Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Excel 2013—2016
Мультимедийное издательство Стрельбицкого; Киев; 2017
Аннотация
Андрей Ветров
Excel 2013—2016
Глава 1. Вводная часть
Проходит некоторое время. Звонит мне Николай. Как я понял звонит в полный разгар
корпоративной вечеринки. Изрядно выпивший. Не зря же говорят: «Что у трезвого на уме, то
у пьяного на языке». Кричит:
– Да ты знаешь какие книги ты написал! Да ты их написал лучше американских
авторов!
Прошло еще некоторое время. Аналогичный звонок.
– Да ты знаешь какие книги ты написал! Да весь Белвиз поднялся на твоих книгах!
Я вдруг осознал, что теперь, когда у меня новый компьютер с самыми последними
версиями программ, и я могу заняться переработкой ранее написанных книг.
Совет № 1.
Если вам нужно восстановить забытое, читайте только однострочные инструкции,
набранные полужирным.
Совет № 2.
Если однострочные инструкция не вносит полную ясность, прочитайте
нижеследующий абзац.
Думаю, что вам приходилось играть в морской бой, или, по крайней мере, что-то
слышали об этой игре. Сражение ведется на просторах таблицы, с числом ячеек 10´10.
Корабли размещаются в этих ячейках. Каждая ячейка образуется пересечением строк и
столбцов. Столбцы озаглавлены буквами. Буквы записаны горизонтальным рядком над
верхним краем таблицы. Строки нумеруются цифрами. Они записаны в вертикальный
столбик по левому краю таблицы. Ячейка, к примеру, с координатами В5 находится на
пересечении столбца, озаглавленного буквой «В» и строки под номером 5.
В детстве я очень любил эту игру. Я даже изобрел способ, как играть без проигрышей.
Поэтому они оставались неуязвимыми. Заносил я их, когда игра подходила к концу.
Точно так же, как в игре «Морской бой» (см. предыдущий раздел), определяются
адреса ячеек в Excel. Разница лишь в количестве строк и столбцов. В таблице Excel 256
столбцов и 65536 строк. Перемножьте эти цифры, и вы узнаете количество ячеек. Со
строками все ясно, они обозначаются цифрами, натуральный ряд которых уходит в
бесконечность. Но как быть со столбцами. Их ведь 256, а букв в латинском алфавите всего
26. Так вот, начиная с 27 столица, обозначения ведутся парами букв, то есть AA, AB, AC и
так до AZ. После столбца AZ начинаются столбцы с обозначениями BA, BB, BC…
Последним столбцом является столбец с заголовком IV. Ненароком не сочтите за римскую
цифру четыре. Это сочетание буквы латинского алфавита «I» и буквы «V».
Запуск Excel
В меню Пуск обратитесь к опции Все программы , просто наведите на неё указатель
мыши, щелкать не нужно. Откроется список программ. Найдите в нем опцию Excel 201…
Щелкните её.
Если вы уже открывали какую-то программу, то ее значок будет в приоритетном списке
окна Пуск . То есть в этом случае наводить указатель мыши на опцию Все программы не
нужно.
Предположим на рабочем столе или в какой-то другой папке уже есть документ,
создаваемый в Excel.
Это наиболее ходовой и удобный способ запуска Excel, но он применим, только если в
наличии имеется хотя бы один документ Excel.
То, что вы увидите на экране, называется рабочим окном Excel, иногда используют
слово Интерфейс . В этом окне поселилось множество прямоугольных ячеек. В самом верху
– Строка заголовка с именем документа. По умолчанию Excel задаст имя Книга 1. Под
строкой заголовка – строка, начинающаяся словом Файл. В прежних версиях Excel эту
строку называли Строкой главного командного меню. Теперь этот объект называют Лентой
вкладок и команд.
«Много ль толку в этом, когда канаву стали звать кюветом». В данной замене названия
может быть и немного толку, но какой-то толк по-видимому есть. Но об этом в следующем
разделе.
Строка формул
Под лентой находится строка формул. Это светлая полоса, на левом краю которой
имеется окошко с индексированной буквой fx.
В этой строке отображается содержимое активной ячейки. Когда ячейки маленькие,
редактировать содержимое ячейки удобно в строке формул. Для этого нужно щелчком мыши
установить мигающий курсор в нужное место записи в строке формул.
Обратите внимание на правый верхний угол рабочего окна Excel. Наведите указатель
на черточку. После этого выделится прямоугольничек (почти квадратик) с черточкой в
середине. Щелкните левой кнопкой мыши. Окно слетит вниз, по пути многократно
уменьшаясь. Этот процесс называется свертыванием окна. Если же вы щелкните значок с
буквой X внизу, рабочее окно Excel развернётся.
Теперь наведите указатель мыши на два частично перекрывающиеся квадратика, что
чуть правее кнопки с черточкой, и щелкните. Все это хозяйство по-прежнему находится в
правом верхнем углу рабочего окна программы. Окно уменьшится. Оно уже не будет
заполнять собой весь экран. Эта операция называется Минимизацией окна. Обратная
операция выводит окно в полноэкранный режим.
Стороны минимизированного окна можно перетаскивать мышью, то увеличивая, то
уменьшая площадь окна.
Не случайно выбран вид значка, который вы щелкнули, чтобы перевести окно в такой
вот режим. Этот значок напоминает два, частично перекрывающихся окна.
В частично развернутом окне в правом верхнем углу, чуть правее черточки, теперь
окажется одиночный квадратик, но побольше. Если щелкнуть его, окно развернется во весь
экран.
После щелчка правой кнопкой в строке заголовка, появится выпадающий список. В нем
вы и увидите опцию Закрыть .
После щелчка правой кнопкой значка программы (с буквой Х) в строке задач, как и в
предыдущем случае появится список опций. В этом списке и следует выбрать опцию
Закрыть .
Если в момент, предшествующий желанию закрыть Excel, ваши руки далеки от мышки,
скажем, распростерты над клавиатурой, тогда вам самый раз для выхода из Excel
воспользоваться комбинацией клавиш.
В окошке на левом краю Строки формул стоит буква и цифра. Ячейка в левом
верхнем углу таблицы обрамлена жирной рамкой. Найдите на клавиатуре четыре кнопки со
стрелочками и понажимайте. Видите, жирная рамка начала перемещаться.
Если вы установите этот крест в какой-то ячейке и щелкните левой кнопкой, в этой
ячейке окажется табличный курсор. Ячейка становится активной (текущей).
В данном случае не имеет значения, активизирована ячейка или нет, стоит в ней
табличный курсор, или его там нет.
После двойного щелчка в ячейке установится текстовый курсор: вертикальный
мигающий отрезок. Мигающий курсор позволяет осуществлять редактирование
содержимого ячейки. Его можно перемещать влево и в право с помощь клавиш со стрелками,
он позволяет удалять символы клавишами удаления, слева от него появляются символы,
вводимые с клавиатуры.
Таким образом заботливая Excel предоставляет в ваше распоряжение три
созидательных инструмента: крестообразный указатель мыши, табличный курсор и
текстовый курсор. Последний выполняет свою работу в ячейках, и в текстовых полях (в
окошках).
Ячейка – она маленькая, но тем не менее может вместить надписи и числа, длина
которых намного превышает ширину ячейки. А сейчас немного практики.
Установите табличный курсор (это действие принято называть словом «встаньте») в
ячейку. Предположим ячейка справа пуста. Теперь наберите длинный текст. Нажмите раз
десять клавишу с буквой. После этого нажмите клавишу со стрелочкой вниз. Затем
вернитесь. Запоминайте что происходит.
Нажатием клавиши со стрелочкой влево сместитесь левее. Теперь еще раз наберите
текст, длина которого превышает ширину ячейки. Сместитесь вниз. Внимательно
посмотрите на запись. Потом вернитесь назад.
Строка формул – светлая полоса вверху со значком fx. Выше сделанное утверждение
говорит о том, что надписи урезаются только визуально. А запоминает их программа без
урезания.
После набора данных в ячейку, нажатие на клавишу <Enter> сохранит эти данные
и сместит табличный курсор вниз. Нажатие любой клавиши со стрелкой также сохранит
данные, введенные в ячейку, и при этом смещают табличный курсор в соответствующем
направлении.
Если, к примеру, после введения данных в ячейку, вам нужно сместиться вправо,
значит следует нажать клавишу <→>. Этим действием вы сохраните данные в ячейке, и
окажетесь там, где следует продолжить работу.
Любая из оговоренных операций обеспечит сохранение набранных в ячейке данных, и
попутно активизирует кнопки на ленте команд открытой вкладки.
Около левого нижнего угла окна Excel вы видите надпись Лист1. Чуть правее – кнопка с
плюсиком. Если щелкать эту кнопку – появятся надписи Лист2, Лист3. Кнопки с этими
надписями называются Ярлычками листов.
Ярлычок активного (текущего) листа подчеркнут жирной линией и выглядит как часть
развернутого листа. Excel отображает информацию с активного листа на экране.
Самым ходовым средством для работы с ярлычками является контекстное (целевое) меню,
которое всегда открывается щелчком правой кнопки. Щелкните правой и посмотрите, какие
действия вы можете проделать с ярлычком посредством контекстного меню. Постарайтесь как
можно больше запомнить. Поупражняйтесь со всеми опциями. Там все должно быть понятно.
Это иногда полезно, например, когда ярлычков много. Цвет позволит вам быстро найти и
открыть нужный лист. Цвет – это своего рода закладка в excelовской книге.
Рабочее окно программы Excel
Рабочее окно Excel, как правило, совмещено с окном документа. Напомню, что документ
Excel называется Книгой. Окно Excel, совмещенное с окном документа, называют просто Окном
документа. Иногда применяют слово Интерфейс.
Внизу окна Строка состояния и Панель задач. Первая – начинается со слова Готово, вторая
– с кнопки Пуск. На кнопке изображен шар со знаменами.
Строка состояния
В самом низу находится Строка состояния окна Excel. Ее назначение – информировать о
текущем состоянии окна. В левой части строки состояния появляется сообщение о текущем
действии. При первом запуске Excel в строке состояния появится слово
Строка состояния – это комментатор Excel, который все время что-нибудь сообщает, и его
совершенно не смущает, что практически никто не читает эти комментарии.
Индикатор Num Lock
На панели вашей клавиатуры справа есть дополнительная цифровая клавиатура, построенная
по типу калькуляторной. В левом верхнем углу этого блока имеется клавиша с надписью Num
Lock. А над ней индикатор с такими же словами. Если индикатор горит, значит клавиатура
работает как цифровая. Повторное нажатие на клавишу <Num Lock> погасит индикатор. Теперь
цифровая клавиатура может быть использована лишь для перемещения курсора, постраничного
перемещения и перемещения в конец и начало строки. Нажатие на клавишу <Num Lock>
Работая с документом Excel, вы будите набирать цифры значительно чаще, чем, к примеру,
при работе с документом Word. Причем, большинство пользователей предпочитают при наборе
цифр использовать вспомогательную цифровую клавиатуру. Набирать цифры со
вспомогательной клавиатуры значительно удобнее.
Автовычисление
А сейчас рассмотрим возможности, которые нам предоставляет средство Автовычиление.
Опробуйте эту достаточно полезную функцию. Наберите любую цифру в любой ячейке.
Затем нажмите клавишу со стрелочкой вниз. Наберите другую цифру. И так несколько раз. В
результате вы заполните цифрами несколько смежных ячеек столбца.
Теперь наведите указатель мыши на латинскую букву, озаглавливающую этот столбец.
Указатель примет вид стрелочки, направленной вниз. Щелкните левой кнопкой.
Смотрите, что появится в строке состояния.
Метки контроля и переключатели в диалоговых окнах
В Excel и в Word есть три типа окон: рабочее окно программы, диалоговое окно, и просто
окно.
Напомню, что операционная система, которая определяет всю работу вашего компьютера,
называется Windows. С английского это слово переводится как «окна».
Небольшая историческая справка. Отвлекитесь на пару секунд от учебного процесса. Когда
была выпущена в продажу первая версия Windows, в Америке это событие встретили с бурно
выражаемой радостью: массовые шествия, торжественные митинги, гуляния, фейерверки.
Наблюдая за этим всенародным торжеством со стороны, можно было подумать, что
Соединенные Штаты одержали победу, как минимум, в мировой войне.
А ведь это вполне оправданное торжество. Я помню, как тяжело было работать за
компьютером, до того, как появилась эта операционная система. Чтобы задать компьютеру
какую-то команду, нужно было в конспекте найти английское слово, которое является именем
этой команды, и набрать его с клавиатуры. Поиск этого слова в конспекте порою затягивался на
несколько минут, а иногда вообще оказывался безрезультатным. Теперь – это всего лишь щелчок
мышью в каком-то окне.
Рабочее окно программы представлено только в единичном экземпляре. Два других типа окон
– многолики.
Просто окно, как правило, всего лишь о чем-то вам сообщает. Ну, например, о том, что
удалить данный объект по каким-то причинам невозможно, или о том, что указан неверный
пароль.
Диалоговое окно позволяет пользователю вести диалог с программой. Когда диалоговое окно
открывается, Excel обращается к вам с какой-то информацией. Когда вы в этом окне выбираете
что-то, что-то щелкаете, набираете какие-то цифры в окошках, вы обращаетесь к программе с
какой-то информацией. То есть ведется диалог.
Во многих диалоговых окнах имеются окошки для меток контроля, и переключатели.
Она находится в левом нижнем углу клавиатуры, между клавишами <Ctrl> и <Alt>. Она очень
удобна для открытия меню Пуск. Когда вы набираете текст, эта клавиша всегда под пальцами
левой руки. Её специально именно туда и поместили. Эта единственная клавиши, которая
предназначена только для открытия окна.
Ни одно диалоговое окно не удостоено такой чести. Постарайтесь приучить себя открывать
меню Пуск нажатием на эту клавишу. К сожалению, большинство пользователей по незнанию не
извлекают выгоду из этого маленького подарка.
Глава 2. Перемещения по документу
Горизонтальная полоса прокрутки
Запустите Excel, к примеру, щелкнув два раза ярлычок программы на рабочем столе.
Запуск прошел удачно и теперь перед вами неисписанный Лист1, в клеточку.
На экране отображается лишь небольшая часть огромного листа, а точнее его левый верхний
угол. Вам не раз придется покидать этот уютный, обжитый уголок и пускаться в дальнее
плавание по просторам рабочего листа, отыскивая островки с заполненными ячейками. Одним из
транспортных средств является полоса прокрутки.
Внизу вы видите ярлык с надписью Лист1. Сместите внимание вправо, и вы окажетесь на
пресловутой полосе прокрутки. Конкретно, это горизонтальная полоса прокрутки. Брусок
светлого цвета называется бегунком полосы прокрутки.
Наведите указатель мыши на бегунок (светлый брусок), нажмите левую кнопку и не отпуская
её, перемещайте мышь. Отображаемый участок таблицы, при этом так же будет перемещаться.
Вертикальная полоса прокрутки
Если вы усвоили предыдущий раздел, то в этом и говорить уже не о чем. Тогда расс лабьтесь
на минуту, послушайте анекдот.
Перед физиком и математиком поставлена задача вскипятить воду в чайнике. Начальное
условие: чайник пустой.
Задачу оба выполнили, действуя тривиально и однообразно. Вероятно, и вы бы действовали
так же.
Теперь ту же задачу нужно выполнить при новых начальных условиях: чайник наполнен
водой.
Физик просто ставит чайник на огонь.
Математик выливает из чайника воду и сообщает, что задача, таким образом, сводится к
предыдущей. А предыдущая задача уже решена.
Так вот как же мы в данном случае поступим… как физик или как математик?
В случае с чайником, наверное, разумнее было бы поступить, как поступил физик. А вот в
этом, в нашем случае лучше воспользоваться математическим подходом, то есть свести задачу к
предыдущей.
Замените в инструкциях предыдущего раздела слова влево и вправо, словами вверх и вниз,
слова ширина экрана, словами высота экрана, слово горизонтальная словом вертикальная,
слово столбецсловом строка.
Осталось отбросить абзац, где говорится о ярлычках листов. Вот и все! Содержание раздела о
перемещении с помощью вертикальной полосы прокрутки сводится к содержанию предыдущего
раздела. Читайте его еще раз!
А если говорить кратко, то нужно сказать следующее. Усвоив работу с горизонтальной
полосой прокрутки, вы не испытаете никаких затруднений при работе с вертикальной полосой
прокрутки.
Как курсор реагирует на щелчок мыши
Приблизительно как выдрессированный зверь на щелчок хлыста. При перемещении с
помощью полос прокрутки, табличный курсор остается вмороженным в таблицу. Огромная
таблица двигается относительно крошечного монитора и тащит за собой курсор.
Усвойте это маленькое правило, так как это один из наиболее распространенных способов
перемещения табличного курсора.
Таблица клавиш и комбинаций для перемещения
курсора
Excel предлагает возможность с помощью клавиш и их комбинаций перемещать табличный
курсор. В табл. 2.1 перечислены эти комбинации и указано, куда и на какое расстояние каждая из
них перемещает табличный курсор относительно начального положения.
Таблица 2.1. Клавиши для перемещения табличного курсора
Нажимая <Ctrl + стрелка>, вы как бы отдаете курсору команду… иными словами посылаете
его далеко-далеко. А командой <Ctrl + Home> говорите ему: «Немедленно марш домой».
Табличный курсор окажется в ячейке с координатой А1. То есть в первой ячейке таблицы.
Чаще всего вам придется использовать эту комбинацию при работе с большими таблицами.
Жми, давай на газ
Может быть, из школьного курса математики вам еще помнится, что линия – есть
геометрическое место точек…
«И куда это понесло автора?..» – Спросите вы. А вот куда! Клавиши со стрелками (их еще
называют клавишами управления курсором) перемещают табличный курсор на одну ячейку в
направлении стрелки. То есть всего на одну точку в длинной цепи перемещений. А теперь
проделайте следующее: нажмите на клавишу со стрелкой и не отпускайте. Если табличный
курсор не уперся в край листа, он лихо помчится по ровной магистрали столбца или строки.
Долгим нажатием на клавишу со стрелкой, вы как бы череду единичных перемещений (точек)
превращаете в сплошное движение (в линию).
Загляните в появившееся окно. В текстовое поле напротив слова Ссылка введите координаты
ячейки, к которой вы собираетесь направить свои стопы. И прощальное ОК обжитым местам.
Следует заметить, что пользоваться этой командой по прямому назначению довольно
неудобно. Вряд ли обстоятельства удостоят вас знанием координат ячейки, к которой возникнет
надобность перейти. К тому же набирать их неудобно.
При использовании команды Перейти, Excel запоминает координаты последних четырех
ячеек, то есть тех ячеек, к которым вы переходили с помощью этой команды ранее. Координаты
этих ячеек сохраняются в окне под словами Перейти к: При этом перед латинской буквой и
перед цифрой ставится значок $.
Дальнейшее лучше пояснить на примере. Предположим курсор находится в ячейке с
координатой D10. С помощью команды Перейти вы переместили курсор и собственное
внимание к ячейке с координатой FG120. Посмотрели или поработали в этом месте и решили
вернуться в недавно покинутые места.
После нажатия клавиши F5 откроется уже известное истории окно. В поле Ссылка будет
стоять координата D10. То есть
Это очень удобно. Теперь, для того чтобы вернуться в покинутые места достаточно щелкнуть
OK.
Если же вы хотите вернуться в ячейку, из которой ушли с помощью
команды Перейти раньше на два, три, или четыре хода, найдите соответствующую координату в
окне под словами Перейти к:
Чаще всего этим носителем является жесткий диск (винчестер). Жесткий диск сохраняет
информацию и при отключении питания компьютера.
Сохраняем документ
Поочередно нажмите и отпустите клавиши <F12> и <Enter>.
Клавиша <F12> одна из двенадцати функциональных клавиш. Они занимают самый верхний
ряд клавиатуры. После нажатия этой клавиши откроется окно Сохранение документа.
Файлы сохраняются в рабочей папке по умолчанию. Если, к примру, вы открыли рабочую
книгу, которая находилась в папке Мои документы, то по умолчанию она там и будет
сохраняться. Имя этой папки будет указано в поле, вверху, сразу под названием окна.
