Universidad José Antonio Páez

Centro de Extensión
CEUJAP

Mapeo de Procesos

M.Sc. Francelina Araujo.

 Mapeo de Procesos
Definición:

Consiste en la representación gráfica de las actividades

desarrolladas dentro de la organización o de un proceso
concreto de ésta, en la cual se describe, mediante
símbolos, todos los detalles a fin de que sean
comprendidos por quien la lea.

El mapeo de procesos debe permitir identificar los insumos

(entradas) y productos (salidas) de cada proceso o
subproceso.

M.Sc. Francelina Araujo.

 Elementos del Mapeo
1.- Los procesos dentro de la organización.

2.- La necesidad de estandarización de los

procedimientos.

3.- Las personas que participan en la diagramación o

mapeo.

4.- La comprensión de los procesos.

5.- Las áreas clave en las que se generan la mayoría de

los problemas en los procesos.

6.- Los puntos clave para identificar los procesos que

requieren atención.
M.Sc. Francelina Araujo.
Elementos del Mapeo: Los Procesos Dentro
de la Organización
Los procesos son considerados como un conjunto de
acciones sistemáticas que permiten el logro de una
actividad. Como se tratan de un conjunto de pasos,
permiten identificar la transformación de una entrada en
una salida.

Los procesos agregan valor a las entradas al

transformarlas en objetos o cosas que son útiles al entorno.

M.Sc. Francelina Araujo.

Elementos del Mapeo: La Estandarización de
los Procesos
Estandarizar los procesos consiste en adquirir el control de
las variables que están dentro de ellos y que pueden
afectar la obtención del resultado deseado y sobretodo,
asegurar la calidad de la entrega de los productos o
servicios al siguiente proceso o subproceso.
Por esta razón en la estandarización es fundamental
mapear (diagramar) y documentar en texto la mejor manera
de llevar a cabo un proceso. Esto asegura que quien
realice el proceso cumplirá con sus etapas,
aunque haya rotación de personal.

M.Sc. Francelina Araujo.

 Elementos del Mapeo: Las Personas que
Participan en la Diagramación o Mapeo

Las personas que participan en la

diagramación o mapeo deben ser
las persona que trabajan en el
proceso y que poseen
conocimientos en cuanto a:

• Las actividades.
• Los insumos y productos.
• Los proveedores y clientes.
• Los puntos finos.
• Los trucos del proceso.

M.Sc. Francelina Araujo.

 Elementos del Mapeo: La Comprensión de
los Procesos
Para comprender el proceso es recomendable:

Identificar los
principales
resultados o
Describir el proceso
productos del
proceso y sus
respectivos clientes

Identificar las
principales
Describir un proceso
necesidades del
estándar
proceso que se está
mapeando.

M.Sc. Francelina Araujo.

Elementos del Mapeo: La Comprensión de
los Procesos (Cont.)
También se puede complementar con las respuestas a las
siguientes preguntas:

 ¿Qué hace el proceso actualmente?

 ¿Qué se supone debe producir o realizar?

 ¿Cómo está relacionado el proceso con las necesidades

del cliente?

 ¿Cuál es la mejor manera conocida hasta hoy para realizar

dicho proceso?

M.Sc. Francelina Araujo.

Elementos del Mapeo: Las Áreas Clave en las que
se Generan la Mayoría de los Problemas en los
Procesos.

Falta de entendimiento del

Poco conocimiento de las
proceso, tanto a nivel
necesidades y deseos de
administrativo como
los clientes
operativo

Falta de mediciones de
Mala comunicación entre
control de procesos en
las áreas
puntos clave

M.Sc. Francelina Araujo.

Elementos del Mapeo: Puntos Clave para
Identificar los Procesos que Requieren Atención
1.- Determinar que un proceso requiere atención como parte
de los planes que tiene la organización.

2.- La creación de cualquier proceso nuevo.

3.- Los procesos donde exista insatisfacción de clientes

externos o internos.

