TALLER ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. Defina que es un evento

Un evento es el que se refiere a un acontecimiento. No se trata de cualquier tipo de
acto, sino que se aplica a hechos que tienen una especial relevancia.
Un evento no tiene habitualmente un carácter privado y dentro de un ámbito familiar,
sino que implica una proyección social. Esto quiere decir que es un acontecimiento
celebrado por un número limitado de personas ( por ejemplo una boda ) pero es
considerado como evento si puede interesar a un sector de la sociedad.
Hay eventos de muchos tipos. Los hay deportivos, culturales, festivos, sociales o
institucionales. Todos ellos tienen algunos rasgos comunes. Son anunciados con
bastante antelación a través de algún medio de comunicación. Requieren de una
gran preparación, y por este motivo hay empresas que los organizan. Las entidades
que se dedican a ello se ocupan de preparar todos los aspectos que conforman el
evento ( las invitaciones, contratación de personal necesario, decoración del acto y
otros muchos detalles ). Tienen una dimensión formal, por lo que a menudo hay un
cierto protocolo que debe respetarse para que luzca en todo su esplendor. Cada
evento tiene varios niveles de participantes: los protagonistas, los invitados y
aquellos que se interesan por él a través de un medio de comunicación. En este
sentido, la prensa escrita ( específicamente la prensa rosa o del corazón ) informa
a sus lectores sobre aquellos eventos sociales en los que participan celebridades o
famosos, y pueden ser bodas, fiestas, desfiles de modelos, presentaciones de
discos o cualquier otro donde intervengan personajes conocidos del mundo del
espectáculo.
El nivel de formalidad del evento depende de su modalidad. Si es de tipo
institucional ( la coronación de un rey, por ejemplo ) el acto que se organiza tiene
una gran simbología. Si hablamos de un evento deportivo, el elemento protocolario
también existe pero no es tan significativo, ya que lo importante es la realización de
la propia actividad deportiva.
Un aspecto curioso de los eventos es el análisis mediático que generan, sucediendo
en la mayoría de casos que la ciudadanía participe mediante las redes sociales
comentando sus peculiaridades.
Hay otra acepción de la palabra evento y se usa como hecho imprevisto, aunque en
estos casos se utiliza más el término eventualidad.
 2. Como se clasifican los eventos

• Evento Empresarial
• Evento Social
• Evento cultural
o Evento Religioso
o Evento Deportivo
o Evento Académico
• Evento Publico
o Evento Político
se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos como, por ejemplo, el
target al que se dirige el evento, la admisión, la envergadura o por la duración y
programación.
clasifica según el público, pueden ser:

 Abiertos: son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad
de una invitación o entrada,
suelen estar organizados en espacios más amplios y con unos fines más
comerciales
 Cerrados: son aquellos organizados para un número específico de asistentes
en los que cada uno tiene una invitación, anteriormente enviada por la
empresa u organización, y la cual se ha de presentar a la entrada del acto.

Se pueden clasificar según el tipo de actividades en:

 Culturales: actividades de formación, difusión, artísticas, lúdicas, recreativas.

 Socioeducativas: fiestas, reunión de organizaciones, acciones de
movilización, de bien social, de información a la sociedad civil.
 Deportivas: eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre, de naturaleza
y medio ambiente.
 Empresariales y corporativos: reuniones, charlas, presentaciones de
productos, seminarios, conferencias, encuentros, congresos y ferias.

Se puede clasificar de acuerdo al ámbito geográfico del evento:

 Internacional: cuando al menos el 40% de los asistentes son de, cómo mínimo,
tres países diferentes. En el caso de que el 90% sean extranjeros, podrán
proceder de menos de tres países Nacional: Al menos el 40% de los asistentes
proceden de tres comunidades autónomas diferentes.
 Regional: No tiene el nivel mínimo de inscritos de otras comunidades
autónomas para ser considerado nacional.
 3. Cuales son los agentes que intervienen en un evento
• Agentes Internos: Coordinadores o quienes organizan el evento.
• Agentes Externos: Publico o personas invitadas al evento.

1.ORGANIZADORES

Son las personas que se encargan de la organización, son los directos

responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud
del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.

2. CONFERENCISTAS

Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica

3. PARTICIPANTES O INVITADOS

Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los

esfuerzos.