Это может быть папка или системная папка, DVD-диск, устройство флэш-памяти. К примеру,
вы можете щёлкнуть опцию Рабочий стол. Эти слова появятся в верхнем поле, а в большом окне
появится перечень всего того, что есть на рабочем столе.
Если вы ничего не выберете в этом перечне, не откроете папку из тех, что на рабочем столе,
то файл появится на рабочем столе, как отдельный документ.
Чтобы сохранить документ в папке Мои документы, необходимо дважды щелкнуть
системную папку Документы. Под этой опцией выпадет короткий список, в котором вы увидите
имя папки Мои документы. Это имя необходимо щелкнуть.
Если в тот момент, когда возникла необходимость сохранить документ, в вашей руке была
мышка, то для сохранения документа
Кнопку Файл вы увидите на левом краю главного командного меню. После щелчка откроется
список. В котором вы найдете кнопку Сохранить. Остальные действия схожи с теми, которые
описаны чуть выше. В окне сохранение документа
Как правило, при первом сохранении выбирают расположение, к примеру, папку, и задают
имя документа. А уж потом сохраняют, не заглядывая в окно Сохранение Документа. Просто
быстро нажимают одна за другой, две, названные выше клавиши.
Поделюсь некоторым своим опытом. Я создал на рабочем столе две папки для моих
документов. Это легко сделать после щелчка правой кнопкой на свободном месте рабочего
стола. Одну назвал Актуальные документы, другую Старые документы. Названия говорят сами
за себя. Те файлы, с которыми я работаю непосредственно, я держу на рабочем столе в виде
отдельных документов. Это избавляет меня от необходимости рыться в папках. Двойной щелчок,
и документ открыт.
Если с каким-то документом я отработал, и знаю, что в ближайшие дни он мне не
понадобится, я его отправляю в одну из названных папок. Сделать это очень просто, даже не
нужно открывать папку: зацепил мышкой и затащил на желтизну папки.
Если я знаю, что через некоторое время мне этот документ скорее всего понадобится, я его
отправляю в папку Актуальные документы.
Если же, понимаю, что в ближайшие триста лет этот документ мне не понадобится,
отправляю в папку Старые документы. Однако предостерегу от чрезмерной уверенности в
ненадобности документа. Довольно часто ошибаешься, уверенность иногда подводит. Документ,
который еще недавно казался совершенно бесполезным, вдруг неожиданно становится
востребованным.
Сохранение данных в случае сбоя
Чтобы не потерять результаты проделанной работы в случае сбоя, включите
функцию Автовосстановления и Автосохранения.
Сбой может произойти при отключении электричества, или если вы случайно н е сохранили
файл при его закрытии.
Найдите кнопку Файл на ленте вкладок и команд. Она на левом краю. После щелчка появится
список. В этом списке необходимо щелкнуть опцию Параметры. Откроется соответствующее
окно. В левой его части окажется еще один список. В нем необходимо щелкнуть
опцию Сохранение. Убедитесь в том, что установлены метки контроля в окошках.
Метка контроля (птичка) появляется в квадратике после щелчка мышью. Исчезает также
после щелчка.
После слова каждые… установите время в минутах. Для этого можно набрать цифру с
клавиатуры, либо пощелкать стрелочки.
Предположим, вы установили время 31 минут. Если сбой произойдет в начале тридцать
первой минуты после последнего автосохранения, вы потеряете результат получасовой работы.
Если же вы установите время 1 минута, потери будут незначительными. Но это несколько
замедлит темп работы компьютера.
На экране будет периодически появляться объятый синим пламенем кружок. Пока кружок на
экране, Excel на ваши команды не реагирует. Она всецело занята задачей автосохранения.
Без сохранения
Иногда целесообразно выйти из документа без сохранения.
Здесь, конечно же, имеется ввиду ручное сохранение. Несохраненные изменения при этом
будут безвозвратно потеряны, причем даже в том случае если они сохранялись в автоматическом
режиме.
Возникающая время от времени необходимость жертвовать частью ради спасения целого, –
суровая реальность бытия.
По тону рассуждений, видимо, вы уже догадались, что речь идет о некой неординарной,
нештатной ситуации, о чрезвычайном происшествии, несчастном случае…
Иногда после внесения изменений в документ, пользователь обнаруживает, что новый
вариант стал хуже первоначального.
К тому же начинающий пользователь, по незнанию, по неопытности, из -за невыверенности
движений, может нажать не ту кнопку, клавишу или комбинацию клавиш, нечаянно запустить
«дикую» программу… Неожиданно на экране все изменится, станет пугающе непонятным.
Спасение вы найдете в левом верхнем углу экрана.
Эта команда закрывает окна. Если вследствие каких-то неосторожных действий (чаще всего –
неверное движение, в результате которого нажата не та клавиша) открылось невостребованное
окно, то данная команда закроет его.
Если таких окон не оказалось, эта команда посягнет на закрытие окна текущего документа.
Excel при этом спросит сохранять или нет изменения.
Хаос, воцарившийся в вашем документе, и есть часть тех самых изменений, о сохранении
которых запрашивает программа. Не сохранив их, вы вернетесь к прежнему порядку. Вы
наследили и вот теперь убираете за собой.
Не сохраненная часть (полезных) изменений, будет потеряна. Масштабы потерь будут
зависеть от того, как долго вы работали после последнего сохранения вручную.
Чем чаще вручную сохранялся документ, тем меньшими окажутся потери при
вынужденном закрытии документа без сохранения.
Конечно же, если вы достаточно опытный пользователь, твердо уверены в том, что не
допустите таких ошибок, которые бы вынудили вас закрывать документ без сохранения, можете
забыть о существовании ручного сохранения.
Иногда оправдано некорректное завершение работ
Предположим, автосохранение срабатывает каждую минуту. Ручное сохранение
производилось вами двадцать минут назад.
В последнюю минуту на территории вашего документа произошло что-то катастрофически
несуразное. От изменений, произошедших минуту назад необходимо непременно избавится.
Если вы сохраните документ при его закрытии, весь установившийся бардак будет закреплен
на его страницах.
Если же вы закроете документ без сохранения, потеряете результаты почти
двадцатиминутной работы.
Просто выдерните вилку из розетки. Тем или иным способом обесточьте блок питания
компьютера. Действовать нужно оперативно. Если вы не успеете до очередного автосохранения
(до момента, когда появится вращающийся кружочек), затея не выгорит. Я пользовался этим
приемом много раз.
Предположим, последнее автосохранение произошло 45 секунд назад, а катастрофа на экране
разразилась 20 секунд назад.
Тогда при некорректном завершении работы, в документе, соответствующем последнему
автосохранению результаты катастрофы будут отсутствовать. Потеряете результат работы в
течении последних 45–60 секунд. Потери, как видите невелики.
Если автосохранение производится не каждую минуту, а, к примеру, каждые три минуты,
вероятность успеха предлагаемого мероприятия повысится.
Но при этом возрастут и потери результатов проделанной работы.
Восстановление документа
Предположим пропало электричество в тот период, когда вы работали с документом. После
появления напряжения в сети, вы включили компьютер. Документ вы обнаружите в той же
папке, или системной папке, в которой он находился, когда вы его открывали. Тем или иным
способом, откройте этот документ.
Если вы не сохраняли вручную, то вам будет предложен только один вариант, вариант
восстановленного документа после автосохранения.
Предположим автосохранение осуществлялось каждую минуту. Допустим, после последнего
автосохранения вы проработали 43 секунды, и набрали при этом небольшой абзац. Этот абзац
будет потерян.
Предположим за три минуты и 24 секунды до отключения электричества вы осуществили
ручное сохранение.
Тогда вам будет предложено два варианта документа. Один – после последнего ручного
сохранения, второй – после последнего автоматического сохранения.
В первом случае – тот вариант, который был на экране за три минуты 24 секунды до
выключения электричества.
Во втором случае – тот вариант, который был на экране за 43 секунды до выключения
электричества.
В окне Сохранение документа восстановите имя. Для этого нужно удалить слово
(восстановленный) вместе со скобками. Word сообщит о том, что документ с таким имене м уже
существует (это исходный файл), и спросит Заменить ли его. Соглашайтесь на замену.
Работа с файлами и папками
Этот несколько инородный раздел я решил поместить в данную главу. Правильная работа с
папками, в которых находится документы ощутимо влияет на сохранность документов. Не
спешите упрекать меня в словоблудии.
Если быть строгим, то этот раздел следует отнести к описанию средств и возможностей
операционной системе Windows.
Однако ниже изложенные инструкции крайне необходимы и тому, кто работает в Excel, и
тому, кто работает в Word.
Создадим ярлык на рабочем столе.
В списке, который появится после щелчка кнопки Обзор следует выбрать Компьютер, затем
выбрать диск, на котором находится папка с документом. Паку следует открыть и выбрать
документ. После нажатия ОК снова появится окно Создать ярлык, в котором следует щелкнуть
кнопку Далее… А далее вам будет предложено выбрать имя документа.
А теперь создадим новую папку.
Щелкните кнопку Пуск. В нижней части окна вы увидите поисковое поле. Если вы знаете имя
файла (книги), который следует найти, наберите его в поисковом поле. Если в этом поле
записать, разумеется без грамматических ошибок, слова, или цифры, которые есть в ячейках
рабочей книги, или документа Word, соответствующий документ будет найден.
В окне появится имя документа. Документ можно тут же открыть двойным щелчком, а можно
перетащить на рабочий стол, или в папку.
Как правило, находится целый список документов. На первом месте будет стоять документ,
или несколько документов, для которых критерии поиска полностью удовлетворены.
Глава 4. Создание и открытие документов в
Excel
Как создать новый документ
Когда вы запускаете Excel, программа предоставляет вам возможность выбрать чистый лист
нового документа. В него сразу же можно вводить данные. Каждый символ появляется в ячейке,
в которой установлен табличный курсор. Нажав клавишу <Enter>, вы перейдете к нижней
ячейке, и при этом сохраните содержимое ячейки.
Создать новый документ можно, не закрывая старый. Напомню, что если у вас открыт
документ, созданный в Excel, то будет открыто и рабочее окно программы с ленто й вкладок и
команд.
Кнопка Файл находится на левом краю ленты. Щелкните её. После этого появится список. В
списке щелчком мыши (левой кнопки) выберите Создать. Появится окно с вариантами макетов
книг. Щелкните, к примеру, пустую книгу.
Созданный документ необходимо сохранить.
Клавиша <F12> одна из двенадцати функциональных клавиш. Они занимают самый верхний
ряд клавиатуры. После нажатия этой клавиши откроется окно Сохранение документа.
Файлы сохраняются в рабочей папке по умолчанию. Если, к примру, вы открыли рабочую
книгу, которая находилась в папке Мои документы, то по умолчанию она там и будет
сохраняться. Имя этой папки будет указано в поле, вверху, сразу под названием окна.
Это может быть папка или системная папка, DVD-диск, устройство флэш-памяти. К примеру,
вы можете щёлкнуть опцию Рабочий стол. Эти слова появятся в верхнем поле, а в большом окне
появится перечень всего того, что есть на рабочем столе. В окне сохранение документа
Кнопка Пуск находится в нижнем левом углу экрана монитора. Какой бы документ вы не
открыли, с каким бы приложением или программой не работали, панель задач всегда будет на
экране.
Когда вы открываете документ, с которым работаете в редакторе Word, либо рабочую книгу
Excel, соответствующие значки появляются на панели задач. Синий, с буквой «W» на борту –
документ Word, зеленый с буквой «X» – Excelовский документ.
Щелчок кнопки с черточкой в правом верхнем углу, свернет документ.
В ней указывается состояние программы. Их всего два: состояние Готово и состояние Ввод.
Правее середины разместились три кнопки. Наведите на них указатель и прочтите подсказки.
Щелкните первую, затем вторую. Посмотрите, какие изменения происходят. Для первого
знакомства этого достаточно.
На правом краю имеется ползунок, с помощью которого можно устанавливать масштаб
отображения.
Уцепитесь в него мышкой (наведите указатель, и нажмите левую) и потаскайте влево, вправо.
При этом отследите изменения на экране и значение цифры правее ползунка. Но мне кажется
значительно удобнее устанавливать
Кнопка Файл находится на левом краю ленты вкладок и команд. После щелчка откроется
список, в котором следует выбрать (щелкнуть левой кнопкой мыши) опцию Открыть.
Появится окно, в котором вам следует с помощью двойного щелчка мыши выбрать
расположение, с интересующим вас документом. После этого скорее всего появится
окно Открытие документа, которое очень похоже на уже известное истории окно Сохранение
документа.
В этом окне вам следует опять же двойным щелчком открыть папку или системную папку, в
которой находится интересующий вас документ. Сам документ также открывается двойным
щелчком левой кнопки мыши.
Как открыть несколько документов
Иногда приходится работать с нескольким документами, поочередно заглядывая то в один, то
в другой. Документы можно открыть один за другим, либо все сразу.
Два предыдущих раздела попутно предоставляют возможность видеть открытыми несколько
документов. Они открываются один за другим.
Однако существует возможность одной командой открыть сразу несколько документов.
Предварительно откройте папку, в которой находятся документы, с которыми вы хотите
работать.
Этим объектом может быть строка заголовка, строка или столбец таблицы, ячейка, ярлык на
рабочем столе или ярлык в окне…
Контекстное меню удобно тем, что в нем собраны команды, относящиеся именно к
интересующему вас объекту. Оно избавляет от необходимости разыскивать эти команды по
закоулкам программы.
Контекстное меню при свертывании и закрытии окон
Щелкните правой строку заголовка и выберете Свернуть.
Щелкните правой кнопкой строку заголовка Excel. Она вверху с именем программы и
документа. Появиться контекстное меню. Щелкните мышью опцию Свернуть. Окно почти зримо
свернется в значок, удобно угнездившийся на панели задач. Потом, когда вы решите совсем
закрыть программу или окно, можно щелкнуть правой кнопкой значок программы на панели
задач и в появившемся контекстном меню выбрать слово Закрыть. На вопрос Excel о
сохранении изменений ответьте на свое усмотрение.
Щелчок левой кнопкой значка на панели задач, развернет окно.
Чтобы закрыть программу или документ, совсем не обязательно тянуться к правому верхн ему
углу. это можно сделать с помощью контекстного меню.
Удаление с помощью контекстного меню
Просматривая имена документов в окне любой папки, вы пришли к выводу, что один из
документов вам больше не нужен.
Нажмите F12.
Эта команда откроет диалоговое окно Сохранение документа. Вам совсем не помешает
лишний раз сохранить рабочую книгу. Но это побочный положительный результат. Главное, что
после этой команды станет доступно содержимое папки, где обитает файл с вашим документом.
Щелкать нужно имя документа (рабочей книгой), копию которого вы хотите зарезервировать.
После щелчка появится контекстное меню, озаглавленное словом Выбрать.
Строка имен столбцов находится вверху под строкой формул. Одна или две латинские буквы
задают имя столбца. Щелчок правой кнопкой заголовка столбца откроет контекстное меню. При
этом столбец еще и выделиться.
Столбики цифр на левом краю экрана сформированы номерами строк. Курсор и в первом и во
втором случае должен иметь вид маленькой черной стрелки. Строка также выделиться при этом.
Почаще прибегайте к услугам контекстных меню
Это удобнее, чем вызывать команды с лент вкладок. Попробуйте и то и другое и вы легко
сами подсчитаете все «за», «перед» и «против».
Может быть, вы и сами уже до всего этого дошли, но все же «на всякий пожарный…»
приведу поясняющий пример.
То есть сделать так, чтобы все содержимое, внесенное в его ячейки, исчезло. Вы все
продумали, взвесили. О потере жалеть не станете.
Напомню, что заголовок столбца – это одна либо две латинские буквы в серой строке.
Крестообразный курсор на заголовке столбца примет вид стрелки. Щелкнув имя столбца правой
кнопкой, вы одновременно и выделите столбец и откроете его контекстное меню.
Если вы хотите перейти к другой денежной единице, выделите ячейки с суммами. В рамках
нашего примера, выделите уже известные истории четыре ячейки. Там сейчас представлены
суммы в рублях. После этого щелкните стрелочку, что правее кнопки Финансовый числовой
формат. В списке выберите, к примеру, евро. Полагаю, что дальнейшие комментарии излишни.
Кнопка Процентный формат
Кнопка Процентный формат находится в группе Число, а группа Число находится в
середине главной вкладки.
Повторите действия, несколько похожие на те, которые вы уже проделывали в предыдущем
разделе. В четырех соседних ячейках столбца наберите четыре десятичные дроби меньше
единицы. Число знаков после запятой меняется от одного до четырех. К примеру, 0,523: 0,23; 0,3;
0,1563.
Видите, как все похорошело. Во-первых, появился знак процента. Во-вторых, первоначально
было везде оставлено по два знака после запятой, а затем было произведено умножение на 100.
Теперь становится удобно и просматривать, и сравнивать, и выбирать максимальные
(минимальные) значения.
При вычислениях, число 52 % воспринимаются как 0,523.
Число 15 % воспринимается как число 0,1563. Как видите, и в данном случае округление
осуществляется условно. Программа помнит точные неокругленные значения чисел, и ими
оперирует при выполнении математических операций.
Кнопка Формат с разделителями
Кнопка Формат с разделителями находится в группе Число, а группа Число находится в
середине главной вкладки. На кнопке изображены три нуля. Не попутайте с двумя нулями.
Повторите действия, несколько похожие на те, которые вы уже проделывали в предыдущем
разделе. В двух соседних ячейках столбца наберите большие числа. Е примеру, одно
пятизначное, другое – шестизначное.
Щелкните кнопку Отменить, что в правом верхнем углу экрана, и в этот раз выберите
опцию Уменьшить разрядность.
Предположим, в ячейки занесены числа: 2,365; 45,3; 4,5682; 235,12. Стоят они очень
некрасиво, читать осознавать, значимость, сравнивать неудобно.
В первом случае после запятой везде будет три знака, во втором – по одному. Степень и
эстетической, и деловой привлекательности столбика цифр становится существенно выше.
Как и в предыдущих случаях, округление осуществляется только условно.
Выделение блока пустых ячеек для трех кнопок
Речь пойдет о трех, уже зарекомендовавших себя, кнопках: кнопка Финансовый числовой
формат, кнопка Процентный формат, кнопка Формат с разделителями.
В предыдущих разделах мы рассмотрели действие этих кнопок на выделенный блок ячеек с
данными, а точнее с цифрами.
Выделите блок, щелкните кнопку в группе Число, вводите данные.
Выделите блок пустых ячеек, и щелкните, к примеру, кнопку Финансовый числовой формат.
Напомню, что эта кнопка находится в группе Число, главной вкладки. Этим действием вы
установите в ячейках выделенного блока Финансовый числовой формат. Сразу, этот формат
никак о себе не заявит. Но как только вы начнете вводить…
Лучше один раз увидеть, чем семь раз прочитать. Выделите блок пустых ячеек, и опробуйте
поочередно действие каждой из трех кнопок.
Возможно вам понадобиться очистить блок ячеек от форматов. Выделите блок ячеек, и в
группе Редактирование (она на правом краю главной вкладки) щелкните стрелочку около
кнопки Очистить.
После щелчка стрелочки откроется список, в котором следует выбрать Очистить форматы.
Колонка Числовые форматы
В группе Число щелкните стрелочку вниз, что правее окошка.
На главной вкладке в группе Число вверху имеется окошко с названием числового формата.
Вероятнее всего там будет стоять слово Общий. Следует щелкнуть стрелочку около правого края
этого окошка. После щелчка появится колонка (перечень) числовых форматов. Не трудно
догадаться почему они именно так названы. Потому что их установки применяются к данным
числового типа.
Наберите в любых соседних ячейках следующие два числа: 35,25 и 264,333. Выделите эти
ячейки. Щелчком стрелочки откройте колонку числовых форматов. Опробуйте действие каждого
числового формата, кроме формата даты и времени. Посмотрите какие изменения происходят с
числами в двух ячейках.
Обращаю внимание, что число первой ячейки будет отображаться в колонке под названиями
числовых форматов.
Вкладка Число
Щелкните стрелочку в правом нижнем углу группы Число.
