TÉCNICO DE ADMINISTRAÇÃO

Gestão de Recursos Materiais e Patrimoniais

Recursos gerenciais no processo de suprimentos dos materiais

Objetivos: * Entender as estruturas do processo de compras e sua funções no

gerenciamento dos suprimentos necessários ao processo produtivo.

*Conhecer a importância da escolha dos fornecedores e como eles podem ser avaliados,
classificados e até mesmo desenvolvidos.

* obter conhecimento suficiente para um processo de tomada de decisão eficaz e

eficiente na compra de produtos e serviços.

Introdução:

O processo de compra dentro das organizações é sem duvida, muito importante e deve
ser conduzido com bastante cuidado e atenção aos detalhes. Se a empresa esta buscando
melhoria de qualidade, redução de custo ou ambos, deve direcionar sua área de compras
de forma estratégica, a fim de que suas atividades e tarefas esteja voltada para agregar
valor ao negócio da empresa.

Para entender melhor o tamanho da importância da área de compras para as empresas,

devemos voltar o olhar para as vendas. Sejam produtos ou serviços, o objetivo de toda a
organização é vender, e para vender bem é necessário comprar bem. A escolha dos
fornecedores, a busca por produtos e serviços de qualidade, a busca de melhores preços
de pagamentos, a redução de estoque nas indústria e todo o suporte para a produção e
suprimentos são atividades a área de compras que garante vantagens competitivas ao
negócio, tanto para o aumento da margem de lucros como para o ganho de novos
clientes em função do ganho de qualidade.

Em um mercado cada vez mais globalizado, a competição entre as empresas fica mais
agressiva; dessa maneira, podemos dizer que obter o melhor custo de aquisição e
trabalhar com o departamento de compras de forma estratégica, como foi dito
anteriormente podem ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa.

Compras

Neste tema, estudaremos o processo formal de compras dentro das empresas, os tipos de
compra, a documentação necessária e o processo final requerido para controle.
Classificação de compras

Quanto as necessidades de suprimentos, podemos classificar do seguinte modo:

 Compras habituais;
 Compras programadas;
 Compras de investimentos;
 Compras de emergências;
 Compras sofisticada.

Processo de compras

Para que fique mais claro, vamos considerar um exemplo em que a área de
administração de matérias de uma empresa distribuidora identifique um limite de
ponto de pedido do material A. então, o responsável pelas requisições fará uma
solicitação ao departamento de compras por meio de uma requisição de compras.

A área de compras por sua vez, deverá consultar o seu cadastro de fornecedores e
solicitar quantas cotações forem necessárias para obter as melhores condições. Com
as cotações em mãos e com base nos dados técnicos da requisição associados as
condições nas cotações, torna-se a decisão de compra do material A.

O fornecedor emite a nota de venda e efetua a entrega do produto no recebimento do

armazém . O recebimento avalia as condições do material A, assim como as
quantidades solicitadas em comparação as quantidades entregues. Estando de acordo
encaminha o material A para a área de armazenagem fazendo a reposição do estoque.

Fica clara a existência de uma relação direta entre o processo de compras e a escolha
dos fornecedores que podem ser classificados em duas categorias diferentes:

1- Fornecedores potenciais: são os profissionais ou empresas que poderão suprir a

organização futuramente. É importante o cuidado no trato com os fornecedores
potenciais, manter o contato e ate mesmo alguns negócios pontuais podendo por
isso render frutos no futuro.
2- Fornecedores habituais: a partir do momento em que um fornecedor passa a
suprir uma empresa com regularidade podemos chamá-lo de fornecedor habitual.
Nesse caso, deve se manter uma documentação detalhada de forma que seja
possível a qualquer momento, fazer uma pesquisa a seu respeito. Chamamos essa
documentação de ficha de fornecedor.

Requisição de compras

Toda requisição de compra precisará ser aprovada antes de seguir em frente; isso
evita desgaste com fornecedores e gastos desnecessários. Para tanto as
informações na requisição de compra devem ser claras e possibilitar um análise
por parte de direção da empresa ou dos responsáveis pela aprovação financeira.
 Descrição: descrever não apenas o produto a ser comprado, mas também as
normas técnicas e detalhes de recebimento.
 Aplicação: indicar o motivo pelo qual se deve efetuar a compra.
 Estatísticas: avaliar a posição de estoque, o consumo mensal e a data de
fornecimento.
 Dados: registrar a data e o valor da ultima compra.
 Métodos: instruir o preenchimento do documento.
 Oficialização: determinar o responsável pela compra, a assinatura do responsável
pela aprovação, a indicação de local e data.

Cotação de preços

A cotação de preços é a consulta feita a diferentes fornecedores a fim de

buscar o melhor preço. Cada uma das consultas deverá ser registrada e
anexada ao processo de compras.caso seja possível deve solicitar que os
fornecedores enviem as cotações assinadas, porém se não for possível, como
nas consultas por telefone, a origem do preço deve estar descrita no
documento de cotação.

A necessidade de um documento formal do fornecedor vai depender do

tamanho da compra a ser realizada. Compras grandes ou de valores elevados
requerem maior formalização. Em itens de menor valor, podem ser feitas uma
consulta rápida e nesse caso, não há um exigência de um documento formal
do fornecedor.

Pedidos de ordem de compra

É um documento que tem varias vias com o objetivo de manter um minucioso

controle sobre a compra efetuada.

 Primeira via: fica com o fornecedor normalmente da cor branca.

 Segunda via: fica com o departamento de compras e deve ser arquivada
por ordem de data.
 Terceira via: fica com o almoxarifado e pode omitir dados como o preço e
condição de pagamentos.
 Quarta via: fica com o departamento de contas a pagar e ou contabilidade
para a inclusão no fluxo de caixa.
 Perfil do pessoal em compras

Devido ao fato de o processo de compras ser visto cada vez

mais de maneira estratégica para as empresas torna-se
importante também compriender o perfil das pessoas que
atuam no setor. Quanto a isso podemos dizer que iniciamente
se faz importante que a empresa delegue autoridade ao
comprador, pois assim ele terá liberdade de atuação, podendo
se responsabilizar por fechar o negócio. Além disso podemos
destacar que para centrar um bom profissional de compras é
necessário que ele seja um bom negociador,tenha iniciativa
capacidade de decisão, objetividade e idoneidade norteando
suas decisões.

Por se tornar uma função extremamente importante para as

organizações, cabe ao comprador entender profundamente dos
produtos e serviços que esta negociando, ou estar orientado por
tais especialista; ouvir atentamente os argumentos levantados
pelo fornecedor para depois então agir de forma sensata ; ter
uma conduta ética antes , durante e depois do processo, pois
segundo e essas diretrizes o comprador transformará o
processo de compras em um centro de lucros para as empresas.
Já em relação ao comprador do varejo, especificamente
entende-se que o seu papel principal seja maximizar a sua linha
de produto ou seção da loja. Para isso é importante que este
seja um conhecedor do mercado que atua a empresa. Seja um
especialista na linha de produtos sob sua responsabilidade,
além de ser um hábil negociador.

Exercícios

1- Por que é importante que a empresa de autonomia ao

profissional de compras?
2- Defina resumidamente o perfil do profissional de compras
segundo o texto?