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Técnicas de Apresentações
SUMÁRIO
1. COMUNICAÇÃO ............................................................................................................................................ 2
5. ELABORANDO A FORMA............................................................................................................................. 15
6.3 SLIDES....................................................................................................................................................... 21
Marcela Castro
2
1. COMUNICAÇÃO
Existe?
Podemos encerrar com palavras o que é comunicação?
Pessoalmente prefiro não fazê-lo, pois entendo ser um conceito muito abrangente para ser
limitado às possibilidades do nosso vocabulário.
Simples assim, mas completo o suficiente para contemplar todas as formas de mensagens,
todos os canais utilizados e todos os demais envolvidos, sejam emissores e receptores.
Há séculos o ser humano se orienta por sinais naturais e segue caminhos direcionando-se
pela posição de diversas galáxias. Se a vida evolui pela liberdade e grandeza dessa
comunicação, como poderia eu restringir o mundo ao meu conceito de universo 1.
1
Mundo e Universo são sinônimos, mas cada um de nós tem uma percepção sobre a abrangência de cada um e
de qual contém qual. É só mais um paradoxo da comunicação.
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3
2 O PODER DA COMUNICAÇÃO
É comum ouvirmos no meio empresarial que “informação é poder”. Ora, por analogia, se
informação é um elemento da comunicação, podemos afirmar que comunicação é poder.
Desta vez não é tão simples assim. A racionalidade não funciona de forma direta em razão
da subjetividade envolvida, pois informação é algo que se tem ou não se tem e
comunicação é algo que se faz ou não se faz; podendo ainda ser bem ou mal feita. Mas há
como aproveitar o poder por intermédio da comunicação.
Com base no resumo apresentado pela Profª. Eunice Mendes (2007), listamos seis
possibilidades onde a comunicação pode levar ao poder. São elas:
Poder de autoconhecimento
A comunicação é a ponte para o crescimento e a transformação pessoal, porque evita
ilusões sobre si e ajuda a construir uma autoimagem mais verdadeira, sem máscaras ou
disfarces, aumentando a influência sobre o mundo externo e criando as condições para
que os sonhos pessoais se concretizem.
O diálogo é uma forma de pensar, ouvir, falar e aprender em conjunto, a qual nos permite
criar fontes de confiança, respeito mútuo, colaboração e produtividade.
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Poder de criar
A comunicação ajuda a desenvolver a criatividade. Na troca comunicativa, exercitamos a
nossa capacidade de argumentação e contestação, fazemos analogias, trazemos à luz
ideias latentes. Nossa mente trabalha com rapidez estabelecendo conexões, fazendo
associações entre fatos e argumentos, elaborando ideias, despertando a atenção das
pessoas.
Toda atividade profissional é otimizada por meio da comunicação. O nosso melhor currículo
é o que conseguimos transmitir aos nossos parceiros e colegas de trabalho.
Poder de liderar
A comunicação está na própria essência da liderança eficaz. Liderar é persuadir e transmitir
com clareza, segurança e naturalidade o que é preciso fazer, por que e como fazer. E por
ser a comunicação uma via de mão dupla, o líder precisa saber ouvir, ser empático e estar
aberto às contribuições. Essas habilidades promovem um ambiente saudável e aumentam
a produtividade. A arte da persuasão facilita o caminho para a liderança eficaz.
A partir desse ponto adotaremos o ponto de vista de que a mensagem a ser comunicada
depende, obrigatoriamente, de uma configuração física para ser transmitida e que,
portanto, constitui-se numa apresentação.
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Nesse caso, a recomendação é que a Forma seja mais prestigiada do que o Conteúdo, já
que a percepção da informação pode ser mais bem alcançada pela maneira como a
informação é apresentada, do que pelo seu significado puramente objetivo.
Ressaltamos que não se trata de apenas “dar um show”. A forma que a que fazemos
referência significa estrutura. Isso quer dizer que é necessário ser muito objetivo em
relação ao conteúdo e que este seja divulgado de forma a que o receptor receba o que de
mais importante ou significativo houver, para a sua tomada de decisão pelo mais simples
dos filtros — aceitar ou não aceitar o que está sendo apresentado — e de acordo com os
objetivos do emissor.
