Cierre contable

Ruta: Gestión > Utilidades > Cierre del período

1. Preguntar: ¿Hubo cierre contable? ¿Cómo ha cerrado los períodos contables anteriores?
a. Si, hubo cierre en SB1 (períodos anteriores). Se tiene que tomar en cuenta los
parámetros como se manejaron los cierres, porque esto afecta a los reportes
financieros del período, al solicitarlos desde el 1 hasta 12 (último) mes de cada
año, las cifras no coinciden si se ejecuta el proceso del cierre de una manera
diferente, el estándar es que se cierre todos los procesos.
b. No, hubo cierre. La empresa es nueva, se procede a ejecutar el cierre estándar
de SB1. Ver a continuación.
2. Respaldo de toda la información. Antes de ejecutar el cierre es recomendable
(indispensable) realizar un respaldo de toda la información contable.
3. Desbloqueo de los períodos. Al cerrar cada mes del año en curso, se bloquea de manera
que los usuarios no puedan registrar más información; para el cierre contable es
necesario desbloquearlos cada uno. Y notificar a los usuarios que no ingresen al sistema
SB1, para evitar que registren dentro del periodo de cierre por error.
Ruta: Gestión > Inicialización sistema > Períodos contables

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4. Desbloqueo de los Proyectos y Centros de Costos. Si la empresa maneja estos procesos,
los mismos son necesarios desbloquearlos para que pueda proceder con el cierre, en
caso de que no se ejecute, esto arrojará diferencias en el cierre contable, y se reflejará
al emitir los reportes financieros.
Ruta: Gestión > Inicialización sistema > Parametrizaciones generales > Contabilidad de
costos > Norma de Reparto, y luego > Código de proyecto.

5. Validación del Cierre del Período. Validar el resultado del ejercicio, según el reporte de
Estado de Resultados, tiene que coincidir la información. Se selecciona lo siguiente:
a. Se desmarca Socio de negocios.
b. Se selecciona Cuentas. sólo: Ingresos, Costos, Gastos, Otros Ingresos y Otros
Gastos.
 Si, coincide. Se procede con el cierre contable.
 No, coincide. Revisar con cuidado todo el proceso validando desde el
punto 3.
 Períodos. Desde: 2013-01 Hasta: 2013-12. Importante: Validar cada
mes para estar seguros que se desbloquearon todos los períodos.
Ruta: Gestión > Utilidades > Cierre del período

Al desplegar los períodos hay que

validar que se encuentren los 12
meses, en caso de que salte algún
período hay que regresar a la
ventana de Períodos contables y
desbloquearlo.

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 Validar el resultado del ejercicio
contable con las cifras del reporte
financiero del responsable de
área de contabilidad y balance de
auditoria; estas cifras tienen que
coincidir.

6. Revisión del P.D.C. (Plan de Cuentas). Seleccionar aleatorio la mayoría de las cuentas del
PDC para validar que éstas se encuentren clasificadas como se indican a continuación:

Nombre Cuenta Nivel Clase de Cuentas

Activo 1
Pasivo 2 Otros
Patrimonio 3
Ingresos 4 Ventas
Costos 5
Gastos 6
Salidas
Otros Ingresos y
7
Otros Egresos

7. Validaciones. Son aquellos procesos definidos por el usuario, que se encuentran fuera
de la parametrización estándar de SB1. Es necesario revisarlas y desbloquearlas, sino el
proceso del cierre arrojará un alerta para el desbloqueo.
8. Cuentas inactivas. Aquellas cuentas contables que se encuentren inactivas y que hayan
tenido movimiento, estas se tienen que volver a activar, seleccionando “Válido”. En caso
de que no se conozcan estas aparecerán en el log de mensajes, al ejecutar el cierre, con
la finalidad de activarlas.

