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ANÁLISEORGANIZACIONAL

PERFIL DA EMPRESA

RAZÃO SOCIAL: AP Comércio de Tintas Ltda.

NOME FANTASIA: São Thomé Tintas e Materiais de Construção

RAMOS DE ATIVIDADE: Comércio Varejista de Materiais para Construção

EFETIVO: 12

ENDEREÇO: Praça Tiradentes, 3 - Centro - Três Corações

TELEFONE/CONTATO: (35) 3231-1040

EMAIL: aptintastc@outlook.com

SITE: www.redecasamais.com.br

PROPRIETÁRIO:

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
1- HIERARQUIA FUNCIONAL

COMANDOS

1º ESCALÃO: (PRESIDENCIA, DIRETORIA, GERENCIA)

NOME: Guilherme Henrique de Andrade Pereira


CARGO: Proprietário (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Loja inteira
SUPERIOR IMEDIATO:
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1- Vendas
CARGO2- Entrega
CARGO3- Financeiro
CARGO4- Compras
CARGO5-

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2º ESCALÃO: (DIRETORIA, GERENCIA, SUPERVISÃO)

NOME: Valter
CARGO: Coordenador de Vendas (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Vendas
SUPERIOR IMEDIATO: Proprietário
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1- Vendedores
CARGO2- Caixa
CARGO3-
CARGO4-
CARGO5-

3º ESCALÃO: (GERENCIA, SUPERVISÃO OU COORDENAÇÃO)

NOME: Paraíba
CARGO: Coordenador de Entregas (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Entrega
SUPERIOR IMEDIATO: Proprietário
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1- Auxiliar de Entrega
CARGO2- Motorista
CARGO3-
CARGO4-
CARGO5-

4º ESCALÃO: (SUPERVISÃO, COORDENAÇÃO)


NOME:
CARGO:
UNIDADE RESPONSÁVEL:
SUPERIOR IMEDIATO:
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1-
CARGO2-
CARGO3-
CARGO4-
CARGO5-

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CARGOS DE NÍVEL TÉCNICOS/ADMINISTRATIVOS – 2º GRAU


5º ESCALÃO: (CARGOS: COMPRADOR, VENDEDOR, MECANICO, ELETRICISTA )
NOME:
CARGOS: Vendedor (3)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Vendas
SUPERIOR IMEDIATO: Coordenador de Vendas
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1-
CARGO2-
CARGO3-
CARGO4-
CARGO5-

5º ESCALÃO: (CARGOS: COMPRADOR, VENDEDOR, MECANICO, ELETRICISTA )


NOME:
CARGOS: Comprador (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Compras
SUPERIOR IMEDIATO: Proprietário
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1-
CARGO2-
CARGO3-
CARGO4-
CARGO5-

6º ESCALÃO: (OPERACIONAIS, ADMINISTRATIVOS) NIVEL DE 1º E 2º GRAUS


NOME:
CARGO: Auxiliar Administrativo (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Financeiro
SUPERIOR IMEDIATO: Proprietário
CARGOS SUBORDINADOS:
CARGO 1- Caixa
CARGO2-
CARGO3-
CARGO4-
CARGO5-

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6º ESCALÃO: (OPERACIONAIS, ADMINISTRATIVOS) NIVEL DE 1º E 2º GRAUS
NOME:
CARGO: Caixa (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Financeiro
SUPERIOR IMEDIATO: Auxiliar Administrativo

6º ESCALÃO: (OPERACIONAIS, ADMINISTRATIVOS) NIVEL DE 1º E 2º GRAUS


NOME:
CARGO: Auxiliar de Entrega (1)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Entrega
SUPERIOR IMEDIATO: Coordenador de Entrega

6º ESCALÃO: (OPERACIONAIS, ADMINISTRATIVOS) NIVEL DE 1º E 2º GRAUS


NOME:
CARGO: Motorista (2)
UNIDADE RESPONSÁVEL: Entrega
SUPERIOR IMEDIATO: Coordenador de Entrega

7º ESCALÃO: (OPERACIONAIS, AJUDANTES, AUXILIARES, NIVEL DE 1º)


NOME:
CARGO:
UNIDADE RESPONSÁVEL:
SUPERIOR IMEDIATO:

2- ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

UNIDADES FUNCIONAIS DA EMPRESA (LISTAR AQUI AS DENOMINAÇÕES EXISTENTES NA EMPRESA:


DIVISÃO, DEPARTAMENTO, SEÇÃO, SETOR E POSTOS DE TRABALHO)

UNIDADE 01: Departamentos:


- Comercial
- Compras
- Financeiro/ Fiscal
- Logística
UNIDADE 02: Seção:
- Comercial: Vendas internas e externas, exposição de show room
- Compras: cotações, conferência de entregas e mercadorias recebidas
- Financeiro/ Fiscal: contas a pagar e a receber, crédito e cobrança, lançamentos fiscais
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-Logística: Estoque, expedição, entrega, frota

UNIDADE 03:

UNIDADE 04:

3. ESTRUTURA ADMINISTRATIVA / FINANCEIRA DA EMPRESA:

3.1. Controles Administrativos existentes

a. Pessoal:
- Planilha de pagamento de salários
- Sistema de pagamento de comissão (sistema Lundi)
b. Vendas:
- Vendas diárias e mensais
- Orçamentos não vendidos
- Produtos vendidos
c. Produção
-
d. Compras
- Controle (planilha) de cotações (não) já compra da rede a maioria
- Planilha de itens faltantes (não )
- Planilha de controle de compras mensal
-Planilha de controle de tudo que é vendido
-Planilha de controle de cupom fiscal

3.2. Controles Financeiros/Fiscal

a. Contas a pagar:
- Relatório de contas a pagar (sistema Lundi)
b. Contas a Receber :
- Relatório dos boletos emitidos (sistema Lundi)
c. Fluxo de caixa:
- Planilha no Excel dos valores pagos por dia, o que foi pago com cheque pré datado, cheque a

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vista, cartão ou dinheiro
d. Controle de Bancos: (contas a pagar)
- Planilha no Excel o que foi de cheque a vista, o que foi de cheque cofre,cheques que caíram para
pagamento, duplicata, se recebe algum cheque devolvido, pagamentos de clientes que caem no
banco, empréstimos.
e. Controle Fiscal:
- Lançamentos de notas fiscais e boletos no sistema Lundi
3.3. Controles de Produção

a. Indicadores de produção:
b. Planejamento de Produção:
c. Programação da Produção:
d. Controle da Produção:
e. Controle de Estoques:

3.4.Leiautização/ Fluxogramação:
Gestão de Pessoas
a. Recrutamento e seleção de pessoal: Auxiliar administrativo recebe currículos, analisa e arquiva.
Quando houver necessidade, o proprietário solicita os currículos e seleciona para uma entrevista os
candidatos com o perfil desejado. Após as entrevistas, é feita a escolha do candidato.
b. Processo admissional de pessoal: Encaminha para o exame admissional.
c. Avaliação de pessoal: -
d. Capacitação de pessoal: -

- Solicitar os documentos dos funcionários e mandar para contabilidade.

- Emitir relatório do mês anterior no sistema Lundi , mostrar para o proprietário autorizar e efetuar
pagamento de comissão para o pessoal (1% em cima da venda mensal). Fazer o cheque do valor
total da comissão e pedir para trocar no banco, dividir a comissão para os vendedores nos seus
respectivos valores. Comissão é paga juntamente com o vale nos dias 15. O pagamento normal é no
5º dia útil. Pagamento: é feito por dinheiro na loja, a pessoa recebe o pagamento e assina o holerite,
que é guardado na pasta do funcionário.

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Comercial
a) Compras:
O que: Compras para revenda e para uso próprio
Como: Através de três cotações feitas por email, seleciona a que estiver com o menor preço/
compra pela rede Mais
Onde: Computador
Por que: Para trazer maior competitividade para a empresa

- Arrumar a nomenclatura do sistema de estoque (impostos, imcm, produtos), cadastro de


produtos novos. Após estiver tudo arrumado, irá ser feita a contagem de todos os produtos em
estoque (da loja e do depósito) para cadastrar corretamente no sistema e ter um controle sobre
estoque.

- Pegar as notas de vendas do dia anterior.


