• CONVOCAR regularmente a licitaciones (por lo menos 1 vez al año; en promedio 2 veces al año);

COMPRAS
ANGELA: es demasiado abierto ya que en COMPRAS NON FOOD no todo es licitación. Los
requerimientos son demasiados variadas y en muchos casos, las compras son PUNTUALES. Favor de
listar qué es “licitable” (overheads: uniformes/menaje/útiles/unifomes/epps/fumigación/recojo
residuos)
ANTHONY: La consulta es si se refiere en convocar a lo ya licitado, o realizar nuevas licitaciones
por nuevas familias de compras que se añadan. Por que si no hay familias por licitar lo que
queda es esperar el vencimiento de las licitaciones ya vigentes.

JOSE: En logística se han encontrado distintas operaciones que solamente tenían a una empresa
homologada, por lo que no se permitía hacer la selección de otro proveedor debido al tiempo que
tarda la homologación dependiente de cada operación (aprox 3 semanas – 1 mes.) Se están
empezando a solicitar información de nuevas empresas para poder hacer las nuevas licitaciones y
contar con 2 o 3 empresas homologadas por operación.

• OBTENER por lo menos 3 ofertas a cada solicitud de compra. Los casos excepcionales deben ser
aprobados por escrito por Federico, Yoann o mi persona. COMPRAS
ANTHONY: Es una buena práctica pero se debe ser mas claro en cuanto a los rq, críticos, y de como
se va a tomar la autonomía del área de compra con nuestra GC.

JOSE: En logística hay operaciones que son muy pequeñas y considero que con tener 2 empresas
homologadas, respecto a operaciones más grandes como Cerro Lindo, Tintaya o Hudbay
definitivamente se deben tener 3 empresas de transportes homologadas.

• RECHAZAR el pago de todas las facturas que no vienen con los comprobantes o validaciones
suficientes FINANZAS

• TENER una mirada crítica si siempre se selecciona el mismo proveedor; COMPRAS

ANGELA: La elección de la cotización es siempre el área usuaria que la brinda. En ellos recae la
responsabilidad de manejar el presupuesto de sus operaciones y obtener los VoBos respectivos. La
misión de COMPRAS NON FOOD es brindar las mejores opciones de acuerdo a la cartera de
proveedores con línea de crédito y/o nuevos proveedores (dependiendo de que tan “exótico” sea
el requerimiento (pedidos fuera de lo común) o si los proveedores en cartera no cuentan con stock
de los productos/servicios requeridos. Siempre debemos estar atentos al comportamiento del
mercado, fluctuaciones del dólar, IPC, etc).

LENNIN: Al citar la palabra critica a que se hace referencia?? A si un proveedor siempre gana ya
no tenemos que cotizar con ellos o por mas que tenga un mejor precio retirarlo del proceso? Si
bien es cierto muchas veces nuestros proveedores casi en muchos casos son frecuentes, se que
debemos buscar mas opciones pero en la mayoría de casos siempre ganan los mismos. Tal es El
caso de JBC que es de la comunidad y la mayoría de veces saca de apuro a GOLDFIELDS.

ANTHONY: No depende de nosotros, por que a lo que vengo trabajando aquí, nunca nosotros
hemos decidido la elección de proveedores, sino la operaciones.
JOSE: En muchos casos no se ha podido seleccionar un nuevo proveedor debido al tiempo que tarda
que la homologación.

• REFERENCIAR rigurosamente los proveedores (actualización de Ficha RUC, datos bancarios,

historial del proveedor ...); COMPRAS y FINANZAS

• USAR herramientas de compras del grupo como Tool Box y actualizar los KPIs; COMPRAS
ANGELA: Non food no ha sido capacitado para el uso de esta herramienta. El link enviado en el 2017
(newsletter finanzas compartido por Luc) no brinda acceso. Gerencia de Compras nunca ha definido
los KPIs del área de compras non food. Sin embargo, mantenemos una matriz Excel para obtener
información relevante.
ANTHONY: Desearía saber cuales son los alcances para que se pueda trabajar esta acción.

• COMPROBAR el alcance contractual y rechazar lo que está afuera;

• ACTUALIZAR la base de dato que referencia el alcance contractual de cada proveedor a compartir
entre los departamentos de compras, finanzas y operación.
COMPRAS y FINANZAS
ANGELA: Qué tipo de base de datos se requiere?
Favor de dar mayores alcances y donde se registraría esta información con acceso a operaciones y
finanzas.

• SEGUIR rigorosamente el procedimiento de compra:

1) Emisión de Orden de Compra COMPRAS /
2) Emisión de boleta de Entrega COMPRAS /
ANGELA: (2) Qué tipo de documento es?
ANTHONY: se refiere a la guía de remisión que emite el proveedor para la entrega, porque no
emitimos este tipo de documentos como refiere este comentario
3) Recepción de factura junto con la orden de compra firmada; FINANZAS
ANGELA: falta mencionar guía de remisión o acta de entrega de servicio o similar si no cuenta con
contrato.

