I.E.S.P.

“Francisco de Paula Gonzales Vigil” - Tacna Proyecto Comunitario - 2019

Secretariado Ejecutivo

PRESENTACIÓN

El presente trabajo, constituye el informe final del Proyecto Comunitario “Clic a la Solidaridad,
ayudando con amor” elaborado por las estudiantes del Sexto Semestre de la carrera
profesional de Secretariado Ejecutivo como parte de la aplicación del Programa Piloto de
FORMACIÓN Y TRABAJO, en convenio con el Ministerio de Educación, implementado en la
Unidad Didáctica Liderazgo y Trabajo en Equipo, a cargo de la Profesora Mirian Ciria Mamani
Mamani.

En este informe se evidencian las actividades desarrolladas antes, durante y después de la

aplicación del Proyecto Comunitario y que fueron planificadas en el Cronograma de
Actividades que inicia a fines del mes de setiembre y finaliza en el mes de noviembre,
considerando como institución beneficiada al Centro de Educación Básica Especial “BEATA
ANA ROSA GATTORNO” de Tacna.

El informe ha sido estructurado de acuerdo a las actividades propuestas en el Plan del

Proyecto Comunitario que hemos implementado, cada punto tratado especifica los anexos
que evidencias su descripción y están enumerados correlativamente, a fin de contextualizar
el marco de los esfuerzos realizados, los resultados obtenidos, las áreas evaluadas y las
lecciones aprendidas.

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ACTIVIDADES DESARROLLADAS
1. Lanzamiento del Proyecto Comunitario:
El Proyecto Comunitario forma parte del contenido propuesto en la Unidad Didáctica Liderazgo y
Trabajo en Equipo con el tema “Lanzamiento del Proyecto Comunitario”, tal como se puede evidenciar
en el Anexo Nº 01: Sílabo, como punto de partida para su concreción.

❏ Fecha del Lanzamiento: Jueves, 19 de septiembre del 2019

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Prof. Mirian Ciria Mamani Mamani

2. Realización del diagnóstico:

Para determinar las acciones a realizar, tuvimos que hacer un Análisis de la Situación, para ello
propusimos una variedad de beneficiarios y analizamos el nivel de necesidad de cada una y el nivel de
prioridad para ser atendido. Entre las propuestas fueron:
● Apoyo a la señora con problemas mentales de la Av. Dos de mayo
● Centro de atención del adultom mayor “San Pedro”
● Ayuda al niño...
● Entre otros

Analizamos cada propuesta, escuchamos las posiciones de cada estudiante: los pros y contras; ello
permitió validar la decisión que nos llevó a definir la ayuda al Centro de Educación Básica Especial
“BEATA ANA ROSA GATTORNO” de Tacna.

La información que teníamos de esta institución es que es una institución de educación especial de
gestión estatal nada más, pues lo que sabíamos no era suficiente ya que se requería información
especialmente de las carencias y necesidades que tenía para trabajar en ellas.
Se formó una comisión especial que se encargaría de ir a visitar las instalaciones, observar, conversar y
aplicar una Ficha de Entrevista (Anexo Nº 02: Ficha de Entrevista) que se había preparado para recoger
información necesaria.

Este instrumento se aplicó a una docente y a la directora de la institución. Se observó cada espacio bajo
la dirección de la directora y se pudo recoger toda la información necesaria.

❏ Fecha de Primera Visita: Martes, 01 de octubre del 2019

La comisión encargada, en el salón de clase, dio a conocer la información recogida. Se anotó en la pizarra
la lista de necesidades y por consenso determinamos qué tipo de ayuda daremos a la institución
beneficiaria.

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de las estudiantes: Ana Paula, Deker, Maricielo, Claudia y
Vanesa

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3. Elaboración del Proyecto Comunitario:

El Primer paso para empezar a trabajar el Proyecto Comunitario, ha sido la Formulación de Objetivos
(General y Específicos), metas para tener una visión clara de lo que pretendíamos y determinar los
cursos de acción que se ejecutarán.

