Introdução à Folha de Cálculo

As modernas folhas de cálculo são importantíssimas, possibilitando a resolução

de problemas mais ou menos complexos de forma expedita e rigorosa.
O Microsoft Excel é um programa que faz parte das aplicações que constituem o
Microsoft Office e que, por ser uma poderosa Folha de Cálculo electrónica, é
actualmente usado por milhares de pessoas. É considerada uma ferramenta essencial
para a execução de cálculos complexos e de verificação quase impossível.
Uma folha de cálculo como o Excel, permite:

• Criar, abrir, fechar e guardar ficheiros em disco, disquete ou outro

suporte para posterior utilização;

• Copiar, cortar, localizar e substituir dados;

• Configurar folhas, inserir cabeçalhos e rodapés e vê-las na sua

globalidade, antes de as imprimir;

• Inserir células, linhas, colunas, folhas, símbolos, funções, nomes,

comentários, imagens, diagramas, objectos e hiperligações;

• Formatar dados, linhas, colunas e folhas;

• Verificar a ortografia e erros dos dados;

• Proteger livros e folhas;

• Ordenar, filtrar, validar e agrupar dados;

• Efectuar cálculos matemáticos e trigonométricos, lógicos, estatísticos,

financeiros, com data e horas e sobre bases de dados;

• Criar gráficos, que facilitam a análise de dados;

• Criar automatismos através de macros;

• etc.

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Estrutura geral de uma folha de Cálculo
A folha de trabalho é constituída por células que estão organizadas em colunas e
linhas. As colunas são as divisões verticais, representadas por letras, que variam de A a
Z, AA a AZ, etc. As linhas são as secções horizontais, cujo nome é representado por um
número que varia de 1 a 65 536. Do cruzamento das colunas com as linhas resultam as
células, tendo, por exemplo, a célula A1 que resulta da intersecção da coluna A com a
linha 1.

Criação de uma Folha de Cálculo

1º - Conceito de Livro e Folha de Cálculo

Um livro é um documento do Excel que possui uma ou mais folhas de trabalho.

Permite inserir, editar e executar cálculos com os dados das várias folhas. Quando
abrimos um livro novo, automaticamente este é criado com três folhas, identificadas por
Folha1, Folha2 e Folha3 nos separadores de folhas. Para mudar de folha basta clicar no
nome da folha pretendida, podendo, se se desejar alterar o nome das folhas de trabalho
para uma melhor organização.
Para alterar o nome, a cor do separador ou eliminar folhas de trabalho deve-se
clicar com o botão direito do rato sobre o nome da folha pretendida e, do menu que
surge, escolher a opção pretendida. Para inserir uma nova folha de trabalho clicar com o
botão direito do rato nos separadores das folhas e escolher a opção Inserir. Pode-se

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também alterar a ordem das folhas de trabalho. Para tal, clicar com o botão esquerdo do
rato no nome da folha a mudar de local, arrastar (mantendo o botão pressionado) até ao
local de destino e largar o botão do rato.

2º - Personalização da Folha de Cálculo

Existem várias opções para personalizar uma folha de cálculo. A partir do menu
Início, é possível escolher:

• As barras;

• Os comandos;

• A animação dos menus;

• Etc.

3º - Selecção de células e intervalos

Para seleccionar Fazer

Clicar na célula com o rato, ou premir as
Uma célula
teclas de direcção.
Clicar na primeira célula pretendida e, de
seguida, pressionando a tecla Shift, clicar
Um intervalo de células adjacentes (juntas) na última célula ou clicando numa célula,
mantendo o botão do rato pressionado
abrir um rectângulo.
Clicar na primeira célula pretendida e,
Um intervalo de células não adjacentes pressionando a tecla Ctrl, clicar nas outras
células.
Uma coluna Clicar na letra do cabeçalho respectivo.
Uma linha Clicar no número respectivo
Clicar no rectângulo situado à esquerda da
Toda a folha
Coluna A e acima da linha 1.

4º - Edição de uma folha

Para copiar informação pode-se recorrer ao menu Início e aos comandos Copiar
e, posteriormente, Colar. Alternativamente, podem usar-se combinações de teclas Ctrl
+ C para copiar e Ctrl + V para colar, ou ainda o menu de atalho, acessível através de
um clique no botão direito do rato. A cópia de células implica que os valores fiquem no
local de origem e no local de destino. Caso se pretenda que os valores fiquem apenas no
local de destino deve-se optar pela opção Cortar e, posteriormente, Colar.