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Recentemente, após estudos que realizou, o Prof. Carlos Augusto Costa, Coordenador do
Laboratório de Neuromarketing da FGV Projetos, nos orienta sobre a importância de dois
aspectos para a guarda de informações:
Complementa afirmando:
Hoje estudos comprovam que somos máquinas emocionais,
diferente do que se achava no século passado, quando
éramos máquinas racionais. 85% das nossas ações são
emocionais e inconscientes, fazemos e depois procuramos
racionalizar e justificar a ação. A junção da atenção e da
emoção fornece o grau de potencialização da memorização,
se uma coisa me chamou atenção, mas não emocionou, ela
tem um poder menor, ao passo que, se algo me emocionou
bastante, ficará armazenado no cérebro.
Então, tudo o que você precisa é de informação. E esse é o seu maior problema.
A razão é simples: você domina o conteúdo e tenderá a querer mostrar isso. Entretanto,
não é isso que a sua audiência espera. Ela tem outras expectativas, pode ter certeza.
Ela quer o que for lucro, benefício ou vantagem para ela e espera que você apresente isso,
rapidamente. Então, o que fazer com toda a informação que você obteve ao se preparar
para essa apresentação? Vamos conversar sobre isso.
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Felizmente o que você tem é um problema, pois todo problema tem solução. Para esta
solução nos baseamos no que afirma o especialista em psicologia da imaginação aplicada
Bill Jensen: “A acessibilidade total que conquistamos não implica precisarmos de tudo.”
Então, é só escolher as informações adequadas que está tudo resolvido. Para isso, vamos
conhecer o caminho das pedras, seguindo orientações fornecidas pelo Administrador
Normann Kestenbaum no livro Obrigado pela informação que você não me deu (2008).
Partimos pela aplicação de seus três critérios: relevância, concisão e simplicidade.
Relevância e priorização
Nas palavras do autor, “toda apresentação é um exercício organizado de sustentação de
uma proposta importante colocada logo nos primeiros momentos. A isso se chama
objetividade, e dela fazem parte a relevância e a priorização”. (KESTENBAUM, 2008, p.25)
Para que os objetivos de uma apresentação fiquem claros e de fácil compreensão, não
podem ser muitos. Um volume elevado de informações aumenta a complexidade na
seleção para a tomada de decisão, estimulando também a resistência à mudança.
É aqui que a priorização faz diferença, ou seja, nas escolhas que o apresentador faz entre
as muitas informações que coletou e aquelas que realmente são prioritárias para sua
apresentação.
Concisão
A maioria das pessoas ainda imagina que um trabalho conciso, ou seja, com poucas e
fundamentais informações, apresentado em um breve tempo, foi fruto de pouca dedicação
à elaboração. Ledo engano!2
Simplicidade
2
Ledo engano – expressão que significa um engano cometido por alguém sem consciência do erro.
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O objetivo da simplicidade é facilitar a absorção da mensagem para pessoas cada vez mais
pressionadas pela escassez de tempo. A saturação de informação estimula a desatenção
que, por sua vez, dificulta a absorção da mensagem.
Entretanto, chegar à simplicidade é complexo, pois requer muita atenção para cada
informação e sua relação com os objetivos do apresentador e da audiência. A importância
da simplicidade está relacionada ao fato de que o apresentador tem que “atrair e impactar
sua audiência, poupando-a de ouvir toda a complexidade e dificuldades que enfrentou para
chegar ali. [...] Em resumo, não é preciso compartilhar o desenvolvimento do raciocínio,
mas apenas expor os resultados produzidos por ele. Mais que facilitar o entendimento, a
simplicidade tem outra função vital: retenção de conhecimento”.(KESTENBAUM, 2008,
p.38)
Agora é preciso ampliar nossa percepção, para que a comunicação gere a influência
desejada no receptor, ou seja, o Efeito Desejado. Para tal, é preciso que assumir a posição
dos envolvidos no processo, o que faremos a partir do conceito originalmente formulado
por John Grinder e Judith De Lozier 3 e estendido pelo biólogo e antropólogo Gregory
Bateson. “da meta ou principal posição, chegamos à dupla e à tripla posição”,
posteriormente chamada por Robert B. Dilts4 de Posições Perceptivas.