Al ejecutar el Después del cierre las

cierre “Activar” cuentas se vuelven a
las cuentas que “Inactivar”
se encuentran
Inactivas

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9. Ejecución del Cierre del Período. Después de los procesos realizados en los puntos
anteriores, se procede a definir los criterios de selección del Cierre del Período:
a. Se selecciona todos los Socios de Negocios. Código, desde: “primero” hasta:
“último”. Grupos: todos los clientes y proveedores.
b. Se selecciona todas las cuentas contables, desde: Activos hasta: Otros Gastos.
Marcando las equis.
c. Período: “XXXX”, p.ej: 2013. Desde: 2013-01 hasta 2013-12.
d. Colocar las cuentas contables. Se recomienda seleccionar una sola cuenta
contable.
 Cuenta de arrastre de saldo: (Cta. Contable: Resultado de Ejercicio “Nivel: 3”).
 Cuenta de cierre del período: (Cta. Contable: Resultado de Ejercicio “Nivel: 3”).
e. Click, botón Ejecutar.

10. Asiento contable. Muy importante: Colocar los siguientes datos, p. ejemplo:
a. Saldo final:
Ref. 1 Ref. 2 Fecha Venc. Fecha Doc. Comentarios
Cierre 2013 Cierre 2013 31/12/2013 31/12/2013 Cierre del período

b. Saldo inicial:
Ref. 1 Ref. 2 Fecha Cont. Fecha Venc. Fecha Doc. Comentarios
Cierre 2013 Cierre 2013 01/01/2014 01/01/2014 01/01/2014 Cierre del período

NOTA: Las referencias que se coloquen debe ser igual el saldo final con el saldo
inicial, por consiguiente la información que se coloque en ese campo no debe
ser igual a algún término utilizado en el transcurso del período. Este campo
funcionará como filtro al momento de Reconciliar el asiento de cierre de
período.

Cada registro de las operaciones del cierre generan un asiento contable, es

decir, si son 800 registros se generan 800 asientos contables.

c. Autorizado todas las cuentas del asiento del cierre de período: En el

encabezado se selecciona todas las cuentas del asiento. Marca todos los check
list.
d. Ejecutar: Para crear los asientos.
e. Ver anexo: Informe diario operación. Criterios, p. ejemplo:

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 - Diario original: Saldo final. Fechas desde: 31/12/2008 hasta: 31/12/2008.
- Diario original: Saldo inicial. Fechas desde: 01/01/2009 hasta: 01/01/2009.

11. Luego de generar los asientos de cierre se vuelve a:

a. Inactivar las cuentas, que fueron activadas.
b. Bloquear las Normas de Reparto y Proyectos.
c. Bloquear los Períodos Contables.
12. Reconciliación Interna:
a. Se selecciona: Automática.
b. Ctas. Mayor: desde el nivel 1, hasta el último nivel 6, 7 ó 8.
c. Ref. Coincidente 1: (Ref.1) Cierre 2013. Luego se coloca: 11 caracteres (Rango
del filtro).
d. Ref. Coincidente 2: (Ref.2) Cierre 2013. Luego se coloca: 11 caracteres.
e. Click en Reconciliar.

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13. Reportes Financieros:
Finanzas > Informes Financieros > Financiero > Estado de Resultados: 2013.
Desde: 01/01/2013 Hasta: 31/12/2013.

Finanzas > Informes Financieros > Financiero > Balance Provisional: 2013.
 Saldo inicial para período:
 SI desde el inicio de la actividad de la empresa
 SI de inicio de ejercicio. (Seleccionar)
 Añadir saldo final:
 SF de lo acumulado a lo largo. (Seleccionar)
 SF sólo anterior al período seleccionado
 Visualizar sólo partidas no reconciliadas.
 NOTA: El usuario responsable en contabilidad, tiene que registrar el siguiente
asiento:
 Al 31/12/2013. Resultado de Ejercicio (Debe) / Utilidades no
Distribuidas UND (Haber).
 Validar que la cuenta Resultado de Ejercicio, quede en “0”.
 Asiento Contable al cierre del ejercicio: Finalmente, se realiza un asiento de
reclasificación de saldo del cierre entre cuentas:
 Utilidad / Perdida del Ejercicio (Resultado del Ejercicio), asignada como:
“Cta. Contable Puente” esta se reclasifica a la Cuenta Contable indicada
en el Balance Auditado, puede ser p.ej.: a la Cta. Contable - U.N.D.
(Utilidades No Distribuidas) ó Utilidad / Pérdida Acumulada.

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BALANCE PROVISIONAL:

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ESTADO DE RESULTADOS:

BALANCE:

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