CENFOTUR

CENTRO DE FORMACIÓN EN TURISMO

CURSO:
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL INTERNO

PROFESOR:

JUAN TAPIA BARRENECHEA

1
LAS FINANZAS Y SU IMPORTANCIA EN LA ACTIVIDAD HOTELERA

Primera Unidad

1.- Las finanzas en una empresa, su importancia.

La función financiera cumple un papel muy importante dentro de la

organización empresarial empresarial buscando siempre un adecuado
equilibrio entre el rendimiento financiero y el riesgo e inversión. Para lograr
esto ultimo se deberá cumplir las dos funciones básicas:

2.- Objetivos financieros

a.- Maximización del valor de la empresa

b.- Rentabilidad financiera.

c.- Disponibilidad de fondos

3.- Características de la información contable

La información contable generada por una empresa debe cumplir con las
normas y principios de contabilidad generalmente aceptados.

a.- Identificables.-
b.- oportunidad.-
c.- Relevancia.-
d.- Razonabilidad.-
e.- Verificables.-

2
 Organización de la Gerencia Financiera

La estructura organizativa de la gerencia financiera es pieza fundamental

par el correcto desarrollo de sus actividades. Para ello las funciones y
responsabilidades de cada uno de los departamentos que lo conforman
deben de estar perfectamente definidas.

El gerente financiero además de controlar el trabajo y la eficiencia de sus

subordinados, debe planificar y controlar todas las operaciones que se
realicen en su Gerencia.

Departamento de Contabilidad.-
Departamento Fiscal.-
Departamento de tesorería.-
Departamento de Sistemas.-
Departamento de Auditoria.-

ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO

Se denomina Capital de trabajo a la disponibilidad de fondos que mantiene

una empresa para cumplir con sus obligaciones de corto plazo.

NIVELES DE ACTIVOS CORRIENTES

Variación de la rentabilidad económica, por variación del activo corriente

Detalle Alternativas
A B C
Ventas 2’000,000 2’000,000 2’000,000
Utilidad Neta 200,000 200,000 200,000
Activos Corrientes 600,000 500,000 400,000
Activos Fijos 500,000 500,000 500,000

3
 Activo Total 1’100,000 1’000,000 900,000

Tasa de Rendimiento 18.2 % 20.0 % 22.2 %

Económico

1.- Administración del efectivo.-

La Inversión de sobrantes de efectivos debe realizarse en valores

negociables como certificados de moneda extranjera, acciones, etc. La
tendencia es tener un mínimo adecuado y suficiente en la empresa.

a.- Razones para mantener dinero en la empresa.-

Existen 3 factores que justifican mantener efectivo en la empresas en
cantidades adecuadas y son las siguientes:

-. Razón operativa.-
-. Razón previsional.-
-. Razón Especulativa.-

b.- Volumen de los saldos operativos.

Algunos factores que influyen en los saldos de dinero disponible son los
siguientes:

-. Probables flujos de fondos de la empresa, según su presupuesto de

caja.
-. Las posibles desviaciones de flujos de efectivo.
-. Variaciones en el vencimiento de algunos pasivos.
-. La capacidad de la empresa para obtener dinero prestado en casos de
emergencia

4
 2.- Administración de las cuentas por cobrar.

Una adecuada organización del departamento de créditos y cobranzas y

una correcta política de otorgamientos de créditos nos conducirá a un
optimo manejo de la cuentas por cobrar.

Formas de evaluar el buen funcionamiento del departamento de créditos y

cobranzas.
a.- Utilización del ratio de periodo de cobro, es decir, cuantos dias promedio
se demora una empresa en hacer efectiva una deuda

Saldo de cuentas por cobrar X 365 dias

RPC = Ventas

b.- Análisis de antigüedad de saldos.-

Periodo de Vigencia Saldos Porcentaje

Menos de 30 dias S/ 198,200 83.7

De 31 a 60 dias 23,300 9.8
De 61 a 90 dias 12,100 5.1
Mas de 90 dias 3,200 1.4
Total 236,800 100.0

Conclusiones.-

a.- Seguimiento mediante cartas por los saldos mayores a 30 dias.

b.- Determinar el numero exacto de dias de impago de cada una de las
facturas.
c.- Probable corrección en el otorgamiento de créditos.

5
En concreto, es muy difícil saber con precisión si un cliente nos pagara y
menos cuando lo hará, por lo tanto lo que debemos hacer es estimar la
probabilidad d que un cliente nos pague.

3.- Administración de las existencias.-

Esta partida del activo corriente también debe ser adecuadamente

determinado en función de las necesidades de la empresa, utilizando las
técnicas que nos brinda la administración financiera.

a.- Finalidad de las existencias.-

- Proveer los suministros necesarios para la atención a los huéspedes del

hotel y clientes en la preparación de alimentos y bebidas. Ejemplos
carnes, lácteos, verduras, etc.
- Proveer los suministros necesarios para el adecuado funcionamiento del
hotel, así como para su mantenimiento. Ejemplos Gas , petróleo,
artículos de limpieza en general.
- Proveer los suministros para el correcto funcionamiento de los equipos y
maquinas del hotel. Ejemplos repuestos en general.
- Proveer los suministros de oficina, útiles en general y toda la folleteria
de publicidad en general.

b.- Volúmenes necesarios.-

Deben de ser tomados en cuenta par que las operaciones se den a un

ritmo constante y un medio eficaz de controlarlo es utilizando el método
de máximos y mínimos.