4. Cuales son las etapas de une evento

• Planear
• Organizar
• Ejecutar
• Evaluar
• Controlar

1. PRE-EVENTO (PLANIFICACIÓN-ORGANIZACIÓN)

 Establecimiento de los objetos y metas

 Definición de la finalidad del evento (homenaje,
conmemoración, celebración, promoción etc.)
 Análisis de necesidades y expectativas.
 Establecimiento del presupuesto aproximado y un plan de
financiamiento (propio, sponsor, auspicio, apoyo)
 Cotizaciones ( se recomienda hacer cotizaciones de diferentes
proveedores).
  Administración del evento (papelera, permisos, convenios,
derechos de admisión).
 Asignación de responsabilidades y funciones al staff
organizativo.
 Preparación de la lista de invitados y definición del perfil del
público.
 Contracciones.
 Envió de invitaciones con 45 días de anticipación
 Organización de transporte y hospedaje
 Planificación del banquete (Menú)
 Establecimiento del lugar.
 Elaboración del programa
 Promoción de la imagen del evento
 Envió de información a la prensa.

2. EVENTO (EJECUCIÓN)

 MONTAJE: disposición de los recursos técnicos y

humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento
 EJECUCION: fase en la que, estando los participantes del
evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo,
comparten las actividades planificadas y demás.

3. POST-EVENTO

 Desmontaje del evento: retiro de los materiales y

elemento utilizados en la reunión.
 Evaluación de resultados: se realiza un informe final
(evaluación financiera, análisis del alcance de objetivos).
Seguimiento del evento y envió de cartas de
agradecimiento.

5. Estructura general de un evento (organigrama).

Es el organigrama del evento en donde se define el orden jerárquico que se

establecen en la organización del evento, teniendo en cuenta quien será el líder y
que comités colaboraran en la realización del evento.
 ORGANIGRAMA DEL EVENTO

COORDINADOR GENERAL

COMITÉ COMITÉ COMITÉ COMITÉ

FIANNCIERO LOGISTICO RELACIONES ACADEMICO

INTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES

6. Objetivo general y especifico de un evento

OBJETIVO GENERAL

El objetivo general es lo que se desea cumplir de lleno con el evento, inclusive lo

que se desea mostrar por medio de él.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Los objetivos específicos son los que dejan ver paso a paso como se desea
realizar el evento, y como se va a cumplir el objetivo general paso a paso.
7. Población objeto en los eventos.
La población objeto son aquellas personas a quien va dirigido el evento, y en
quienes pensamos para realizarlo y cómo hacerlo, dependiendo de esta misma
población.
De la población de referencia se identifican dos subgrupos: la población afectada
por el problema (población con problema o potencial) y la no afectada (población
potencial o sin problema).
El proyecto podrá dar solución al total de la población afectada o a parte de ella;
en este ultimo caso, la población su problema constituyente la población
postergada.
El problema es la restricción presupuesta, lo que lleva a la autoridad formuladora
del proyecto priorizar de acuerdo a un determinado criterio, con el fin de
determinar la población objetivo, es decir, aquella que se beneficia finalmente con
el proyecto.
8. Tipos de participantes de acuerdo con la clase de evento:
conferencias o ponentes, asistentes, invitados y colaboradores
Dependiendo de la temática, a un evento siempre asisten grupos de personas
afines a una actividad en particular.
Desde profesionales de un sector, especialistas o interesados en un determinado
tema o un publico segmentado previamente por edad, genero, clase económica,
zona geográfica, estilo de vida, entre otros.

 EXPOSITORES O PONENTES: encargados de hacer las disertaciones del

evento.
 ACOMPAÑANTES: no se relacionan directamente con el evento,
acompañan a ponentes.
 INVITADOS ESPECIALES: por su prestigio, reconocimiento confieren
notoriedad.
 DELEGADOS: asisten al evento en presentación de una entidad.
 PARTICIPANTES: participan en calidad del público.
 PARTICIPANTE LIBRE: habla con la verdad sin temer algo.
 PARTICIPANTE REBELDE: evita estar de acuerdo con otros.
 PARTICIPANTE SUMISO: acepta inferioridad.
 PARTICIPANTE PREGUNTON: entorpece la comunicación.
 EL RESENTIDO: se queja de todo
 EL ENREDOSO: discute por todo
 EL OBSTINADO: ignora el punto de vista de otros.
 SABELOTODO: impone su idea.
 9. Protocolo. Concepto y clases, perfil de los asistentes. fecha y
duración del evento.

