Insertar”; esto lo realizamos seleccionando el botón
y modificando en “Propiedades” el texto del comando Caption:
95
 Finalmente presionamos el botón “Grabar”.
 Regresemos al Formulario UserForm1 y probemos nuestra programación presionando F5, o realizando clic en “Ejecutar
Sub/UserForm”. Podremos observar que se activa el UserForm1 y todo lo que escriba en los TextBox ingresarán
automáticamente a las celdas de Excel.
10. Ahora bien, notemos que nuestra programación se encuentra en Visual Basic, y que por el momento para poder usarla
tendríamos que ejecutar nuestro formulario desde el programa Visual Basic y por el momento no hay forma de ejecutarlo
directamente desde el Excel; por lo tanto, necesitamos insertar algún nexo; un botón en la hoja electrónica Excel que nos
permita acceder y ejecutar con un clic toda nuestra programación; para hacerlo necesitamos cargar los datos a un botón
de comando de Controles Activex, esto lo hacemos de la siguiente forma:
 Escoja un lugar en la hoja electrónica y diríjase al menú “Desarrollador” o “Programador” y en “Insertar”, seleccione
el botón de comando (Control ActiveX).
96
 Realizando clic derecho sobre el botón, seleccionemos "Propiedades" y en Caption modifiquemos su nombre a:
"Agregar".
 Para que el botón de comando se quede fijo en la posición, realice clic derecho sobre el botón, seleccione "Formato
de control" y en el cuadro de diálogo en "Propiedades", revisar que esté seleccionado "Mover, pero no cambiar
tamaño con celda", y revisar que la casilla de "Imprimir objeto" se encuentra sin selección. Al finalizar seleccione el
botón "Aceptar".
97
 Para Para programar el botón realice doble clic sobre el objeto o un clic derecho y seleccione "Ver código", se abrirá
la hoja de programación donde escribirá el siguiente comando:
Load UserForm1
UserForm1.Show
De forma que quede como se muestra en la figura:
Con el código, lo que estamos diciendo es que cargue el formulario UserForm1 al realzar clic en este botón.
 Después de ingresar el código al botón de comando, regrese a la aplicación realizando clic en el UserForm1 del menú
de proyectos, y presione F5 para la ejecución:
98
 Regrese a la aplicación Excel y deshabilite “Modo diseño” el cual se encuentra en el menú “Programador” o
“Desarrollador” y “Menú Diseño”, y listo podrá observar que al realizar clic en el botón que insertó, se desplegará el
formulario, al cual podrá ingresar datos para que se desplieguen en su hoja Excel.
El procedimiento anterior puede ser visualizado en el video adjunto en la plataforma: “Programación VBA.mp4”:
http://elearning.trabajo.gob.ec/mod/assign/view.php?id=1029
EJERCICIO 2 – CALCULADORA ELEMENTAL
Crear una calculadora elemental que permita hacer las cuatro operaciones aritméticas (suma, resta, multiplicación y división). El
usuario introduce los datos y realiza clic sobre el botón correspondiente a la operación que desea realizar, apareciendo
inmediatamente el resultado en una caja de texto.
Para este ejercicio ubiquémonos en la hoja Práctica VBA 2 del archivo: Práctica 9 – Introducción a las Macros. Como en el ejercicio
anterior ya se realizó una práctica ampliada, en la cual se describe detenidamente como realizar formularios, con etiquetas,
cuadros de texto, y botones; por lo que en la explicación del siguiente ejercicio ya no nos detendremos en una explicación paso a
paso, sino que directamente mencionaremos las propiedades y la programación requerida para realizar una calculadora básica. El
procedimiento es el siguiente:
1. Con la ayuda de Visual Basic, realicemos un formulario (UserForm); dentro del cual incluiremos 3 cuadros de texto, 2
etiquetas (Label) y 4 botónes (CommandButton). De forma tal que se pueda visualizar los objetos, aproximadamente de
la siguiente manera:
99
2. Realicemos clic en cada elemento del formulario y procedamos a configurar los mismos conforme a las siguientes
propiedades:
OJO, el Caption en este

caso se deja en blanco
3. Ahora realicemos doble click en los botónes (CommandButton), e ingresemos la siguiente codificación:
Botón de opción_1 (CommandButton1)
100
 Significado del Código:
SIGNIFICADO DE ESTOS COMANDOS:
Private Sub cmdsuma_Clic() Indica lo que tiene que hacer al dar clic en el botón cmdsuma
El código indica que en el cuadro de texto 3, ingrese el