Luego de ello se formuló el Proyecto Comunitario considerando la siguiente estructura básica:

● Denominación
● Justificación
● Descripción
● Objetivos: General y Específicos
● Responsables
● Cronograma de actividades
● Recursos
● Presupuesto
● Evaluación

(Anexo Nº 03: Proyecto Comunitario)

❏ Fecha de elaboración: 17/10/19

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Prof. Mirian Ciria Mamani Mamani

4. Aprobación del Proyecto Comunitario

Para oficializar esta actividad, se presentó, como primera instancia, un informe adjuntando el Proyecto
al Director de nuestra institución, a Jefatura de Unidad y a Jefatura de Área Académica de Secretariado
Ejecutivo, para su conocimiento y aprobación de este Proyecto.

(Anexo Nº 04: Informe Nº 020-2019-TACNA)

❏ Fecha del informe: Jueves, 17 de octubre del 2019

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de Jefe de Área Académica de Secretariado Ejecutivo y la
Jefatura de Unidad Académica.

5. ORGANIZACIÓN DE COMISIONES GENERALES

Para poner en acción las actividades del Proyecto Comunitario, primero nos organizamos en cuatro
equipos de trabajo de acuerdo a la propuesta del Programa Formación y Trabajo.

(Anexo Nº 05: Organización del Proyecto Comunitario)

De acuerdo a las funciones que debe cumplir cada comisión, se han asignado a sus integrantes tomando
en cuenta sus habilidades y su iniciativa para conformarla.

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Cada comisión quedó establecida de la siguiente manera y cumplieron las siguientes funciones:
a. Comisión de RECURSOS Y FINANZAS:

Función asignada: Administrar los recursos Financieros (Registrar los gastos, distribuir el
dinero, elaborar el informe económico).

b. Comisión de GENERACIÓN DE FONDOS

Función asignada: Gestionar recursos (Organizar actividades para generar fondos, buscar
donaciones de instituciones: económicos y/o materiales, entre otros)

c. Comisión de COMUNICACIONES

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Función asignada: Registrar todo el Proyecto y elaborar el informe final (Inicio, Proceso y
Finalización con evidencias: Fotos, videos, documentos, PPT, etc.)

d. Comisión de INTERVENCIÓN SOCIAL

Función asignada: Coordinar y elaborar itinerarios (Coordinar con la población beneficiada,

establecer cronogramas, itinerarios y hoja de ruta y realizar el seguimiento en todo el proceso)

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Prof. Mirian Ciria Mamani Mamani

6. ELABORACIÓN DE FICHA DE SUBCOMISIONES

Para organizarnos y determinar tareas específicas a cada estudiante, se elaboró la Hoja de
subcomisiones Nº 01 considerando las siguientes actividades:
A. COTIZACIONES Y CONTRATOS CON PROVEEDORES
B. ELABORACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE OFICIO
C. ELABORACIÓN DEL INFORME ECONÓMICO DE LA ACTIVIDAD PRO-FONDOS Y APORTES ECONÓMICOS
D. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL BANNER PRINCIPAL
E. ORGANIZACIÓN DE LA CEREMONIA DE ENTREGA E INAUGURACIÓN DE BIENES
F. ELABORACIÓN DE DIAPOSITIVAS Y EXPOSICIÓN
(Anexo Nº 06: Hoja de Subcomisiones Nº 01)
NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Prof. Mirian Ciria Mamani Mamani y las coordinadoras
generales del proyecto: Ana Paula Franco LLipita y Maryori López Vesgas

7. Elaboración y distribución de Oficio de autorización del proyecto comunitario

Para continuar con la formalidad correspondiente, como segunda instancia, se elevó un Oficio de fecha
18 de octubre del 2019 desde la Dirección del IESTP “Francisco de Paula Gonzáles Vigil” a la Dirección
del Centro de Educación Básica Especial “BEATA ANA ROSA GATTORNO” de Tacna, Prof. Susan Gutierrez
Ramirez, por tal motivo, para su Aprobación respectiva.
(Anexo Nº 07: OFICIO Nº 948-2019-DG-IESTP-FPGV-TACNA)

Para tal efecto, la Directora del Centro de Educación Básica Especial “BEATA ANA ROSA GATTORNO”,
emitió una Resolución Directoral donde resuelve:
Primero: Aprobar la ejecución el Plan del Proyecto Comunitario denominado: “CLIC A LA SOLIDARIDAD,
AYUDANDO CON AMOR”

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Segundo: AUTORIZAR el permiso de las estudiantes del Sexto Semestre de la especialidad de

Secretariado Ejecutivo para que realicen las acciones programadas en el mencionado Plan como se
anexa al presente.
(Anexo Nº 08: RESOLUCIÓN DIRECTORAL Nº 022-2019-D-CBARG-TACNA)

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Intervención Social.

