CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS

Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

MÓDULO I. LA COMUNICACIÓN ESCRITA. NOCIONES BÁSICAS.

Los diversos documentos administrativos y de gestión comparten la característica de ser

“documentos públicos”. Esto quiere decir que constituyen productos expuestos
públicamente, cuya claridad y coherencia resultan centrales para lograr su finalidad
comunicativa. Pero más allá de esta característica común, existen diversos tipos de
documentos administrativos que se inscriben en géneros1 más o menos específicos. Por
ello, es preciso identificar/diferenciar estos géneros para su correcta elaboración.

Para poder avanzar en el proceso de reaprender a escribir géneros, es necesario

cuestionar aquellas posturas que sostienen la espontaneidad y naturalidad de la práctica
de escribir. Se requiere desandar los prejuicios que suponen que la adquisición de las
competencias y habilidades de la escritura tienen un tiempo establecido a partir del cual
son inmodificables. Frente a ello, es fundamental entender que se aprende a escribir de
distintas maneras, en situaciones concretas y que se trata de un proceso continuo.

LA ESCRITURA NO ES UN ACTO, ES UN PROCESO. Requiere poner a rodar diferentes

habilidades de jerarquización, recorte y selección.

“A fin de cuentas, Funes

carecía de la capacidad del
pensamiento: Pensar es
olvidar, generalizar, abstraer.
En el abarrotado mundo de
Funes no había sino detalles
inconexos” (Borges, en
Ficciones, 1944).

La escritura de documentos públicos parte de algunos preceptos:

Supone un proceso retórico (enunciación en una situación comunicativa concreta –

emisor/receptor)

Cumple una función epistémica: ordenamos el pensamiento escribiendo, no

esperamos a tener claras las ideas para escribir. La escritura es un proceso de
elaboración de ideas además de una tarea lingüística de redacción. Cuando
escribimos trabajamos tanto las ideas como las palabras. Escribir no es solo un

1
Los géneros textuales son las distintas formas de expresión escrita que tenemos a nuestra disposición y
que presentan unas características estructurales y lingüísticas determinadas.

1
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

medio de comunicación, es un instrumento epistemológico, nos sirve para

comprender mejor aquello que nos interesa conocer.

Supone una prosa basada en el lector (requiere descentrarse de uno mismo,

construir al lector- audiencia a través del texto)

Se deben tener en cuenta los géneros (no aprendemos a escribir en general,

aprendemos a escribir tipos de documentos)

1- CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UNA ESCRITURA INTELIGIBLE:

Como ya se ha dicho anteriormente, nos abocaremos a los requisitos fundamentales de la

escritura pública. Este tipo de comunicación escrita, a diferencia de la privada, supone un
otro-lector para quién dirijo un mensaje. Un documento administrativo, interno o expuesto
al público en general, debe contar siempre con un lector-modelo que prefiguro en la
misma escritura y que me permite estructurar el texto con arreglo a él. En las notas
personales, por ejemplo, esto no es necesario ya que cualquier grafo me puede llevar a
recordar aquello en lo que estaba pensando cuando lo hice. En suma, la escritura privada
(diario, anotaciones, etc.) no requiere salir de la cabeza del escritor. En la escritura
pública, y más aún cuando comunican acciones de gobierno, este pasaje es fundamental.

¿Qué características debe asumir una escritura pública clara? Aquí algunos puntos
básicos a los que debe tender toda escritura que pretenda comunicar a otros.

Por legibilidad se entiende el nivel de facilidad con que se puede leer, comprender y
recordar el contenido de un texto. Cassany (2004) propone los siguientes puntos para
ordenar los textos por su nivel de legibilidad:

Alta Baja
* Palabras cortas y básicas *Palabras largas y complejas
* Frases cortas * Frases largas
*Lenguaje concreto * Lenguaje abstracto
* Estructuras que favorecen la conexión y * Enumeraciones excesivas
la anticipación
* Recapitulaciones/ repeticiones
* Presencia de marcadores textuales

El autor además considera que el texto inteligible responde a lo que denomina ESTILO
LLANO. Este estilo es fundamental para un buen gobierno ya que aporta a la
transparencia en la comunicación democrática. Los párrafos confusos, las frases
complicadas y las palabras raras que dificultan la comprensión, privan a las personas de
conocimiento público y por ende dificultan el ejercicio de sus derechos y deberes. Como
vemos, el estilo es mucho más que una mera formalidad.

