TALLER DE ORGANIZACION DE EVENTOS

Y PROTOCOLO
 ¿Que es un Evento?
Acontecimiento programado sujeto a la aplicación de una


metodología adecuada, con la utilización de técnicas especificas, el

cual persigue una finalidad determinada.

Es un acontecimiento que se prevé, se planifica y se organiza para
que ocurra, pero en condiciones determinadas donde lo mas
importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben
los participantes.
 Principales Características.


Reunión de grupos de Individuos con intereses comunes.

Satisfacen necesidades colectivas.

Generan altos niveles de comunicación.

Favorecen el intercambio social.

Implican el trabajo conjunto, útil y productivo.

Contribuyen a difundir y mejorar el conocimiento.
¿Cómo se Clasifican los Eventos?
De acuerdo a su Naturaleza:

Culturales.
Deportivos.
Politicos.
Sociales.
Educativos.
Cientificos.
Comerciales.
Tecnologicos.
Recreativos.
Mixtos.
De Acuerdo con el Alcance y Magnitud del
Mismo.

Mundial.

Internacional.

Nacional.

Regional.

Municipal.

Comunal.

Comunitario
De Acuerdo al Grado de Exclusividad

Públicos
Y
Privados
De Acuerdo con el Criterio Economico.

- Autofinanciable.
- Subsidiado.
De Acuerdo a la Técnica utilizada y el
Tratamiento de la Información

Congreso.
Convenciones.
Ferias y Exposiciones.
Talleres.
Foros.
Seminarios.
Simposios.
Jornadas.
Asambleas.
Conferencias.
Panel.
Reuniones.
Semanas y Días Especiales.
Aniversarios.
Inauguraciones
 Estructura de un Evento.

Todo evento posee una estructura determinada que durante

su realización se debe controlar.

Dicha estructura abarca tres fases:

- Apertura: que esta referida a la instalación o inauguración.

- Desarrollo: Donde se cumple el programa.

- Cierre: Que esta relacionado con la Clausura del Evento

 Etapas de un Evento.

PRE - EVENTO: (investigación, planificación y Organización).

EVENTO: (DIRECCIÓN).
POST EVENTO: EVALUACIÓN
 PRE - EVENTO
Previsión: Significa que el evento debe preverse y considerarse dentro
de la realidad del mercado. Ello implica considerar las oportunidades
que se pudieran presentar en distintos ámbitos, áreas y profesiones.

Planificación: Se refiere a planear el evento conjuntamente con otros

que pudieran generarse para el periodo considerado, tomando en cuenta
eventos similares , ámbitos de acción, alcance, sectores y áreas que
involucra, tipo de participación , entre otras variables.

Programación: se refiere a la determinación de los aspectos y

actividades especificas que se derivan del evento planeado.

Organización: se refiere esta función al hecho concreto de lograr

buscar y obtener los recursos humanos, técnicos, materiales e insumos
que requieren para hacer realidad el evento programado.
 Importancia del Pre - Evento

En esta primera etapa se pone en practica lo planificado y la

organización diseña y ejerce sus funciones para cumplir
eficientemente con las actividades programadas, esto no es
sencillo, requiere de entrega del comité organizador a sus
actividades. Ademas, el éxito del evento depende de que se
respete la división de funciones y se apoye en lo posible a los
demás. Cada uno de los miembros del comité organizador
debe conocer PERFECTAMENTE sus responsabilidades y
ejecutarlas eficientemente y con calidad.

La primera impresión que tienen los participantes sobre la

organización del evento es un momento fundamental.
 Pasos a seguir para realizar la lista de
Seguimiento.
1) Se debe realizar un briefing con el cliente para establecer sus
necesidades y expectativas.
2) Efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su
desarrollo). Sincrónico (misión actual, estilo de gerencia, la
estructura, su tecnología y clima organizacional).
3) Selección de la fecha.
4) Selección del o los lugares de realización tomando en cuenta,
capacidad, comida, iluminación, equipos de sonido, proximidad
etc.
5) Seleccionar transporte, alojamiento, A Y B de los Invitados,
ponentes y/o participantes.
6) Defina: a) Los objetivos y políticas del evento (esencial la
fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema , el
alcance y el programa. b) Tipo de Técnicas y normas del evento
de acuerdo los fines y naturaleza.
 Pasos a seguir para realizar la lista de
Seguimiento.