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5º - Inserção e eliminação de colunas, linhas e células

A partir do menu Início, é possível escolher inserir linhas ou colunas numa folha
de cálculo. Pode fazer-se o mesmo recorrendo ao menu de atalho que surge ao clicar no
botão direito do rato. Neste atalho surge também a opção de inserir uma célula.
Acedendo ao menu Início é possível escolher a opção Eliminar, a partir do qual de
pode eliminar linhas, colunas ou células, podendo-se fazer o mesmo recorrendo ao
menu de atalho que surge ao clicar no botão direito do rato.

6º - Modificação da largura das colunas e da altura das linhas

Para modificar a altura de uma linha, clicar com o botão direito do rato no início
de cada Linha e seleccionar a opção Altura da Linha e digitar a altura pretendida –
para modificar a largura de uma coluna o procedimento é semelhante, devendo clicar-se
com o botão direito do rato no início de cada Coluna e seleccionar a opção Largura da
Coluna e digitar a largura pretendida. Alternativamente, posicionar o cursor do rato na
divisão entre os cabeçalhos de linha e arrastar para cima ou para baixo ou entre os
cabeçalhos de coluna arrastando para a direita ou para a esquerda.

Elaboração de uma Folha de Cálculo

1º - Utilização de fórmulas e funções para processar números

Uma fórmula é uma expressão que pode combinar funções, números, operadores
aritméticos ou comparativos, nomes de campos ou intervalos de células.
Uma fórmula começa sempre com o sinal de =
As células mostram apenas o resultado da fórmula (a fórmula aparece na barra
de fórmulas).

Há operadores aritméticos e comparativos:

Operadores aritméticos
Operador Operação
+ Adição
- Subtracção
* Multiplicação
/ Divisão
^ Potenciação
% Percentagem
& Concatenação (junção)

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 Operadores comparativos
= Igual
< Menor
> Maior
>= Maior ou igual
<= Menor ou igual
<> Diferente

Por vezes, ocorrem mensagens de erro.

Mensagem Descrição
O resultado da fórmula não cabe na largura
###### da célula ou foi usado um valor de data ou
hora negativo.
O valor pretendido não está disponível
#N/D
para uma função ou fórmula.
O Excel não conhece o texto ou nome da
#NOME?
função.
Ocorreu uma intersecção vazia entre duas
#NULO!
áreas.
#NUM! Foi usado um número incorrectamente.
#REF! A célula referida não é válida.
Tipo de argumento (valor que a função
#VALOR! usa) ou operando (valor entre operadores)
errado.
#DIV/0 Ocorreu uma divisão de um valor por zero.

Referências

As referências identificam as células e indicam onde encontrar os valores para as

fórmulas. Podem ser de três tipos: relativas, absolutas ou mistas.
Uma referência relativa é uma referência que se adapta quando é copiada para
outra célula. Por exemplo, quando se copia a fórmula =B3*D3 para a linha seguinte, o
Excel adapta a fórmula para =B4*D4, somando uma unidade à linha.
Uma referência absoluta é uma referência que se mantém constante quando é
copiada para outra célula. Por exemplo, se quisermos que a fórmula =B3*D3 passasse
para a linha seguinte mas mantendo a célula D3 teríamos, então, =B3*$D$3 e na linha
seguinte =B4*$D$3. O símbolo $, no Excel, fixa um determinado valor, não o
adaptando. Esse símbolo será colocado na barra de fórmulas.
Uma referência mista é uma referência que combina os dois tipos anteriores.
Pode fixar a coluna e deixar a linha variar ou deixar a coluna variar e fixar a linha. Por
exemplo, fixando apenas a coluna D, teríamos, =B3*$D3, pois o símbolo $ fixa a
referência que está imediatamente após.
Existem ainda as chamadas referências externas, que são referências relativas a
dados de outras folhas ou livros.

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 Funções

Para se usar uma função deve-se ter em conta a sua sintaxe pois, caso contrário,
o resultado não será devidamente calculado.
As funções não são mais do que fórmulas que permitem, de uma forma simples,
efectuar cálculos sem recorrer à criação de equações mais ou menos complicadas.
Pode inserir-se uma função numa célula de várias maneiras: através do menu
Inserir e do comando Função; seleccionando uma das opções do botão Soma
automática da barra de ferramentas padrão; ou clicar na opção inserir função da barra

de fórmulas clicando no símbolo .

O Excel abre a caixa Inserir função, onde se pode procurar uma função,
escolher uma função de uma categoria e ver a descrição da função.

