Trabajo Grupal

Protocolo en Actividades y Eventos

Sociales

a. Módulo: 3
b. Asignatura: Protocolo Ejecutivo
c. RA: Aplica la normativa protocolar vigente en diferentes tipos
de actos, ceremonias y manifestaciones en las que
participen autoridades nacionales y extranjeras, utilizando
diversos modelos de protocolo dependiendo para cada tipo
de acto o ceremonia.
d. Docente Online: Yasna Verónica Gatica Rojas
Yasna Georgina Serrano Márquez
e. Fecha de entrega: 05 de Julio de 2019

Nombre y apellido Carrera SEDE Sección

Grupo 0310P36
Egon Alejandro Correa Ingeniería en
Concepción MAY-2019
Navarro Control de Gestión
Agrupación A
Técnico en Grupo 0310P36-
Denisse Gladys Arévalo
administración de Antofagasta MAY2019-
Ramírez
empresa AGRUPACION-A
Grupo 0310P36
Gloria Susana Barría
Contador Auditor Puerto Montt MAY-2019
Cendoya
Agrupación B
 Grupo 0310P36-
Juana de Lourdes Ruiz MAY2019-
Contador General Ancud
Diaz Agrupacion-A

Técnico en Grupo 0310P36-

Paula Beatriz Moreno
administración de Viña del Mar MAY-2019
González
empresas Agrupación A

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 Introducción

El protocolo institucional y los conceptos básicos de la cultura general sobre los

buenos modales y costumbres a la hora de asistir o planificar un evento empresarial, junto
a los distintos protocolos que se aplican en los eventos sociales y públicos, en donde tienen
participación, entre otros, autoridades nacionales y extranjeras, utilizando diversos modelos
de protocolo dependiendo del tipo de acto o ceremonia, serán algunos temas que formarán
parte y serán abordados en el presente trabajo.
Es así como podremos conocer cómo es y en qué consiste la planificación de una cena
formal de retribución a funcionarios de una empresa, reconociendo a qué tipo de evento
corresponde y señalando algunos pasos a seguir para realizar éste. También ahondar en
el conocimiento del cómo se realizan las presentaciones en el ámbito social y empresarial
y público, conceptos muy útiles y que ocupamos en nuestro diario vivir, junto con los
vocativos en el tratamiento de las autoridades, esto a través de dirigir la entrega de un
premio nacional de las Finanzas. Se abordarán temas relacionados a nuestros emblemas
nacionales y cómo éstos deben ser utilizados en las diferentes ceremonias protocolares.
Para finalizar la actividad nos encontraremos abordando una nueva situación protocolar, la
que está relacionada con identificar elementos que contribuyan a mantener una
conversación fluida durante la cena del Directorio de una empresa.
Procederemos entonces al desarrollo de la actividad que se menciona a continuación.

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 Actividad

Lea con atención las siguientes situaciones:

1- Imagine que debe planificar una cena formal de retribución a 250 funcionarios en la
empresa en la que se desempeña. Señale a qué tipo de evento corresponde y describa
a lo menos 5 pasos que debe seguir para realizar el evento.

2- Suponga que se le solicita a dirigir la entrega de un premio nacional de las finanzas

públicas, al que se invita a; el Presidente de la República; El Ministro de Hacienda, el
Ministro de Interior y el Ministro de Economía Fomento y Turismo; el Cuerpo
Diplomático de Argentina, Perú y Bolivia; los Delegados Diplomáticos de Brasil,
Ecuador, Colombia y Uruguay.

A) ¿Cómo debe dirigirse a las autoridades correspondientes y en qué orden? Redacte

un ejemplo.

B) Describa en qué sitio y de qué forma deben colocarse los Emblemas Nacionales:
Bandera, Escudo e Himno.

3- Para una cena de directorio de una empresa que se compone por la jefatura, sus
dueños y respectivas parejas, con un total de 16 invitados, explique 5 elementos que
contribuyen a mantener una conversación fluida durante la comida.

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 Desarrollo

1- Imagine que debe planificar una cena formal de retribución a 250 funcionarios en
la empresa en la que se desempeña. Señale a qué tipo de evento corresponde y
describa a lo menos 5 pasos que debe seguir para realizar el evento.

La planificación de una cena formal de retribución a funcionarios de la empresa en

la que nos desempeñamos, como es en este caso, corresponde a un evento tipo de Privado,
ya que forma parte del protocolo empresarial y social, debido a que éstos son organizados
por la propia empresa con motivo de alguna celebración.
Para que este evento se realice en óptimas condiciones y sea todo un éxito,
debemos seguir los siguientes pasos que forman parte del protocolo:

 Elección del Lugar: Encontrar el lugar apropiado para poder acoger de buena manera
a los 250 invitados, donde se sientan cómodos, abrigados, dependiendo de la época en
que se realice el evento o con una temperatura acorde al ambiente donde se esté
desarrollando. Conocer todo sobre el lugar donde se realizará el evento, los servicios
que presta, por ejemplo, estacionamientos, servicios sanitarios, seguridad con la que
cuenta el recinto.