TextBox3. Text = Val(TextBox1.Text) + Val(TextBox2.Text)
resultado de la suma del valor que se encuentra en el
cuadro de texto 1 y el cuadro de texto 2 (En lugar de
mencionar un cuadro de texto tambien se puede
ingresar un valor numérico directamente en este código
por el cual se sume, reste, multiplique o divida, por
ejemplo: TextBox3. Text = Val(TextBox1.Text) + 80 ).
LabelX.Caption=”+” Despliega el símbolo + en la etiqueta X
End Sub
 Después de ingresar el código al botón de comando, regrese a la aplicación realizando clic en el UserForm1 del menú
de proyectos con el fin de seguir programando el resto de botones:
101
4. Grabemos la información y probemos la macro presionando F5 o realizando clic en "Ejecutar Sub/UserForm". La macro
desplegará la siguiente ventana:
1e 2d 3er
r o
De esta forma podremos ingresar en los dos primeros cuadros de texto los valores a calcular; y el resultado se visualizará
en el tercer cuadro de texto, luego de realizar clic en el botón con contiene el tipo de operación que deseamos realizar.
5. Finalmente, genere un "Botón de comando Control ActiveX" e inclúyalo a la hoja electrónica, con el fin de acceder a
nuestra calculadora.
En este ejemplo se ha utilizado repetidamente la función Val() de Visual Basic. Esta función convierte una serie de caracteres
numéricos (un texto formato por cifras) en un número entero o punto flotante correspondiente.
Sin la llamada a la función Val() el operador + aplicado a cadenas de caracteres las concatena, y como resultado, por ejemplo,
"3+4" daría "34". No es lo mismo los caracteres "1" y "2" formando la cadena o string "12" que el número de 12; la función
val() convierte cadenas de caracteres numéricos (con los que no se pueden realizar operaciones aritméticas) en los números
correspondientes (con los que se puede operar matemáticamente).
Es todo cuanto se puede mencionar en este nivel sobre las Macros, la profundización del tema forma parte de otro curso y
nivel denominado “Excel Avanzado y Macros”; sin embargo, los participantes que han llegado conscientemente hasta esta
parte del Manual habrán adquirido los suficientes elementos como para comprender la parte esencial de las macros, situación
que les facilitará la continuidad del autoaprendizaje de nuevos comandos y programaciones.
102
Unidad Formativa Tres/Actividades/Foro 3
En este Foro los participantes podrán plantear dudas colectivas, debatir, refutar, cuestionar y sobre todo opinar
abiertamente, desde su punto de vista consultado, profesional y/o experiencial (no es obligatoria la participación).
EVALUACIÓN FINAL
Abra el archivo Excel: “Evaluación Final” y ejecute lo mencionado en las hojas electrónicas. Cuando termine por favor
envíe su evaluación por medio de la plataforma de aprendizaje.
103
BIBLIOGRAFÍA
Zapata, Jorge, “Excel Avanzado y Macros”, CEC-Escuela Politécnica Nacional, 2014.
BIBLIOGRAFÍA WEB
http://lluisvera.com/crear-un-velocimetro-con-excel-graficas/
https://expertoexcel.wordpress.com/2015/02/10/crear-un-grfico-tipo-termmetro-con-excel-para-mostrar-indicadores/
https://exceltotal.com/graficos-combinados-en-excel/
https://exceltotal.com/proteger-celdas-con-formulas/
104
GLOSARIO
Autocompletar
Rellenar automáticamente una serie de datos que forman una secuencia, por ejemplo los días de la semana, meses o números.
Argumento
Valor requerido para calcular una función. Por ejemplo, la función CONTAR necesita referencia de celdas como argumentos:
=CONTAR(A2:D6) o =CONTAR(B1, C2, D3, D4, F5)
Barra de formulas
En la parte superior de una ventana de Excel, es un espacio rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las formulas
introducidas en la celda en la que este situado el cursor.
Barra de herramientas
Las barras de herramientas permiten alojar los comandos de Microsoft Excel de forma que podamos ver los comandos de forma
que podamos utilizarlos con rapidez.
Barra de herramientas Barra de menú de la hoja