Exemplos de Funções

o MÁXIMO (núm1;núm2;…) – devolve o valor mais alto de uma lista de

argumentos. Exemplo: =MÁXIMO(D2:D7);

o MÍNIMO (núm1;núm2;…) – devolve o valor mais baixo de uma lista de

argumentos. Exemplo: =MÍNIMO(D2:D7);

o MÉDIA (núm1;núm2;…) – devolve a média aritmética dos argumentos.

Exemplo: =MÉDIA(D2:D7);

o MODA (núm1;núm2;…) – devolve o valor que se repete mais vezes

numa lista de argumentos. Exemplo: =MODA(D2:D7);

o MED (núm1;núm2;…) – devolve a mediana, isto é, o elemento central

de uma lista de argumentos. Exemplo: =MED(D2:D7);

o SOMA (núm1;núm2;…) – devolve a soma dos valores de uma lista de

argumentos. Exemplo: =SOMA(D2:D7)

Estas seis funções, apesar de devolverem aspectos diferentes, têm sintaxe igual,
pois basta indicar em núm1 o intervalo de dados que se pretende tratar.

o SOMA.SE (intervalo; critério; intervalo_soma) – soma valores que

respeitam um critério. Exemplo: =SOMA.SE(D1:F15;D4;F1:F15).

Na sintaxe desta função, preencher os argumentos da seguinte forma:

Intervalo – indicar todas as células;

Critério – célula que contém o critério pretendido ou condição que tem de ser
respeitada;

Intervalo_soma – Todas as células que contêm os valores de onde se vai calcular

a soma.

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 o CONTAR.SE (intervalo; critério) – conta o número de células de um
intervalo que respeitam um critério. Exemplo:
=CONTAR.SE(D1:D15;D4).

Na sintaxe desta função, preencher os argumentos da seguinte forma:

Intervalo – indicar todas as células;

Critério – célula que contém o critério pretendido ou condição que tem de ser
respeitada;

o SE (teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) – devolve um

valor se a condição for respeitada e outro valor se não for respeitada.
Exemplo: =SE(A1=10; “Aprovado”; “Reprovado”).

Na sintaxe desta função, preencher os argumentos da seguinte forma:

Teste_logico – Expressão que pode ser avaliada como verdadeira ou falsa –

Deve começar pela indicação de uma célula seguida da sua validade, por exemplo,
D6>50

Valor_se_verdadeiro – valor ou expressão que surgirá caso a expressão seja

verdadeira.

Valor_se_falso - valor ou expressão que surgirá caso a expressão seja falsa.

o E (valor_lógico1;valor_lógico2;…) – devolve Verdadeiro se todos os

argumentos forem Verdadeiros; devolve Falso se algum dos argumentos
for Falso.

o OU (valor_lógico1;valor_lógico2;…) – devolve Verdadeiro se algum

argumento for Verdadeiro; devolve Falso se todos os argumentos forem
Falsos.

A sintaxe destas duas funções é semelhante, e deve ser preenchida da seguinte

forma:

Valor_lógico1 – primeira condição a testar.

Valor_lógico2 – segunda condição a testar.

(…)

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 Formatação de uma Folha

Entre os vários comandos salientam-se os seguintes, de grande utilidade:

 Unir e centrar – para juntar várias células e centrar o conteúdo da célula

da esquerda.

 Moeda – aplica o formato de moeda, de acordo com as definições

regionais do Painel de Controlo.

 Estilo de percentagem – ao formatar um intervalo de células com estilo

de percentagem, quando se inserir valores nesse intervalo eles aparecem
em percentagem.

 Separador de milhares – coloca um ponto entre cada grupo de 3

números e acrescenta 2 zeros após a casa decimal.

 Limites – permite escolher um dos limites a aplicar às células.

A partir do menu Início e dos separadores Fonte, Alinhamento ou Número

podem escolher-se, também, outras opções de formatação de texto (no separador «Tipo
de letra»).
Existem várias opções de alinhamento do texto nas células (separador
«Alinhamento»). O texto pode ser orientado na vertical, na horizontal ou na diagonal.
Também é possível unir células, seleccionando Unir células neste separador.
Para aplicar formatos aos números, escolher o separador «Número».
Para formatar o cabeçalho e o rodapé de uma folha, basta aceder ao menu
Inserir e ao comando Cabeçalho e Rodapé.

