MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Código
MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
PMANT02
Elaborado Versión Vigencia (a partir de) Pág.
15-02-2008 04 25-02-2008 1 de 5

ESTADO: Preparación Revisión Aprobación Aprobado Efectivo

TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. OBJETO 1
2. ALCANCE 1
3. TERMINOLOGÍA 1
4. REFERENCIAS 2
5. NORMAS Y POLITICAS 2
6. PROCEDIMIENTO 3
7. REGISTROS 4
8. MODIFICACIONES 5

1. OBJETO

Garantizar la disponibilidad y el buen estado de los vehículos de envía, para la realización de

los Procesos Operativos sin que el estado de los mismos produzca un impacto negativo en el
medio ambiente y en la seguridad del personal.

2. ALCANCE

Este Procedimiento aplica para todo el parque automotor de envía Colvanes a nivel Nacional
e involucra las actividades de Pintura, Latonería, Mantenimiento Mecánico y Furgoneros.

3. TERMINOLOGÍA

Solicitud para servicio de mantenimiento: Documento en donde se realiza la solicitud de

mantenimiento del vehiculo por parte de conductor indicando el motivo bajo el cual requiere ser
atendido.

Mantenimiento preventivo: Acción que se realiza con base en parámetros establecidos de

kilometraje para evitar accidentes o un impacto negativo en el medio ambiente.

Mantenimiento predictivo: Acción que se realiza después de efectuar el análisis bajo una
muestra de aceite o agua, que identifican las fallas que afectaran al vehiculo antes que se
manifiesten.

Mantenimiento correctivo: Acción que se realiza después de ser detectada una falla en el
vehiculo y se realiza de carácter urgente.

Mantenimiento correctivo Express: Acción que se realiza al presentarse un improvisto pero

que su solución no demanda un tiempo mayor a 2 horas.
Orden de Trabajo (FMANT03): Documento donde se relacionan las actividades de Mantenimiento a
realizar y los repuestos requeridos por vehículo.
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Emitido por: Revisado por: Aprobado por:

Jefatura Nal. de Mantenimiento Dirección de Calidad y Servicio Gerencia General

Mario Osorio Veny Esperanza Villamil Eduardo Giraldo Mejía

Parámetro Técnico de Mantenimiento: Base establecida por frecuencia de kilometraje para

Programar el Mantenimiento Preventivo, clasificado de acuerdo con el tipo de vehículo y con
las especificaciones técnicas del mismo.

SIAM: Sistema Integrado de Almacén y Mantenimiento.

Reporte de Novedades: Informe donde el Encargado del Mantenimiento Regional reporta las
actividades de mantenimiento realizadas, las necesidades de repuestos y los requerimiento de
Mantenimiento Correctivo.
Lavado General: Lavado del vehículo interior y exteriormente, incluyendo el lavado de motor
y chasis.

Juagado: Lavado solamente interior y exteriormente.

4. REFERENCIAS

PMANT01 “Control Tanqueos Combustible Vehículos Colvanes”.

FMANT06 “Matriz Parámetros de Mantenimiento Preventivo por Vehículo”
IREHU26 “normas de seguridad en el taller de mantenimiento”

5. NORMAS Y POLITICAS

Normas y Políticas de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiental

Aplicación Normas y Políticas Responsable

Antes de Iniciar la labor se debe portar todos los Elementos de Protección Todo el personal, Jefe
Seguridad y Requeridos de acuerdo con el trabajo a realizar. Inmediato
Salud Antes de Iniciar cualquier actividad se debe asegurar que las
Ocupacional herramientas, equipos y condiciones del lugar de trabajo, son las Todo el personal, Jefe
adecuadas para el desarrollo de las actividades en un entorno Seguro y Inmediato
de Prevención de Incidentes, Accidentes y Enfermedades Profesionales
No se debe realizar Actos Inseguros como por ejemplo: Posturas
inadecuadas para levantar cargas, manipular cargas mayores a los 25 Kg,
realizar bromas y utilizar inadecuadamente equipos o herramientas.
Todo el personal, Jefe
Se debe Reportar al Jefe Inmediato ó al responsable de Seguridad y salud
Inmediato
Ocupacional cualquier Condición Insegura detectada. cumplir lo
establecido con el instructivo FREHU26 “Normas de seguridad en el taller
de mantenimiento”
Todo el personal, Jefe
Se debe cumplir con todas las Normas establecidas en el Reglamento de
Inmediato, Responsable
Higiene y Seguridad Industrial y en las cláusulas de Salud Ocupacional.
SYSO
Antes de Iniciar cualquier actividad se debe asegurar que las Todo el personal, Jefe
herramientas, equipos y condiciones del lugar de trabajo, son las Inmediato
adecuadas para el desarrollo de las actividades en un Entorno Limpio y de
Prevención de Contaminación y Emergencias Ambientales.
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Ambiental Se debe hacer un uso óptimo y adecuado de todos los recursos naturales
(agua y energía) y los recursos suministrados para el desarrollo de las
Todo el personal
actividades propias del trabajo (combustible, papel, equipos, herramientas
y dotación entre otros).
Se debe realizar una disposición adecuada de los Residuos Generados e Todo el personal,
Implementar y Fomentar el Reciclaje. Coordinador de Calidad

 En las Regionales donde no hay Auxiliar de Mantenimiento asignado; es

responsabilidad del Gerente Regional coordinar y verificar la ejecución de las
actividades de mantenimiento.
 La solicitud de servicio de mantenimiento se debe registrar en el formato cod Solicitud
para el servicio de mantenimiento.
 Semanalmente las regionales programan el mantenimiento con base en los formatos
recibidos previamente priorizando la atención a servicios urgentes.
 La solicitud de Lubricantes y Repuestos se deben registrar en el Reporte de
novedades a través del Sistema.
 Las llantas cambiadas (utilizadas) se deben retornar a la Jefatura Nacional de
Mantenimiento para dar de baja o reencauchar.
 Los residuos de refacciones generados durante el mes, deben ser inventariados y
desechados el último día del mes con la verificación y autorización del encargado de
seguridad.
 Cuando se realice un mantenimiento en una Regional diferente a la Regional base del
vehículo, copia de la Orden de Trabajo firmada debe ser enviada a la Regional Base
como soporte del mantenimiento realizado.

6. PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

INICIO
Detecta la necesidad de realizar un mantenimiento Conductor,
al vehículo. Encargado, Jefe de
Mantenimiento o de
1T Operaciones
Y
SI ¿El mantenimiento es Preventivo?
a 2
NO Reporta las reparaciones a realizar al encargado de Conductor, FMANT07
mantenimiento de la Regional en el formato Encargado, Jefe de
“Solicitud para servicios de mantenimiento Mantenimiento o de
correctivo” FMANT07 Operaciones
3T
Y Registra en el sistema y comunica la novedad de la
reparación a la Jefatura Nacional de Vehículos vía Encargado de
telefónica o en el reporte de novedad Mantenimiento

4 ¿Se puede realizar el Mantenimiento Encargado de

SI directamente en la Regional base del vehículo o Mantenimiento
por medio de un servicio de terceros?. Regional
a 5
NO
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Coordina con el Jefe Nacional de Mantenimiento y

Encargado de
con el Jefe de Operaciones de la Regional el
Mantenimiento
traslado del vehículo o el componente a reparar al
Regional
Taller Central.
6T
Crea y autoriza en el sistema SIAM la Orden de Jefatura Nacional de FMANT03
Trabajo. Esta se envía por correo electrónico a la Vehículos
Regional si la reparación se realiza en la Regional
7T
Solicita los repuestos necesarios para la Orden de FCOMP1_2
Trabajo al encargado del almacén diligenciado “La
requisición de repuestos”, para que estos sean
enviados a la Regional respectiva. Jefatura Nacional de
8T Vehículos
Si se requiere del servicio de un tercero el
encargado de Mantenimiento de la Regional genera FMANT09
la Orden de Servicio
Programa el mantenimiento en conjunto con el Jefe Encargado de FMANT08
de Operaciones en el “Programa semanal de taller” Mantenimiento
9T
Encargado de
Ejecuta el Mantenimiento. Mantenimiento
10 Servicio de mantenimiento Express: causado por un
improvisto que afecta la normal ejecución de la
operación pero que se puede solucionar
rápidamente.

Registra en el Modulo “Reporte de Novedades” las Encargado de

actividades realizadas en el mantenimiento Mantenimiento
11
Envía las órdenes de trabajo firmadas por el Encargado de
conductor y el encargado de mantenimiento a la Mantenimiento
Jefatura Nacional de Vehículos, una copia debe
quedar como soporte en la Regional.

Si se utilizo el servicio de un tercero la factura debe

enviarse a la Jefatura Nacional de Vehículos
12 soportada con la Orden de Servicio respectiva
Transmite la información registrada en el Modulo Auxiliar de Sistema
“Reporte de Novedades” por los encargados de de la Regional
13 Mantenimiento a la Jefatura Nacional de Vehículos
Registra en el SIAM la información enviada por las Auxiliar
Regionales, valida que las actividades relacionadas Administrativa de la
en la Orden de Trabajo se hayan ejecutado , que Jefatura Nacional de FMANT03
14 sus costos se hayan cargado y cierra la Orden de Vehículos
Trabajo

FIN

7. REGISTROS

TIEMPO
NOMBRE CODIGO RESPONSABLE ARCHIVO CLASIFICACION ACCESO DISPOSICION
CONSERVACION
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Jefatura Por Jefe de

Orden de FMANT0 Magnétic Backup – B.
Nacional de consecutivo y Operacion 1 año
Trabajo 3 o y físico D.
Vehículos Regional es
Solicitud
para
servicios de FMANT0 Encargado de Jefe de
Por
mantenimie 7 Mantenimient Físico Operacion 1 año Destrucción
consecutivo
nto o es
correctivo

Encargado de Jefe de
Orden de FMANT0 Por
Mantenimient Físico Operacion 1 año Destrucción
Trabajo 3 consecutivo
o es
(Copia)
Archivo
Requisición Inactivo por
PCOMP Físico - Por Control 1 año
de Almacén 4 años y
1_2 Almacén consecutivo Interno
Repuestos luego
destruir.
Jefe
Nacional
Programa Encargado de de
FMANT0
Semanal de Mantenimient Físico Por fecha Vehículos 1 año Destruir
8
Taller o Regional – Jefe de
Operacion
es
Jefe Nal.
de
Encargado de
Orden de FMANT0 Vehículos
Mantenimient Físico Por Fecha 1 año Destruir
Servicio 9 – Almacén
o Regional
Contabilid
ad
Jefe Nal.
de
Dirección
Orden de FMANT0 Vehículos
Administrativ Física Por Fecha 1 año 19 años
Servicio 9 – Almacén
a y Financiera
Contabilid
ad

8. MODIFICACIONES

VERSIÓN EFECTIVO
FECHA CAMBIO SOLICITÓ
No. DESDE
01 01-05-2004 Elaboración No aplica 17-05-2004
Dirección de Calidad y
02 10-08-2004 Procedimiento 17-08-2004
Servicio
Se actualiza la actividad 4, 12 y Jefe Nal. De
03 26-08-2005 01-09-2005
FMANT07 Mantenimiento
Dirección de Calidad y
04 15-02-2008 Normas y políticas 25-02-2008
Servicio