Máximos ___________15 Botellas de aceite

___________12 ¿En que consiste?
___________ 9 ¿Cómo se establece?

6
 ___________ 6 ¿Cómo se generan los pedidos?
Mínimo ___________ 3
___________ 0

Siempre debemos de considerar la adecuada disponibilidad de fondos.

LA TASA DE INTERES

Concepto de tasa de Interés.-

El interés es la ganancia obtenida por el préstamo o cesión de recursos

financieros propios, o el costo pagado por el uso de recursos financieros
ajenos y se expresa en términos de unidades monetarias (soles , dólares,
euros, yenes, etc.).

La tasa de interés es la expresión del interés como una fracción

proporcional del capital inicial.

Se expresa en porcentaje generalmente a termino anual

Ejemplo:

Se tiene la siguiente operación:

S/ 10,000 X S/ 5% = S/ 500

Capital (C) Tasa de Interés (I)

Interés (I)

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La tasa de interés es una de las variables económicas y financieras mas
importantes a nivel macro (país) y a nivel micro (empresa); por eso su
estudio es vital para todos aquellos que van a desempeñar funciones en
alguna organización empresarial.

Por ejemplo los hoteles requieren de prestamos bancarios, o de

proveedores por los cuales pagan intereses; las agencias de viaje organizan
tours y los financian al crédito.

Los empresarios deciden invertir en el sector y requieren de evaluar la

bondad o factibilidad de las inversiones, y así podríamos seguir
enumerando ejemplos de decisiones empresariales en el sector turismo que
requieren de conocimientos básicos de finanzas y de manejo de la tasa de
interés.

Clasificación de las tasas de interés.-

De acuerdo a la nomenclatura bancaria

Tasa Activa:
Tasa Pasiva:

De acuerdo al momento en que cobran los intereses

Tasa Vencida:
Tasa Adelantada:

CAPITALIZACIÓN.-
Es un proceso por el cual el capital se va incrementando periodo a periodo
con los intereses ganados. Su calculo es útil cuando queremos saber como
evolucionan los depósitos de ahorro o a plazo en un banco.

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La formula basica de capitalización es :

n
M = C x (1 + i )

El esquema grafico se representa de la siguiente manera (suponiendo un

deposito a plazo:

Capital 0____1____2____3____4_____.______n Monto = Capital +

intereses

Ejercicio:

Hemos efectuado un deposito de S/ 28,000 en un Banco que nos paga una

tasa de interés efectiva mensual de 1.12%. transcurridos 5 meses cual será
el monto obtenido

Datos Solución

C: S/ 28,000 5
I : 1.12% M = 28,000 (1 + 0.0112 )
n:5 M = 28,000 X 1.05726853
M:? M = 29,603.52 Monto al final del 5to periodo

Comprobación tabular:

N C I M
1 28,000 313.6 28,313.60
2 28,313.60 317.11 28,630.71
3 28,630.71 320.66 28,951.37
4 28,951.37 324.26 29,275.63
5 29,275.63 327.89 29,603.52
S ___________ 1,603.52 ___________

9
LA DECISIÓN DE FINANCIACION

Fuentes de financiación.-
La cobertura de las necesidades financieras pueden efectuarse mediante
diversas operaciones principalmente a través de las entidades de crédito,
quienes desempeñan un importante papel de intermediación entre los
inversionistas y los ahorristas.

Clasificación de las fuentes de financiación según su origen externo

1. Fuentes de financiamiento espontáneas.-

2. Fuentes de financiamiento negociadas.-

SOBREGIRO BANCARIO.-

Se trata de una fuente de financiamiento extraordinaria que consiste en

la autorización expresa de la entidad de crédito a su cliente para que
gire sobre su cuenta corriente aunque este no dispongas de fondos
suficientes.

Este tipo de financiación es muy costosa dependiendo del monto y del

numero de dias.

DESCUENTO DE DOCUMENTOS.-

Consiste en la entrega de fondos contra la sesión a la entidad

financiera de efectos comerciales como las letras de cambio,
procediendo esta a su vencimiento a efectuar la gestión de cobro
frente al aceptante

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 No existe una amortización del crédito por parte del prestatario, pues la
entidad financiera recupera el importe directamente del aceptante,
salvo que este incumpla su obligación, en cuyo caso la entidad de
crédito devolverá el documento comercial al prestatario cargándole el
importe en cuenta corriente mas los gastos generados por dicha
operación.

En general estas operaciones son de 90 a 180 dias.

Mediante esta operación la empresa descontante recupera el crédito

concedido a su cliente, transfiriendo esta función financiera a la entidad
especializada en la materia. La entidad financiera descontara por
anticipado los intereses y comisiones correspondientes.