7) Nombrar el Cómite Organizador de acuerdo al evento y su

magnitud con sus respectivas comisiones.
8) Fijar sede provisional del comité.
9) Seleccionar temario.
10)Determinar el numero y el perfil de los asistentes, invitados,
participantes, ponentes y acompañantes de acuerdo al espacio y
recursos financieros.
11) Elaborar el Cronograma General de actividades y el programa.
12) Estimar los Recursos Humanos Materiales y Técnicos.
13) Elaborar el presupuesto ( Costo y gastos mas un 10 a 15 % de
gastos imprevistos)
 COMITE ORGANIZADOR

COORDINADOR GENERAL

Es el responsable del evento, selecciona a cada uno de los

responsables o coordinadores de Comites y realiza un
seguimiento de cada uno de ellos segun los planes de accion
establecidos por cada comite de acuerdo a lo establecido en el
cronograma general de actividades.
 COMITE DE PROGRAMA

Se encarga de la estructura del programa General, sus funciones

son:
- Escoger las actividades y eventos a realizar.
- Estructurar el programa Técnico.
- Seleccionar Coordinadores de actividades.
- Establecer Mecanismos para la presentación y hacer la selección
final del trabajo.
- Entregar los programas establecidos para su reproducción
y distribución.
- Fijar fechas de reunión periódica con el fin de revisar las
actividades ejecutadas y programas de acción pendiente.
- Mantener Informados al comité organizador a través de
reuniones periódicas.
 COMITE DE FINANZAS

Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.

- Buscar los recursos económicos.
- Abrir Cuentas Bancarias.
- Mantener reuniones periódicas con el comité organizador.
- Establecer prioridades de gastos.
- Efectuar los pagos.
- Llevar el Balance detallado de los gastos efectuados.
- Buscar proveedores, Patrocinantes, expositores y expendedores
y establecer monto de participación.
- Elaborar Facturas.
- Programar fecha de entrega.
- Registrar los patrocinantes o expositores del evento.
- Elaborar los contratos.
- Pasar a seguridad listados de patrocinantes y /o expositores
 COMITE DE APOYOYO Y/O SERVICIOS
GENERALES

Se encarga de planificación y logísticas con la celebración del

evento,sus funciones son:

- Reservar los espacios a utilizar.

- Montaje de las tarimas, ubicación de baños instalación de
logistica, equipos a utilizar para cada evento.
- Alquiler de toldos
- Alquiler de equipos de sonido y audiovisuales.
- Reproducción del Material
- Organización y contratación del personal técnico.
- Ubicación de expositores y expendedores.
 COMITE DE PROMOCION Y RELACIONES
PUBLICAS
- Elaboración y diseño de: logos, afiches, premios,
Reconocimientos, Invitaciones y distintivos.
- Promoción Interna y Externa.
- Diseño y Compra de material POP
- Elaboración de pancartas.
- Planificación y coordinación del Protocolo.
- Contratar y coordinar las actividades programadas con el
maestro de ceremonia.
- Coordinar los programas especiales para el comité organizador.
- Coordinar información y entrevistas con los medios.
- Coordinar todos eventos.
- Elaborar los instructivos (para cada evento) de protocolo, para
las entrevistas, para las comidas etc.
 COMITE DE TRANSPORTE.

- Coordinar lo referente al transporte del personal y equipos

- Coordinar la llegada y salidas de los invitados especiales.
- Coordinar búsqueda y traslado de comidas del personal.
- Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al
evento.
- Coordinar con el sector privado la movilización del pueblo.
 COMITE DE SEGURIDAD.

- Coordinar todo el operativo de seguridad en general de todos

los eventos (Invitados,participantes, Publico en general).
- Vigilancia de instalaciones y equipos.
- Constatar y ubicar equipos de prevención de incendios,
- Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
- Controlar la entrada vendedores sin la autorizacion.
 COMITE DE ALOJAMIENTO Y A + B

- Seleccionar alternativas de hospedajes.