- Conferir e codificar as mercadorias: conferir: é feito um código DAV por cliente, escrever o
código em todos os produtos comprados por esse cliente, que já estão separados para a
entrega.
-Conferir as entregas de caminhão: são os produtos pesados que ficam no depósito. É
passado para o conferente do caminhão quais os produtos e a quantidade.
Assina
3 cópias DAV:controle do comprador, uma do caixa e uma do cliente

*Fazer 1 DAV para os produtos que tem na loja e outro para os que precisam fazer pedidos.

Planilha de controle de compras mensal: local onde foi comprado (fornecedor), data que
chegou, numero da nf, valor total da nota, se foi boleto ou cheque (numero do cheque)
Cotação: produtos de material de uso e consumo (limpeza, escritório), churrasqueira,
ferragem. (antes fazia planilha)
Planilha de controle de tudo que é vendido / *Planilha de controle de cupom fiscal: dos
produtos sem nota, pra saber quais pedir com nota depois
Compra: a maioria é por email, e algumas por telefone

Controle de combustível: Todo sábado abastece, e todos os cupons são guardados.

Pessoal do administrativo recebe todo mês 100 de combustível, comprador faz o controle dos
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cupons (uma copia pra comprador e outra pro posto).

Antes De fazer as compras, pedir autorização para proprietário.

Controle dos pedidos feitos: nome do cliente, do vendedor, numero de venda e quais são os
produtos, quantidade.

Quando o produto chega, conferir o produto que chegou, se estiver ok mandar para entrega,
Se não estiver ok, perguntar para o cliente se pode entregar os produtos certos ou esperar os
outros chegarem

Codificar o código do produto na nota fiscal e mandar para auxiliar administrativo lançar.

Conferir a troca de produtos: escreve numa etiqueta o código,produto, e a quantidade trocada,


coloca o nome do comprador, do vendedor que fez a troca, do caixa, recebedor de mercadoria

Pagamento de frete para motorista caminhoneiro terceirizado: metragem do piso x 1,30


ou é negociado
é negociado o prazo de pagamento
tira Xerox do cheque e passa para aux adm (contas a pagar)
frete do tijolo é pago por eles
Os outros já vem com boleto com o frete correto (transportadora)

Liberação de desconto a mais do tabelado (10,5%) no sistema. Anotar a porcentagem no DAV e


passar ao proprietário quanto foi dado a mais de desconto.

b) Estoque:
O que: Armazenagem e recebimento de mercadorias
Como: As mercadorias chegam, são conferidas e armazenadas nos seus respectivos locais.
As notas fiscais são conferidas na hora da chegada das mercadorias: conferência de
quantidade e valor do produto.
Onde: Depósitos 1 e 2
Por que: Para evitar percas de mercadorias e ter um controle sobre quantidades.

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c) Vendas Internas:
O que: Vendas realizadas no balcão e por atendimento telefônico
Como: Balcão: Pergunta ao cliente o que ele deseja comprar, apresenta os produtos e suas
qualidades, juntamente com os preços, a compra é efetuada, é perguntado o tipo de
pagamento (dinheiro, cartão, cheque), o cliente vai até o caixa para efetuar o pagamento,
verifica se o cliente é cadastrado (quando é venda a prazo).
Telefone: Pergunta ao cliente o que ele deseja comprar, apresenta os produtos e os preços, a
compra é efetuada, é perguntado o tipo de pagamento (dinheiro, cartão, cheque), verifica se o
cliente é cadastrado (se for venda a prazo)
Onde: Balcão ou telefone

-DAV: procurar o produto no sistema (digita o produto), selecionar a quantidade, digitar o


nome do cliente e a forma de pagamento, os descontos (se for dado).

-Feita a compra, anotar em um papel o valor da compra, o nome do vendedor e a forma de


pagamento, se é entrega ou não, e passar para o caixa.
Imprime o DAV: uma copia pro cliente, outra pro caixa, e uma para responsável por entrega.

-Quando é feita a venda para entrega, separar os produtos que vão ser entregues. Pegar nas
prateleiras ou pedir para a pessoa do depósito pegar (quando é um produto em grande
quantidade e que está no depósito)

-Toda manha fazer uma lista com os produtos que faltam, passar para o Paraíba, que chega
com as mercadorias, e vendedor coloca no lugar.

-Fazer tintas quando é necessário.

d) Vendas Externas:
O que: Vendas realizadas através de telefone ou visitas diretas em obras e empresas.