2
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

El denominado lenguaje llano se caracteriza por utilizar un lenguaje apropiado al lector

al que se dirige y al tipo de documento en el que se enmarca. Tiene un diseño que
permite encontrar la información importante rápidamente. No precisa relecturas y
cumple con los requerimientos formales necesarios.

Entre los principales problemas de la comunicación escrita se encuentran las estructuras

sintácticas complejas, el abuso de subordinadas (comas y punto y comas). También la
utilización de un léxico impreciso y los niveles altos de abstracción.

En contraposición a lo que solemos creer, el lenguaje o terminología específica no es el

mayor problema. El lector, aún desconociendo el significado de un vocabulario específico
sobre alguna temática, puede captar el sentido global de un texto cuando éste se expresa
en oraciones claras que permiten seguir la prosa sin dificultades. El léxico específico se
desentraña con un diccionario, la escritura enredada no.

Para lograr una escritura clara, entonces, debemos tener en cuenta un diseño funcional y
claro del documento, la estructuración de los párrafos y la organización de las frases. Tres
componentes fundamentales que abordaremos en el punto 2.

¿QUIÉN PUEDE ESCRIBIR EN FORMA LLANA?

TODOS. No importa cuán desmotivados estemos o

cuánto nos cueste el hábito de la escritura, todos
podemos desplegar herramientas para escribir con
claridad en el momento que lo necesitemos!!
Existen millones de acciones cotidianas que
realizamos en forma casi automática más allá de
que no nos apasionen. Por esto Cassany (2004)
nos recuerda que ESCRIBIR ES UNA TÉCNICA
NO UNA MAGIA.

2- ¿CÓMO CONSEGUIR UNA ESCRITURA PÚBLICA CLARA?

Como adelantáramos más arriba, existen componentes del texto claramente

identificables. Sobre ellos se han establecido algunas reglas más o menos flexibles para
asegurar una escritura con altos niveles de legibilidad:

3
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

A- El diseño:

No se escribe en general, se escriben géneros textuales. Ya sea que tenga que hacer un
informe técnico, un mail institucional, un documento de trabajo para un equipo de gestión,
un proyecto de intervención social/ reforma institucional o un proyecto de ley, estoy
pensando en forma más o menos consiente en un formato/diseño.

Este aspecto es fundamental, ya que muchas veces escribimos con imágenes

desenfocadas o imprecisas que nos hacer perder tiempo y paciencia. Es importante
clarificar cual es el propósito del documento, quién/es lo van a leer, qué busco generar en
los lectores (describir, informar, interpelar, conmover, comprometer, etc.) y qué
características básicas debe asumir el mensaje para lograrlo.

Aquí una guía de preguntas para enfocar la comunicación escrita que queremos
establecer:

Fuente: Cassany, 2004:55

4
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

B- El Párrafo:

El párrafo juega, en primer lugar, un rol estético-gráfico. Es la unidad jerárquica básica del
texto. En textos cortos (sin subdivisiones) es, además, la única. Los párrafos cumplen la
función de marcar los puntos o ítems que componen un tema, distinguir argumentaciones
o presentar diferentes perspectivas. En términos visuales, los párrafos promueven o
desalientan la lectura.

¿Qué tipo de organización de párrafos te resulta, aún sin ingresar al contenido, más fácil
de leer?

Fuente: Cassany, 2004:83

5
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

Seguramente el esquema B. El esquema A da fatiga antes de comenzar, probablemente

la idea de cada párrafo esté imbricada, escrita de forma tediosa o rebuscada. Otra
posibilidad es que estén muchas ideas juntas, indiferenciadas. El esquema C parece una
lista de ideas, muy probablemente, mal articuladas o desconectadas. Por último, el
esquema D propone un desbalance entre ideas, ítems o argumentaciones. Como vemos,
el párrafo juega el rol central al momento de estructurar el texto.

C- La Frase:

Los párrafos están compuestos por frases2, éstas son las unidades primarias del texto.

Los estudios sobre psicolingüística sostienen que la memoria media a corto plazo es de
15 palabras, esto implica que nuestra capacidad de recordar/retener/incorporar
información nueva es limitada. Es importante tener en cuenta este dato a la hora de
comunicar una idea (Cassany, 2004).

No hace falta seguir estrictamente esta regla (no es matemática), pero debemos tener en
cuenta que existe una importante dispersión de la idea y de la capacidad de comprensión
del lector cuando la frase supera las 30/40 palabras. Aquí se aplica el dicho “breve y
bueno, dos veces bueno”!!!

¿Qué podemos hacer para evitar las frases interminables y poco legibles?

