Versión 1

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha de aprobación

Fecha de actualización:

1. OBJETIVO

Emitir, revisar, aprobar, modificar, actualizar, eliminar, controlar cambios y estado de versión
vigente de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión De Seguridad y Salud en el
Trabajo por medio de lineamientos para estandarizar las actividades y facilitar y el acceso y
consulta de los mismos, así como identificar los requisitos legales y otros requisitos aplicables a
los procesos de la

2. ALCANCE

Aplica a toda la documentación que forma parte del SGSST. Incluye documentos de origen
interno como externo, tales como: políticas, reglamentos, normas, documentos normativos, entre
otros.

3. GENERALIDADES

La xxxxxxxxxxxxx se compromete a conservar los registros y documentos que soportan el SG-

SST teniendo en cuenta lo siguiente:

• Conservación de los documentos de manera controlada.

• Garantiza que los documentos sean legibles, fácilmente identificables y accesibles
protegidos contra daño, deterioro o pérdida.
• El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando
el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de
médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
• Conservación de forma electrónica garantizando la preservación de la información.

Los siguientes documentos y registros del SG – SST deben ser conservados por un período
mínimo de veinte (20) años documentación relacionada con estado de salud de los trabajadores
y 5 años documentación seguimiento del SGSST, contados a partir del momento en que cese la
relación laboral del trabajador con la xxxxxxxxxx..

• Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los exámenes de
ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.
• Cuando la xxxxxxxxx, cuente con médico especialista, los resultados de exámenes de
ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes complementarios.
• Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
• Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento.
• Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros, la xxxxxxxxxx, elaborará un sistema de archivo o

retención documental acorde con la normatividad vigente y las políticas establecidas en la
xxxxxx.
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4. DEFINICION

Actualizar: Revisar el documento para evidenciar conformidad sin cambiar el contenido, solo
aspectos de forma del mismo como logos, márgenes, etc.

Aprobación: Consiste en la acción de verificar que el contenido del documentado sea adecuado
y conveniente. Constituye la autorización para continuar o iniciar su publicación e
implementación.

Documento: Información y el medio en el que este contenida.

Documento controlado: Es aquel que está identificado de acuerdo a este procedimiento

mediante la asignación de un código, versión y fecha de emisión.

Documento obsoleto: Es aquel documento que pierde su vigencia, como resultado de un

cambio o de su eliminación.

Documento externo: Son todos aquellos documentos que no son generados por la
Cooperativa, sin embargo su contenido apoya y/o soporta el desarrollo de las actividades de la
Cooperativa.

Elaborar: Generar la primera versión de un documento controlado.

Eliminar: Suprimir un documento controlado Formato: Documento en el cual son registrados

datos y/o resultados de la ejecución de una actividad

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

4.1. Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un documento: Identificar y

analizar si se da la necesidad de crear, modificar o anular un documento del SG-SST, o de
publicar/eliminar un documento de referencia controlado por el SG-SST.

La necesidad de documentación surge de los requerimientos de los procesos para dar mayor
claridad al modo de realizar las actividades

4.2. Diligenciar el formato “Solicitud de creación, modificación o eliminación de

documentos”: El responsable de SST diligencia el formato ““Solicitud de creación,
modificación o eliminación de documentos” una vez efectuado el análisis y justificación de la
necesidad, remitirlo a la Gerencia, por medio de correo electrónico para aprobación.

4.3. Revisar, estudiar la solicitud y emitir respuesta: La Gerencia, revisa la viabilidad del
formato de “Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos” una vez esto se
genere se emite de respuesta.
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4.4. Actualizar listado Maestro: El Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo actualiza el listado maestro de documentos y registros.

4.5. Socializar el nuevo o modificación del formato: El Responsable del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo inicia proceso de socialización del nuevo, modificación ó
eliminación del formato.

6. CONTROL DE CAMBIOS

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