GUÍA PARA ELABORAR

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y TÉRMINOS DE REFERENCIA

PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MARZO 2017
Guía para elaborar Especificaciones Técnicas y Términos de Referencia Oficina General de Administración

ÍNDICE

Introducción Pág. 3

Finalidad Pág. 3

Alcance Pág. 3

Contenido de la Guía Pág. 3

Marco de Referencia Pág. 4

Términos y Definiciones Pág. 4

Consideraciones Pág. 5

Anexo 1: Guía para elaborar Especificaciones Técnicas para la contratación de bienes. Pág. 6

Anexo 2: Guía para elaborar Términos de Referencia para la contratación de servicios. Pág. 8

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I. Introducción

Las características técnicas de los bienes o servicios, definen lo que la Unidad de Asuntos
Administrativos va a adquirir o contratar, y consecuentemente, lo que se requiere que el proveedor
entregue o brinde. Estas características técnicas deben: (i) ser redactadas de forma clara, precisa y
organizada; (ii) ayudar a realizar contrataciones eficientes y efectivas; (iii) responder a las
necesidades institucionales; y, (IV) posibilitar la participación amplia de los proveedores. Una
deficiente definición de las características técnicas genera el riesgo que se efectúe una mala
contratación y un gasto ineficiente de recursos.

II. Finalidad

Orientar a las áreas usuarias de PROMPERÚ, en la elaboración de las Especificaciones Técnicas

para la contratación de bienes y Términos de Referencia para la contratación de servicios, a fin de
atender de manera eficiente y oportuna los requerimientos.

III. Alcance

Todos los órganos y unidades orgánicas de PROMPERÚ.

IV. Contenido de la Guía

4.1 Marco de Referencia

4.2 Términos y Definiciones
4.3 Anexos
- Anexo 1: Guía para elaborar Especificaciones Técnicas para la contratación de bienes.
- Anexo 2: Guía para elaborar Términos de Referencia para la contratación de servicios.

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5.1 Marco de Referencia

Según el artículo 8° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por D.S.
N° 350-2015-EF, la adecuada formulación del requerimiento y la formulación de las
características técnicas de los bienes y/o servicios a contratar es responsabilidad del área
usuaria. Esta deberá señalar con precisión las condiciones, cantidad y calidad de los bienes y
servicios que requiera para cumplir la finalidad pública de la contratación, y las condiciones en
las que debe ejecutarse la contratación.

La Unidad de Asuntos Administrativos con ocasión de la indagación de mercado, podrá ajustar

las características de lo que se va a contratar, para lo cual deberá contar con la aprobación del
área usuaria.

Para la descripción de los bienes y servicios a contratar no se hace referencia a fabricación o

procedencia, procedimiento de fabricación, marcas, patentes o tipos, origen o producción
determinados, ni descripción que oriente la contratación hacia ellos. Sólo será posible solicitar
una marca o tipo de producto determinado cuando ello responda a un proceso de
estandarización debidamente autorizado por la Secretaria General.

El requerimiento debe incluir las exigencias previstas en leyes, reglamentos técnicos,

normas metrológicas y/o sanitarias, reglamentos y demás normas que regulan el objeto
de la contratación con carácter obligatorio. Asimismo, puede incluir disposiciones
previstas en normas técnicas de carácter voluntario, siempre que sirvan para asegurar
el cumplimiento de los requisitos funcionales o técnicos, que se verifique que existe en
el mercado algún organismo que pueda acreditar el cumplimiento de dicha norma
técnica y que no contravengan las normas de carácter obligatorio antes mencionadas.

El requerimiento de bienes o servicios en general de carácter permanente, cuya provisión se

requiera de manera continua o periódica se realiza por periodos no menores a un (1) año.

Las EETT y los TDR deberán ser suscritos por el área usuaria y, de ser el caso, por el área
técnica que intervino en su elaboración.

5.2 Términos y Definiciones

Para la elaboración de la presente Guía, se emplearon los siguientes términos utilizados y

definidos en el Anexo Único. Anexo de Definiciones, del Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado, vigente:

 Bienes: Son objetos que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y el
cumplimiento de sus funciones y fines.
 Especificaciones Técnicas (EETT): Descripción de las características técnicas y/o
requisitos funcionales del bien a ser contratado. Incluye las cantidades, calidades y las
condiciones bajo las que deben ejecutarse las obligaciones.
 Servicios: Actividad o labor que requiere una Entidad para el desarrollo de sus
actividades y el cumplimiento de sus funciones y fines.
 Términos de Referencia (TDR): Descripción de las características técnicas y las
condiciones en que se ejecuta la contratación de servicios en general.

