Administración

General
Lectura # 1
Temas:
Departamentalización,
Conceptos, Objetivos, Tipos y
Evaluación Crítica.
 Contenido
Departamentalización

 Departamentalización
Conceptos, Objetivos y Características

Tipos de Departamentalización

 Por función
 Por líneas de productos o servicios
 Por Área Geográfica
 Por Clientes
 Por Procesos

Evaluación Crítica de la Departamentalización

Contenido
Administración General - Departamentalización Página 1
 ESQUEMA CONCEPTUAL

Conceptos,
Caracterísitcas
y Objetivos

Departamentlización

Tipos de
Evaluación
Departamen-
Crítica
talización

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 Conceptos - Departamentalización

Se entiende por departamentalización la acción de

organizar la actividad empresarial por departamentos.
Departamento es un área, división o sucursal específica de
la empresa donde se agrupan distintas funciones y trabajos
que desarrollan las personas asignadas al mismo y en el
que una persona desempeña tareas directivas y ejerce su
autoridad.
La departamentalización es la actividad de formalizar la
distribución del trabajo en departamentos con el fin de
coordinar sus relaciones. Los criterios más utilizados son el
funcional, por producto, por cliente, por regiones
geográficas y por formas de comercialización. El
departamento es una consecuencia inmediata de la
división de trabajo.

A medida que las organizaciones crecen en tamaño y complejidad surge como una necesidad
natural la departamentalización. Esto implica una especialización y diferenciación de las
unidades estructurales de la empresa, de acuerdo a las tareas que deben realizarse. La
departamentalización puede ser vertical u horizontal
Departamentalización vertical: Aumento de los niveles jerárquicos, para mejorar la
calidad de la supervisión. La división se realiza por autoridad y responsabilidad.
Departamentalización horizontal: aumento de órganos especializados, para mejorar el
conocimiento, la eficiencia y/o la calidad del trabajo. La división se realiza por actividades
y conocimientos. Es el que se llama proceso funcional o departamentalización
propiamente dicha.
En general el proceso de departamentalización involucra las especializaciones vertical y
horizontal a la vez. La departamentalización puede ocurrir en cualquier nivel de la organización.
La departamentalización típicamente está asociada al crecimiento de las organizaciones ya la
complejidad de las operaciones (tamaño y complejidad). Busca homogeneizar las actividades en
cada sector.

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 Objetivos de la Departamentalización

 Conocer y entender la división adecuada de las funciones de la empresa.

 Reducir y concretar las tareas asignadas a cada trabajador, para que la lleven a cabo
de manera más eficiente.
 Genera la especialización, que se basa en la experiencia conseguida por un trabajador
respecto a la tarea que desarrolla, lo que repercute positivamente en la calidad del
trabajo realizado.
 Ayuda a realizar la mejor selección de los empleados para cada puesto de trabajo
determinado.
 La división de tareas genera nuevos puestos de trabajo.
 Facilita la supervisión y control por parte de los jefes.
 Permite el desarrollo de atribuciones específicas en un mismo nivel de la empresa.

Características de la Departamentalización
Entre las principales características de la departamentalización destacan algunas características:

 Refleja la visualización lógica de la estructura empresarial.

 Se preside por la especialización ocupacional y laboral.
 Facilita la comunicación y el entendimiento del equipo con la finalidad lograr una
mayor eficiencia en sus funciones.
 En ocasiones la división por funciones establece una barrera que limita la cooperación
entre las diferentes áreas.
 Ayuda a organizar una estructura jerárquica de toda la empresa.
 Es propicio para empresas pequeñas, con pocas líneas de producción.
 Se debe controlar la especialización, ya que en ocasiones se exagera y extralimita
derivando falta de atención en los resultados globales.
 No es flexible, el proceso de adaptación a cambios es lento, por lo cualquier cambio
en la cultura o estrategia empresarial puede poner en riesgo la organización.
 No permite la promoción de equipos con auto gestión, las responsabilidades de los
resultados finales en la organización recaen en un solo órgano.

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 Tipos de Departamentalización
La teoría clásica reconocía los siguientes tipos departamentalización:
Por producto o servicio
Por proceso o función
Por clientela
Por área geográfica

Departamentalización por Función

También denominada como departamentalización funcional, la cual consiste

en agrupar actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan
en la empresa.

