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CONTABILIDAD DE COSTOS
Índice
DIRECTORIO............................................................................................................................................4
Administracion
Introducción...........................................................................................................................................5
OBJETIVO GENERAL................................................................................................................................6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.....................................................................................................................6
de
AVANCE PROGRAMATICO CUATRIMESTRAL............................................................................................7
1.- GENERALIDADES...........................................................................................................................9
1.1 Introducción..................................................................................................................................9
Compras
1.2 Diferencia entre empresa Comercial e Industrial...................................................................15
1.3 Concepto y finalidad de la Contabilidad de Costos...............................................................18
1.4 Clasificación de las empresas industriales.............................................................................22
1.5 Costo unitario, componentes, conceptos de costos, gasto y sus diferencias......................24
2.- LOS COSTOS Y SUS ELEMENTOS..........................................................................................35
2.1 Diversos Conceptos de Costos..............................................................................................35
LICENCIATURA EN ADMINISTRACION
2.2 Clasificación de Costos directos y grupos de variabilidad....................................................43
DEy EMPRESAS
2.3 Material de desperdicio defectuoso averiada generalidad.................................................56
(LAE0733)
3.- CONTABILIDAD DE LOS COSTOS DE PRODUCCION...........................................................68
3.1 Procedimiento de Control y Registros de la Materia prima generalidades..........................68
3.2 Mano de Obra..........................................................................................................................74
3.3 Cargos Indirectos.....................................................................................................................78
2010
VII CUATRIMESTRE CICLO ESCOLAR SISTEMA ESCOLARIZADO
SEPTIEMBRE-DICIEMBRE
4.- SISTEMAS DE COSTOS.............................................................................................................79
4.1 Clasificación generalidades......................................................................................................79
4.2 Características de los Sistemas..............................................................................................84
5.- SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES Y PROCESOS......................................................91
5.1 Procedimiento de aplicación....................................................................................................91
5.2 Casos Prácticos......................................................................................................................109
C.P.A. JOSE JAIME GERMAN AVELLAN MACIAS
6.- SISTEMAS DE COSTOS DOCENTEPOR ÓRDENES DE PRODUCCION.............................................115
6.1 Proceso en la aplicación Contable de los elementos de costos en Ord. De Prod...........115
6.2 Prorrateo Primario..................................................................................................................116
6.3 Casos Prácticos......................................................................................................................119
6.4 El tratamiento conceptual a la contabilización de costos..................................................127
UNIVER
ADMINISTRACION DE COMPRAS
Índice
Contenido
DIRECTORIO............................................................................................................................................3
Introducción...........................................................................................................................................4
OBJETIVO GENERAL................................................................................................................................5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.....................................................................................................................5
AVANCE PROGRAMATICO CUATRIMESTRAL............................................................................................6
7.2 Tipos de Compra...........................................................................................................................7
7.3 Los descuentos..............................................................................................................................7
1.- EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS................................................................7
1.1 Significado del dinero en Inventarios.........................................................................................7
Movilizar el inventario estancado...................................................................................................8
Es inventario, no estacionamiento......................................................................................................9
El reto...............................................................................................................................................11
La solución........................................................................................................................................13
El Paso siguiente será:......................................................................................................................14
Establecer un sistema de administración de inventario conectado y eficaz.....................................14
1.2 Diferencias entre las Adquisiciones.........................................................................................16
Todos somos consumidores. Nuestros actos de compra obedecen a varios factores: económicos,
psicológicos, sociológicos, intelectuales etc. Aquí sólo analizaremos aquellos relacionados con su
frecuencia y comodidad...............................................................................................................16
1.3 Función de la Administración de Compras.............................................................................32
El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se
les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen
las compras y las ventas................................................................................................................33
1.4 Profesionalismo de las Compras.............................................................................................49
EL RETO DE LA ADMINISTRACION DE COMPRAS:.................................................................................49
2.- OBJETIVOS Y ORGANIZACIÓN PARA LA EFICAZ ADMON. DE COMPRAS.......................61
2.1 Objetivos de la Administración de Compras...........................................................................61
2.2 Organización de la Administración de Compras....................................................................62
2.3 Especialización dentro de la función de Compras................................................................64
2.4 Prerrogativas de las Compras.................................................................................................73
3.- PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION...................................................................75
3.1 Etapas en el Sistema de Compras.........................................................................................75
3.2 Uso de la Computadora en las Compras..............................................................................83
3.3 Sistema de Información...........................................................................................................85
4.- CALIDAD, ESPECIFICACION E INSPECCION..........................................................................89
4.1 Función......................................................................................................................................89
Control de calidad............................................................................................................................91
• Elaborar normas sobre inspección y comprobación de la calidad que puedan ser comunicadas
a los proveedores y aplicadas a la recepción de los materiales........................................................91
• Inspeccionar las instalaciones de los proveedores para comprobar su capacidad de producir
según las normas fijadas...................................................................................................................91
Proceso de las Facturas....................................................................................................................91
• Conciliación de los formularios y procedimientos de compra con los registros contables para
evitar la duplicación del trabajo administrativo................................................................................91
• Verificación de los precios y las condiciones antes de la aprobación del pago de las facturas. 91
4.2 Responsabilidad para determinar la mejor compra...............................................................92
4.3 Relación de Ingeniería de Compras.......................................................................................95
4.4 El Costo de la Calidad............................................................................................................97
5.- CONSIDERACIONES DE CANTIDAD.......................................................................................102
5.1 Clasificación de las Compras................................................................................................102
5.2 Pronostico de las Compras...................................................................................................107
5.3 Inventarios...............................................................................................................................108
5.4 Planeación de los requerimientos.........................................................................................109
6.- SELECCION Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR...........................................................115
6.1 Fabríquese o Cómprese.........................................................................................................115
6.2 Decisiones en la Selección del Proveedor...........................................................................120
6.3 Evaluación de los Proveedores.............................................................................................120
6.4 Relaciones Comprador-Proveedor........................................................................................121
6.5 Evaluación de las Fuentes Potenciales................................................................................123
7.- DETERMINACION DE PRECIOS..............................................................................................125
7.1 Relación entre costo y precio................................................................................................125
7.2 Tipos de Compra y métodos de determinación de precios................................................125
7.3 Los descuentos......................................................................................................................131
8.- ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS............................................................................132
8.1 Autoridad legal del Agente de Compras...............................................................................132
8.2 Responsabilidad del Agente de Compras............................................................................132
8.3 La Orden de Compra.............................................................................................................133
8.4 Autoridad y responsabilidad de los vendedores..................................................................134
8.5 Cancelación de Órdenes y Violación de Contrato...............................................................134
9.- ANEXOS.........................................................................................................................................135
DIRECTORIO
Director General
Mtro. José Esteban Pantoja Estrada
avellan73@hotmail.com
uni.ver@hotmail.com
Introducción
La presente Antología tiene el propósito de guiar Universitario a la enseñanza de la
Administración de Compras, para ayudar a profesionalizar la función de compras y ofrecer
conocimientos para ejercerla eficaz y concienzudamente. Esta materia que se imparte a nivel
superior en la Universidad UNIVER plantel Nayarit; a los estudiantes de la Licenciatura en
Administración de Empresas. Se basa en la estructura principal de los contenidos del
Programa de Estudios (Temas y Subtemas); presentados en el avance programático,
facilitando paso a paso la comprensión de cada tema.
OBJETIVO GENERAL
Que el Universitario Univer, conozca la importancia del área de compras, como unidad
responsable del abastecimiento de materiales y suministros; dentro la organización,
manteniendo un alto nivel de Ética y de servicio. Optimizando los niveles de existencias y
control de los costos; como herramienta útil para controlar los inventarios y el desperdicio;
así también como un enfoque estratégico hacia los cambios de calidad, puntualidad de
entrega y la planeación de recursos en las organizaciones. Para obtener la comprensión y el
entendimiento de la lógica de planeación y técnicas de análisis de las compras en las
diferentes fases que comprende el proceso de las adquisiciones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Determinar el ámbito de la gestión de abastecimiento.
2. Interacción con otras áreas de la empresa e identificar los elementos técnicos necesarios para un
mejor desempeño del personal adscrito a la unidad de compras de la organización, así como,
interrelacionarse con sus proveedores y clientes internos y externos.
3. Evaluar su responsabilidad dentro del Proceso Global de Abastecimiento
4. Analizar las competencias genéricas y técnicas del comprador
5. Discernir sobre características de un comprador: EMPATÍA, SIMPATÍA Y APATÍA
6. Estudiar los diferentes estilos de personalidad
7. Optimizar funciones a través de: La Planificación y Control del Tiempo
• Dar seguimiento continuo de actividades y objetivos del área de compras con la finalidad de
abastecer de materiales a las áreas importantes de la Organización.
• Distinguir los distintos conceptos de abastecimiento para las solicitudes de los usuarios de
compras generadas de acuerdo con el modelo de compras establecido.
• Explicar el proceso y LA IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS EN LA EMPRESA. Así como el
Concepto tradicional de la función de compras en la asignación de los costos a productos y servicios
y el efecto en el estado de resultados.
• Comprender La integración de las compras en la función logística y global de la empresa y la
ORGANIZACIÓN.
BIENVENIDOS
"Échale ganas a la escuela el día de mañana lo agradecerás"
"No es analfabeto aquel que no sabe leer, sino aquel que sabiendo leer, no lee."
Los inventarios se definen como todo el dinero que el sistema invierte en la compra de cosas
que pretende vender y los gastos de operación como todo el dinero que el sistema gasta en
transformar a los inventarios. Cada peso que se invierte en inventarios debe regresar lo más
rápidamente posible a la caja en una cantidad igual a lo invertido en el producto más la
utilidad de dicho producto).
Hablar del inventario representa una alta rotación que acelera la tasa de retorno del dinero,
por lo tanto para tener una rotación alta y teniendo presente que el precio de venta, lo fija el
mercado, entonces debemos manejar un inventario bajo. Esto implica necesariamente unos
ciclos de compra de insumos y materias primas (en general de inventarios) con una mayor
frecuencia o periodicidad, esto nos permite adicionalmente la mejor utilización de un recurso
escaso, el capital de trabajo (una restricción activa porque siempre es limitado).
Debemos manejar unos amortiguadores (inventarios) que nos permitan además de manejar
un buen nivel de servicio no caer en el pecado de los costos ocultos (que a veces no lo son
tanto), ocasionados por los agotamientos o abarrotamientos.
Todo este análisis, un poco intrincado, nos lleva a una conclusión muy simple, debemos
poner especial atención a los inventarios y su rotación, son un indicador definitivo y además
influyen definitivamente en las utilidades netas. Entre mas veces nosotros podamos
descremar para recuperar efectivo manteniendo la operación de la compañía, mejorara
sustancialmente el flujo de efectivo uno de los factores modernos para medir los resultados
de las empresas: su capacidad de producir dinero y mucho más si este dinero son utilidades
netas.
El tiempo es el factor clave para planear, vender a tiempo y negociar mejor. Aprende a
administrarlo
El filósofo y estadista británico (1561 - 1626), fue visionario al escribir que el tiempo es un
factor crítico en los negocios. ¿Por qué ahora comentamos el tema del tiempo si estamos
hablando de inventarios? Porque el tiempo es algo crítico, no sólo por el tiempo que la
mercancía se queda con nosotros, o por las horas en que mantenemos "atados" los recursos
financieros a la mercancía; en realidad lo que más se ve afectado es nuestra planeación.
El objetivo de este tema no es dar una lección de cómo manejar el inventario de forma
óptima, sino minimizar el problema existente.
Es inventario, no estacionamiento
Los productos fueron creados para satisfacer una necesidad de los clientes y generar
utilidades para el vendedor. Por ello, aquí mostramos las 7 artes que un emprendedor
exitoso debe llevar a cabo para deshacerse de sus problemas de inventarios:
1. Gánale tiempo al problema. No hay nada más nocivo para las utilidades del inventario,
que dejar pasar demasiado tiempo y vender tarde, pues implica perder cantidades
sustanciales de dinero. Lo mejor es anticipar si habrá un sobre-inventario. Esto te permitirá
invertir el tiempo necesario en hacer un plan de venta de contingencia que sea óptimo y
minimice pérdidas. En negocios que manejan productos perecederos (ej. frutas, carne, etc.),
este orden es de vital importancia.