Ejercicio:
Se tiene una letra por un monto de S/ 100,000 con un vencimiento a 90
dias, el Banco cobrara un interés del 18% anual y una comisión de 4 por
mil. Se solicita hallar lo siguiente:

a.- El importe a descontar

b.- El importe neto a recibir
a.- Total descuento
100,000 X 0.045 + 100 x 4 = S/ 4,900

b.- 100,000 – 4,900 = 95,100

PRESTAMOS
Consiste en la entrega de dinero por parte del Banco a su cliente con la
condición de que este sea devuelto al cabo de un tiempo mas los
interés pactados

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El préstamo puede ser destinado a usos diversos como capital de
trabajo, compra de activo fijo, proyectos de inversión, etc.

El préstamo se pone a disposición del cliente en cuenta corriente, la

totalidad de la cantidad solicitada en un solo momento o en varios según
se estipule en el contrato.

La devolución del préstamo se efectúa mediante cuotas de amortización

que incluye el capital mas los intereses. Este proceso puede plantearse
según los siguientes métodos.

a.- Cuota de amortización de Capital Constante.-

Ejercicio:
Se solicita un préstamo de 1’000,000 para ser pagados en 6 cuotas
semestrales a una tasa de interés del 16 % anual. Elaborar el cuadro de
amortización basado en este primer método.

Capital Amort. Cap Int Total

1'000,000.00 166,666.67 80,000.00 246,666.67
883,333.33 166,666.67 66,666.67 233,333.34
666,666.66 166,666.67 53,333.33 220,000.00
499,999.99 166,666.67 39,999.99 206,666.66
333,333.32 166,666.66 26,666.67 193,333.33
166,666.66 166,666.66 13,333.33 179,999.99

b.- Cuota de amortización constante.

La cuota constante corresponde a la totalidad de la liquidación que se
efectúa periódicamente, es decir, la suma del capital mas los intereses.

Ejercicio:
Se solicita un préstamo de 1’000,000 para ser pagados en 6 cuotas
semestrales a una tasa de interés del 16 % anual. Elaborar el cuadro de
amortización basado en el método de amortización constante.

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 Lo primero que tenemos que hacer es determinar el monto de la cuota
constante mediante una formula.
n
Cuota Constante = C (1+i) X i
n
(1+i) -1

Luego se procederá a elaborar el cuadro de amortización propiamente

dicho.

FUENTES DE FINANCIAMIENTO A LARGO PLAZO

Los recursos financieros a largo plazo son efectuados por un numero de años
mayores a los 5 y que son efectuados por diferentes operaciones financieras.

Veremos 2 casos típicos que se dan en el mundo de los negocios.

1.- Incremento de capital.-

Se realiza a través de la emisión de nuevas acciones con aportes reales de

dinero y efectuados por los accionistas.

Para esta operación deberá realizarse la aprobación por parte de la junta de

accionistas según las condiciones reguladas por los estatutos, teniendo
derecho preferente los antiguos accionistas y luego procediéndose a la
colocación de dichas acciones.

13
 Ejercicio:
Ampliación de capital.-

Balance General
(en nuevos soles)

Activo corriente 5’000,000 Pasivo corriente 7’760,000

Activo fijo 15’000,000 Capital 12’000,000
Reservas 240,000

Totales 20’000,000 20’000,000

El capital de esta empresa esta constituido por 24,000 acciones de valor

nominal 500 soles cada una y decide realizar una emisión de 8,000 nuevas
acciones de igual valor nominal.

Calcular el valor del patrimonio de un accionista que tiene 3,000 acciones y

decide participar en el incremento de capital.

Solución:
Previamente calcularemos el valor teórico de cada acción antes y después del
incremento.

Capital Reservas Nro acciones Valor de la acción

Antes 12’000,000 240,000 24,000 510.00
Después 16’000,000 2 40,000 32,000 507.50

El numero de acciones que le corresponde al accionista antes del incremento

de capital es como sigue:

3,000 = 12.5 % entonces 8,000 X 12.5 % = 1000 acciones

24,000

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El patrimonio del accionista será:
Numero de acciones 3,000 + 1,000 = 4,000
Valor de cada acción después del incremento de capital = S/ 507.50
Patrimonio del accionista después del incremento de capital = S/ 2’030,000

2.- Emisión de bonos.-

Consiste en la obtención de recursos a través de la emisión de títulos valores,

adquiridos por diversos individuos que ceden su capital.

Fundamentalmente la emisión de bonos constituye un instrumento de

financiación para empresas de considerable dimensión, con un ciclo de
producción continuado y rendimientos elevados, que necesitan encontrar
importantes montos para poder realizar los proyectos de inversión previstos en
un plazo de tiempo mas o menos largos.

Las empresas que procedan a la emisión de bonos estarán sujetas al régimen

de supervisión, inspección y sanciones que ejecuta la comisión nacional
supervisora de empresas y valores.
Para la emisión de bonos deberá existir un acuerdo de la junta general de
accionistas, comunicándose a la CONASEV solicitando su aprobación y
autorización.

La emisión de bonos deberá inscribirse en los registro públicos por medio de

escritura publica previa a su suscripción, donde debe incluirse información
relacionada con el nombre de la empresa, su capital social, valoración de sus
bienes, el importe total de la emisión, el valor nominal de los bonos , sus
intereses, vencimiento, primas y garantías.

La colocación de los bonos se realizara a través de la bolsa de valores de Lima

y con la intervención de brokers respectivos.