8. Diseño e implementación del Banner principal

Para contar con un instintivo que nos represente en todo el proceso de ejecución del Proyecto
Comunitario, decidimos contar con un Banner. Para ello, utilizando el Corel Draw diseñamos uno de
tamaño adecuado para portarlo a cualquier lugar, además aprovechamos como base un caballete que
la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo cuenta.
El banner diseñado y que nos acompañó en todo momento es el siguiente:

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Comunicaciones

9. Organización y ejecución de actividades pro-fondos: Pollada

Como toda actividad, se requiere de diferentes recursos principalmente del financiamiento económico
para lograr las actividades planificadas en bien de la institución beneficiada. Para ello organizamos una
POLLADA Pro-Fondos.
Nos organizamos en subcomisiones, en tres etapas:

● Etapa Previa: Compras, Limpieza de pollos, Papas y motes, Sazonado de pollos, Verduras y
Rocoto
● Etapa de Ejecución: Cocción de pollos, Servicio al cliente, Control de Tickets, Refrigerio.
● Etapa Posterior: Lavado de utensilios, Limpieza, Informes preliminares

(Anexo Nº 09: Hoja de Subcomisiones Nº 02)

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Para lograr recaudar los fondos, pusimos a la venta 200 platos distribuidos en 10 tickets por estudiante,
incluida la profesora del curso. Cada ticket tenía un costo de S/ 10.00. Esta actividad se realizó el día
sábado 12 de Octubre en casa de una de nuestras compañeras y nos facilitó el acceso a su casa para la
preparación y atención al público.

Por falta de presupuesto debido al alza de los precios y el pago de servicio de los proveedores (el costo
real excedió al costo planificado) tuvimos que realizar una segunda actividad: POLLO AL HORNO - Pro-
Fondos.

En esta ocasión, se tuvo que organizar con inmediatez ya que el plazo para cumplir lo planificado se nos
vencía. Gracias al compromiso de todos, hicimos realidad la venta de 200 tickets en tiempo record
(planificamos el viernes .25 de octubre y lo ejecutamos el domingo 27 de octubre del 2019) y
recaudamos el fondo esperado.

(Anexo Nº 010: Hoja de Subcomisiones Nº 03)

Las evidencias de esta actividad han quedado registradas en fotografías que se adjuntan en el
presente informe.

(Anexo Nº 11: Evidencias fotográficas: Actividades Pro-Fondos)

NOTA: Para estas dos actividades, la responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Generación de
Fondos

10. Elaboración del Informe económico de la actividad pro-fondos y aportes económicos

Una vez finalizada cada actividad pro-fondos, la comisión que se encargó de realizar las compras de los
insumos, y la comisión de control de tickets rindieron las cuentas a la comisión de Recursos y Finanzas
sobre los gastos efectuados por cada compra, así como los ingresos obtenidos; se utilizó el programa
Ms-Excel para elaborar cuadros detallando la cantidad, insumo y precio correspondiente, así como
fórmulas adecuadas para hacer los cálculos correspondientes y obtener un balance total de cada uno
para determinar las ganancias que se obtuvo por cada actividad.

(Anexo Nº 12: Informe económico - 1)

(Anexo Nº 13: Informe económico - 2)
NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Recursos y Finanzas

11. Cotizaciones y contratos con proveedores

Para tener establecer los contratos, previamente se realizó las cotizaciones.

Para cada adaptación que realizaríamos en la institución beneficiada, teníamos que realizar contratos
con:

- Carpintero (Banca, tablones y ruedas para mesas)

- Pintor (circuito lúdico)

Asimismo, hemos comprado materiales e insumos para realizar las mejoras en el cerco del jardín,en
este caso, esas mejoras lo realizamos nosotras mismas organizadas.

Los gastos realizados se evidencian en boletas de venta y recibo por honorarios de servicios prestados.