CLASES DE PROTOCOLO

A. PROTOCOLO EMPRESARIAL:
El protocolo se puede definir como código tácito que define la manera adecuada
de interactuar con los miembros de una empresa, que tiene antecedentes en su
cultura, y que marca pautas en el (i) estilo de comunicación, (ii) imagen y
presentación personal, (iii) respeto a la jerarquía (relaciones entre superiores y
subalternos, o entre clientes y proveedores), (iv.) cortesía telefónica, y (v) manejo
de la red y de las herramientas de trabajo, entre otros. Los estudiantes y
profesionales recién egresados que no han tenido experiencias laborales, y aún
los profesionales con varios años de experiencia, deben ajustar su conducta al
código de comportamiento de la empresa para responder de manera empática a la
cultura de la organización en la que aspiran trabajar.
B. PROTOCOLO ECLESIÁSTICO
El protocolo religioso contempla multitud de ceremonias y ritos centrándonos en la
iglesia católica, el PAPA , en su orden jerárquico se sitúa como el principal
miembro, recibe el tratamiento de su Santidad, santísimo padre, beatísimo padre,
santo padre o sumo pontífice. Le siguen los cardenales o príncipes de la iglesia,
se les llama por eminencia reverendísima, le siguen los arzobispos y obispos,
llamados por Excelencia reverendísima
C. PROTOCOLO DEPORTIVO
 Importancia como medio de relación social
 Mismas normas básicas que otros eventos.
 Presidencia y precedencias
 Tener en cuenta:
 Lugar de celebración
 Seguridad
 Planes de emergencia
 Afluencia de publico
 Medios de comunicación
 Programación

D. PROTOCOLO UNIVERSITARIO
 Rico en simbologías y ceremonia.
 Cada facultad posee color y traje académico.
 Habitualmente existe jefe de protocolo.
 E. PROTOCOLO SOCIAL:
 Uso diario
 Las personas que nos rodeas y convivimos
 Saludos: apretón de manos o besos
 Expresiones corporales y orales
 Autoridades y jerarquías.
 Manías: dedo meñique, palillos y chicles.
 Modales: Puertas y transporte público.
 Educación: Puntualidad
 A la mesa.

TIPOS DE PROTOCOLO
I. PROTOCOLO ESTRUCTURAL
Encargado de crear las estructuras necesarias para el correcto desarrollo de un
acto a celebrar, en el que aún no interviene ningún tipo de formalidad o protocolo,
propiamente dicho.
II. PROTOCOLO DE GESTION
Apoyo al protocolo estructural mediante el que se controla y conduce todas las
acciones que se van a llevar a cabo. Es la gestión humana que tiene lugar durante
el desarrollo del acto.
III. PROTOCOLO DE ATENCION O ASESORAMIENTO PERSONAL
Consistente en un desarrollo de actividades, acciones y gestiones, cuya finalidad
es la atención completa de la persona o personas a nuestro cargo. Programación
de visitas de interés, asignación de personal de seguridad, etc.

PERFIL DE LOS ASISTENTES (INVITADOS)

El número y el perfil de los asistentes al evento: invitados
especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando
en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como
de recursos financieros).
FECHA Y DURACIÓN DEL EVENTO
 Esta no debe coincidir con días feriados y/o
festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse,
tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados
especiales.
 Primeramente, se ordena todas las actividades planificadas en
coordenadas acción – tiempo, es decir se realiza una valoración de tiempo
que se va a emplear para cada actividad propuesta además de organizar el
tiempo libre y añadir un margen de seguridad.
 A la hora de escoger la fecha del evento, la empresa debe tener en cuenta
ciertos factores que pueden hacer fracasar el evento y que deben saber
controlarse y evitarse para que el evento sea de total agrado y éxito; Se
debe verificar si hay otro evento similar que se lleve a cabo durante el
mismo periodo de realización y que puedan incluir los mismos perfiles de
asistentes.
 Valorar los distintos días de la semana ya que ciertos días son importantes
para tener en cuenta, puesto que hay mayor disponibilidad de tiempo o
viceversa.
 Tener fechas alternativas para el evento