Эта стрелочка направлена вправо и вниз. Многие группы оснащены такими стрелочками, и
именно в правом нижнем углу группы. Щелчок этих стрелочек открывает диалоговое окно,
функции которого соответствуют командам группы. В данном случае откроется диалоговое
окно Формат ячейки во вкладке Число. То есть то, что нам и нужно.
В этом окне вы можете несколько изменить установки форматирования числовых форматов.
И они станут работать несколько по-другому.
Но формат Общий останется неизменным. Общий формат бывает у чисел и текста, если
пользователь специально их формат не устанавливал. Программа сама определяет установки
форматирования. Поэтому не предоставляется возможность что-либо менять в установках этого
числового формата.
А вот на остальные числовые форматы пользователь может оказать свое влияние, в разумных
пределах, разумеется.
В открывшемся окне выберите, к примеру, формат Денежный. Посмотрите, что вы можете
изменить. Вы можете изменить разрядность. Щелкая стрелочку, к примеру, вместо двойки
установить ноль. Вас не интересую копейки (центы), вы не хотите забивать мелочью свое
внимание.
Вы можете выбрать условное обозначение для другой денежной единицы. Не рубль, к
примеру, доллар, или евро. Можете вообще отказаться от значка, выбрав Нет.
В поле Образец показаны изменения, которые будут происходить с числом в первой ячейке
выделенного блока.
Исследуйте самостоятельно, какие можно вносить изменения в другие числовые форматы.
Как быстро ввести дату
На главной вкладке в группе Число щелкните стрелочку в правом нижнем углу. После этого
появится диалоговое окно Формат ячеек, открытое во вкладке Число.
В списке числовых форматов щелкните опцию Дата. В большом окне будут отображены
варианты форматов даты. Наиболее ходовой вариант представлен первым в списке.
Удерживая в нажатом состоянии две клавиши, нажмите клавишу с цифрой «4». После этого в
ячейке, в которую установлен табличный курсор будет занесена текущая дата.
Предположим в ячейку необходимо ввести другую дату. Если вы это будите делать обычным
способом, придется вводить две цифры, ставить точку, потом еще две цифры, снова ставить
точку, затем следует ввести четыре знака.
В большинстве случаев дата будет относиться к текущем у году. Если в данную ячейку
вставить текущую дату, а затем подкорректировать её, потребуется значительно меньше
времени.
Еще больший выигрыш будет в том случае, если дата относится к текущему месяцу.
Довольно часто даты вводятся в ячейки столбца. Наиболее рационально это делать
следующим образом.
Устанавливаем курсор в первую ячейку столбца. Вводим текущую дату. Наводим указатель
мыши на правый нижний угол ячейки. Указатель принимает вид крестика. Затем нажимаем
левую кнопку, и двигаем мышь так, чтобы крестик перемещался вниз.
После этого останется лишь слегка подкорректировать даты в ячейках. Скорее всего
достаточно будет в первой позиции изменить одну, либо две цифры.
Напомню, что для того, чтобы начать вносить изменения в содержимое ячейки, в нее следует
двойным щелчком мыши установить мигающий курсор.
Наберите точно такую же таблицу на первом листе рабочей книги Excel. Сделать это следует
обязательно.
Напомню, что координата первой ячейки таблицы (левой верхней) должна быть А5.
Соответственно, координата ячейки со словом январь должна быть В5. Проследите, чтобы так
оно и было. Это немаловажная деталь синхронизации учебного процесса.
Данная таблица многократно будет использована в дальнейшем для разъяснения сути многих
инструкций.
Книгу сохраните в системной папке Рабочий стол, назовите Таблица и держите значок этой
книги в нижней части рабочего стола.
Ну а теперь представьте себя владельцем торговой единицы. Вам необходимо вести учет
объемов продаж.
Табличный курсор сместится вниз. Теперь координата активной (текущей) ячейки А6. В эту
ячейку занесена цифра «1». Дальнейший ход работы над столбцом вы, полагаю, уясните без
подсказок. В последнюю ячейку с координатой А15 следует занести цифру 10.
И так, осмелюсь оптимистично предположить, что с заполнением первого столбца вы
благополучно справились.
Верните курсор в первую ячейку, то есть в ту, которую мы оставили пустой (ее координата –
А5).
Ведь и вправду, к примеру, слово январь озаглавливает второй столбец таблицы, в ячейки
которого будут занесены суммы продаж за январь по каждому номеру товара.
В ячейки, находящиеся на пересечении озаглавленных столбцов и пронумерованных строк
занесите цифры. Пожалуйста, занесите те же цифры, что в таблице, которая приводится чуть
выше, на страницах этой книги. Это обеспечит максимально плотное взаимодействие и
взаимопонимание. Напомню, что ячейка в левом верхнем углу таблицы должна иметь
координату А5. А в ячейке справа от нее должно быть набрано слово январь. В ячейке ниже
ячейки с этим словом должна стоять цифра 20. И так далее.
А теперь наберем заголовок таблицы. Установите табличный курсор во вторую ячейку
третьей строки. Это будет ячейка с координатой В3. После этого наберите с клавиатуры, к
примеру, слова: Объем продаж за первое полугодие 2017 года.
Позвольте поздравить вас. Вы сотворили свою первую таблицу с помощью редактора
электронных таблиц Excel. Не шедевр, конечно, но ведь это «первый блин», и поздравьте себя с
тем, что он «не комом». Сохраним этот «нешедевр».
Нажмите F12.
В этом случае все внесенные изменения будут аннулированы. Понятно, что такой результат
будет иметь место, если вы ни разу не сохраняли вручную текущий документ.
Как переместить таблицу
Иногда приходится перемещать таблицу на новое место. Для того чтобы это сделать,
выделите таблицу.
Установите крестообразный указатель мыши в левый верхний угол таблицы. в нашем случае,
это ячейка А5. Нажмите левую кнопку и протащите курсор к правому нижнему углу таблицы.
Кратко данную рекомендацию можно сформулировать так: «Черканите таблицу». Этим
действием вы выделите таблицу.
Вначале необходимо открыть вкладку Вид. Появится лента команд, соответствующая этой
вкладке. Третья слева группа команд озаглавлена словом Масштаб. Щелкните большую кнопку
с лупой. В появившемся окошке установите метку контроля около нужной цифры.
В правом нижнем углу экрана есть шкала задания масштаба. О масштабе сообщает цифра в
самом углу.
Можно навести указатель мыши на ползунок, нажать левую кнопку и двигать мышь влево
или вправо. Но ползунок можно мгновенно сместить щелчком мыши. Щелкать нуж но либо
слева, либо справа от ползунка.
Со значком – абсолютная форма записи адреса, без значка – относительная форма записи.
Абсолютная форма записи означает, что этот диапазон при любых обстоятельствах будет
оставаться неизменным. Относительная форма записи может допускает изменения.
К примеру, в ячейке А3 записана формула, вычисляющая сумму содержимого ячейки А1 и
А2. То есть эта формула оперирует с диапазоном А1:А2.
Если мы скопируем эту формулу в ячейку В3, то она будет откорректирована
соответствующим образом. Теперь она будет вычислять сумму содержимого ячеек В1 и В2. То
есть в этом случае формула оперирует с диапазоном В1:В2. Диапазон изменился.
Если мы хотим, чтобы диапазон остался прежним, его нужно записать со значком $. То есть
теперь это будет диапазон $А$1: $А$2. В этом случае, куда бы мы не переместили формулу, она
будет суммировать данные ячейки А1 и А2.
Вы хорошо усвоите эти нюансы, когда основательно поработаете с формулами.
Ввод данных
С азами этого головокружительного процесса вы уже познакомились, и вероятно, интуитивно
усвоили некоторые правила. Все же считаю необходимым четко сформулировать эти правила.
Если рабочее окно Excel не активно, четыре кнопки в правом вернем углу будут бледными.
Но как только вы щелкните на территории рабочего окна Excel, кнопки активизируются.
Excel должна находиться в режиме Готово. Напомню, что это слово должно быть отображено
в нижнем левом углу окна, в строке состояния. В этом режиме Excel находится, когда вы
перемещаете (или не перемещаете) курсор. Однако стоит приступить к вводу данных, Excel
перейдет в режим Ввод.
После введения первого символа в ячейку, около него появиться мигающий вертикальный
отрезок. Его называют курсор. Он указывает место для вновь вводимого символа. Символ
появляется слева от курсора. При этом вверху в строке формул, около стрелочки вниз
активизируются две кнопки в виде крестика и галочки. До этого они были бледные и
бессильные. Наведите на каждую из них указатель мыши, и вы узнаете, что это
кнопки Отменить и Ввод. Эти кнопки удобно использовать, когда мышка находится под рукой.
К тому же кнопка Ввод не смещает табличный курсор, в отличие от клавиши <Enter>, и клавиш
со стрелками. А иногда нужно, чтобы табличный курсор остался на месте.
Это следует пояснить детализацией. Предположим вы ввели в ячейку какие-то цифры.
Первоначально они будут прижиматься к левому краю. Если вы нажмете <Enter>, курсор
сместится вниз, а набранное перескочит к правому краю ячейки. Это означает, что информация в
ячейке сохранена.
Но этот же результат вы можете получить, если щелкните в строке формул птичку. Но курсор
при этом останется на месте.
Вы можете удалить набранное в ячейке с помощью клавиш удаления. Но вы сразу удалите
все набранное, но еще не сохраненное, если щелкните крестик в строке формул.
Строка формул позволяет показать данные текущей ячейки более крупным планом. Это
особенно важно, если таблица отображена на экране с малым коэффициент масштабирования.
При малом масштабе содержимое ячейки трудно разглядеть в самой ячейке.
К тому же, в ячейке не будет отображаться целиком длинная запись (если соседняя справа
ячейка заполнена). В строке формул длинная запись будет отображаться полностью.
Ячейка такая маленькая, и трудно поверить, что в нее может влезть больше одного слова или
одного числа. Для того чтобы убедиться в обратном, установите табличный курсор в любую
ячейку и наберите, к примеру, свое имя три – четыре раза. Как только вы доходите до правой
границы ячейки, граница исчезает. Но это условное исчезновение. Нажмите <Enter>, а затем
клавишу <↑> и тут же клавишу <→>. Наберите какое либо слово и нажмите клавишу <←>.
Просто обратите внимание какие изменения при этом происходят в ячейках и в строке формул.
Пока соседняя ячейка (та, что справа от активной) пуста, она уступает свою территорию
активной ячейке (той в которой находится табличный курсор). Но стоит сделать ее активной, то
есть поместить в нее табличный курсор и начать вводить в нее какие – то данные, она тут же
возвращает принадлежащие ей имущественные права. Но это не приведет к удалению
информации, набранной в соседней слева ячейке. Просто её станет меньше видно.
Может случиться, что вы по ошибке окажетесь не в той ячейк е, после двойного щелчка
наберёте какой-то символ, и содержимое ячейки, увы, исчезнет. Что бы вернуть потерянное,
нажмите клавишу Esc, или щелкните кнопку – крестик в строке формул, либо
кнопку отменить на левом краю строки заголовка.
Типы данных
Когда вы вводите данные в рабочую таблицу, Excel незаметно анализирует вводимую
информацию и определяет, является ли она текстом, числовым значением или
формулой. Формулами мы займемся позже, а пока обратим внимание на два первых типа данных.
Признаки текста
На практике текстовые данные представляют собой комбинацию букв, знаков пунктуации и
цифр. Текст в рабочей таблице в основном используется для записи заголовков, названий
объектов (спецификаций) и примечаний.
Правда, чтобы это увидеть, запись должна быть не очень длинной. Если число настолько
велико, что оно не помещается в ячейке, Excel автоматически преобразует его в так называемое
экспоненциальное представление. Например, запись 3E+09 означает, что после цифры три
следует девять нулей. Т. е. мы имеем дело с числом 3 000 000 000. Другой пример: 3,2564Е+9.
Эта запись означает, что при обычной записи запятую нужно переместить на девять знаков
вправо.
Все понятно, когда записывается число с большим количеством нулей. Но предположим, в
ячейку заносится длинное число без нулей. Например, это число 658321455. Excel преобразует
это число и занесет в ячейку 6,58 + 08. Если вы еще помните содержание предыдущего раздела,
то в числовом формате предусмотрены два знака после запятой. Поэтому 6,58…
На первый взгляд при экспоненциальной записи происходит довольно грубое округление.
Число в экспоненциальной записи будет заметно отличаться по величине от числа в обычной
записи.
Но это только на первый взгляд. Вы уже не один раз убеждались, что Excel производит
только видимое округление. Программа запоминает число полностью, и оперирует с точным
значением числа.
Для ввода отрицательных чисел (если речь идет о деньгах, то это могут быть убытки или
расходы) наберите перед числом знак «минус» (клавиша с этим знаком находится в правом
верхнем углу вспомогательной цифровой клавиатуры).
Когда вы хотите ввести десятичную дробь с нулем перед запятой, можете не утруждать
себя набором нуля.
Встать в ячейку – значит установить табличный курсор в той ячейке, содержимое которой
следует отредактировать. Щелкнуть в строке формул нужно в том месте, где вы хотите видеть
текстовый курсор. То есть в том месте, откуда вы собираетесь начать исправление.
Редактирование производится согласно правилам, принятым в любом текстовом редакторе.
Если вы хоть немного знакомы с текстовым редактором Word, вы знакомы и с правилами
редактирования. Когда вы будите вносить изменения в строке формул, эти изменения тут же
будут отображаться и в ячейке.
Чтобы закрепить изменения, новое содержание ячейки нужно сохранить. Для этого нужно
нажать <Enter>, или одну из клавиш со стрелками, или щелкнуть за пределами ячейки.
Редактирование может осуществляться в ячейке.
Дважды щелкните, начинайте редактировать.
Возможны два случая. Первый – табличный курсор уже установлен в ячейку. Тогда двойной
щелчок просто поместит в ячейку текстовый мигающий курсор.
Второй случай – табличный курсор где-то там, за пределами ячейки, содержимое которой
необходимо подправить. В этом случае, после первого щелчка в ячейку устанавливается
табличный курсор, после второго, в ячейке появляется текстовый мигающий курсор. Каждому
курсору – по одному щелчку.
У первого способа редактирования (в строке формул) есть одно маленькое преимущество:
мигающий курсор появляется после одинарного щелчка. Он требует чуточку меньших затрат сил
и времени. Может быть это и мелочи, но как говорил великий Микеланджело: «Мелочи создают
совершенство, а совершенство – это уже не мелочь».
Недостатком первого способа является необходимость перемещаться от ячейки, в которой
щелчком мыши установлен табличный курсор, к строке формул. Поэтому, если таблица большая,
а ячейка находится далеко, преимущества первого способа теряют силу.
Правила редактирования содержимого ячейки
Весьма затруднительно заполнить множество ячеек содержимым и при этом не допустить ни
одной ошибки. К тому же вы можете просто пожелать записать в ячейку что-то по-другому.
Двойной щелчок производится в ячейке для того, чтобы поместить в нее текстовый
мигающий курсор, и начать редактирование содержимого ячейки.
Если вы щелкните (наведете указатель) на пустом месте внутри ячейки, ячейка выделится.
Это значит, что как только вы начнете вводить что то, прежнее содержимое исчезнет.
Если же вы не хотите удалять прежнюю запись, а хотите только подкорректировать её,
щелкайте (наводите указатель) между символами этой записи. Двойной щелчок установит
мигающий курсор в том месте записи, от которого вы начнете вносить изменения.
Напомню, текущая (активная) ячейка – это та, в которой установлен табличный курсор. Если
табличный курсор уже в ячейке, нажмите F2, чтобы вызвать мигающий курсор. Курсор окажется
на правом краю ячейки. Вы сразу можете начать удаление клавишей Backspace.
После щелчка в строке формул появится мигающий курсор, что позволит вам вносить
изменения в содержимое ячейки через строку формул.
А теперь обратите внимание на нижеприведенную таблицу. В ней перечислены клавиши и
комбинации клавиш для осуществления редактирования содержимого ячейки.
Последняя возможность скорее вредна, чем полезна. Иногда, нечаянно, вы вместо клавиши
<Home> нажмете <Insert>. Условия набора данных становятся совсем другими. И довольно
трудно разобраться в чем дело.
Для многоярусных ячеек следует отличать последний символ строки записи в ячейке и
последний символ всей записи.
Это отличие будет иметь место только для многоярусных ячеек. И только для таких ячеек
сочетания клавиш <Ctrl + End > и <Ctrl + →> будут давать различные результаты.
Excel воспринимает дату как число дней, отсчитываемых от 31 декабря 2000 года. То есть это
самое, что ни на есть настоящее число.
Подобное справедливо и для показаний часов. Время суток Excel воспринимает как число
секунд, от считываемых от полуночи, то есть от 24–00.
Но необходимо строго придерживаться одного из встроенных форматов для дат и времени.
Если формат, к которому вы прибегли, не соответствует встроенному, Excel будет трактовать
введенные даты и время как текстовые данные. Работать с ними как с числами она уже не
сможет.
Следует помнить, что возможность ввода только двух последних цифр года приемлема лишь
для первой трети нашего столетия (2000–2029). Для дат, начиная с 2030 года, необходимо
вводить все четыре цифры.
Для дат первой трети прошлого века также необходимо вводить четыре цифры. Если вместо
30.11.1925 ввести 30.11.25 Excel воспримет дату как 30.11.2025.
Как быстро вставить текущую дату и время
Часто во время работы с программой Excel в ячейки таблицы приходится вводить текущую
дату и текущее время. Excel позволяет это делать быстро. Для введения
Введите табличный курсор в ячейку, в которую нужно ввести текущую дату. Удерживая
нажатыми две первые клавиши, нажмите клавишу с цифрой «4». После выполнения этой
команды, в ячейке, в которой был установлен табличный курсор, появится дата. Для введения
текущего
<=> – это знак равенства. Клавиша, для набора этого знака расположена в правом верхнем
углу буквенно-цифрового блока клавиатуры, сразу перед клавишей удаления левого символа.
Щелкните кнопку Далее, предоставьте возможность мастеру сделать свой второй шаг.
Обратите внимание на область Символом разделения является. В нашем случае символом
разделения является пробел.
Установите метку контроля Пробел.
Добейтесь того, чтобы птичка стояла только около опции Пробел. Убрать птичку из клетки
можно так же, как и установить – щелчком мыши. Далее…
Прежде, чем мастер сделает свой последний решающий шаг, посмотрите, во что превратиться
выделенный фрагмент. Если вас все устраивает, щелкните кнопку Готово.
Если ячейка, в которой оказалась фамилий слишком широка, уменьшите её ширину.
Данные из внешних источников
Внешним источником может быть база данных Access, интернет, документ Word и другие
источники.
Чаще всего внешние данные поставляет интернет. Рассмотрим именно этот случай. Прежде
всего вы должны найти в интернете источник, который содержит соответствующие данные. Эти
данные, во-первых, должны вас интересовать, во-вторых они должны быть пригодны для
импорта в таблицы Excel. Проще говоря, это должны быть таблицы, по структуре схожие с
таблицами Excel.
Вы можете предварительно открыть веб-документ, а можете скопировать или записать
электронный адрес.
После этого откроется окно Создание веб-запроса. Если в интернете, к примеру, с помощью
Яндекса, открыта веб-страница с интересующей вас информацией, она окажется отображенной в
диалоговом окне Создание веб-запроса.
Если открыта другая страница, необходимо в адресное поле ввести адрес интересующей вас
веб-страницы. Окно Создание веб-запроса обладает способностью распознавать на
веб-страницах табличные данные, которые могут быть импортированы в Excel. Эти данные
помечаются прямоугольным желтым значком с черной стрелочкой.
Как уже упоминалось, в адресную строку, расположенную в верхней части окна Создание
веб-запроса следует ввести адрес нужной веб-страницы. Затем необходимо нажать
кнопку Пуск справа от адресной строки. Указанная веб-страница будет загружена в окно.
Окно Создание веб-запроса закроется, а на экране появится диалоговое окно Импорт данных.
В этом окне необходимо указать куда будут помещены импортируемые данные. Можно набрать
адрес ячейки текущего листа, а можно выбрать опцию Новый лист. Нажмите ОК.