 Invitados: Se debe saber con exactitud el número de asistentes al evento, confirmando

la asistencia de cada uno de ellos, conocer la lista de autoridades que puedan asistir

 El Discurso: Se debe diseñar un libreto para saber de qué forma nos dirigiremos a los
invitados, contar con un estrado, una tarima o una plataforma donde el orador se pueda
comunicar y visualizar a todos los invitados.

 La Comida: Se debe planificar el tipo de menú que se servirá a los invitados, basándose
en lo posible en los gustos generales o costumbres que puedan tener, éstos deben ser
equilibrados dependiendo de la hora y del día del evento. Debe estar compuesto de
acuerdo a un Banquete Protocolar de 3 platos más el postre y la bebida que se les
servirá.

 Logística y Seguridad: Tiene gran relevancia la logística del evento, como por ejemplo
la recepción y ubicación de cada uno de los invitados, el manejo de medios audiovisuales
que se utilizarán, la iluminación con la que cuenta el local, coordinar el día y la hora del
evento, la decoración del recinto, la ubicación y tipo de mesas que se utilizarán. Tener
claro también las áreas de seguridad y los protocolos a seguir en caso de alguna
emergencia.

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2- Suponga que se le solicita a dirigir la entrega de un premio nacional de las finanzas
públicas, al que se invita a; el Presidente de la República; El Ministro de Hacienda,
el Ministro de Interior y el Ministro de Economía Fomento y Turismo; el Cuerpo
Diplomático de Argentina, Perú y Bolivia; los Delegados Diplomáticos de Brasil,
Ecuador, Colombia y Uruguay.

A) ¿Cómo debe dirigirse a las autoridades correspondientes y en qué orden?

Redacte un ejemplo.

Cuando realizamos un evento o ceremonia siempre es necesario planificar y diseñar

un libreto. Por esta razón es muy importante saber de qué forma los organizadores
se dirigirán a los invitados. Es muy importante tener un listado con las autoridades
que asistirán para el diseño de los vocativos.

El orador deberá:

 Saludar al comienzo de su intervención respetando la precedencia. En estos

saludos se recomienda nombrar como máximo a seis autoridades para que
el discurso no sea muy extenso, además de respetar el protocolo ceñido a
las indicaciones del guión, para evitar frases o palabras poco oportunas.

 Al comienzo de la ceremonia debe saludar en forma general “señoras y

señores”, “tengan ustedes muy buenas tardes” (según corresponda el
horario del evento) y señalar de qué se trata el evento.

Ejemplo:

Señoras y señores, tenga ustedes muy buenas tardes, a continuación se dará inicio
a la entrega del Premio Nacional de las Finanzas Publicas 2019, agradecemos la
presencia de nuestros distinguidos invitados que nos acompañan en esta tarde.
A Su Excelencia, el Señor Presidente de la Republica.
Al Señor Ministro del interior, al Señor Ministro de Hacienda, a los Señores Ministros
de Economía, Fomento y Turismo.
A los Señores Representantes del Cuerpo Diplomático de los países de Argentina,
Perú, y Bolivia.
A los Señores delegados Diplomáticos de los países de Brasil, Ecuador, Colombia
y Uruguay.
Señoras y Señores.

1) Señores del Cuerpo Diplomático de Brasil, Colombia, Ecuador y Uruguay,

Señores Delegados Diplomáticos de Brasil, Colombia, Ecuador y Uruguay, S.E.
Presidente de la República, Don Sebastián Piñera, Señor Ministro del Interior,
Señor Ministro de Hacienda, Señor Ministro de Economía Fomento y Turismo.
Señoras y Señores, tengan todos ustedes muy buenos días.
Nos conmemora hoy, la entrega del Premio Nacional de Las Finanzas Públicas.

2) S.E. Presidente de la República, Señor Ministro del Interior, Señor Ministro de

Hacienda, Señor Ministro de Economía Fomento y Turismo, Señoras y Señores,
tengan todos ustedes muy buenos días.
Nos conmemora hoy, la entrega del Premio Nacional de Las Finanzas Públicas.

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 Asisten como invitados de honor los Señores del Cuerpo Diplomático de Brasil,
Colombia, Ecuador y Uruguay, Señores Delegados Diplomáticos de Brasil,
Colombia, Ecuador y Uruguay, les damos la más cordial bienvenida a esta
ceremonia oficial de premiación nacional.

B) Describa en que sitio y de qué forma deben colocarse los Emblemas

Nacionales: Bandera, Escudo e Himno.

 La Bandera: Ocupa un sitio de honor a la derecha y detrás de la autoridad que preside

la ceremonia, o también puede estar ubicada a la derecha del estrado, según sea el
caso, colocándose de manera vertical y apoyada en una base.
La Bandera Nacional ocupa un lugar de honor y siempre tiene precedencia sobre el resto
de las banderas extranjeras. La entrega de un premio nacional a las finanzas públicas
correspondería a un acto público, por lo tanto debe ocupar el sitio de honor, a la derecha
del lugar donde se ubicarán las autoridades.