Sempre que for preciso comunicar algo a alguém, individualmente ou em grupo, direta ou
indiretamente, de forma presencial ou remota, devemos nos colocar nas três posições
perceptivas, observando as várias etapas do processo de comunicação pelo ângulo ou
ponto e vista de cada uma dessas posições.
3
Turtles All the Way Down: Prerequisites to Personal Genius. Scotts Valley, CA: Grinder & Associates (1987).
4
Fonte: Encyclopedia of Systemic NLP and New Code - http://nlpuniversitypress.com/ de Robert Dilts e Judith
DeLozier. Tomo “P”, 2000, p.938-940
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É isso que devemos buscar, entender como estaremos sendo percebidos pelo outro durante
a apresentação e o que sabemos sobre a percepção desse outro.
Para se colocar na Terceira Posição, precisamos observar a situação com o olhar de outro
observador, como se fosse um agente externo à relação emissor / receptor. Em suma, é
ver a situação por um ângulo que permita observar a interação que ocorre entre todos os
envolvidos em cada momento da apresentação.
Aqui são consideradas as suas crenças, valores e sentimentos e também as da outra pessoa
ou grupo.
Em razão disso, ser objetivo naquilo que desejamos comunicar é uma das regras de ouro.
Entretanto, ao contrário do que se quer como resultado, o processo para elaboração do
conteúdo objetivo deve ser abrangente. Só depois de avaliar todos os dados disponíveis é
que nos será possível extrair as informações relevantes para nossa apresentação. Como
fundamento, vamos parafrasear uma recomendação de John Maeda5: ser objetivo é
subtrair o óbvio e adicionar apenas o que faz sentido.
E tudo começa com perguntas. Perguntas para si mesmo e para quem mais puder
responder, de forma que você tenha em mãos os elementos necessários para fazer uma
boa escolha daquilo que irá comunicar.
Para a sua audiência você deverá inferir o que ela deseja, o porquê estarão lá para ouvir,
de você, o que necessita, o que de melhor você entregará para ela.
Shinyashiki (2012, p.60) diz que, ao ser contratado para uma apresentação, sempre
procura saber qual o objetivo do cliente, ou seja, o que fez esse cliente procurá-lo e o que
o deixará feliz.
Mais adiante, o autor ressalta que esse objetivo geralmente “nasce de desejos, ameaças,
desafios, oportunidades e problemas que fazem parte do dia a dia do cliente”. [...] E que
5
John Maeda é designer, tecnólogo, professor do MIT e autor do livro The Laws of Simplicity, 2010.
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“é muito importante lembrar que o objetivo da apresentação sempre deve estar ligado a
uma ação que você espera que o a audiência desempenhe, depois de ouvir o que você tem
a dizer”. (2012, p.80-81)
Algumas perguntas servem de base para qualquer tipo de apresentação. Seu uso é
frequente no jornalismo: o quê, quem, quando, onde, como e porquê. São as perguntas
que compõem o lide (lead) jornalístico, ou seja, servem de guia para a introdução de uma
matéria. A essas, sugerimos adicionar mais algumas:
Além das perguntas que sugerimos, cabe ao apresentador incluir quantas mais considerar
necessárias para o adequado planejamento. Também deverá fazer pesquisas sobre o
assunto, pontos de vistas favoráveis e contrários e, se for o caso, histórico e
posicionamento da empresa.
Nesta fase inicial, que chamamos de Preparação, você definiu os objetivos, procurou
conhecer sua audiência (ouvintes) e tem que buscar a terminologia adequada a ser
aplicada, ou como se diz popularmente, “falar na língua do outro”. Esses são os três passos
da Preparação.
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O método que recomendamos para a Abertura está fundamentado nas lições do Prof.
Reinaldo Polido, consolidadas em diversos livros de sua autoria e amplamente divulgadas
por ele em sites específicos6.
E se estamos interessados na audiência, é preciso fazer com que ela também se interesse
por nós. Chegou a hora de criar um ponto em comum, uma aproximação emocional, uma
forma de você ser aceito pela audiência, ou seja, uma Identificação.
Essa fase é importante porque a comunicação é um relacionamento que se dá, ou não, por
meio do compartilhamento de significados. A formação dos significados iniciais se dá a
partir das expectativas dos envolvidos. Quando há aproximação emocional entre as partes,
os significados tendem a ser mais complacentes, facilitando a aceitação da mensagem.
