PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE FACTURAS EN COLSUBSIDIO

1. Al siguiente día de finalizar el mes del servicio, el call debe remitir la planilla consolidada
de radicación de operaciones con la información correcta, completa y consistente al
Coordinador Comercial Crédito.
2. Coordinador Comercial Crédito recibe consolidado y lo remite al Auxiliar de Crédito Area
Comercial Colsubsidio
3. Auxiliar de Crédito Area Comercial Colsubsidio realiza el proceso de conciliación de las
operaciones Validando el estado actual de cada solicitud (Aprobado, Negado, Devuelto,
Proceso y Estudio), genera un concepto de acuerdo a la reglas de negocio de si se paga o
no se paga la operación radicada, remite este resultado al Coordinador Comercial Crédito
4. El Coordinador Comercial Crédito verifica esta información, valida que los cupos no se
hayan pagado en facturas anteriores, que no presenten devoluciones sin solucionar, es
decir realiza una nueva conciliación y toma decisión de pago o no de la operación, remite
un correo al Gerente de la Cuenta del call para que este revise en detalle la conciliación,

El anterior proceso está establecido realizar en 5 días hábiles.

5. Si al validar encuentra novedades las remite al Coordinador Comercial Crédito para una
nueva revisión y ajuste en caso que aplique

6. En caso de no existir novedad , el call genera una pre factura (Factura en Borrador) por la
tarifa acordada multiplicado por cada una de las operaciones autorizadas, arrojando un
valor total por el cual se emite la pre factura, la cual debe remitirla al Coordinador
Comercial Colsubsidio.
7. El Coordinador Comercial Credito Colsubsidio la recibe y la envía a la Coordinadora de
Mercadeo para la generación de la orden de compra, validando previamente que si
corresponda a lo autorizado.
8. La Coordinadora de Mercadeo la sube a SAP gestiona con el área financiera la
autorización para generar la orden de compra
9. El área financiera autoriza de acuerdo al presupuesto para que la Gerente de Credito
social la libere
10. La Gerente de Credito social la libera generando un numero de orden de compra, la remite
a la coordinadora de mercadeo
11. La Coordinadora de Mercadeo re envía al Coordinador Comercial Credito el número de
orden de compra
12. El Coordinador Comercial Credito Colsubsidio la remite al call para que realicen la factura
definitiva registrando en esta el número de orden de compra asignado
13. El call Genera la Factura definitiva y la radica en el centro de radicación de la calle 26 en el
tercer piso en el área de egresos para su correspondiente pago.
14. Una vez radicada la factura la sección de egresos de Colsubsidio se encarga del
procedimiento para realizar el pago de acuerdo a los tiempos pactados por cada gerencia
para el pago a proveedores (Gerencia de Credito 45 días después de radicada la factura),
recursos que serán consignados en la cuenta informada por el proveedor en la ficha de
creación de terceros.
Colsubsidio con el ánimo de prestar un mejor servicio, informamos que cuenta con una mesa de
ayuda en la cual podrá:

 Solicitar estados de cuenta

 Revisar facturas canceladas y pendientes de cancelar
 Solicitar soportes de pago ( es de recordar que los soportes de pago son enviados el día
que se genera el giro a los correos registrados en nuestra base de datos)

La línea telefónica es 742 01 00 en la cual deberá ingresar las siguientes opciones:

Opción 1-proveedores;
opción 3-consultas pagos;
opción 3-soportes de pago;
opción 2-será atendido por un operador.
O al correo servicioalcliente.proveedores@colsubsidio.com

Con el fin de garantizar que la información de los pagos les llegue oportunamente,
solicitamos su colaboración para que se realice la respectiva actualización de los
correos electrónicos registrados en nuestra base de datos; para esto es necesario
que envíen carta escaneada y firmada por el representante legal al correo
Arley.Cuspian@colsubsidio.com de la seccion de Riesgos y control financiero, en la
cual se solicite y notifique formalmente la modificación o cambio de direcciones
electrónicas