15
La amortización de los bonos persigue la extinción de la deuda contraída con al
emisión y puede ser efectuada en las siguientes formas:

a.- Amortización a su vencimiento según las condiciones dela

escritura.
b.- Por compra anticipada de los bonos.
c.- por conversión de los bonos en acciones

Ejercicio:
Una empresa XYZ decide realizar una emisión de bonos para lo cual se dan los
siguientes datos.-

1.- Emisión de 10,000 bonos de valor nominal 2,000 soles cada uno
2.- La amortización de los bonos será lineal en 5 años a razón de 20
% anual.
3.- El tipo de interés anual será del 10 % pagaderos por años
vencidos.

Se solicita elaborar el cuadro de amortización

CUADRO DE AMORTIZACION

Año Amort. de bonos Cap. Pendiente 10%

0 20'000,000
1 4'000,000 16'000,000 2'000,000
2 4'000,000 12'000,000 1'600,000
3 4'000,000 8'000,000 1'200,000
4 4'000,000 4'000,000 800,000
5 4'000,000 0 400,000

16
Arrendamiento Financiero (Leasing)

Un mercado de crédito a largo plazo inaccesible generalmente a pequeñas y

medianas empresas y el acelerado progreso tecnológico que hace obsoleta la
maquinaria en cortos espacios de tiempo han estimulado el uso de esta forma
de financiación.

El arrendamiento financiero es un contrato de alquiler con características

particulares y que consiste en la adquisición de un activo mediante financiación
ajena, en una operación donde intervienen tres agentes:

PROPIEDAD.-
IRRECOVOCABILIDAD.-
OPCION DE COMPRA.
DURACIÓN.-
COSTO.-
RIESGO.-

Ejercicio.-
Financiamiento S/ 1’000,000
Arrendamiento 48 meses
Maquinaria para producción – Equipo Computo

Tarifa Coeficientes
24 meses 36 meses 48 meses 60 meses
A 0.048237 0.035624 0.029312 0.025579
B 0.047708 0.035056 0.028715 0.024952
.

17
 EL ANÁLISIS FINANCIERO
Los estados financieros básicos son el balance general y el estado de
ganancias y perdidas. El balance general nos presenta la situación financiera y
económica de una empresa a una fecha determinada y el estado de ganancias
y perdidas nos presenta el resultado de la gestión a través de la utilidad o
perdida obtenida en un periodo de tiempo.

Las cifras contenidas en dichos estados financieros pueden ser relacionadas

con la finalidad de obtener mayor información desde el punto de vista financiero
y esto se puede realizar efectuando el análisis financiero a través de los ratios.

COMPAÑÍA XYZ
Balance general
Al 31 de Diciembre del 2003
En nuevos soles

Activo Pasivo
Bancos 80 Proveedores 130
Clientes 120 Deuda LP 200
Existencias 70 Capital 200
Activo Fijo 300 Utilidad Neta 40
Total 570 Total 570

Para efectuar el análisis financiero de la empresa seguiremos la siguiente

metodología:

1.- Ratios de Liquidez.-

a.- Ratio de Liquidez General.-

RLG = Activo Corriente = 270 = 2.08

Pasivo Corriente 130

18
 b.- Ratio de liquidez inmediata.-

RLI = Bancos + Clientes = 200 = 1.54

Pasivo Corriente 130

c.- Ratio de liquidez de tesorería.-

RLT = Bancos = 80 = 0.61

Pasivo Corriente 130

2.- Ratios de estructura del balance.-

Estos ratios relacionan importe del activo y del pasivo del balance
con el objeto de analizar su estructura. Los mas usuales son:

a.- Ratio de Estructura del Activo.-

Ratios del activo corriente = Activo corriente = 270

= 0.47
Activo Total 570

Ratios del activo Fijo = Activo Fijo = 300 = 0.53

Activo Total 570

b.- Ratios de estructura del pasivo.-

Ratio de endeudamiento = Recursos ajenos = 330 =

0.58
Pasivo Total 570

19
Ratios Recursos propios = Patrimonio = 240 = 0.42
Pasivo Total 570

c.- Ratios de Análisis económicos.-

Consiste en el estudio de su actividad productiva y de sus

márgenes de rentabilidad.

Ratios de Actividad Operativa.-

Periodo de Cobro = Saldo medio anual de clientes X 365

Ventas anuales a crédito

Periodo de Pago = Saldo medio anual de Proveedores X 365

Compras anuales a crédito

Ratios de Rentabilidad.-
Rentabilidad económica = Utilidad Neta X 100
Activo Total

Rentabilidad Financiera = Utilidad Neta X 100

Patrimonio

20
 LA DECISIÓN DE INVERSIÓN

Quinta unidad

Dentro del concepto de inversión se han de incluir tanto las que corresponden a
los
Activos fijos, como las que corresponden al activo corriente. De hecho todo lo
que esta en el activo de un Balance General es la inversión total que tiene la
Empresa.

Toda inversión debe ser financiada, por lo tanto esta se ha de orientar hacia la
obtención
De la máxima rentabilidad. Esto se conseguirá manteniendo niveles mínimos
de disponible, de clientes y de existencias.