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V. CONSIDERACIONES

6.1 En el contenido de las EETT y TDR el área usuaria debe evitar señalar requisitos incongruentes y
desproporcionados.

6.2 Se consultará con Expertos siempre que la contratación requiera del conocimiento de aspectos
técnicos que resulten poco familiares o desconocidos.

6.3 Definir la fecha probable en la que se requiere iniciar la prestación, para lo cual deberá tenerse en
cuenta que el período de gestión de compras en condiciones normales, comprende desde la fecha de
recepción del requerimiento por la UAAD, de acuerdo al tipo de procedimiento de selección, hasta la
fecha de suscripción del Contrato u Orden.

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ANEXO 1

GUÍA PARA ELABORAR

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES

El detalle de las características técnicas de las Especificaciones Técnicas para la contratación de bienes,
dependerá de la naturaleza de los bienes a contratar. Sin embargo, los capítulos comunes son los
siguientes:

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

“CONTRATACIÓN DE _____________ PARA____________”

I. ANTECEDENTES Puede consignarse una breve descripción de los

antecedentes considerados por el usuario para la
determinación de la necesidad. Se trata de una
explicación general respecto del motivo por el cual se
efectúa el requerimiento de contratación de bienes.
II. FINALIDAD PÚBLICA Describir el interés público que se persigue satisfacer
con la contratación.
III. DESCRIPCIÓN DEL BIEN Descripción general del bien a adquirir, detallando las
cantidades.
En el caso de entregas periódicas, precisar cantidad
de bienes en cada entrega.
Transporte y seguros.

IV. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

En esta sección se detallan todas las características físicas y requisitos técnicos esenciales y de
funcionamiento, incluyendo los valores máximos o mínimos aceptables o garantizados, según
corresponda.

Asimismo, de ser el caso considerar lo siguiente:

 Unidad de medida: Unidades, kg, litros, etc.

 Dimensiones: Forma, tamaño, medidas, peso, volumen, etc.
 Tipo de material, textura, color, modelos
 Presentación del bien: Empaque (bolsa, caja, sixpack, etc), embalaje y rotulado.
 Impacto ambiental
 Acondicionamiento, montaje e instalación
 Otras características que ayude a describir de manera detallada el bien que se necesita
adquirir.

V. OTROS
De ser el caso, y dada la naturaleza de la contratación, indicar si se requerirán visitas, y/o
muestras.

VI. LUGAR DE ENTREGA Consignar el siguiente párrafo: "Los bienes deben ser
entregados en el almacén de PROMPERU sito en
Avenida Jorge Basadre 610, San Isidro, los días
lunes, miércoles y viernes, en el horario de 14:00 a
17:00 Horas"
VII. PERFIL DEL PROVEEDOR Se debe considerar la experiencia del proveedor (no
establecer en años) y de ser necesario el perfil del
personal requerido, considerando formación
académica, experiencia, capacitación y/o

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entrenamiento
De ser el caso, deberá precisarse si el proveedor
requiere contar con una autorización, registro u otros
documentos similares, emitidos por organismo
competente, para ejecutar la prestación.
VIII. PLAZO DE ENTREGA Indicar el plazo o período de entrega, en días
calendario a partir del día siguiente de la notificación
de la Orden de Compra.

En caso de requerirse, entregas parciales del bien,

señalar el cronograma de entregas, especificando las
fechas en las que se realizarán, cada una de ellas.

Indicar, cuando corresponda, si el plazo está sujeto a

la entrega de información, muestras u otro insumo, o,
de la aprobación, para la entrega del bien.

En caso se establezca que la entrega de los bienes

incluye su acondicionamiento, montaje, instalación y/o
puesta en funcionamiento, se entenderá que estas
prestaciones formarán parte del plazo de la
prestación principal, pudiendo establecerse al interior
del mismo los plazos para cada una de estas
actividades.
IX. FORMA DE PAGO Estipular si es un único pago o si serán en pagos
parciales. Indicar la Sub Dirección u Oficina que dará
la conformidad, más el visto bueno del área técnica
especializada.
X. GARANTÍA Indicar el tipo y período de la garantía.

