TALENTO HUMANO / FORMACIÓN DEL PERSONAL Código : PTH.

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Versión : 11
PROCEDIMIENTO DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN
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Revisó: Jefe División Recursos Humanos Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008

Aprobó: Rector
Profesional Formación División Recursos Humanos Resolución N° 032

OBJETIVO ALCANCE

Proporcionar los lineamientos generales que permitan ejecutar las Aplica para el desarrollo de las actividades de entrenamiento y
actividades de entrenamiento y capacitación del personal administrativo capacitación del personal administrativo de la Universidad Industrial de
de la Universidad Industrial de Santander. Santander

NO
NROM
RAMTAIT
VIIV
DAAD

Programa de Capacitación PGTH. 08

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Capacitación: actividad orientada al desarrollo de las capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los
funcionarios de la Universidad, con miras a propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo
profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios (Ley 909 de 2004).
 DRH: División de Recursos Humanos.
 Entrenamiento en el Puesto de trabajo: Busca impartir la preparación en el ejercicio de las funciones del empleo con el objetivo de que se
asimilen en la práctica los oficios; se orienta a atender, en el corto plazo, necesidades de aprendizaje específicas requeridas para el desempeño del
cargo, mediante el desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes observables de manera inmediata. (Circular 100-010-2014 DAFP)
 FP: Formación de personal.
 UAA: Unidades Académico Administrativas.
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CONSIDERACIONES

1. Desarrollo del Plan de Entrenamiento y Capacitación

La División de Recursos Humanos atenderá las necesidades de entrenamiento y capacitación identificadas, y apoyará el desarrollo de actividades de
entrenamiento y capacitación identificadas las cuales deberán seguir los lineamientos en el Programa de Capacitación y Entrenamiento PGTH.08

Las UAA deberán gestionar los recursos necesarios para atender las necesidades de entrenamiento y capacitación de su personal, para el caso que no
sean apoyadas por la División de Recursos Humanos.

Las actividades de entrenamiento y capacitación atendidas y/o apoyadas por la División de Recursos Humanos serán socializadas a través del Plan de
Entrenamiento y Capacitación semestral, el cual será actualizado según se requiera y debidamente publicado para el conocimiento de los interesados.

2. La evaluación

Las actividades de entrenamiento y capacitación realizadas en la Universidad pueden estar sujetas a los siguientes tipos de evaluación : Evaluación de la
reacción, la cual pretende medir la satisfacción del participante frente a tres aspectos, el expositor, el contenido de la capacitación y los recursos
empleados y evaluación del aprendizaje, la cual pretende evaluar los conocimientos adquiridos en las actividades de entrenamiento y capacitación,
dependiendo de naturaleza del tema, la necesidad o requerimiento establecido por el(os) jefe(s) de Unidad(es) relacionadas, por el profesional o
funcionario encargado de la actividad de Entrenamiento y Capacitación o por el propio capacitador o entrenador.

Las actividades y los programas de entrenamiento y capacitación planeados y ejecutadas desde los diferentes subprocesos de la División de Recursos
Humanos o por otras UAA, estarán bajo la responsabilidad de cada Funcionario que lidera el mismo, es decir cada funcionario será responsable de la
realización de todas las actividades que en este procedimiento se establecen, así como los cambios y actualizaciones que se generen en el Plan de
Entrenamiento y Capacitación.

Todo participante de las actividades de entrenamiento y capacitación para recibir el certificado de asistencia por parte de l a División de Recursos
Humanos, deberá evidenciar entre otros que se especifiquen, la asistencia de al menos el 80% de las horas Programadas.

El resumen de asistencia de las actividades de entrenamiento y capacitación deberán ser comunicados a la División de Recursos Humanos por la UAA,
registrando en el documento la firma del entrenador como requisito de validez.
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Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o Conector

intranet Procedimiento predefinido Conector de página

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

INICIO

Profesional
1. Presenta propuesta de capacitación al Jefe de la UAA FP-DRH o
responsable de la capacitación. Funcionario asignado
según corresponda

Una vez identificada la necesidad de formación, se presenta Alta Dirección

NO para aprobación la propuesta de formación, en caso de que no
SI Jefe DRH
sea aprobada se ajusta la propuesta y se remite nuevamente
para verificación.
¿Necesita
capacitadores
externos?
Profesional
Revisa propuesta y evalúa si se cuenta dentro de la Universidad
NO SI A FP-DRH o
con un funcionario que pueda hacer las veces de capacitador o
Pág.6 se debe ubicar una propuesta de un capacitador externo. Funcionario asignado
según corresponda
1. Revisa disponibilidad del
funcionario

Profesional
2. Se verifica la disponibilidad del funcionario que hará las veces FP-DRH o
de capacitador. Funcionario asignado
1 según corresponda
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

Profesional
3. Acuerda fechas y horarios con el capacitador. FP-DRH o FTH.24 Plan de
B Funcionario asignado entrenamiento y
según corresponda capacitación

