Les grands principes d’une bonne gestion de

projet.

Etape 1 - Les acteurs du projet : le chef de projet

et l'équipe

Les conseils et outils dispensés dans ce mini-cours peuvent tout à fait s’appliquer dans le cadre de
l’élaboration d’un projet à titre professionnel ou privé.

Par exemple : un projet de long voyage entre amis, un événement au sein d’une association de
quartier, une fête dans l’association des parents d’élèves de l’école de votre enfant, le lancement
d’un nouveau produit au sein de votre entreprise, etc.

Pour la construction d'un projet quel qu'il soit deux étapes préalables s'imposent : la désignation
d'un chef de projet et la validation de l'engagement de l'équipe.

Désigner le chef de projet

Pour des raisons d’organisation et d’efficacité, il est impératif qu’il y ait ce que l’on appelle un chef
de projet ou un manager opérationnel :

C’est une personne qui coordonne, anime, fixe des objectifs, planifie, suit, évalue, négocie, résout
les problèmes, prend des décisions, et précise le rôle de chacun des participants au projet.

Il est le chef d’orchestre de l’action du groupe et cela évite, par exemple, que deux personnes
n’effectuent une même tâche.

Il peut être désigné, élu, ou encore recruté ; tout dépend si le projet se réalise au sein d’une
entreprise, d’une association, ou d’un groupe informel.

Etape 1 - Les acteurs du projet : le chef de projet

et l'équipe

Valider l'engagement de l'équipe

Avant le lancement officiel du travail sur le projet, il est préférable de sonder les membres
probables, d’évaluer les raisons de l’engagement, et la motivation de chacun.

Pour ce faire on peut s'aider du tableau présenté ci-contre qui servira de base à une discussion
ouverte au sein du groupe. Comment le remplir ?

Prenons un exemple :

Vous êtes salarié d’une entreprise qui doit réaliser un projet social et l’idée retenue est une
campagne de prévention sur le sida au sein des lycées.
 Vous pouvez trouver que l’idée répond à des préoccupations actuelles de société (Valeurs), mais
que la grande complexité politique actuelle rendra difficile la mise en œuvre du projet et risque de
le desservir (Utilité). Enfin, une telle participation vous intéresse dans la mesure où des jeunes s’y
associent (Envie).

Ainsi vous auriez rempli le tableau tel que présenté ci-contre.

Chacun ayant rempli individuellement ce tableau, la mise en commun permet de faire un point
sur les motifs de refus ou d’engagement, sur les blocages et les réticences de chacun. À ce
moment-là, certaines décisions peuvent s’imposer, comme ne pas retenir une personne, car
manager un projet avec des opposants n’est pas chose aisée.

Par ailleurs, afin d’évaluer au mieux l’engagement des personnes au projet, il est essentiel
d’établir un point sur ce qu’elles peuvent espérer et apporter en terme de connaissances et de
compétences.

Le groupe est constitué d’un ensemble de personnes qu’on peut appeler « l’équipe-projet ».
Chacun de ses membres doit travailler avec les autres pour atteindre l’objectif escompté. Afin de
limiter les possibilités de conflit entre les individus pour des raisons de pouvoir ou de frustration, il
est alors possible de rédiger les règles qui régissent la vie du groupe sous la forme d’une charte.

Etape 2 - Comment préparer la mise en œuvre

du projet ?

Nous ne soulignerons jamais assez l’importance de la préparation de la mise en œuvre du projet

afin d’éviter au maximum les imprévus qui peuvent engendrer des problèmes. Il convient donc de
mener une réflexion sur les caractéristiques du projet en établissant à titre d’illustration une fiche-
projet reprenant les aspects définis ci-après :

Sa qualification

Définir la nature du projet.

Identifier les buts à atteindre.
Évaluer les contraintes (les moyens, les délais …) et les risques.
Lister le nom des personnes impliquées ou susceptibles de l’être.
Sur quoi la réussite du projet repose-t-elle ?

Son estimation

Effectuer un budget prévisionnel.

Les estimations sont-elles réalistes ?
Validées ? Par qui ?

Son organisation qui doit prendre en compte :

La globalité du projet (planning général, découpage de phases, rôle des différentes

personnes, principales échéances …).
Les phases du processus de déroulement définies par des documents, des points de
contrôle, et de validation pour passer aux phases suivantes.
Chacune des tâches affectées aux membres du groupe et la manière dont le suivi des
activités est effectué (compte-rendu d’activité périodique par exemple).
 Etape 2 - Comment préparer la mise en œuvre
du projet ?