La barra de menú es una barra de herramientas especial situada en la parte superior de la pantalla, que contiene menús como:
Archivo, Edición y Ver. La barra de menús predeterminada contiene menús y comandos para trabajar con hojas de cálculo.
Barra de herramientas Estándar

Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar,
Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientas Web, Autosuma, Pegar función, Orden
ascendente, Orden descendente, Asistente para gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.
Barra de herramientas Formato

Contiene los siguientes íconos: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a
la derecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales,
Disminuir sangría, Aumentar sangría, Bordes, Color de relleno, Color de fuente.
Barra de herramientas Cuadro de controles

Contiene los siguientes íconos: Modo Diseño, Propiedades, Ver código, Casilla de verificación, Cuadro de texto, Botón de
comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botón de alternar, Control de número, Barra de
desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Más controles.
Celda
Es la intersección de una fila y una columna, en la cual se introducen los datos en forma de texto, números, fecha u otros datos.
Una celda se indica de la siguiente manera (A1).
Combinar celdas
Permite la agrupación de varias celdas en una sola.
Desagrupar (hojas)
Separar hojas agrupadas. Clic en una hoja que no está en el grupo, o hacer un clic derecho en el grupo y seleccionar Desagrupar
desde el menú que aparece
Descombinar
Hacer que las celdas combinadas retornen a su configuración anterior. Los Datos que se perdieron en una combinación están
aún perdidos.
105
Descongelar Paneles
Es un comando en el menú Window que hace que toda la hoja se desplace junta.
Encadenamiento
Combinando texto y valores dentro de una cadena de texto. Si la fórmula en la celda D10 es ="Total Final es " + C4 + " ." y el valor
de la celda C4 es 560, entonces lo que ve en la celda D10 es, El Final Total es 560.
Fórmula
Una expresión que calcula algo, usualmente basada en los valores contenidos en las celdas. La fórmula = SUMA(A1, B1, C1) suma
los valores en las tres celdas. La fórmula D2/G4 divide el valor de la celda D2 por el valor de la celda G4.
Función
Una expresión matemática. En el caso de una hoja de cálculos, una función siempre comienza con el signo igual, = Ejemplos:
=SUMA(e12:h22) =COUNT(b14:g36) =PROMEDIO(A4,A6,A12,A42)
Hoja de Cálculo
Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden realizar cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas
debajo de la ventana principal.
Rango: Conjunto que forman una serie de celdas.
Rango
Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se
denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina
opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.
Referencia absoluta
Referencia a celda que no cambiará aunque las celdas se muevan. Tiene el formato $A$1.
Referencia circular
Una fórmula que usa la celda de referencia de la celda, dentro de la cual, la propia celda está adentro.
Registro
Se denomina registro a una fila de celdas una al lado de la otra.
Rótulos de columnas
Área superior donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica la letra de las columnas que la dividen.
Rótulos de filas
Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo que nos indica el número de las filas que la dividen.
Libro de Excel
Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de cálculo.
106
República del Salvador Nro. 34-183 y Suiza. Edificio Torrezul
Quito-Ecuador
Teléfonos: (593 2) 3 814 000
www.trabajo.gob.ec
107

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UNIDAD FORMATIVA 3

EXCEL AVANZADO – MODALIDAD VIRTUAL

3.1. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS .................................................................. 4

3.1.1. INSTALACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA ANÁLISIS DE DATOS ............................... 4

3.1.2. SOLVER .......................................................................................................................... 6

3.2. GRÁFICAS AVANZADAS .............................................................................................. 13

