Definición y Principales Usos:

Microsoft Project es una herramienta de trabajo para administradores y jefes de proyectos, la cual
sirve para organizar y realizar un seguimiento de las tareas de forma eficaz evitando retrasos en
las tareas y desfases en el presupuesto. Básicamente se encarga de la gestión de proyectos y
evaluar su progreso. Existen muchos tipos de herramientas dentro de este software, de forma que
el análisis de los datos es mucho más sencillo.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos es una disciplina reconocida desde los años 50 y que a medida que se
complejizan las tareas dentro de las empresas recobra mayor importancia. Un proyecto siempre
tiene una duración y un trabajo a realizar, pero, una planificación y análisis previos son
fundamentales, dado que el éxito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontáneo. Por
lo tanto, lo primero y más importante es planificar.

Todo proyecto se puede gestionar sin un programa informático. La buena experiencia y saber
hacer del Administrador del proyecto es quien aporta el factor más importante. La herramienta MS
Project facilitará el modo de llevar a cabo de manera conjunta las siguientes acciones que bien
podrían realizarse, pero individualmente, con otros programas.

Entre muchas posibilidades de trabajo, MS Project nos permite:

 Planificar tareas así como asignar recursos a dichas tareas de manera sencilla.
 Realizar un control, organización y seguimiento del proyecto, su duración y los recursos
asignados a las diferentes tareas.
  Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estándar y a traves de diagramas apropiados.

Conceptos Básicos:

 Objetivo: Criterio cuantificable que debe cumplirse para que el proyecto se considere
concluido.

 Tareas: En Project, es una actividad con comienzo y fin, son los pasos organizados
jerárquicamente que se deben seguir para llegar a un objetivo, se pueden realizar de forma
secuencial o simultánea.

 Hitos: Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programación, como la finalización de una fase importante. Si se
especifica una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo
de hito ♦ en el diagrama de Gantt de ese día.

 Recursos: Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de
un proyecto.

Herramientas Diagramáticas:

 Diagrama de Gantt:

Los cronogramas de barras o “gráficos de Gantt” fueron concebidos por el ingeniero

norteamericano Henry L. Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea
de Taylor. Gantt procuro resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su
distribución conforme a un calendario, de manera tal que se pudiese visualizar el periodo de
duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y terminación e igualmente el tiempo total
requerido para la ejecución de un trabajo. El instrumento permite también que se siga el curso de
cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así
como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto.

 Diagrama de Red (Diagrama de PERT)

La vista Diagrama de red de Microsoft Office Project 2010 muestra de una manera gráfica las
dependencias existentes entre las tareas. Cada tarea se representa mediante un cuadro (también
denominado nodo) y con una línea que conecta dos cuadros se señala la dependencia existente
entre dos tareas. Con el Diagrama de red, puede crear tareas nuevas rápidamente en un formato
visual. Puede escribir el nombre y la duración de cada tarea a medida que las crea, o bien, agregar
esta información a todas las tareas más adelante.

Para descargar una versión de prueba de Microsoft Project 2010, por favor ingrese a la siguiente
página web y siga los pasos que encuentra a continuación:

Link de Descarga desde Microsoft: http://technet.microsoft.com/es-ar/evalcenter/ee404758.aspx

(Tenga en cuenta que esta descarga puede demorarse un poco, recuerde que otra opción es
dirigirse a su CAU y utilizar las salas de informática en donde encontrará instalado el
Software Microsoft Project)

Entorno de Trabajo de Microsoft Project:

Creación de Tareas y duración:

Una Tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin, un proyecto

normal se compone de una serie de tareas relacionadas, una tarea
representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser
excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento
periódico de su progreso.

Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar, después se

realiza una estimación del tiempo que llevará realizar cada tarea y se
introduce como una duración.

Para desglosar la lista de tareas con objeto de que aparezca más

organizada y legible, sólo se debe aplicar o anular sangría en las
tareas del proyecto para crear un esquema de tareas de resumen y
subtareas como se verá más adelante.
Para la creación de tareas resumen y subtareas debemos seguir los
siguientes pasos:

1. Para empezar vamos a la pestaña "Formato" y seleccionamos la

opción "Tarea de Resumen del Proyecto", de esta forma podremos
observar el nombre del proyecto ubicado en la primera fila del
item "Nombre de Tarea". (En este caso el nombre que aparecerá es el
mismo nombre con el que hemos guardado nuestro archivo de Microsoft
Project).