Profesional
Diagnóstico de
4.Promueve las actividades de acuerdo con el cronograma FP-DRH o
necesidades de
capacitación establecido en el plan de capacitación. Funcionario asignado
según corresponda

Aplicación de diagnostico
Formato de
5. Revisa y consolida los registros de inscripción; así mismo, Profesional Inscripción o correo
verifica la suscripción de la carta de compromiso, si esta es FP-DRH o electrónico
requisito de participación en la actividad de formación. Funcionario asignado y
según corresponda Carta de compromiso
Nota: Realiza apoyo logístico para la ejecución de la actividad (según aplique)

Análisis de 6.Realiza las actividades de entrenamiento o capacitación, Capacitador o FTH.33 Control de

la información control de asistencia a la actividad en cada una de sus jornadas. asistencia
Entrenador

2
Nota: Junto con el formato de asistencia, de manera aleatoria se FTH.25 Evaluación de
solicita a los asistentes realizar la Evaluación de la Reacción la Reacción
frente a la actividad, estos resultados se tienen en cuenta para
futuras formaciones y así mismo alimentan los indicadores de
desempeño de calidad del proceso.
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

NO
¿Se requiere evaluación
del aprendizaje?

SI

Evaluación de aprendizaje

7. Evalúa si el participante adquirió los conocimientos,

habilidades y/o actitudes previstas en la actividad. Capacitador o FTH.32 Resumen de la
7. Evalúa el aprendizaje Algunas herramientas que pueden ser usadas para evaluar el Entrenador Evaluación de
aprendizaje a nivel personal o grupal son: examen, quiz, trabajo, aprendizaje
tarea, exposición o nota apreciativa, entre otras.

NO
¿Aprobóla evaluación?

SI FIN

NO
¿Se planeó certificar?

SI

3
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DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE
REFERENCIA

8. Emite certificado de la capacitación y realiza la entrega a los Capacitador,

8. Emite certificado participantes. Entrenador o Jefe de la
División de Recursos
Humanos

Certificado

Nota: Se realiza seguimiento de manera semestral al

cumplimiento del plan de formación y si es necesario se realizan
FIN las modificaciones y ajustes pertinentes para su posterior
publicación.

9.Realiza la búsqueda con empresas o personas expertas en el Profesional

9. Búsqueda y selección de
A tema respondan a los requerimientos de la necesidad de FP-DRH o
capacitador externo
entrenamiento o capacitación. Funcionario asignado
según corresponda

10. Realiza proceso 10. Realiza el proceso contractual.

Profesional
contractual
FP-DRH o
De acuerdo con el ACS No. 034 de 2015 (Estatuto de
Funcionario asignado
Contratación) y ACS No. 050 de 2015 (Reglamentación del
según corresponda
Estatuto de Contratación)
B
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CONDTERFO
INL ID
CEIOCNAEM
SBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

1 Enero 24 de 2008 Creación del Documento

2 Abril 14 de 2008 Modificación de consideraciones, Inclusión y eliminación de documentos de referencia ,

modificación de actividades.

3 Octubre 31 de 2008 Modificación de consideraciones y modificación de actividades.

4 Noviembre 19 de Modificación de documentos de referencia.

2008
Modificación de forma de las consideraciones. Resumen de las actividades 1 y 2 de identificación
de necesidades de formación en una. Modificación de la actividad 4; Incluyen las actividades 16 y
5 Abril 21 de 2009 17. Fusión de las actividades 19 y 22 ya que se repite la misma actividad. Eliminación de la sigla
APA del Auxiliar Administrativo que colabora en la formación. Eliminar la Actividad 30 e
Inclusión de la Actividad 34.

Modificación en las consideraciones. Inclusión de las cartas de compromiso en la actividad 12 y

6 Octubre 23 de 2009 en su documento de referencia. Modificación de los responsables de las actividades 31, 45, 49,
51, 54, 56 y 57 e inclusión de las actividades 23 y 60.

Cambio en el nombre del procedimiento, objetivo, alcance, y ajustes de las consideraciones y

7 Octubre 20 de 2011
actividades de acuerdo a los nuevos lineamientos.

Cambio en el nombre del procedimiento. Modificación de objetivo, alcance, consideraciones

8 Mayo 29 de 2014 y actividades de acuerdo con los nuevos lineamientos institucionales sobre capacitación y
entrenamiento.
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CONDTERFO
INL ID
CEIOCNAEM
SBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN

Modificación de las consideraciones y de las actividades N° 4, 6, 7, 11, 13, 18 y 28.

9 Abril 08 de 2015
Eliminación de la actividad N°12 y de la nota de la actividad N°15.

10 Inclusión columna Tiempo Estimado y actividad 8. Eliminación de actividades 7, 12, 13, 16,
Febrero 29 de 2016
22.

11 Octubre 09 de 2018 Reducción de las actividades de 32 a 10. Eliminación de las actividades

1,2,3,4,5,6,7,10,11,12,13,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,28,29,30,31.32