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(Anexo Nº 14: Comprobantes de gastos realizados)

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Recursos y Finanzas

12. Coordinaciones previas y seguimiento permanente de todo el proceso

Todo el proceso que se llevó a cabo en el Proyecto Comunitario, desde la etapa de diagnóstico hasta la
entrega del trabajo realizado en la institución beneficiada a sido coordinado con las personas
indicadas y cada comisión responsable, se ha hecho el seguimiento permanente de todo el proceso y
se reportado a la docente encargada los avances, los aciertos y desaciertos; se han tomado medidas
correctivas en situaciones que se requería cambiar de estrategia para la mejora de todo el trabajo y
cumplir los objetivos planteados.

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Intervención Social

(Anexo Nº 15: Evidencias fotográficas: Proceso del Trabajo)

13. Organización de la ceremonia de entrega e inauguración de bienes

Antes de culminar todo el trabajo de adaptaciones para el acondicionamiento de los espacios

exteriores al aula y del mobiliario, se organizó la entrega oficial a la institución beneficiaria. Formamos
comisiones y establecimos la fecha y hora de la actividad.

Fecha: 30 de octubre del 2019 Hora: 11:30 hrs

Lugar: Patio central del Centro de Educación Básica Especial “BEATA ANA ROSA GATTORNO”
Por motivos de demora en el trabajo de las bancas de espera para niños y el trabajo de mejoramiento
del Cerco del jardín se tuvo que reprogramar la fecha.

Fecha: 12 de noviembre del 2019 Hora: 11:30 hrs

Asimismo, para efectos de autorización, hemos presentado el INFORME Nº 21-2019-TACNA, el 9 de
noviembre del 2019, al Jefe de Unidad Académica y a la Jefa de la carrera profesional de Secretariado
Ejecutivo, cuyo asunto es: “Autorización para ejecutar Ceremonia de entrega, según Proyecto
Comunitario”.

(Anexo Nº 16: Informe Nº 021-2019-TACNA)

Esta actividad se llevó a cabo, tal como lo habíamos planificado. Se realizaron las siguientes tareas:

- Conducción del Programa Central (Anexo Nº 17: Programa Central)

- Reseña del Proyecto (Anexo Nº 18: Reseña del Proyecto)
- Descripción de la entregado (Anexo Nº 19: Descripción de los bienes entregados)
- Otros (Anexo Nº 20: Evidencias fotográficas-Ceremonia de entrega )

Todos estos bienes, adaptaciones que se han realizado en el Centro de Educación Básica Especial
“BEATA ANA ROSA GATTORNO” se ha formalizado con la elaboración de una Acta de entrega firmado
por las estudiantes coordinadoras del Proyecto Comunitario y la docente responsable de la Unidad
Didáctica.
(Anexo Nº 21: Acta de entrega)
NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Intervención Social

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14. Elaboración del informe económico general

Una vez concluido la entrega de todos los bienes, se ha elaborado un Reporte Económico General
considerando todos los ingresos obtenidos a través de las actividades Pro-Fondos, gestiones y
aportaciones; los gastos generados en la compra de materiales e insumos, pago a servicios prestados
para el acondicionamiento del Centro de Educación Básica Especial “BEATA ANA ROSA GATTORNO”,
gastos de la ceremonia de entrega y de la presentación institucional.

(Anexo Nº 22: Balance Final-General)

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Recursos y Finanzas

15. Elaboración del informe final, presentación ppt y exposición

Al finalizar todo el proceso del Proyecto Comunitario, se elaboró un Formato de Documento en Ms-
Word y se compartió un enlace a los correos electrónicos de todas las estudiantes del salón para trabajar
de manera colaborativa e implementar el FODA del Proyecto Comunitario, para ello, cada estudiante
identificó las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas del trabajo realizado.

(Anexo Nº 23: FODA del Proyecto Comunitario)

Todos los aportes dieron lugar a elaborar un Consolidado General.

(Anexo Nº 24: FODA Consolidado del Proyecto Comunitario)

Asimismo, cada alumna implementó los Aspectos de Mejora que serán de mucha utilidad para realizar
futuras actividades
(Anexo Nº 25: Aspectos de Mejora del Proyecto Comunitario)

Con respecto a la Presentación de Diapositivas, las estudiantes a cargo, recogieron toda la información
de las diferentes comisiones, así como las evidencias fotográficas. Este producto se utilizó en la
Presentación Institucional de los Proyectos Comunitarios implementados por las diferentes carreras
profesionales que vienen aplicando el Programa Piloto de Formación y Trabajo.