 El Escudo: Este emblema nacional tiene el mismo criterio que el de la bandera, por lo
tanto deberá situarse en el lugar de honor y a la derecha donde serán ubicadas las
autoridades.

 El Himno: Se entona siempre en los actos donde preside la Bandera Nacional, como en
este caso asistirá el Presidente de la República, se entonará una vez que haya ocupado
su lugar en la ceremonia, debe ser entonado al comienzo y por todos los asistentes,
permaneciendo de pie y con la cabeza descubierta.

3- Para una cena de directorio de una empresa que se compone por la jefatura, sus
dueños y respectivas parejas, con un total de 16 invitados, explique 5 elementos que
contribuyen a mantener una conversación fluida durante la comida.

 Elección del lugar: Lo importante es la buena elección del local, que sea un lugar
adecuado para recibir y atender a la cantidad de asistentes al evento, que esté bien
ambientado, decorado para la ocasión, que sea acogedor, que los invitados se sientan
cómodos, que tenga seguridad y que dé la mejor impresión a los asistentes, de tal
manera que sea un lugar que permanezca en el recuerdo de todos y favoreciendo
especialmente la conversación entre los invitados.

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 La mesa: La mesa debe ser la correcta para la cantidad de invitados (rectangular o mesa
en forma de U). la que permitirá que todos los que estén en la misma mesa se puedan
observar entre ellos, damas y caballeros intercalados, lo que facilitará la comunicación.
Además, alejada de zonas de ruidos y de cómodo acceso para salir y regresar al lugar.

 La comida: La comida debe ser balanceada, con productos de la estación y se debe

tener en consideración a las restricciones alimentarias de los invitados, evitando así
alguna incomodidad o malestar, lo que pueda llevar a desviar el tema de conversación.
Evitar el alcohol para no tener reacciones adversas.

 La puntualidad: Se debe exigir a los invitados puntualidad, ya que así se evitará

interrupciones.

 El celular y otros distractores: Se debe evitar revisar el celular o contestar, sólo

llamadas de emergencia, además de levantarse a retocar el maquillaje o salir fumar. Así
no se interrumpe la conversación.

 El tema de conversación: Se debe iniciar la conversación con tono social durante la

entrada, para atraer la atención y generar empatía entre los invitados, evitando temas
que puedan generar molestia y susceptibilidades, luego al momento del plato principal,
ya habiendo generado un buen ambiente, tratar de entablar diálogos relacionados con
el tema del encuentro, el anfitrión es el encargado de mantener el ritmo de la
conversación y no dejar para el final los puntos más importantes, ya que los comensales
puede perder el interés de la conversación. Además, es muy importante respetar los
turnos al momento de intervenir en la conversación, pues existen personas que hablan
más rápido que otras. Generalmente, las personas que hablan más rápido se
impacientan y acaban interrumpiendo a las demás que se quedan con información sin
entregar. Dejar hablar a los demás sin interrumpir es una gran habilidad para que los
demás se sientan considerados en esta conversación y así pueda generarse un
ambiente propicio para lograr la cercanía entre todos. Aunque existan opiniones
diferentes sobre un tema en conversación, se debe mostrar interés por la opinión de los
demás, ser empáticos al momento de escuchar y de opinar.

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 Conclusión

Lo expuesto a lo largo del desarrollo de este trabajo, nos ha permitido conocer en

profundidad el tipo de protocolo que se debe utilizar en la planificación de una cena formal
de retribución a funcionarios de una empresa, a qué tipo de evento pertenece y los pasos
que se deben seguir para realizar este evento. Luego continuamos con la formalidad
protocolar a seguir en la ceremonia de entrega de un premio nacional de finanzas públicas,
en la que el orador deberá dirigirse a las máximas autoridades del país, a los diplomáticos
de diferentes países invitados y a los asistentes en general a la ceremonia. Prosiguiendo
con el desarrollo del trabajo, pudimos conocer también como se utilizan y en qué posición
deben estar colocadas en una ceremonia protocolar, los emblemas nacionales, como la
Bandera, el Escudo y en qué momento se debe entonar el Himno Nacional. Finalmente
pudimos conocer 5 elementos que nos enseñan como mantener una conversación fluida
durante la cena compuesta por el directorio de una empresa, los dueños y sus respectivas
parejas.
El éxito de todo evento depende de la buena planificación, en que cada detalle sea
considerado y se ponga a disposición de esta organización, los recursos y equipos de
trabajo necesarios para dar una respuesta inmediata a todos los requerimientos de los
participantes y de la organización misma. Uno de los aspectos fundamentales para el éxito
organizativo, lo constituye el protocolo a seguir, puesto que de ello depende que los eventos
empresariales se desarrollen en completo orden, con la máxima rigurosidad y así dar
cumplimiento a lo solicitado y a las expectativas que de él se tiene de parte de los
organizadores.
Sin duda alguna, todos los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de este trabajo,
serán de gran utilidad para nuestro mejor desempeño protocolar, tanto en nuestra vida
profesional, familiar y social.

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 Bibliografía

Recursos conceptuales Módulo 3

http://politicayprotocolo.com/2017/06/14/reglas-fundamentales-organizar-una-comida-
empresa/