La primera tarea es eliminar lo irrelevante para lograr una la lectura concreta y sintética.
Debemos podar aquello que no suma información a la idea central y dispersa o confunde
la lectura. A menudo sucede que leemos fragmentos largos que no dicen nada concreto.

2
Entendidas también, en un sentido práctico, como oraciones

6
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

“…los sicarios no pierden ocasión de

declarar públicamente su empeño en
propiciar un diálogo de franca distensión
que les permita hallar un marco previo que
garantice unas premisas mínimas que
faciliten crear los resortes que impulsen un
punto de partida sólido y capaz de este a
oeste y de sur a norte, donde establecer las
bases de un tratado de amistad que
contribuya a poner los cimientos de una
plataforma donde edificar un hermoso futuro
de amor y paz.”

Algo Personal, J.M. Serrat

Fuente: CE

LUEGO SE RECOMIENDA:

Ubicar la información más importante al comienzo de la frase (y del escrito!).

El texto no se debe convertir en una novela de misterio para el lector.

Según lo resuelto en Asamblea convocada el día lunes 2 de marzo a las 18hs

y contando con la presencia de las los delegados y representantes de las
seccionales……, se dispuso el cese de actividades por 72 horas para los

días….

Se dispuso el cese de actividades por 72 para los días…., según resolución

de la Asamblea convocada el día lunes 2 de marzo a las 18 hs. De la
Asamblea participaron delegados y representantes de las

seccionales….

Dejar actuar a los actores para evitar vaguedades.

Si los protagonistas suben al escenario, si los sujetos reales coinciden con el

sujeto y el objeto gramatical, se gana precisión y transparencia:

Se ha decidido cancelar el programa por falta de fondos

El ejecutivo decidió cancelar el programa por falta de fondos.

7
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

Se estimó que con el traslado de las oficinas al centro de la ciudad se

mejoraría la proximidad a los contribuyentes.

El ministro decidió trasladar las oficinas a la zona céntrica de la ciudad para

favorecer la cercanía con los contribuyentes.

Limitar los gerundios:

A menudo nos encontramos con utilizaciones abusivas de gerundios (ando, endo).

Muchas veces se utilizan para comenzar oraciones, lo cual es aún menos
recomendable, o para adherir acciones en una cadena interminable de
subordinadas3.

Evitar las negaciones y las estructura pasivas:

Las construcciones negativas requieren más atención y tiempo que las afirmativas
para su comprensión. Además, sumar ideas a una construcción negativa puede
enredar la construcción gramatical (concluyendo con negaciones de negaciones).

En caso de no contar con las condiciones climáticas adecuadas…

En caso de mal tiempo…

De no contar con las provisiones necesarias, no se podrá realizar la

actividad.
Si se presentan dificultades con las provisiones, la actividad será
suspendida.

Por otro lado, las estructuras pasivas también hacen más lenta la lectura. Mientras
que el estilo activo la dinamiza.

Las tareas de control serán realizadas por el personal de apoyo.

El personal de apoyo estará a cargo de las tareas de control.

3
Una oración subordinada (o secundaria) es una oración compuesta que depende estructuralmente del
núcleo de otra oración, llamada oración principal

8
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

El edificio central fue construido por el arquitecto Carlos Álvarez en el año 1921,

con el fin de…

En el año 1921 el arquitecto Carlos Álvarez construyó el edificio central con el

fin de…

Identificar y controlar los tics personales, las muletillas y los comodines:

Todos tenemos expresiones que repetimos con más frecuencia. Cuando hablamos
son fácilmente identificables y, salvo que estemos dando una conferencia o
haciendo una presentación oral, no hace falta ser tan rigurosos con ellas. Pero
cuando escribimos es preciso controlarlas para que no saturen el texto. En mi caso,
cada vez que quiero aclarar un punto, utilizo el “o sea” y “quiero decir” para hablar y
el “esto es” para escribir. Por esto, cuando reviso mis textos pongo especial
atención para eliminar este tic de mi escritura.

También existen clichés lingüísticos que conviene controlar. Los más frecuentes
son: a nivel de, en cualquier caso, de cara a, a raíz de….
Se pueden utilizar y suelen ser útiles cuando su abuso no monotoniza el texto.

Los comodines en cambio, son aquellas palabras que utilizamos cuando no

encontramos otras más certeras. En general representan cierta vaguedad o
imprecisión en la idea. Los más utilizado suelen ser: aspecto, cosa, cuestión,
tema, elemento...
Su abuso puede volver la escritura vaga o vacía.

