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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

AEIM-INS-SG-001
INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN
INTERNA DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
SISTEMA DE GESTIÓN PAG. 1 DE 8

INSTRUCTIVO DE CODIFICACIÓN INTERNA DE DOCUMENTOS Y


REGISTROS

CONTROL DE CAMBIOS

1 08-AGO-2018 Desarrollo de documento M. Yugcha F. Ramírez D. Vallejo

Rev. No. Fecha Descripción Por Revisado Aprobado


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CONTENIDO
1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsabilidades

4. Definiciones

5. Procedimiento

6. Referencias
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1. OBJETIVO

Establecer los criterios para codificar los documentos del sistema integrado de gestión

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

3. RESPONSABILIDADES

 El Coordinador de Gestión Ambiental, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y


Calidad son responsables de:
o Revisar el presente documento
o Distribuir el presente documento.
o Velar por la aplicación del presente instructivo.
 El personal de supervisión QEHS.
o Elaborar y modificar los documentos de su competencia.
o Entregar los documentos aprobados de su competencia a los responsables del
manejo documental para su distribución y conservación.
 Los responsables del manejo de la información documentada de cada proceso deben:
o Verificar que los documentos internos cumplan con la codificación descrita en el
presente instructivo.
o Preparar la documentación para su conservación.
o Mantener los listados de documentos y registros internos y externos vigentes.

4. DEFINICIONES

 Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener,
y el medio que la contiene
 Documento: Información y su medio de soporte.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
 Instructivo: Documento en el que se establece la secuencia detallada de pasos para realizar
una actividad específica.
 Distribuir: Disponer de la información en el lugar que pertenece a las personas involucradas e
interesadas.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.


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UUU1-VVV2-WWW3-XXX4-YY5

CÓDIGOS

TIPO DESCRIPCIÓN
 Se asignará al menos 3 caracteres que distingan al nombre de la
empresa (Tabla 2). En el caso de ser documentos de
requerimiento de norma o requisito legal general para el Sistema
Nombre de la
1 UUU Integrado de Gestión se puede colocar AEIM.
empresa
 En caso de que el cliente no tenga codificación se podrá colocar
los caracteres de AEIM seguido de los caracteres de la empresa
del cliente.
Tipo de  Generalmente se lo realizará por medio de tres caracteres o
2 VVV
documento menos según se indica en la Tabla 3.
 A continuación se diferenciará la disciplina encargada de
Nombre del área
3 WWW desarrollar determinado documento por medio de dos o más
o disciplina.
caracteres si corresponde según se indica en la Tabla 4.
 En este punto se hará referencia a un número secuencial del
documento que se esté desarrollando, el cual se identificará por
Número
medio de al menos tres números, los mismos que tendrán un
secuencial del
4 XXX orden secuencial de acuerdo al tipo de documento y a la disciplina
documento
y/o departamento que lo genere.
generado.
 Los documentos asociados a un procedimiento deberán llevar el
mismo número de secuencia del procedimiento.
 Para los documentos que mantengan un cuadro de control de
Número
cambios este campo se hará referencia a la última revisión vigente
secuencial de la
5 YY según se indica en la tabla 5.
revisión del
 Para los registros y anexos que están ligados a un documento
documento.
este campo es el número secuencial del registro y anexo
Tabla 1.- Secuencia de Codificación

UUU
NOMBRE DE LA EMPRESA
CÓDIGO EMPRESA
AEIM AE&M ENGINEERING SOLUTIONS S.A.