L’animation de l’équipe : rôle et responsabilités de chacun.

Le management du groupe est souvent un management sans hiérarchie mais il est

important de définir les modes de relations et de communication entre tous les membres
de « l'équipe-projet ».

Est-ce que tout le monde est d’accord au sujet de la répartition des tâches et des objectifs
fixés ?

Est-ce que le chef de projet a la responsabilité totale des budgets ?

Qui peut arrêter le projet ?

Le briefing sera-t-il hebdomadaire ou aura-t-il lieu tous les 15 jours ?

Les aspects contractuels et juridiques :

Mener un projet nécessite de prendre en considération l’environnement juridique et contractuel.

Assurance
Sous-traitance
Modalités de paiement…

La résolution de problèmes

Il est important pour le chef de projet de s’interroger sur les types de situations délicates
et déployer les outils ou méthodes nécessaires à leur approche.

L’aboutissement

La clôture d’un projet nécessite aussi une préparation sérieuse ainsi que quelques interrogations.

Qui participe à la clôture ?

Est-ce que toutes les étapes en amont sont validées ?
Quelles actions de communication ?
Faut-il archiver ? Et comment ?
Faut-il rédiger des remerciements ?

Etape 3 - Deux outils méthodologiques pour une

bonne gestion de projet

Nous vous proposons deux outils méthodologiques selon des cas de figure spécifiques :

Le QQOQCP (les questions de Taylor) :

Si vous en êtes à la phase d’élaboration du plan d’action ou si vous avez un problème à résoudre.
 Il sert à passer d’une décision à sa réalisation, pour un plan d’action, une solution, une activité,
un problème. Méthode : une « check-list » interrogative, qui fait répondre à :

Quoi Qu’est-ce que c’est ? Objet, nature, quantité, etc.

Qui ? Qui est concerné, acteurs, responsables, membres ?

Qui s’en occupe ? Qui contacter ?

Où ? Lieux, distances de déplacements, transports,etc.

Quand ? Durée, fréquence, échéances, « date-butoir », etc.

Comment ? Comment fait-on ?

Matériel, matières, outillages, méthodes, procédure, etc.

Pourquoi ? Pour obtenir quoi ?

En cas de problème à résoudre, chacune de ces interrogations doit être suivie de la question «
Pourquoi ». Par exemple :

Pourquoi ces personnes sont-elles concernées ?

Pourquoi le problème est-il apparu à ce moment-là ?

Etape 3 - Deux outils méthodologiques pour une

bonne gestion de projet

Le brainstorming : trouver de nouvelles idées.

Le brainstorming, en français « remue-méninges », consiste à rassembler un certain nombre de

personnes pour les faire réfléchir sur une question, trouver des idées, faire des propositions en
faisant abstraction de toute idée préconçue. Il sert à recueillir le maximum d’idées, et à les
ordonner pour pouvoir les exploiter.

Un animateur (qui peut être une autre personne que le chef de projet) doit être nommé en début
de séance pour faire vivre le débat selon les 3 axes suivants :

Définir une question claire

Le groupe doit se mettre d’accord sur la nature et la formulation de la question faisant

l’objet de la séance.

La question doit être écrite sur un tableau et l’animateur s’assure que chacun la comprend
de la même façon.

Rechercher des idées

C’est une phase créative durant laquelle sont privilégiées la quantité et la diversité des
idées émises (30 minutes).

Laisser un temps de réflexion individuelle (5 min).

 Recueillir les idées sans les classer et les noter au fur et à mesure (éviter le tour de table).

Dire ce que l’on pense sans préjugés et sans commenter les idées des autres.

Trier et Classer

C’est la phase d’exploitation. On dispose d’un ensemble d’idées qu’il va falloir trier.

Classer les idées dans chaque famille en se réservant la possibilité d’éliminer une idée ou
de classer une idée deux fois.

Conclusion

Comme vous avez pu le constater, une bonne gestion de projet ne s’improvise pas. Au-delà d’une
idée originale, la réussite du projet dépendra du temps de réflexion pris pour sa mise en œuvre, du
travail d’organisation et de coordination des personnes motivées.
Mais, avec de l’envie, de la motivation et de la méthode (pensez à utiliser les outils), vous êtes
maintenant paré pour une gestion de projet efficace.

BIBLIOGRAPHIE

Manager par projet, Bruno Barjou, ESF, collection formation permanente.

Le management d’une équipe Jean et Renée Simonet, Édition d’Organisation.
Conduire un projet d’organisation HP. Maders, E. Gauthier, C. Le Gallais, Édition
d’Organisation.