Calculo del importe a invertir

En el caso de una inversión en activos fijos, el importe a invertir es la suma de

todos los desembolsos que ocasionara su adquisición. Para proyectos de
inversión de infraestructura se elaborara las proyecciones de rentabilidad a
mediano y largo plazo.

Para inversiones en activo corriente se calculara el saldo medio tomando la

suma de los saldos de 12 meses consecutivos y dividiendo entre 12.

Métodos de selección de inversiones

Los métodos dinámicos tienen en cuenta el momento en que se producen los

cobros y los pagos. Consecuentemente, un determinado cobro o pago tendrá
una distinta valoración según el momento en que se produzca.

21
Los métodos dinámicos mas usados son :

a.- Método del valor actual neto ( VAN ).

b.- Metido de la tasa interna de retorno ( TIR ).

Introducción al concepto de “valor actual “

El valor actual de una cantidad a cobrar o pagar en el futuro es la conversión a

unidades
Monetarias de hoy, las unidades monetarias de futuro. Para lo cual se ha tener
en cuenta
La tasa de actualización

Ejercicio:
Se quiere cobrar S/ 1,200 dentro de un año, la tasa de actualización anual es
de 10 %, calcular el valor actual de dicho monto.

Valor Actual = Valor Futuro

1 + T. A.

= 1,200 = 1,200 = 1,090.91

1 + 0.10 1.10

Con el ejemplo anterior lo que se esta afirmando es que es lo mismo cobrar

1,200 soles al cabo de un año que recibir 1,090.91 el día de hoy.

a.- Valor Actual Neto (Van)

El valor actual neto de una inversión es el valor actualizado de
todos los cobros menos el valor actualizado de todos los pagos.

22
 VAN = Valor Actual de - Valor actual de
todos los cobros todos los pagos

Una inversión será aconsejable si su VAN es positivo y no

aconsejable si su VAN es negativo. Si el VAN es igual a “0” la
inversión será indiferente.
Ejercicio:

Se efectúa una inversión inicial de 5’000,000 de soles esperando

recuperar o cobrar 3’000,000 al final del primer año y 3’000,000 al
final del segundo año. La tasa de actualización será del 10 %.

VAN = 3’000,000 + 3’000,000 _ 5’000,000 = +206,611.56

1+ 0.10 (1+ 0.10) 2

b.- Tasa Interna de retorno ( TIR).-

Es aquella tasa de actualización que hace que el valor actual neto
de una inversión sea igual a “0”.

VAN = Valor Actual de - Valor actual de = 0

todos los cobros todos los pagos

Según este método una inversión es aconsejable si su TIR es

igual o mayor que el tipo de interés mínimo de mercado. La mejor
alternativa, cuando sea de escoger entre varias, será la que tenga
un TIR mayor

23
 Conclusiones sobre los métodos VAN y TIR :

- El valor actual neto VAN cuantifica la utilidad absoluta en unidades

monetarias que va a producir la inversión.
- La tasa interna de retorno (TIR) nos informa del porcentaje de
rentabilidad de la inversión.

EL COSTO DE CAPITAL

Así como a una empresa le interesa conocer el rendimiento promedio que

obtiene de sus activos, también le es importante conocer cual es el costo
promedio de su pasivo o financiación, denominado Costo de Capital.

El costo de capital da una idea de la rentabilidad mínima que ha de tener una

inversión. Así, si una empresa tiene un costo de capital del 11 %, deberá
conseguir como mínimo una rentabilidad de 11 % en sus inversiones.
En caso contrario los gastos financieros absorberán el beneficio y posiblemente
tendrá perdidas.

Ejercicio:
Una empresa tiene el siguiente pasivo y costos anuales, calcular el costo de
capital.

Pasivo Importe Costo Anual Tanto X 1 Costo de Capital

Acreedores 3'000,000 16% 0.08 1.28
Prestamo CP 5'000,000 18% 0.13 2.34
Prestamo LP 10'000,000 20% 0.27 5.4
Capital 11'000,000 5% 0.29 1.45
Reservas 5'000,000 5% 0.13 0.65
Utilidad 4'000,000 0.1
TOTAL 38'000,000 100 11.12

24
Por lo tanto podemos decir que el costo promedio anual de la financiación es
11.12 %. O también llamado costo de capital. Este porcentaje debe ser menor
al ratio de rentabilidad económica.

FLUJO DE CAJA.-

Es una herramienta de control financiero que debe ser elaborada por toda
empresa con la finalidad de tener un manejo adecuado y técnico de la
tesorería.

En el se tomara en cuenta todas las operaciones que impliquen ingreso y salida

de efectivo en la empresa, así como los saldos finales que se obtendrán para
cada fin de mes.

Para su elaboración se debe tener en cuenta lo siguiente:

1.- Seleccionar el periodo de tiempo a presupuestarse, normalmente
se prepara para un año subdividido en 12 meses.
2.- Considerar todas las operaciones de explotación, inversión y
financieras.
3.- Estado de ganancias y perdidas presupuestado por el mismo
periodo de tiempo.
4.- Las condiciones comerciales de cobros y pagos por las
operaciones de ventas y compras respectivamente.
5.- Importes y vencimientos de las distintas operaciones de inversión
y financieras.
6.- Saldo inicial del presupuesto.