Tabla 2.- Nombre de la empresa

VVV
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TIPO DE DOCUMENTO
CÓDIGO DOCUMENTOS
ADP Avance Diario de Proyecto
AL Alcance
ANX Anexo
BEV Evaluación de ofertas
CAL Cálculos
CRN Cronograma
DOC Documentos
DS Hoja de Datos
DWG Planos
FJG Flujograma
FP Ficha de Proceso
GIA Guía
IEO Informe de evaluación técnica de ofertas
IFP Informe final de Proyecto
INF Informe
INS Instructivo
ISO Isométricos
LIS Listas
LMD Lista master de documentos
MED Memoria descriptiva
MEN Memoria de cálculo
MFN Manual Funciones
MIG Manual Integrado de Gestión
MIN Minuta/Acta de Reunión
MNL Manuales
MPR Manual de Procesos
MR Requisición de Materiales (Material Request)
NA Notificación de afectación por entrega tardía de información
NRS Notificación de Revisión Superada
OBJ Objetivos
ORG Organigrama
PFD Diagrama de Flujo de Procesos
PID Diagrama de instrumentación y tubería
PLN Plan
PO Orden de Compra (Parchase Order)
PP Plot Plan
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PRC Procedimientos
PRG Programa
PRP Presupuesto
PRS Proceso
REG Registros
REQ Requisitos
RFI Consulta al Cliente
RFQ Pedido de Cotización, Requisición (Request for Quotation)
RPR Reporte
SPC Especificaciones
STD Estudios
TDR Términos de Referencia
TN Hoja de ruta
TQ Información técnica
TR Carta para envío de documentos (Transmittal)

Tabla 3.- Tipo de documento

WWW
PROCESO / ÁREA / DISCIPLINA
CÓDIGO PROCESO / ÁREA / DISCIPLINA
A&L Abastecimiento y Logística
ABS Abastecimientos
AR Arquitectura
CD Control Documentos
CI Coordinación Ingeniería
CON Construcciones
CP Control de Proyectos
CV Civil
QEHS Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente
EL Eléctrica
FIN Finanzas y Contabilidad
GA Gestión Ambiental
IC Instrumentación y Control
ING Ingeniería
LIC Licitaciones
ME Mecánica
MEI Mantenimiento
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PI Tubería
PR Procesos
PRY Proyectos (Traducciones)
PYC Planificación y Control
RD Representante de la Dirección
REP Representaciones
RRHH Recursos Humanos
SG Sistema de Gestión
SI Seguridad Industrial
SIS Sistemas
SO Salud Ocupacional

Tabla 4.- Proceso / Área

YY
SECUENCIAL DE REVISIÓN
SECUENCIA DESCRIPCIÓN
Se puede llevar una secuencia alfabética cuando el documento está en
A, B, C,…
revisión y aun no se ha liberado para su uso.
Cuando el documento ha sido aprobado se deberá registrar en el
0 (Cero)
sistema de archivo con revisión “0” (cero).
Se debe llevar una secuencia numérica cuando el documento está en
1, 2, 3,…
uso y requiere ser modificado.
Tabla 5.- Secuencia de Revisión del documento

Ejemplos:

1. AEIM-INS-CD-001-01 Empresa (AEIM ENGINEERING SOLUTIONS S.A.) - Instructivo – Área


Control de Documentos - Es el primer instructivo realizado – Revisión 01.
2. AEIM-REG-EL-002-1 Empresa (AEIM ENGINEERING SOLUTIONS S.A.) – Registro – Área
Eléctrica- Es el segundo registro
3. AEIM-DWG-PI-001-0 Empresa (AEIM ENGINEERING SOLUTIONS S.A.) – Plano – Área
Tubería- Es el primer plano - Revisión 0.
4. AEIM-YPFB-PRC-CP-001-A Empresa (AE&M) – Empresa cliente (YPFB)– Procedimiento -
Control de Proyectos - Es el primer procedimiento– Revisión A.
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5.2. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS PARA GESTIÓN CON CLIENTE.

La codificación de documentos de manejo con cliente deberá realizarse conforme lo especificado


en el alcance del proyecto y si se requiere se podrá generar un instructivo específico para la
orden de trabajo, siendo los responsables de manejo documental de cada departamento el
generarlo.

6. REFERENCIAS.

ISO 9000:2015 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD- FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

ISO 9001:2015 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD- REQUISITO


SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL – REQUISITOS CON
ISO 14001:2015
ORIENTACIÓN PARA SU USO
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
OHSAS 18001:2007
- REQUISITOS

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