Импортированные данные связаны с источником. Этот означает, что при изменении данных в
источнике, в Excel они тоже будут изменяться.
Глава 7. Формулы
Вычисления по формулам
В Excel формулой считается только такое выражение, которое начинается со знака равенства.
Вас немножко испугал этот заголовок? Не растрачивайте понапрасну драгоценный
адреналин. Поверьте, вы сейчас читаете далеко не самую сложную главу в этой книге. К тому же,
по моему мнению, сложных глав в этой книге вообще нет.
Итак, приступим к созданию формул. К примеру, для создания формулы умножения двух
чисел следует всего лишь выполнить следующие действия.
Для выполнения этой «операции» нужно нажать клавишу со звездочкой в верхнем ряду
вспомогательной цифровой клавиатуры.
В строке формул, при этом будет отображаться все происходящее в ячейке, в которой
создается формула. Таким образом, для того чтобы увидеть в строке формул созданную
формулу, необходимо установить табличный курсор в ячейку с формулой.
Если вам не все ясно, изучите нижеследующий пример.
Я надеюсь, вы уже запустили Excel. Перед вами открыта книга Excel с тремя чистыми
листами.
Вспомогательная цифровая клавиатура обрамлена сверху и справа кнопками. Четыре из них
являются клавишами арифметических действий.
Введите любое число в ячейку А20 и В20.
В ячейке С20 будет записана формула, которая позволит произвести умножение числа ячейки
А20 на число ячейки В20.
Установите табличный курсор в ячейку C20.
Крепитесь, начинается САМОЕ СТРАШНОЕ. Вам предстоит ввести в ячейку формулу для
вычисления, а затем произвести серию вычислений.
Наберите знак «=».
На клавиатуре вверху найдите и нажмите клавишу со знаком «=» (на этой клавише над
знаком «=» стоит знак «+»). В ячейке появится этот самый знак «=». Знак «=» сообщает Excel о
том, что в ячейку вводится формула.
Переведите курсор в ячейку B20.
Как только вы это сделаете, в ячейке С20 появится координата ячейки В20, а за координатой
как ни в чем не бывало будет мигать курсор-штанга. Линии рамки курсора ячейки В20 потекут.
Наберите знак умножения.
На вспомогательной цифровой клавиатуре нажмите кнопку со звездочкой.
Щелкните A20.
После этого щелчка в ячейке C20 за знаком умножения появиться координата ячейки A3.
Можете утереть обильный пот, унять дрожь в коленях. Формула готова.
Нажмите <Enter>.
Как только вы нажмете клавишу <Enter>, содержимое ячейки A20 будет умножено на
содержимое ячейки B20. Ответ появится в ячейке C20. Установив в нее курсор, вы увидите
результат ваших великих трудов.
Сама же формула будет отображаться в Строке формул.
При условии, что табличный курсор установлен в ячейку с формулой.
Для выполнения арифметической операции деления, вместо знака умножить (*), следует
набрать знак деления (/). Он тоже находится в верхнем ряду вспомогательной клавиатуры.
Там же вы найдете знак вычитания, а чуть ниже – знак сложения. В действие они приводятся
аналогично.
Знак вставки (^) используется как знак возведения в степень. Для набора этого знака
необходимо установить на клавиатуре латинскую раскладку, а затем одновременно нажать
<Shift> и клавишу с цифрой «6». Знак возведения в степень вводится в формулы точно также как
знаки арифметических действий. Одна из самых распространенных ошибок – попытка набрать
знак возведения в степень не переведя клавиатуру на латинскую раскладку.
На сколько процентов возрос объем продаж товара под номером 1 в феврале месяце в
сравнении с январем.
Предположим, ответ на этот вопрос вы хотите разместить в ячейку под столбцом февраль.
Пусть это будет ячейка с координатой С19. Поместите в ячейку С19 табличный курсор,
После щелчка ячейки С6 и ячейки В6, курсор, вопреки привычному, по-прежнему будет
оставаться в ячейке с создаваемой формулой.
И так, формулу для определения разности сумм продаж между Январем и Февралем мы
записали. Теперь эту разность необходимо разделить на сумму продаж за Январь. Эта цифра
содержится в ячейке В6.
Напомню, еще раз, что при вычислениях, Excel превращает число 25 % в число 0,25. Таким
образом, умножая число 100 на число в процентном формате, к примеру, на число 20 %, Excel
получит в ответе не 2000, а 20.
Вот и все. Вы научились, в частности, создавать формулы для вычисления объемов прироста
продаж в процентах. А в общем случае, вы научились значительно большему.
Парочка напоминаний. При создании формул, не добавляйте нигде лишние пробелы.
Помните, что изменение значения аргумента немедленно приведет к соответствующим
изменениям в ячейке с результатом вычисления. Например, вместо цифры 25, в ячейку под
словом февраль, занесете цифру 40, а затем нажмете <Enter>. Результат в ячейке С19 изм енится
автоматически. Теперь там появится число 100 %. Однако, эту функцию можно отключить,
оставив возможность изменения результата вычислений только после сохранения документа. Но
подробно об этом вы узнаете немного позже.
Не забудьте восстановить содержимое ячейки С6. Или закройте документ без сохранения.
Внесение изменений в формулу
Предположим, у вас возникла необходимость изменить формулу. Тогда действуйте по
следующей схеме.
Щелкнуть нужно около того места формулы, с которого вы хотите начать вносить изменения.
В строке появится подмигивающий вам курсор в виде вертикальной черты. Действуйте! Вносите
новые операторы и новые аргументы. В завершение
нажмите <Enter>.
Предположим, вам нужно узнать итоговый объем продаж за Январь по всем видам
товаров.
Пусть это будет ячейка, расположенная одной позицией ниже последней ячейки столбца
таблицы, озаглавленного словом Январь. Поместите в нее курсор. На левом краю строки формул,
при этом, должна высветиться координата текущей ячейки B16.
Щелчком мыши откройте вкладку Формулы. Появится лента команд. Интересующая нас
команда находится в левом верхнем углу.
Excel достаточно сообразительна. Она словно прочитает ваши мысли и вокруг ячеек,
содержимое которых вы хотите просуммировать, возникает подвижная пунктирная линия.
К примеру, в случае нашей таблицы, если вы заметили, Excel включает в сумму и цифры –
номера товаров из первого столбца. Оно и понятно, бедная Excel и не догадывается, что мы так
предательски подставили ее, заменив наименования товаров цифрами, по формату точно такими
же, как и суммы продаж в других ячейках. Внесем исправления.
Загляните в строку формул. Сейчас в вашей таблице выделен диапазон ячеек для
автосуммирования (А6:G6). Это неверный диапазон.
Ячейка Н16 находится на пересечении итогового столбца и итоговой строки. В этот раз Excel
попадет в «десятку», безошибочно выделив ячейки итогового столбца. Не забудьте щелкнуть
кнопку «Ввод» в строке формул.
Если вы теперь внесете изменение хотя бы в одну из ячеек таблицы, Excel заново все
просуммирует вдоль, поперек и по диагонали.
То есть заново будут рассчитаны суммы для итоговой строки, для итогового столбца, и для
итоговой суммы.
Сохраните все изменения в таблице. Ваш созидательный труд не должен пропасть.
Суммирование данных произвольно расположенных
ячеек
В предыдущем разделе мы научились суммировать данные ячеек, сгруппированных в
столбцы или в строки. Это самый распространенный случай. Он легок для реализации, но
существуют и другие, более сложные варианты. Рассмотрим случай, когда ячейки с аргументами
(или блоки ячеек) расположены в таблице произвольно.
Выберите любую ячейку в близлежащих окрестностях нашей таблицы для размещения в ней
результата суммирования. Пусть это будет, к примеру, ячейка с координатой К18.
Если нужно выделить диапазон ячеек, протащите указатель мыши от первой ячейки
диапазона до последней.
Левая кнопка мыши при этом должна быть нажатой. Таким образом, очень удобно выделять
диапазон ячеек, в виде прямоугольного блока. Того же результата можно добиться, если,
удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкнуть на первой (последней) ячейке диапазона, а затем
на последней (первой).
Щелчок кнопки «Ввод» в строке формул приведет к тому, что результат суммирования
окажется в ячейке К18.
Ситуация несколько усложняется, когда вмешивается Excel со своими инициативами. Если
вам нужно поместить результат в ячейку, примыкающую к таблице или входящую в состав
таблицы, Excel попытается угадать ваши намерения и, конечно же, в этом непростом случае
ошибется.
Установите табличный курсор, к примеру, в ячейку F15. Нажмите кнопку ∑ Автосумма.
Автовыделение охватит одну или несколько вышележащих ячеек столбца Май. Но нам нужны
другие ячейки.
Напомню, что
выделять ячейки можно щелкая их поочередно при нажатой клавише <Ctrl>, или
протаскивая указатель мыши с нажатой левой, а также с помощью клавиши <Shift>.
Формула определения процентного отношения
Отыщите в панели форматирования кнопку Процентный формат. Чтобы уяснить степень ее
полезности, дополним нашу таблицу несложной формулой.
В ячейке А18 наберите М./П. Эта запись означает, что в ячейках напротив мы запишем
формулы для определения процентного отношения суммы продаж за месяц (М) к сумме продаж
за полугодие (П), по всем видам товаров.
Щелкните В18. Наберите знак «=». Щелкните В16. Наберите знак деления. Щелкните
Н18. Нажмите <Enter>.
Введите курсор в ячейку, расположенную сразу за ячейкой с буквами М.П. В эту ячейку
будет занесен результат. Щелкните ячейку В16. В этой ячейке находится делимое. Теперь
наберите на вспомогательной клавиатуре знак деления (наклонная черта). Щелкните мышью
H16. В этой ячейке находится делитель. Теперь нажмите <Enter> или щелкните кнопку Ввод в
строке формул.
В ячейке В18 появится число равное отношению объёмов продаж за Январь к объемам
продаж за полугодие. Иногда сообразительная Excel догадывается, что число в ячейке следует
представить в процентном формате. Однако, предположим этого не случилось. Тогда в ячейке
окажется число, равное отношению содержимых двух ячеек. Предположим, это отношение
численно оказалось равным 0,17027. Верните курсор в ячейку с этим числом.
В главной вкладке найдите группу команд Числа. Там вы обнаружите кнопку Процентный
формат. Выглядит она вот так «%». Что-то знакомое, не правда ли? Щелкните её. В ячейке В18
появится запись 17 %.
Таким образом, кнопка Процентный формат избавляет нас от необходимости выполнять
операцию умножения на 100, набирать знак %, и производить округление.
Порою приходится подобными формулами заполнять длинные строки или столбцы. Затем
достаточно их выделить и нажать кнопку Процентный формат.
Запись 17 % Excel по-прежнему воспринимает как число 0,17027. Программа выполняет
округление только формально. На самом деле она помнит число с точностью до всех полученных
разрядов и в математических операциях оперирует именно этим числом.
Если вы создадите формулу, по которой содержимое ячейки В18 умножается на число (то
есть эта формула вычисляет 17 % от данного числа), Excel заменит 17 % на число 0,17027, и
произведет умножение. Таким образом, при определении процента от некоторой величины в
рабочей таблице не нужно заданный процент переводить в десятичную дробь. Excel это сделает
сама.
В ячейке В18 вашей таблицы задано процентное отношение объемов продаж.
Эта кнопка также в группе Числа. На ней вы увидите три нулика, стрелочку влево и запятую.
Если вы установите табличный курсор в ячейке В18 и один раз нажмете кнопку Увеличить
разрядность, появится один знак после запятой. Это позволит вам более точно отслеживать
процентные отношения. Однако кнопку Увеличить разрядность нужно щелкать до произведения
вычислений. Если вы в ячейку с координатой В16 введете новое число и нажмете <Enter>,
содержимое ячейки В18 тут же изменится соответственно. Изменилось делимое, должно
измениться и отношение делимого на делитель.
Мастер функции
Так называют, видимо, стремясь выразить большое уважение, окно Вставка функции.
Предположим, с помощью этого окна мы хотим вычислить сумму чисел в столбце К. Введите
в пять смежных ячеек этого столбца однозначные числа. Оставьте табличный курсор там, где вы
хотите видеть результаты вычислений.
В нижележащем окне выберите функцию сумм. Прокрутите список, и в нем вы найдете эту
функцию. Выделите её и щелкните ОК.
Появится окно Аргументы функции.
Нужно мигающий курсор убрать с первого поля и поместить во второе. Как только вы это
сделаете, появится третье поле, затем четвертое, пятое…
То есть имеется возможность просуммировать числовые данные нескольких фрагментов
таблиц.
Осталось щелкнуть ОК.
Еще немного поупражняемся. Вычислим косинус угла, заданного в радианах. Ус тановите
значения угла в одной из ячеек. Возьмите, к примеру число 1,57. Это прямой угол в радианах (пи
пополам). Косинус такого угла должен быть равен нулю.
Установите категорию Математические. Прокрутите список и выделите функцию cos.
Остальная работа аналогична уже проделанной. Я думаю вы справитесь и без моих инструкций.
Функции, которыми вооружена Excel
Финансовые функции. В этой категории множество специальных функций, вычисляющих
норму прибыли, амортизационные отчисления, проценты по вкладу или креди ту, и многое тому
подобное.
Это очень мощное вооружение для того, кто серьезно занимается финансовой деятельностью.
В частности, это могучее подспорье для финансистов и бухгалтеров. Если вы относите себя к
числу таких людей, но этими средствами не владеете, вам просто следует пройти курс
специального обучения. Конечно же, предварительно нужно обрести общее знание
возможностей программы Excel.
Логические функции. В этой категории семь команд.
К примеру, функция ЕСЛИ позволяют организовать разного рода разветвления. Если какая-то
величина больше другой, то расчет или просмотр чего-то, или печать чего-то пойдут одним
путем. Если это условие не выполняется, события будут развиваться по-другому.
Функция И позволяет задать несколько условий, и только при их одновременном выполнении
будет выбран какой-то вариант действий.
Функция ИЛИ также позволяет задать несколько условий. И если будет выполнено хотя бы
одно из них, будет выбран предусмотренный вариант действий.
Функция НЕ отрицает то, что до её воздействия принималось.
Математические функции. Вы уже имели возможность в окне Вставка функции прокрутить
список этих функций, и попутно удостоверились, как их много этих функций. Не каких -нибудь
семь, как в предыдущей категории. Вы уже знаете, что одна из этих
функций СУММ, другая COS. Есть еще SIN, ASIN TAN, ATAN. На обычном языке – это синус и
арксинус, тангенс и арктангенс.
Текстовые функции. Понятно, что объектом внимания этих функций являются текстовые
данные. С их помощью, к примеру, можно посчитать количество символов в ячейке, узнать
какой символ в строке стоит первым, а какой последним и т. д. и т. п.
Это не весь перечень категорий функций. Но для первоначального ознакомления
приведенных сведений вполне достаточно.
Проверка формул
Записать сложную формулу без ошибок не всегда удается. Нужно быть предельно
внимательным. Вероятность ошибок при записи формулы довольно высока. Из этого следует,
что формулы часто вводятся с ошибками. В Excel имеются средства, позволяющие осуществлять
проверку формул на наличие ошибок.
Щелкните ячейку, в которой находится сложная, не заслуживающая полного доверия,
формула.
Группа команд Зависимости формул находится на вкладке Формулы. После выполнения этой
команды откроется окно Вычисление формулы.
Я по образованию физик. Слова Вычисление формулы мною воспринимаются как
свидетельство некоего недоразумения. В моей практике тысячи раз встречались
слова Вычисление по формуле. Но чтобы вычисляли формулу…? Ну, что тут скажешь, видимо, у
программистов какой-то свой специфический язык, который малопонятен простому физику.
В появившемся окне необходимо щелкнуть кнопку Вычислить. На каждом шаге вы будете
видеть промежуточные результаты вычислений, и оставшуюся, пока еще не вычисленную часть
формулы.
Глава 8. Быстрые способы ввода данных
Средство Автоввод
Предположим, вы заполняете таблицу, содержащую сведения о людях. В разделе
таблицы Адрес есть столбец Город, имеется в виду город проживания. Большой процент людей,
сведения о которых вам необходимо держать в рабочей таблице, проживают в одном городе, к
примеру, в городе Минске. Тогда в столбце с заголовком Город слово Минск будет повторяться
десятки раз.
По первой набранной букве Excel способна предвидеть, что должно быть набрано в текущей
ячейке, основываясь на том, что было набрано в предыдущей ячейке столбца.
Выберите свободную строку на листе вашей рабочей книги. В левой крайней ячейке наберите
слово Январь.
а когда он превратится из белого креста в черный, нажмите левую кнопку тащите вниз. Excel
будет копировать слово Минск в каждую ячейку столбца.
Для копирования в строке, тащить нужно по ячейкам строки.
Копирование чисел осуществляется точно также.
Создание числовых последовательностей с помощью
средства Автозаполнение
Выберите свободную строку или столбец. Наберите, к примеру, цифру 3.
Иногда возникает необходимость ввести один и тот же элемент (текст, число, формулу) в
несколько ячеек рабочей таблицы. Excel может избавить вас от утомительного повторения одной
и той же операции.
Выделите в любом месте листа вашей рабочей таблицы блок ячеек. Щелкните в строке
формул чуть правее кнопки f x, наберите данные и нажмите <Ctrl + Enter>. Элемент, набранный в
строке формул, окажется во всех ячейках выделенного диапазона.
Глава 9. Выделение диапазона ячеек
На выделенный блок или интервал ячеек Excel обращает свое особое внимание и применяет
различные задаваемые команды только в отношении их, игнорируя остальные ячейки. Это может
быть команда Удалить, команда Вырезать, команда Копировать… и многие другие команды.
Выделение можно осуществлять как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры, в
зависимости от того какой из этих инструментов находится под вашей рукой в данный момент
работы.
Существуют и комбинированные способы выделения, то есть когда орудуют и мышью и
клавишами.
Выделение щелчком мыши
Это самый простой, самый распространенный, и в тоже время самый непроизводительный
способ выделений. Он позволяет выделить только одну ячейку.
Поместите указатель мыши в виде белого креста в любую ячейку, нажмите левую кнопку
мыши и, не отпуская ее, переместите указатель вниз, а затем вправо.
Таким образом, вы последовательно выделили прямоугольный блок ячеек.
Тот же результат получится, если указатель мыши протащить вначале влево (или вправо), а
затем вниз (или вверх).
Однако Excel позволяет срезать углы. Прямая ведь короче ломаной. Нажмите кнопку мыши и
протащите указатель в диагональном направлении, к примеру, вниз и вправо.
Как снять выделение
Для снятия выделения необходимо
Щелкать можно как на выделенных ячейках, так и на свободных. Обращаю ваше внимание на
то, что щелкать нужно именно в пределах электронной таблицы. Если вы щелкните в строке
меню или на одной из кнопок ленты, вместо снятия выделения произойдет нечто иное, скорее
всего совсем вам ненужное.
Как вносить изменения в ячейки выделенного блока
Выделив блок, вы можете вдруг обнаружить ошибку в содержимом какой-либо из ячеек.
Совсем не обязательно снимать выделение, затем снова выделять, для того, чтобы
отредактировать содержимое одной, либо нескольких ячеек.
Как вы вероятно уже заметили, первая ячейка (или левая верхняя) в выделенном блоке
остается светлой.
Снимается выделение прерывистого диапазона так же, как снимается выделение сплошного
диапазона. То есть щелчком мыши, либо нажатием на одну из клавиш со стрелками.
Ниже приведу поучительный пример из моей практики. Этот пример относится к случаю
работы в Word. Но при работе с таблицами Excel вполне может быть точно такая же ситуация.
Если вы заметили, в разделах этой книге есть много слов, набранных курсивом. Курсивом
набраны своего рода служебные слова.
На первом этапе работы я выделял слово, затем открывал главную вкладку (она открыта по
умолчанию в Excel, а в Word не открыта), щелкал кнопку Курсив. Эта работа оказалась довольно
утомительной. Я вдруг понял, что выполнять эту работу стало бы значительно легче, если
подключить к ней комбинации клавиш. В своем самоучителе Word я нашел раздел, где дается
перечень «горячих» клавиш. С этими клавишами работать стало намного легче.