Se realiza la división del trabajo de acuerdo a la capacidad y habilidades de

cada persona: algunas de las personas se ocuparán de las finanzas, otras de
administración de personal y otras de producción.

La división del trabajo hace que la organización se estructure de acuerdo con

el criterio de similitud de funciones, en actividades agrupadas e identificadas
por la misma clasificación funcional.

La departamentalización por funciones es el criterio más utilizado para

organizar actividades empresariales.

Las funciones de Producción, Ventas y Finanzas están en casi todas las

empresas. En empresas como líneas aéreas o ferrocarriles suele cambiarse el
nombre de “producción” por otro como "tráfico". En otras empresas que no
transforman materias primas, sino que son netamente comerciales en lugar
de "Producción" existe departamento de "Compras".
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 Ventajas

• Aumento de la eficiencia.

• Consolidación de actividades similares.

• Agrupamiento de empleados con habilidades, conocimientos y orientaciones comunes.

Desventajas

• Crea barreras entre los departamentos debido al énfasis que se hace en las
especialidades.

• Dificulta la adaptación y la flexibilidad de acuerdo a los cambios externos.

• Hace que las personas enfoquen sus esfuerzos sobre sus propias habilidades.

Departamentalización por líneas de productos o servicios.

Se realizan cuando los productos revisten mucha importancia. Esta división se realiza por
producto, servicio o línea de productos y cada división se ocupa de un producto pero abarca
todos los aspectos relacionados con su producción y comercialización.
En este tipo de departamentalización se agrupan actividades de acuerdo a los resultados de la
organización es decir por cada producto o servicio. Optimiza la utilización de tecnología,
máquinas, equipos, conocimientos y mano de obra en la generación de cada producto o
servicio específico.
La producción de cada producto/servicio debe ser voluminosa y permanente para asegurar el
aprovechamiento eficiente de los recursos. Un hospital podría departamentalizar por
servicios como cirugía, radiología, pediatría, etc. Un banco podría departamentalizar en
Cuentas Corrientes, Préstamos, Cobranzas, etc. Un laboratorio:
Ventajas
 Fomenta un cierto tipo de coordinación y permite el uso máximo de las habilidades
personales y del conocimiento especializado.
 Permite el crecimiento y la diversidad de los productos y servicios proporcionados por
la empresa.
 Este tipo de departamentalización ofrece un campo de capacitación medible para
gerentes generales.
 Permite a las personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un
gran espíritu de solidaridad.

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 Desventajas

 Se dificultan las tareas de planeación y control globales.

 Las áreas de Finanzas, Investigación y Desarrollo (I&D) y de Recursos Humanos (RRHH)
se descuidan pues pasan a segundo plano.
 La necesidad de contar con más personas con capacidades administrativas generales.
 Tiende a hacer más difícil el mantenimiento de servicios centrales económicos y
presenta cada vez más problemas de control de la alta gerencia.

Departamentalización por Área Geográfica

Es utilizado cuando cada organización posee en distintos lugares del país y suele hacerse la
división por regiones.

Las personas que están a cargo de estas divisiones poseen la ventaja de conocer las
necesidades y las costumbres de ese lugar y tiene la autoridad para tomar decisiones dentro
de su área sin esperar las órdenes de la casa central.

Requiere diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo con la ubicación donde el

trabajo se desempeñara, o con un área de mercado a ser servida por la empresa. La
departamentalización territorial es bastante común en empresas que operan en amplias
áreas geográficas. En este caso, puede ser importante que las actividades en una
determinada área del territorio se agrupen y se asignen a un gerente.

Ventajas

 Asigna la responsabilidad a un nivel inferior.

 Estimula la participación local en la tomas de decisiones y mejora la coordinación de
las actividades en una región.
 Los gerentes pueden prestar especial atención a las necesidades y problemas de los
mercados locales.

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  La producción se puede organizar también sobre una base territorial estableciendo
plantas en una región en particular. Esto puede reducir los costes de transporte y el
tiempo de entrega.
 Mejora la comunicación cara a cara con las personas de la comunidad

Desventajas

 Requieren de más personas con capacidades administrativas generales y la escasez de

ellas con frecuencia es factor que limita el crecimiento de una empresa.
 Tiende a duplicar los servicios.
 Puede aumentar el problema del control por parte de los altos gerentes en las oficinas
centrales.