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Em obras: Coordenador de vendas visita obra/ empresa, pergunta ao cliente o que ele deseja
comprar, apresenta os produtos e os preços, a compra é efetuada, é perguntado o tipo de
pagamento (dinheiro, cartão, cheque), verifica se o cliente é cadastrado, emissão de nota
fiscal para entregar juntamente com o produto.

Coordenador de Vendas: Consultoria para identificar e fidelizar clientes. Objetivo de fidelizar o


cliente desde o início da obra. Visita em obras e empresas pela cidade. Procurar o
responsável pela obra/ compras (empresa), verificar quais produtos ele precisa, negociar
preços, cotações. Quando a fidelização é feita, o coordenador de vendas passa o contato do
cliente para um vendedor atender ao cliente quando ele procurar a loja.

e) Pesquisa de satisfação: nd

f) Exposição/Show Room: não há um endereçamento registrado

g) Caixa:

Toda manhã conferir o dinheiro do dia anterior; fazer abertura do caixa: informar o fechamento do dia
anterior.
Abrir o caixa, os vendedores imprimem o DAV.

Carimbos:
- Caixa faturado:quando o cliente marcou na conta
- Caixa a receber: quando o cliente vai pagar na entrega
- Caixa pago: quando cliente paga na hora

Quando for cheque fazer a consulta no site da telecheque: coloca o CPF/CNPJ, valor da conta, com
ou sem entrada, quanto tempo ele é cliente. Site autoriza ou não. Autoriza com um código, preenche
atrás do cheque com os dados do cliente(RG, endereço e telefone), pega o cheque e assina. Se
não: consta ocorrência , pede pra cliente consultar o telecheque.

Devolução: comprador passa uma folha ao caixa com nome do vendedor, motivo da devolução,
valor.
informa o código, informa o valor e gera a nota

Troca: gera a nota fiscal, gerar crédito negativo para o cliente no cadastro. Na próxima compra do
cliente abate o valor no crédito.

Fazer cupom fiscal: selecionar o cliente, vai em baixa de contas, coloca condição de pagamento,

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descontos

Quando é empresa entregar a ele o cupom fiscal

Gerar nota fiscal para o cliente(sistema Lundi):

pré vendas: seleciona o cliente, vai em baixa de contas, coloca condição de pagamento, descontos,
fazer cupom fiscal, colocar os códigos dos produtos,

Fazer relatório diariamente: nome do cliente, numero do DAV e valor da compra

De manha Imprimir no sistema tudo que foi vendido no dia anterior e conferir com o relatório e com
os DAVs

Separar os DAVs por cliente e colocar numa pasta.

Fazer relatório de caixa diariamente: movimentação de caixa: data, o que foi pago (despesa), valores
de cartão, clientes cadastrados que pagaram no dia, sangrias (numero e valor do envelope)
movimentações para o banco.

Comissão de pintores: informa o nome do pintor, sistema faz calculo dos pontos dos pintores, soma
todos pontos e multiplica por 3

Fazer boleto pelo sistema lundi: contas a receber, cadastro do cliente, localiza o nome do cliente e
valor da venda, criar boleto (conferir valor e data de vencimento) e imprimir
Cliente assina o comprovante de entreg e deixa no caixa e grampear junto com o DAV. E mandar
para o escritório.
Boleto: quando o cliente faz só uma compra ou duas e quando é empresa

Fazer cobrança: todo fim de mês olhar todas os DAVs por cliente, somar por cliente, proprietário
confere, coloca as datas de vencimento ,mandar para o escritório para fazer um boleto de
fechamento mensal. (para o cliente que vai pagar por mês)

Ligar para os clientes que compram a prazo para cobrança.

Enviar notas fiscais por email para cliente que quer.

Vendedor: fazer cadastro dos pintores

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Financeiro/ Fiscal
a) Contas a receber/ Crédito e Cobrança: Pega uma cópia dos boletos, verifica diariamente a data de
vencimento, se estiver vencida ligar para o cliente fazendo a cobrança, negociar com o cliente.