25
 Ejercicio de Presupuesto de Caja

P y G (Previsional)

CONCEPTO ABRIL MAYO JUNIO

Ventas 30,000 35,000 40,000
CostoVentas 12,000 14,000 16,000
Util. Bruta 18,000 21,000 24,000
Personal 9,000 10,500 12,000
Suministros 1,500 1,750 2,000
Otros 500 750 1,000
Alquiler 1,000 1,000 1,000
Publicidad 500 500 500
epreciacion 2,000 2,000 2,000
Utilidad Neta 3,500 4,500 5,500

Datos:

o Las ventas son 60 % al contado y 40 % crédito a 30 dias. Las

ventas de Marzo serán 28,000.
o Las compras de materias primas son pagados 25 % en efectivo y
75 % .

26
 Conceptos Abril Mayo Junio
Ingresos
Ventas
60% Contado 18,000 21,000 24,000
40% Credito 30 dias 11,200 12,000 14,000
Total 29,200 33,000 38,000

Gastos
Costo de ventas
25% Contado 3,000 3,500 4,000
75% Credito 30 dias 8,250 9,000 10,500

Personal 9,000 10,500 12,000

Suministros 1,500 1,750 2,000
Alquiler 1,000 1,000 1,000
Otros 500 750 1,000
Total 23,500 26,500 30,500
Neto Mes 5,950 6,500 7,500
Saldo Inicial 4,200 10,150 16,650
Saldo Final 10,150 16,650 24,150
A crédito a 30 días. Las compras de Marzo seran 11,000.
o Los gastos de personal, suministros, otros y alquiler serán
pagados 100 % en efectivo.
o El alquiler se paga cada 3 meses y por adelantado.
o La publicidad se pagara en Enero por un monto 6,000 para todo
el año.
o El saldo inicial de caja del mes de Abril será de 4,200

Se solicita preparar el presupuesto de caja del segundo trimestre del año 2004.

Presupuesto de Caja

27
 EL CONTROL INTERNO

Sexta Unidad.-

El control es un proceso necesario en todo el ámbito de la actividad

humana, dentro de una organización y en la sociedad en general, en
muchos aspectos sus conceptos y principios son usados en ambas
vertientes.

El control como actividad organizacional existe en todos los niveles de una

empresa y es aplicable a todos los individuos que la integran.

Este proceso se inicia con la planeación y el establecimiento de los

objetivos, obviamente no habrá función de control si no se cuenta con
objetivos, si no se sabe donde ir difícilmente se sabrá que medidas y
acciones habrán de adoptarse.

Concepto de Control Interno.-

El control interno comprende el plan d organización y todos los métodos y

procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una empresa para
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su
información financiera, y propiciar la adherencia del personal a la políticas
dictadas por la administración.

Tipos de Control Interno:

En general existen tres diferentes tipos de control interno que pueden variar
como consecuencia de la naturaleza y alcance de los objetivos de cada
empresa.

28
1.- Control Interno Previo.-
2.- Control Interno Recurrente.-
3.- Control Interno Posterior.-

Diseño e implementación del control interno

1.- Diseño.-
Consiste en la selección de ciertos aspectos operativos a ser
controlados y a la selección de las medidas de control que tengan
que ser desarrolladas.
2.- Implementación.-
Consiste en la instalación del sistema del control interno y la
subsiguiente administración. En este punto el enfoque será
directamente a la ejecución actual y del personal involucrado.

El problema de rechazo humano al control interno

El origen básico de los problemas radica en el hecho de que los

individuos instintivamente buscan independencia y libertad de acción,
consecuentemente ven al control con aversión y hostilidad.

El grado de tolerancia a los controles depende a la inteligencia

experiencia, cultura, estabilidad emocional, etc, de las personas.
Se puede mencionar también que hay una tendencia normal a
molestarse por los controles y obviamente a resistirse a ellos. Mucho de
esto dependerá de la forma como sean desarrollados, presentados y
administrados.
Entonces surge la pregunta ¿cómo hacer frente a las barreras humanas
para lograr un control efectivo? Se sugieren los siguientes pasos a
seguir:

29
1.- Incrementar la imagen de la empresa en su conjunto.-

2.- Proporcionando argumentos convincentes.-

3.- Forma de presentación.-

4.- Legitimidad e su origen.-

5.- Forma de administración.-

LA FUNCION DEL AUDITOR INTERNO EN EL CONTROL

1.- El auditor interno esta comprometido con sus servicios a la

empresa y a los directivos de la misma.

2.- El auditor interno esta capacitado para proveer asistencia en

materia de control interno al concejo de administración.

3.- El auditor interno cuenta con la ventaja de evaluar los diferentes

problemas a través de los registros financieros básicos.

4.- Su especial capacidad en el area de control le permite tener

acceso a las diferentes actividades operacionales de la empresa.

LOS FRAUDES Y EL AUDITOR INTERNO

La posibilidad de fraude siempre esta presente en una empresa

por consiguiente, es un aspecto que permanentemente deberá
tener presente la administración para su solución. Un fraude
requiere ser detectado y dentro de lo posible, debe ser prevenido.