На втором этапе работы я выделял слово, а потом нажимал комбинацию <Ctrl + ш(i)>. Но и
эта работа оказалась довольно утомительной. И тут я вспомнил про выделение с помощью
клавиши <Ctrl>.
На третьем этапе я весь текст раздела набирал обычным шрифтом. Если вы заметили, слова,
которые нужно набрать курсивом, оснащаются заглавными буквами. Благодаря этому их легко
найти в тексте. Набрав текст раздела, я выделял первое слово, и удерживая нажатой клавишу
<Ctrl>, быстро выделял нужные слова мышью. Если слово одно – выделяет его двойной щелчок,
если слов больше, выделение осуществляется протаскиванием мыши. А на завершающей стадии:
клавиша <Ctrl> уже нажата, осталось только нажать клавишу с буквой.
И я вздохнул с облегчением.
Возьмите за правило, прежде чем приступать к выполнению какой-то работы с привлечением
средств Excel,
При этом вам следует пробежаться по оглавлению этой книги, и поискать описание тех
возможностей, которые либо существенно ускорят работу, либо дадут возможность сделать её
более качественно.
Наверное, не менее 90 % пользователей и Word, и Excel, работают безграмотно, а потому
крайне нерационально, на нижайшем уровне качества.
Выделение методом «<Shift> + щелчок»
Щелкните мышью ячейку где-нибудь в середине экрана. В ячейке окажется табличный
курсор, и эта ячейка тем самым уже будет выделена.
Чувствую, напрасно я привожу последнюю инструкцию. Вы и сами это уже поняли, попрыгав
вокруг табличного курсора с указателем мыши.
Для выделения строки или столбца, щелкнуть нужно первую ячейку, а затем последнюю.
Как выделить полные строки и столбцы, весь лист
Обратите внимание на то, что заполненную таблицу принято называть рабочей таблицей. В
нашем случае рабочей является таблица под названием Объемы продаж за… Знаете такую?
Таблицу же Excel,с миллионами пустых или частично заполненных ячеек, принято
называть Электронной таблицей.
В данном случае пойдет речь о выделении столбцов и строк электронной таблицы, а не
столбцов и строк рабочей (заполненной) таблицы. То есть выделение будет осуществляться от
края до края всего листа.
Напомню, что заголовком столбца является кнопка расположена вверху, над первой ячейкой
столбца. На кнопке изображены одна или две латинские буквы. Щелкать можно как левой, так и
правой кнопкой мыши. После наведения крестообразного указателя мыши на ячейку с латинско й
буквой, он примет вид маленькой черной стрелки.
При щелчке правой кнопкой, столбец (строка) выделяется и дополнительно открывается
контекстное меню столбца (строки). В этом меню вы можете сразу же выбрать, что проделать с
выделенными ячейками, или с их содержимым.
Чтобы выделить все ячейки в строке, достаточно щелкнуть кнопку с номером строки.
Столбец с номерами ячеек расположен по левому краю окна документа.
Если это прямоугольный блок, то выделить нужно первую ячейку. То есть установить
табличный курсор в левом верхнем углу.
Если требуется выделить большое количество столбцов, первоначально выделяется первый
столбец щелчком мыши. При этом указатель должен иметь вид стрелочки.
Если нужно выделить группу строк, первоначально выделяется первая строка группы.
В строке состояния при этом (смотрите внизу справы) появятся Расширить выделенный
фрагмент. Они означают, что Excel переведена в режим Выделения. То есть выделение теперь
для программы самая важная задача.
Если это прямоугольный блок, то выделить нужно последнюю ячейку. То есть установить
табличный курсор в нижнем правом углу.
Ячейка может находиться выше или ниже табличного курсора, правее или левее. Походите
вокруг табличного курсора, пощелкайте по разным ячейкам. Техника выдел ения очень похожа на
уже усвоенную вами из предыдущего раздела. Только теперь не нужно удерживать клавишу
<Shift> в нажатом состоянии. Левая рука у вас свободна, и вы можете держать в ней, к примеру,
чашку с кофе.
Если выделяется блок столбцов, нужно щелчком мыши выделить последний столбец.
Про строки вы и сами догадаетесь.
Закончив выделение, не забудьте вывести Excel из режима выделения. В противном случае
вы от нее не добьетесь толку.
В результате выделиться столбец, строка или блок от выбранной ячейки до края рабочей
таблицы. Напомню, рабочая таблица – это та, ячейки которой чем-то заполнены.
Проделайте двойные щелчки (при нажатой клавише <Shift>) на каждой из четырех границ
выбранной ячейки, и вы увидите, как реагирует на это Excel.
Для того, чтобы выделить всю таблицу, необходимо выполнить поочередные двойные
щелчки на каждой из четырех сторон выбранной ячейки. Если выбранная ячейка находится
недалеко от центра таблицы, то после второго щелчка выделиться четверть таблицы, после
третьего – половина, после четвертого – вся таблица.
Предположим у вас выделен столбец таблицы от какой-то ячейки до какой-то, причем, не
обязательно до последней.
Вам, наверное, не трудно было догадаться, что на незаполненных участках листа рабочей
книги этот способ выделения работать не будет. Он, как и природа, «не терпит пустоты».
Выделение с помощью клавиши <Shift> и клавиш
управления курсором
В этом разделе и нескольких следующих, рассмотрим способы выделения блока ячеек без
участия мыши, то есть одной только клавиатурой.
Запустите Excel. Вам сейчас нужен пустой лист рабочей книги. Установите табличный курсор
в ячейке, где-нибудь поближе к центру окна документа.
Нажмите на клавишу <↓>, а, затем, не отпуская <Shift>, нажмите клавишу <→>. Вы видите
происходящее и все понимаете! Немного поупражняйтесь. Опробуйте различные сочетания
клавиш управления курсором. Следите за изменениями осмысленно. Закрепите ваше понимание.
Клавишами со стрелками можно производить одиночные «выстрелы», а можно «стрелять»
очередями. Для стрельбы очередями нужно, как и в случае с автоматом Калашникова, нажать и
не отпускать.
Снять выделение можно, нажав любую из клавиш управления курсором (они с
изображениями стрелок). Предварительно нужно отпустить клавишу <Shift>.
Последняя работает как мощный ускоритель процесса и позволяет выделять строку, столбец
или блок от начальной ячейки до краёв электронной таблицы. Однако, если на пути выделения
встретится заполненная ячейка, выделяемый столбец (строка) упрется в нее. Но повторные
нажатия на соответствующую клавишу управления курсором позволят (сразу или постепенно)
преодолеть препятствие.
Способ выделения ячеек с помощью клавиши <Shift> и клавиш управления курсором самый
простой и удобный. Так что сразу же постарайтесь усвоить его.
Выделение с помощью клавиши F8 и клавиш
управления курсором
Откройте пустой, либо частично заполненный лист любой рабочей книги.
Установите табличный курсор поближе к «географическому» центру экрана.
Excel сама вам покажет, как она осуществляет выделение под «давлением» этих команд.
Клавишу F8 следует нажать и отпустить, а вот клавишу <Ctrl> следует удерживать в нажатом
состоянии.
Клавиша <Ctrl> и в этом случае играет роль ускорителя процесса. Нажмите и, не отпуская ее,
поработайте клавишами со стрелками. Процесс выделения сиганет до пределов таблицы.
Обращаю ваше внимание на то, что это средство работает при любых переходах между
диагонально противоположными угловыми ячейками блока. То есть совсем не обязательно
переходить от первой ячейки к последней. Средство сработает и на обратном пути. Не обманет
оно ваших ожиданий и при переходе от левого нижнего угла блока к правому верхнему и
наоборот.
Данное средство выделения эффективно, однако проблема заключается в том, что вряд ли вы
заранее будете знать координаты второй угловой ячейки выделяемого блока
Если вы работаете в угловой области блока и знаете, что вскорости этот блок придется
выделить (к примеру, для того, чтобы скопировать), запишите координаты угловой ячейки.
Еще лучше, если, при работе с блоком, вам приходилось пользоваться средством Переход для
перемещения между диагонально противоположными углами блока. Напомню, что в
окне Переход
При наборе чисел с двумя знаками после запятой, не нужно набирать запятую.
Предположим вам нужно набрать цифру 26,34. Но набираете вы цифру 2634. Это значительно
проще, не нужно возиться с запятой.
Но ведь вы не все время будите набирать цифры с фиксированным числом знаков после
запятой. Если пришла пора набирать другие цифры, уберите метку контроля от
опции Автоматическая вставка десятичной запятой. Для этого снова нужно выбрать Файл –
Параметры – Дополнительно.
Форматирование содержимого ячейки
Предварительно подготовьте так называемую «рыбу», то есть ячейку с содержимым.
Выберите ячейку подальше вправо от группы команд Шрифт. Иначе её закроет выпадающий
список. Наберите в ней несколько букв, в том числе и заглавную, и несколько цифр.
По умолчанию, в книге открыта вкладка Главная. Найдите на ленте группу команд Шрифт.
Она вторая по счету слева. В самом верху вы увидите название текущего (действующего)
шрифта. Скорее всего это будет шрифт Colibri. Выбирая другой шрифт, вы задаете другую
гарнитуру шрифта.
Вид отдельно взятого символа: соотношение ширины и высоты, толщина линий, радиусы
изгибов… все эти микроскопические детальки, характерные «черты лица» каждого символа, и
есть то, что отличает один шрифт от другого. Тип шрифта называют гарнитурой шрифта.
Шрифт будет изменен в ячейке, в которую установлен табличный курсор. Установите курсор
в какую-либо из заполненных ячеек.
Стрелочка находится на правом краю окошка с названием шрифта. После щелчка появится
список шрифтов. Пройдитесь указателем мыши по списку. Шрифт содержимого ячейки будет
изменяться по мере того, как указатель перемещается от одного названия шрифта к другому.
Если вас по каким-то причинам не устраивает действующий шрифт, вы можете выбрать
другой. Для этого нужно всего лишь щелкнуть название шрифта.
Изменение произойдет на одну единицу либо в большую, либо в меньшую сторону. Два
щелчка приведут к изменению шрифта на две единицы, три – на три единицы…
Стрелочка возле буквы «А», расположившейся на красном основании, позволяет выбрать
цвет шрифта.
Еще раз напомню, если вы внесли изменения в нашу рабочую таблицу и не знаете, как от них
избавится, закройте книгу без сохранения.
Форматирование отдельного фрагмента
Иногда требуется отформатировать отдельный фрагмент данных в ячейке.
При этом будет происходить выделение символов (букв или цифр). Именно к этому
фрагменту будет применен выбранный атрибут форматирования. Это может быть размер
шрифта, вид начертания, и т. д.
Размер шрифта
Размер шрифта может изменяться от очень маленького до очень большого.
Правее рамки с названием шрифта вы увидите маленькую рамку с цифрой и стрелочкой. Этот
инструмент позволяет изменять размер шрифта. Щелкните стрелочку и пройдитесь указателем
мыши по колонке цифр. Щелчок закрепит размер шрифта.
Выпадет колонка цифр. Эти цифры определяют размер шрифта. Единицей размера считается
пункт. Если выбрана цифра 24, значит следует говорить, что размер шрифта равен 24 пунктам.
Выбранный размер будет иметь вновь набираемый текст. Но выбранный размер примет
шрифт данных в активной ячейке и в выделенных ячейках. Напомню, что одна ячейка считается
выделенной, если в нее установлен табличный курсор.
Наберите в ячейке букву и цифру. Сохраните. Для этого нажмите клавишу со стрелочкой
вниз, а затем верните курсор.
Еще раз выполните вышеприведенную команду. Наведите указатель мыши на цифру
столбика и медленно двигайте вниз (без щелчка и без нажатия кнопки). Размер шрифта в
выделенной ячейке будет меняться соответствующим образом.
Вы получаете возможность выбрать тот размер, который вас устроит. И только после этого
выполните щелчок, закрепляя результат.
Как длинный текст сделать многоэтажным
Может быть два случая. В первом – вы уже набрали длинный текст в ячейке. Этот текст
находится в своей ячейке, но налезает на ячейки, находящиеся справа. Это создает значительные
неудобства. Но от них можно избавится.
Выделите ячейку и выберите команду:
Чтобы эта функция сработала, необходимо выделить столбцы с содержимым. Выделите всю
нашу рабочую таблицу и выберите указанную выше команду. Вы сразу поймете, что к чему.
Вы уже не раз убеждались, что наша рабочая таблица по-настоящему рабочая. Она
невероятно упрощает понимание изучаемого материала. Простенькая табличка избавляет от
необходимости приводить длинные, умопомрачительно сложные словесные описания
происходящего на Excelовском листе книги. Лучше один раз увидеть, чем семь раз прочитать.
Таблица открывает нам глаза, позволяет видеть происходящее.
Напомню, чтобы Отменить выполненное действие, необходимо щелкнуть дугообразную
стрелочку в левом верхнем углу.
Можно быстро привести ширину столбцов в соответствие с содержимым всех ячеек для всего
листа, если
Стрелочка находится в левом верхнем углу, в некотором смысле между цифрой «1» и буквой
«А». можно сказать и так: стрелочка находится на пересечении строки заголовков столбцов и
столбца номеров строк. Она имеет форму равнобедренного прямоугольного треугольника.
Появится маленькое окно. В нем вы можете установить новое значение ширины столбца. Как
только вы щелкните ОК, ширина всех столбцов листа изменится. Если закроете документ с
сохранением, то при следующем открытии и любой дальнейшей работе будет по умолчанию
поддерживаться установленная ширина столбца.
Иногда приходится восстанавливать стандартную ширину столбца. Уйдите подальше от той
области, где ваша деятельность поменяла ширину многих столбцов.
Выделите столбец со стандартной шириной. В группе Ячейка щелкните стрелочку около
кнопки Формат. В списке выберите Ширина столбца.
Появится окно, в котором вы увидите цифру, сообщающую о стандартной ширине столбца.
Запомните или запишите её.
Выделите группу столбцов с «испорченной» шириной. Снова вызовите окошко и наберите
цифру, соответствующую стандартной ширине столбца.
Таким же способом восстанавливается высота строк.
Менять ширину столбца можно с помощью контекстного (целевого) меню. Такое меню
открывается щелчком правой кнопки.
После щелчка правой кнопкой мыши откроется контекстное меню, в котором следует
выбрать опцию Ширина столбца. В появившемся окне следует задать ширину столбца. Этот
способ мне кажется значительно более удобным, чем выше описанный.
Высота строки устанавливается с помощью контекстного меню аналогично.
Окно Формат ячеек
По справедливости, это окно должно открываться командой в группе Ячейки главной
вкладки. Но почему-то соответствующую команду отнесли к группе Число.
Имеется ввиду правая сторона заголовка того столбца, ширину которого нужно изменить.
Когда указатель мыши примет вид четырехконечной стрелки, нажмите левую кнопку и
тащите куда хотите. Таким же способом можно менять ширину блока выделенных столбцов.
Только в этом случае все столбцы будут «держать равнение» на тот, границу которого вы
перетаскиваете.
Как очистить ячейку от форматов
Помните, что форматы в ячейках рабочих таблиц живут сами по себе, независимо от наличия
данных. Если вы из ячейки с числом в процентном формате удалите само число, процентный
формат там останется. И когда вы снова наберете число в этой ячейке, оно автоматически
оснаститься знаком процента.
Если вы хотите очистить ячейку не только от данных, но и от назойливых форматов,
установите в ячейке курсор либо выделите диапазон, и выберите команду
Кнопка очистить находится на правом краю ленты в группе Редактирование. Она имеет вид
(если я не ошибаюсь) красного ластика, нечто стирающего. Щелчок этой кнопки откроет
выпадающий список. В нем следует выбрать Очистить все.
Иногда нужно удалить форматы из пустых ячеек, или удалить только форматы, сохранив
данные.
К примеру, вы по ошибке выделили не тот столбец и придали денежный формат числам,
которые вовсе не являются суммами денег. Для восстановления порядка выполните следующие
действия.
Где-то недалеко есть ячейка с данными, отформатированными так, как вам бы хотелось
отформатировать содержимое других ячеек. Кнопка с кисточкой находится на левом краю
главной вкладки. Когда вы её дважды щелкните, к указателю прикрепится кисточка.
Указателем с кисточкой нужно выделить диапазон тех ячеек, содержимое которых нужно
переформатировать по образцу. Форматирование по образцу, это по сути дела – копирование
формата с образца.
Из самого названия раздела следует, что некий объект нужно брать в качестве образца. К
примеру, вы хотите увеличить размер шрифта, и задать начертание Полужирный для
содержимого некоторых избранных ячеек в большой таблице.
Для этой цели наилучшим образом подходит инструмент Формат по образцу. В первой из
избранных ячеек выполните форматирование вручную. Табличный курсор оставьте в этой
ячейке. Щелкните дважды мышью кнопку с кисточкой и вперед… После двойного щелчка к
указателю мыши (в виде белого креста) пристанет кисточка. Так как указатель, а значит и мышь,
у вас теперь заняты, перемещаться по документу за пределы видимой на экране части таблицы
следует с помощью клавиш.
Как только на экран «взошла» искомая ячейка, установите в нее указатель с кисточкой и
щелкните. Формат станет «образцовым», а табличный курсор перескочит на выбранную ячейку.
Но вы двигайтесь дальше к следующей ячейке.
Если вы вдруг обнаружили, что не те ячейки разукрасили новыми форматами, вернуть
серенький стандартный формат можно таким же способом, но уже взяв за образец обычный
формат содержимого не приукрашенной ячейки.
Если вы выделите указателем с кисточкой некий блок, то все ячейки в этом блоке примут
формат образца.
Часто возникает необходимость изменить формат только в одной ячейке, либо только в
одном блоке ячеек (в частности, в строке или в столбце). То есть теперь вы воспользуетесь
указателем с кисточкой только один раз; либо для щелчка ячейки, либо для выделения одного
блока ячеек. В этом случае щелкайте кнопку Формат по образцу только один раз.
После однократного форматирования кисточка сама покинет указатель мыши. Это избавит
вас от необходимости выбирать лишнюю команду, то есть возвращаться на кнопку и щелкать.
Когда вы щелкните вкладку Файл, появится список со стрелочкой в кружочке. Эта кнопка
позволяет вернуться на Главную страницу. Но пока нам не нужно возвращаться. Выберите в
выпавшем списке опцию Параметры. После этого откроется соответствующее окно. Окно будет
открыто во вкладке Общие. В ней вы найдете строку Шрифт по умолчанию. Откройте список
шрифтов и выберите то, что вам нужно.
Цвет ячейки
Любая ячейка, любой выделенный блок может быть залит цветом. Как правило, заливку ячеек
используют для эстетического оформления таблицы. Но иногда разумно осуществить заливку
цветом, для того, быстрее и легче было находить некоторые фрагменты таблицы.
Какой вы цвет щелкните, в такой цвет окрасится подставка под ведром. Следовательно, таким
цветом будет залита ячейка, или блок выделенных ячеек.
Выделить можно сразу несколько окрашенных блоков, даже если они будут разных цветов.
Далее, необходимо щелкнуть стрелочку возле кнопки Цвет заливки, и выбрать опцию Нет.
Группа команд Выравнивание
Эта группа находится на ленте вкладки Главная. Пройдитесь указателем мыши по значкам,
прочитайте подсказки.
А теперь опробуем на содержимом ячейки эти команды. Щелкните ячейку ниже нашей
рабочей таблицы. Ради большей наглядности, увеличим раза в два высоту строки. Напомню, что
для этого можно в группе Ячейка щелкнуть кнопку Формат…
Введите в эту ячейку число или букву. Не забудьте сохранить и вернуться в ячейку. После
этого пощёлкайте кнопки группы Число. Посмотрите, что происходит с содержимым ячейки.
Наверное, вы уже догадываетесь, далее необходимо щелкнуть одну из кнопок группы Число.
Любое данное, вводимое в одну из выделенных таким способом ячеек будет выравниваться
соответствующим образом.
Изменение ориентации
Эта возможность также предусмотрена в группе команд Выравнивание вкладки Главная.