O uso de datas, eventos, circunstâncias, locais e até pessoas, são excelentes formas de se
buscar aproximação com a audiência, desde que planejados e confirmados sobre o seu uso
de forma positiva.
Ouvidos abertos, confiança conquistada, entregue o presente. Isso mesmo, chegou a hora
de dizer para a audiência qual é o seu propósito, ou seja, o que ela vai ganhar ao lhe ouvir
até o final, em outras palavras, qual a vantagem, o lucro ou o benefício que terá ao lhe
ouvir. Esse momento é chamado de Proposição.
E lembre-se: a Proposição é para a audiência e não para você. Repetimos: é o benefício
ou a vantagem que levará por lhe ouvir.
Apresentamos o VIP nesta ordem, seguindo apenas a lógica mais usual, o que não invalida
que o apresentador o faça na ordem que considerar mais conveniente. Só não pode é
deixar de fazê-lo.
Nos casos em que a audiência já conhecer o apresentador, como ocorre nas apresentações
feitas no ambiente interno das empresas, a Identificação pode ser suprimida.
6
Como exemplo, ver:
http://www.polito.com.br/portugues/artigo.php?id_nivel=12&id_nivel2=175&idTopico=467
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Eunice Mendes (2007, p.69) faz algumas recomendações sobre o que deve ser evitado,
ressaltando: Evite começar com piadas; não se autopromova nem fique se desculpando;
não diga que vai roubar uns minutinhos da atenção, nem que não está à altura de tão
seleta plateia; não demonstre mau humor, nem faça comentários negativos sobre pessoas,
eventos ou lugares; não diga que o assunto é complexo e que apenas vai dar uma
pincelada.
Complementamos com três dicas especiais, fazendo com que você se diferencie e não
cometa erros comuns aos apresentadores despreparados:
1) Ao se apresentar, não diga “Para os que não me conhecem, meu nome é....”;
(por acaso você tem outro nome para os que já lhe conhecem?)
Mesmo quando a audiência for composta por pessoas que o conhecem e também
por aqueles que ainda não tiveram essa oportunidade, resista! Não fale daquela
forma. Apenas diga “Eu sou Fulano de Tal...”.
2) Nunca diga que “vai falar apenas um pouquinho sobre...”. Quando você fala só
“um pouquinho”, deixa de falar.... UM MONTÃO, ou seja, sua audiência se sentirá
pouco informada. Melhor dizer que trouxe “as principais informações”, ou “as mais
relevantes”, ou “as mais atualizadas”, ou ainda “as suficientes para uma boa
tomada de decisão”.
3) Não comece dizendo “Não sei se vocês sabem....”, pois corre o risco de ouvir
“Isso nós já sabemos!” Nem diga, “Como vocês sabem...”, pois pode ser que alguém
não saiba. Se a intenção é generalizar algo, melhor dizer apenas “Tem sido comum
que...” ou “Muitas pessoas já sabem que...”.
O Dr. Peter Honey, psicólogo e especialista em habilidades interativas afirma que “No que
diz respeito aos outros, você é o que aparenta”. (HONEY apud SAMPSON, 1997, p.8)
Para encerrar esse tópico, voltemos aos estudos de Eleri Sampson (1997), onde concluiu
que a impressão que fazemos sobre outra pessoa se dá no intervalo de tempo contido
entre 30 segundos e 4 minutos, a partir do primeiro contato. Nesse tempo ocorre “uma
transação de duas vias em que as pessoas emitem e recebem de volta complexas
informações sobre si mesmas – quem são e o que representam”. (SAMPSON, 1997, p.8)
De acordo com Sampson, o impacto inicial é dominado pelo que é visto, concentrado nas
roupas, aparência geral, gesticulação e expressão facial. Em seguida passamos a perceber
pela audição, ouvindo então o tom da voz, seu volume e a pronúncia. Só depois é que
ouvimos o que é dito, ou seja, o significado representado pelas palavras.
É dessa forma que a audiência “julga” o apresentador e toma a decisão de ouvi-lo ou não.
A Abertura é um dos “momentos mágicos” da apresentação, lembre-se disso.