• ESPECIFICAR la dirección de entrega en la orden de compra y el sitio entregado en la factura

COMPRAS
ANGELA: se refiere a precisar el centro de costo o realmente al punto de entrega de la mercadería
y/o servicio? El 2do caso debe figurar en la guía de remisión -> Logística y Almacén deberá realizar
el control en su terreno y OPERACIONES deberá realizar este control cuando reciban su mercadería

• GUARDAR todos los pedidos en los flujos NEWREST; COMPRAS

ANGELA: Se refieren a registrarlos en el repositorio?

• FORMALIZAR el acuerdo del cliente (contrato o por lo menos lista de precios firmada) antes de
activar el pago; COMPRAS
ANGELA: la formalización está a cargo de las OPERACIONES, no de Compras. Compras solo ejecutará
las compras o servicios si se cuenta con dicho documento. En muchas oportunidades, las
OPERACIONES envían dicho documento con una firma tipo “garabato” y sin sello. COMPRAS no
puede saber si dicha persona está autorizada a realizar compras en nombre del cliente.
ANTHONY: Se refiere a los Re facturables, agradeceré mayor alcance de este procedimiento.
• RECHAZAR cualquier cambio en las cuentas bancarias sin validación del apoderado /
Representante legal de la empresa proveedora; FINANZAS

• CORROBORAR la identidad del titular de la cuenta bancaria y la de la persona jurídica; FINANZAS

• CIRCULARIZAR los estados de bancos una vez al año, respetando la delegación de poderes;
FINANZAS

• DECLARAR el pago completo una vez que los bienes hayan sido entregados y verificados; FINANZAS

• SEGMENTAR de acuerdo con nuestros principios contables; FINANZAS

• GARANTIZAR una doble firma en todos las órdenes de compra para pagos; FINANZAS

• SEPARAR las tareas de 1) Emisión de la necesidad de compra (OPS/Back Office); 2) Evaluación de

las oportunidades de compra (Compra) ; 3) Validación de la compra según Authority matrix (
Gerencia); 4) Control y Recepción en sitio (OPS/Back Office); 5) Validación de la recepción en sitio
(OPS/Back Office) ; 6) Recepción y Registro de facturas (Contabilidad); 7) Emisión del pago
(Tesorería); 8) Validación del pago (Gerencia financiera o Gerencia General); 9) Registro contable
del pago (Contabilidad)

ANGELA: (3) Authority matriz:

La semana pasada me consultó Matias hasta cuando valida Josué Pandales.
En la actualidad, cuando tenemos un nuevo ingreso o cambio de sub-gerente, se solicita al CFO de
confirmar si está autorizado o no a validar compras non food.
Salvo error de mi parte, el único Autority matrix (en inglés) enviado data del 2017. En el punto “5
PURCHASES” se indica que los “heads of B&I/Remote” pueden validar hasta 3KPEN.
Josué Pandales es Sub-Gerente de Sitios Remotos, en tal sentido, se debe interpretar que puede
validar hasta dicho monto. Sería el mismo caso de Martin Lecuze.
No sabemos qué cargo tiene Karina Soraluz. Solicitamos a Luc que nos confirme si puede seguir
validando y nos indicó que no.
Es necesario que el área de Finanzas envíe un cuadro con nombre y apellido de las personas
autorizadas a validar NON FOOD y hasta qué monto. Dicho cuadro debe ser actualizado
regularmente.

En el caso del punto “5.1.2 inciso III”: se consideran igualmente los overheads y servicios licitados
que ya se encuentran en el sistema?
En el caso de los Bacterio análisis (Muestreos microbiológicos) = no lo está validando el CFO en la
actualidad. Se está aplicando la escala de punto “5.1.2 inciso I”. Cómo procederemos de ahora en
adelante? En este tipo de servicio los montos varían de 0 a 5000 soles aprox de acuerdo a la amplitud
del servicio.

ANGELA: (5) Debe indicar almacenes (no solo en Lima sino a nivel nacional). Cómo aplica para el
caso de los recojos realizados por Jorge Neyra? Es un externo y no cuenta con sello NEWREST, sin
embargo, recibe mercadería de los proveedores en nombre de la empresa.

• EN CASO De equipos o materiales comprados a nombre del cliente (“RE FACTURABLES”), 1)

contar con el consentimiento formal por escrito del cliente para iniciar la compra y el pago
COMPRAS y JOP. 2) Cuando el monto supera los S./ 1,000.00, exigir doble validación de parte del
cliente. JOP 3) Limitar los “Re facturables” a nuestro Core-Business. JOP 4) Organizar la recepción
de bienes en presencia del cliente. JOP 5) Formalizar la recepción del equipo / material con el
cliente. JOP
ANGELA: (2) como se materializa esta doble validación para Compras? Cómo sabemos que la OP
ha cumplido con este punto? Es necesario insertarlo en el file de Compras (orden de compra)?
ANGELA: (3) Debe ser más específico ya que cotizamos de todo para los clientes, incluyendo obra
civil y no es nuestro core business, sin embargo, se realiza.

JOSE: Se debe agregar un punto respecto a la venta de chatarra para el material inutilizable, debido
a que debería contar con un proceso adecuado y coordinado con Auditoría y contabilidad.