Часто первая строка таблицы становится строкой заголовков столбцов, а первый столбец,
столбцом номеров или наименований строк. К примеру, в столбцах могут стоять суммы продаж
по месяцам, а в строках – наименование товаров. Тогда заголовками столбцов будут названия
месяцев, а наименования строк – это наименования товаров.
Для этого нужно щелкнуть стрелочку возле кнопки Границы, и щелчком мыши выбрать и то,
и другое.
Самостоятельно опробуйте действие опций Нарисовать границу, Нарисовать сетку,
Стереть границу.
В нашей таблице выделите столбец с суммами продаж, к примеру, за январь. После этого
выполните вышеприведенную команду. В результате откроется список, в котором необходимо
выбрать одно из правил выделения ячеек. Выберите опцию Больше…
В появившемся окне следует установить цифру. Предположим, это цифра 65. После щелчка
кнопки ОК, цифры в трех ячейках из десяти, будут подсвечены красным. Это ячейки, значения в
которых превышают 65.
Эта команда позволит снять выделение красным цветом. Довольно громоздкая и далеко не
очевидная команда.
Я думаю, вы и без моей помощи разберетесь, как использовать другие правила выделения
ячеек.
Цвет шрифта
Разноцветный шрифт, как правило, используют для эстетического оформления таблицы. Но
иногда это полезно, чтобы выделить содержимое каких-то ячеек. В качестве примера, расцветим
заголовки столбцов нашей таблицы. Выделите строку с заголовками столбцов.
Обратимся к группе команд Шрифт главной вкладки. Там есть кнопка с буквой «А» на
цветной платформе. Цвет платформы соответствует выбору цвета при последнем обращении к
списку. Необходимо щелкнуть стрелочку возле этой кнопки и выбрать цвет.
Предварительно, просто проведите без щелчка по цветным квадратикам. Посмотрите какие
изменения происходят в выделенных ячейках.
Если вас устраивает цвет, в который окрашена платформа под буквой «А», просто щелкните
кнопку с этой буквой и платформой. Символы в выделенных ячейках обретут соответствующий
цвет.
Глава 11. Внесение изменений в рабочую книгу
Если вы заполнили рабочую таблицу, не обольщайтесь по поводу того, что вам уже ничего не
придется с ней делать. Процесс внесения изменений в таблицу называется редактированием.
Редактирование документа – задача весьма ответственная, и ее решение порою занимает больше
времени и требует больших знаний, чем занесение данных в ячейки таблицы.
Редактирование – это замечательно
Электронный документ легко поддается переделке.
Для того, чтобы открыть несколько книг, выделите их имена удерживая клавишу
<Ctrl>, и щелкните Открыть.
К примеру, клавиша <пробел> выполняет свою обычную работу. Новый символ появляется
слева от мигающего курсора. Курсор в нужном месте устанавливается щелчком мыши. Клавиши
со стрелками перемещают курсор влево или вправо. Ту же функцию выполняют и клавиши
удаления символа.
Для того, чтобы начать редактирование в строке формул, необходимо щелкнуть мышью в
каком-то месте записи в строке формул.
Двойной щелчок в ячейке устанавливает в ней мигающий курсор. Это дает вам право начать
вносить изменения.
Перетаскивание содержимого ячеек
Вернемся к нашей рабочей таблице. Выделите блок ячеек с данными.
Крестообразный указатель примет вид четырехконечной стрелки. Этот значок еще можно
назвать крестом со стрелками.
Блок можно сместить в любую сторону, вверх, вниз, влево, вправо. При этом строки и
столбцы останутся на прежнем месте. Перемещаться будет только содержимое блока
выделенных ячеек. Таким образом, вы переместили содержимое нескольких выделенных ячеек в
новое место.
Если на новом месте будут уже заполненные ячейки, программа спросит, хотите ли заменить
содержимое этих ячеек.
Если вам нужно скопировать, а не переместить,
Выделите в нашей таблице блок, состоящий из нескольких ячеек. Поместите указатель мыши
в виде белого креста на одну из сторон выделенного блока, добейтесь, чтобы он принял
надлежавший вид, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая нажатой клавишу <Shift>,
переместите мышь.
В теле таблицы появится большой I-образный указатель. Он показывает, во-первых, где будет
помещен выделенный блок, и, во-вторых, – какие ячейки и куда будут сдвинуты при «расчистке»
места для перемещенного фрагмента. Если большой указатель принимает вертикальное
положение – вытесняемые ячейки будут смещены вправо. При горизонтальном расположении
I-образного указателя, вытесняемые ячейку будут смещены вниз. Номера строк и заголовки
столбцов при этом останутся неизменными.
Если клавиша <Ctrl> не удерживается в нажатом состоянии, на том месте, где были выделены
ячейки, останется пустота.
Вставляем символ
Этот раздел может показаться чуточку инородным в теме данной главы. Однако более
подходящего места для нижеследующих инструкций мне не удалось найти в пределах этой
книги.
Довольно часто в документы приходится вставлять символы, которые невозможно набрать с
клавиатуры. В Excel предусмотрен арсенал специальных символов, сведенных в несколько
таблиц.
Установите курсор в то место, куда вы хотите поместить специальный символ.
Хотя щелчок мыши под (над) бегунком полосы прокрутки также достаточно удобен.
Выберите необходимый вам символ щелчком левой кнопки, после чего нажмите
кнопку Вставить.
Если вы хотите вставит один и тот же символ несколько раз подряд, не закрывая таблицу,
нажмите необходимое число раз на кнопку Вставить.
Предположим, в своем документе вы часто используете один из символов. Вставлять этот
символ, открывая каждый раз окно с таблицами символов и каждый раз заново отыскивая
символ, неудобно и утомительно.
Во вкладке Вид, в группе команд Окно щелкните кнопку разделить. Кнопка имеет вид окна,
разделенного по горизонтали. После щелчка в середине экрана появится двойная разделительная
линия с горизонтальной полосой прокрути.
Если поместить указатель мыши на двойную линию, он примет вид двунаправленной
стрелки. Нажав левую кнопку, вы можете перетащить разделительную линию, оставляя больше
места для одного из документов.
Для снятия разделения, можно также поместить указатель мыши на разделительную линию, и
когда он примет вид двунаправленной стрелки, дважды щелкнуть мышью. Не получился
двойной щелчок? Не беда! Ухватите линию раздела указателем и депортируйте на родину. То
есть дотащите до края экрана и бросьте.
Тащите, пока рамка не охватит последнюю ячейку с вводимой формулой. После этого
отпустите кнопку мыши. Вы видите, что в ячейках появились числа. Но числа разные. Это
говорит о том, что мы скопировали не число из ячейки В6, а формулу. Эта формула произвела
математическую операцию с разными числами. Поэтому и результаты разные.
Для изучения полученного результата поместите табличный курсор, к примеру, в ячейку С16.
В строке формул отобразится формула суммирования, но уже с теми координатами ячеек, по
которым и должно производиться суммирование для данного столбца.
Вам, наверное, не очень понятно, что означают слова «с синхронным изменением координат
ячеек с аргументами». Поясняю.
Мы скопировали формулу суммирования из ячейки В16. Аргументы (суммируемые числа)
для этой формулы находятся в ячейках столбца В.
Но когда копия формулы окажется в ячейке С16, она должна работать с аргументами столбца
С. То есть суммировать числа ячеек этого столбца.
Аналогичные изменения сообразительная Excel внесет и в другие ячейки с формулами.
Проделайте операцию автозаполнения и с итоговым столбцом, предварительно удалив
формулы из всех ячеек, кроме первой, с координатой H6. Теперь Excel автоматически изменит
номера строк, по которым должно производиться суммирование.
Копирование формул без изменения координат ячеек
с аргументами
Окиньте хозяйским взглядом вашу таблицу. В ячейке В18 вы обнаружите одинокую формулу,
по которой вычисляется процент сумм продаж за Январь, относительно сумм продаж за
полугодие. Эту формулу, если помните, мы создали в разделе Формула определения процентного
отношения, главы 9.
Ну а теперь? Теперь установите табличный курсор в эту ячейку. В строке формул вы увидите
саму формулу. Согласно этой формуле, содержимое ячейки В16 делится на содержимое ячейки
H16. Причем результат записывается в процентном формате.
Но почему, вероятно спросите вы, такое особое внимание к январю месяцу. При нормальном
деловом подходе, подобными формулами следует оснастить и другие пять с толбцов,
соответствующих другим месяцам.
Сделаем это быстро и точно с помощью средства автозаполнения. Но прежде чем приступить
к делу, обратим внимание на одну деталь. При переходе от ячейки к ячейке (от месяца к месяцу)
синхронно должна изменяться координата и содержимое первой ячейки в формуле деления.
Вторая же ячейка (делитель) должна оставаться неизменной. Значит, ее нужно предварительно
зафиксировать. В Excel это делается следующим образом.
Щелчок установит мерцающий курсор между буквой Н и цифрой 16. После нажатия на
клавишу F4 перед буквой и цифрой координат появятся по одному знаку $. Этот знак сообщает
вам и Excel о том, что координата ячейки зафиксирована. Теперь, при протаскивании курсора,
координаты первой ячейки будут изменяться синхронно, в соответствии с перемещением, а
координата Н16 останется неизменной. Значит, деление в формуле будет осуществляться на одно
и тоже число, на сумму продаж за полугодие по всем видам товаров.
Нажмите <Enter>.
После того как он превратиться в черный крестик, нажмите левую кнопку и пройдитесь слева
направо.
В таблице теперь появятся еще одна строка с шестью ячейками, заполненными формулами.
Копируем, вставляем
Выделите в таблице любой диапазон ячеек.
После этого переместитесь к тому участку таблицы, где вы хотите вставить фрагмент.
Если блок прямоугольный, то щелкать нужно верхнюю левую ячейку того блока, в котором
должна разместиться прибывшая информация.
Если блок представляет собой часть столбца, то щелкать нужно самую верхнюю ячейку.
Надеюсь, вы и сами уже догадываетесь, что в случае строчной информации, щелкать нужно
крайнюю левую ячейку.
Что касается параметров вставки, то вы видите шесть вариантов. Чаще всего вам придется
выбирать первый вариант. Если вы вставляете ячейки с обычными числами и обычными
словами, то первая, вторая, третья и шестая кнопки внесут данные без изменений.
Особую внимательность следует проявлять, если вы вставляете ячейки с формулами.
Для того, чтобы убрать бегущее пунктирное обрамление (муравьиную дорожку) нажимайте
<Esc>. Эту же кнопку следует нажать, если вы замахнулись вставить, но передумали.
При копировании блока ячеек с данными, эти данные перемещаются к месту вставки. Если в
ячейках места вставки есть данные, они замещаются новыми данными.
В частности, если скопировать пустые ячейки и вставить в заполненную таблицу, данные
таблицы будут замещены пустотой.
Следует различать вставку, осуществляемую с помощью щелчка правой и соответствующего
контекстного меню, и вставку, осуществляемую с помощью кнопок группы Ячейки главной
вкладки.
В первом случае вставляются данные. Во втором случае вставляются пустые столбцы, строки
и ячейки. При втором варианте вставки происходит сдвиг строк, столбцов, ячеек.
Буфер обмена
Буфер обмена позволяет сохранять до двадцати различных скопированных или вырезанных
объектов.
Однако, прежде чем производить многократное копирование, откройте окно буфера обмена.
Данная группа находится на левом краю главной вкладки. Стрелочку вы увидите в правом
нижнем углу площадки группы команд. Она очень маленькая, и направлена вниз под углом 45 о.
Скопируйте часть столбца в таблице. Цифры появятся в окне буфера обмена.
Скопируйте часть строки. И эти цифры появятся в окне буфера обмена.
Для того чтобы убрать бегущую штрих-линию, нажмите клавишу Esc.
Установите табличный курсор в какой-либо ячейке за пределами нашей таблицы. Дважды
щелкните одну из копий в окне буфера.
Проделайте тоже и со второй копией.
Если вы скопируете двухмерный блок, буфер обмена преобразует его в одномерный. Я вление
негативное, но об этом следует помнить. Для того чтобы буфер произвел правильно вставку,
предварительно выделите соответствующий двухмерный блок на месте вставки. К примеру, если
скопировали блок 3*3, то такой же блок следует и выделить в том месте, куда будут перенесены
данные из буфера.
Многократное копирование будет осуществляться только при открытом окне буфера обмена.
В чем полезность буфера обмена? Сравните два случая.
1. Автобус перевозит десять пассажиров по одному, совершая десять поездок.
2. Автобус сразу везет десять пассажиров.
Буфер обмена незаменим, когда нужно несколько фрагментов перебросить из одной части
большой таблицы в другую, либо из одного листа на другой, либо из одной книги в другую.
Если вы с помощью полосы прокрутки удалились далеко от того места, где было произведено
копирование, окно буфера обмена останется открытым. И вы можете данные скопировать из
этого окна.
Если вы откроете другой лист данной книги, окно буфера обмена не исчезнет.
Исправление орфографических ошибок
Орфография определяет правила написания слов.
Русский язык всегда поражал иностранцев своей невероятной сложностью. А ведь и вправду,
каково, к примеру, какому-нибудь американцу разобраться во всех этих «въехать, заехать,
уехать, наехать, приехать, отъехать… «То ли дело в английском, – «go»… и весь разговор!
Катись куда хочешь и как хочешь!
Однако «американочка» Excel, надо ей отдать должное, русский изучила не хуже
отечественных филологов. Она охотно поможет вам, поделиться своими обширными знаниями о
вашем могучем родном языке.
Чтобы проверить правописание слов в рабочей книге, необходимо проделать следующее.
Установите табличный курсор в ячейку, с которой вы хотите начать проверку. Как правило,
для начала отсчета выбирают левую верхнюю (первую) ячейку таблицы.
Нам снова понадобится помощь нашей бесценной таблицы. Внесите искусственные ошибки в
названия месяцев и в нескольких словах заголовка. Наведите крестообразный курсор, к примеру,
на ячейку со словом Июнь. Дважды щелкните. Крестообразный курсор превратится в мигающий
текстовый курсор. Удалите букву «н» и наберите вместо её «р».
Аналогичные изменения внесите и в другие слова. Выделять ничего не нужно.
Сохраните документ.
Помните, эта мера закрепляется за вашим документом, только в том случае, если вы его
сохранили после набора пароля.
Для того, чтобы отменить защиту, нужно снова щелкнуть опцию Зашифровать с
использованием пароля, и стереть черные точки пароля.
Глава 12. Готовим документ к печати
Разбиение на страницы
Вы создали рабочую таблицу, отформатировали ее, тщательно отредактировали, исправили
ошибки… Вы поработали на таблицу, теперь она должна поработать на вас. Для того, чтобы
извлечь ожидаемую пользу из таблицы, часто достаточно ее сохранять в памяти компьютера, на
флэшке, на лазерном диске.
Однако нередко возникает необходимость перенести рабочую таблицу на бумагу. Ведь до сих
пор существует практика составления письменных отчетов, договоров… с печатями, с
подписями.
Бумага по-прежнему сохраняет за собой великую объективную силу. Следовательно, вам
нужно уметь заполнять информацией чистые листы бумаги. Но если вы постоянно за
компьютером, владеете Excel, вряд ли вы согласитесь составлять деловые бумаги старыми
методами, создавать таблицы линейкой и карандашом.
Excel, в отличие от текстовых редакторов, часто вынуждена разбивать документ на страницы
не только по вертикали, но и по горизонтали. Большие таблицы приходится делить на страницы
в обоих направлениях.
Предположим, таблица вмещается аж на двенадцати бумажных страницах. Из них по четыре
в ширину и по три в высоту. Тогда нумерация страниц и порядок печати будут такими как
показано в нижеприведенной таблице.
Программа вначале двигается сверху вниз, по левому краю таблицы. Затем смещается
на страницу вправо… и снова сверху вниз…
При разбиении на страницы Excel никогда не разрывает на части ячейки. То есть на любой
странице размещается только целое число ячеек.
Кнопки в строке состояния
Строка состояния находится в самом низу. На левом краю строки состояния вы увидите
слово Готово. На правой половине находятся три кнопки. Первая из них имеет вид маленькой
таблицы.
Наведите на них указатель мыши и прочитайте подсказки.
Щелкните кнопку Разметка страницы, посмотрите внимательно, что изменилось на листе
рабочей книги.
После этого щелкните кнопку Страничный. С помощью мыши можно перетаскивать границы
страниц. При этом обязательно нужно знать и учитывать размеры листа бумаги.
Для того, чтобы вернуть окну первоначальный вид, необходимо щелкнуть первую кнопку.
Вкладка Разметка страницы
Задачам печати посвящена целая лента команд. Щелкните вкладку Разметка страницы.
Щелкните кнопку Печатать заголовки, которая находится в группе Параметры страницы. С
помощью открывшегося окна вы можете заказать так называемые Сквозные строки и столбцы.
Представьте, что наша таблица, и уходит глубоко вниз. В этом случае целесообразно каждую
напечатанную страницу оснащать строкой с заголовками столбцов. В нашем случае, это названия
месяцев.
Теперь представьте, что наша таблица раздалась в ширь. Ширина её стала в несколько раз
превосходить ширину листа бумаги. В этом случае целесообразно каждую страницу оснащать
столбцом наименований строк. В случае нашей таблицы, это столбец с буквами. В реальном
случае – это должны быть наименования товаров.
Иногда возникает необходимость в изменении размеров таблицы при печати. К примеру,
таблица может не помещаться на странице. Значит её размер нужно уменьшить.
В группе Параметры страницы следует щелкнуть кнопку Размер. Появится выпадающий
список, в котором можно задать размер страницы.
С помощью ленты команд вкладки можно решать большое количество задач печати. Считаю,
что нет необходимости освещать эти возможности слишком подробно в этой книге.
Колонтитулы
Колонтитулы – это надписи вверху, выше текста, или внизу, ниже текста напечатанной
страницы. Предположим, эта книга издается в бумажном виде, причем совместно с
самоучителем Word (Word 2016 и Excel 2016 в одной книге). Тогда было бы целесообразно
оснастить левую страницу колонтитулом, в котором указано название текущей книги, а правую –
названием текущей главы.
На листах с таблицами так же могут присутствовать колонтитулы. Для того чтобы набрать
текст колонтитула, следует открыть вкладку Вставка. В этой вкладке на правой стороне
щелкните кнопку со стрелочкой (кнопка-меню) Текст. В появившемся списке
щелкните Колонтитулы.
Таблица примет вид, соответствующий нажатой в строке задач кнопке Разметка страницы.
Вверху появится рамочка с текстовым полем. Туда и следует набрать текст колонтитула.
В книгах, как вы уже поняли, для четных и нечетных страниц задаются разные колонтитулы.
Но большая таблица тоже может быть распечатана, как книга.
После щелчка кнопки Печать, щелкните Параметры. Появится список, который позволит
задать колонтитулы для четных и нечетных страниц, а также особый колонтитул для первой
страницы.
Предварительный просмотр
Любимая поговорка моего школьного классного руководителя гласила: «Что написано пером,
то не вырубишь и топором». Это к тому, что исправлять написанное (или напечатанное) на
бумаге куда труднее, чем «написанное» электронным «пером» в документе Excel. Так вот, чтобы
выгодно использовать эту особенность, перед тем как выводить на печать документ, делайте
внимательнейший осмотр содержания и формы таблицы. Причем делать это нужно не на листах
книги Excel, а в специальном окне. В этом окне вы будите видеть именно то, что получится на
бумаге. И если вас что-то не устраивает, вы сможете внести изменения до печати.
Первоначально подготовьте один из пустых листов открытой книги для выступления в роли
наглядного пособия. Щелкните крестик внизу около слова Лист1. Появится Лист2. Вот его и
будем терзать, рвать на куски.
В одну страницу вмещается 50 строк стандартной высоты. Теперь нам следует
воспользоваться средством быстрого введения данных. Подробнее об этом смотрите в Главе 8.
Выделите строку под номером 20. Для этого наведите указатель мыши на цифру 20 на левом
краю строки. Когда он примет вид стрелочки, щелкните.
В строке формул наберите любое число. Удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, нажмите
<Enter>. Все ячейки строки заполнятся числом, набранном в строке формул. Таким же способом
заполните строку с номером 40 и 80. Этого будет достаточно, чтобы Excel приняла пустую книгу
за документ, готовый к распечатыванию.