Evitar palabras rebuscadas y priorizar palabras cortas y sencillas:

Por ejemplo en lugar de:
concretizar => concretar
inclusive=> incluso
influenciar=> influir
utilización=> uso
disminución=> baja.

Utilizar la gran variedad de marcadores textuales que nuestra lengua ofrece para
garantizar la coherencia textual.
La principal función de los marcadores textuales es asegurar la coherencia textual.
Se encargan de estructurar el relato, conectar ideas y volver funcional la prosa.
Tienen forma de adverbios, conjunciones o sintagmas4 que vuelven llevadera y

4
Palabra o grupo de palabras que constituyen una unidad sintáctica y que cumplen una función
determinada con respecto a otras palabras de la oración.

9
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

amigable la lectura. Aquí encontrarán listados de marcadores textuales según sus

funciones:
https://drive.google.com/open?id=0B5ioBLpMp0vZSEd1OExfdnlIZ00

Tender a la utilización de estructuras gramaticales sencillas.

Sujeto- Verbo (acción) y Complementos. Este es el orden más sencillo de
estructura gramatical.

Las estructuras complejas no dan cuenta necesariamente de nuestros recursos

lingüísticos, sí lo hace nuestra capacidad de ordenar las frases en estructuras
sencillas. Esto es importante para simplificar el relato (no las ideas!!).

Utilizar las puntuaciones responsablemente.

Las puntuaciones también cumplen una función básica en el ordenamiento del
texto. Según su utilización la prosa se vuelve funcional y coherente o se convierte
en un todo indiferenciado, ultrafragmentado, ilegible.
Es frecuente la sub o sobreutilización de comas y punto y comas. Cassany (2004)
ordena las puntaciones según su complejidad y nos invita a reflexionar sobre el
lugar que ocupan en nuestra escritura, con qué frecuencia utilizamos las diferentes
puntuaciones y si abusamos de alguna de ellas. Revisar nuestros escritos atentos
a cómo utilizamos las puntuaciones, es fundamental para hacerlo de forma
consciente y responsable. Es importante evitar tanto la asfixia como la
hiperventilación del lector!!!!

Fuente: Cassany, 2004:178

Evitar las repeticiones de palabras.

La repetición de palabras provoca monotonía, conduce al aburrimiento, la
dispersión y, por ende, la pérdida de concentración. Para los casos en que
encontramos repeticiones en nuestros escritos y no se nos ocurren palabras de

10
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

reemplazo, los sinónimos del procesador de texto están allí para salvarnos, sino
los diccionarios de sinónimos también son grandes aliados!!!

3- REPASANDO EL ESCRITO- GUÍA DE REVISIÓN:

ENFOQUE

¿El tipo de texto es adecuado a la situación? ¿Queda claro lo que pretende?

IFORMACION

¿Hay información suficiente? ¿Ni en exceso ni en defecto? ¿Las ideas son bastante
claras? ¿Entiendo yo todo lo que dice?

ESTRUCTURA

¿Es clara para ayudar al lector a entender el mensaje? ¿Los datos están bien agrupados
en apartados? ¿La información relevante está en una posición importante, al principio del
texto, de los apartados o de los párrafos?

PARRAFOS

¿Cada párrafo refiere a un tema, subtema o aspecto distinto? ¿Tienen la extensión

adecuada? ¿No son muy extensos? ¿Están bien marcados visualmente en la página?

FRASES

¿No son demasiado largas? ¿Tienen la información importante al principio? ¿Observo

algún tic de redacción? ¿Detecto abuso de subordinadas?

PALABRAS

¿Observo algún comodín, cliché, muletilla o repetición frecuente? ¿Hay muchas palabras
abstractas o complejas? ¿Utilizo los marcadores textuales adecuados?

PUNTUACION

¿Están bien situados los signos? ¿Abuso de alguno de ellos?

PRESENTACION

¿Son claros los esquemas, los gráficos y las columnas? ¿Los márgenes, los títulos y los
párrafos están bien marcados? ¿El texto contiene lo que el título promete?

Fuente: adaptación de Cassany, 2004: 231, 232, 233

11
CURSO DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN ÁMBITOS ADMINISTRATIVOS
Docentes: Lic. Mariel Zanuccoli y Lic. María Victoria Taruselli

4. RECOMENDACIONES DE RELECTURA

BIBLLIOGRAFIA:

Cassany, Daniel. (2004) La cocina de la escritura. Barcelona: Anagrama.

Comisión Europea, Cómo escribir con claridad.
http://ec.europa.eu/translation/writing/clear_writing/how_to_write_clearly_es.pdf

12