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Kestembaum afirma que “o que gerará convencimento serão os pontos que assegurem
resultados vindos de tópicos como inovação, produtividade, sinergia, rapidez ou controle
etc”. Ressalta que “ideias, estratégias e serviços são de certa forma promessas cujo valor
somente será atribuído quando for constatado o impacto causado por eles. [...] Na Era do
Conhecimento, a única forma de se mensurar e facilitar a compreensão do que se propõe
é pelos impactos causados e não por sua descrição”. (2008, p.50-51)
O uso do bom humor é um componente que auxilia na aceitação dos argumentos, desde
que usado adequadamente, com parcimônia e espontaneidade. Ainda assim,
recomendamos muita cautela com sua aplicação, para evitar ferir suscetibilidades e
derrubar a argumentação.
Cuidado semelhante deve ser dado aos assuntos delicados ou polêmicos — religião,
política, futebol, raça, etnia, sexo entre outros.
Shinyashiki (2012) ressalta a importância do apresentador trazer informações que
surpreendam e permitam criar argumentos poderosos e adequados para fazer a audiência
comprar suas ideias e colocá-las para funcionar. Para ele “uma das maiores competências
dos grandes apresentadores é pesquisar informações sofisticadas e traduzir para uma
linguagem simples, que seja útil, prática e ordenada para o público. Mas entenda que ser
simples não é ser superficial”. (SHINYASHIKI, 2012, p.14)
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Prepare o ouvinte para o encerramento, dando pistas de que vai fazê-lo em breve. Utilize
expressões como: “E para encerrar...”; “Estamos chegando ao final....”; “E concluindo...”;
“Como último ponto...” etc.
Além de servir como sinalizadores, essas expressões também podem ser utilizadas como
Prolongadores da Atenção, mantendo a audiência atenta por um tempo a mais, quando
necessário.
Em artigo publicado na Revista Você S.A 7., o Prof. Reinaldo Polido chama a atenção para
um detalhe que deve ser sempre observado:
A qualidade da mensagem transmitida na conclusão é muito
importante para o resultado do encerramento, mas o tom
de voz que avise que a exposição está chegando ao final,
pode, em determinadas situações, ser ainda mais
relevante, pois, pela maneira de concluir, os ouvintes
receberão, além da informação, o sentimento da
mensagem usado na finalização.
Se prometer, tem que cumprir. Deixe claro que está entregando o que propôs, ou seja,
que a audiência agora possui aqueles benefícios apresentados na Proposição. Ao receber
algo o beneficiado tende a retribuir, pelo mecanismo da compensação, que nesse caso
pode ser aceitar o pedido a ser feito.
E para encerrar essa etapa transcrevemos, também do artigo citado, as principais formas
práticas e eficientes recomendadas pelo Prof. Reinaldo Polido sobre o Encerramento:
7
Disponível em: http://www.polito.com.br/portugues/artigo.php?id_nivel=12&id_nivel2=156&idTopico=349
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• Fazer uma citação — Além de admirarem seu conhecimento, a citação de uma frase
de alguém respeitado pelos ouvintes dará ainda mais peso à sua autoridade sobre
o assunto tratado.
5. ELABORANDO A FORMA
De posse de todo conteúdo necessário, a tarefa agora é organizá-lo para que seja
apresentado e, principalmente, percebido pela audiência, com o significado pretendido e
para que leve ao objetivo determinado.
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“De nada vale nosso conhecimento senão soubermos expressá-lo no mundo.” (Autor
Desconhecido)
Ainda que não seja preciso utilizá-lo, ele estará lá para eventuais imprevistos que
acontecerão, principalmente nas primeiras apresentações. Entre eles destacamos:
✓ uma súbita mudança no tempo disponível, para mais ou para menos. O roteiro o
ajudará a fazer os ajustes necessários em menos tempo.
✓ uma súbita redução nas sinapses cerebrais e de neurônios, que provoca lapsos de
memória, conhecidos como “deu branco”.
✓ a inesperada desorganização mental, provocada pela lembrança de algo importante
que será apresentado mais adiante e que “fura a fila”, desarrumando nossa “lista
interior” de assuntos só mentalmente ordenados.
✓ uma eventual interrupção vinda da audiência, motivada por qualquer tipo de
questionamento ou complemento, como apresentação de exemplos pessoais.
✓ a quebra no ritmo da apresentação, provocada por interrupções previstas — coffee-
breaks, almoço — ou não — entrada de alguém, ou acontecimento estranho ao
evento.