(Anexo Nº 26: Presentación de Diapositivas del Proyecto Comunitario)

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Comunicaciones

16. Evaluación del Proyecto Comunitario

Las comisiones de las actividades realizadas han sido evaluadas aplicando un instrumento de auto y
coevaluación

(Anexo Nº 27: Evaluación de Comisiones)

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Deker y Ana Paula

17. Presentación del Proyecto Comunitario a nivel institucional

En esta última etapa, se han realizado comisiones para organizar todas las actividades que implica la
autorización del evento por parte de dirección, emisión de invitación al sector productivo,
ambientación, la logística, exposición de proyectos, entre otros.

(Anexo Nº 28: Hoja de Comisiones-Presentación Institucional)

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Para iniciar esta actividad, los representantes de los Proyectos Comunitarios de las diferentes carreras
profesionales elevaron un Informe a Dirección para solicitar la Autorización y se realice la Exposición
Institucional con la presencia de toda la comunidad Vigiliana.

(Anexo Nº 29: Informe: Autorización para exposición de Proyectos Comunitarios)

Asimismo, se solicitó, que a través de la Dirección se Oficie invitación al Sector Productivo y

representantes de los beneficiarios de los proyectos comunitarios.

(Anexo Nº 30: Autoridades a invitar en la Exposición de PC-2019)

En el evento expusieron cada proyecto comunitario de acuerdo al orden establecido en las reuniones
de coordinación.

Se aplicó una Encuesta de Opinión al público espectador para que dé su opinión sobre el evento.

(Anexo Nº 31: Encuesta de Opinión)

(Anexo Nº 32: Evidencias fotográficas: Exposición institucional)

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Comunicaciones e Intervención Social

18. Entrega de informe escrito

Este informe se ha realizado luego de todo un análisis de la planificación, ejecución y evaluación del
Proyecto Comunitario y se han adjuntado todas las evidencias para dar fe de lo expuso.

NOTA: Esta responsabilidad estuvo a cargo de la Comisión de Comunicaciones e Intervención Social

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ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo Nº 01: Sílabo

Anexo Nº 02: Ficha de Entrevista
Anexo Nº 03: Proyecto Comunitario
Anexo Nº 04: Informe Nº 020-2019-TACNA
Anexo Nº 05: Organización del Proyecto Comunitario
Anexo Nº 06: Hoja de Subcomisiones Nº 01
Anexo Nº 07: OFICIO Nº 948-2019-DG-IESTP-FPGV-TACNA
Anexo Nº 08: RESOLUCIÓN DIRECTORAL Nº 022-2019-D-CBARG-TACNA
Anexo Nº 09: Hoja de Subcomisiones Nº 02
Anexo Nº 010: Hoja de Subcomisiones Nº 03
Anexo Nº 11: Evidencias fotográficas: Actividades Pro-Fondos
Anexo Nº 12: Informe económico – 1
Anexo Nº 13: Informe económico – 2
Anexo Nº 14: Comprobantes de gastos realizados
Anexo Nº 15: Evidencias fotográficas: Proceso del Trabajo
Anexo Nº 16: Informe Nº 021-2019-TACNA
Anexo Nº 17: Programa Central
Anexo Nº 18: Reseña del Proyecto
Anexo Nº 19: Descripción de los bienes entregados
Anexo Nº 20: Evidencias fotográficas-Ceremonia de entrega
Anexo Nº 21: Acta de entrega
Anexo Nº 22: Balance Final-General
Anexo Nº 23: FODA del Proyecto Comunitario
Anexo Nº 24: FODA Consolidado del Proyecto Comunitario
Anexo Nº 25: Aspectos de Mejora del Proyecto Comunitario
Anexo Nº 26: Presentación de Diapositivas del Proyecto Comunitario
Anexo Nº 27: Evaluación de Comisiones
Anexo Nº 28: Hoja de Comisiones-Presentación Institucional
Anexo Nº 29: Informe: Autorización para exposición de Proyectos Comunitarios
Anexo Nº 30: Autoridades a invitar en la Exposición de PC-2019
Anexo Nº 31: Encuesta de Opinión
Anexo Nº 32: Evidencias fotográficas: Exposición institucional

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