- Controlar los servicios de alojamiento.
- Distribuir Las habitaciones de invitados y personal por sexo
- Asignar las habitaciones.
- Seleccionar lugar y equipo de trabajo para elaboración de
alimentos del personal
- Coordinar y seleccionar los desayunos, almuerzos, refrigerio y
cenas del personal e invitados especiales.
- Organizar horarios
- Elaborar menus.
 PLAN DE ACCION
Cada responsable de una comisión debe elaborar un plan de
acción , instrumento que contempla el conjunto de acciones que
deberá ejecutar el responsable de alguna actividad o actividades
para el cumplimiento de los objetivos que se infieren del evento.
Este plan de acción se constituye en la herramienta que permite
evaluar de manera operativa, rápida y eficiente el grado de
cumplimiento y avance de las actividades. Esta herramienta
aplicada correctamente garantiza la puesta en ejecución del
evento y en el se debe considerar los siguientes
aspectos:
- Las actividades, su secuencia de aplicación o desarrollo, el lugar
de aplicación, la duración, los recursos que debe preverse, la
supervisión de la actividad, las condiciones para su inicio, las
pautas para su culminación.
 Elaboracion de un Plan de Acción
Procedimiento para elaborar un Plan de acción:
1) Determine la Comisión que le corresponde: Programas,
Finanzas, apoyo, etc.
2) Determine las Funciones que les son asignadas según el área
en cuestión.
3) Especifique el conjunto de actividades que que deberá
desarrollar para cumplir con las funciones asignada.
4) Cada actividad deberá ser desarrollada en términos de acciones
o tareas, para lo cual Ud. Deberá considerar:
a) Acción a desarrollar.
b) Ámbito de Aplicación.
c) Duración.
d) Recursos a utilizar.
e) Condiciones mínimas a considerar.
f) Responsable.
g) Elaborar un cronograma de trabajo que permita el
seguimiento y el control.
 EVENTO
- Se desarrollan todas las actividades que se planificaron durante
el Pre – evento.
- Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas,
en el lugar y hora estimada, guiadas por la programación que el
comité organizador preparo.
- Su importancia radica en que es el momento de que lo
planificado y lo ejecutado coincidan en términos de las exigencias
planteadas por el cliente. Esta fase garantiza la imagen de la
organización y calidad del evento.
 ACCIONES QUE SE LLEVAN A CABO
- Supervisión , antes y después del evento, del local para verificar
su limpieza y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar.
- Recibimiento de los participantes e invitados especiales.
- Registro de participantes y/o invitados especiales.
- Revisión del sistema general de Información.
- Supervisión de los equipos de sonidos y medios audiovisuales en
operación.
- Supervisión de equipo de anfitrionas y personal de apoyo.
Supervisión de horarios de comida.
- Supervisión de procedimientos.
- Dotación Permanente de recursos y suministros varios , de ser
requeridos.
 POST - EVENTO
Se refiere a la evaluación final y cierre del evento. Consiste
en evaluar los resultados del evento organizado una vez
que este ha culminado.

Acciones a acometer
1)Redactar y enviar las comunicaciones de agradecimientos.
2) Reproducir el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a
los participantes.
3) Evaluar al evento desde todas sus variables.
4) Ensamblar el expediente del evento.
5) Cancelar los Compromisos económicos adquiridos.
6) Cartas de agradecimiento.
7) Otros
 CEREMONIAL

Ceremonial es el conjunto de reglas que determinan el modus

operandi de actos solemnes que hayan sido previamente
normados por la respectiva autoridad civil, eclesiástica, militar o
diplomática.
 PROTOCOLO

El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas

establecidas para las ceremonias y formalidades de carácter
oficial o social, de estricto cumplimiento. Se establecen los
criterios de trato y precedencia de una persona o institución
con relación a sus similares.
 ETIQUETA

Regula la conducta personal de los individuos, son normas

para hacer las cosas correctamente y de manera facil,
expresión formal de los buenos modales.
 ORDEN DE PRECEDENCIA

El orden de precedencia es el orden que asigna el a las , organismos

o instituciones en actos oficiales, bajo la idea de precedencia, es
decir, qué persona u organismo es prioritario sobre otro. Este
orden está regulado por o de forma estricta, de manera que no
haya lugar a discusión o conflicto. A nivel diplomático, la
precedencia de los , generalmente está determinada por la
antigüedad que tienen en ese país, es decir, por el orden
cronológico de presentación de las .
En Las existe también un orden de precedencia, basado en el . Así
existe también en la , en la y en otras organizaciones .
 PRECEDENCIA

Es la ubicación del puesto que personas, banderas e himnos ocupan

en relación con una escala valorativa. En otras palabras: la
precedencia es el orden jerárquico entre iguales necesario para el
desenvolvimiento cortés y cordial de los participantes en algún
acto público, sea oficial, social, religioso o corporativo, entre otros.
 LINEAL
Varias personas se encuentran en la misma línea, una detrás de
otra. Si su número es impar, el lugar de honor se ubica en el
centro, y si es par, en el penúltimo.
 LATERAL
Se presenta cuando varias personas se encuentran en la misma
línea, una al lado de otra, ya sea paradas o caminando. El lugar
referente es la extrema derecha si son en número par y el central
si son en número impar.
 ALTERNADO
En los casos de grupos de personas que ocupan mesas, estrados
o presidios, la precedencia se fija de acuerdo con un sistema
convencional que establece colocaciones equitativas, llamadas
alternat. Partiendo de la figura central, la precedencia mayor es el
lado derecho, después el lado izquierdo y así sucesivamente.
 ALFABÉTICO
Se utiliza para la ubicación de los representantes del gobierno de un Estado y
sus símbolos nacionales, en actos solemnes o en foros internacionales. La
precedencia se establece considerando el orden alfabético del nombre del
Estado, en el idioma oficial del país anfitrión. En el caso de organismos
internacionales, la precedencia se fija por lo dispuesto en su carta constitutiva
o, en su defecto, por los acuerdos que se hayan establecido previamente entre
las partes involucradas. Veamos un ejemplo:
Nombre de los países: México, Brasil, Paraguay, Uruguay, Argentina y España.
GRACIAS POR SU
ATENCION