4.- Todos aquellos procesos que estén relacionados con la

seguridad del personal.

5.- Los procesos que no han sido modificados durante mucho

tiempo.

M.Sc. Francelina Araujo.

Elementos del Mapeo: Puntos Clave para
Identificar los Procesos que Requieren Atención
(Cont.)

6.- Cuando alguna certificación, Ley o Reglamento requiere

que un proceso sea estandarizado o documentado.

7.- Cuando se reciben quejas constantes, devoluciones,

trabajos que requieren hacerse más de una vez, fechas no
cumplidas, moral baja, rotación de personal, baja
productividad, malos resultados en auditorías, entre otros.

M.Sc. Francelina Araujo.

Diagramación o Mapeo de
Procesos

M.Sc. Francelina Araujo.

Pasos Para Elaborar una Diagramación o
Mapeo de Procesos

Leer cuidadosamente….

M.Sc. Francelina Araujo.

1.- Identificar los principales productos o servicios
del área, proceso, subproceso o departamento.

Resultado 1

Área, proceso,
subproceso o Resultado 2
departamento

Resultado 3

M.Sc. Francelina Araujo.

 Ejemplo

Jabón de Baño

División de
Pasta Dental
Higiénicos

Champú

M.Sc. Francelina Araujo.

2.- Identificar los clientes inmediatos, internos o
externos que reciben primero las salidas
(productos o servicios). Clientes

Resultado 1

Área, proceso,
subproceso o Resultado 2
departamento

Resultado 3

M.Sc. Francelina Araujo.

 Ejemplo
Clientes

Personas
de Todas
Jabón de Baño las
Edades

Personas
División de de 4
Pasta Dental Años en
Higiénicos Adelante

Personas
de Todas
Champú las
Edades

M.Sc. Francelina Araujo.

3.- Enumerar los principales insumos que requiere
el área, proceso, subproceso o departamento para
producir cada uno de los resultados importantes.
Clientes

Insumos 1 Resultado 1

Área, proceso,
Insumos 2 subproceso o Resultado 2
departamento

Insumos 3 Resultado 3

M.Sc. Francelina Araujo.

 Ejemplo

Clientes

Personas
Insumos para Jabón de Baño de Todas
Jabón de Baño las
Edades

División Personas
Insumos para Pasta Dental
de 4
de Años en
Pasta Dental Adelante
Higiénicos

Personas
Insumos para Champú
de Todas
las
Champú Edades

M.Sc. Francelina Araujo.

 4.- Identifique la procedencia de los insumos
(proveedores)

Proveedores Clientes

Insumos 1 Resultado 1

Área, proceso,
Insumos 2 subproceso o Resultado 2
departamento

Insumos 3 Resultado 3

M.Sc. Francelina Araujo.

 Ejemplo
Proveedores Clientes

Personas
Insumos Jabón de de Todas
Nacionales para Jabón Baño las
Edades
de Baño

Insumos División Personas

de 4
Extranjeros para Pasta de Pasta Dental Años en
Dental Higiénicos Adelante

Insumos Personas
Distribuidores de Todas
Aliados para Champú las
Champú Edades

M.Sc. Francelina Araujo.

Se deben desarrollar los pasos del 1 al 4 para
cada proceso o subproceso de interés. Luego,
se deben colocar las interrelaciones entre los
distintos procesos para ir integrando un mapa,
semejante al presentado a continuación:

M.Sc. Francelina Araujo.

 Diagrama o Mapa Integrado de Varios
Procesos
Proveedores Clientes

Grupo
Insumos 1 Subgrupo Resultado 1
A

Subgrupo
C
Insumos 2 Resultado 2
Subgrupo
D

Insumos 3 Subgrupo Resultado 3

B

M.Sc. Francelina Araujo.

Símbolos para Diagramar Flujos

Subproceso Cuadro de
preestablecido decisión

Operación Demora

Operación Almacén
alternativa

Inicio y fin Documento

Transporte Conector