3.2.1. MINIGRÁFICOS ............................................................................................................ 13

3.2.2. GRÁFICO COMBINADO ............................................................................................... 15

3.2.3. CREACIÓN DE VELOCÍMETRO ................................................................................... 20

3.2.4. CREACIÓN DE TERMÓMETRO ................................................................................... 35

3.3. SEGURIDAD DE DATOS .............................................................................................. 41

3.3.1. PROTEGER UN LIBRO DE EXCEL .............................................................................. 41

3.3.2. CIFRAR CON CONTRASEÑA ....................................................................................... 42

3.3.3. PROTEGER UNA HOJA DE UN LIBRO EXCEL ........................................................... 44

3.3.4. PROTEGER INFORMACIÓN DE CELDAS ................................................................... 45

3.3.5. OCULTAR CONTENIDO DE CELDAS .......................................................................... 48

3.4. INTRODUCCIÓN A LAS MACROS ............................................................................... 52

3.4.1. MOSTRAR LA PESTAÑA PROGRAMADOR EN EXCEL .............................................. 52

3.4.2. GRABAR UNA MACRO ................................................................................................. 55

3.4.3. INSERTAR BOTÓN DE MACRO EN UNA HOJA .......................................................... 61

3.4.4. GUARDAR UNA MACRO .............................................................................................. 63

3.4.5. MACROS EN VISUAL BASIC PARA APLICACIONES (VBA)........................................ 72

3.4.6. CREAR UN FORMULARIO ........................................................................................... 74

3.4.7. CREAR UN BOTON DE COMANDO (CONTROL ACTIVEX) ........................................ 77

3.4.8. CREACIÓN DE MENSAJES AL ABRIR Y CERRAR EL EXCEL ................................... 81

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 104

3.1. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS

 Inmediatamente se desplegará el cuadro de diálogo “Parámetros de Solver”, en donde se ingresará la siguiente

RESTRICCIÓNES EXPLICACIÓN CELDAS EN EXCEL

Además, al no haber muchos vegetarianos en el VEGETARIANA<=Máximo Vegetariana F4<=E11

Solamente podemos comprar los ingredientes SUPREMA<=Máximo Suprema F5<=E12

- Al aceptar los datos; la solución quedaría de la siguiente manera:

3.2.2. GRÁFICO COMBINADO

CREAR GRÁFICOS COMBINADOS EN EXCEL

Fuente: Elaboración propia

Fuente: Elaboración propia

Fuente: Elaboración propia

3.2.3. CREACIÓN DE VELOCÍMETRO

1) De las divisiones de los segmentos:

2) De los porcentajes que serán asignados a cada segmento:

 En etiquetas del eje horizontal marcamos el botón "Editar.

 De esta manera podremos observar los datos en el gráfico.

o En Etiquetas, "Posición de Etiquetas" seleccionamos “Ninguno”.

 El resultado final debe ser como la siguiente gráfica:

Fuente: lluisvera.com, 2019

3.2.4. CREACIÓN DE TERMÓMETRO

Fuente: (expertoexcel.wordpress.com, 2019)

 Inmediatamente notaremos que el gráfico queda con la siguiente escala:

 Finalmente obtendremos como resultado el termómetro, como el siguiente:

3.3.1. PROTEGER UN LIBRO DE EXCEL

Excel mostrará el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas.

3.3.2. CIFRAR CON CONTRASEÑA

 Ir a la ficha “Revisar” y en el grupo Cambios pulsar el botón “Proteger hoja”.

3.3.4. PROTEGER INFORMACIÓN DE CELDAS

LA PROPIEDAD BLOQUEADA DE UNA CELDA

PROTEGER UN RANGO DE CELDAS

3.3.5. OCULTAR CONTENIDO DE CELDAS

Observe que no se puede

Excel no permitirá modificar las celdas; y adicionalmente no permitirá observar su contenido.

CÓMO DESPROTEGER CELDAS EN EXCEL

IDENTIFICAR CELDAS QUE TIENEN FORMULAS

Existen 2 formas de realizar Macros en Excel

- Con el uso de la grabadora de Macros.