Es como cuando un barco se está hundiendo: lo primero que debes hacer un capitán es
cerrar las escotillas del resto del barco para evitar que entre más agua, y permitir que el
barco siga navegando.
4. Nunca ofrezcas descuentos del producto como primera alternativa. Bajar el precio del
producto, para sacarlo, te pega directamente a las utilidades, y no necesariamente resuelve
el problema. Hay categorías donde la sensibilidad al precio es muy baja, y ofrecer una oferta
no estimulará más compra. Es importante ser creativos y conocer a los clientes para generar
medidas de contingencia más eficaces.
5. Si tiene que ofertar, cuidado con no volverlo tu modelo de negocios. Las ofertas en los
modelos de mercadotecnia son como las drogas, ofrecen soluciones fáciles a los problemas
del día a día, lo cual tiene un magnetismo entre los empresarios, que podríamos llamar
adicción. Si se convierte en modelo de negocios, puede ser un error en el mediano plazo.
Toda oferta comercial sirve para estimular la venta, pero no genera más demanda, que es lo
que verdaderamente hace a un negocio subsistir en el tiempo. Sé selectivo con las ofertas y
no dejes de invertir en lo que realmente te hará crecer: la satisfacción de tus clientes
actuales y la obtención de nuevos clientes.
6. Planea mejor la demanda y tus necesidades de inventario. Si bien las causas pueden ser
muchas, en casi todos los problemas de inventario se detecta o una planeación poco eficaz, o
bien ausencia de comunicación (por ejemplo, entre marketing y compras). Todo gerente
realiza en mayor o menor magnitud las actividades de planeación, organización, ejecución y
control, pero en negocios donde el costo para mantener un inventario es muy alto, tener una
planeación óptima de la demanda es básico, con el fin de definir las cantidades óptimas que
se tendrán en stock. Para mejorar tu planeación de la demanda de inventarios, he aquí
algunas recomendaciones:
b) Revisa información histórica, haz una fase inicial de planeación cuantitativa, y una vez
hecha, usa tu experiencia y criterio gerencial para ajustarla
c) Nunca pases por alto sucesos externos que ya sabes que se repetirán.
7. Detecta la causa que te llevaron a tener problemas de inventario. Debes buscar la causa
que originó el problema, de lo contrario, volverás a caer en él. Los problemas de inventario
tienen repercusiones financieras serias sobre un negocio, los inventarios tienen una relación
directa con el flujo de caja y con la disponibilidad de efectivo de una empresa, ya que el stock
amarra recursos que pueden ser usados en actividades que generan más valor.
De acuerdo con Peter Drucker, por muchos considerado como el padre del Management
moderno, un gerente o administrador puede tener el control total de un negocio si controla
tres recursos: tiempo, dinero e información. En situaciones donde existan problemas de
inventario el tiempo es el factor clave para planear, vender a tiempo, y negociar mejor, así
estarás validando la premisa de Sir Francis Bacón.
Para poder cumplir con los pedidos de forma rápida y eficaz, las medianas empresas basadas
en la producción y la distribución necesitan ejercer un control férreo sobre sus inventarios.
Una solución tecnológica que le permita realizar el seguimiento inmediato del inventario le
ayudará a asegurar la disponibilidad de las existencias adecuadas en el momento adecuado
para satisfacer las necesidades de sus clientes. Con una solución que le permita realizar el
seguimiento instantáneo del inventario su organización puede:
El reto
Para no retrasarse con los pedidos y reducir los costos de inventario, los implicados en su
cadena de suministro necesitan saber al instante qué cantidad de cada producto tienen
disponible. Igualmente, precisan saber qué cantidad del inventario está comprometida y qué
cantidad está inmovilizada en transacciones que es posible que nunca se lleven a cabo. La
solución de inventario adecuada puede ayudarle a realizar el seguimiento del momento en
que se crean pedidos de compra, del momento en que se espera la llegada de artículos del
inventario procedentes de los proveedores y del momento en que los artículos llegan
realmente al almacén.
Además, puede rastrear el momento en que se envían los artículos a los clientes y el
momento en que éstos los devuelven, qué artículos del inventario se están inspeccionando
en la actualidad y qué artículos consignan o gestionan los proveedores. Si las empresas
carecen de una solución de software centralizada en la que introducir y recuperar datos, y de
un método estandarizado e integrado de realizar un seguimiento instantáneo del inventario
en cada uno de los pasos de la cadena de suministro, pueden enfrentarse a serios retos.
EJEMPLO:
Caso Fourth Coffee es un exportador al por mayor de café ubicado en Brasil, Sudamérica. Durante los
empresarial últimos 50 años, la empresa ha adquirido el grano de los cultivadores de café brasileños para su
tueste y exportación. Hace dos años, Fourth Coffee adquirió una gran plantación cafetera en el
estado de Minas Gerais, Brasil. Ahora que Fourth Coffee cultiva sus propios granos de café, la
empresa, que centraba sus ventas en mercados sudamericanos y norteamericanos, se ha abierto
a nuevos mercados en Europa y Asia. Desde siempre, el equipo de operaciones de Fourth Coffee
ha registrado y realizado el seguimiento del inventario y de las compras de los clientes a mano.
Tras la adquisición de la plantación, se ha encontrado con que ésta ha venido manteniendo
registros separados para la planta de tueste central y para las operaciones de exportación. Como
resultado de la expansión y de las diversas ubicaciones, Fourth Coffee está teniendo dificultades
a la hora de realizar el seguimiento del inventario y de satisfacer los pedidos debido a su sistema
obsoleto. Para mejorar las operaciones, reducir costes y mantenerse al corriente con los pedidos,
la empresa necesita una solución capaz de ayudarle a realizar el seguimiento del inventario
desde el principio hasta el fin. Las necesidades de la empresa pasan también por tener una
solución que pueda crecer a medida que el negocio continúa su expansión.
La solución
•
Remisiones de inventario Identificación rápida y sencilla de la cantidad existente, la
cantidad disponible, la cantidad de pedidos atrasados, los costos y las listas de precios.
•
Asignación de inventario inmediata Gestiona el flujo de caja y sus compras en cualquier
momento.
•
Integración de las ventas y las compras Actualiza de forma automática los costos y las
cantidades cuando se compre y reciba los artículos de los proveedores y también cuando
se venda o reciba devoluciones por parte de los clientes. Además, se puede generar
automáticamente pedidos de compra.
•
Seguimiento más preciso de números de lote y de serie Identifica todas las existencias de
un artículo con un simple rastreo mediante la identificación por radiofrecuencia.
Lo que antes, y sin duda hoy todavía, es un factor muy importante, el precio, cobra con el
paso del tiempo una menor relevancia. Las diferencias de precios entre los principales
competidores son cada vez más insignificantes y en un surtido tan largo quedan diluidas.
Otros factores como surtido, comodidad y sobretodo ahorro de tiempo pasan a ser una de
las claves decisorias del factor compra.
Objetivo 1:
Técnicas de Control:
1. Claras exposiciones de criterios. Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras
con normas claramente definidas. Ej: Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan
descuentos por volumen.
2. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores.
3. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos.
4. Estos procedimientos deben incluir:
a. Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto
a, un proveedor potencial, y
b. Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información
obtenida.
Objetivo 2:
Fletes
Descuentos
Tiempo mínimo para preparación de entregas
Técnicas de Control:
1. Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras
órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras.
2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que
excedan los niveles establecidos.
3. Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de
materiales que se necesitan.
4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben
ser aprobados por el Directorio.
Objetivo 3:
Objetivo 4:
Técnicas de Control :
1. Claras exposiciones de los procedimientos:
Manuales de políticas
Manuales de procedimientos
Rutinas de entrenamiento
Requisitos de supervisión
Objetivo 5:
Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancías o servicios que se
ajusten a los criterios de la gerencia.
Técnicas de Control:
1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de
mercancías y servicios.
2. Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de compras, órdenes de compra, etc.) y
la rendición de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificación numérica o punteo.
3. Archivo de firmas autorizadas.
4. Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de competencia en los
archivos, precios según órdenes de compra contra listas de precios de proveedores,
condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc.
5. Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (v.g., con un
registro permanente de inventario preparado con la computadora, las órdenes de
compra pueden crearse automáticamente cuando las cantidades en inventario lleguen
a un punto fijado para ordenar de nuevo).
Objetivo 6:
Técnicas de Control:
1. Lugares centrales de recepción estrictamente supervisados y separados de las
funciones de embarque, compra y almacenamiento.
2. Formas de órdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de
recepción y en que se instruya al proveedor a efectuar la entrega sólo en ese lugar.
3. Conteo de envases (y comparación con el conocimiento de embarque) y observación
de las apariencias de los envases en la plataforma de recepción.
4. Comparación detallada de las mercancías recibidas con una copia de la orden de
compra. (Nota: El uso eficaz de esta técnica requiere que los embarques para los que no
existan orden en el archivo del lugar de recepción sean devueltos al proveedor o
mantenidos en suspenso hasta que se recibe una orden.)
5. Revisión periódica de las órdenes de compra pendientes en busca de posibles
cancelaciones.
6. Cancelación automática de las órdenes de compra pendientes después de las fechas
de entrega especificadas.
7. Supervisión estricta del personal de recepción.
Objetivo 7:
Técnicas de Control:
1. Documentos de recepción prenumerados y controlados de los que posteriormente se
rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una función de verificación de
órdenes o de cuentas a pagar.
2. Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en que se anote por su orden
cada documento de recepción. (Nota: Este registro puede usarse posteriormente para
llevar cuenta de los documentos de recepción prenumerados. Un sistema de anotación
de una vez puede utilizarse para producir simultáneamente el registro y el documento
de recepción.
3. Procedimientos documentados para los cortes del cuarto de recepción (diarios y de
fin de periodo).
4. Totales de control e identificación de fechas, encabezamientos, etc. en los informes
Objetivo 8:
Técnicas de Control:
1. Verificación de las cantidades, precios y condiciones facturados mediante referencia a
la orden de compra e informe de recepción y verificación de la documentación.
2. Verificación y documentación de las multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota:
Esto puede hacerse por pruebas.)
3. Procedimientos estándares para acumulaciones al final del periodo de facturas no
procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc.
4. Análisis de diferencias entre los inventarios físicos y los registros permanentes.
5. Distribución de diarios de compras o distribuciones de gastos a los supervisores de
departamentos para su revisión y análisis.
6. Revisión de los estados de cuenta de los proveedores (no las facturas) para observar
partidas atrasadas vencidas.
7. Listados previos a preparar los comprobantes para establecer control inmediato sobre
las facturas de los proveedores antes de que se unan a los informes de recepción y a las
órdenes de compra que completan el comprobante a pagar que se prepara.
8. Balanceo por lotes y técnicas de registro cronológico para controlar las facturas con
sus comprobantes a pagar.
COMPRAS
Cuando la devolución de los materiales es de planta, el jefe de producción la autoriza y prepara una
nota de devolución en original y telescopios: una para el archivo de control de producción, otra para
costos, otra contabilidad y otra para bodega.
Órdenes de compra
• Múltiples opciones de generación
• Directas desde proveeduría o almacén
• A partir de solicitudes internas
• A partir de cotización del proveedor
• Modificación de orden de compra por cambios en solicitud
• Manejo de niveles de seguridad asociados a la orden
• Consulta del estado de la orden en cada etapa del proceso
• Impresión y envío por e-mail de la orden de compra al proveedor
Consultas e informes
• Lista de proveedores por suministro, agrupación y artículo.
• Kardex de suministros
• Impuestos de suministros
• Marcas
• Categorías
• Criterios de adjudicación
• Informe de movimiento en cantidades y costos
• Informe auxiliar en cantidades y costos
• Informe de existencias
• Requisiciones pendientes, aprobadas y rechazadas.
• Ordenes de compra pendientes
• Estadísticas de compras por proveedor y producto.
• Días promedio de entrega y atraso por proveedor.
• Informe histórico por: fecha, proveedor, tipo de compra, producto, familia y clase de artículo.
REQUERIMIENTOS
a. Nivel Operativo
• Entradas:
- Consulta del estado de los pedidos.
- Recepción de pedidos.
- Procesamiento de las órdenes de compra.
- Cotizaciones de los proveedores.
- Programa de producción.
• Salidas:
- Orden de compra.
- Reporte de recepción,
- Análisis de desempeño de los proveedores.
- Reporte de recepciones programadas.
- Registro de confrontación de pedido-requisición.
d. Nivel de Control
- ¿Cuál es el mejor proveedor?
- ¿Cuál es el desempeño de un proveedor?
- ¿Cuándo se cumple el tiempo de recepción de un pedido?
- ¿Cuánto se compró en un periodo?
- ¿Cuáles son los ítems de lento movimiento?
Se registran las deudas más comunes, además permite la entrada de las compras a proveedores, la
edición y verificación de facturas, la reconciliación de cheques, los descuentos y el monitoreo de las
fechas de vencimiento de las facturas de los proveedores y el mantenimiento de libros separados
para diferentes compañías. La característica fundamental de este módulo es la delegación de
autoridad y la aprobación para iniciar una transacción independiente de la función registro.
Este sistema debe hacer interfase con el mayor general, abastecimientos e inventarios, compras, y
manejo de caja.
Egresos
• Autorización operativa de pagos
• Autorización financiera de pagos
• Bloqueo de pagos
• Liquidación de impuestos en el pago
• Pago parcial o total
REQUERIMIENTOS
a. Nivel Operativo
• Entradas:
- Consulta de cuentas de proveedores.
- Diario de compras.
- Diario de desembolso en efectivo.
- Contratación de servicios.
- Obligaciones bancarias contraídas.
• Salidas:
- Historia de compra.
- Reporte de requerimientos de efectivo.
- Procesamiento de cheques y pagos.
- Reportes de recepción y verificación de facturas.
- Reportes de los proveedores.
- Memos de créditos y correcciones.
- Reporte de antigüedad crédito / pago.
b. Nivel de Planeación
- Planeación de pago de cuentas.
- Planeación de compras.
- Planeación de emisión de cheques.
- Planeación de clasificación de los costos.
- Planeación de contratación de servicios.
d. Nivel de Control
- ¿Quiénes son los proveedores de mi empresa?.
- ¿Cuáles son sus políticas de cobro?
- ¿Cuándo se cumple el tiempo de realización de pago de cuenta?
¿Qué nivel de endeudamiento tiene la empresa?
LA FUNCIÓN DE COMPRAS
Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las compras
forman parte del aprovisionamiento:
2º) Previsión:
Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el
mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su
evolución y los objetivos de ahorro.
3º) Control:
Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que
permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál es
el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los
productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los
niveles de calidad, de precio, servicio y entrega.
ADMINISTRACION DE COMPRAS.
La función de compras es el proceso, mediante el cual ejecutan funciones básicas personal calificado
para analizar, elaborar, y formular programas de mejora, incluido el desarrollo de mapas de proceso y
procedimientos. Mediante la aplicación de técnicas de Compras para sensibilizar la negociación. El
jefe de compras deberá integrar un Sistema de Aprovisionamiento en forma práctica y efectiva a
través de las técnicas de compras modernas y adecuadas a la situación del medio industrial de
México.
Para ello es importante definir las siguientes funciones:
El sistema de Aprovisionamiento.
El papel de compras en el proceso administrativo de la empresa.
El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra
se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que
nacen las compras y las ventas.
Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con
preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban
estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización
de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.
Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que
deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más en otras funciones afines.
Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e
involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los modelos
norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en
departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de
adquisiciones en México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la
actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas:
Dentro de una empresa existen distintos tipos de integración, tales como integración de recursos
humanos, integración de recursos materiales e integración de recursos financieros. A continuación se
tratará detenidamente cada uno de estos ámbitos de la integración.
Inducción, se refiere al acoplamiento entre la persona que ingresa por primera vez a la empresa, y la
organización. Esta se realiza a nivel de empresa en general, unidad orgánica en la que laborará y
puesto de trabajo.
Capacitación y desarrollo, con la cual se busca que el empleado se desenvuelva cada vez mejor en su
puesto de trabajo, y que le permita ascender dentro de la empresa.
Mantenimiento del factor humano, acá debe determinarse mecanismos y medios para que los
empleados no se retiren de la empresa, sino que vean en ésta una oportunidad de desarrollo y
crecimiento personal y profesional.
Fuentes internas y externas. Las fuentes internas constituyen los empleados que en este momento
laboran en la empresa, y las fuentes externas para obtener recurso humano calificado lo componen la
misma competencia, instituciones de colocación, etc.
Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande,
comprador y vendedor ponen especial interés en las negociaciones que realizan. Las materias primas,
mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra: ·
Precio · Calidad · Cantidad · Condiciones de entrega · Condiciones de pago · Servicio postventa
1. “Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero”.
2. “Adquisición, del latín adquisitio, -onis, acción de adquirir”. Por lo tanto, comprar debe
considerarse como sinónimo de adquisición.
4. Asimismo, “las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada
necesidad”.
5. Michel Calimeri define así las compras: “la operación que se propone suministrar, en las mejores
condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y
productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) que son
necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”.
Importancia de las compras. En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital
para el éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir las materias primas y los artículos
indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para
su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para
conseguirlo.
Entre los externos se pueden mencionar préstamos de instituciones financieras, acciones, etc. Para la
integración de estos recursos debe tomarse en cuenta aspectos como: tasa de interés, plazo, monto a
solicitar, destino (capital de trabajo o capital de inversión), garantías, etc.
1. ADMINISTRACION DE MATERIALES.
2. COMPRAS.
3. CONTROL DE CALIDAD.
4. PRECIOS.
5. PLANEACION ESTRATEGICA.
1. Objetivos,
2. organización para la eficaz administración de compras y materiales,
3. procedimientos y flujo de información;
4. calidad, especificación e inspección;
5. consideraciones de cantidad;
6. selección y relaciones con el proveedor;
7. determinación de precios;
8. compra de servicios de transportación;
9. disposición de desechos,
10. excedentes, o material obsoleto;
11. aspectos legales de las compras;
12. investigación,
13. presupuesto evaluación e información;
14. compras en el extranjero;
15. compras públicas;
16. adquisición de activos de capital;
17. adquisición de servicios;
18. estrategia en las compras.
Ejercicios:
1. Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca
el mínimo coste.
2. Mantenimiento del nivel de calidad
3. Garantizar la continuidad en el abastecimiento
4. Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva
en el mercado o con sus competidores.
5. Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos.
Una vez determinadas las características y especificaciones del producto que debemos
comprar, habrá que determinar:
a) Precio
b) Cantidad
c) Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 días)
d) Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello,
muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad.
e) Persona responsable del aprovisionamiento deberá acordar con los proveedores
el lugar de entrega de la mercancía.
f) Fecha de entrega
g) Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran
cantidad de producto en una sola entrega éste se fraccione.
h) Unidad de entrega y transporte
i) Condiciones en las que debe realizarse el transporte.
j) Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercancía.
Generalidades.
En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de
dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología,
contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una
organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable
desaparición de la organización.
Para ello intenta eliminar las ineficiencias en toda la cadena logística, optimizando el uso
de las nuevas tecnologías (EDI, código de barras,…) y promoviendo los acuerdos entre
fabricación y distribución para obtener la máxima rentabilidad de los recursos y ofrecer la
mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor.
A. REAPROVISIONAMIENTO EFICIENTE:
Durante estos últimos años, las compañías del sector de gran consumo han estado
involucradas en el desarrollo y puesta en marcha de mejores prácticas relacionadas con las
operativas del proceso de pedidos, como:
B. SURTIDO EFICIENTE:
Si con el paso del tiempo vemos que se producen variaciones tendremos que volver a la
etapa número 1.
D. PROMOCIONES EFICIENTES:
Para que estas promociones sean efectivas se requiere un proceso de colaboración entre
proveedor y distribuidor para el desarrollo de eventos promocionales que asegure mejores
resultados en el consumidor final, a la vez que optimiza el impacto total causado en las
operaciones diarias a lo largo de la cadena.
Una vez tenemos ambos planes anuales, debemos de elaborar un Plan Anual único,
común a ambas.
Una Categoría se define como el conjunto de productos o servicios que son percibidos por le
consumidor como complementarios y/o sustitutivos, y que satisfacen una misma necesidad
(ejemplos: productos para el desayuno, productos de higiene corporal, etc.).
Se define la Gestión por Categorías como un proceso basado en los hábitos de los
consumidores a partir del cual se determinan 3 variables de tipo táctico, que son el
merchandising, promociones y precios, con el objetivo de optimizar la rentabilidad de esa
categoría.
En definitiva, se trata de tratar a una categoría como si fuese una unidad de negocio.
* Los resultados obtenidos con la Gestión por Categorías son:
Mayor eficiencia en:
Variedad
Surtido
Almacenamiento
Precios
Introducción de nuevos productos
Todo esto es posible gracias al análisis de los datos del escáner que permitan:
desarrollar planes estratégicos por categorías.
Controlar las asignaciones de espacio
Medir la marcha de cada categoría con el fin de realizar ajustes.
El Consejo Ejecutivo de E.C.R. fue creado a finales de 1995 por una veintena de empresas
líderes de la fabricación y de la distribución de productos de gran consumo. Posteriormente
se han integrado 36 empresas más (distribuidores, fabricantes y operadores logísticos).
“Los costos de las actividades se imputan al producto o servicio sólo si éste consume
actividades”.
4.3. MERCHANDISING
El Merchandising se define como el conjunto de técnicas destinadas a estimular la
interacción en el punto de venta del producto y el comprador, con el objetivo de responder
adecuadamente a sus necesidades y maximizar las ventas y resultados del detallista.
(Para que el consumidor compre mucho más de lo que pensaba comprar).
Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un incremento en precio
inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales como pudiera ser un cambio en
la legislación que gobierna las transacciones comerciales o una modificación en el tipo de
cambio.
Por tanto existe una tendencia creciente para un departamento de compras más grande el
incluir, conjuntamente con el personal de compras, personas a quienes se les contrata de
tiempo completo para que realicen investigaciones sistemáticas y búsqueda de información
que les ayude a mejorar la actuación respecto a compras.
Las personas encargadas de compras deben captar que el personal de investigación habrá de
interferir con la forma como efectúan sus compras. El personal de otros departamentos
podrá contribuir, por ejemplo los ingenieros dedicados al control de calidad podrán auxiliar
en la evaluación de proveedores.
La mejor forma para mantener un interés vivo podría ser el tener diversos enfoques
operando simultáneamente, también en el caso en que el personal no sea de tiempo
completo.
Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo
o parcial, una tarea adicional para los administradores de compras es seleccionar los temas
de investigación. Estos podrían ser:
Conocer cuáles son nuestras necesidades en torno a los productos que vamos
a comprar.
Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades de
compra.
Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades.
2. Preparación:
Investigación de mercados: buscar los proveedores.
Realizamos una preselección de los posibles candidatos
Nos ponemos en contacto con los proveedores y les pedimos que nos hagan
una oferta.
4. Seguimiento (control):
Vigilancia y reclamación de las entregas.
Control cuantitativos (número de unidades que hemos pedido) y cualitativo
(con la calidad exigida, en la fecha comprometida,…) de los productos
recibidos.
Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura.
Proceder a la devolución de aquellos productos con los que no estemos
conformes.
- Algunos conceptos:
Unidad de Compra: se trata de líquidos, cuando se hace un pedido suelen
estar expresados en unidades, litros, kilos, m3.
Cuando se trata de sólidos suelen expresarse en unidades, kilos, metros,
m2.
Unidad de entrega:
* Paquetes
* Garrafas
* Botellas
* Latas
* Cajas
* Bidones
* Bobinas
* Sacos
* etc.
Unidad de Almacenamiento:
* Cajas
* Retráctiles: son unos cajones que se cierran solos (farmacias)
* Paletas
* Contenedores
Unidad de Transporte:
La información vertida en la requisición no debe ser ambigua, sino clara y concisa. Su flujo es:
1. Requisición,
2. artículo,
3. solicitud de cotización,
4. preparación de contrato,
5. evaluación de proveedores (calidad, precio, tiempo de entrega, condiciones de venta
y crédito).
6. Orden de compra,
7. recepción de bienes y servicios,
8. facturación,
9. recepción de factura y
10. pago.
Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación
para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de
compras. La requisición proporciona al comprador la autoridad para comprar los artículos
listados en la requisición, por consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la
información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la
empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.
Una pregunta central para tratar este punto es en relación a qué tanto podemos esperar de
la función de compras dentro de la organización.
Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde
hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la
función de compras esta cambiando en su propia naturaleza, organización y
responsabilidades.
Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él,
el de la función de compras de una organización competitiva para los 90's son:
Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios
internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón
han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el
mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control de inventarios están siendo
ampliamente estudiadas y hasta cierto grado imitado incluso en los Estados Unidos.
Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar en un mercado
mundial único. Los avances en los sistemas de transportación y de comunicación ponen a los
proveedores extranjeros casi tan cerca como los domésticos y las sesiones de negociación
con proveedores extranjeros se hacen cada vez más comunes para los ejecutivos de compras
de las grandes industrias.
Los rápidos avances tecnológicos han redirigido ciertos aspectos de los negocios y de la
educación técnica y han creado una demanda de nuevos especialistas en la función de
compras.
La inspección se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos, que estén en
condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.
Existe una copia que al departamento de compras le ayuda a efectuar este trabajo, que
corresponde generalmente al personal de este departamento, al de inspección o al del
departamento que emplea el material.
Están son las cosas que la administración superior desea y necesita saber:
1. El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por
categorías de material.
2. Lo que cuesta el funcionamiento del departamento de compras.
3. Qué existencias hay y en qué situación se encuentran.
Justo a tiempo es un enfoque de producción que busca eliminar todas las fuentes de
desperdicio y cualquier cosa que no agregue valor en las actividades de producción, para
proporcionar la parte correcta en el lugar correcto y en el momento oportuno.
El JIT se desarrollo en la Toyota Motor Company en Japón, por los Ing. Shigeo Shingo y Taichi
Ohno.
El objetivo del sistema JIT es mejorar las utilidades y el rendimiento sobre la inversión a
través de reducción de costos bajo el sistema de cero inventarios y mejoras en la calidad,
mediante la eliminación de desperdicios e involucrando al trabajador en la toma de
decisiones y a los proveedores en el proceso de producción.
1) Comunicar la información,
2) ayudar a evaluar al proveedor y,
3) autoanálisis.
Revisión del material entregado: En cuanto a la revisión del material entregado se efectúa
con la determinación de calidad mediante la inspección y sus beneficios son la reducción de
pérdidas y una mayor satisfacción por parte del cliente.
La función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inicio cuando el
hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha
sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto
en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas.
La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que
acudan a ella.
Este grupo se ocupa de una posición sobremanera estratégica a causa de sus íntimas
relaciones con los grupos de ingeniería y producción, por una parte, y sus estrechos y
continuos contactos con un gran número de diversas fuentes de suministro externas, por la
otra, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia
empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras
de diseño y especificaciones.
Este grupo se halla en una posición sumamente estratégica para crear y conservar la buena
voluntad de gran cantidad de firmas comerciales, muchas de las cuales son clientes actuales
o potenciales, tanto como proveedores.
En este sentido, las aplicaciones más comunes relativas al proceso electrónico de datos en la
planeación, programación y control de compras son:
Sistemas de información y redes que integran las funciones individuales del área de
compras y que, adicionalmente, permiten relacionar más estrechamente a las
funciones de compras con otras áreas o departamentos funcionales de la
organización.
Aplicaciones analíticas que facilitan análisis mucho más profundos y precisos sobre
toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones de compras.
Para tal efecto, el desarrollo de estaciones de trabajo con computadoras en donde los
compradores pueden analizar detalladamente la información es un elemento básico.
Generalización del uso de códigos de barras que facilitan enormemente la exacta
identificación y manejo de los materiales adquiridos.
Uso del intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange E.D.I.) que en
varias formas se esta convirtiendo en un punto común para la ciertos tipos de
operaciones de compras.
MISION: Deducir del compromiso planteado entre los costes, la solución más segura y
satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndola en la práctica, habida cuenta de
todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así como de la importancia de
los mismos.
4.1 Función
Control de calidad.
La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor
precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía
para un comprador.
calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad
que el cliente esta solicitando.
Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los
materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca
la calidad que el cliente requiere.
4. Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin
de comprobar que cumple con todos los requerimientos.
5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en concordancia con las
definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el
comprador puede rechazarlos.
3. La confiabilidad,
4. Durabilidad,
Las áreas de compras están principalmente preocupados o deben atender a los primeros
seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son
las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo
lo que tiene que entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que
se debe poner en la orden de descripción de cada artículo que compre o en cada orden
de compra.
Control de calidad
• Elaborar normas sobre inspección y comprobación de la calidad que puedan ser comuni-
cadas a los proveedores y aplicadas a la recepción de los materiales.
• Verificación de los precios y las condiciones antes de la aprobación del pago de las facturas.
En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y
principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones
pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una
organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una
organización, están interrelacionadas.
La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales,
abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos
de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función "
de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte en el esfuerzo
global organizado.
Dirección
La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de
compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de
tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de
los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la
evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.
Producción.
Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea
manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre
compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la
producción y de que producción descanse en compras para tal servicio.
Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la
administración: ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto
a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo
valor por unidad monetaria gastada.
Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:
Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de se agente de compras)
Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga valor óptimo.
Ventas
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de
vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas
depende, en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo
cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.
El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de
los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios,
esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de
entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas.
Programación y planeación
Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la
organización, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo
plazo. Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las
siguientes:
1. Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.
2. Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios
que puedan influir en los programas y planes.
Almacenes
Ingeniería
Contabilidad
La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad,
de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de
un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al
negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.
Relaciones públicas
La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de
proveedores, es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien
o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.
5. Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos
materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de
materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.
1. Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar
satisfactoriamente las necesidades de producción.
2. Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
10. Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que
directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para
conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.
13. Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que
requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de
los proveedores potenciales.
14. Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos
establecidos.
Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida en diferentes maneras,
apropiado a los grados de variación de los diferentes tipos de órdenes de compra, puede ser
descrito por:
3. De acuerdo a la marca.
5. De acuerdo a un ejemplo.
· Las ordenes de compra o comprar algo por la marca. La forma más simple de definir un
nivel de calidad alrededor de un producto ha sido muy utilizado y para satisfacer las
necesidades, o para identificar si es justo lo que necesitamos es identificarlo por la marca del
fabricante. Para los compradores este método tiene bastantes ventajas por simplicidad para
ser una orden ya que se puede hacer una distribución muy bien organizada y
consecuentemente la disponibilidad del producto en el mercado se puede revisar
rápidamente.
Aquí se eliminan inspecciones muy elaboradas ya que si bien, es certificado por el cliente
esto es suficiente, ya que el cliente por si mismo tiene una serie de especificaciones para
entrega de producto que llenan todas y cada una de las características de lo que nosotros
pedimos en el contrato y se puede asumir que al recibir un producto con esta marca trae
todas y cada una de las implicaciones y especificaciones de calidad que ellos cuidan y que el
cliente necesita. La desventaja de esta metodología es que limitas tu orden de compra a un
solo proveedor, solo un proveedor te va a entregar lo que tu pides y también se elimina el
factor competitividad de que alguien pueda ofrecerte un mejor producto se tienen que
acatar las condiciones del comprador.
· Especificaciones del desempeño del producto o uso del producto: Una de las formas más
obvias para medir la calidad es tratar de medir como se desempeña el producto. Las medidas
ya mencionadas nos dan elementos para medir la calidad, sin embargo, muchas veces se
tiene que utilizar varios de estos métodos y en algunos otros casos es necesario medir el
desempeño del producto directamente, más que utilizar estos pasos intermedios o previos
que ya se mencionaron. Medir el desempeño o las especificaciones del producto esta
volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la calidad ya que ha traído buenos
resultados. La maquinaria es un ejemplo muy común de los casos que se tiene que medir las
especificaciones. En estos casos de la maquinaria es posible describir y medir las
dimensiones y el diseño del producto, de hecho, es necesario hacer esto para la persona que
lo va a diseñar.
· Dibujos o diseños de ingeniería formales. Hay algunos tipos de productos por su naturaleza
técnica en que no se puede cumplir o las especificaciones no son necesarias, ninguno de los
métodos se puede aplicar, en estos casos se requiere de un diseño formal de
especificaciones. En estos casos el diseño hecho ha base de ingeniería son los que
determinan las especificaciones.
Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no nos gusta, de lo que se trata
es de que los compradores deben trabajar muy de cerca con los proveedores en tratar de
implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y
componentes.
Jack Reddy y Able Berger sugieren que esta meta de cero defectos podrá obtenerse
cuando las áreas de compra se vean a ellos mismos como los gerentes de producción de
las empresas a las empresas que ellos les compran y que son los responsables de
comunicar a los proveedores una actitud de 100% logro y calidad y de 100 % alcanzar
las especificaciones.
La clave para todo esto es desarrollar claras y realistas especificaciones, y trabajar con
los proveedores de una manera cooperativa para asegurar que ellos logren este nivel de
conformancia.
David Garvin nos proporciona las siguientes preguntas para mejorar nuestra calidad:
1. Control de proyectos
2. Depto. de reducción
4.- ¿Cómo está organizado el depto. de servicio al cliente? Qué rol juega el depto. de
servicio al cliente en administrar la calidad?
5.- Ustedes, ¿tienen políticas de calidad en la compra de sus materiales? ¿Cómo son
establecidas?
6.- ¿Qué clase de datos Uds. guardan y archivan cuando tienen algún problema?
7.- ¿Qué clase de cosas hacen acerca del control estadístico para la calidad? ¿Qué niveles
de calidad son aceptables para ustedes? ¿Qué tipo de entrenamiento de calidad dan a las
áreas de producción?
10.- ¿Su firma utiliza el sistema de control total de calidad y cómo está organizado?
11.- ¿Qué clase de costos de calidad reportan en su sistema y qué tipo de auditorias de
calidad manejan?
12.- ¿Qué pasos toman para asegurar que sus proveedores les entreguen la calidad de
los componentes que Uds. necesitan?
14.- ¿Qué rol juegan sus áreas de compras en asegurar la calidad de sus proveedores?
15.- ¿Cómo desarrollan en general un nuevo producto, cuales son los pasos, en que
punto incluyen al cliente y que departamentos se involucran?
El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones del depto. de
compras hayan sido las adecuadas y guiar al proveedor de su decisión de si el producto
tiene las características que se especificaron en el contrato.
Hay 3 métodos de proceder para regresar una orden que no alcanza los estándares
establecidos:
Las solicitudes de compra de equipo de oficina podrán surgir del gerente de oficina o del
contralor de la compañía. Incluso algunas solicitudes podrán provenir de los departamentos
Por supuesto, también habrá de ser responsabilidad del departamento de compras el poder
anticipar las necesidades de los departamentos usuarios. Se considera parte del equipo del
gerente de compras no sólo el exigir que las demandas de los demás departamentos sean lo
más estándar posible en cuanto a su naturaleza, y que se pase de órdenes especiales o
extraordinarias, sino además, que tales demandas sean previstas con la debida anticipación
para evitar un exceso número de pedidos “urgentes”. Asimismo, puesto que el departamento
de compras está enterado de las tendencias en los precios y de las condiciones generales del
mercado, podrá considerarse indispensable el que se coloquen pedidos por anticipado a las
necesidades con el fin de protegerse en contra de la escasez de materiales o alza de precios.
Esto significa que el departamento de compras deberá abastecerse de todos los materiales
estandarizados que utilizan los departamentos usuarios, tomando en consideración un
tiempo de espera razonable y una tolerancia para contingencias.
Sin embargo, también existen algunas órdenes denominadas urgentes que no pueden
justificarse por ningún motivo. Consisten de aquellas requisiciones que surgen como
consecuencia de:
a) un deficiente control de inventarios,
b) una mala planeación de la producción o presupuestos erróneos,
c) una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de compras de poder
conseguir el material para la planta de una manera oportuna, y
d) la simple costumbre de anotar a las órdenes el término de “urgente”.
¿Qué podrá hacerse para reducir la gravedad del problema? Respecto a la mayor parte de las
órdenes denominadas urgentes, pero que no lleguen al carácter de emergentes, la solución
será la de educar en lo concerniente a procedimientos de compra. En una compañía, por
ejemplo, se ha establecido una regla que consiste en que siempre que se envíe una
requisición “urgente” al departamento de compras, será necesario que el departamento que
envíe tal orden señale al superintendente general la razón para tal emergencia, para así
obtener su autorización. Además, aun cuando la requisición sea aprobada por el
superintendente, los costos adicionales, al grado en que éstos puedan ser determinados, se
habrán de cargar al departamento que ordene el material. Como resultado del
procedimiento, se ha reducido el número de tales órdenes.
Ordenes Pequeñas
Las órdenes pequeñas son motivo de constante preocupación en toda organización. La
mayoría de las requisiciones siguen la ley de Pareto (ver anexo al final) que señala que el
70% de todas las requisiciones en cuanto a cantidad representan tan sólo el 10% del importe
monetario total.
Una consideración de mucha importancia habrá de ser el costo del sistema utilizado para
manejar estas órdenes pequeñas, comparado con el propio costo de los artículos. Puesto que
la autorización de una parte considerada pequeña puede crear un verdadero problema que
esté del todo alejado de su valor monetario, es preciso como un primer objetivo que se
garantice plenamente el abastecimiento de dicha parte. Diversos enfoques deberán
emplearse para poder encontrar la solución al problema de las órdenes pequeñas.
El riesgo para el comprador será pequeño bajo estas restricciones, y se reducirá el costo de
tramitación y documentación respecto a compras por pequeños montos. El procedimiento
evidentemente tiene otras ventajas: ahorra costos de correos; el comprador podrá negociar
un mayor descuento por pronto pago y solicitar que se surtan embarques completos (no se
admitirán embarques parciales), lo cual habrá de reducir el número de informes de recepción
de materiales, asientos concernientes a inventarios y pagos. El proveedor tendrá un fuerte
incentivo para embarcar la orden completa, puesto que el pago será inmediato con respecto
a los artículos embarcados.
En el mejor de los casos, una descripción inexacta podrá provocar pérdida del tiempo; pero
en ocasiones podrá tener serias consecuencias financieras provocando interrupciones en el
abastecimiento, resentimientos entre personas y la pérdida de confianza y respeto en el
proveedor.
Tal verificación no habrá de ser factible cuando el personal del departamento de compras no
está familiarizado con el producto o servicio solicitado. Cualquier duda respecto a la
corrección de una requisición deberá turnarse de regreso a quien hizo las requisiciones, no
estando facultado el departamento de compras para resolver tal duda de una manera
unilateral.
Deberá existir una gran uniformidad de términos para describir los artículos deseados. No
puede pasar inadvertida la importancia que tiene el utilizar la nomenclatura apropiada como
un medio para evitar todo tipo de confusiones. La manera más efectiva para lograr esta
uniformidad consiste en mantener en el departamento de compras un archivo o listado de
los artículos comúnmente comprados.
Tales listados podrán llevarse de diversas formas. Algunas empresas han considerado
prudente el establecimiento de un catálogo general que incluye todos los artículos utilizados,
así como un catálogo de almacén o existencias que contiene un listado de todos los artículos
que se mantienen en inventario. Tales catálogos podrán llevarse en forma de hojas sueltas o
de índices de tarjetas. También promoverán la uniformidad de descripción si se planean en
una forma adecuada y se llevan de una manera apropiada.
Una requisición deberá tener espacio para incluir la siguiente información a dicha solicitud:
1. Fecha.
2. Número (identificación).
3. Departamento que le dio origen.
4. Cuenta a la cual se deberá de cargar.
5. Una descripción completa del material deseado y su cantidad.
6. Instrucciones de embarque incluyendo la fecha en que se necesita el material.
7. Firma de la (s) persona (s) para expedir la requisición.
5.3 Inventarios
Al estudiar el nivel de inversión surge una cuestión muy importante, el tamaño de los inventarios, y es
importante porque se utiliza para la elaboración de políticas para la administración financiera.
Y por ultimo el inventario de productos terminados se determina por la producción y las ventas
presupuestadas y la experiencia adquirida con la determinación de inventarios anteriores.
Para la determinación la inversión en los inventarios existen algunas causas, que son:
Control Físico Del nivel de inversión. Este es el que tiene que ver con el aspecto financiero. Control
contable. Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de control se
realizara dependiendo del tamaño de la empresa y el proceso productivo en su caso.
Control físico. Este debe ser seguro y eficiente para esto tendrá que cumplir con ciertos requisitos
como la fácil localización y un lugar de almacenamiento apropiado.
Control del nivel de ingresos de inversión. Este se determina en base a las políticas de ventas,
producción y finanzas, este control tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por
esto se utiliza para la fijación de políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes
interesadas.
En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible
establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo
existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de
necesidades, y la selección de las mejores opciones.
¿Qué es planeación?
Ha existido mucho interés en la planeación a nivel corporativo que podría describirse como
un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto, el prever las
amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a
como haya de ser dicho futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está
debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder.
Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la
planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la planeación estratégica.
Dicha planeación, la necesitan más las grandes organizaciones dentro de medios ambientes
cambiantes.
Si se pensara que el futuro hubiere de ser muy similar al presente, de todas maneras sería
muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención
en contraste a la planeación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios
bruscos.
Compras programadas
Tales casos incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un producto
particular que requiere la compra de un cierto número de componentes. Estos componentes
pueden ser demasiado al principio para encontrar los proveedores de menores costos. Una
vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo
razonable, debe estar colocado con los mismos proveedores con el fin de amortizar los
costos no repetitivos.
De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la aprobación de ingeniería
cubre solamente a un proveedor. En tales casos la entrega continua de las requisiciones de
compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser
manejado sin alterar la situación de compra.
De la misma manera los "programas", deben ser establecidos por periodos LIMITADOS, en
los cuales los precios cotizados por los proveedores sean sustancialmente los mismos, que
todos sean capaces de proporcionar entregas satisfactorias. El aspecto importante en tales
situaciones, es la distribución apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en
un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual.
El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo
de proveedores pero con diferentes especificaciones y número de existencia a diferentes
números de estilo.
Conclusiones
¿CÓMO SE REALIZA?
La planeación se inicia:
Corporativo
Por Empresa
Por departamento
El primer paso seria; decidir si se debe tener como meta conseguir un costo de compras mas
bajo o si se desea un nivel de inventario menor; tratar de reducir los costos en las partidas
que representan un elevado valor monetario.
Se crea un equipo, que este formado por integrantes de los departamentos requeridos; el
tercer paso consiste en seleccionar cuales materiales se someterán a análisis. El análisis de
Pareto, mejor conocido como el ABC, generalmente es el punto de partida.
Los artículos de tipo C se habrán de pedir una sola vez al año, los artículos de tipo B, 4 veces
al año; y los artículos de tipo A una vez al mes o cada 15 días, según las necesidades de la
organización.
Tales políticas implican mantener una vigilancia sencilla para los artículos de inventarios tipo
C, en tanto que se requiere una función ejecutiva para el control de los artículos tipo A.
El análisis esta más bien dirigido para propiciar el control a nivel ejecutivo.
LOS COSTOS
Están presentes:
Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben considerarse parte del proceso
productivo.
Una decisión estratégica [1] crítica para cualquier firma es aquella centrada en el punto de
hacer o comprar.
Para garantizar la cobertura de las necesidades de la empresa, los stock de materias primas y
elementos para el montaje y almacenaje, deban ser lo más bajos, como sea posible.
[1]Material de: Br. Santamaría Juana; Br. Villegas Oxdali; oxdalisvillegas@yahoo.com.mx; Br. Martínez Eulennys; REPÚBLICA BOLIVARIANA
DE VENEZUELA;COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO C.U.A.M. - EXTENSIÓN CALABOZO Trabajo Monográfico
“Planeación y Administración del Aprovisionamiento” ilustrados.com
Las cuentas a pagar comerciales evidencian la existencia de obligaciones del ente hacia
terceros y su cancelación se efectúa generalmente mediante la entrega de valores
monetarios.
Definición
Desde un punto de vista funcional, la cadena de abastecimiento cubre el flujo de bienes desde el
proveedor, hasta el usuario final, pasando por el fabricante y el distribuidor.
Por lo tanto, la cadena de abastecimiento incluye todas las empresas que participan en la
producción, distribución, manipulación, almacenaje y comercialización de un producto y sus
componentes.
Esto significa que en una cadena de abastecimiento intervienen los siguientes agentes:
• Proveedores,
• Fabricantes,
• Distribuidores,
• Transportistas,
• Detallistas:
Como rasgo común de todas las áreas de la cadena de abastecimiento, cabe destacar dos elementos
de apoyo imprescindibles para gestionar correctamente la cadena de abastecimiento:
La evaluación del proveedor es uno de los factores más importantes del proceso de implementación
de un sistema de compras y abastecimiento. Para ello se realizara una selección que constará de dos
etapas.
• Etapa de preselección: se hará una preselección de un mínimo de cuatro candidatos teniendo en
cuenta las necesidades básicas de la empresa: precio, necesidad de integración con sistemas
existentes en la empresa...stemas de Gestión de la Cadena de Abastecimiento 4
(SCM)
• Etapa de Evaluación: se seleccionará un único proveedor que ha cumplido con los requerimientos
funcionales básicos del abastecimiento oportuno. Estos requerimientos tendrán que ser lo más
específicos posibles con el fin de minimizar el riesgo de una evaluacion errónea. En función del grado
El criterio de elección definitiva vendrá dado por el análisis de rentabilidad e incluirá el ahorro
resultante de la implementación del proyecto así como el incremento de la productividad y todos los
costos derivados de su realización.
Pero también, esa relación entre proveedores y clientes se da en el caso del fabricante y
los distribuidores (clientes).
FABRICANTE
Materias Primas
Producto
Proveedores - clientes
Distribuidores
Proveedores - clientes
Clientes Finales
Nosotros vamos a estudiar la relación del fabricante con los distribuidores. Esta relación la
podemos dividir en 2 etapas:
1. Hasta la década de los 80, en la cual esa relación obtenía las siguientes
características:
* En el canal de distribución el poder lo ostenta el fabricante sobre los
distribuidores, porque estos últimos eran pequeños, tenían poca capacidad de compra y
había muchos donde elegir si perdía alguno. Las condiciones las imponía el fabricante.
* El fabricante conocía el mercado (hábito y necesidades de compra de los
clientes).
La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los insumos para la
producción y el funcionamiento de la empresa u organización. En muchas organizaciones los
compradores han tomado la vanguardia para lograr la estandarización.
Las ventajas de las compras en gran volumen no pueden aprovecharse si no existe la
estandarización. Muchas empresas compran productos especiales cuando en realidad los
productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los otros, costar menos, permitir
una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo administrativo relativo a compras,
permitiendo que los inventarios se reduzcan.
EL PRECIO podrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí solo tiene poco
significado, lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio.
El precio, se logra obtener de varias maneras. Para artículos estándares de bajo volumen los
precios se obtienen de las listas y catálogos de los proveedores.
El tercer método de obtener el precio es a través de una solicitud de ofertas. Los agentes de
compras gubernamentales están obligados a permitir que todos los proveedores calificados
hagan ofertas. Al ejecutar esta acción, se elegirá al proveedor más conveniente.
Programación de compras
¿QUÉ ES?
Probablemente sean los requerimientos del departamento de producción, los que generen el
programa de abastecimientos.
Donde quiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las
mismas, tenemos que:
Cumpliendo con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.
Estando alerta a los desarrollo del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que
puedan influir en los programas y planes.
* Compra Ocasional
* Compra de Proximidad
* Compra de Comodidad
* Compra de Consumo
* Compra Especialista
La compra de proximidad tiene una expansión inusitada en nuestro país, reflejo del tipo y
manera de vivir de nuestra sociedad. La concentración de la población en ciudades y barrios.
Actualmente proliferan, al igual que las sucursales bancarias, los supermercados que cada
día tienden a sustituir a la tienda tradicional de ultramarinos es un buen reflejo de la
importancia de este tipo de compra.
-Economía de escala
-Surtido escaso y centrado en los productos de gran consumo alimentarios y del hogar.
-Carencia de parking.
Últimamente cada vez son más las enseñas que ponen en practica una serie de servicios
centrados en la fidelización de clientes, (bonos, cupones, tarjeta) así como servicio de
entrega a domicilio a partir de un volumen determinado de compra. Dentro de este grupo
cabe destacar cadenas como DIA, Unide, Sabeco, Zero etc.
Compra de Comodidad
Como antes explicábamos, las nuevas condiciones de vida y hábitat condicionan de manera
indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la incorporación del matrimonio a la
vida laboral, hace que prolifere nuevas formas de distribución cuyo punto fuerte o factor
diferenciador es la comodidad por encima de otros rasgos.
La compra de comodidad es sin duda uno de los segmentos de desarrollo para los próximos
años.
Conscientes de ello son muchas las empresas que aprovechan su infraestructura logística o
tecnológica para coger una parte muy importante de la cuota de mercado en constante
crecimiento y que obedece a una necesidad latente en la sociedad.
Algunos de los ejemplos más importantes de este sector tienen su reflejo en Telepizza, El
Corte Inglés y su división de Internet al igual que la de Alcampo, Carrefour etc,. Cabe
mencionar el ejemplo de asuhora.com, como un ejemplo de aprovechamiento de tres
elementos: Situación, logística y tecnológico. Igualmente la incorporación de los
supermercados a este modo de entender la compra (Condisline.com)
Compra de Consumo
Aunque la definición pueda parecer reiterativa, ya que todas las compras son destinadas en
principio al consumo, esta denominación tiene por objeto distinguir el carácter masivo y más
duradero en el tiempo de provisión del cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente
los clientes que reparten su presupuesto familiar en cada tipología de consumo. Compran
semanalmente en las llamadas tiendas de proximidad, encargan vía Internet algunos
artículos especialistas y realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una
periodicidad cercana a los quince días (según los últimos estudios). Esta compra tiene casi un
carácter familiar y en los últimos años aparecen unos componentes importantes a la hora de
analizar el modo y manera de aprovisionamiento de los consumidores.
Frecuentemente las familias se desplazan a las periferias de las ciudades, a los parques
comerciales, para en un día de compra o en unas horas, se aprovisionan por un periodo de
tiempo más largo. Estos parques comerciales son actualmente auténticos centros lúdicos de
consumo y sin duda cierran el círculo, casi de una manera perfecta, de las necesidades de
toda la familia.
Desde los grandes hipermercados, hasta los especialistas o "category killers", las franquicias
de las más diversas enseñas de textil, mueble, electrodomésticos, gastronomía, ocio,
bricolaje, perfumería etc., forman una ciudad del ocio y consumo pensada por y para el
cliente.
Merece especial mención la política de implantación de señas, que buscan los alrededores de
estos parques comerciales para captar poco a poco una clientela acostumbrada a este tipo de
consumo.
- Existencia de parking.
- Carritos.
9.- ANEXOS
Departamento solicitante B
Almacén
Pide material mediante
solicitud de material
¿Material
NO ¿Origen del
Proveedor Comunica
Almacén deficiencia al
requerido? materia?l
proveedor
Almacén
SI
Existencia
SI
suficiente Surte material A
Surte material
NO
A
Soicita material
mediante requ-isición Departamento solicitante
de compra
Proveedor
¿Material
NO
Departamento de compras Comunica deficiencia al B
requerido? almacén
Surte material SI
Departamento B
solicitante
NO Proveedor Comunica
¿Material ¿Origen del
Almacén requerido? materia?l deficiencia al
proveedor
Almacén
SI
SI
Existencia
Surte material
suficiente A
Surte material
NO
Soicita material
A
mediante requ- Departamento
isición de solicitante
compra
Proveedor
Departamento de NO Comunica
¿Material
compras
requerido? deficiencia al B
almacén
Surte material
SI
Pide material
mediante orden
de compra
Utiliza material FIN
DIRECCIÓN GENERAL
LLEVAR A CABO
OPERACIONES
EN LA FORMA
ACOSTUMBRADA
LLEVAR A CABO
UN EFECTUAR EL
PRONÓSTICO DE ANÁLISIS
NEGOCIOS DE DIFERENCIAS
DESARROLL
AR PLANES
ESTABLECER
ANUALES DE
DIRECCIÓN
OPERACION
ESTRATÉGICA
ES
SI
Surte material A
SI
Proveedor Almacén ¿Material Departamento solicitante
Surte material Surte material A C
requerido?
NO
NO
¿Material Comunica deficiencia
A ¿Origen del Almacén
requerido? al almacén
materia?l
SI
Proveedor
Pide material SI
mediante solicitud
de material B
Surte material
B
A
NO Comunica SI
¿Material ¿Material
requerido? deficiencia al requerido? Surte material
almacén
NO
SI
A
¿Origen del
Utiliza material materia?l
Proveedor
Almacén
FIN
Comunica
deficiencia al
proveedor
Departamento 1
solicitante 2
7,
18
3
Bodega
6, 17
1 1
Proveedor 4 5
1
3
9 Almacé
n
1 4
2
11 5,
10 16
1 8
4
Departamento
solicitante
PEDIDO
PEDIDO
PEDIDO10
PEDIDO
PEDIDO 2 3
4
PEDIDO
PEDIDO
PEDIDO10
PEDIDO
PEDIDO 2 3
4
PEDIDO
PEDIDO
PEDIDO10
PEDIDO
PEDIDO 2 3
4
4
PEDIDO
PEDIDO
PEDIDO1 0
2
2
SIMBOLOS
DOCUMEN
TO
ARCHIVO
DE FORMA HORIZONTAL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
Original papel
grueso blanco
Duplicado papel
delgado amarillo
Triplicado papel
delgado azul
Cuadruplicado
papel delgado
rosa
De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se
realiza y en qué consiste ésta.
Secretaria de
1 la oficina 1 Formula telegramas en original y tres Los telegramas deberán ser formulados en Comunicar surtido de material a 4 Tiempo promedio por telegrama.
copias. 2 Entrega telegrama al encargado de máquina de escribir. oficinas foráneas. Si el encargado no est{a, deje los
2 Encargado de sección. 3 Recibe telegramas en original y Personalmente. 3 telegramas sobre el escritorio.
la sección tres copias de la secretaria de la oficina. Por lo regular, personalmente.
3 4 Verifica el contenido de los Con algún empleado leyendo el manuscrito y Evitar demoras y/o confusiones en el 3 Tiempo promedio por telegrama.
telegramas con base en el manuscrito. los telegramas. envío de telegramas.
4 5 Firma cada tanto de los El original con firma autógrafa, copias con
telegramas. 6 Se presenta con el fascimil.
Autorizar el envío de los telegramas. 1 Tiempo promedio por telegrama.
Llevar los documentos a la Oficialía
5 encargado de la sección y le recibe los de Partes.
Mensajero telegramas en original y tres copias.
6 7 Verifica Evitar demoras posteriores.
que la cantidad de documentos este
7 completa.
Comprueba que por cada original existan tres .5 Tiempo promedio por telegrama.
copias. Que Oficialía de Partes envía los
8 8 Llevar todos los telegramas a la Oficialía 200
telegramas. El mensajero tiene que esperar que lo
de partes.
Oficialía de Dejar constancia de la fecha y 10 atiendan.
9 partes 9 Llevar todos los telegramas en
hora de recepción. .5 Tiempo promedio por telegrama.
original y tres copias.
Que el mensajero distribuya
1 10 Sella de recibido los
las copias. Distribuir las copias en
documentos. 11 Separa originales .25
01 y devuelve las copias. 12 Acude a su
su oficina. Facilitar la
oficina. 13 Separa
distribución de copias. 200
11 Mensajero Completar antecedentes por
los duplicados de los telegramas y los
solicitante. Para que la secretaria 10 .5
entrega al encargado de la sección.
21 14 Recibe los duplicados de los telegramas
distribuya los tantos.
Tiempo promedio por telegrama.
Extrae expedientes por solicitante e incorpora .5
31 Encargado de y los archiva. telegrama.
la sección 15 Entrega por separado a la secretaria Separa triplicado de cuadriplicados, entrega
41 Mensajero
los triplicados y cuadruplicado de los personalmente. Tiene que esperar que la secretaria lo
telegramas. 16 Recibe el mensajero Por lo regular, personalmente. atienda.
51 triplicado y cuadrupli-cado de los Extrae expedientes de telegramas e
telegramas. 17 incorpora por fechas los triplicados. Tener constancia de contestación.
61 Archiva los triplicados de los telegramas. Por correo. Conformar contestación al solicitante.
18 Envía a los destinatarios 5
71 Secretaria de
la oficina
correspondientes los cuadruplicados de los
Tiempo promedio por telegrama.
telegramas.
8
Secretaria de
1 la oficina 1 Formula telegramas en original y tres Los telegramas deberán ser formulados en Comunicar surtido de material a 4 Tiempo promedio por telegrama.
copias. 2 Entrega telegrama al encargado de máquina de escribir. oficinas foráneas. Si el encargado no est{a, deje los
2 Encargado de sección. 3 Recibe telegramas en original y Personalmente. 3 telegramas sobre el escritorio.
la sección tres copias de la secretaria de la oficina. Por lo regular, personalmente.
3 4 Verifica el contenido de los Con algún empleado leyendo el manuscrito y Evitar demoras y/o confusiones en el 3 Tiempo promedio por telegrama.
telegramas con base en el manuscrito. los telegramas. envío de telegramas.
4 5 Firma cada tanto de los El original con firma autógrafa, copias con
telegramas. 6 Se presenta con el fascimil.
Autorizar el envío de los telegramas. 1 Tiempo promedio por telegrama.
Llevar los documentos a la Oficialía
5 encargado de la sección y le recibe los de Partes.
Mensajero telegramas en original y tres copias.
6 7 Verifica Evitar demoras posteriores.
que la cantidad de documentos este
7 completa.
Comprueba que por cada original existan tres .5 Tiempo promedio por telegrama.
copias. Que Oficialía de Partes envía los
8 8 Llevar todos los telegramas a la Oficialía 200
telegramas. El mensajero tiene que esperar que lo
de partes.
Oficialía de Dejar constancia de la fecha y 10 atiendan.
9 partes 9 Llevar todos los telegramas en
hora de recepción. .5 Tiempo promedio por telegrama.
original y tres copias.
Que el mensajero distribuya
1 10 Sella de recibido los
las copias. Distribuir las copias en
documentos. 11 Separa originales .25
01 y devuelve las copias. 12 Acude a su
su oficina. Facilitar la
oficina. 13 Separa
distribución de copias. 200
11 Mensajero Completar antecedentes por
los duplicados de los telegramas y los
solicitante. Para que la secretaria 10 .5
entrega al encargado de la sección.
21 14 Recibe los duplicados de los telegramas
distribuya los tantos.
Tiempo promedio por telegrama.
Extrae expedientes por solicitante e incorpora .5
31 Encargado de y los archiva. telegrama.
la sección 15 Entrega por separado a la secretaria Separa triplicado de cuadriplicados, entrega
41 Mensajero
los triplicados y cuadruplicado de los personalmente. Tiene que esperar que la secretaria lo
telegramas. 16 Recibe el mensajero Por lo regular, personalmente. atienda.
51 triplicado y cuadrupli-cado de los Extrae expedientes de telegramas e
telegramas. 17 incorpora por fechas los triplicados. Tener constancia de contestación.
61 Archiva los triplicados de los telegramas. Por correo. Conformar contestación al solicitante.
18 Envía a los destinatarios 5
71 Secretaria de
la oficina
correspondientes los cuadruplicados de los
Tiempo promedio por telegrama.
telegramas.
8
Secretaria
1 4
de la oficina 1 Formula telegramas en Los telegramas deberán Comunicar surtido de Tiempo promedio por
2 Encargado original y tres copias. 2 ser formulados en material a oficinas 3 telegrama. Si
de la sección
3
Entrega telegrama al máquina de escribir. foráneas. el encargado no est{a,
encargado de sección. 3 3 deje los telegramas
4 Recibe telegramas en
Personalmente. 1 sobre el escritorio.
original y tres copias de la Evitar
5
secretaria de la oficina. demoras y/o Tiempo promedio por
Mensajero
6 Por lo regular, confusiones en el telegrama.
4 Verifica el
7 contenido de los personalmente. envío de telegramas. .5
Tiempo
8 telegramas con base en el Con algún 200
manuscrito. Autorizar el envío de promedio por
9
Oficialía de empleado leyendo el los telegramas.
10
.5 telegrama.
partes 5 Firma cada manuscrito y los
1 tanto de los telegramas. Llevar los documentos
telegramas. a la Oficialía de .25
0
1
6 Se presenta
con el encargado de la Partes. 200
1
1
Mensajero
sección y le recibe los El original con firma 10
Evitar demoras .5
2
1 telegramas en original y autógrafa, copias con posteriores. Tiempo promedio por
tres copias. fascimil. .5 telegrama.
3 Encargado
1 de la sección Que Oficialía de
4
1 7 Verifica que la cantidad
Mensajero Partes envía los El mensajero
5 de documentos este telegramas. tiene que esperar que
1 Comprueba que por cada
6 completa. lo atiendan.
1 8 original existan tres Dejar constancia de la 5
7 copias.
1 Llevar todos los fecha y hora de Tiempo promedio por
Secreta
8 telegramas a la Oficialía recepción. telegrama.
ria de
de partes. Que el
la
9 mensajero distribuya
oficina
Llevar todos los las copias. Distribuir
telegramas en original y las copias en su
tres copias. oficina. FECHA Facilitar
DE ELABORACIÓN
FORMULÓ AUTORIZÓ la distribución de Tiempo promedio por
10 Sella de recibido los copias. telegrama.
documentos. Extrae expedientes por Completar
solicitante e incorpora antecedentes por Tiene que esperar que
11 Separa originales y
telegrama. solicitante. Para que la secretaria lo
devuelve las copias.
la secretaria distribuya atienda.
12 Acude a su oficina.
13 Separa triplicado de los tantos.
Separa los duplicados de cuadriplicados, entrega
los telegramas y los personalmente.
entrega al encargado de
la sección. 14 Tiempo promedio por
Recibe los duplicados de Por lo regular, Tener constancia de telegrama.
los telegramas y los personalmente. contestación.
archiva. Extrae Conformar
15 expedientes de contestación al
Entrega por separado a la telegramas e incorpora solicitante.
secretaria los triplicados y por fechas los triplicados.
cuadruplicado de los
telegramas. 16 Recibe el
mensajero triplicado y
Por correo.
cuadrupli-cado de los
telegramas.
17 Archiva los
triplicados de los
telegramas. 18 Envía a
los destinatarios
correspondientes los
cuadruplicados de los
telegramas.
C.PA. JOSE JAIME GERMAN AVELLAN MACIAS Paá gina 156
ADMINISTRACION DE COMPRAS
De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona
Departamento 1
solicitante 2
7,
18
3
Bodega
6, 17
1 1
Proveedor 4 5
1
3
9 Almacé
n
1 4
2
11 5,
10 16
1 8
4
Departamento
solicitante
PROCESAMIENTO DE PEDIDO
SELECCIÓN
LIBRO
MAYOR
GENE-
RAL
SISTEMA DE
DOCUMENTO DE PROCESAMIENTO
EMBARQUE DE ORDEN DE
VENTA DE TIEMPO
REAL
BASES DE
DATOS DE
MERCADO-
TECNIA
FACTURAS
PEDIDO
PEDIDO1
PEDIDO 2
3
4
SISTEMA DE
PROCESAMIENTO
DE SOLICITUDES DE
COTIZACIONES
INVENTARIO
PEDIDOS ESTADO DE
ANÁLISIS DE
PENDIENTES CUENTA DEL
LAS VENTAS
DE SURTIR Y CLIENTE
FALTANTES
En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó (no del todo acertadamente) la regla del 80/20
a Pareto, llamándola "Ley de Pareto".
Más allá de lo correcto de su nombre, La Ley de Pareto puede ser una herramienta muy
efectiva para ayudar a administrar de manera correcta.
De dónde viene Después de que Pareto hizo sus observaciones y estableció su fórmula, otros
observaron fenómenos similares en sus propias áreas de conocimiento.
El Dr. Juran, pionero del movimiento por la Calidad Total en los años 40, estableció la
existencia de un principio universal que denominó "los pocos esenciales y los muchos
triviales".
Como resultado, la observación del Dr. Juran sobre el principio de que "20% de algo siempre
es responsable del 80% de los resultados se conoció como Ley de Pareto o "Regla del 80/20".
Qué significa La Regla del 80/20 significa que el 20% de algo es esencial y el 80% es trivial.
Juran estableció que el 20% de los defectos causaban el 80% de los problemas. Los Gerentes
de Proyecto saben que el 20% del trabajo (el 10% inicial y el 10% final) consume el 80% del
tiempo y los recursos.
La regla del 80/20 también se aplica a las ventas (el 20% de los clientes produce el 80% de los
beneficios; o el 20% de los vendedores realiza el 80% de las ventas) o a cualquier otra cosa
(el 20% del diario trae el 80% de las noticias importantes, o que el 20% de los empleados
causan el 80% de los problemas).
Para qué le sirve El valor de la Ley de Pareto es que nos recuerda que debemos dar
preferencia al 20% que importa y que produce el 80% de los resultados.
De las cosas que uno hace durante el día, el 20% produce el 80% de los resultados. Ese 20%
"esencial" debe ser identificado, y los esfuerzos deben enfocarse en esas cosas.
La Regla del 80/20 puede servir como un recordatorio diario para enfocar el 80% de nuestro
esfuerzo en el 20% de nuestro trabajo que realmente produce altos rendimientos.
¿Cuándo se utiliza?
Al identificar un producto o servicio para el análisis para mejorar la calidad.
Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los problema o causas de una forma
sistemática.
Al identificar oportunidades para mejorar
Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej: por producto, por segmento, del mercado,
área geográfica, etc.)
Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la prioridad de las soluciones
Al evaluar los resultados de los cambios efectuados a un proceso (antes y después)
Cuando los datos puedan clasificarse en categorías
Cuando el rango de cada categoría es importante
Pareto es una herramienta de análisis de datos ampliamente utilizada y es por lo tanto útil en la
determinación de la causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas. Este permite
ver cuáles son los problemas más grandes, permitiéndoles a los grupos establecer prioridades. En
casos típicos, los pocos (pasos, servicios, ítems, problemas, causas) son responsables por la mayor
parte el impacto negativo sobre la calidad. Si enfocamos nuestra atención en estos pocos vitales,
podemos obtener la mayor ganancia potencial de nuestros esfuerzos por mejorar la calidad.
Un equipo puede utilizar la Gráfica de Pareto para varios propósitos durante un proyecto para lograr
mejoras:
Para analizar las causas
Para estudiar los resultados
Para planear una mejora continua
Las Gráficas de Pareto son especialmente valiosas como fotos de “antes y después” para
demostrar qué progreso se ha logrado. Como tal, la Gráfica de Pareto es una herramienta
sencilla pero poderosa.
¿Cómo se utiliza?
1. Seleccionar categorías lógicas para el tópico de análisis identificado (incluir el periodo de tiempo).
2. Reunir datos. La utilización de un Check List puede ser de mucha ayuda en este paso.
3. Ordenar los datos de la mayor categoría a la menor
4. totalizar los datos para todas las categorías
5. calcular el porcentaje del total que cada categoría representa
6. trazar los ejes horizontales (x) y verticales (y primario - y secundario)
7. trazar la escala del eje vertical izquierdo para frecuencia (de 0 al total, según se calculó
anteriormente)
8. de izquierda a derecha trazar las barras para cada categoría en orden descendente. Si existe una
categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor. Es decir, que no debe tenerse
en cuenta al momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia de las categorías.
Ejemplo de aplicación
Un fabricante de heladeras desea analizar cuales son los defectos más frecuentes que aparecen en las
unidades al salir de la línea de producción. Para esto, empezó por clasificar todos los defectos
posibles en sus diversos tipos:
Posteriormente, un inspector revisa cada heladera a medida que sale de producción registrando sus
defectos de acuerdo con dichos tipos. Después de inspeccionar 88 heladeras, se obtuvo una tabla
como esta:
Tipo de
Detalle del Problema Frec.
Defecto
herméticamente
Total: 88
La última columna muestra el número de heladeras que presentaban cada tipo de defecto, es decir, la
frecuencia con que se presenta cada defecto. En lugar de la frecuencia numérica podemos utilizar la
frecuencia porcentual, es decir, el porcentaje de heladeras en cada tipo de defecto:
Tipo de
Detalle del Problema Frec. Frec. %
Defecto
arranca parada
Total: 88 100
Pero ¿Cuáles son los defectos que aparecen con mayor frecuencia? Para hacerlo más evidente, antes
de graficar podemos ordenar los datos de la tabla en orden decreciente de frecuencia:
Tipo de
Detalle del Problema Frec. Frec. %
Defecto
Total: 88 100
Vemos que la categoría “otros” siempre debe ir al final, sin importar su valor. De esta manera, si
hubiese tenido un valor más alto, igual debería haberse ubicado en la última fila.
Ahora resulta evidente cuales son los tipos de defectos más frecuentes. Podemos observar que los 3
primeros tipos de defectos se presentan en el 82 % de las heladeras, aproximadamente. Por el
Principio de Pareto, concluimos que: La mayor parte de los defectos encontrados en el lote pertenece
sólo a 3 tipos de defectos, de manera que si se eliminan las causas que los provocan desaparecería la
mayor parte de los defectos.
10.-PREGUNTAS DE AUTOEVALUACION
11.- BIBLIOGRAFIA
Brandt, Steven, El ejecutivo emprendedor. La administración hacia el siglo XXI, Cía. Editora
Continental, S.A. de C.V., México, 1989.
Burch, John, Entrepreneurship, John Wiley and Sons Inc., New York, 1986.
Ronstadt, Robert, Entrepreneurship: Text, cases and notes, Lord Publishing, 2da . impresión,
Dover, 1985.
Sánchez, Alfonso y Humberto Cantú, El plan de negocios del emprendedor, Mc Graw-Hill, 1a.
edición, México, 1993.
Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su
responsabilidad las siguientes actividades:
BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un
corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito, locales o
importados.
CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa
un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.
CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo
observados.
CONTROL INTERNO.- Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la
protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en
las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas
establecidas.
COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.
COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo
que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.
COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo
por ordenar, más el costo de almacenamiento.
COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por
ejemplo, el costo de oportunidad.
GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:
INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador
en su lugar de destino.
El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los
requisitos establecidos.
MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y
condiciones descritas en la orden de compra.
Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él.
PACKING LIST.- Documento que permite el registro de información de los productos importados
recibidos en la bodega.
PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido
que llegará algún tiempo después
TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está conformada por las personas que están autorizadas
para firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de compras.
Bien: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma identificable, para
satisfacer las necesidades del cliente.
Calidad: Eficacia con que un producto cumple las expectativas del comprador.
Comprar: Implica vender bien las mercancías que tus clientes necesitan; implica recuperar el
costo de la compra y obtener una ganancia para la empresa.
Impuesto al valor agregado: Impuesto pagado por las empresas sobre el aumento de valor
que ellas dan, en las diferentes fases de producción, o a un bien o servicio a la venta.
Orden de compra: Documento que establece los términos en que se solicita la compra de las
mercancías.
Política de compra: Ciertos puntos de referencia que se revisan y toman en cuenta para
tomar una decisión.
Precio: Cantidad de dinero o de otros elementos con utilidad que se requieren para comprar
un producto.
Proveedores: Personas o empresas que ofrecen los bienes o servicios necesarios para que
una organización produzca lo que vende.
Analizaremos cada una de ellas en puntos particulares, excepto la fijación del precio de
venta.
Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son
bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá
un margen de utilidad mayor.
Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las
materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe
haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar,
razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de momento,
con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
debido a que el precio de venta del material que se pretende adquirir aumentará en
proporción a la cantidad de materiales de importación que lleve en sí dicho producto; por
ejemplo, si se compone de un 30% de material de importación, el comprador no aceptaría
un aumento del 80%; por otra parte, en la negociación debe considerarse el tipo de cambio
que ha sido creado por el gobierno como ayuda o para las transacciones comerciales.
Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el
departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse,
dependiendo de la habilidad del comprador.
Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente
debe administrar una función de compras.
1.2.1 Planeación
Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes factores:
Tipo de fruto.
Estadística de ventas de años anteriores.
Tipo de mercado al cual se dirige el producto.
Inflación.
Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al departamento de ingeniería y
de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de materiales o
1.2.1.3 Programas.
Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos que
deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la
producción de la que se dedique la empresa.
En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuántas piezas de cada
parte debe adquirir para la fabricación pronosticada de su producto final.
Cabe hacer mención que es indispensable clasificar los artículos en cuanto a su costo,
representando el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo
medio y el 5% restante a los de costo más bajo.
1.2.1.4 Presupuestos.
1.2.2 Organización.
Aparece entonces, la división del trabajo, pero perfectamente sincronizada para lograr la
meta fijada. Es el medio por el cual podemos definir la estructura más adecuada para el
logro de los fines de cualquier organismo social[9].
1.2.3 Dirección.
Si sabemos que dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con
otros[10], nos está indicando que en un departamento de compras debe existir ese vínculo
dinámico y evolutivo, gracias al cual, los gerentes comunican constantemente lo que desean
en la forma que esperan que motiven a los subalternos a apoyar planes y objetivos de la
empresa.
La dirección por objetivos no es algo realmente nuevo, aunque así lo han presentado
algunos autores. Es más que un sistema, es una filosofía, una forma de pensar y de ser en
función de los negocios[11].
como método de evaluación de la contribución de cada uno de los miembros y como guía
para el manejo de la unidad.
La DPO exige establecer un sistema de planeación que no tiene que verse lo que haremos
mañana, sino lo que haremos hoy, para que el mañana sea como deseamos que sea;
significa trabajar para lograr el futuro.
El punto es, que en la medida en que un individuo conoce lo que quiere lograr, aumentan
sus probabilidades de éxito.
Es frecuente encontrar una serie de situaciones que se presentan en forma repetitiva dentro
de las labores de la dirección del departamento de compras. Cuando ocurren, requieren de
la atención del ejecutivo para tomar la misma dirección una y otra vez.
La acción por llevar a cabo puede ser, en función del tipo de excepción que se trate:
correctiva o creativa.
La comunicación es la acción y el efecto de hacer a otro que participe de lo que uno tiene:
Se dice que un departamento de compras tiene relación en un 50% con los proveedores y
otro 50% con la empresa misma.
Aunque “el hombre trabaja por la paga”, no es sino una burda y exagerada simplificación, la
remuneración en dinero es fuente vital de satisfacciones. Pero el salario significa más de lo
que puede adquirirse gracias a la tranquilidad.
Estos aspectos, ajenos a la cuestión económica del salario, ejercen un impacto más fuerte
en el comportamiento del hombre en su puesto de trabajo que en su poder adquisitivo.
Por el contrario, si el salario es inferior al de otra compañía, pero la labor del trabajo en sí le
deja grandes satisfacciones, de todas formas el empleado se sentirá incomodo, pues aunque
le guste el puesto, quiere también que otros piensen bien de él y su trabajo.
1.2.4 Control.
Recordemos que control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con
los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes[13]. Es necesario
distinguir la función de control, que es de naturaleza administrativa, con las operaciones de
control, que son de carácter técnico.
El control administrativo es mucho mejor cuando en los casos en que no se logró lo previsto,
más que en los resultados que se obtuvieron de acuerdo a lo planeado.
El manual de compras se define como la guía oficial del departamento, mediante el cual se
proporciona la clara definición de los objetivos, su estructura, procedimientos, funciones,
responsabilidades, y la autoridad delegada para el cumplimiento de los trabajos
encomendados.
Un manual de compras tendrá como objetivo básico la observancia de las políticas generales
de la empresa.
Esta orientación puede venir dada por normas escritas, que constituyen las líneas de
conducta, comportamiento y decisiones anticipadas sobre determinados aspectos.
Los enunciados o normas constituyen un plan de acción general que sirve de guía a la
dirección de la empresa,
En general, tienen mayor importancia práctica las normas encaminadas a guiar la acción de
sectores específicos de la empresa: puede tratarse de política financiera, de
aprovisionamiento, de producción, de comercialización, de personal, etc. El conjunto de
estas normas construye el manual de cada sector de la empresa.
1.2.4.1 Evaluación
Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para
cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del
exterior interesado.
En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo
entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.
en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las
empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.
El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su
objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio.
El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de
referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de
pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.
Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Lo primero que debe de hacer un
expeditador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un
pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios,
fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
Recibo de materiales.
Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o departamento de recibo (muchas
veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del
proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con
la cantidad correcta.
Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr
su objetivo principal:
Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las
características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre
por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción.
Esta acción repercutirá tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del
siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al responsable comprador.
Pagos.
El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al
comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro
medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición
de la factura correspondiente.
A un juicio personal, pienso que el departamento de compras debe intervenir sólo para
realizar un seguimiento de pagos a proveedores, pero no para ejecutar tal función, pues el
objetivo principal del departamento de compras son las adquisiciones de bienes y/o
servicios;
empero, compras debe de iniciar y cerrar el contrato de compraventa con el proveedor, pues
da pauta a que el comprador se quede sin herramientas para las futuras negociaciones con
los proveedores.
Controles complementarios.
análisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con
la realidad del mercado y de la empresa.
1.4 Inventarios.
La administración del inventario es un asunto que interesa a cualquier negocio; sin éste, no
se podría llevar a cabo ninguna operación[16].
El hecho de que haya un inventario no agrega valor al producto, pero sí añade utilidad en el
uso; los inventarios agregan al mismo utilidad de tiempo, lugar y cantidad, ya que el artículo
que no se encuentra en algún lugar determinado, en el tiempo requerido y en la cantidad
solicitada, tiene pocas posibilidades de consumo[17].
Las operaciones de una empresa se miden básicamente, por su capacidad para generar
dinero en caja y por lo atractivo que sea el rendimiento sobre la inversión.
El término inventario tiene diversas aceptaciones, según la aplicación que se le dé. Para una
empresa industrial implica que su inventario está formado por materias primas, productos
Otra definición que se podría adjudicar el inventario: “el inventario se utiliza para denominar
el agregado de aquellos bienes muebles tangibles, que se tienen para vender en el curso
ordinario del negocio,
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Generalmente son
la partida más grande del activo;
El proceso de enfrentamiento radica en precisar cuánto del costo total de los artículos que
forman el inventario inicial, más compras netas de un determinado período, debe restarse de
las ventas efectuadas, en éste, a fin de determinar el inventario final que debe enfrentarse a
las ventas del próximo período.
al igual que una buena programación de la producción y los métodos de control. Un sistema
de control amplio e integrado que incluya al planeamiento,
Ningún sistema de control de inventarios eliminará los faltantes en las existencias. Las
técnicas únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea posible a una simulación de la
realidad del mundo[21]; lo que más contribuye a la administración eficaz del inventario es la
función de compras.
· Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan para su venta y
entrega a los clientes[22].
· Mercancías en tránsito. Se refiere a las mercancías adquiridas por la empresa, las cuales
forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren físicamente en sus almacenes.
· Mercancías en consignación. Son las que se han enviado con el objeto de buscarles
mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
· Mercancías en depósito. Son las que se han entregado para su custodia en algún almacén
de depósito y se encuentran amparadas con el certificado de depósito respectivo.
A medida que crecen los negocios y se trata de administrar en forma cada vez más científica,
los gerentes encuentran más complejos y más grandes sus problemas, así como una mayor
presión en la toma de decisiones.
Las decisiones por intuición ya no compiten con las que ahora toman los directivos
modernos, que se basan en el examen de hechos reales a través de datos oportunos, del
estado de sus negocios y mediante el análisis técnico y matemático de sus operaciones.
· Identificados o históricos.
Clave: M U R C I E L A G O
Interpretación: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
De acuerdo con esta clave, un artículo marcado con la clave “LEMAR.CO”, quiere decir que su
costo de adquisición es de $65,072.39. Este método de valuación de inventarios es
frecuente en los comercios,
$ 9,950.00
· P.E.P.S.
pero no en unidades, sino en valores. Para realizar tal método en valores, son los costos los
que se van aplicando de conformidad al orden en que se fue comprando la mercancía.
El costo unitario a que se efectuó la primera compra es el costo que se deberá aplicar a la
primera venta hasta agotar el lote. Una vez terminada la venta, entonces se aplicará como
costo unitario de la mercancía vendida el correspondiente a la siguiente compra.
Tomemos como ejemplo que la compra del artículo X el 1° de enero costó $50 c/u y la
cantidad comprada fueron 10 piezas. El 1° de febrero se compraron 5 piezas a $60 c/u. El 15
de febrero se vendieron 12 piezas a $150 c/u. Se puede observar que a 10 piezas se les
habrá de aplicar un costo de $50 c/u y los dos restantes se les aplicará de $60.
10x50=500
2X60=120
Suma: 620
12x150=1,800
Ingreso: 1,800
Costo: 620
Utilidad bruta 1,180
· Promedios.
El costo promedio es simplemente obtener una suma promediada en los costos unitarios de
compra. Siguiendo con el ejemplo anterior, el costo promedio es el siguiente:
800/15=53.33
12 artículos vendidos a 53.33 de costo: $639.96
Ingreso: 1,800.00
Costo: 639.96
Utilidad bruta: 1,160.04
· U.E.P.S.
Ingreso: 1,800
Costo: 650
Utilidad bruta: 1,150
No existe ninguna regla que defina qué método seguir, todo depende del enfoque que tenga
la empresa sobre la compra de sus artículos. Un buen punto de partida serían las
características del artículo y su costo de mantenimiento en el inventario.
Por rotación de inventarios entendemos como el número de veces que varias partidas de
activo, como materias primas, mercancías para venta, cuentas por cobrar, etc., se
reemplazan durante un período específico, por lo general un año.
La rotación de inventarios depende en gran medida, del volumen manejado en las entradas
así como en las salidas. Una rotación baja puede ser generada por que siempre existió
mercancía suficiente en cualquier momento, o por que la mercancía se encuentra obsoleta o
tiene poca demanda.
En una rotación alta hay que considerar, en el caso de la producción, que se pudieron
agotar en el mercado determinados artículos necesarios para la producción y ésta se
paralizó; en cambio, al hablar de artículos terminados, la constante rotación motiva que en
ocasiones la empresa no haya surtido pedidos en las fechas en que lo solicitan sus clientes.
· De aplicación general.
Se divide el costo de las ventas entre el promedio de los inventarios. Se recomienda que el
promedio sea mensual o semanal, pues un promedio anual no es un índice representativo
que pueda servir para una decisión eficaz. Ejemplo:
· Método de detallistas.
Tanto los artículos en proceso como los terminados, comprenden materias primas, mano de
obra, gastos de fabricación, etc.
Estos elementos deben tenerse en cuenta para que, en el cálculo para conocer la rotación de
materias primas, sea necesario separar el costo de los materiales que se encuentren en el
costo de las ventas para dividir el resultado entre el costo del inventario promedio.
12´000,000-7´200,000=4´800,000
Resulta necesario considerar que la rotación sufre algunas variaciones que dependen según
sea la naturaleza del comercio o industria, de la clase de artículos y de la época del ejercicio.
Esto demuestra que al hacer comparaciones de rotación entre los diferentes departamentos,
el que alguno de ellos tenga baja rotación, no significa que esté funcionando en forma
deficiente[23]