В первом горизонтальном ряду страниц у вас будут две строки, во втором – одна. Таким
образом вы их сможете отличать.
Выделите в нашей таблице все ячейки, кроме строки заголовков столбцов. Строку с
названиями месяцев не выделяйте.
Обратитесь к группе команд Шрифт главной вкладки. Пройдитесь указателем мыши,
прочитайте подсказки и найдите кнопку Все границы. Кнопка похожа на окно дома. Щелкните
стрелочку около этой кнопки. Появится довольно длинный список. В этом списке следует
выбрать опцию Все границы.
Все ячейки таблицы приобретут видимые границы, выполненные тонкой линией.
Теперь отделим заголовок таблицы и строку заголовков столбцов от блока данных другим
типом линий.
Выделите заголовок таблицы и строку заголовков столбцов. Щелкните стрелочку около
кнопки Все границы и выберите Толстые внешние границы.
В списке Все границы предусмотрена возможность рисовать границы карандашом, при
различных толщинах линий.
Транспонируем таблицу
Как известно, ширина листа писчей бумаги значительно превышает высоту.
Некоторые таблицы могут иметь большую высоту и небольшую ширину. То есть высота
столбцов в этой таблице значительно превышает длину строк.
Предположим, ширина таблицы, при фиксированном масштабе, в два раза меньше ширины
листа писчей бумаги. Если распечатать, как есть, листы бумаги будут полупустыми. В таких
случаях таблицу выгодно транспонировать.
Проделаем это с нашей таблицей. Выделите все, кроме заголовка и строки Итог.
Щелкните вкладку Файл. В появившемся списке выберите опцию Печать. Откроется окно, в
котором вы увидите большую кнопку с маленькой надписью Печать.
После щелчка появится одноименное окно, непрерывно информирующее вас о том, как идет
процесс печати (например, идет печать страницы 2 из 6).
После исчезновения этого окна можно вернуться к работе в Excel, несмотря на то, что печать
продолжается.
В окне Печать есть область Принтер и область Настройки. Там все достаточно доходчиво
поясняется. Поэтому я не буду грузить ваше внимание разъяснениями, которые не представляют
ощутимой ценности.
Глава 13. Какие же они простые, эти таблицы
Добавление и удаление строк, столбцов, ячеек
Зачем нужно добавлять или удалять пустые строки, столбцы, ячейки. На первый взгляд эти
операции кажутся полубессмысленными. Ведь на листе книги этого добра так много, что от
добавления, или удаления почти нечего не поменяется.
Тем не менее, случаются ситуации, когда эти возможности оказываются весьма полезными.
Представьте, что у вас на листе огромная таблица. До верхнего края всего три строки. А вам
нужно четыре. Вставляете строку, и проблема решается.
Еще раз напрягите воображение, и представьте, что рядом находятся две большие таблицы.
между ними пять столбцов, а для решения некой задачи нужно семь столбцов.
А сейчас попрактикуемся. Практика – это не только критерий истины, но и отличный способ
чему-то научиться. Чтобы научиться плавать, надо плавать, а не читать исчерпывающие
инструкции о том, как двигать руками, ногами.
Для этих упражнений добавьте в нашей книге второй лист. Щелкните в нижней части экрана
кнопку с плюсиком. Лист сразу же и откроется.
Занесите букву или цифру в ячейки E10 и F10.
Встаньте в Е8. Именно туда будем вставлять ячейку. В меню кнопки Вставить щелкните
опцию для ячеек. Ничего не меняйте в появившемся окне. Просто щелкните ОК.
Ячейка Е10 сместилась вниз. Это значит, что сместились вниз все ячейки столбца, которые
ниже ячейки Е8. И в этом столбце их стало на одну больше.
Теперь в меню кнопки Удалить выберите опцию для ячеек. Ячейка Е10 вернется на прежнее
место.
В меню первой кнопки выберите опцию для строки. Никакого окна в этот раз не появится.
Вниз сместятся обе ячейки с данными.
Я полагаю, этих упражнений достаточно, для того, чтобы вы прекрасно поняли суть этих
действий.
Следует различать вставку, осуществляемую с помощью щелчка правой и соответствующего
контекстного меню, и вставку, осуществляемую с помощью кнопок группы Ячейки главной
вкладки.
В первом случае вставляются только данные. Вставка с помощью контекстного меню не
сопровождается сдвигом строк, столбцов, ячеек.
Как разделить окно на подокна
Поместите табличный курсор поближе к центру экрана.
После первого щелчка кнопка потемнеет. Второй щелчок уберет линии раздела, и кнопка
снова посветлеет.
О том, как это делается, посмотрите в предыдущем разделе. Теперь повелевающим щелчком
мыши установите курсор в правое нижнее подокно и гоните его клавишами со стрелками вправо
и вниз, пока он не окажется в окрестностях правого нижнего угла таблицы.
В левое верхнее окно таким же способом загоните левый верхний угол таблицы.
К примеру, в случае нашей рабочей таблицы, в верхней строке – название месяцев, в первом
столбце условные наименования товаров. Представьте, что и тех и других больше сотни. Такая
таблица в окно не вместится. Если же уменьшить масштаб, невозможно будет прочитать
содержимое ячеек.
Экран вмещает 28 строк и 16 столбцов, при стандартной высоте строе и ширине столбцов. А
работать вам необходимо, к примеру, в окрестности восьмидесятой строки и пятидесятого
столбца. Переместившись туда, вы не сможете видеть название месяцев и наименования товаров.
Выполнение многих видов работ становится невозможным.
Но Excel предоставляет возможность решить эту проблему.
Опробуем данную возможность на нашей многострадальной таблице. Первым делом сделаем
ее пригодной для очередных испытаний, установив масштаб 250 %. Переместиться в левый
верхний угол можно комбинацией <Ctrl + Home>.
Далее, вы хотите, чтобы строка с названиями месяцев и столбец с условными
наименованиями товаров, были всегда с вами в нелегком пути по просторам рабочей таблицы.
После щелчка кнопки Закрепить области появится список. Выберите, к примеру, первый
вариант.
Дело сделано. С помощью клавиш со стрелками направьте табличный курсор вниз, а затем
вправо… Теперь, какая бы область таблицы не оказалась в окне документа, вы всегда сможете
видеть, к какому месяцу и к какому наименованию товара относится информация в
отображаемых ячейках.
Строка заголовков столбцов и столбец заголовков строк также всегда будет перед глазами.
Напомню, что вместо наименования товара, мы использовали буквы русского алфавита.
В группе команд Окно щелкните Закрепить области. Теперь в выпавшем списке на первом
месте будет опция – Снять закрепление областей. Её нужно щелкнуть.
Добавление примечания к ячейке
Примечания прикрепляются к ячейкам рабочей таблицы. В них помещают дополнительную
«левую» информацию о содержимом ячейки, либо любую иную информацию. К примеру, вы
можете пометить, что данные, записанные в ячейку, получены из ненадежного источника, и
перед подведением итогов должны быть проверены. Примечание может содержать напоминание
о том, что предстоит сделать, или о том, что уже сделано и как сделано. Кроме того, примечание
превращает ячейку в «меченый атом», который потом без труда можно найти в «стоге» рабочей
таблицы.
Установите табличный курсор в ячейку, которую вы намерены оснастить примечанием.
Так что вы окажетесь в затруднительном положении, если захотите выбрать имя, состоящее
более чем из одного слова. Однако хитроумные пользователи изобрели изящный выход. Кто-то
из них (поныне неизвестный) внес гениальное предложение, суть которого в следующем.
В качестве второго, третьего и любого другого, – на здоровье! Например, можно выбрать имя
Агент_007, но ни 007_Агент. Да и Агенту это бы не понравилось.
Напомню, что выделить ячейку и установить в ней табличный курсор щелчком мыши – это
одно и тоже. А еще эту операцию называют «встать в ячейку».
Хотите подробнее? Тогда читайте этот абзац. На левой окраине строки формул найдите
окошко со стрелочкой вниз. Стрелочку пока не трогайте. Щелчок установит мигающий курсор в
окошке. Если там что-то было, оно выделится. Теперь набирайте имя. Набрав, нажмите <Enter>.
Эта команда сохранит имя, но табличный курсор не сдвинет. Он останется в именованной
ячейке.
Встаньте в другую ячейку, и повторите только, что проделанное.
Когда вы наведете указатель мыши на стрелочку, под ним появится подсказка Имя. После
щелчка этой кнопки появится рамка с именами.
После щелчка имени табличный курсор отправится к ячейке с этим именем, как бы далеко
она не забралась. Даже на другом листе книги ячейка будет найдена. Мы только что изучили
довольно удобный способ отыскания ячеек.
Имена диапазонов ячеек
Можно присваивать имена не только одной ячейке, но и целому диапазону ячеек. Диапазон
ячеек может иметь вид прямоугольного блока, части столбца, части строки.
На левом краю строки формул находится окошко. Если щелкнуть стрелочку на правом краю
этого окошка, появится список именованных ячеек и блоков. В этом списке следует щелкнуть
соответствующее имя. Блок, соответствующий этому имени выделится.
Если блок за пределами экрана, та часть таблицы, где находится именованный блок окажется
в центре внимания, то есть на экране. Электронная таблица сместится, так чтобы блок оказался
на экране.
Если именованный блок находится на другом листе, откроется этот лист.
Команда Перейти и именованные диапазоны
Отобразить на экране и выделить именованный диапазон можно также открыв диалоговое
окно Переход.
Нажмите F5.
Перейти в нужный диапазон можно также, если дважды щелкнуть его имя в диалоговом
окне Переход.
Помните, в окне Переход кроме имен диапазона ячеек могут быть еще координаты
диапазонов ячеек. Появились они там в тот период, когда окно Переход использовалось по
своему прямому назначению.
Имена ячеек в формулах
Полагаю, наша очаровательная таблица все еще в полном здравии, и отображена на экр ане
монитора вашего компьютера. В ячейку В19 помещена формула для вычисления доли (в
процентах) суммы продаж за январь от суммы продаж за полугодие. Если поместить в эту ячейку
табличный курсор, в строке формул появится формула, занесенная в ячейку. Эта фо рмула
содержит координаты двух ячеек, соединенных (или разделенных, если вам угодно) знаком
деления. Так вот, иногда оказывается удобнее вместо координат занести в формулу осмысленные
имена ячеек.
К примеру, вы помещаете табличный курсор в ячейку В19, и вместо привычного (В16/H16) в
строке формул видите (Сумма_за_Январь)/ (Сумма_за_полугодие). Такая запись вам сразу дает
знать, что / к чему.
Осуществим оговоренное!
Скажем, такие же, как в выше приведенном примере. Как присвоить имя ячейке, описано в
разделе, что пару страниц отсюда налево (точнее назад). В результате этих вполне мирных
действий, ячейка В16 получит имя (Сумма_за_Январь), а Н16 – (Сумма_за_полугодие).
Давайте, однако, не будем нарушать строй нашей таблицы, оставив в покое старый вариант
формулы в ячейке В19. Новый вариант формулы создадим, к примеру, в ячейке В20. Значит, в
нее и следует поместить табличный курсор.
Если бы вы действовали старым «безымянным» способом, то ввели бы с клавиатуры знак (=),
оповещающий Excel о начале создания формулы. Щелкнули бы ячейку В16, набрали бы со
вспомогательной клавиатуры знак деления (/), и наконец, щелкнули бы ячейку H16. Получилась
бы формула (=В16/H16), гласящая математическим языком, что содержимое ячейки В16 делится
на содержимое ячейки Н16.
Теперь действия будут несколько иными.
После нажатия клавиши F5 откроется окно Переход. В окне вы увидите список имен. В этом
списке необходимо щелкнуть имя ячейки, которое должно появиться в формуле сразу за знаком
равно. В рамках нашего примера, имя этой ячейки Сумма_за_Январь. После щелчка кнопки ОК,
это имя появится в ячейке за знаком (=).
Удерживая в нажатом состоянии клавишу <Ctrl>, нажмите клавишу с русской буквой «А»
и латинской буквой «F».
В сочетаниях клавиш я букву латиницы заменяю буквой кириллицы. Для русскоязычного
человека отыскать на клавиатуре первую значительно легче, чем вторую. Здесь важно, что
выполнение такого рода команд не зависит от раскладки клавиатуры. Не важно, латинская она,
или русская. Лишь бы была нажата конкретная клавиша.
Однако, если вы неплохо знаете английский, то для вас лучше подойдет комбинация с
указанием на клавише буквы английского алфавита. Дело в том, что английские буквы на
клавишах комбинаций несут смысловую нагрузку. В вышеприведенной комбинации буква «F» –
это первая буква английского слова «найти».
Нередко возникает необходимость найти в большой таблице определенное слово, часть слова,
число. Это почти тоже, что искать иголку в стоге сена. Однако с появлением дотошной Excel,
такой поиск перестал быть проблемой.
Предположим, в большой таблице вам понадобились данные в каком-то блоке. Вы помните,
что там есть какое-то конкретное слово, или конкретная цифра.
Можно, конечно же, пробежаться по документу, отыскивая глазами нужные ячейки… Однако
зачем напрягать зрение, когда у вас на поводке отличная ищейка.
Данное может быть словом, числом, формулой. После того, как вы набрали данное в
поисковом поле, щелкните кнопку Найти далее. Если поиск увенчался успехом, на экране
появится фрагмент таблицы с искомым данным. Соответствующая ячейка окажется выделенной.
То есть в ней будет установлен табличный курсор.
После щелчка окно переменится в лице. Этот вид окна Найти и заменить позволяет
существенно сузить область поиска.
Если вам заранее известно, что искомый фрагмент входит в состав формулы, или в состав
примечания, щелкните стрелочку около опции Область поиска, и в списке выберите объект
поиска.
Предположим в вашей таблице есть слово Надежда, как женское имя, и слово надежда, как
состояние души человека. А найти вам нужно только одно из них. Честно говоря, трудно
представить в какой конкретной таблице может возникнуть подобная проблема. Однако, коли
есть в Excel такая возможность, ее следует упомянуть.
Если установлена метка контроля Учитывать регистр, а в поле Найти набрано слово с
заглавной буквой, Excel во время поиска проигнорирует слово надежда (как состояние души
человека).
Это означает, что, отыскивая ячейку со словом Минск, Excel не задержит свое внимание на
ячейке с записью Минская область.
Для того, чтобы вернуть окну первоначальный вид, следует снова щелкнуть кнопку
<Параметры>.
Как убрать окно с экрана, не прекращая поиска
Нажмите <Ctrl + А>. По этой команде откроется диалоговое окно Найти и заменить.
Щелкните кнопку <Параметры>.
Если помните, все формулы суммирования в нашей таблице содержат координаты диапазона
ячеек, а значит и двоеточие. В поле Найти наберите двоеточие (нажмите сочетание <Shift +6>).
Затем щелкните стрелочку около текстового поля Область поиска, и выберите
опцию Формулы.
Удерживая клавишу <Shift>, несколько раз нажмите клавишу F4. Табличный к урсор при этом
будет перемещаться от формулы к формуле.
Поиск по обрывкам данных
Для поиска записей, точное написание которых вы не помните, можно использовать
шаблоны. В словах-шаблонах кроме букв или цифр присутствуют специальные символы. Как
правило, это либо знак вопроса, либо звездочка.
Знак вопроса используется для замены одного неопределенного символа, звездочка, –
для замены группы символов.
2*00.
Если вы хотите подвергнуть досмотру все листы рабочей книги, выделите их. Для этого
найдите внизу ярлычки листов (они в виде маленьких прямоугольников со словами «лист…»).
После щелчка правой кнопкой ярлычка листа откроется контекстное меню, в котором следует
выбрать пункт Выделить все листы. Теперь вызывайте окно Найти и заменить, и руководите
поиском.
Как вернуться в покинутые края
Довольно часто на листах Excel набираются огромные таблицы, содержащие десятки тысяч
ячеек. Предположим, работу на сегодня вы закончили, но завтра вам снова придется вернуться в
эту же область большой таблицы. Довольно распространенная ситуация. Прежде, чем покинуть
участок таблицы, пометьте одну из ячеек.
Сочетание клавиш <Ctrl + А(F)> откроет диалоговое окно Найти и заменить. В поле задания
поиска введите с клавиатуры два твердых знака. Теперь <Enter>, – и вы на месте назначения.
Найти и заменить
Если вам посчастливилось найти клад, полянку с грибами, или затерявшуюся вещь, вы же не
пожелаете оставить находку без внимания. Вам захочется с ней что-то проделать!
Чаще всего найденное чем-то заменяют. К примеру, полянку с грибами заменяют полянкой с
пеньками. Засекреченный тайник с кладом, – рассекреченным тайником без клада.
Миссис Excel, учитывая высокий спрос на замену, обрела способность осуществлять оную в
автоматическом режиме.
В первое поле вводится фрагмент данных (текст, число, формула), который нужно найти, во
второе, – фрагмент, которым нужно заменить найденный.
Предположим, вы создали большое число таблиц, в которых ведется учет объемов продаж
(либо каких-то других «объемов») за первое половину текущего года. Но первое полугодие
благополучно истекло и вам теперь предстоит «общитывать» второе полугодие. Удобнее всего,
конечно же, новые таблицы создавать «по образу и подобию», то есть на основе старых. Это
позволит использовать готовые формулы, атрибуты форматирования и прочие «навороты» из
уже созданных таблиц.
Конечно же, можно пуститься в тяжкий труд, гонять курсор по таблицам, находить названия
месяцев, удалять их и вводить новые. Поступим, однако, рациональнее.
Если вы уверены, что замены нужно произвести во всех таблицах листа, щелкните
кнопку Заменить все.
Если вы хотите произвести замену во всех листах книги, предварительно выделите их и
завершите процедуру нажатием кнопки Заменить все.
Если же у вас нет такой глобальной уверенности в вашей правоте, не рубите с плеча. В начале
щелкните кнопку Найти, присмотритесь, и только убедившись в том, что замена уместна,
нажимайте кнопку Заменить.
Часто возникает необходимость осуществить замены только в части таблицы. Если этот
фрагмент выделить, а затем открыть и заставить поработать окно Найти и заменить, то поиск и
замена будут производиться только в пределах выделенного фрагмента.
Эта кнопка находится внизу, на одном уровне в горизонтальной полосой прокрутки. Ели её
щелкнуть пять раз, то появятся пять новых листов.
Когда все ярлычки не вмещаются на полосе, естественно, отображаться будет только часть из
них. Вывести на обозрение невидимые можно с помощью кнопок прокрутки ярлычков, которые
появятся, как только хотя бы для одного из ярлыков не окажется места на полосе.
Щелчок стрелочки смещает ряд ярлычков на одну позицию влево или вправо. Если ряд
ярлычков отодвинулся до упора, одна из кнопок перестает быть активной.
Предположим книга стала чрезмерно толстой. Избавиться от избыточного веса в Excel
довольно легко.
Щелкнуть правой кнопкой мыши следует ярлычок листа. После этого появится контекстное
меню, в котором следует выбрать опцию Удалить.
Как переименовать лист
Стандартные имена листов не являются именами собственными. Это все равно, что собаке
дать имя Собака. Разумно назначить листам имена со смысловой нагрузкой, которая бы
сообщала о том, какая информация в нем содержится.
Правой кнопкой следует щелкнуть ярлычок листа. Гибнущее прежнее имя на ярлычке
окажется в траурной черноте. Теперь просто набирайте с клавиатуры новое имя.
Увы, ярлычки листов не те объекты, на которых можно выписывать имена, напоминающие
повествование. Старайтесь выбирать как можно более короткие имена!
Перемещение и упорядочение листов
У вас может возникнуть необходимость изменить порядок следования листов в книге.
После того, как вы установите указатель мыши на ярлычке и нажмете левую кнопку мыши,
на кончике указателя появится пиктограмма листка. Теперь тащите влево или вправо.
Черненькая стрелочка будет сопровождать ваше перемещение, указывая на возможные варианты
новых мест обитания листа.
Появится одноименное диалоговое окно. Используйте это окно в том случае, когда нужно
переместить лист в другую книгу.