A lista não se esgota aqui, mas acreditamos que já seja suficiente para que você,
almejando o sucesso, invista algum tempo na preparação do seu roteiro.
E é simples fazê-lo. Cada apresentador pode desenvolver o modelo com o qual se sinta
mais confiante. Em resumo, uma lista ordenada de palavras-chave, com as sínteses dos
principais conceitos e exemplos é o bastante para se transformar no seu “mapa da mina”.
E atenção!!! Tome cuidados em relação à legislação vigente, neste caso a Lei de Murphy,
promulgada em 19499, cujo enunciado é uma premonição: Se existe a mais remota chance
da algo dar errado, certamente dará.
Muitos apresentadores têm uma lista considerável de exemplos para situações em que a
lei foi severamente aplicada sobre eles. Não queira fazer parte desse time.
Tome todos os cuidados necessários, certifique-se, confira, prepare o roteiro, faça o check
list, monte o plano “B”, monte o plano “C” etc.
Estabeleça o padrão de qualidade desejado, crie seus critérios avaliação e confira você
mesmo se tudo está de acordo.
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Cantores de versos improvisados
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Formulada pelo Major Edward Aloysius Murphy Jr., Engenheiro Aeroespacial estadunidense.
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Sendo assim, seu visual chegará primeiro para a audiência e transmitirá muitas
informações subliminares sobre você, ou sobre como eles acham que você é. Essas
informações são conhecidas como Metamensagem, não fazem parte do conteúdo em si,
mas influenciam os significados das demais informações do conteúdo.
Por isso, na sequência iremos tratar da aparência, postura, gesticulação e uso da voz.
A audiência, mesmo que o desconheça, tem expectativas em relação à você, que incluem
a forma como você se apresenta. Essas expectativas são construídas segundo os padrões
deles e você certamente não desejará desagradá-los.
A recomendação é para vestir-se o mais próximo possível de como a audiência se veste,
ou, na dúvida, levemente mais formal do que eles.
Inclua o assunto na sua lista de perguntas, para obter informações que o ajude a preparar
seu visual. Isso inclui cores, pois não será um bom começo você aparecer com as cores do
concorrente, se for caso.
Você veste um conjunto de peças — calça, saia, paletó, vestido, camisa, sapatos etc —
que faz parte de um conjunto complementado por acessórios — cinto, anel, aliança, colar,
broche, boton/pin, gravata, pulseira etc. Todos devem estar em harmonia para não
competir com você, tornando-se Tomadores de Atenção da audiência.
Entre os tomadores de atenção, incluem-se crachás, chaveiros, aparelhos celulares, caixa
de óculos, fivela de cinto, cor de esmalte, relógios, canetas, entre tantos outros.
5.3.1 Postura
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Toda a atenção estará em você e sua Postura é que determinará o significado que as
pessoas darão ao que disser. Portanto, demonstre firmeza, envolva e contagie com
simpatia e sem arrogância. Mantenha as pernas paralelas, distribuindo igualmente a
estrutura do corpo.
“Uma postura subserviente, com os ombros caídos, olhar baixo, costas curvadas e uma
expressão de desamparo não contribuem para uma comunicação efetiva. Da mesma
forma, um nariz empinado, um olhar desafiador, um queixo erguido e um ar de
superioridade criam distanciamento e certa animosidade entre as pessoas.” (MENDES,
2007, p.172)
Assim, o apresentador que mantém constante Contato Visual com todos e com cada um
da sua audiência, está lhes dizendo: estou vendo você e o reconheço no meio de todos, ao
que a audiência retribui respondendo: agradeço e lhe dou minha atenção.
Esse diálogo de expressões tem que ser constante, evitando-se que seja interrompido por
mais do que 15 segundos. O olhar do apresentador deve “ver” os olhos de todos os
presentes, mais ou menos por quatro segundos, sem fixá-lo em alguém para não gerar
constrangimento.
Falar olhando para o alto, para baixo, para o vazio ou ainda como se fosse “através” das
pessoas são erros graves, que acabam por dispersar a atenção da audiência. Inclui-se
também, no caso do uso de projeção visual, o olhar constante ou demorado para a tela.