Criação de gráficos

Um gráfico permite visualizar e comparar dados de forma mais imediata do que

uma tabela.
Para criar um gráfico deve-se proceder da seguinte forma:

 Seleccionar o intervalo de dados;

 Aceder ao menu Inserir e escolher uma das opções do separador

Gráficos;

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 As principais opções de Formatação de Gráficos permitem:

 Mostrar ou não o eixo dos xx, dos yy ou dos zz;

 Adicionar mais linhas de grelha ao gráfico;

 Mostrar ou não a legenda e seleccionar o local onde ela se posiciona;

 Mostrar no gráfico os nomes das categorias, séries ou valores;

 Mostrar a tabela de dados.

O gráfico resultante pode ser colocado numa folha de gráfico ou na mesma folha
dos dados; depois, pode ser copiado e colado noutra aplicação, como o Word ou o
PowerPoint.
Depois de se ter criado um gráfico, podem modificar-se todos os seus
componentes recorrendo à barra de ferramentas Gráfico, ou usando o menu de atalho
que surge clicando no botão direito do rato.
Pode, também, inserir texto de WordArt, setas, caixas de texto, etc.

Impressão de uma Folha

Para imprimir uma folha de cálculo, aceder ao menu e ao comando

Imprimir.
Na caixa de diálogo que surge, é permitido escolher o intervalo de impressão
(todo o livro, apenas algumas páginas ou selecção), o número de cópias ou, ainda, pré-
visualizar o documento antes da impressão.
A pré-visualização permite navegar nas várias folhas, aumentar ou diminuir o
zoom, imprimir, configurar a página, mostrar ou ocultar as margens para acertos
manuais e visualizar quebras de página.
No menu Layout da página, é-nos permitido definir as opções que controlam o
aspecto da página: orientação, escala, tamanho do papel, qualidade de impressão e o
número da primeira página.

Trabalhar com listas personalizadas

O Excel fornece quatro listas personalizadas mas poder-se-ão criar aquelas de
que se necessitar. Estas listas personalizadas têm a vantagem de que, a partir da inserção
do primeiro elemento, poderem surgir todos os outros elementos com simples arrastar
do rato.
Para se criar uma lista personalizada, introduzir os elementos dessa lista numa
folha de trabalho (cada elemento dessa lista estará numa célula), seleccionar essas

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células preenchidas e aceder ao menu e ao comando Opções do Excel. Aí, no
botão Editar Listas personalizadas, clicar no botão Importar e está criada a lista.

Filtrar dados
Os filtros permitem visualizar apenas as linhas da base cujos registos satisfaçam
um critério ou um conjunto de critérios.
Quando se activa o menu Dados, surge um separador onde se pode seleccionar o
tipo de filtro que se pretende aplicar, Filtro Automático ou Filtro Avançado.

Filtro Automático

Ao seleccionar a opção Filtro Automático, surgem, nos vários campos da base

de dados, as setas de lista que dão acesso às listas com os dados que permitem definir o
filtro. Quando se aplica um filtro, as setas de lista dos campos mudam de cor.
Para aplicar um filtro, depois de aparecerem as setas de lista, clique na seta de
lista do campo que pretende e seleccione o filtro que pretende.

As opções:

Tudo: visualiza todos os registos (desactiva o filtro).

10 Mais – visualiza, por ordem decrescente, os primeiros dez registos (ou os

indicados) de um determinado campo.

Personalizar: permite criar condições específicas de filtragem.

Vazias: permite visualizar os registos em branco (só disponível quando

existirem, de facto, células vazias).

Não vazias: permite visualizar todos os registos preenchidos.

Depois de aplicado o filtro, apenas serão visualizados os registos que

correspondem ao filtro aplicado, enquanto os outros serão ocultados.

Ordenação de dados
Ao ordenar as linhas de uma lista de dados, elas são dispostas tendo em conta os
títulos das colunas e a ordem por que se pretende ordenar: ascendente ou descendente.
O Excel detecta os títulos das colunas e ignora-os na ordenação. Pode, ainda, usar os
títulos das colunas (campos) para as identificar.

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 Características da Ordenação de Dados

O Excel assume a ordem ascendente (do menor para o maior) se não seleccionar
outra opção.
As linhas com células em branco na coluna de ordenação são posicionadas em
último lugar.
As opções de ordenação: selecção, ordem e orientação permanecem activas até
as alterar.
Quando se pretende ordenar mais do que uma coluna, as linhas com dados iguais
na primeira coluna são ordenadas de acordo com a segunda coluna especificada. As
linhas com dados iguais na segunda coluna são ordenadas de acordo com a terceira
coluna especificada.
Por exemplo, se considerarmos as colunas Apelido e Idade, caso existam dois
apelidos iguais, o Excel ordena-os de acordo com a idade.