30
 En tal sentido fraude significa acción o acto ilegal realizado por las
personas para usurpar derechos o eludir obligaciones. El reto
incluye a las partes interesadas para que estas comprendan la
necesidad de establecer controles razonables para prevenir
fraudes.

Sin embargo un buen auditor interno siempre estará conciente de

que su real y verdadera responsabilidad incluye en ayudar en la
prevención y detección de fraudes.

INDICADORES DE FRAUDE
Los auditores internos son asignados ante la sospecha de un fraude, y
ellos deberán aplicar toda su experiencia y profesionalismo para
detectar algún tipo de fraude. Algunos indicadores de fraude son los
siguientes:

1.- Indicadores de fraude en la empresa.

a.- Insuficiencia de capital de trabajo.

b.- Exceso en gastos por honorarios personales.-

c.- Faltantes de inventarios.-

d.- Dificultades en las cobranzas.-

e.- Exceso de cuentas bancarias.-

f.- Informes extemporáneos.-

31
2.- Indicadores de fraude por el personal.-

No existe un perfil especifico de un delincuente de oficina que

pueda ser identificado por un auditor interno, sin embargo existen
ciertos indicadores sobre el comportamiento que pueden ser de
gran utilidad como los siguientes:

a.- Endeudamiento personal.-

b.- Caro nivel de vida.-
c.- Afectos a los juegos de azar.-
d.- Uso excesivo de alcohol o drogas.-
e.- Constantes viajes de fines de semana.-

Todos los indicativos anteriores referidos al personal deben ser

manejados y tratados con el debido cuidado y diligencia profesional,
para cuidar la reputación de las personas.

Procedimientos para el manejo de fraudes

Tan pronto exista la sospecha de un fraude debe ser informado de

inmediato a los gerentes del area respectiva e involucrada en
dicho fraude. Se debe preparar un reporte preliminar.

Debe ser informado el jefe inmediato del empleado sospechoso

de la comisión del fraude, quien a su vez deberá ser relevado de
su cargo o funciones, para que ayude en la investigación o pueda
manipular documentación a su conveniencia.

El auditor interno deberá determinar los tipos de registros y la

documentación de soporte para ser revisada, es necesario

32
 considerar también las entrevistas y declaraciones con
representantes de la ley.

Con base en los hechos de investigación se despedirá al

empleado deshonesto y si fuera necesario se iniciaran las
acciones penales correspondientes de acuerdo alas indicaciones
de la gerencia general.

Se deberá redactar un informe final de la investigación donde se

presentara la evidencia obtenida y las conclusiones a las que se
llego, deberá incluir una descripción del proceso que se siguió
para cometer el fraude, informando los momentos y fechas de
cada partida apropiada ilícitamente para poder reclamar
posteriormente a la compañía de seguros.

Generalmente, un informe escrito debe incluir lo siguiente:

1.- Origen del hallazgo (auditoria regular, delato o confesión)

2.- Que se descubrió (robo, disposición de fondos)
3.- Quien fue el defraudador
4.- Cuanto (confirmado por auditoria, sospecha del monto total,
importe
reconocido y / o admitido).
5.- Como se encubrió (traslape de documentación,
falsificación)
6.- Alcance del robo (donde inicio)
7.- Efecto en los estados financieros (como se deberá reportar
la perdida o su estimación)

8.- Método de prevención (deficiencia de control,

recomendaciones a futuro)

33
 9.- Persecución (desestimiento, pendiente, sentencia,
restitución).

EL CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA HOTELERA

Control de Tesorería.

El control interno en el area de caja exige que cada fondo fijo este bajo
la custodia de una sola persona, que los desembolsos, sean efectuados
después de la aprobación debida y que los fondos estén
salvaguardados. Para tal efecto mencionamos líneas abajo un modelo
de cuestionario de control interno para fondos de caja.

34
 Cuestionario de Control interno (fondos de caja)
Compañía ______________
Periodo Cubierto ________ Si No No aplicable Observaciones

1. ¿Se utiliza el sistema de fondo fijo?

2. ¿La responsabilidad de cada fondo
esta radicada en un sola persona?
3. ¿Existen comprobantes de fondo de
caja?
a. ¿estan numerados previamente?
b.¿Son requeridas par cada salida de
efectivo?
c. ¿Firmadas por la persona que recibio
el efectivo?
d. ¿Llenadas con nuemros y letras la
cantidad?
e. ¿Aprobadas por funcionarios
responsables?
f. ¿Adecuadamente canceladas
4.- ¿El encargado de fondo fijo trabaja
en el area de caja?
5. ¿El encargado de fondo tiene acceso
a los registros contables?
6. ¿ Los cheque de reembolso se hacen
a la orden del encargado de fondo?
7. ¿Los adelantos al personal estan
debidamente aprobados?
8. ¿ Los cheques pagados con dinero
del fondo se depositan inmediatamente?
9. ¿Existen cheques posdatados?
10. ¿Cuándo se reembolsa el fondo se
practica la auditoria interna?
11. ¿Se realizan examenes sorpresivos
?
12. ¿Es razonable la cantidad del
fondo?