XI. PENALIDAD POR RETRASO EN LA

ENTREGA PARA MONTOS
MAYORES A 3 UIT

XII. SERVICIOS CONEXOS (servicios requeridos para lograr la entrega o el cumplimiento total, del
bien. Aplicable para equipos)

INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA Indicar si el proveedor deberá llevar a cabo servicios

de preinstalación; y,
Señalar las pruebas que se llevarán a cabo y
condiciones de aceptación del equipo, si fuera el
caso, una vez que se encuentre instalado y
funcionando en el lugar solicitado.
Se recomienda indicar, además, qué se deberá
proveer para llevar a cabo dichas pruebas
(idealmente, todo lo necesario).
CAPACITACIÓN Indicar las condiciones específicas de capacitación
para el uso del equipo solicitado, como lugar, número
de personas a capacitar, tiempo de la capacitación,
alcance de la capacitación o algún otro que considere
necesario al respecto.
SERVICIO DE MANTENIMIENTO O Señalar las condiciones para aplicar el mantenimiento
SOPORTE de los bienes solicitados y, los períodos de atención o
algún otro punto específico al respecto.

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ANEXO 2

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TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL

El detalle de las características técnicas de los Términos de Referencia para la contratación de servicios
en general, dependerá de la naturaleza de los servicios a contratar. Sin embargo, los capítulos comunes
son los siguientes:

TÉRMINOS DE REFERENCIA

“CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE _____________________ PARA________________”

I. ANTECEDENTES

Puede consignarse una breve descripción de los antecedentes considerados por el usuario para la
determinación de la necesidad. Se trata de una explicación general respecto del motivo por el cual se
efectúa el requerimiento de contratación del servicio.

II. FINALIDAD PÚBLICA

Describir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación.

III. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

En esta sección se describirá en forma clara, las actividades que realizará el proveedor, señalando
cualquier información que se considere relevante para ejecutar el servicio y el modo en que éste debe
llevarse a cabo con indicación, en caso corresponda, del material que utilizará para realizar el servicio.
Cuando PROMPERU deba hacer entrega de material o información relevante para que el servicio pueda
ejecutarse, se indicará el plazo dentro del cual ello se hará efectivo.
En caso existan reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales que resulten
aplicables, deberá incorporarlos en los TDR.
Por otro lado, para la contratación de los servicios se tendrá en consideración criterios para garantizar la
sostenibilidad ambiental, procurando evitar impactos ambientales negativos.

IV. PRODUCTO

De ser el caso, deberá indicarse si el proveedor debe realizar entregables, para ello debe precisarse que
se entregarán en Mesa de Partes de la Entidad, dirigido a la Sub Dirección, Oficina u Área que
corresponda, en el cronograma de fechas y en el formato o soporte establecido.

V. SEGUROS

Indicar de ser procedente, el tipo de seguro que se exigirá al proveedor, la cobertura, el plazo, el monto
de la cobertura y la fecha de su presentación, tales como el seguro de accidentes personales, seguro de
deshonestidad, seguro de responsabilidad civil, seguro complementario de trabajo de riesgo, entre otros.

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VI. PERFIL DEL PROVEEDOR

Se debe considerar la experiencia del proveedor y de ser necesario el perfil del personal requerido, como
formación académica, experiencia, capacitación y/o entrenamiento.
De ser el caso, deberá precisarse si el proveedor requiere contar con una autorización, registro u otros
documentos similares, emitidos por el organismo competente, para ejecutar la prestación.

VII. PLAZO DE EJECUCIÓN

Indicar los días calendario en los cuales se ejecutará el servicio a contratar, a partir del día siguiente de la
notificación de la orden de servicio o suscripción del contrato, según corresponda para el
perfeccionamiento de la relación contractual, o del cumplimiento de un hecho o condición determinados.

En el caso de servicios de ejecución periódica, además debe indicarse el plazo para el cumplimiento de
las prestaciones parciales.

VIII. FORMA DE PAGO

Estipular si es un único pago o si serán en pagos parciales. Indicar la Sub Dirección u Oficina que dará la
conformidad más el visto bueno del área técnica especializada.

IX. PENALIDAD POR RETRASO EN LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓN POR MONTOS

MAYORES A 3 UIT.

X. SERVICIOS CONEXOS

10.1 Instalación y puesta en marcha,

Indicar si el proveedor deberá llevar a cabo servicios de preinstalación; y, señalar las pruebas que
se llevarán a cabo y condiciones de aceptación, si fuera el caso, una vez que se encuentre instalado
y funcionando en el lugar solicitado.
Se recomienda indicar, además, qué se deberá proveer para llevar a cabo dichas pruebas
(idealmente, todo lo necesario).