5.3.3 Gesticulação
A Gesticulação faz parte do sentido que está sendo empregado ao que se diz,
complementando e reforçando a ideia. Não exagere, nem economize seus gestos. Gesticule
naturalmente, tomando cuidado para evitar constantes repetições ou mover somente um
dos braços seguidamente.
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Evite gesticular com os braços acima da cabeça ou abaixo da cintura. Se o ambiente for
muito grande, eventualmente essa recomendação deixa de ser necessária, para permitir
que as pessoas mais distantes percebam o sentido dado pelo apresentador.
Mendes (2007, p.118) reforça esse conceito afirmando que “a fala (dicção) e a linguagem
(vocabulário, expressões, conteúdo, experiências e mensagens) se expressam por meio
da voz”.
A dica para o bom Uso da Voz é variar seus componentes, em especial ritmo e volume,
dando ênfase nas partes mais importantes da mensagem e evitando que a fala seja
monocórdia ou monótona.
Com base em Mendes (2007, p.130), listamos as principais recomendações no Uso da Voz
para uma comunicação efetiva.
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6. UTILIZAÇÃO DE RECURSOS
Existem vários recursos que podem ser aplicados na Forma como a mensagem é
transmitida. O objetivo deve ser sempre apoiar o apresentador e não tomar o seu lugar.
Por ser o mais utilizado e de maior flexibilidade atualmente, focaremos o uso de slides
produzidos e projetados no programa PowerPoint da Microsoft Corporation.
Antes de começar a preparar um recurso adicional, pondere sobre dois aspectos:
Necessidade e Viabilidade.
Pergunte para si mesmo: Há necessidade de utilizar um recurso de apoio ou, para alcançar
os objetivos, posso fazê-lo apenas com minha apresentação pessoal?
Outra pergunta a ser feita e que é decisiva: É viável a utilização de um recurso de apoio?
Aqui considere a disponibilidade de equipamentos e de tempo, as condições do local,
horário e demais variáveis que possam influenciar a decisão.
6.1 A PROJEÇÃO
O uso do PowerPoint requer que a imagem seja projetada em algum lugar. Então, é preciso
cuidar para que as condições da projeção sejam adequadas, especialmente quanto à
luminosidade no local e posicionamento da audiência.
O apresentador deve evitar parar na frente da imagem projetada, no todo ou em parte,
evitando fazer sombra na tela e ficar “estampado” pela projeção da imagem sobre seu
corpo. Ambos os casos levam à distração, funcionando como Tomadores de Atenção e
reduzindo o impacto do conteúdo da mensagem.
Em ambientes pequenos, passar eventualmente na frente da tela, de forma natural e sem
despertar a atenção para o fato, não causará os efeitos citados acima.
Nesses casos, o movimento deve ser bem lento, permitindo que o olho acompanhe a
trajetória do ponto de luz. Equivocadamente alguns apresentadores ficam “sublinhando”
ou “circulando” palavras ou figuras, ou mesmo “passeando” por toda a tela e às vezes até
fora dela, quase que na velocidade da luz, provocando desconforto visual para a audiência.
Também é inadequado apontar as letras de uma palavra ou as palavras de uma frase, uma
a uma, enquanto as lê.
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6.3 SLIDES
Os slides são uma excelente ferramenta de apoio para o apresentador, aumentando as
possibilidades de causar o impacto desejado com a informação transmitida, desde que
utilizada com essa finalidade e não se torne a peça fundamental da apresentação.
As imagens, como dissemos, devem servir de apoio ao apresentador e jamais competir
com ele durante a apresentação.
Kenstenbaum (2008, p.61) orienta que o PowerPoint “não é uma ferramenta de raciocínio,
e sim de expressão de raciocínios de forma a facilitar o entendimento da audiência, e daí
a importância de se entender sua função de simplicidade no processo de comunicação”.
A escolha de figuras deve receber muito cuidado, pois devem levar a audiência a percebê-
la como você planejou e não com outro sentido. Tenha certeza de que a imagem escolhida
não provocará uma reação diferente daquele que você deseja. E também não exagere na
quantidade de figuras. E todas devem ter alta qualidade, permitindo o maior conforto visual
possível.