Появится диалоговое окно (по размеру оно и на форточку не тянет) Расположение окон. По
умолчанию метка контроля устанавливается в первой позиции. Нажмите ОК и посмотрите, что
значит Рядом. Снова выберите команду Окно – Упорядочить всё. Установите метку контроля в
другой позиции… Поиграйте с окнами.
Щелкая ярлычки в каждом из подокон, вы сможете просматривать другие листы книги.
Активным (текущим) может быть только одно из окон. Чтобы перейти в другое окно,
щелкните в его владениях мышью.
И так у нас на экране две половинки двух листов различных книг. Мы выполнили работу с
этими половинками, теперь каждому листу необходимо вернуть полноэкранный вид.
Когда ширина окна уменьшиться вдвое, вдвое уменьшиться и длина ленты вкладок. Места
станет мало. Из-за этого в группах вкладок произойдут изменения. В частности, в нашем случае
во вкладке Вид группа Окно минимизируется до уровня кнопки. На вкладке Вид появится
кнопка-меню Окно со стрелочкой. Если щелкнуть эту стрелочку, станет доступна
опция Упорядочить все. Вот эту опцию и следует щелкнуть, предварительно свернув одно
полуокно. Не забывайте про кнопку ОК.
Если вы просто позакрываете оба окна, то потом откроете документ и начнете работать… В
минимизированном состоянии окно будет занимать только половину экрана. А это –
значительные неудобства.
Если же будет открыто более одного документа, команду Упорядочить все Excel воспримет
как призыв к наведению порядка, установлению справедливости. А потому предоставит каждому
документу его законную долю площади экрана.
Если же оставить открытым только один документ, команда никак не сможет выполнять свою
прежнюю функцию. Не с «кем» делить окно. В этом случае команда Упорядочить все также
наведет порядок, но в другом направлении. Будет восстановлен нормальный размер окна.
Перетаскивание листов из книги в книгу
Представьте, вы вырываете лист из книги, которую сейчас читаете, и пытаетесь пристроить
его (со смыслом) в школьный учебник по математике!? Нелепей ничего не придумаешь!
Но в «стране чудес» Excel подобный прием – обычная, вполне штатная операция. В какой-то
книге может находиться лист с содержимым, очень похожим на то, чем вы намерены напичкать
лист в другой книге. Скопировав этот лист, вы избавите себя от труда заполнять лист с нуля.
Достаточно будет лишь внести исправления или добавления в скопированный лист.
Должны быть открыты, как минимум две книги. Если в данный момент открыта книга с
нашей таблицей, выберите Файл – Создать. Щелкните макет Пустая книга. Откроется новая
книга под именем Книга 1.
Установите метку контроля в какой-либо из позиций (кроме каскада), убедитесь, что снят
флажок Только окна текущей книги, и нажмите ОК.
Наведите указатель мыши на ярлычок, нажмите левую кнопку и тащите ярлычок к полосе
ярлычков в другой книге. К имени листа добавится цифра «2» в скобках.
Чтобы выполнить копирование, эти же действия сопровождайте удержанием в нажатом
состоянии клавиши <Ctrl>.
Создание итоговой таблицы
И того!
?
И того!?
???
Что, нет в строю!?
?????
Вот разгильдяй…, а ведь больше всех заработал.
И так, выбор невелик: либо вы их…, либо они вас… Не подумайте только, что речь идет о
каких-то криминальных разборках. Все ближе и понятнее:
Иными словами, если не хотите, чтобы итоги подводили вас, почаще подводите их.
Решительнее перехватывайте инициативу.
Предположим, на вас лежит финансовая отчетность за работу десяти однотипных торговых
единиц. В вашей рабочей книге десять листов. На каждом – таблица учета сумм продаж в одном
из магазинов. В каждой таблице есть ячейка с формулой подсчета итоговой суммы продаж за
полугодие по всем видам товаров. Но этого мало. Вы хотите знать итоговою сумму продаж для
всех магазинов. Казалось бы, что может быть проще – взять, да и пройтись с калькулятором по
листам рабочей книги, все аккуратно просуммировать…
Оказывается, еще проще, – поручить Excel поддерживать итоговую таблицу.
Продемонстрировать возможность создания итоговой таблицы лучше всего на простейшем
примере.
Откройте книгу «Таблица». Сейчас в ней один лист с нашей рабочей таблицей. Скопируйте
лист с таблицей на новый лист. (Наведите указатель мыши на ярлык листа с таблицей, нажмите
левую кнопку и, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, немного сместитесь вправо.)
Появится Лист1(2).
Теперь в вашей книге два листа с таблицей. Еще раз щелкните кнопку с плюсиком. Появится
пустой лист.
На этом листе мы сейчас создадим формулу, для подсчета итоговых сумм продаж по
итоговым данным продаж в двух магазинах, взятым из двух таблиц. Здесь нет оснований для
особых мудрствований – итоговая сумма продаж – есть результат элементарного
арифметического сложения сумм продаж по всем товарам за полугодие в двух торговых
единицах.
Предположим, листам с таблицами присвоены имена «Магазин1» и «Магазин 2».
В эту ячейку будет записана формула для вычисления итоговой суммы. Хотя в принципе
может быть выбрана любая ячейка.
Как только вы это сделаете, в строке формул, в скобках, после слова СУММ появится имя
листа, сообщающее формуле суммирования о том, что значение первого слагаемого будет взято
из таблицы листа «Киоск1».
Это действие сообщит формуле о том, что первое слагаемое будет взято из итоговой ячейки
листа «Магазин1».
Щелкнуть можно в строке формул в поле аргумента формулы для того, чтобы установить
мигающий курсор в нужном месте. Но можно поместить табличный курсор правее ячейки Н16 и
набрать с клавиатуры точку с запятой. Результат будет одинаков.
Точка с запятой даст понять программе о том, что следующее слагаемое будет взято из
таблицы другого листа.
После щелчка в формуле появится запись, сообщающая о том, что второе значение будет
взято из таблицы листа «Магазин2».
Щелкните кнопку Ввод в строке формул либо нажмите <Enter>. В ячейке В2 листа
«Итог» появится число, равное сумме продаж за полугодиев двух магазинах.
И так, у нас получилась итоговая таблица, состоящая всего из одной ячейки с формулой.
Можете немного обогатить эту простейшую таблицу, придумав и набрав название.
Теперь, как только изменится значение итоговой суммы в любом из магазинов, и эти
изменения будут отражены в таблицах, в соответствующей ячейке листа «Итог» также
произойдут изменения.
Если вы отработали тему создания итоговой таблицы, закройте книгу «Таблица» без
сохранения изменений. Эта книга нам еще понадобится в своем первозданном виде.
10. Чтобы подключить в итоговый расчет третий магазин, еще раз выполните пункты 7,
8, 9.
Для вертикальной оси данные будем брать из строки под номером 9, соответствующие товару
с условным наименование «д».
Представьте, что мы откладываем занесенные в строку цифры в миллиметрах на
миллиметровке.
58 мм. от начала координат – цифра, говорящая о выручке от продажи товара «д» за январь.
36 мм. от начала координат – цифра, говорящая о выручке от продажи товара «д» за февраль.
58 мм. – выручка за январь
36 мм. – выручка за февраль
89 мм. – выручка за март
41 мм. – выручка за апрель
Далее, от каждой из этих точек проводится линия, перпендикулярная к оси, на которой эта
точка находятся.
К примеру, от горизонтальной оси от точки, соответствующей марту проводится
вертикальная линия.
От вертикальной оси от точки, соответствующей выручке за март, проводится горизонтальная
линия.
Пересечение этих перпендикуляров и даст одну точку диаграммы.
Таких точек всего будет шесть. Эти точки соединяются прямыми отрезками. Диаграмма
готова. Эта диаграмма наглядно показывает в какие месяцы спрос на товар «д» был большим, а в
какие меньшим.
Таким же способом строятся диаграммы и для других товаров.
На левой половине ленты вкладки Вставка расположена группа Диаграммы. В этой группе
следует щелкнуть большую кнопку Рекомендуемые диаграммы.
После этого откроется окно Вставка диаграммы. В левой части окна отображается набор
рекомендуемых диаграмм. В большом окне отображается та диаграмма, которую Excel в первую
очередь рекомендует для выделенных данных.
Такая диаграмма называется Гистограммой. Гистограмма – это диаграмма, на которой
данные отображены с помощью столбиков. Следует согласиться, что гистограмма наилучшим
образом подходит для отображения предложенных Excel данных.
К примеру, сравним с диаграммой Линия. Выберите эту диаграммы в наборе и щелкните.
После щелчка она отобразится на большом экране. Диаграмму Линия разумно применять, если
имеется непрерывная зависимость функции (значений) от аргумента(категорий). Например, для
зависимости тригонометрической функции (синуса или косинуса) от угла. В нашем же случае
зависимость дискретная, то есть ступенчатая.
Щелкните в наборе рекомендуемых диаграмм уже известную истории гистограмму. Она
вернется на большой экран.
Если шесть ячеек девятой строки по-прежнему выделены, щелкните кнопку ОК в окне
рекомендованных диаграмм.
После появления диаграммы строка данных, на основе которых построена диаграмма будет
обрамлена.
Excel после этого щелчка снова повернется к вам лицом. Неактивная диаграмма лишена
маркеров. Это такие кружки по углам и в середине сторон рамки. А еще их называют ручками.
Около правого верхнего угла появятся три кнопки. Пройдитесь указателем мыши по ним,
организуйте первое знакомство.
Активизированная диаграмма приводит к активизации специальной вкладки. На ленте
вкладок, немного правее середины, появится новая вкладка под названием Работа с
диаграммами. У этой вкладки два менеджера: Конструктор и Формат.
Здесь стоит напомнить читателю, что мы выделили в девятой строке диапазон из семи ячеек
(A9:G9). Таким образом, был условно зафиксирован вид товара. Как видите, в диаграмме указано
это наименование: под верхней рамкой стоит буква «д».
Присмотримся к нашей первой диаграмме. Что на ней можно увидеть? К примеру, мы можем
увидеть, на какую сумму было продано товаров за март, или за май, или за июнь.
На левой половине ленты вкладки Вставка расположена группа Диаграммы. В этой группе
следует щелкнуть большую кнопку Рекомендуемые диаграммы.
После этого откроется окно Вставка диаграммы. В левой части окна отображается набор
рекомендуемых диаграмм. В большом окне отображается та диаграмма, которую Excel в первую
очередь рекомендует для выделенных данных.
В открывшемся окне щелкните ОК. В результате этих действий на листе появилась
диаграмма типа гистограмма. Напомню, что гистограмма – это диаграмма, в которой значения
вертикальной оси (Ось значений) отображаются столбиками.
После щелчка откроется контекстное меню. Изучите и опробуйте опции этого меню. Это
лучше любых инструкций. Лучше один раз увидеть, чем семь раз прочитать. Во зможно вы
необратимо изуродуете диаграмму. Тогда щелкните правой в области диаграммы и
выберите Вырезать. Или закройте документ без сохранения.
После этого вам следует снова повторить все действия, которые приведут к появлению той же
диаграммы, но совсем свеженькой.
Прибыв в нужное место, отпустите кнопку мыши. Маркеры позволяют изменять размер и
форму диаграммы.
Перемещать можно как границу, так и угол. Перемещение угла приводит к изменению
размера диаграммы в двух направлениях.
После щелчка появится список с набором опций, оснащенных окошками, в которых щелчком
мыши устанавливаются или из них убираются метки контроля (птички). В трех окошках
установлены метки.
Если вы уберете метку контроля Оси, исчезнут цифры, которые находились вдоль
вертикальной и горизонтальной оси.
Если убрать метку Название, исчезнет название таблицы.
Если убрать метку Сетка, исчезнут горизонтальные линии.
После щелчка на ленте появится набор вариантов конструирования диаграммы. Это перечень
стилей. На правом краю есть стрелочка с черточкой. Если её щелкнуть, выпадет полный
перечень стилей.
Наведите указатель на какой-либо из стилей. Обратите внимание какие изменения
произойдут в теле диаграммы.
Если вас устраивает какой-то из вариантов, щелкните. Щелчок закрепит этот вариант на
диаграмме.
Откроется большой набор фигур. Для того, чтобы вставить фигуру в диаграмму,
первоначально её необходимо щелкнуть. Указатель мыши примет вид креста. Этот
видоизменившийся указатель необходимо переместить туда, где вы хотите поместить фигуру, и
щелкнуть.
Выводить на печать только диаграммы
Иногда возникает необходимость распечатать только диаграмму, или несколько диаграмм. К
примеру, вы хотите сослаться на диаграмму в своем устном докладе, или использовать ее как
убеждающий аргумент во время переговоров или иного вида деловой встречи.
Напомню, что в этой книге на первом листе находится хорошо знакомая нам таблица. Когда
будите вставлять, щелкните правой ячейку В4. Эта ячейка будет первой угловой ячейкой базы
банных. Эта деталь обеспечит полную синхронизацию действий, а значит максимальный уровень
взаимопонимания.
Напомню, что для внесения и редактирования текста в ячейке, необходимо поместить в нее
указатель мыши в виде белого креста и дважды щелкнуть.
Сохраните таблицу под именем База. Не трудно увидеть, что создание таблицы,
изображенной на рис. 20.1. начиналось с заполнения строки заголовков столбцов.
В нашей таблице ячейки со словами: фамилия, инициалы, город улица, дом… – это имена
полей, а простирающиеся под ними столбцы, и есть сами поля. В ячейках фиксированного поля
содержится информация одного сорта, к примеру, только фамилии, или только инициалы.
В отличие от поля, запись состоит из разнородных данных, но все они относится строго к
одному объекту. К примеру, в нашей таблице первая запись относится к объекту (точнее
субъекту) Овсяник Е. П.
Поиск записей путем фильтрации
Существуют базы данных, содержащие тысячи и даже десятки тысяч записей. Отыскать в
такой таблице нужную информацию простым просмотром очень трудно. Можно конечно же
воспользоваться услугами диалогового окна Найти и заменить. Однако в базе данных удобно
производить поиск с помощью диалогового окна Расширенный фильтр.
После фильтрации останутся только несколько записей (строк).
И это будут именно те строки, информация из которых вас в данный момент интересует.
Выделите ячейку в той таблице, в которой будет производится поиск путем фильтрации.
Во вкладке Данные имеется группа команд Сортировка и фильтр. В этой группе есть
кнопка Дополнительно. Если её щелкнуть, откроется окно Расширенный фильтр. Поиск с
помощью этого окна осуществляется путем фильтрации. Если установлена метка
контроля фильтровать список на месте, в огромной исходной таблице останутся только те
элементы, которые близки по соответствию выбранной строке или столбцу. Причем совпадение
не обязательно должно быть полным.
Если, к примеру, это строка, то наиболее весомыми критериями отбора будут данные в
первых ячейках строки.
Если установить метку скопировать результаты в другое место, тут же активизируется
опция Поместить результат в диапазон. До этого момента эта опция была бледной,
безжизненной.
Вы должны указать диапазон ячеек, в который следует поместить то, что останется от
огромной таблица. В этом варианте таблица остается невредимой.
Критерием поиска чаще всего бывает строка, либо две-три строки. Предположим это две
строки.
Предварительно необходимо скопировать строку заголовков столбцов с двумя ближайшими
строчками. Выделить и щелкнуть правой… затем нужно вставить где-то вне исходной таблицы.
В первых ячейках строк набрать то, что следует считать критерием отбора. Это может быть, к
примеру, наименование товара (шоколад), либо группы товаров (кондитерские изделия).
В поле Исходный диапазон следует ввести координаты первой и последней ячейки нашей
огромной таблицы.
В поле Диапазон условий необходимо ввести диапазон ячеек, соответствующий двум строкам,
которые мы заполнили данными, выступающими в роли критерия отбора.
Сортировка записей
Отсортировать записи в базе данных, значит расположить их в определенном порядке.
Существует два типа упорядочения.
Excel выделит всю таблицу кроме строки заголовков и откроет диалоговое окно Сортировка.
Эта область в самом верху под словом Столбец. Ключевое поле – это столбец, данные
которого будут подвергнуты сортировке. Выберите, к примеру, поле Фамилия. Это значит, что
сортировке подвергнуться данные в столбце Фамилия.
В поле Порядок записано от А до Я. Это означает, что по умолчанию, фамилии в столбце
будут расположены в алфавитном порядке по возрастанию, то есть от «А» до «Я». За фамилиями
перестроятся и соответствующие им записи (строки). Каждая фамилия перетащит за собой в
новое место всю, соответствующую ей строку.
После щелчка ОК, фамилии выстроятся в алфавитном порядке. Если же вы установите
переключатель По убыванию, фамилии будут отсортированы в порядке, обратном алфавитному.
Если вы щелкните стрелочку, и выберите порядок от «Я» до «А», фамилии выстроятся
соответствующим образом.
В нашей таблице фамилия Иванов встречается несколько раз. Всех Ивановых можно
дополнительно рассортировать по инициалам. Для этого необходимо.
После этого в области Затем по, в списке ключевых полей выберите поле Иниц.
После щелчка ОК все Ивановы перестроятся так, чтобы их инициалы разместились в
алфавитном порядке. При этом решающее значение будет иметь первая буква в инициалах. Если
же, к примеру фамилия Иванов К.?. будет встречаться много раз (в очень больших таблицах
подобное возможно), то нужно щелкнуть еще раз кнопку Добавить уровень. Это позволит
рассортировать Ивановых К. по отчеству.
Чтобы удалить уровень, следует щелкнуть соответствующую кнопку.
После этой команды над ячейками с заголовками столбцов появятся кнопки со стрелками.
Повторный выбор этой команды отключает автофильтр.
В списке, который откроется после щелчка стрелочки, по умолчанию все опции с метками
контроля. Нужно убрать метку Выделить всё. После этого исчезнут все метки. Теперь нужно
установить метку около опции Минск.
В таблице останутся только записи (строки), относящиеся к лицам, проживающим в городе
Минске.
Когда же вы захотите восстановить таблицу, выберите после щелчка стрелочки Выделить
всё. Эта опция, как правило, в самом верху списка.
Фильтрация и сортировка через контекстное меню
Порою очень удобно пользоваться контекстным (целевым) меню. Щелкните правой кнопкой
любую ячейку. В открывшемся меню вы обнаружите опцию Сортировка. Если навести на нее
указатель мыши, то появятся два возможных варианта, о смысле которых вы уже хорошо знаете.
Если вы выделите данные в столбце, а затем выберите один из вариантов, к примеру, по
возрастанию, соответствующим образом перестроятся строки.
Теперь обратите внимание на опцию Фильтр. Как только вы наведете указатель на эту
опцию, справа появится список вариантов.
Уточним, что такое фильтр в Excel. Как и всякий фильтр, он фильтрует, только фильтрует
информацию. То есть что-то пропускает, а что-то не пропускает, в соответствии с заданным
критерием.
Если вы выберите критерий Фильтр по цвету выделенной ячейки, то в таблице останутся
только те строки, цвет которых совпадает с цветом выделенной ячейки.
При этом помните, что сравниваются данные только ячеек столбца, в котором находится
выделенная ячейка. Ячейка с таким же цветом в другом столбце на результат не повлияет.
Данные из списка
Иногда удобно в таблицу заносить данные из заранее заготовленного списка. К примеру, в
большом коллективе есть много людей, которые занимают одинаковые должности. При
составлении бухгалтерских таблиц приходится против разных фамилий ставить часто
повторяющиеся должности: слесарь, токарь, электрик, сварщик, бригадир, мастер.
В нашем случае это должности. Курсор необходимо установить в первой ячейке столбца,
который следует озаглавить словом Должности.
Чуть правее середины ленты вкладки Данные находится группа Работа с данными. В области
этой группы есть малоприметная кнопка Проверка вводимых данных. После щелчка этой кнопки
откроется диалоговое окно Проверка вводимых значений. В этом окне, в области Условие
проверки (тип данных)необходимо щелкнуть стрелочку, и в списке выбрать опцию Список.
После этого необходимо щелкнуть кнопку минимизации на правой стороне окна Источник.
Эта кнопка имеет вид квадратика в сине-белую клеточку, с красной стрелочкой в середине.
После щелчка окно минимизируется, перестав закрывать собой значительную часть экрана.