Para proceder à ordenação deve:

1. Seleccionar uma das células da base de dados ou lista de dados.

2. Aceder ao menu Dados e seleccionar o comando Ordenar. O Excel

selecciona automaticamente toda a área ocupada pelos dados.

3. Surge uma caixa de diálogo onde poderá especificar que tipo de

ordenação pretende.

Ordenar por: permite seleccionar o campo pelo qual pretende ordenar (primeira
chave de ordenação) e se pretende ordenação ascendente ou descendente.

Depois por: permite definir a segunda e a terceira chave de ordenação.

A Lista tem linha de cabeçalho: indicação se a lista tem ou não uma linha de
cabeçalho.

Opções: especificação de opções de ordenação.

Sequência de ordenação da primeira chave: quando não se pretende ordenar

alfabética ou numericamente, mas por uma ordem específica como, por exemplo,
domingo, segunda, terça…

Maiúsculas e minúsculas: quando activa, esta opção faz a distinção entre letras
maiúsculas e minúsculas.

Orientação: especificação da orientação pretendida.

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 4. Depois de seleccionar as opções pretendidas, fazer clique sobre o botão
OK quantas vezes for necessário, até o Excel executar a ordenação.

Subtotais
O Excel põe à disposição do utilizador uma opção de cálculo de subtotais para
um intervalo de dados considerado e insere linhas com valores dos subtotais calculados.

É muito importante que se ordenem os dados antes de usar os subtotais.

Supondo que se pretende calcular os subtotais do quadro abaixo apresentado,

ordenar o mapa pela Categoria e aceder ao menu Dados, comando Subtotal onde surge
uma caixa de diálogo.

Ref. Artigo Produto Categoria Preço Unitário Stock Total

1 Caixas de Esquadria Ferramentas Manuais 7,90 € 50 396,50 €
2 Limas Ferramentas Manuais 7,20 € 15 108,50 €
4 Martelos Ferramentas Manuais 4,00 € 11 43,90 €
5 Serras Ferramentas Manuais 8,40 € 10 83,80 €
7 Lâmpadas Material Eléctrico 1,30 € 30 37,50 €
6 Projectores Material Eléctrico 26,40 € 12 317,30 €
8 Tomadas Material Eléctrico 3,00 € 20 59,80 €
9 Pistolas de Pintura Pintura 7,00 € 10 69,80 €
10 Tintas de Esmalte Pintura 37,40 € 5 187,10 €
3 Trinchas Pintura 4,00 € 30 119,70 €

A cada alteração em: Indicação da coluna de dados ou do campo onde se

pretendem obter os subtotais. Fazer clique sobre a seta da lista para seleccionar a coluna
ou o campo (não esquecer que devem estar ordenados por este).

Utilizar a função: Indicação da função que pretende usar para os subtotais. O

Excel assume a função Soma para números e a função Contagem para texto.

Adicionar subtotal a: Coluna ou cabeçalho de que se pretende mostrar o

subtotal.

Substituir subtotais actuais: substitui os subtotais tendo em conta as novas

opções seleccionadas. Desactivar esta opção se se pretender manter os actuais subtotais
e inserir novos.

Quebra de página entre grupos: Inserir uma quebra de página depois de cada
subtotal.

Sumário por baixo dos dados: Coloca as linhas de subtotais e do total global por
baixo dos dados. Desactivar esta opção para inserir as linhas de subtotais e de total por
cima dos dados.

Remover todos: remove os subtotais.

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 Resultado obtido:

Ref. Artigo Produto Categoria Preço Unitário Stock Total

1 Caixas de Esquadria Ferramentas Manuais 7,90 € 50 396,50 €
2 Limas Ferramentas Manuais 7,20 € 15 108,50 €
4 Martelos Ferramentas Manuais 4,00 € 11 43,90 €
5 Serras Ferramentas Manuais 8,40 € 10 83,80 €
Ferramentas Manuais Total 632,70 €
7 Lâmpadas Material Eléctrico 1,30 € 30 37,50 €
6 Projectores Material Eléctrico 26,40 € 12 317,30 €
8 Tomadas Material Eléctrico 3,00 € 20 59,80 €
Material Eléctrico Total 414,60 €
9 Pistolas de Pintura Pintura 7,00 € 10 69,80 €
10 Tintas de Esmalte Pintura 37,40 € 5 187,10 €
3 Trinchas Pintura 4,00 € 30 119,70 €
Pintura Total 376,60 €
Grande Total 1.423,90 €

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