As informações sobre qual a quantidade ideal de slides em uma apresentação são variadas
e muitas vezes controversas. Assim, preferimos deixar essa decisão para o seu bom senso,
apresentando apenas uma recomendação de Carmine Gallo, consultor de comunicação,
que instrui seus clientes a não terem mais que 12 slides para uma hora de apresentação
e sete palavras por slide. (KESTENBAUM, 2008, p.39)
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Pela experiência, preferimos nos referir não apenas às “palavras”, mas sim ao que
chamamos estímulos visuais, ou seja, tudo o que estiver sendo projetado com a finalidade
de influenciar a audiência, podendo ser palavras, bullets ou indicadores, formas
geométricas, imagens em geral (figuras, fotos ou cliparts) etc.
Hoje em dia já há uma gama maior de fontes consideradas comuns, mas para reduzir o
risco, recomendamos utilizar as clássicas Arial ou Times New Roman. E entre estas, dê
preferência para Arial. Faça o teste e comprove você mesmo como o conforto visual da
fonte Arial é bem maior do que da Times New Roman.
O tamanho da Fonte deve sempre ser o maior possível, visando facilitar ao máximo a
leitura. A decisão dependerá do tipo de público e tamanho da audiência, sendo sempre
proporcional. Quanto maior a audiência, maior será o tamanho da Fonte.
Nossa recomendação é que utilize as fontes de tamanhos entre 28 e 96 pontos.
Primeiro não esqueça que a visualização do que for projetado não será exatamente a
mesma que você vê na tela do seu monitor. Isso traz inúmeras variáveis, principalmente
quanto aos contrastes. Assim, utilize contrastes máximos entre o Plano de Fundo e a Fonte.
E vai uma dica: se o ambiente for pequeno (pé direito baixo), “abra o foco” utilizando
Plano de Fundo claro com Fontes escuras. Se o ambiente for grande (pé direito alto),
“feche o foco” utilizando Plano de Fundo escuro com Fontes claras.
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O truque é escolher a pergunta que será respondida pela figura, enunciar a resposta com
o título do gráfico e, então, escolher o tipo de gráfico mais apropriado para mostrar aquele
determinado ponto.
Gráfico de curvas:
- Use quatro curvas por gráfico no máximo, e utilize uma cor diferente para cada
curva se o gráfico mostrar mais de uma curva.
- Gráficos de curvas são mais adequados para ilustrar tendências durante um certo
tempo, como índice de vendas e assim por diante.
- Evite títulos verticais em um gráfico de curvas. Eles são difíceis de ler e, portanto,
facilmente mal interpretados.
- Para minimizar as diferenças em um gráfico de curvas, faça o eixo dos Y (a linha
de base) tão comprido quanto possível (dentro do razoável).
- Para maximizar as diferenças em um gráfico de curvas, faça o eixo dos X (vertical)
tão comprido quanto possível.
Gráfico de barras:
- Em qualquer tipo de gráfico de barras, limite cada imagem a seis ou sete barras
(ou grupo de barras) no máximo.
- Utilize um gráfico de barras verticais para comparar dados correlatos em vários
períodos.
Marcela Castro
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Gráfico de pizza.
- Um gráfico de pizza costuma ser a melhor maneira de ilustrar os valores relativos
que se unem para compor um todo (como um determinado mercado é dividido
atualmente entre os vários fabricantes, por exemplo).
- Use uma “fatia flutuante” quando quiser chamar a atenção para aquele item em
particular da pizza (e nunca use mais de uma fatia flutuante por gráfico).
Referência bibliográfica
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Ateliê Editorial, 2006.
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para comunicar-se claramente e obter sucesso profissional . Rio de Janeiro:
Campus/Elsevier 2009.
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falam como idiotas. Rio de Janeiro: Best Seller, 2007.
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inteligente. 37ª ed. Rio de Janeiro: Objetiva, 1995.
KESTENBAUM, Normann – Obrigado pela informação que você não me deu! Rio de Janeiro:
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Marcela Castro
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_____. Um jeito bom de falar bem: como vencer na comunicação. 8ª ed. São Paulo:
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SAMPSON, Eleri. 30 minutos...para causar uma boa impressão. São Paulo: Clio Editora,
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WILLIAMS, Robin. Design para quem não é designer: noções básicas de planejamento
visual. 2ª ed. revisada e ampliada – São Paulo: Callis, 2005.
Marcela Castro