10.2 Capacitación,
Indicar las condiciones específicas de capacitación, como lugar, número de personas a capacitar,
tiempo de la capacitación, alcance de la capacitación o algún otro que considere necesario al
respecto.

10.3 Servicio de mantenimiento o soporte,

Señalar las condiciones para aplicar el mantenimiento preventivo o soporte técnico solicitado y, los
períodos de atención o algún otro punto específico al respecto.

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 TABLA REFERENCIAL
PLAZOS ESTIMADOS PARA LA CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS (*)
(dias hábiles)
Adjudicación Concurso/
INTERNACIONAL INTERNACIONAL Publicidad
ACTIVIDADES \ TIPO DE PROCEDIMIENTO Menor a 1 UIT Menor a 8 UIT Simplificada Licitacion P
directas c/ proceso Nacional > 8UIT
> 8UIT y < 400 MIL > = 400 MIL
Registro de SBS y TDR's en el ERP e Informe Técnico de ser el caso 0 0 0 0 0 0 0
preparatorios

Revisión (UAA) y corrección de TDR/ ET (USUARIO) 3 5 10 10 5 5 5

Actos

Indagación de Mercado y determinacion del valor estimado 1 3 5 10 5 5 0

Aprobación de SBS 1 1 3 3 3 3 1
Aprobación de Expediente 0 0 2 2 0 0 1
Elaboración y aprobación de bases/ Informe Técnico 0 0 3 3 3 3 1
(a) TIEMPO ACTOS PREPARATORIOS 5 9 23 28 16 16 8
Convocatoria 0 0 1 1 0 1 1
Procedimiento
de selección

Procedimiento y evaluación (**) 0 0 12 25 0 25 3

Buena Pro 0 0 1 1 0 1 1
Consentimiento 0 0 5 8 0 0 0
(b) TIEMPO PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN 0 0 19 35 0 27 5
Contrato 0 0 8 8 2 8 8
Contrato

Emisión de OS / OC 1 2 3 3 1 3 2
Revisión y Aprobación de OS / OC 1 1 1 1 1 1 1
Registro en el SIAF y notificación de OS / OC 1 1 1 1 1 1 1
(c) TIEMPO FORMALIZACION CONTRACTUAL 3 4 13 13 5 13 12
TIEMPO TOTAL DE CONTRATACION (a+b+c) 8 13 55 76 21 56 25
EQUIVALENTE EN SEMANAS APROX.CONTRATACION 2 3 11 15 4 11 5
EQUIVALENTE EN MESES APROX.CONTRATACION 0,4 0,65 2,75 3,8 1,05 2,8 1,25
(*) No incluye inclusion al PAC / Plazos dependientes de la especializacion y complejidad del bien o servicio a contratar, y/o disponibilidad de los sistemas de información
(**) No se considera el plazo de 10 dias en caso elevacion de consultas y observaciones, ni apelaciones
 NIVELES DE AUTORIZACIÓN DEL
TOPES PARA CADA PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN CONTENIDO MÍNIMO DE LOS TDR O EETT (****)
GASTO
Requiere
TIPO UIT (**) Montos 2017 (*) Niveles Firmas Bienes (EETT) Servicios (TDR)
PAC?

Contratación Directa (***) > a 8 UIT > a 32,400 Si Subdirector - Antecedentes - Antecedentes
≤ a 30,000 ó - Finalidad Pública - Finalidad Pública
Concurso Público >= a 400,000 >= a 400,000 Si Jefe de Oficina - Objetivo - Objetivo
- Descripción del bien - Descripción del servicio
< de 400,000 < de 400,000 Subdirector
Adjudicación Simplificada Si - Lugar de entrega -Entregable
> de 8 UIT > de 32,400 ó
- Perfil del proveedor - Perfil del proveedor
> de 30,000 Jefe de Oficina
Compra Directa <= 8 UIT <= 32,400 No - Plazo de entrega - Plazo de ejecución
y Director,
- Forma de pago - Forma de pago
(*) Ley Nº 30518, Ley de presupuesto del sector público para el año fiscal 2017, art 16. Secretaria General
(**) DS N° 353-2016-EF. Durante el año 2017, el valor de la UIT S/. 4 050,00. (****) Incluir Penalidades para contrataciones > 3 UIT
(***) Antes Exoneración Correo para solicitar clasificador: asignacionclasificador@promperu.gob.pe

UNIDAD DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS / OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION