Estimer le temps et le coût

En planifiant le projet, vous devez faire des estimations. Cela peut être difficile mais
vous pouvez faciliter le processus. Commencez par évaluer la précision de vos
estimations avec votre équipe. Il existe trois niveaux de précisions. Commencez avec
une estimation de plus ou moins 50 % pour voir si le projet peut être mené à bien. À
mesure que vous recevez les informations, vous pouvez réaliser des estimations plus
précises. Le deuxième niveau est le niveau intermédiaire, soit une marge d'erreurs de
plus ou moins 25 %. À la fin d'une phase ou d'un projet pilote, estimez la phase
suivante en fonction des leçons tirées précédemment. Le troisième niveau est le
niveau détaillé. Ses estimations sont longues à effectuer mais sont beaucoup plus
proches de la réalité à plus ou moins 10 %. Ensuite, estimez vos tâches. Il y a plusieurs
approches. Si vous disposez d'informations issues d'un projet précédent, par exemple
la performance d'un employé, n'hésitez pas à les exploiter. C'est une méthode
efficace pour obtenir des estimations précises rapidement. Vous pouvez aussi
demander des estimations de la part des personnes connaissant le travail à
accomplir. Par exemple, présentez les tâches du projet à vos collaborateurs, et
demandez-leur de les estimer. Demandez-leur les délais pour accomplir le
travail. Vous pouvez aussi faire appel à des experts en interne ou en externe pour
obtenir des estimations. Si vous adoptez cette méthode, deux possibilités s'offrent à
vous : soit vous faites confiance à la personne, soit vous demandez un deuxième avis
en cas de doute. Cette dernière action est une approche d'estimation que l'on appelle
: « la méthode Delphi ». Pour faire simple, son principe est « deux avis valent mieux
qu'un. » Demandez par exemple des estimations à différents experts. Partagez
ensuite les résultats en groupe et demandez une nouvelle estimation. Recommencez
cette étape plusieurs fois, puis faites une moyenne de la dernière session pour votre
estimation finale. Certains se basent sur le raisonnement des experts, d'autres sur les
valeurs d'estimation. La méthode Delphi semble efficace sur ces deux aspects. Donc,
vous pouvez utiliser celui qui vous paraît le plus approprié. Voici un exemple
d'application de la méthode Delphi. À la première session, un expert estime 200
heures, un autre 150. Le troisième annonce 180 heures. À la deuxième session, le
premier expert estime 190 heures. Les deux autres augmentent leur prévision. Ils se
sont peut-être souvenus d'un aspect particulier. A la troisième session, les extrêmes
se rapprochent de plus en plus. Le troisième expert annonce la même estimation qu'à
la session précédente. À la quatrième session, les estimations se stabilisent. C'est
celle-ci que nous allons utiliser. En faisant la moyenne des trois estimations, nous
obtenons 180 heures. Il est aussi possible d'adopter une approche itérative quand au
projet pour obtenir des estimations précises. Commencez par estimer une petite
partie du projet. Livrez et évaluez la durée du travail. Vous pourrez estimer plus
précisément les phases suivantes. Il existe également l'approche PERT, basée sur l'avis
de personnes pessimistes et optimistes. Demandez à ces personnes leurs
estimations. L'optimiste estime par exemple la tâche à 16 heures. Le pessimiste,
32. L'estimation la plus probable est 20 heures. La moyenne pondérée de ces trois
estimations est 21 heures. Cette méthode permet aussi d'effectuer des simulations du
projet pour déterminer les résultats. Grâce à l'analyse statistique, vous pouvez par
exemple voir si le projet sera terminé à une date spécifique. Cette approche est utile
lorsque le projet est nouveau pour vous et riche en incertitude. Les personnes
tiennent compte des risques et comprennent l'incertitude des estimations. Il existe
bien d'autres méthodes pour estimer vos tâches. Certaines sont peut-être spécifiques
à votre secteur. Demandez à vos équipes l'approche qu'elles préfèrent. Une fois la
méthode choisie, demandez-vous quelle approche utiliser. Ascendante ou
descendante ? L'approche ascendante est plus précise quand votre projet est déjà
décomposé. Voyons comment procéder. Estimez les tâches de votre
liste. Additionnez les estimations de chaque tâche au sein d'un résumé de
tâches. Vous obtenez l'estimation de ce résumé de tâches. Faites de même pour tous
les résumés de tâches. Additionnez vos tâches jusqu'à arriver au sommet du
projet. Le total des tâches principales vous donne une estimation globale du
projet. Avec cette approche, n'oubliez-pas de prévoir du temps de communication,
de gestion, de déplacement, etc. Avec l'estimation descendante, vous estimez
d'abord les sections principales du projet. Par exemple les phases ou les sections de
chaque livrable clé. Vous passez ensuite aux tâches secondaires en décomposant vos
estimations pour prévoir les délais, coûts, des tâches de chaque phase section. Cette
méthode est utile pour les premières estimations lorsque vous n'avez pas encore
d'information détaillée. Elle fonctionne bien lorsque vous avez déjà travaillé sur un
projet similaire. Vous devez également déterminer comment estimer la durée, en
temps ou en heures travaillées. Les estimations sont souvent réalisées en temps. Par
exemple, la rédaction du contenu prendra trois jours. Quand vous estimez, assurez-
vous de savoir comment l'estimation est réalisée. Trois jours de travail à temps plein
pour une personne ? Trois jours de travail en fonction de la disponibilité de la
personne ? Trois jours de travail pour une équipe ? Par opposition, les heures
travaillées vous donnent une meilleure idée des délais. Par exemple, la rédaction
devrait prendre 24 heures. Une fois que vous avez cette information, vous pouvez
estimer la durée. Trois jours pour une personne ou une journée pour une équipe de
trois. Les estimations sont importantes car elles déterminent la durée et le coût du
projet. Choisissez la méthode la plus adaptée à votre projet.