Departamentalización por Clientes

Este tipo de departamentalización agrupa las actividades de acuerdo al tipo de clientes,

diferenciados por edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor, otras características
demográficas, etc.

La división se realiza según los clientes que tenga la organización de modo tal que cada sector
se especializa en un grupo de clientes con características similares. Los clientes son la clave de
la forma en que se agrupan las actividades cuando cada una de las diferentes cosas que hace
una empresa para ellos las administra un jefe de departamento. Un ejemplo es el
departamento de ventas industriales de un mayorista que también le vende a un minorista.

Los dueños y los gerentes de negocios ordenan con frecuencia las actividades sobre esta base
para atender los requisitos de grupos de clientes claramente definidos. La
departamentalización por clientes refleja en la organización, la importancia que ésta le da al
cliente, es decir el cliente es rey de la organización, es un criterio importante cuando las
organizaciones tratan con diferentes clases de clientes, con diferentes características y
necesidades.

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 Ventajas

 Estimula la especialización
 El cliente tiene la impresión de ser el único
 Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente
 Pude atender las necesidades especiales y muy variadas de los clientes de servicios
claramente definidos.

Desventajas

 Difícil coordinación de demandas opuestas de un mismo cliente

 Requiere de un staff muy especializado
 La dificultad de coordinación entre este tipo de departamentos y aquellos
organizados sobre otras bases.
 La preocupación por el cliente puede volverse compulsiva sacrificando otros objetivos
como rentabilidad, productividad o eficiencia.
 Puede relegar ciertas actividades como Finanzas o Producción.

Departamentalización por proceso

También es conocida como departamentalización por etapas del proceso, por procesamiento
o aun por equipo. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más
bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones.

En esta clase de departamentalización se reúnen las personas y los materiales con el fin de
llevar a cabo una operación en particular. Agrupa las actividades de acuerdo a la secuencia
del proceso productivo u operacional. Suele usarse en los niveles inferiores de las áreas
productivas u operacionales. Es un reflejo directo de la tecnología utilizada.

Ventajas:

 Usa la tecnología como punto de referencia para la agrupación de unidades y

posiciones.
 Obtiene las mayores ventajas económicas para una tecnología dada.

Desventajas:

 Inflexible ante cambios de tecnología.

 Falta de flexibilidad y adaptación.

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 Evaluación Crítica de la Departamentalización

Cada organización de acuerdo a sus exigencias va a seleccionar el tipo de organización que

mejor se adecúe a sus necesidades y que mejor contribuya al alcance de sus objetivos. No se
utiliza solamente un tipo de departamentalización en las empresas, no hay límite, se utilizarán
todos los que se requieran para el desarrollo eficiente de la misma.

Muchas veces, los tipos de departamentalización ya descritos son insuficientes para resolver
casos que no encuadran adecuadamente en ninguno de ellos. Se utiliza entonces el criterio de
ajuste personal o funcional: se escoge el departamento que, por su menor carga de trabajo o
por su mayor afinidad con el sector que va a ser dirigido, está en condiciones funcionales de
absorberlo.

Para los autores clásicos, la departamentalización no es un fin en sí misma, sino un método de

organizar las actividades de la empresa, de modo que se facilite la consecución de sus objetivos.
No es tampoco la solución ideal, pues la separación de actividades, cualquiera que sea el
modelo adoptado, crea problemas de coordinación, generalmente de difícil solución. Existen
varias alternativas desde el punto de vista de las departamentalizaciones principales,
intermediaria y combinada.

March y Simon, dos grandes críticos de la teoría clásica, destacan que el razonamiento de los
autores clásicos parte de la consideración de que toda organización posee un objetivo por
alcanzar y, de un modo general, es posible identificar las tareas unitarias necesarias para la
consecución de ese objetivo. El problema consiste en agrupar esas actividades en funciones
individuales, en unidades administrativas, a su vez, agrupar esas unidades en unidades mayores
y, al final, establecer departamentos principales y supervisar esos agrupamientos, de modo que
minimicen el costo total de las actividades desempeñadas. En el proceso de organización de
cada departamento debe considerarse un conjunto definido de tareas que se distribuyan entre
los empleados y encargados de su ejecución. “La manera tradicional de concebir la
administración hace que se dé mayor importancia a lo que realmente se hace y muy poca
atención de lo que se debe hacer".

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