Cadastro de clientes: vendedor passa para auxiliar administrativo os dados do cliente (nome,
endereço, telefone, CPF, referência comercial), cadastrar esses dados no sistema Lundi, fazer
consulta no Serasa/SPC, imprimir a folha de consulta e anexar junto com os dados, mostra para o
proprietário, que decide qual será o limite de crédito.
Se o cliente não pagar em dois dias após o vencimento do
boleto, tentar entrar em contato com Ele para efetuar a cobrança, se ele não for localizado, bloquear
a compra dele no sistema.

b) Contas a pagar: Toda manhã fechar o caixa: conferir se tudo que entrou no caixa está de acordo
com o que foi para o banco.
Verifica o que foi pago com cheque, cartão, despesa e dinheiro.
Fazer cheques para pagar as duplicatas do dia. No dia seguinte pegar o extrato e detalhar ao
proprietário todos os fornecedores que foram pagos.
Tirar o relatório (planilha) dos boletos diariamente, passar para o proprietário, quando ele autorizar,
emitir o cheque, tirar um Xerox para apresentar ao proprietário e mandar para o banco.

d) Fiscal: Lançamento de notas fiscais e boletos (nome, número, série, chave, preço, quantidade,
vencimento) no sistema Lundi.

e) Pré-contabilidade: Todo fim de mês


Cartão: entrar no site da Scielo e Elavom, imprimir o extrato mensal.
Nota fiscal: entrar no sistema Lundi e emitir um relatório mensal.
Mandar para contabilidade, esperar o retorno avisando que está ok, gerar arquivo de Sintegra de
tudo que teve no sistema fiscal durante o mês e passar para contabilidade, que valida e manda um
recibo.
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Produção
Planejamento/programação e Controle
Insumos: Tinta
Processo produtivo: Escolha da cor da tinta. Entrar no sistema Shotcolor da Coral, escrever o nome
da cor, definir a quantidade, escolher o tipo da tinta (fosco, acetinado, brilhante, acrílico, esmalte
sintético), conferir a base do produto desejado, imprimir a etiqueta, fazer a dosagem das tintas com a
base, colocar a lata de tinta no aparelho para homogeneizar a mistura.
Avaliação da produção:
Produto entregue:

Logística
a) Expedição:

b) Frota: Moto, Caminhonete e Caminhão

c) Entrega: Manoel Junior Duarte (Paraíba)


O que: Entrega de mercadorias para os clientes.
Como: Motorista vai até o cliente
Onde: No cliente
Por que:

Coordenador de Entrega: pega o Documento Auxiliar de Venda - Pedido, que contém o nome,
endereço, telefone do cliente e o produto, quantidade vendida a ele e a condição de
pagamento (a vista, boleto, cartão ou cheque). Vai até o depósito, é feita a liberação do
caminhão ou caminhonete para a entrega.

Conferente: Loja e Depósito


- Conferir as mercadorias e as notas fiscais (quantidade e código) que chegam na loja,
carimba a nota fiscal que estiver ok, a nota fiscal é passada para o responsável (auxiliar
administrativo)
- Conferir as mercadorias e as notas fiscais (quantidade e código) que chegam no depósito, a
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nota fiscal que estiver ok, a nota fiscal é passada para o responsável (auxiliar administrativo)

Entregas de moto: Se a quantidade do produto for pequena. Pega o Documento Auxiliar de


Venda - Pedido, vai de moto até o endereço, entrega esse documento para o cliente assinar e
o documento volta para a loja, entrega para o caixa.

Entregas de caminhonete: Quando tem uma quantidade maior de produtos. Pega o


Documento Auxiliar de Venda - Pedido, vai de caminhonete até o endereço, entrega esse
documento para o cliente assinar e o documento volta para a loja, entrega para o caixa.

Empilhador: as mercadorias chegam no depósito em pallets, as mercadorias são empilhadas


de acordo com o local a ser guardado.

Repositor de mercadorias: As mercadorias chegam na loja e no depósito. Abastecimento de


mercadorias nos seus respectivos locais.
Trazer produtos do depósito para a loja: Toda semana é feita a nota de falta de produtos na
loja e no depósito dentro da loja (na parte de cima), anota o nome dos produtos em falta,
passa essa relação para o proprietário, e eles são retirados em uma determinada quantidade
do depósito para a loja por caminhonete.

Limpeza da loja: Verificar as condições do lixo e fazer a sua retirada da loja.

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