2. En el campo Nombre Tarea, escribimos el listado de todas las tareas

necesarias para el desarrollo del proyecto, en este paso es importante
identificar cuales serán las tareas resumen y cuales seran las subtareas:

3. Una vez se tenga el listado de tareas se debe identificar cuáles de

ellas serán subtareas, para convertirlas en subtareas se da clic en el
icono "añadir sangría" , de esta forma generaremos las subtareas y
las tareas resumen.

4. En el campo "duración" de cada tarea seleccionamos el tiempo

(número de minutos, horas, días, semanas, meses) que tomara la tarea
en realizarse introduciendo el valor numérico de la duración y luego la
letra m, h, d, s, ms según corresponda:

m Para definir duración en minutos

h Para definir duración en horas
d Para definir duración en días
s Para definir duración en semanas
ms Para definir duración en meses

Un ejemplo de este paso a continuación:

Al finalizar tendremos el listado de tareas de nuestro proyecto con su

duración. Por favor continúe consultando los contenidos de la asignatura
y recuerde realizar las actividades propuestas.

Microsoft Project proporciona 3 calendarios base, estos son plantillas de

calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, tareas o al
proyecto en general.

Los calendarios base de Microsoft Project son:

• Estándar: El calendario base Estándar refleja la programación de

trabajo tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la
tarde, con una hora de descanso.

• 24 horas: El calendario base 24 horas refleja una programación sin

tiempo de descanso. El calendario 24 horas se puede usar para
programar recursos y tareas de los diferentes turnos de todo el día, o
para programar continuamente recursos de equipos.

• Turno de noche: El calendario base Turno de noche refleja una

programación por turnos desde el lunes por la noche al sábado por la
mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con una hora de
descanso.

Para definir el calendario de un proyecto vamos al menu "Proyecto" y a

continuación damos clic en "Cambiar Tiempo de Trabajo".
Luego damos clic sobre el boton "Crear Calendario"

Luego creamos un nuevo calendario con el nombre "Proyecto 2012-

2" y damos clic en Aceptar.
Seleccionamos la pestaña "Semanas Laborales" y luego damos clic en
el icono "Detalles".

Seleccionamos los dias de Lunes a Viernes, damos clic sobre la opción

"Establecer dia(s) en estos períodos laborables específicos", y
modificamos el horario para estos dias de 8:00 a.m a 12:00 p.m - 2:00
p.m a 6:00 p.m, y damos clic en Aceptar.

Podremos ver reflejado el cambio de horario en el cuadro de dialogo en

la parte superior derecha. damos clic en Aceptar.

Ahora se configuraran los días festivos, para ello nos ubicamos en la

pestaña “Excepciones” y ubicamos un día festivo dentro del calendario,
para este caso eleccionaremos el día 27 de Agosto de 2012, una vez
seleccionado digitamos en el campo “Nombre” de la pestaña
“Excepciones” la palabra “DÍA FESTIVO” y hacemos clic en "Aceptar”

De esta forma ya hemos configurado el calendario laboral con días

festivos y horarios de trabajo el proyecto. Por favor continúe
consultando los contenidos de la asignatura y recuerde realizar las
actividades propuestas.
Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursos
necesarios para llevarla a cabo. Un recurso lo constituye cualquier
espacio o elemento necesario para poder realizar la tarea. En la Hoja de
Recursos se pueden introducir nombres de recursos e información
detallada de estos para posteriormente ser utilizados en una area del
Proyecto.

Para crear una hoja de Recursos para el proyecto ingresamos al menu "Vista" y
luego en la opción "Hoja de Recursos"

Luego se debe plantear una lista de recursos que debamos utilizar en el proyecto
(Humanos y Materiales) y la ingresamos en la hoja de recursos como se muestra a
continuación diligenciando en el campo “Nombre del Recurso”, el nombre de un
material, recurso físico o recurso humano que haya definido, en la
columna“Grupo” asignar el grupo dentro del que estará clasificado el recurso y el
campo "Tasa Estándar" asignamos el costo por hora del recurso.

De esta forma creamos una Hoja de Recursos para un proyecto, ahora

debemos asignarle dichos recursos a las tareas que ya definimos para el
proyecto, para ello realizamos los siguientes pasos:

Como vimos en el anterior tema, crearemo una lista de tareas y

subtareas y en la columna "Recursos" seleccionaremos los que
requiere cada tarea para llevarse a cabo, un ejemplo se muestra a
continuación:
A continuación podremos ver un ejemplo más completo de como debera
verse un proyecto con todos los items diligenciados:

Por favor continúe consultando los contenidos de la asignatura y

recuerde realizar las actividades propuestas.