Preparado por ________________ Revisado

Por__________________________

35
 Fecha_______________________
Fecha________________________________

Arqueo de caja chica al 31/12/03

Numero Denom tiom Extension Total

Billetes 22 10 220
13 5 65
137 1 137 422

Moneda fraccionaria 42 0.5 21

70 0.25 17.5
125 0.1 12.5
240 0.05 12 63
Total del efectivo 485

Cheques: Fecha Girador Banco Importe

28/12/2003 W. Alden Silverton 50
30/12/2003 James Bly First 75
30/12/2003 Joe Cordon Provident 100
Total de Cheques 225

Facturas pagadas
Numero: Fecha Pagado a distribucion Importe
915 20/12/03 Plaza Hotel Operaciones 81
916 22/12/03 Nat W Mantenimiento 25
917 28/12/03 Stacioners Utiles 58
918 30/12/03 Store Utiles 126

Total de facturas 290

Total del fondo 1,000

36
 ARQUEO DE CAJA

El arqueo de caja general o caja chica debe ser efectuado en forma

sorpresiva y en simultaneo si hubieran mas fondos de caja en otros
lugares de la empresa. El arqueo de caja deberá consistir en el recuento
de todo el efectivo bajo custodia, documentos valorados y otros tipos de
valores como cheques o letras de cambio.

Durante el arqueo de caja deberá estar siempre presente el custodio de

dicho fondo y no podrá retirarse por ningún motivo hasta que culmine el
arqueo y se halla confeccionado la hoja de arqueo respectiva según

modelo presentado.

CONTROL DE CREDITOS

El control interno aplicable a las cuentas por cobrar de una empresa

están contenidos en el programa de auditoria que se menciona mas
adelante

PROGRAMA DE AUDITORIA
CUENTAS POR COBRAR

1.- Objetivos
a.- Validez y exactitud del importe
b.- Cobrabilidad
c.- Valuación adecuada para la presentación en los estados
financieros

37
2.- Estudio y evaluación del control interno de cuentas por cobrar.
El control interno adecuado para las cuentas por cobrar establece:
a.- Las ventas deben estar separadas de su contabilización
b.- La contabilización debe separarse del ingreso del efectivo
c.- Las devoluciones, rebajas, descuentos y el descargo de lo
incobrable deben estar debidamente aprobadas y
separadas de las funciones del ingreso del efectivo.

3.- Cuestionario de control interno

4.- Cedula de análisis de las cuentas por cobrar

5.- Procedimiento de auditoria

a.- Cedula de antigüedad de saldos.
b.- Confirmación de las cuentas por cobrar
c.- Revisión de documentación de soporte
d.- Pagos posteriores a la fecha de revisión
6.- Conclusiones y recomendaciones

38
Cuestionario de control interno (Cuentas por cobrar)

39
Compañía______________
Periodo Cubierto_________ No Si No aplicable Observaciones

1.¿ Se balancean con regularidad las cuentas de control y los

mayores auxiliares?
2. ¿Se analizan periodicamente las cuentas por cobrar?
3. ¿Las cuentas morosas son revisadas por un funcionario
adecuado?
4. ¿Las cancelaciones de las cuentas incobrables estan
debidamente aprobadas?
5¿ Despues de la cancelacion se ejerce control adecuado para el
caso de un cobro futuro?
6. ¿Es adecuada la estimacion para las cuentas incobrables?
7. ¿Se lleva el control de todos los numeros?
8 ¿Los ajustes de creditos estan aprobados por el funcionario
competenete?
9 ¿Los estados de los clientes estan preparados o verificados
por una persona que no tenga acceso a los registros de ingresos
de caja o a los creditos de las cuentas por cobrar?
10. ¿Los estados son enviados por correo por el departamento
de cuentas por cobrar?
11. ¿Estan controlados los estados para impedir su intercepcion
antes de ser enviados por correo?
12. ¿Confirma el cliente los saldos de las cuentas por cobrar?
13¿Las diferencias reportadas por los clientes estan manejadas
por una persona distinta al cajero o al departamento de cuentas
por cobrar?
14.¿ Esta separado el departamento de credito de los registros
de contabilidad de las cuentas por cobrar?
15.¿ Los descuentos no comunes y las rebajas, estan aprobadas
por la persona competente?
16 ¿Las obligaciones del personal de cuentas por cobrar estan
separadas de las funciones de ingresos y egresos de cja?
17 ¿Todos los envios estan representados por facturas?
18 ¿La division de cobros en efectivo opera como una
comprobacion del trabajo del departamento de cuentas por
cobrar?
19 ¿al ser aprobadas las condiciones de credito tiene la division
de credito alguna relacion con:
a.- El departamento de Ventas
b.-El departamento de cuentas por cobrar?
20¡se cumplen las condiciones de limite de credito a los clientes?
21 ¿Las consignaciones de salida se manejan como cuentas por
cobrar?
22 ¿Si las cuentas por cobrar estan pignoradas como garantia de
un prestamo es adecuado el tratamiento contable?

Preparado por__________________ Revisado por _____________

40
Fecha________________________ Fecha___________________

BIBLIOGRAFIA

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España
Ediciones. Deusto. 2001. Pp. 187

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Ediciones Folio. 1995. pp. 226

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